會(huì)議管理四個(gè)階段-會(huì)議組織過(guò)程

?會(huì)議管理四個(gè)階段公司年會(huì)活動(dòng)組織流程及實(shí)施【為例】目錄A、會(huì)前籌備 3一、會(huì)議時(shí)間的確定 4二、會(huì)議議程的安排 4三、會(huì)議的三類相關(guān)人員 51、領(lǐng)導(dǎo)小組 62、籌備與接待人員 63、參加人員 6四、會(huì)議日程范文 7五、會(huì)議管理_會(huì)議預(yù)算的5項(xiàng)內(nèi)容 81、交通費(fèi)用 82、場(chǎng)地費(fèi)用 83、住宿費(fèi)用 94、餐飲費(fèi)用 95、其他娛樂、演出、保健、旅游項(xiàng)目費(fèi)用 96、雜費(fèi) 9六、會(huì)議物品采購(gòu)清單與采購(gòu)人員安排 9七、請(qǐng)柬/邀請(qǐng)函的7項(xiàng)信息與范文 101、活動(dòng)類型 112、活動(dòng)日期、時(shí)間與會(huì)期 113、會(huì)議邀請(qǐng)者與被邀請(qǐng)者 114、會(huì)議地點(diǎn) 115、是否需要回復(fù) 116、提供的餐飲 117、其他信息，如著裝要求、地圖、旅行安排等 11B、會(huì)議地點(diǎn)的選擇 12一、會(huì)議地點(diǎn)的選擇 121、賓館、酒店 122、會(huì)議中心 123、飯店 13二、會(huì)議地點(diǎn)評(píng)估的20個(gè)項(xiàng)目 13三、會(huì)議室座位安排的五種方式 141、圓桌會(huì)議型 142、正式演講型 143、小組討論型 144、就餐座位安排 145、禮儀型 15四、會(huì)議的食品飲料安排 151、茶點(diǎn) 152、正餐 15五、會(huì)議室音像輔助設(shè)備的準(zhǔn)備 161、白板 162、計(jì)算機(jī) 163、投影儀 174、畫架、活動(dòng)掛圖 175、展板 176、音響設(shè)備 177、其他設(shè)置 17六、會(huì)場(chǎng)布置要注意的N個(gè)細(xì)節(jié) 181、會(huì)場(chǎng)布置總體要求 182、會(huì)議場(chǎng)所的室外布置 183、會(huì)議場(chǎng)所的室內(nèi)布置 18C、會(huì)議過(guò)程控制 19一、會(huì)議接待的2點(diǎn)注意事項(xiàng) 191、妥當(dāng)安排接待人員 192、充足準(zhǔn)備接待資料 20二、會(huì)議意外事件處理_意外事件處理預(yù)案 201、人員——處理預(yù)案 202、場(chǎng)地——處理預(yù)案 213、音像輔助設(shè)備——處理預(yù)案 214、會(huì)議資料——處理預(yù)案 215、其他意外情況——處理預(yù)案 22D、會(huì)議總結(jié) 22一、會(huì)議記錄格式的3個(gè)部分 221、會(huì)議組織情況 222、會(huì)議過(guò)程及發(fā)言內(nèi)容 233、參會(huì)人員簽字 23二、會(huì)議記錄范文 23三、會(huì)議紀(jì)要范文_會(huì)議紀(jì)要與會(huì)議記錄的區(qū)別 251、性質(zhì)不同： 252、功能不同： 25四、年會(huì)感受范文_企業(yè)精神宣揚(yáng) 26會(huì)議是一種重要的商務(wù)活動(dòng)，作為重要的交流形式，會(huì)議能夠通過(guò)面對(duì)面交流、身體語(yǔ)言的溝通，使所有參會(huì)人員對(duì)交流的信息能夠做出更全面的理解，會(huì)議提供雙向的交流機(jī)會(huì)，可以提問、回答、討論等等，要開好會(huì)議，會(huì)議的組織、會(huì)議與活動(dòng)的組織流程及實(shí)施是一個(gè)非常嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ?。?huì)議看似簡(jiǎn)單，但因?yàn)樗袇?huì)人員是臨時(shí)聚焦起來(lái)交流一件事情，因此，要把會(huì)議組織得高效很不容易，在會(huì)議組織的各個(gè)階段都會(huì)有很多必要的環(huán)節(jié)與細(xì)節(jié)，需要籌備者控制好，以備出現(xiàn)意外情況。雖然會(huì)議類型各有不同，如討論會(huì)、展示會(huì)、展覽會(huì)、內(nèi)部會(huì)議、外部會(huì)議、正式會(huì)議、非正式會(huì)議等等，但會(huì)議與各種活動(dòng)的籌備是類似的，會(huì)議的策劃與管理抓住四個(gè)階段就算抓住了會(huì)議的核心，把會(huì)議的四個(gè)階段都管理好了，就能保證會(huì)議的成功。一個(gè)會(huì)議過(guò)程中最重要的四個(gè)方面是：會(huì)前籌備、會(huì)議地點(diǎn)選擇、會(huì)議過(guò)程控制、會(huì)議總結(jié)。下面以春節(jié)活動(dòng)及年度會(huì)議方案的策劃為例，說(shuō)明會(huì)議的組織過(guò)程。春節(jié)是中國(guó)人最看重的節(jié)日，在春節(jié)前后舉行的公司年會(huì)，可能是公司一年中最重要的會(huì)議之一，成功的公司年會(huì)可以提升企業(yè)形象，表達(dá)公司對(duì)員工的關(guān)愛之情，聯(lián)絡(luò)員工之間的感情，因而增加企業(yè)凝聚力。A、會(huì)前籌備會(huì)前籌備：是會(huì)議和活動(dòng)舉辦前的準(zhǔn)備工作，準(zhǔn)備工作是會(huì)議成敗的關(guān)鍵因素，會(huì)前籌備包括：一、會(huì)議時(shí)間的確定二、會(huì)議議程的安排三、會(huì)議的三類相關(guān)人員四、會(huì)議日程范文五、會(huì)議管理_會(huì)議預(yù)算的5項(xiàng)內(nèi)容六、會(huì)議物品采購(gòu)清單與采購(gòu)人員安排七、請(qǐng)柬/邀請(qǐng)函的7項(xiàng)信息與范文一、會(huì)議時(shí)間的確定春節(jié)是中國(guó)人最看重的節(jié)日，在春節(jié)前后舉行?的公司年會(huì)，可能是公司一年中最重要的會(huì)議之一，成功的公司年會(huì)可以提升企業(yè)形象，表達(dá)公司對(duì)員工的關(guān)愛之情，聯(lián)絡(luò)員工之間的感情，因而增加企業(yè)凝聚力。本文可供舉辦春節(jié)活動(dòng)、年度會(huì)議即年會(huì)的籌備人員參考，以保障會(huì)議成功。