倉庫管理缺失點

我總結(jié)了問題，對出現(xiàn)問題的原因進(jìn)行了分析，并提出了解決問題的辦法，希望老師們給予指導(dǎo)，謝謝！

一、

出現(xiàn)的問題:

在進(jìn)行財務(wù)核算時,發(fā)現(xiàn)備件庫問題很多，通過與中的發(fā)票單位與公司核算單位不一致等等。上述一系列問題都可以通過制度的細(xì)化（或者說標(biāo)準(zhǔn)化、流程化)來解決.

制度的缺失不僅僅是操作層面的，還有監(jiān)督與激勵層面的，好的制度也要有有效的監(jiān)督來保障，缺乏有效的監(jiān)督，制度會淪為一紙空談。所謂的監(jiān)督可以是后續(xù)環(huán)節(jié)對前道環(huán)節(jié)的復(fù)核，如財務(wù)記賬需要倉庫手續(xù)的傳遞，倉庫負(fù)有保證被傳遞手續(xù)的完整性、準(zhǔn)確性、及時性的義務(wù)，而財務(wù)負(fù)有對手續(xù)的完整性、準(zhǔn)確性、及時性進(jìn)行監(jiān)督的權(quán)利；車間負(fù)有規(guī)范填寫領(lǐng)料單據(jù)的義務(wù)、倉庫保管有監(jiān)督領(lǐng)料單據(jù)是否合規(guī)的權(quán)力。還有就是公司相關(guān)部門的監(jiān)督，如公司設(shè)立的考核小組，可以對整個備件流轉(zhuǎn)的程序進(jìn)行監(jiān)督，以確保流轉(zhuǎn)手續(xù)的完整、手續(xù)所傳遞的信息及時等等。

有監(jiān)督就要有考核，有考核就要有獎懲,只獎不懲或只懲不獎都不是好的激勵機(jī)制，只獎不懲會導(dǎo)致大鍋飯、平均主義，而只懲不獎又會造成員工情緒出現(xiàn)抵觸、工作效率與工作態(tài)度出現(xiàn)下降。因此,好的、有效地激勵機(jī)制應(yīng)該是獎罰并用，所依據(jù)的標(biāo)準(zhǔn)要具備可行性，考核要公開、公平、公正、透明，并且及時兌現(xiàn)考核結(jié)果。

2、

權(quán)責(zé)不清晰、信息傳遞效率低下

財務(wù)核算中還發(fā)現(xiàn)權(quán)責(zé)不清的現(xiàn)象，如公司對各類網(wǎng)采用的是廠家承包的方式核算,然而公司購進(jìn)的網(wǎng)中，那些是承包的、那些不是承包的，供應(yīng)、倉庫、車間莫衷一是，供應(yīng)沒有給倉庫提供是否承包的依據(jù)、倉庫沒有對承包與非承包的網(wǎng)進(jìn)行分別擺放、車間沒有及時反饋廠家承包網(wǎng)的產(chǎn)量，以上導(dǎo)致財務(wù)無法核算、無法及時核算、無法準(zhǔn)確核算相關(guān)的成本。

倉庫保管沒有登記數(shù)量賬,財務(wù)派駐倉庫的人員兼記數(shù)量與金額賬,如此分工導(dǎo)致倉庫保管不能有效的對所保管實物的數(shù)量進(jìn)行控制，而財務(wù)人員由于不熟悉倉庫實物而無法準(zhǔn)確下賬.在手工作業(yè)條件下，倉庫保管人員應(yīng)該記錄所保管實物的收發(fā)存數(shù)量，而財務(wù)人員負(fù)責(zé)計算入庫及領(lǐng)用物資成本。倉庫保管對所經(jīng)管實物負(fù)責(zé)，而財務(wù)對金額負(fù)責(zé)，如此則可避免賬實不符現(xiàn)象，增強(qiáng)倉庫保管的責(zé)任心。如果采用HYPERLINK”/forum-89-1.html"\t”_blank”ERP軟件及條碼管理，可對倉庫備件進(jìn)行精細(xì)化管理，簡化盤點程序,降低存貨管理成本，提高賬實相符率，提高核算準(zhǔn)確、及時性。

