會(huì)議管理制度 (一)

會(huì)議管理制度

擬制:

審核:

批準(zhǔn):

XXXXXXX有限公司

年月日

目錄

第一章總則......................................4

第二章適用范圍...................................4

第三章公司各類會(huì)議說(shuō)明...........................4

3.1公司領(lǐng)導(dǎo)工作例會(huì).............................4

3.2總經(jīng)理辦公會(huì).................................6

3.3公司專項(xiàng)會(huì)議.................................8

3.4公司銷售例會(huì).................................8

3.5部門例會(huì)....................................10

3.6公司及部門其它臨時(shí)性會(huì)議，另行安排確定。.???10

第四章會(huì)議紀(jì)律與要求............................11

第五章會(huì)議計(jì)劃與統(tǒng)籌............................12

第六章會(huì)議準(zhǔn)備..................................13

6.1會(huì)議通知遵照以下規(guī)定：......................13

6.2會(huì)議的其它準(zhǔn)備工作遵照以下規(guī)定：............13

第七章會(huì)議組織..................................15

7.1會(huì)議組織遵照“誰(shuí)主辦，誰(shuí)組織”的原則.......15

7.2會(huì)議主持人須遵守以下規(guī)定：.................15

7.3參會(huì)人員須遵守以下規(guī)定：....................15

7.4會(huì)議記錄。..................................17

7.5會(huì)議紀(jì)要和會(huì)議記錄的發(fā)放、傳閱、歸檔：......17

第八章會(huì)議跟進(jìn)..................................19

第九章公司級(jí)會(huì)議的保密..........................19

第十章管理權(quán)責(zé)和處罰............................20

第十一章附則...................................20

附件1:會(huì)議通知模板.............................22

附件2：會(huì)議考勤表...............................24

附件3會(huì)議記錄表...............................25

人員討論有關(guān)事項(xiàng)；會(huì)議主持人安排和部署下周公司整體工

作并宣布議定事項(xiàng)。

3.1.4公司領(lǐng)導(dǎo)工作例會(huì)由辦公室負(fù)責(zé)組織和記錄，議

定事項(xiàng)形成《公司領(lǐng)導(dǎo)工作例會(huì)會(huì)議紀(jì)要》，由辦公室起草，

經(jīng)辦公室主任審核后，由總經(jīng)理或主持會(huì)議的其他公司領(lǐng)導(dǎo)

簽發(fā)。

3.2總經(jīng)理辦公會(huì)

3.2.1總經(jīng)理辦公會(huì)不定期召開，由總經(jīng)理根據(jù)需要決

定召開，總經(jīng)理辦公會(huì)議題由公司領(lǐng)導(dǎo)成員提出，或由公司

各部門提出建議后，由總經(jīng)理確定；公司領(lǐng)導(dǎo)成員對(duì)議題如

有意見或建議，可在會(huì)前提出。

3.2.2總經(jīng)理辦公會(huì)研究決定公司重大事項(xiàng)，主要內(nèi)容:

審議公司的發(fā)展戰(zhàn)略、中長(zhǎng)期規(guī)劃、年度計(jì)劃，審

批重大投資項(xiàng)目、資產(chǎn)重組和對(duì)外合作項(xiàng)目；

審議決定公司年度財(cái)務(wù)預(yù)決算和內(nèi)部利潤(rùn)分配方案

及彌補(bǔ)虧損方案；

審議公司業(yè)績(jī)考核、薪酬分配方案和基本工資制度;

研究公司內(nèi)部管理體制、組織機(jī)構(gòu)設(shè)置與調(diào)整方案;

研究公司重大改革方案和部署；

審議通過(guò)公司重要規(guī)章制度；

研究決定公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)和管理中的重大問(wèn)題；

討論公司年度工作報(bào)告，聽取公司各部門的工作匯

報(bào)；

總經(jīng)理認(rèn)為應(yīng)研究審議的其他問(wèn)題。

3.2.3總經(jīng)理辦公會(huì)參加范圍為：公司領(lǐng)導(dǎo)成員；根據(jù)

會(huì)議議題，公司相關(guān)部門負(fù)責(zé)人參加。總經(jīng)理主持會(huì)議；總

經(jīng)理辦公會(huì)議出席人員為公司領(lǐng)導(dǎo)成員，列席會(huì)議人員為各

部門負(fù)責(zé)人。

3.2.4總經(jīng)理辦公會(huì)議定事項(xiàng)形成《總經(jīng)理辦公會(huì)紀(jì)要》,

由辦公室根據(jù)會(huì)議記錄起草，報(bào)總經(jīng)理簽發(fā)。

3.2.5總經(jīng)理辦公會(huì)討論的有關(guān)文件原則上會(huì)前要送達(dá)