確定會(huì)議時(shí)間要考慮公司的經(jīng)營(yíng)周期，選在淡季的時(shí)候，大家相對(duì)不太忙，爭(zhēng)取能夠全員參與會(huì)議。公司年會(huì)之所以通常定在春節(jié)，也與春節(jié)相對(duì)是一個(gè)結(jié)算周期有關(guān)。在確定了會(huì)議時(shí)間之后要提前通知各部門做相應(yīng)的準(zhǔn)備，一個(gè)成功的年會(huì)活動(dòng)不是老板的事情，也不是某個(gè)部門的事情，而一定是各部門配合才能做好的。在年會(huì)的同時(shí)，要進(jìn)行公司年度工作總結(jié)，到時(shí)公司管理層、各部門都要寫出工作總結(jié)來(lái)匯報(bào)給全體員工，并為推動(dòng)明年的工作計(jì)劃做好動(dòng)員。年會(huì)也需要與優(yōu)秀員工的評(píng)選、年終獎(jiǎng)的發(fā)放等事項(xiàng)同步進(jìn)行，事先選拔出來(lái)的優(yōu)秀員工要在年會(huì)上公布，通常還要請(qǐng)優(yōu)秀員工代表講話，展示自己并激勵(lì)團(tuán)隊(duì)，等等，這些都需要進(jìn)行事先的準(zhǔn)備。年會(huì)有時(shí)還需要有一些表演、抽獎(jiǎng)、比賽項(xiàng)目，一方面展示員工的才藝，另一方面，也是打破平時(shí)的部門界限、層級(jí)界限，相互了解、溝通、融合、共慶共樂的意思。這些活動(dòng)也需要事先準(zhǔn)備。為了各相關(guān)部門在年會(huì)前，對(duì)自己要做的事情有充分的準(zhǔn)備，一般至少給出2-8周的時(shí)間提前讓參與活動(dòng)的人了解活動(dòng)的安排。因此，會(huì)議時(shí)間的確定是一個(gè)非常重要的決策，要盡早進(jìn)行。二、會(huì)議議程的安排會(huì)議議程是會(huì)議要討論的項(xiàng)目列表，會(huì)議的目的就是在對(duì)這些項(xiàng)目進(jìn)行溝通，因此議程是整個(gè)會(huì)議方案的靈魂，是會(huì)議是否能夠成功的關(guān)鍵，因此，議程是整個(gè)會(huì)議籌備前需要最早確定的事情之一。年會(huì)通常的內(nèi)容包括：工作總結(jié)；經(jīng)濟(jì)形勢(shì)、行業(yè)發(fā)展趨勢(shì)與工作計(jì)劃的討論；優(yōu)秀員工發(fā)獎(jiǎng)；年終獎(jiǎng)、紅包的發(fā)放或宣布；員工才藝表演、團(tuán)隊(duì)競(jìng)賽；抽獎(jiǎng)；聚餐；戶外活動(dòng)，包括打球、滑雪、旅游等各類項(xiàng)目。在制訂議程的時(shí)候，要根據(jù)工作需要、預(yù)算等因素來(lái)考慮選擇哪些項(xiàng)目是一定需要的，哪些項(xiàng)目是備選的，哪些項(xiàng)目是全體人員參與，哪些項(xiàng)目是部分人員參與XX公司年會(huì)議程（范文）公司將于2月5日舉行年度會(huì)議，會(huì)議主要議程如下：1、上一年度年會(huì)回顧2、上一年度公司目標(biāo)達(dá)成情況總結(jié)3、下一年度經(jīng)濟(jì)與行業(yè)形勢(shì)分析4、下一年度公司主要工作目標(biāo)5、各部門工作總結(jié)6、人事任命7、優(yōu)秀員工表彰8、年終獎(jiǎng)發(fā)放9、各部門節(jié)目比賽10、其他活動(dòng)總經(jīng)辦XX年X月X日傳發(fā)各主管副總、各部門經(jīng)理三、會(huì)議的三類相關(guān)人員年會(huì)通常有三類相關(guān)人員：①領(lǐng)導(dǎo)小組、②籌備與接待人員和③參加人員。1、領(lǐng)導(dǎo)小組領(lǐng)導(dǎo)小組是所有重要事項(xiàng)的決策人，包括會(huì)議時(shí)間、議程、邀請(qǐng)人員、地點(diǎn)等等，為整個(gè)會(huì)議定下基調(diào)；2、籌備與接待人員籌備與接待人員的職責(zé)是：按照領(lǐng)導(dǎo)的安排，為領(lǐng)導(dǎo)小組提供會(huì)議籌備的具體細(xì)節(jié)，提供備選方案，供領(lǐng)導(dǎo)決策，在會(huì)議過(guò)程中進(jìn)行接待，并處理突發(fā)事件，因而也是承擔(dān)會(huì)議成敗重要責(zé)任的人員，一個(gè)會(huì)議通常是千頭萬(wàn)緒的，籌備與接待人員是否有好的方案，考慮是否周全，會(huì)很重要?；I備與接待人員要有明確的職責(zé)分工，①要設(shè)定一個(gè)負(fù)責(zé)人；②要有人專門負(fù)責(zé)日程安排及與各部門協(xié)調(diào)；③要有人專門負(fù)責(zé)聯(lián)系場(chǎng)地、布置會(huì)場(chǎng)；④有人專門負(fù)責(zé)餐飲及外地趕來(lái)參會(huì)人員的住宿、旅行安排；⑤要有人專門負(fù)責(zé)設(shè)計(jì)比賽與其他活動(dòng)；⑥要有專人負(fù)責(zé)會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)的接待事宜，等等。3、參加人員年會(huì)要邀請(qǐng)哪些人參加同樣需要考慮周全，員工是全體參加嗎？不是的話，該哪些人參加？退休人員邀請(qǐng)嗎？外地分公司的員工參加嗎？合作伙伴參加嗎？客戶邀請(qǐng)嗎？主管部門的領(lǐng)導(dǎo)是否邀請(qǐng)？等等，都要想周全了。在制訂參會(huì)人員名單的時(shí)候，有這樣一個(gè)原則：“寧拉一群，不拉一人”，意思是某一類人都不參加是可以的，但如果某類人中有人參加，這類人都應(yīng)該邀請(qǐng)，不然會(huì)傷害未被邀請(qǐng)的人的感情。在確定了參加人員名單后，要明確參加人員中，誰(shuí)坐主席臺(tái)；誰(shuí)是會(huì)議的主持人；誰(shuí)要在會(huì)議過(guò)程中發(fā)言或演講；誰(shuí)是嘉賓；誰(shuí)是參與討論的人；誰(shuí)要表演、比賽，等等，要針對(duì)不同參會(huì)人員的需求，給予不同的事先準(zhǔn)備。會(huì)議前期的籌備過(guò)程中要考慮的，如主席臺(tái)的座位安排與姓名牌如何擺放？主持人是否要準(zhǔn)備串詞？發(fā)言的人是否要準(zhǔn)備投影設(shè)備？嘉賓是否要有標(biāo)志？