團(tuán)學(xué)大型活動(dòng)流程及注意點(diǎn)

團(tuán)學(xué)大型活動(dòng)流程及注意點(diǎn)Step1：確定活動(dòng)基本情況——開(kāi)學(xué)階段由主席團(tuán)在每學(xué)期開(kāi)始前確定本學(xué)期的大型活動(dòng)大致時(shí)間段，活動(dòng)的重要性排序，活動(dòng)總負(fù)責(zé)以及活動(dòng)可能有的改革方向。注意點(diǎn)如下：在確定活動(dòng)時(shí)間段時(shí)考慮每個(gè)大型活動(dòng)之間的間隔是否過(guò)于密集、與學(xué)校其他活動(dòng)包括考試等的安排是否有沖突、活動(dòng)的性質(zhì)等是否適合當(dāng)時(shí)天氣等外界因素。在對(duì)活動(dòng)的重要性進(jìn)行排序時(shí)主要是根據(jù)學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)對(duì)本學(xué)期活動(dòng)的安排來(lái)排列，學(xué)院常規(guī)活動(dòng)和學(xué)院特色活動(dòng)區(qū)分開(kāi)，學(xué)院主辦活動(dòng)和學(xué)院協(xié)辦活動(dòng)區(qū)分開(kāi)。對(duì)于新加進(jìn)來(lái)的活動(dòng)要特別關(guān)注，對(duì)于需要?jiǎng)?chuàng)新的活動(dòng)要特別策劃。活動(dòng)總負(fù)責(zé)是要根據(jù)主席團(tuán)成員的職位和活動(dòng)性質(zhì)來(lái)確定的。團(tuán)學(xué)活動(dòng)和學(xué)校一些較正式的活動(dòng)通常由分團(tuán)委委員負(fù)責(zé)?；顒?dòng)的改革方向是在對(duì)前幾屆活動(dòng)出現(xiàn)的失誤或者不足之處進(jìn)行總結(jié)的情況下初步確定的不同以往的方案。需要充分考慮方案的可行性，包括學(xué)校各項(xiàng)政策以及學(xué)院對(duì)活動(dòng)的預(yù)期。現(xiàn)在活動(dòng)的走向偏向于學(xué)術(shù)性和實(shí)用性，這樣的活動(dòng)才能對(duì)于學(xué)院和學(xué)生都有用處。Step2：組建組委會(huì)——活動(dòng)開(kāi)始前一個(gè)月左右組委會(huì)一般考慮到各個(gè)部門(mén)的基本作用會(huì)要求每個(gè)部門(mén)至少派一位部長(zhǎng)加入組委會(huì)，以方便完成活動(dòng)的外聯(lián)、組織聯(lián)絡(luò)、宣傳和現(xiàn)場(chǎng)安排等各個(gè)環(huán)節(jié)。聯(lián)系各部門(mén)的日常工作及作用具體涉及分工如下：（根據(jù)具體情況進(jìn)行調(diào)整）組織部：策劃、聯(lián)絡(luò)各年級(jí)學(xué)生、基礎(chǔ)工作（包括建立公郵、擬發(fā)通知、公假單制作）宣傳部：背景布、海報(bào)、橫幅、傳單、邀請(qǐng)函（學(xué)院特色活動(dòng)時(shí)需要設(shè)計(jì)）、人人網(wǎng)、易班、布置會(huì)場(chǎng)所需裝飾新聞部：前期宣傳、新聞采集辦公室：聯(lián)絡(luò)各部門(mén)，基礎(chǔ)工作（包括簡(jiǎn)單邀請(qǐng)函、席卡制作等）、干事安排、邀請(qǐng)函發(fā)放、工作人員后勤保障、用具采購(gòu)、發(fā)票報(bào)銷(xiāo)外聯(lián)部：邀請(qǐng)嘉賓、贊助洽談（包括活動(dòng)資金以及活動(dòng)最后的獎(jiǎng)品）實(shí)踐部：基礎(chǔ)工作（包括現(xiàn)場(chǎng)布置、PPT制作等）、宣傳工作輔助學(xué)調(diào)部：調(diào)研工作、策劃、文藝部：現(xiàn)場(chǎng)設(shè)備、聯(lián)絡(luò)學(xué)校其他組織、現(xiàn)場(chǎng)布置、現(xiàn)場(chǎng)禮儀確定體育部：現(xiàn)場(chǎng)布置、大型用具采購(gòu)Step3：策劃書(shū)撰寫(xiě)——組委會(huì)組成后的一周策劃書(shū)撰寫(xiě)時(shí)要注意考慮以下幾方面的內(nèi)容：活動(dòng)的主題、主旨、形式、時(shí)間、地點(diǎn)等基本信息活動(dòng)的流程：具體闡述活動(dòng)的各個(gè)環(huán)節(jié)如何進(jìn)行，需要盡量詳細(xì)活動(dòng)的分工：務(wù)必要確定每一項(xiàng)工作的負(fù)責(zé)人、完成的時(shí)間節(jié)點(diǎn)和具體的一些要求（可以再單列出一張表格發(fā)給組委會(huì)的每位成員幫助大家明確自己的工作同時(shí)了解活動(dòng)的整體運(yùn)行以及時(shí)為他人提供幫助）活動(dòng)預(yù)算：考慮宣傳、現(xiàn)場(chǎng)、工作人員后勤、嘉賓等個(gè)方面活動(dòng)的可行性分析（包括對(duì)活動(dòng)性質(zhì)、參與活動(dòng)的對(duì)象等的整體定位）Step4前期準(zhǔn)備與宣傳——策劃書(shū)出來(lái)后到活動(dòng)開(kāi)始前三天前期基礎(chǔ)工作的準(zhǔn)備和前期的宣傳工作是同時(shí)進(jìn)行的，在定下策劃方案之后有針對(duì)性地開(kāi)展準(zhǔn)備活動(dòng)：前期準(zhǔn)備：邀請(qǐng)函制作：要求包含基本的信息、簡(jiǎn)潔大方?？筛鶕?jù)活動(dòng)的具體性質(zhì)選擇不同的邀請(qǐng)函，例如如果是學(xué)院的團(tuán)校、團(tuán)日等活動(dòng)可以用粉紙打印，封面簡(jiǎn)單設(shè)計(jì)花邊等，內(nèi)部字體、字號(hào)要特別注意；如果是學(xué)校較大型的互動(dòng)，設(shè)計(jì)偏商業(yè)化的邀請(qǐng)函，內(nèi)部信息重點(diǎn)要特別突出。所有邀請(qǐng)函在寫(xiě)對(duì)方名字和職位時(shí)均要仔細(xì)核對(duì)。席卡與背貼制作：模板使用。領(lǐng)導(dǎo)的席卡都做出來(lái)，來(lái)了就放，沒(méi)有來(lái)可以以后用。PPT等現(xiàn)場(chǎng)資料制作：采用模板、團(tuán)的大型活動(dòng)偏紅色，其他可用藍(lán)色等商業(yè)模板。反復(fù)核對(duì)其中是否有錯(cuò)別字?，F(xiàn)場(chǎng)資料需要多打印，同時(shí)安排好相應(yīng)負(fù)責(zé)的干事，例如簽到和宣傳資料發(fā)放。所需用具采購(gòu)：如果采用網(wǎng)上訂購(gòu)的話(huà)務(wù)必解決發(fā)票問(wèn)題。貨到了要及時(shí)檢查是否符合活動(dòng)要求。贊助商聯(lián)絡(luò)：需要有備用方案，主要贊助商不行的時(shí)候還可以有備選者。備選者務(wù)必要是比較熟悉的人，能在較快時(shí)間內(nèi)準(zhǔn)備完成。嘉賓邀請(qǐng)：提前明確對(duì)嘉賓的要求，盡早確定嘉賓名單。參與人員的聯(lián)系與通知：信息比較多的時(shí)候可采用聯(lián)絡(luò)官制度；公郵等通知發(fā)放以及信息收集的渠道需要提前建立；有較重要的通知要傳遞應(yīng)直接召開(kāi)面對(duì)面會(huì)議。干事空課統(tǒng)計(jì)與現(xiàn)場(chǎng)安排：注意男女干事比例，特別是需要搬重物的一些活動(dòng)組委會(huì)議：及時(shí)召開(kāi)組委會(huì)議，小組成員間互相確定活動(dòng)準(zhǔn)備進(jìn)程。