與會(huì)人員閱研。

3.2.6總經(jīng)理辦公會(huì)的材料、記錄、紀(jì)要均為公司涉密

文檔，由辦公室妥善保存，并于下一年度的一月底前歸檔。

查閱會(huì)議材料、記錄、紀(jì)要須經(jīng)公司辦公室主任批準(zhǔn)。

3.3公司專項(xiàng)會(huì)議

3.3.1公司專項(xiàng)會(huì)議是公司領(lǐng)導(dǎo)依據(jù)公司工作部署和要

求，按照工作分工或受總經(jīng)理委托，就專項(xiàng)工作召開的辦公

會(huì)議。

3.3.2專項(xiàng)會(huì)議由總經(jīng)理或其他公司領(lǐng)導(dǎo)成員召集和主

持，有關(guān)部門負(fù)責(zé)人參加。

3.3.3會(huì)議由專項(xiàng)工作主辦部門負(fù)責(zé)組織和記錄，辦公

室配合。會(huì)議議定事項(xiàng)形成《專項(xiàng)會(huì)議紀(jì)要》，由專項(xiàng)工作

主辦部門起草，經(jīng)辦公室審核，報(bào)主持會(huì)議的公司領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。

3.4公司銷售例會(huì)

3.4.1公司銷售例會(huì)每月召開一次，于每月的—日至

次月—日之間召開，具體日期由銷售總監(jiān)決定。

3.4.2公司銷售例會(huì)由銷售總監(jiān)主持，銷售部經(jīng)理、銷

售主管和區(qū)域銷售專員、銷售助理、電話銷售專員參加，總

經(jīng)理根據(jù)需要出席。銷售總監(jiān)因故不能出席時(shí)，授權(quán)銷售經(jīng)

理或銷售主管主持。辦公室負(fù)責(zé)人列席會(huì)議。

3.4.3公司銷售例會(huì)的主要內(nèi)容是：會(huì)議主持人通報(bào)公

司總體市場(chǎng)情況；銷售部經(jīng)理或銷售主管總結(jié)公司當(dāng)月銷售

工作情況；提出本月工作安排方案；區(qū)域銷售專員、銷售助

理、電話銷售專員匯報(bào)上月工作情況，提出本月工作方案;

與會(huì)人員討論有關(guān)事項(xiàng)；會(huì)議主持人對(duì)下一工作月度銷售工

作進(jìn)行預(yù)測(cè)，研判行業(yè)發(fā)展趨勢(shì)及銷售工作的對(duì)策，宣布下

月銷售工作安排；總經(jīng)理通報(bào)重要事項(xiàng)并提出工作要求。

3.4.4公司銷售例會(huì)期間，銷售總監(jiān)與管區(qū)域銷售專員

個(gè)別談話，進(jìn)行指導(dǎo)，銷售部經(jīng)理、銷售主管參加；同期,

由銷售部經(jīng)理或銷售主管主持，對(duì)銷售人員進(jìn)行培訓(xùn)、考試

和考核。

3.4.5公司銷售例會(huì)由銷售部負(fù)責(zé)組織和記錄，議定事

項(xiàng)形成《公司銷售例會(huì)紀(jì)要》，由銷售部起草，經(jīng)銷售部經(jīng)

理或銷售主管審核后，報(bào)銷售總監(jiān)或其他會(huì)議主持人簽發(fā),

副本送辦公室備案。

3.5部門例會(huì)

3.5.1部門例會(huì)，由各部門自行安排，或由各部門負(fù)責(zé)

人根據(jù)工作需要決定，但必須服從公司統(tǒng)一安排，開會(huì)時(shí)間、

參會(huì)人員等，不得與公司會(huì)議沖突。

3.5.2部門例會(huì)由各部門負(fù)責(zé)人主持，該部門全體員工

參加。

3.5.3部門例會(huì)的主要內(nèi)容是：部門負(fù)責(zé)人傳達(dá)公司會(huì)