表演的人是否需要道具與服裝，等等，都要在參會(huì)人員名單確定后，進(jìn)行準(zhǔn)備四、會(huì)議日程范文XX公司年會(huì)日程（范文）經(jīng)過(guò)一年的努力進(jìn)取，公司取得了良好的業(yè)績(jī)，為總結(jié)工作，展望公司的發(fā)展前景、表彰優(yōu)秀，公司將舉行年度會(huì)議，會(huì)議日程如下：會(huì)議日期：XXXX年02月05日8：30-17：00會(huì)議地址：XX市XX大酒店大會(huì)議廳參會(huì)人員：公司總部全體員工、分公司經(jīng)理、VIP客戶代表8：30-9：20副總裁報(bào)告上一年度年會(huì)回顧及公司目標(biāo)達(dá)成情況總結(jié)9：20-10：00總裁報(bào)告下一年度經(jīng)濟(jì)與行業(yè)形勢(shì)分析及公司主要工作目標(biāo)10：00-10：10茶歇10：10-10：30銷售部門工作總結(jié)10：30-10：50財(cái)務(wù)部門工作總結(jié)10：50-11：10人事部門工作總結(jié)11：10-11：30濟(jì)南分公司工作總結(jié)11：30-11：50VIP客戶代表發(fā)言11：50-12：00抽獎(jiǎng)12：00-13：30午餐，中餐廳及參會(huì)人員合影留念13：30-14：00人事任命14：00-14：30優(yōu)秀員工表彰14：30-14：50茶歇14：50-15：30年終獎(jiǎng)發(fā)放15：30-15：40抽獎(jiǎng)15：40-16：00銷售部門節(jié)目表演16：00-16：30行政部門節(jié)目表演16：30-16：40抽獎(jiǎng)16：40-17：00公司領(lǐng)導(dǎo)節(jié)目表演17：00會(huì)議結(jié)束五、會(huì)議管理_會(huì)議預(yù)算的5項(xiàng)內(nèi)容會(huì)議預(yù)算是會(huì)議管理與策劃的重要內(nèi)容之一，會(huì)議籌備期間的各個(gè)環(huán)節(jié)都會(huì)影響會(huì)議經(jīng)費(fèi)預(yù)算，因此，籌備時(shí)，會(huì)議預(yù)算要進(jìn)行精心核算，籌備人員應(yīng)及時(shí)將會(huì)議預(yù)算范本或會(huì)議預(yù)算報(bào)告上報(bào)會(huì)議領(lǐng)導(dǎo)小組，并根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的決策用好會(huì)議預(yù)算。會(huì)議預(yù)算包括以下6項(xiàng)內(nèi)容：1、交通費(fèi)用交通費(fèi)用可以細(xì)分為：①出發(fā)地至?xí)?wù)地的交通費(fèi)用：包括航班、鐵路、公路、客輪，以及目的地車站、機(jī)場(chǎng)、碼頭至住宿地的交通②會(huì)議期間交通費(fèi)用：主要是會(huì)務(wù)地交通費(fèi)用，包括住宿地至?xí)慕煌ā?huì)所到餐飲地點(diǎn)的交通、會(huì)所到商務(wù)交際場(chǎng)地的交通、商務(wù)考察交通以及其他與會(huì)人員可能使用的預(yù)定交通。③歡送交通及返程交通：包括航班、鐵路、公路、客輪及住宿地至機(jī)場(chǎng)、車站、港口交通費(fèi)用。2、場(chǎng)地費(fèi)用具體可細(xì)分為：①會(huì)議場(chǎng)地租金：通常而言，場(chǎng)地的租賃已經(jīng)包含某些常用音像設(shè)施，譬如激光指示筆、音響系統(tǒng)、桌椅、主席臺(tái)、白板或者黑板、油性筆、粉筆等，但一些非常規(guī)設(shè)施并不涵蓋在內(nèi)——比如投影設(shè)備、臨時(shí)性的裝飾物、展架等，需要加裝非主席臺(tái)發(fā)言線路時(shí)也可能需要另外的預(yù)算。②會(huì)議設(shè)施租賃費(fèi)用：此部分費(fèi)用主要是租賃一些特殊設(shè)備，如投影儀、筆記本電腦、移動(dòng)式同聲翻譯系統(tǒng)、會(huì)場(chǎng)展示系統(tǒng)、多媒體系統(tǒng)、攝錄設(shè)備等，租賃時(shí)通常需要支付一定的使用保證金，租賃費(fèi)用中包括設(shè)備的技術(shù)支持與維護(hù)費(fèi)用。值得注意的是，在租賃時(shí)應(yīng)對(duì)設(shè)備的各類功效參數(shù)作出具體要求（通?？上?qū)I(yè)的會(huì)議服務(wù)公司咨詢，以便獲得最適宜的性價(jià)比），否則可能影響會(huì)議的進(jìn)行。另外，這些會(huì)議設(shè)施由于品牌、產(chǎn)地及新舊不同，租賃的價(jià)格可能相差很大?？蓞⒖迹阂粝褫o助設(shè)備③會(huì)場(chǎng)布置費(fèi)用：如果不是特殊要求，通常而言此部分費(fèi)用包含在會(huì)場(chǎng)租賃費(fèi)用中。如果有特殊要求，可以與專業(yè)的會(huì)議服務(wù)商協(xié)商。④其他場(chǎng)地費(fèi)用：這些費(fèi)用通常包括：廣告及印刷、禮儀、秘書服務(wù)、運(yùn)輸與倉(cāng)儲(chǔ)、娛樂保健、媒介服務(wù)等，可視會(huì)議需要進(jìn)行采購(gòu)。對(duì)于這些單項(xiàng)服務(wù)支持，籌辦者應(yīng)盡可能細(xì)化各項(xiàng)要求，并單獨(dú)簽訂服務(wù)協(xié)議3、住宿費(fèi)用正常的住宿費(fèi)除與酒店星級(jí)標(biāo)準(zhǔn)、房型等因素有關(guān)外，還與客房?jī)?nèi)開放的服務(wù)項(xiàng)目有關(guān)——譬如客房?jī)?nèi)的長(zhǎng)途通訊、洗換、迷你吧酒水、一次性換洗衣物、互聯(lián)網(wǎng)、水果提供等服務(wù)是否開放有關(guān)。會(huì)議籌辦者應(yīng)明確酒店應(yīng)當(dāng)關(guān)閉或者開放的服務(wù)項(xiàng)目及范圍。4、餐飲費(fèi)用會(huì)議的餐飲費(fèi)用可以很簡(jiǎn)單，也可以很復(fù)雜，這取決于會(huì)議議程需要及會(huì)議目的在會(huì)議的食品飲料安排中，已有詳細(xì)介紹。茶點(diǎn)基本上是按人數(shù)預(yù)算的，預(yù)算時(shí)可提出不同時(shí)段茶歇的食物、飲料組合。正餐通常是自助餐，當(dāng)然也可以采取圍桌式就餐，費(fèi)用按人數(shù)計(jì)算即可（但考慮到會(huì)議就餐的特殊性及原材料的預(yù)備，所以預(yù)計(jì)就餐人數(shù)不得與實(shí)際就餐人數(shù)相差到15％，否則餐館有理由拒絕按實(shí)際就餐人數(shù)結(jié)算，而改為按預(yù)定人數(shù)收取費(fèi)用）5、其他娛樂、演出、保健、旅游項(xiàng)目費(fèi)用會(huì)議室、住宿費(fèi)用中可能含一部分娛樂項(xiàng)目的費(fèi)用，會(huì)議期間可以利用，但有些項(xiàng)目需要根據(jù)活動(dòng)安排另行準(zhǔn)備預(yù)算。