商務(wù)函電寫作的7C原則

1、7c商務(wù)信函寫作原則通信的功能是：第一，詢問(wèn)信息或傳遞信息；第二，處理商務(wù)溝通中的相關(guān)事宜；第三，接觸和交流感情。商務(wù)信函的寫作應(yīng)掌握7c原則，即：完成(完成)正確(正確性)清晰(清晰)具體(具體)混凝土(混凝土)禮貌(禮貌)對(duì)價(jià)(對(duì)價(jià))完整性：商務(wù)信函應(yīng)該充分表達(dá)要表達(dá)的內(nèi)容和意義，包括誰(shuí)、何時(shí)、何地、什么、為什么以及如何表達(dá)。正確：詞語(yǔ)和標(biāo)點(diǎn)符號(hào)的表達(dá)應(yīng)該是正確的，因?yàn)樯虅?wù)信函的大部分內(nèi)容涉及到商務(wù)交流中雙方的權(quán)利、義務(wù)和利益，如果出現(xiàn)錯(cuò)誤，將會(huì)造成不必要的麻煩。清晰：所有的單詞和表達(dá)都應(yīng)該能夠非常清晰地表達(dá)真正的意圖，避免雙重含義或歧義。用最簡(jiǎn)單、最常用的話直接告訴對(duì)方。簡(jiǎn)潔性：在不損害

2、禮貌的前提下，用盡可能少的詞語(yǔ)清楚地表達(dá)真正的意思。清晰和簡(jiǎn)潔往往是相輔相成的。在通信中摒棄陳詞濫調(diào)和刻板印象可以讓溝通變得更容易、更方便。一個(gè)段落會(huì)使信件清晰、易讀、有吸引力。具體：內(nèi)容必須具體清晰，尤其是要求對(duì)方回復(fù)或?qū)罄m(xù)溝通有影響的信函。禮貌：說(shuō)話的語(yǔ)氣應(yīng)該顯示一個(gè)人的職業(yè)素養(yǎng)、禮貌和得體。最重要的禮貌是及時(shí)回復(fù)對(duì)方，而最感人的禮貌是永遠(yuǎn)不要懷疑甚至關(guān)心對(duì)方的誠(chéng)實(shí)。商務(wù)交際中肯定會(huì)出現(xiàn)意見(jiàn)分歧，但是禮貌和交際可以在不影響雙方良好關(guān)系的情況下解決分歧。體貼：為對(duì)方著想，這也是起草商務(wù)信函時(shí)一直強(qiáng)調(diào)的原則：站在對(duì)方的立場(chǎng)上。起草商務(wù)信函時(shí)，你應(yīng)該總是從對(duì)方的角度看待問(wèn)題，并根據(jù)對(duì)方的思維方

3、式表達(dá)自己的意思。只有這樣，與對(duì)方的溝通才能有效。商務(wù)信函的類型包括：咨詢信、詢問(wèn)信、回復(fù)信、請(qǐng)求信、通知信和聯(lián)系信。從商業(yè)信函中電的具體功能可分為：回復(fù)信、訂單信、任命信、祝賀信、感謝信、介紹信、邀請(qǐng)函、聯(lián)系信、道歉信、吊唁信和促銷信。商務(wù)英語(yǔ)中商務(wù)信函的寫作原則(1)完整性示例說(shuō)明：纖維素膠帶1/2 x 3碼，配有700 doz的塑料分配器。/-同上-但1/2 x 5碼，1000盎司這是出口商收到的訂單中貨物的名稱、規(guī)格和數(shù)量的內(nèi)容。中文意思是：纖維素帶(寬度)為半英寸，長(zhǎng)度為3碼，帶塑料包裝容器，700打；同上，但半英寸寬，5碼長(zhǎng)，1000打。主要問(wèn)題是句子的后半部分不清楚?！巴稀痹谶@

4、里是指上面提到的商品名稱纖維素膠帶，但它不能包括“塑料包裝容器”。因此，半英寸寬、5碼長(zhǎng)的纖維素膠帶是否有塑料包裝容器尚不清楚，也不完整。因此，最好將其改為：纖維素膠帶1/2 x 3碼，配有700 doz的塑料分配器。纖維素膠帶1/2 x 5碼，配有1000 doz塑料分配器這樣，它是完整和明確的，不會(huì)引起誤解。商務(wù)英語(yǔ)中商務(wù)信函的寫作原則(二)清晰(a)。避免使用可能有不同理解或含義不清的詞語(yǔ)至于從香港到舊金山的輪船，我們有雙月直達(dá)服務(wù)。(從香港到舊金山有直達(dá)船。)但是雙月是一個(gè)月兩次，即每半個(gè)月一次還是每?jī)蓚€(gè)月一次？不清楚。因此，最好明確說(shuō)明是“每月兩次”還是“每?jī)蓚€(gè)月一次”:我們每月有兩

5、次從香港到舊金山的直航。(每月兩次直航)我們有從香港到舊金山的半月直航。(每半年直接發(fā)貨一次)我們每?jī)蓚€(gè)月有一班從香港到舊金山的直航船。(直達(dá)船每?jī)蓚€(gè)月一次)(二)注意修飾語(yǔ)的位置，有時(shí)修飾語(yǔ)的位置不同，這會(huì)導(dǎo)致不同的含義，如：請(qǐng)盡快讓我們知道你希望我們對(duì)此事做些什么；請(qǐng)盡快讓我們知道你希望我們對(duì)此事做些什么。以上兩句中“盡快”的修改內(nèi)容不同：你要求我們盡快做什么？請(qǐng)盡快告訴我們。因此，a)可以翻譯為“請(qǐng)盡快告訴我們您希望我們做什么”；請(qǐng)盡快告訴我們你希望我們對(duì)此事做些什么。(三)注意代詞，關(guān)系代詞和先行詞根據(jù)英語(yǔ)習(xí)慣，句子中的代詞和關(guān)系代詞一般指最近的名詞，因此應(yīng)特別注意避免誤解或歧義。示例