議精神，通報(bào)公司近期總體工作安排和面臨的問(wèn)題；每名員

工匯報(bào)上月工作情況，提出工作中遇到的困難和問(wèn)題、解決

建議和本月工作安排；與會(huì)人員討論有關(guān)事項(xiàng)；部門負(fù)責(zé)人

提出部門下周工作要點(diǎn)、具體安排和有關(guān)要求。

3.5.4部門例會(huì)由部門負(fù)責(zé)人指定一名員工負(fù)責(zé)記錄，

會(huì)議記錄應(yīng)載明會(huì)議主持人、議題、發(fā)言概要、工作要點(diǎn)及

時(shí)限要求。

3.6公司及部門其它臨時(shí)性會(huì)議，另行安排確定。

第四章會(huì)議紀(jì)律與要求

4.1會(huì)議應(yīng)根據(jù)實(shí)際工作需要召開，著眼于有效溝通、

協(xié)調(diào)公司內(nèi)部各方面關(guān)系、解決問(wèn)題、安排部署工作。

4.2會(huì)議應(yīng)注重質(zhì)量，提高效率。會(huì)前應(yīng)做好充分準(zhǔn)備，

做到充分溝通，心中有數(shù)；對(duì)議而不決的事項(xiàng)提出解決的原

則與方法；各類會(huì)議力求精干、高效，工作進(jìn)展和安排應(yīng)明

確、具體、量化，杜絕空談和形式主義。

4.3講求實(shí)效。會(huì)議議定的事項(xiàng)、布置的工作任務(wù)、提

出的辦法措施，與會(huì)人員要按照職責(zé)分工傳達(dá)、貫徹，落實(shí)，

力求取得具體成果。

4.4嚴(yán)格紀(jì)律。會(huì)議主辦部門應(yīng)加強(qiáng)會(huì)議管理，做好會(huì)

議安排；與會(huì)人員應(yīng)認(rèn)真準(zhǔn)備、準(zhǔn)時(shí)參會(huì)，不得缺席或指定

他人代表，確因個(gè)人緊急事務(wù)需要請(qǐng)假的，須向會(huì)議主持人

請(qǐng)假，同時(shí)指定專人代為參會(huì)；嚴(yán)格遵守相關(guān)管理規(guī)定與工

作紀(jì)律，例如會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)紀(jì)律、保密紀(jì)律等。

第五章會(huì)議計(jì)劃與統(tǒng)籌

5.1每月—日前，辦公室應(yīng)與各部門協(xié)調(diào)確定下月計(jì)

劃召開的各類公司級(jí)會(huì)議，統(tǒng)一報(bào)總經(jīng)理審批后，會(huì)同公司

領(lǐng)導(dǎo)工作例會(huì)、部門例會(huì)，編制《公司月度會(huì)議計(jì)劃》，于

月底前發(fā)放給公司領(lǐng)導(dǎo)和各部門負(fù)責(zé)人。

5.2凡辦公室已列入《月度會(huì)議計(jì)劃》的會(huì)議，如需改

期，或遇特殊情況需安排新的臨時(shí)會(huì)議時(shí)，會(huì)議主辦部門應(yīng)

提前2天完成會(huì)議提議和報(bào)批手續(xù)，并報(bào)請(qǐng)辦公室調(diào)整會(huì)議

計(jì)劃。未經(jīng)辦公室同意，任何人不得隨意打亂正常會(huì)議計(jì)劃。

5.3會(huì)議安排的原則為：小會(huì)服從大會(huì)，局部服從整體，

臨時(shí)會(huì)議服從例會(huì)。各類會(huì)議的優(yōu)先順序?yàn)椋嚎偨?jīng)理辦公會(huì)、

公司領(lǐng)導(dǎo)工作例會(huì)、公司銷售例會(huì)、部門會(huì)議。

5.4因處置突發(fā)事件而召集的緊急會(huì)議不受本規(guī)定限制。

第六章會(huì)議準(zhǔn)備

6.1會(huì)議通知遵照以下規(guī)定：

6.1.1已列入《月度會(huì)議計(jì)劃表》的會(huì)議，月中無(wú)調(diào)整

的，不再另行通知，由會(huì)議主辦部門按計(jì)劃表直接通知參會(huì)

人員；

6.1.2屬下列情況之一者，按“誰(shuí)主辦，誰(shuí)通知”的原

則進(jìn)行會(huì)議通知：

（1）未列入月度會(huì)議計(jì)劃而臨時(shí)提擬的會(huì)議；

（2）雖然已列入月度會(huì)議計(jì)劃，但需對(duì)會(huì)議議題、需

準(zhǔn)備的會(huì)議資料、會(huì)務(wù)安排等作特別說(shuō)明；

（3）其它主辦人認(rèn)為應(yīng)另行通知的情況。

6.1.3會(huì)議通知期一般應(yīng)提前一天以上通知對(duì)象為與會(huì)

人和會(huì)務(wù)服務(wù)提供部門；

6.1.4會(huì)議通知形式一般為電話通知。但需對(duì)會(huì)議議題、

需準(zhǔn)備的會(huì)議資料、會(huì)務(wù)安排等作特別說(shuō)明的會(huì)議，應(yīng)以會(huì)