信息傳遞效率低下是手續(xù)缺失、不完備、不及時的原因。信息傳遞效率反映在傳遞時間和信息完整性上，入庫手續(xù)不及時辦理、緊急領(lǐng)料后沒有及時辦理領(lǐng)料手續(xù)、入庫單上貨品信息填寫不完整、領(lǐng)料單貨品名稱及規(guī)格型號填寫不完整、進(jìn)口與國產(chǎn)備件未注明等等。這些問題在部門單獨來看都不是大問題,甚至不算問題,然而，不合格的半成品是產(chǎn)生次品的根本原因，財務(wù)沒有精力也不可能一一核對出現(xiàn)的問題,一是核對成本過高、二是人員不足、三是超越了財務(wù)本身的職責(zé)權(quán)限,而這些不起眼的小問題最終會導(dǎo)致財務(wù)核算的不準(zhǔn)確、財務(wù)信息的失真。

3、

實物入庫、保管、領(lǐng)用與財務(wù)核算脫節(jié)

這也是造成上述財務(wù)核算問題的原因，實物的入庫、領(lǐng)用是通過入庫、領(lǐng)料手續(xù)反映到財務(wù)上的，入庫與領(lǐng)用規(guī)范后，就能夠提高結(jié)存數(shù)量、結(jié)轉(zhuǎn)領(lǐng)用成本的準(zhǔn)確性.

入庫環(huán)節(jié)：第一、相關(guān)票據(jù)要及時回收，杜絕已入庫（甚至已經(jīng)被領(lǐng)用)而相關(guān)票據(jù)遲遲不能傳遞到財務(wù)的現(xiàn)象;第二、入庫單內(nèi)容的填寫要規(guī)范，例如貨品名稱、規(guī)格型號、單位、金額等信息要填寫清楚，對影響財務(wù)核算的重要信息要進(jìn)行備注，例如是否進(jìn)口（進(jìn)口件與國產(chǎn)件隨型號相同,但價值相差過大,有必要對進(jìn)口件進(jìn)行精細(xì)化管理）、是否承包等;第三、調(diào)整核算單位，例如毛布,廠家開具發(fā)票單位是公斤,而公司領(lǐng)用時單位是“床”，這就要求入庫單要轉(zhuǎn)換核算單位,還有某些油類，入庫時以桶為單位，相同的油有大小桶之別，因此要求入庫時把核算單位轉(zhuǎn)換為公斤。

保管環(huán)節(jié)：第一、要分貨架、分類擺放并進(jìn)行明確標(biāo)示，如此可方便取料、盤點，提高工作效率，降低保管、盤點成本；第二、按新舊、是否可用等劃分區(qū)域進(jìn)行管理,杜絕不可用備件被重新領(lǐng)用而造成生產(chǎn)事故;第三、建立廢舊備件、長期積壓備件定期上報制度，便于管理層了解HYPERLINK”http：//”庫存信息、庫存質(zhì)量、及時對廢舊及長期積壓備件進(jìn)行處理,加快備件周轉(zhuǎn)速度，降低備件占壓資金，提高資金利用率。

領(lǐng)用環(huán)節(jié)：第一、領(lǐng)料單填寫規(guī)范，例如貨品名稱、規(guī)格型號等，便于倉庫保管取料及財務(wù)核算;第二、及時補(bǔ)辦緊急領(lǐng)料手續(xù)；第三、完善備件調(diào)換手續(xù)，杜絕調(diào)換備件不辦理變更手續(xù)的不合理現(xiàn)象；第四、建議將ERP在合適的時候延伸至車間（部門),車間（部門）可以隨時查詢所需備件的庫存情況，減少為防止備件庫存不足造成停機(jī)而盲目編報購買計劃的現(xiàn)象，降低資金占用情況；