6、雜費(fèi)雜費(fèi)是指會(huì)議與活動(dòng)過(guò)程中，產(chǎn)生的一些臨時(shí)性費(fèi)用，包括打印、臨時(shí)運(yùn)輸及裝卸、紀(jì)念品、模特與禮儀服務(wù)、臨時(shí)道具、傳真及其他通訊、快遞服務(wù)、臨時(shí)保健、翻譯與向?qū)А⑴R時(shí)商務(wù)用車、匯兌等等。雜費(fèi)的預(yù)算很難計(jì)劃，通?？梢栽跁?huì)務(wù)費(fèi)用預(yù)算中增列不可預(yù)見費(fèi)用作為機(jī)動(dòng)處理。六、會(huì)議物品采購(gòu)清單與采購(gòu)人員安排?在會(huì)議的三類相關(guān)人員中，會(huì)議籌備人員往往還要負(fù)責(zé)所有會(huì)議相關(guān)物品的采購(gòu)、訂制與租賃，在采購(gòu)前列一個(gè)采購(gòu)清單，并安排好會(huì)議采購(gòu)人員，會(huì)使采購(gòu)進(jìn)行得有條不紊，且不會(huì)產(chǎn)生遺漏。會(huì)議物品采購(gòu)、訂制及租賃主要包含的11項(xiàng)內(nèi)容：1、會(huì)議場(chǎng)地租用，可參考：會(huì)議地點(diǎn)的選擇2、住宿、娛樂、演員、旅行目的地預(yù)訂3、車輛使用及租賃安排4、票務(wù)預(yù)訂提供機(jī)構(gòu)選擇5、音像輔助設(shè)備租賃6、會(huì)場(chǎng)布置所需物品訂制。如指示牌、會(huì)標(biāo)、背景板、展架、易拉寶、鮮花、條幅，等等?？蓞⒖迹簳?huì)場(chǎng)布置要注意的N個(gè)細(xì)節(jié)7、禮品、獎(jiǎng)品、紀(jì)念品、演出道具采購(gòu)清單8、餐飲、水果、飲用瓶裝水等9、接待物品采購(gòu)。包括：吊帶、胸牌、姓名卡、桌卡、簽到簿、簽到筆、指示牌、紙筆等辦公用品10、會(huì)議相關(guān)印刷品需要提前確實(shí)內(nèi)容，提供印刷服務(wù)供應(yīng)商，以確保在會(huì)議召開前印刷完成。會(huì)議相關(guān)的印刷品，包括：請(qǐng)柬、會(huì)議宣傳單、代表名錄、會(huì)議日程表、參會(huì)人員信息登記表、會(huì)議評(píng)估反饋表、住宿安排表、居住區(qū)域地圖、城市地圖、廣告材料，等11、與會(huì)議相關(guān)的其他物品各類物品的采購(gòu)、訂制、租賃，都要選擇可靠的供應(yīng)商，以免出現(xiàn)產(chǎn)品質(zhì)量達(dá)不到要求、送貨不及時(shí)、售后服務(wù)跟不上等問題七、請(qǐng)柬/邀請(qǐng)函的7項(xiàng)信息與范文有?些會(huì)議或活動(dòng)需要邀請(qǐng)某些特定的人來(lái)參加，因此，要給他們發(fā)送請(qǐng)柬或邀請(qǐng)函，請(qǐng)柬與邀請(qǐng)函的內(nèi)容為被邀請(qǐng)者提供了會(huì)議的相關(guān)信息，為了讓被邀請(qǐng)者了解會(huì)議信息，請(qǐng)柬與邀請(qǐng)函的內(nèi)容應(yīng)體現(xiàn)7類信息，本文提供請(qǐng)柬與邀請(qǐng)函范文供參考。請(qǐng)柬與邀請(qǐng)函具備的7項(xiàng)信息：1、活動(dòng)類型2、活動(dòng)日期、時(shí)間與會(huì)期3、會(huì)議邀請(qǐng)者與被邀請(qǐng)者4、會(huì)議地點(diǎn)5、是否需要回復(fù)6、提供的餐飲7、其他信息，如著裝要求、地圖、旅行安排等邀請(qǐng)函范文XXX先生/女士：XX公司將于2月5日8：30-17：00，舉辦公司年會(huì)，特邀請(qǐng)合作伙伴派員參加。會(huì)議議程如下：……會(huì)議地點(diǎn)在XX國(guó)際會(huì)議中心中餐廳，會(huì)議提供午餐及茶點(diǎn)。請(qǐng)貴公司于2月2日前提供參會(huì)人員人數(shù)及名單。因有團(tuán)隊(duì)活動(dòng)，參會(huì)者請(qǐng)著休閑裝。會(huì)議中心地址：XX街XX號(hào)，公司接送車輛8：00，由火車站接參會(huì)者到會(huì)議中心。XX公司1月9日請(qǐng)柬與邀請(qǐng)函要提前發(fā)出，以便參考者提前安排時(shí)間；請(qǐng)柬與邀請(qǐng)函的樣式、紙張取決于會(huì)議與活動(dòng)的類型，可以是卡片，也可以是信函的形式，越是重要的會(huì)議，請(qǐng)柬與邀請(qǐng)函的預(yù)算越高；對(duì)有回復(fù)要求的請(qǐng)柬與邀請(qǐng)函要做好跟蹤，對(duì)回復(fù)要及時(shí)登記，以便統(tǒng)計(jì)精確的人數(shù)，人數(shù)在預(yù)定餐飲、住宿等項(xiàng)時(shí)，非常重要，也與會(huì)議的預(yù)算密切相關(guān)。B、會(huì)議地點(diǎn)的選擇會(huì)議地點(diǎn)的選擇是屬于會(huì)前籌備的一部分，但單獨(dú)作為一節(jié)來(lái)講，是因?yàn)闀?huì)議地點(diǎn)選擇的非常重要，甚至是影響會(huì)議成敗的關(guān)鍵因素，參會(huì)人員對(duì)會(huì)議感受、會(huì)議預(yù)算都與會(huì)議地點(diǎn)的選擇關(guān)系密切。一、會(huì)議地點(diǎn)評(píng)估的20個(gè)項(xiàng)目二、會(huì)議室座位安排的五種方式三、會(huì)議的食品飲料安排四、音像輔助設(shè)備五、會(huì)場(chǎng)布置要注意的N個(gè)細(xì)節(jié)一、會(huì)議地點(diǎn)的選擇與會(huì)議議程、參會(huì)人員、預(yù)算密切相關(guān)。會(huì)議場(chǎng)所的費(fèi)用，通常在整個(gè)預(yù)算中占比較大，同時(shí)，場(chǎng)地對(duì)參會(huì)人員的感受影響也較大，因此，對(duì)于籌辦人員來(lái)講，場(chǎng)地選擇是個(gè)重要的事情。如果公司內(nèi)部有合適的地點(diǎn)選擇，會(huì)議地點(diǎn)可以安排在公司內(nèi)部。由于減少了租用場(chǎng)地與設(shè)備，選擇內(nèi)部地點(diǎn)開會(huì)可以節(jié)省費(fèi)用，適合于內(nèi)部會(huì)議與活動(dòng)。由外部的服務(wù)商提供的會(huì)議場(chǎng)地，通常有三類地點(diǎn)：①賓館、酒店、②會(huì)議中心、③飯店這幾類場(chǎng)所。