議通知單進(jìn)行書面通知。

6.2會(huì)議的其它準(zhǔn)備工作遵照以下規(guī)定：

6.2.1會(huì)議主辦部門應(yīng)提前準(zhǔn)備好會(huì)議資料（如會(huì)議議

程議題、提案、匯報(bào)材料、計(jì)劃草案、決議決定草案、與會(huì)

人應(yīng)提交資料等）；落實(shí)并布置會(huì)場(chǎng)，準(zhǔn)備好會(huì)議所需的各

種設(shè)施、用品等；

6.2.2公司召開的公司級(jí)會(huì)議會(huì)務(wù)服務(wù)統(tǒng)一歸口辦公室

負(fù)貢。

6.2.3各部門召開會(huì)議需用公司會(huì)議室的，應(yīng)向辦公室

書面提出，由辦公室統(tǒng)籌安排。

第七章會(huì)議組織

7.1會(huì)議組織遵照“誰(shuí)主辦，誰(shuí)組織”的原則

7.2會(huì)議主持人須遵守以下規(guī)定：

（1）主持人應(yīng)不遲于會(huì)前5分鐘到達(dá)會(huì)場(chǎng)，檢查會(huì)務(wù)落

實(shí)情況，做好會(huì)前準(zhǔn)備。

（2）主持人一般應(yīng)于會(huì)議開始后，將會(huì)議的議題、議

程、須解決的問(wèn)題及目標(biāo)、議程推進(jìn)中應(yīng)注意的問(wèn)題等，進(jìn)

行必要的說(shuō)明。

（3）會(huì)議進(jìn)行中，主持人應(yīng)根據(jù)會(huì)議進(jìn)行中的實(shí)際情

況，對(duì)議程進(jìn)行適時(shí)、必要的控制，并有權(quán)限定發(fā)言時(shí)間和

中止與議題無(wú)關(guān)的發(fā)言，以確保議程順利推進(jìn)及會(huì)議效率。

（4）屬討論、決策性議題的會(huì)議，主持人應(yīng)引導(dǎo)會(huì)議

作出結(jié)論。對(duì)須集體議決的事項(xiàng)應(yīng)加以歸納和復(fù)述，適時(shí)提

交與會(huì)人表明意見；對(duì)未議決事項(xiàng)亦應(yīng)加以歸納并引導(dǎo)會(huì)議

就其后續(xù)安排統(tǒng)一意見。

（5）主持人應(yīng)將會(huì)議議決事項(xiàng)付諸實(shí)施的程序、實(shí)施

部門、達(dá)成標(biāo)準(zhǔn)和完成時(shí)限等會(huì)后跟進(jìn)安排向與會(huì)人員明確。

7.3參會(huì)人員須遵守以下規(guī)定：

（1）應(yīng)準(zhǔn)時(shí)到會(huì)，并在《會(huì)議簽到表》上簽到；

（2）會(huì)議發(fā)言應(yīng)言簡(jiǎn)意賅，緊扣議題；

（3）遵循會(huì)議主持人對(duì)議程控制的要求；

（4）屬工作部署性質(zhì)的會(huì)議，原則上不在會(huì)上進(jìn)行討

論性發(fā)言；

（5）遵守會(huì)議紀(jì)律，與會(huì)期間應(yīng)將手機(jī)調(diào)到振動(dòng)或?qū)?/p>

手機(jī)呼叫轉(zhuǎn)移至部門另一未與會(huì)人處，原則上不允許接聽電

話，如須接聽，請(qǐng)離開會(huì)場(chǎng)；

（6）做好本人的會(huì)議紀(jì)錄。

7.4會(huì)議記錄。

7.4.1公司各類會(huì)議均應(yīng)設(shè)專用記錄本進(jìn)行會(huì)議記錄并

確定專人負(fù)責(zé)記錄。會(huì)議記錄應(yīng)遵守以下規(guī)定：

（1）以專用會(huì)議記錄本做好會(huì)議的原始記錄及會(huì)議考

勤記錄，根據(jù)需要整理會(huì)議紀(jì)要，必要時(shí)進(jìn)行錄音并整理錄

音內(nèi)容；

（2）會(huì)議記錄應(yīng)盡量采用實(shí)錄風(fēng)格，確保記錄的原始

性；

（3）對(duì)會(huì)議已議決事項(xiàng)，應(yīng)在原始記錄中括號(hào)注明“議

決”字樣；

（4）會(huì)議原始記錄應(yīng)于會(huì)議當(dāng)日、會(huì)議紀(jì)要最遲不遲

于會(huì)議次日呈報(bào)會(huì)議主持人審核簽名；

（5）負(fù)責(zé)會(huì)議考勤記錄，并報(bào)會(huì)議主持人核準(zhǔn)；

（6）做好會(huì)議原始記錄的日常歸檔、保管工作，及時(shí)