通過以上環(huán)節(jié)的規(guī)范,財務(wù)核算的準(zhǔn)確性將大大提高、年度盤點將變得簡單,公司對備件的控制也將更加完善與及時。

4、

財務(wù)核算技術(shù)落后

財務(wù)核算手段落后,至今仍采用手工方式記賬，采用手工方式記賬的弊端是顯而易見的,第一、記賬錯誤、計算錯誤；第二、不利于細(xì)化管理；第三、成本核算只能采用全月一次加權(quán)平均或個別備件采用個別計價法，成本核算不夠精確;第四、匯總分析困難，比如分析備件庫存時間、指定單價查詢備件等等.如果采用計算機(jī)技術(shù)輔助記賬，則可完全解決以上問題，并且可以通過條碼實現(xiàn)所有備件的獨立管理,提高工作效率、工作效果.

三、

上述問題所引發(fā)的其他后果

上述倉庫財務(wù)核算上出現(xiàn)的問題暴露出倉庫管理的薄弱,從而引發(fā)其他更嚴(yán)重的問題：

1、存貨周轉(zhuǎn)速度低，倉庫內(nèi)部隨處可見落滿灰塵的備品備件，盤點過程中還發(fā)現(xiàn)許多備件長時間無領(lǐng)用,或者還有足夠庫存但又購入的現(xiàn)象;

2、資金占壓情況嚴(yán)重,截至2008年12月末，賬面庫存金額684萬元,其中庫存時間3個月未領(lǐng)用的225萬元、庫存時間6個月未領(lǐng)用的102萬元,其中不乏一些單位價值5000元以上甚至上萬的備件和設(shè)備。按現(xiàn)行短期6個月貸款利率4.86％計算，保守估計積壓6個月?lián)p失利息24786元，積壓3個月?lián)p失利息27338元；

3、對實物的管理無重點，未采用ABC管理法,對于數(shù)量少、價值大、重要性高的A類、B類物資未重點管理,沒有設(shè)定庫存上下限；

4、倉庫空間利用率及取料效率低,倉庫備件擺放雖較整齊，但未進(jìn)行系統(tǒng)分類,標(biāo)示不很清晰。

四、

解決問題所要采取的措施

1、

制定倉庫管理細(xì)則，規(guī)范業(yè)務(wù)處理流程,理順實物、單據(jù)的傳遞途徑。通過管理細(xì)則的制定，明確相關(guān)部門及員工的工作職責(zé)及工作程序、以及如何正確填寫單據(jù)；通過流程圖的制定，讓實\t"_blank”物流轉(zhuǎn)、單據(jù)傳遞一目了然；通過制定特殊業(yè)務(wù)處理辦法,讓員工知道正確的業(yè)務(wù)處理方法、財務(wù)核算也更加嚴(yán)謹(jǐn)。徹底擺脫倉庫工作需言傳身教的不利局面；

2、

結(jié)合條碼、ABC管理法完善貨位管理系統(tǒng)。科學(xué)得對備件進(jìn)行分類，利用條碼建立賬實的一一對應(yīng)關(guān)系；通過ERP的實施,可以精確地以個別計價法對備件進(jìn)行核算；通過ABC分類,找出我們需要重點關(guān)注的數(shù)量少、價值大、對生產(chǎn)有較大影響的備品備件，從而提高資金使用效率和存貨周轉(zhuǎn)率；

3、

建立可行、有效的監(jiān)督激勵體系，提高員工工作積極性。員工思想有包袱會導(dǎo)致工作態(tài)度消極，工作態(tài)度的消極引起工作質(zhì)量的下降,工作質(zhì)量的下降可造成備件庫沉淀資金的增加,從而最終影響公司現(xiàn)金流。提高員工工作積極性不能僅僅揮舞鞭子和大棒，更要使其獲得經(jīng)濟(jì)、精神等方面的滿足,預(yù)取之,必先予之，不但適用于客戶,也適用于員工。

4、

領(lǐng)導(dǎo)重視、部門配合、員工努力是做好工作的法寶。倉庫工作不是一個部門努力就可以做好的，他需要領(lǐng)導(dǎo)的重視，經(jīng)常關(guān)注備件庫工作情況，也需要部門間的配合，倉庫中的問題通過財務(wù)核算反映出來，但其問題的