1、賓館、酒店許多賓館有專門接待商務(wù)會(huì)議的業(yè)務(wù)，由于賓館同時(shí)能夠提供住宿和餐飲，因此，對(duì)于有食宿需求的會(huì)議，是很合適的選擇。2、會(huì)議中心會(huì)議中心_屬于專業(yè)從事會(huì)議服務(wù)的場(chǎng)所，通常有適合各種規(guī)模的會(huì)議室；有專業(yè)的會(huì)議相關(guān)設(shè)施；精通會(huì)務(wù)服務(wù)的服務(wù)人員；大部分的會(huì)議中心也提供餐飲與住宿服務(wù)。3、飯店飯店_有適合大型活動(dòng)的房間，同時(shí)也提供餐飲服務(wù)。會(huì)議場(chǎng)地如果由外部提供，會(huì)議籌備人員有可能對(duì)場(chǎng)地不是非常了解，有些會(huì)議場(chǎng)地甚至?xí)x在與公司不同城市、不同國(guó)家的地方，因此，事先踩點(diǎn)就很重要了，不然，等大隊(duì)人馬過(guò)去開會(huì)時(shí)，才發(fā)現(xiàn)地點(diǎn)與想象的不一樣就來(lái)不及了。如果由于各種原因無(wú)法親自去踩點(diǎn)，也就由熟悉會(huì)議需求的人，幫助觀察，或了解熟悉場(chǎng)地的其他用戶對(duì)場(chǎng)地的評(píng)價(jià)，了解場(chǎng)地的設(shè)施等級(jí)?？梢酝ㄟ^(guò)20個(gè)項(xiàng)目評(píng)估會(huì)議地點(diǎn)。二、會(huì)議地點(diǎn)評(píng)估的20個(gè)項(xiàng)目?在選擇會(huì)議地點(diǎn)后，要對(duì)會(huì)議場(chǎng)地進(jìn)行評(píng)估，可參考如下20個(gè)項(xiàng)目：1、聯(lián)系人、聯(lián)系方式、地址2、住宿條件等級(jí)、此次會(huì)議所訂房間類型與數(shù)量3、會(huì)議室號(hào)碼、大小、類型、數(shù)量4、會(huì)場(chǎng)座位、擺放、設(shè)施——（可參考：會(huì)議室座位安排的五種方式）5、會(huì)議場(chǎng)地交通便利程度、是否能夠提供班車、班車是否免費(fèi)6、停車場(chǎng)7、安全情況、保安服務(wù)質(zhì)量8、電信聯(lián)絡(luò)便利性9、裝修與外觀10、清潔程度11、大堂、衛(wèi)生間裝修、設(shè)施、清潔12、食品、茶點(diǎn)——（可參考：會(huì)議的食品飲料安排）13、餐飲服務(wù)水平14、工作人員表現(xiàn)15、服務(wù)水平16、供暖、空調(diào)、照明設(shè)施17、住宿設(shè)施18、音像輔助設(shè)備19、休閑設(shè)施20、其他設(shè)施與服務(wù)以上項(xiàng)目最好能列個(gè)表，逐項(xiàng)按好、中、差打分。在會(huì)議籌備階段，先選擇2-3個(gè)備選地點(diǎn)，逐一列出其優(yōu)劣，提交會(huì)議的領(lǐng)導(dǎo)小組決定最終的會(huì)議地址，以將保障會(huì)議地點(diǎn)與會(huì)議要求相符合。三、會(huì)議室座位安排的五種方式?會(huì)議座位安排，如何安排會(huì)議座位是會(huì)議籌備人員不能忽略的一個(gè)細(xì)節(jié)，會(huì)議室座位安排既要保證所有的參會(huì)人員能夠看到和聽到發(fā)言人的發(fā)言，還要考慮就座的禮儀，會(huì)議座位安排禮儀。會(huì)議室座位安排通常有五種方式：1、圓桌會(huì)議型所有人轉(zhuǎn)著桌子就座，方便所有人參與討論，通常用于小型會(huì)議及需要討論較多的會(huì)議。盡管圓桌會(huì)議型就座人員相對(duì)平等，但仍然需要注重就座的禮儀，可在座位上擺放姓名牌，用于提醒就座的次序。2、正式演講型正式演講時(shí)，要給演講者、發(fā)言人一張講臺(tái)或辦公桌，方便演講者站立或座著講話，同時(shí)，還要根據(jù)演講人的要求及演講需要，擺放相應(yīng)的音像輔助設(shè)備。聽眾在演講者對(duì)面，按排坐，面向演講者。這樣的布置有利于演講者與聽眾的溝通。這種座位排列方式，應(yīng)稍微多提供一些座位，因?yàn)樵谥虚g的座位有可能是空的，聽眾通常不會(huì)座得非常滿。3、小組討論型據(jù)會(huì)議的需要，把座位分成幾個(gè)圓桌型，在會(huì)議主要發(fā)言人發(fā)言結(jié)束后，參會(huì)人員將分成幾個(gè)小組進(jìn)行討論，培訓(xùn)經(jīng)常采用這種形勢(shì)，方便對(duì)課題進(jìn)行小規(guī)模的深入研討，保證更多的人對(duì)議題表達(dá)意見。4、就餐座位安排對(duì)于正式的晚餐或宴請(qǐng)，應(yīng)選擇這種方式安排座位，在餐桌上要擺放桌號(hào)提示牌，或提供座位用于表示就座的次序，可在參會(huì)人員的請(qǐng)柬上標(biāo)明就餐的餐桌號(hào)。5、禮儀型有些非常正式的會(huì)議，對(duì)就座禮儀要求很高，例如有上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、重要嘉賓參加的會(huì)議，在主席臺(tái)上就座的人，如何安排座位一定要參照禮儀指導(dǎo)書，并事先征求會(huì)議領(lǐng)導(dǎo)小組、領(lǐng)導(dǎo)及嘉賓本人或秘書的意見。會(huì)議室座位安排是會(huì)議場(chǎng)所布置（可參考：會(huì)場(chǎng)布置要注意的N個(gè)細(xì)節(jié)）、會(huì)議地點(diǎn)評(píng)估中的重要細(xì)節(jié)，其他會(huì)議地點(diǎn)選擇的注意事項(xiàng)可參考：會(huì)議地點(diǎn)評(píng)估的20個(gè)項(xiàng)目四、會(huì)議的食品飲料安排會(huì)議籌備過(guò)程中，一定要事先確定各類用餐的次數(shù)，把每次用餐都考慮周全，并確定所有用餐的時(shí)間、提供者、菜單與費(fèi)用。會(huì)議的食品飲料有兩類：1、茶點(diǎn)茶點(diǎn)包括會(huì)中茶點(diǎn)、咖啡、茶，在會(huì)議期間提供。茶點(diǎn)的種類可分為西式與中式2種：西式基本上以咖啡、紅茶、西式點(diǎn)心、水果等為主，中式則以開水、綠茶或者花茶、果茶、水果、咖啡、水果及點(diǎn)心為主?？梢苑旁跁?huì)議室內(nèi)的桌上供參會(huì)人員享用，也可以放在會(huì)議室外部，由參會(huì)人員外出休息時(shí)享用，具體提供時(shí)間、種類、數(shù)量、服務(wù)要求，需事前則會(huì)議籌辦人員與會(huì)議場(chǎng)所提供商協(xié)商。