將經(jīng)主持人核準(zhǔn)的《會(huì)議簽到表》的考勤記錄報(bào)考勤人員。

7.5會(huì)議紀(jì)要和會(huì)議記錄的發(fā)放、傳閱、歸檔：

7.5.1公司級(jí)會(huì)議紀(jì)要的發(fā)放或傳閱范圍由會(huì)議主持人

確定，并由辦公室存檔備查；

7.5.2各部門的會(huì)議記錄，由本部門常設(shè)會(huì)議記錄員負(fù)

責(zé)日常歸檔、保管，同時(shí)將一份副本送辦公室統(tǒng)一歸檔備查;

7.5.3會(huì)議記錄為公司的機(jī)要檔案，保管人員不得擅自

外泄，其調(diào)閱應(yīng)嚴(yán)格按照公司文檔管理制度和保密制度的有

關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

第八章會(huì)議跟進(jìn)

8.1會(huì)議決議、決策事項(xiàng)需要會(huì)后跟進(jìn)落實(shí)的，按照部

門職責(zé)分工由主辦部門跟進(jìn)落實(shí)，會(huì)議主持人另有指定的,

從主持人指定；

8.2會(huì)議跟進(jìn)的依據(jù)以會(huì)議決議、紀(jì)要及會(huì)議原始記錄

為準(zhǔn)；

8.3辦公室負(fù)責(zé)會(huì)議議定事項(xiàng)的督辦和催辦，定期檢查

會(huì)議決議、紀(jì)要及會(huì)議記錄及落實(shí)情況，并將督辦和催辦情

況報(bào)告會(huì)議主持人，并將作為考核當(dāng)事人工作的依據(jù)；

8.4部門會(huì)議的跟進(jìn)落實(shí)、督促檢查工作由各部門自行

安排。

第九章公司級(jí)會(huì)議的保密

9.1與會(huì)人員要嚴(yán)格遵守保密紀(jì)律，不得將會(huì)議內(nèi)容、

討論的有關(guān)情況向外泄露。

9.2會(huì)議議決事項(xiàng)，應(yīng)嚴(yán)格保密，除按規(guī)定履行職責(zé)需

要外，與會(huì)人員不得外傳會(huì)議討論和議決情況。

9.3故意泄漏、傳播會(huì)議有關(guān)情況的，視負(fù)面影響的大

小作出相應(yīng)處罰。

第十章管理權(quán)責(zé)和處罰

10.1辦公室負(fù)責(zé)公司會(huì)議的統(tǒng)籌協(xié)調(diào)及本制度的執(zhí)行

監(jiān)督。

10.2會(huì)議主辦部門負(fù)責(zé)會(huì)議的組織工作，并有權(quán)對(duì)違反

本制度的行為提出處罰。

10.3遲到、早退、缺席

(1)遲到：參會(huì)人員在會(huì)議規(guī)定召開時(shí)間后5分鐘內(nèi)未

到的，計(jì)為遲到；

(2)早退：凡參加會(huì)議人員，如未經(jīng)主持人同意在會(huì)

議結(jié)束前5分鐘提前離開會(huì)場(chǎng)的，計(jì)為早退；

(3)缺席：凡必須參加會(huì)議人員未經(jīng)請(qǐng)假擅自不參加

會(huì)議或請(qǐng)假未批準(zhǔn)而不參加會(huì)議的，計(jì)為缺席。

10.4處罰

(1)無(wú)正當(dāng)理由遲到、早退每次處元的罰款；

(2)無(wú)正當(dāng)理由缺席每次處以元的罰款；

(3)凡因通知原因造成應(yīng)參加會(huì)議人員遲到或缺席的,

以上處罰由傳達(dá)人承擔(dān)。

第十一章附則

n.1本制度由辦公室負(fù)責(zé)解釋。

11.2凡本制度未明確規(guī)定的獎(jiǎng)懲，按《公司獎(jiǎng)懲管理制

度》有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

n.3本制度由總經(jīng)理辦公會(huì)審議通過(guò)，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后

生效，自頒布之日起執(zhí)行。

附件1:會(huì)議通知模板

________________先生（女士）：

謹(jǐn)定于年月