6、：壞消息：他們通知約翰史密斯先生，他們將在幾天內(nèi)收到答復(fù)。好的：他們通知約翰史密斯先生，過(guò)幾天就會(huì)收到答復(fù)。(四)注重一致性，緊密性和連貫性矛盾：作為一名注冊(cè)會(huì)計(jì)師，我相信你能幫助我們。一致：作為一名注冊(cè)會(huì)計(jì)師，你一定能幫助我們。因?yàn)槟闶亲?cè)會(huì)計(jì)師，我相信你能幫助我們。(e)仔細(xì)和適當(dāng)?shù)胤殖啥温?第10段)商務(wù)信函應(yīng)該寫得讓人在第一次閱讀時(shí)就能理解，所以必須根據(jù)內(nèi)容仔細(xì)而恰當(dāng)?shù)匕阉鼈兎殖啥温?。劃分段落的一般原則是每一點(diǎn)對(duì)應(yīng)一個(gè)段落，這是一個(gè)很好的一般規(guī)則?，F(xiàn)在舉一個(gè)例子：親愛(ài)的先生們，據(jù)一家國(guó)內(nèi)報(bào)紙報(bào)道，伊朗中央銀行已指示各商業(yè)銀行從5月3日起，出于外幣財(cái)務(wù)原因，暫停其開立新信用證的業(yè)務(wù)。雖然

7、據(jù)說(shuō)這種安排是暫時(shí)的，隨著新的進(jìn)口政策的建立，這種緊急安排將被取消，但我們非常擔(dān)心這種限制向伊朗進(jìn)口的趨勢(shì)的結(jié)果，如果您能及時(shí)告知我們這種新安排的發(fā)展情況，特別是與從法國(guó)進(jìn)口有關(guān)的情況，我們將不勝感激。你忠實(shí)的，上面的信只有一段兩句話。第一句是39個(gè)單詞，第二句是66個(gè)單詞。讀完之后，我基本上能理解它的內(nèi)容，但是讀起來(lái)很不舒服。信的內(nèi)容一般有三點(diǎn)：1.由于外匯原因，伊朗中央銀行已通知商業(yè)銀行從5月3日起停止開立信用證；2.一旦制定了新的進(jìn)口政策，這一臨時(shí)措施可以取消；3.我希望對(duì)方能隨時(shí)通知我情況。根據(jù)這三點(diǎn)，把信適當(dāng)?shù)胤殖蓭锥?，然后重寫，這可能比原來(lái)的段落更清楚、更容易閱讀：親愛(ài)的先生們，據(jù)

8、一份當(dāng)?shù)貓?bào)紙報(bào)道，伊朗中央銀行已指示商業(yè)銀行從5月3日起暫停發(fā)行新的信用證，因?yàn)槠渫鈪R資金不斷減少。此外，據(jù)說(shuō)暫停似乎是暫時(shí)的，如果制定新的進(jìn)口政策，將會(huì)取消。然而，我們非常擔(dān)心這種限制伊朗進(jìn)口的趨勢(shì)的結(jié)果。因此，如果您能及時(shí)向我們通報(bào)這一新情況的發(fā)展，特別是從法國(guó)進(jìn)口的情況，我們將不勝感激。你忠實(shí)的商務(wù)英語(yǔ)中商務(wù)信函的寫作原則(3)正確性商業(yè)信函必須正確書寫，因?yàn)樗鼈兩婕百I賣雙方的權(quán)利、義務(wù)和關(guān)系，是各種商業(yè)文件(如合同)的基礎(chǔ)。概括地說(shuō)，商業(yè)信函的正確性表現(xiàn)在：(一)使用正確的語(yǔ)言水平(二)敘述正確(3)數(shù)字應(yīng)該正確(四)正確理解和應(yīng)用商業(yè)術(shù)語(yǔ)(5)適當(dāng)?shù)膶懽骷记苫蚍椒?，以及正確使用其他六

9、個(gè)“c”。1.正確的語(yǔ)言能力(1)正式和非正式語(yǔ)言能力中使用的詞匯的比較：正式非正式結(jié)束的停止，結(jié)束，終止住所住所，住宅；五。（使)定居認(rèn)為認(rèn)為，相信發(fā)生發(fā)生；發(fā)散，泄露大火。大火，大火災(zāi)，突發(fā)大建筑物大廈，大建筑物努力盡力，努力獲得；獲得獲得，取得細(xì)讀細(xì)讀酬勞酬勞利用利用隨后的后來(lái)的，并發(fā)的確定確定，深知視而定視而定預(yù)期預(yù)期；預(yù)定，預(yù)見(jiàn)，可以預(yù)料詢問(wèn)結(jié)束審問(wèn)，詢問(wèn)停止家本國(guó)，產(chǎn)地思考（或相信)認(rèn)為，以為；相信發(fā)生發(fā)生，碰巧，偶然火建筑物嘗試嘗試，試圖得到閱讀或?qū)W習(xí)支付使用下一個(gè)或下一個(gè)發(fā)現(xiàn)找出，發(fā)現(xiàn)，查明（真相)，認(rèn)識(shí)到，想出，揭發(fā)根據(jù)預(yù)期期待，預(yù)期，盼望，指望要求(2)正式的和非正式的語(yǔ)言比較正式非正式1)年滿18歲。將是18歲2)為我們呈現(xiàn)更多細(xì)節(jié)。我們將開始郵件搜索。給我們發(fā)