2、正餐正餐分為午餐、晚餐、早餐。午餐因會(huì)議通常在上下午均有安排，因此有一定工作餐性質(zhì)，以安排自助餐為主；晚餐系主要用餐，通常是會(huì)議程序的一部分，擁有較正式的規(guī)格，期間可能會(huì)安排領(lǐng)導(dǎo)講話、用餐人員相互敬酒等環(huán)節(jié)；早餐除非是安排好的早餐會(huì)，通常是非正式的，僅為住宿人員提供，費(fèi)用包含在住宿費(fèi)用中，在預(yù)定住宿時(shí)，要與住宿提供者協(xié)商早餐的安排。食品飲料的提供者也就是食品的提供渠道，通常有：1、內(nèi)部食堂；2、外部餐飲提供商，包括小型餐飲公司、飯店；3、會(huì)議或住宿場(chǎng)所提供；4、自行采購(gòu)，有些茶點(diǎn)、飲料可自行采購(gòu)。安排食品飲料時(shí)，需要了解是否有特別飲食要求的參會(huì)人員，如素食或清真食品。食品與飲料安排是會(huì)議地點(diǎn)選擇中的一個(gè)步驟，其他會(huì)議地點(diǎn)選擇的注意事項(xiàng)可參考：會(huì)議地點(diǎn)評(píng)估的20個(gè)項(xiàng)目五、會(huì)議室音像輔助設(shè)備的準(zhǔn)備安排任?何會(huì)議與活動(dòng)，都應(yīng)該事先確定是否需要在會(huì)議室使用音像輔助設(shè)備，由于音像輔助設(shè)備能夠表現(xiàn)事先準(zhǔn)備的內(nèi)容，會(huì)議室設(shè)備是否準(zhǔn)備妥當(dāng)會(huì)影響會(huì)議的效果，所以，使用音像輔助設(shè)備有以下幾個(gè)優(yōu)點(diǎn)：①可事先準(zhǔn)備圖片與圖表，便于觀眾理解演講的內(nèi)容；②運(yùn)用音像輔助設(shè)備能夠顯示專業(yè)的演講與報(bào)告水平；③音像輔助設(shè)備可顯示現(xiàn)場(chǎng)書寫的內(nèi)容，方便與觀眾溝通；④幫助觀眾集中精力聽講與討論，而不需要做筆記。會(huì)議常用的音像輔助設(shè)備有以下7類：1、白板白板通常能在上面進(jìn)行書寫的鐵制大塊白板，可反復(fù)擦除上面的筆跡，也可以用磁吸將紙張粘在上面展示內(nèi)容，因此，在準(zhǔn)備白板的同時(shí)，要準(zhǔn)備白板筆、板擦、磁吸（也叫磁釘、磁扣、磁粒、磁貼）、大張的白板紙、打印紙等。2、計(jì)算機(jī)有些演講人不方便攜帶筆記本電腦，可將其演講、展示的內(nèi)容事先拷貝到會(huì)議室的計(jì)算機(jī)中，用計(jì)算機(jī)演示的文件可以是PPT文件、WORD文件，也可以是EXCEL表格、圖表，甚至是動(dòng)畫、視頻內(nèi)容，使演講內(nèi)容更形象，便于理解。所以，計(jì)算機(jī)也是會(huì)議室常備的音像輔助設(shè)備之一。3、投影儀投影儀可以把計(jì)算機(jī)屏幕上的內(nèi)容放大顯示到幕布上，使更多的觀眾看到，屬于會(huì)議室的重要設(shè)備。在準(zhǔn)備計(jì)算機(jī)及投影儀的時(shí)候，一定要準(zhǔn)備好相應(yīng)的電源設(shè)備，并為突然停電的意外事故做好準(zhǔn)備。、畫架、活動(dòng)掛圖4、畫架、活動(dòng)掛圖畫架上面可掛多層白板紙，方便在會(huì)計(jì)過(guò)程中，由主持人、演講人、報(bào)告人記下與會(huì)人員的討論過(guò)程、重要觀點(diǎn)，畫架也可以用白板代替。5、展板展板是便攜式的圖板，展示會(huì)議相關(guān)的內(nèi)容或宣傳信息，由會(huì)議組織者事前準(zhǔn)備好，擺放在會(huì)議室相關(guān)位置。6、音響設(shè)備視會(huì)議室的大小及演講者的需要，提供麥克風(fēng)、音箱等，必要的音響設(shè)備。7、其他設(shè)置錄像機(jī)、電視機(jī)、膠片投影儀、幻燈片投影儀等，隨著計(jì)算機(jī)的普及，這些類型的音像輔助設(shè)備使用的越來(lái)越少了。會(huì)議時(shí)，要使用何種音像輔助設(shè)備需事先與演講人、報(bào)告人進(jìn)行溝通，并按他們的要求準(zhǔn)備。如果會(huì)議場(chǎng)地沒有足夠的音像輔助設(shè)備，就需要會(huì)議籌備人員通過(guò)其他方式，如租賃、借用，事先事先在會(huì)議場(chǎng)地布置好?？蓞⒖迹簳?huì)場(chǎng)布置要注意的N個(gè)細(xì)節(jié)音像輔助設(shè)備是會(huì)議地點(diǎn)選擇中的一個(gè)步驟，其他會(huì)議地點(diǎn)選擇的注意事項(xiàng)可參考：會(huì)議地點(diǎn)評(píng)估的20個(gè)項(xiàng)目六、會(huì)場(chǎng)布置要注意的N個(gè)細(xì)節(jié)會(huì)場(chǎng)布置雖然是個(gè)細(xì)節(jié)，但卻是整個(gè)會(huì)議的一個(gè)面子問題，給參會(huì)者留下對(duì)會(huì)議的第一印象，是非常重要的。會(huì)場(chǎng)布置通常由會(huì)議場(chǎng)所提供方和會(huì)議籌備人員配合完成，在會(huì)場(chǎng)布置之前，通常會(huì)出個(gè)會(huì)場(chǎng)布置方案，甚至畫出會(huì)場(chǎng)布置的效果圖，報(bào)告給會(huì)議領(lǐng)導(dǎo)小組來(lái)審批。1、會(huì)場(chǎng)布置總體要求會(huì)場(chǎng)布置要與會(huì)議的內(nèi)容相匹配，根據(jù)會(huì)議內(nèi)容可把會(huì)場(chǎng)布置為：喜慶熱鬧的、動(dòng)感活躍的、嚴(yán)謹(jǐn)商務(wù)的，等等。2、會(huì)議場(chǎng)所的室外布置會(huì)議場(chǎng)所的室外及入口布置可根據(jù)需要選擇：1、主會(huì)標(biāo)2、歡迎拱門、條幅3、彩球、鮮花、氦氣球4、地毯5、展架、易拉寶、廣告板6、引導(dǎo)牌7、燈箱8、簽到臺(tái)9、休息座椅，等3、會(huì)議場(chǎng)所的室內(nèi)布置會(huì)議場(chǎng)所的室內(nèi)布置可根據(jù)需要選擇：1、會(huì)標(biāo)、背景板2、主席臺(tái)\聽眾席、演講臺(tái)的布置，可參考：會(huì)議室座位安排的五種方式3、鮮花、彩球、彩帶等裝飾4、音像輔助設(shè)備5、燈光、電源設(shè)備6、茶點(diǎn)，可參考：會(huì)議的食品飲料安排7、獎(jiǎng)品、禮品、活動(dòng)道具8、桌牌、名牌9、攝像設(shè)備，等在準(zhǔn)備會(huì)場(chǎng)布置方案的時(shí)候，還要考慮會(huì)議預(yù)算、會(huì)議物品采購(gòu)清單與采購(gòu)人員安排。