前期宣傳：背景墻設(shè)計(jì)：注意不同地方的不同尺寸海報(bào)設(shè)計(jì)：商業(yè)化模板；提前在D樓大廳和學(xué)院樓公告欄處貼出橫幅設(shè)計(jì)：上面的主辦方和活動(dòng)名稱(chēng)特別注意，學(xué)校活動(dòng)和學(xué)院互動(dòng)要區(qū)分開(kāi)來(lái)。傳單：與贊助商有關(guān)的傳單應(yīng)盡早設(shè)計(jì)，宣傳部與外聯(lián)部需要經(jīng)常溝通。人人網(wǎng)、易班：上傳以前活動(dòng)的照片并做活動(dòng)預(yù)告人際傳播：組委會(huì)同學(xué)向身邊同學(xué)進(jìn)行宣傳；與各年級(jí)輔導(dǎo)員溝通進(jìn)行宣傳Step5活動(dòng)倒計(jì)時(shí)——活動(dòng)開(kāi)展前三天這個(gè)環(huán)節(jié)包括活動(dòng)的最后準(zhǔn)備與確認(rèn)：邀請(qǐng)函發(fā)放：具體要送的老師以及領(lǐng)導(dǎo)的名字和辦公室地點(diǎn)、聯(lián)系方式等信息已公布在辦公室門(mén)后面可供各部門(mén)查看。在邀請(qǐng)函送達(dá)后要當(dāng)面確認(rèn)是否前來(lái)參加活動(dòng)，并列出名單，分為：參加、不參加和不確定三個(gè)部分。以便根據(jù)名單設(shè)計(jì)嘉賓席活動(dòng)場(chǎng)地：如果是借信息樓的教室要至少提前一周跟吳老師確認(rèn)并在網(wǎng)上登記，獲得校長(zhǎng)辦公室批準(zhǔn)后再送單子至信息樓吳寶森辦公室（信息樓525）嘉賓確認(rèn)：與嘉賓保持聯(lián)絡(luò)活動(dòng)前現(xiàn)場(chǎng)工作確認(rèn)會(huì)議：明確現(xiàn)場(chǎng)的各項(xiàng)分工公假單制作與發(fā)放：參與活動(dòng)的干事、班級(jí)成員的信息的收集，按人數(shù)制作不同種類(lèi)的公假單：包括按班級(jí)制作、按部門(mén)制作、以及空白姓名公假單。公假單敲章后安排各部門(mén)、各班級(jí)代表統(tǒng)一領(lǐng)取并簽到。Step6——活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)布置——至少在活動(dòng)開(kāi)始前3小時(shí)啟動(dòng)，視情況增加時(shí)間活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)布置一般要求全體組委會(huì)全部到場(chǎng)，并安排干事到場(chǎng)協(xié)助。可以根據(jù)人員不同的課程安排不同時(shí)間段進(jìn)行布置，但是不可影響互動(dòng)的整體進(jìn)程?，F(xiàn)場(chǎng)布置開(kāi)始：座位劃分；席卡、背貼拜訪(fǎng)和黏貼（背貼只能用玻璃膠粘；席卡如果用五百報(bào)的席卡架子則多出來(lái)的邊不可手撕，要么折進(jìn)去，要么裁剪掉）舞臺(tái)設(shè)計(jì)：背景布安裝、舞臺(tái)桌椅放置（如果是需要借特殊的桌椅需要提前申請(qǐng)并和相應(yīng)的老師聯(lián)系：可移動(dòng)的桌子和小板凳：503；玻璃桌子：就業(yè)指導(dǎo)中心）、臺(tái)花擺放（如果有需要?jiǎng)t提前一天預(yù)訂）工作人員及嘉賓用餐問(wèn)題：如果需要統(tǒng)一購(gòu)買(mǎi)水和餐點(diǎn)則在現(xiàn)場(chǎng)布置初期去買(mǎi)回來(lái)設(shè)備調(diào)試：PPT和音響話(huà)筒、燈光等設(shè)備（話(huà)筒的電池問(wèn)題當(dāng)天問(wèn)后臺(tái)負(fù)責(zé)的師傅具體的需求）活動(dòng)前一小時(shí)：門(mén)口簽到、發(fā)放資料的干事到位；師傅用餐等問(wèn)題落實(shí)；準(zhǔn)備迎接嘉賓；主持人、禮儀化