C、會(huì)議過(guò)程控制一、會(huì)議接待的2點(diǎn)注意事項(xiàng)二、會(huì)議意外事件處理_意外事件處理預(yù)案會(huì)議接待的2點(diǎn)注意事項(xiàng)會(huì)議接待是參會(huì)人員對(duì)會(huì)議評(píng)估的重要要點(diǎn)之一，會(huì)議接待是整個(gè)會(huì)議過(guò)程中重要的一個(gè)環(huán)節(jié)，會(huì)議接待方案準(zhǔn)備、會(huì)議接待禮儀、會(huì)議接待注意事項(xiàng)，也是學(xué)習(xí)組織、籌備一個(gè)會(huì)議的重要內(nèi)容，對(duì)于大型會(huì)議，應(yīng)該準(zhǔn)備專門的會(huì)議接待方案。會(huì)議接待中要注意的2個(gè)事項(xiàng)為：1、妥當(dāng)安排接待人員會(huì)議的接待人員一定要安排好，保證在會(huì)議開始、中間休息、就餐、結(jié)束的時(shí)候，都有接待人員為參會(huì)者提供服務(wù)。為保證安排好接待人員的工作，會(huì)議籌備的時(shí)候要準(zhǔn)備一個(gè)接待人員排班表，把各個(gè)時(shí)段的接待人員都妥當(dāng)?shù)匕才藕?。?duì)會(huì)議接待人員要進(jìn)行培訓(xùn)，使他們熟悉會(huì)議的日程安排、會(huì)議場(chǎng)地情況、意外情況處理辦法案，等。2、充足準(zhǔn)備接待資料在接待處應(yīng)該準(zhǔn)備充足的接待資料，一方面保證每個(gè)參會(huì)人員都能領(lǐng)到資料；另一方面保證每個(gè)人領(lǐng)到的資料都是全面的。接待處應(yīng)該準(zhǔn)備的資料和材料如下：1、胸卡或吊牌2、參會(huì)人員名單3、參會(huì)人員登記表4、辦公用品，如鉛筆、紙張5、會(huì)議日程6、關(guān)于會(huì)議地點(diǎn)、衛(wèi)生間設(shè)施、停車、用餐地址等信息7、會(huì)議相關(guān)印刷品8、會(huì)議評(píng)估反饋表9、其他會(huì)議信息為每個(gè)參會(huì)人員準(zhǔn)備的資料要集中放入一個(gè)資料袋中，方便參會(huì)人員領(lǐng)取。會(huì)議接待前注意了這2個(gè)問題后，會(huì)議的接待就能圓滿地進(jìn)行會(huì)議意外事件處理_意外事件處理預(yù)案會(huì)議過(guò)程千頭萬(wàn)緒，方方面面的事情很多，參會(huì)的人員較多，組織者要對(duì)會(huì)議過(guò)程進(jìn)行控制，需要制定意外事件處理預(yù)案以應(yīng)對(duì)會(huì)議過(guò)程中的突發(fā)事件、緊急事件。意外事件易發(fā)生在哪些地方呢？怎么有針對(duì)性地制定意外事件處理預(yù)案呢？會(huì)議前詳細(xì)的籌備，可使意外事件的出現(xiàn)降低到最小程度，緊急事件、意外事件還是有可能會(huì)發(fā)生，以下6個(gè)方面最有可能出現(xiàn)問題：1、人員——處理預(yù)案會(huì)議的重要嘉賓、主持人、演講人、發(fā)言人缺席，他們可能會(huì)因?yàn)樯　⑵渌匾马?xiàng)而無(wú)法出席會(huì)議，或者因?yàn)榻煌▎栴}，而無(wú)法準(zhǔn)時(shí)到達(dá)會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)。處理預(yù)案：1、為每個(gè)重要角色準(zhǔn)備后備人選；2、會(huì)議前與他們聯(lián)系，以確保無(wú)缺席情況出現(xiàn)，安排會(huì)議接待人員及時(shí)反饋交通、天氣變化；3、及時(shí)調(diào)整會(huì)議日程，例如增加提問時(shí)間，以應(yīng)對(duì)某個(gè)發(fā)言人的缺席。2、場(chǎng)地——處理預(yù)案會(huì)議場(chǎng)地可能會(huì)出現(xiàn)的意外情況有：因其他緊急安排，使預(yù)定的會(huì)議室無(wú)法按時(shí)提供；為參會(huì)人員預(yù)訂的客房不足；會(huì)議場(chǎng)地的設(shè)備突然出現(xiàn)故障，如空調(diào)系統(tǒng)故障、網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)故障等；停車場(chǎng)不足，等等。處理預(yù)案：大型會(huì)議的場(chǎng)地出現(xiàn)意外，最難處理，因?yàn)闀?huì)議通知已經(jīng)發(fā)出，大量參會(huì)人員已經(jīng)匯集過(guò)來(lái)了，很難準(zhǔn)備一個(gè)備選地點(diǎn)，因此，會(huì)議場(chǎng)地在選擇時(shí)，一定要選擇有信譽(yù)的地方，以降低出現(xiàn)意外事件的可能性，一旦出現(xiàn)意外，要能為大家及時(shí)提供備選場(chǎng)地，或者是備選日程安排。3、音像輔助設(shè)備——處理預(yù)案音像輔助設(shè)備也較易出現(xiàn)問題，如投影儀的燈泡突然不亮；電源不足；音響系統(tǒng)故障，等等。處理預(yù)案：在會(huì)議籌備時(shí)，一定要了解會(huì)議的音像輔助設(shè)備的狀況，保障設(shè)備能夠運(yùn)轉(zhuǎn)，確保能及時(shí)找到設(shè)備維護(hù)的人員或服務(wù)商，必要的情況下，要準(zhǔn)備備選設(shè)備。組織者在參會(huì)時(shí)，要攜帶一些必要的備用品，如：白板、白板筆、膠片，等。4、會(huì)議資料——處理預(yù)案會(huì)議資料可能會(huì)出現(xiàn)短缺；或者因?yàn)閺?fù)印設(shè)備、打印設(shè)備的故障而無(wú)法按時(shí)按量提供；會(huì)議相關(guān)印刷品的供應(yīng)商，可能無(wú)法按時(shí)將資料送達(dá)，等等。處理預(yù)案：要事先了解會(huì)議場(chǎng)地附近能夠提供資料打印、復(fù)印的場(chǎng)所；會(huì)議組織者確保自己攜帶有原始稿件；如資料短缺一時(shí)無(wú)法解決，要及時(shí)向參會(huì)人員進(jìn)行解釋，并說(shuō)明能夠提供資料的時(shí)間或備選方法。5、其他意外情況——處理預(yù)案其他可能存在的問題，如參會(huì)人數(shù)不足，或超過(guò)預(yù)期；突發(fā)安全事故，等等。D、會(huì)議總結(jié)會(huì)議記錄與會(huì)議紀(jì)要，同樣作為會(huì)議情況的記錄方式，會(huì)議紀(jì)要與會(huì)議記錄有什么不同呢？一、會(huì)議記錄格式的2個(gè)部分二、會(huì)議記錄范文三、會(huì)議紀(jì)要范文_會(huì)議紀(jì)要與會(huì)議記錄的區(qū)別四、年會(huì)感受范文_企業(yè)精神宣揚(yáng)一、會(huì)議記錄格式的3個(gè)部分會(huì)議記錄對(duì)于會(huì)議來(lái)說(shuō)，是會(huì)議最重要的成果之一，甚至在某種意義上是具有法律效力的文本。安排好會(huì)議記錄工作，寫好會(huì)議記錄是會(huì)議組織者的一項(xiàng)重要工作。會(huì)議記錄怎么寫？本文提供會(huì)議記錄的范文與會(huì)議記錄格式供參考。會(huì)議記錄格式包括3個(gè)部分：1、會(huì)議組織情況要求寫明：會(huì)議名稱、會(huì)議時(shí)間、會(huì)議地點(diǎn)、出席人數(shù)、缺席人數(shù)、列席人數(shù)、主持人、記錄人等。2、會(huì)議過(guò)程及發(fā)言內(nèi)容記錄會(huì)議的實(shí)際過(guò)程，有時(shí)候會(huì)與《會(huì)議日程》的安排不同，需要通過(guò)會(huì)議記錄記錄下來(lái)。對(duì)于發(fā)言的內(nèi)容，可以詳細(xì)具體地記錄，盡量記錄原話，主要用于比較重要的會(huì)議和重要的發(fā)言；也可以摘要性記錄，只記錄會(huì)議要點(diǎn)和中心內(nèi)容，多用于一般性會(huì)議。除發(fā)言外，會(huì)議記錄還應(yīng)忠實(shí)記錄會(huì)議上的有關(guān)動(dòng)態(tài)，如發(fā)言中插話、笑聲、掌聲，臨時(shí)加入的環(huán)節(jié)、會(huì)議的中斷、休息以及別的重要的會(huì)場(chǎng)情況等，也應(yīng)予以記錄。會(huì)議記錄還要將會(huì)議的結(jié)果，如會(huì)議的決定、決議或表決等情況進(jìn)行詳細(xì)的記錄。3、參會(huì)人員簽字最后，會(huì)議記錄應(yīng)該讓所有的參會(huì)人員簽字，如果參會(huì)者人數(shù)眾多，可以由參會(huì)人員代表簽字，這樣一份嚴(yán)謹(jǐn)?shù)臅?huì)議記錄，可以成為具有法律效力的文件，隨時(shí)備查。二、會(huì)議記錄范文銷售月度工作總結(jié)會(huì)議記錄會(huì)議名稱：銷售月度工作總結(jié)會(huì)議時(shí)間：2009年12月31日會(huì)議地點(diǎn)：公司1號(hào)會(huì)議室出席人數(shù)：銷售副總：李XX，銷售部：許XX、呂XX、王XX、趙XX、XX、XX缺席人數(shù)：XX（出差）列席人數(shù)：信息部：谷XX、XX，人事部：曾XX主持人：銷售副總：李XX記錄人：銷售部文秘：張XX會(huì)議內(nèi)容：李XX：2009年的銷售已經(jīng)完成了，截止到12月底的銷售情況請(qǐng)銷售部的同事們匯報(bào)一下，有什么問題也請(qǐng)大家提出來(lái)，此次會(huì)議信息部、人事部都有同事參加，有什么問題，他們會(huì)協(xié)助解決。許XX：我昨天匯總了一下自己12月的銷售業(yè)績(jī)，發(fā)現(xiàn)銷售量與11月持平，略有降低，比去年同期增長(zhǎng)30%。去年底是金融危機(jī)最嚴(yán)重的時(shí)候，業(yè)績(jī)的基數(shù)較低，所以，這個(gè)同期增長(zhǎng)并不高，本月的業(yè)績(jī)不是太理想。在銷售中，客戶反映比較多的是產(chǎn)品的使用說(shuō)明從我們的客服網(wǎng)站上下載總是出現(xiàn)問題，因此，希望信息部能調(diào)查一下問題所在，及時(shí)解決問題，以保證銷售的正常進(jìn)行。趙XX：我的情況和許XX的接近，但由于一個(gè)長(zhǎng)期跟蹤的大客戶在本月簽單，所以，業(yè)績(jī)提升較多，我也同樣遇到了下載問題。。。。。。。李XX：銷售部的同事對(duì)12月的銷售情況做了個(gè)總結(jié)，本月銷售總體情況與上月持平，但這是在公司本月推廣投入較大的前提下取得的，因此，總體銷售情況一般，大家共同反映一個(gè)問題是資料下載，請(qǐng)信息部的同事就此問題做一下說(shuō)明。谷XX：本月公司服務(wù)器的托管方，因?yàn)槌檎{(diào)了各部門的人員，配合上級(jí)的一些管理行為，人員相對(duì)緊張，因此，對(duì)我們的服務(wù)有不到位的地方，銷售部門反映的問題，已經(jīng)向他們轉(zhuǎn)達(dá)了，他們保證在下月3號(hào)之前解決。曾XX：公司決定在春節(jié)之后舉行年度會(huì)議，在會(huì)議上，會(huì)對(duì)根據(jù)今年全年的銷售情況，確定銷售部的年度獎(jiǎng)金，在此，我請(qǐng)大家提供一個(gè)獎(jiǎng)金分配方案報(bào)領(lǐng)導(dǎo)審批，方案要達(dá)到激勵(lì)大家的目，以便明年取得更好的業(yè)績(jī)，請(qǐng)銷售部門在1月5日前提交此方案。所有參會(huì)人員鼓掌！李XX：要發(fā)獎(jiǎng)金了當(dāng)然是好事，這是所有同事努力一年的收獲，我會(huì)在下周拿出獎(jiǎng)金分配方案的初稿，再召集部門會(huì)議來(lái)討論。現(xiàn)在開始討論明年1月份的銷售計(jì)劃。。。。。。。李XX：今天的會(huì)議討論了4件事情：①12月份的銷售情況及存在的問題；②明年1月份的銷售情況預(yù)測(cè)，確定銷售目標(biāo)為：XXX萬(wàn)元，每個(gè)銷售人員也都確定了各自的銷售目標(biāo)；③信息部對(duì)12月出現(xiàn)的下載問題進(jìn)行了解釋，并保證在下月3號(hào)之前解決；④人事部讓要求在1月5日前報(bào)獎(jiǎng)金分配方案。希望大家共同努力，把工作做好，拿出更好的銷售業(yè)績(jī)，為公司的發(fā)展做出貢獻(xiàn)！所有參會(huì)人員鼓掌！李XX：現(xiàn)在散會(huì)！請(qǐng)趙XX會(huì)后到我的辦公室來(lái)一下。參會(huì)人員簽字三、會(huì)議紀(jì)要范文_會(huì)議紀(jì)要與會(huì)議記錄的區(qū)別會(huì)議紀(jì)要對(duì)于會(huì)議來(lái)說(shuō)，是會(huì)議最重要的成果之一，甚至在某種意義上是具有法律效力的文本。安排好會(huì)議紀(jì)要工作，寫好會(huì)議紀(jì)要是會(huì)議組織者的一項(xiàng)重要工作。會(huì)議紀(jì)要怎么寫？本文提供會(huì)議紀(jì)要范文與