豐田A3資料的制作技巧.ppt

1、A3資料的制作技巧,2010.4,2,什么是豐田的A3資料？,定義：將問題解決的8個步驟歸納在一張A3紙上。即用 一張A3紙即可展現(xiàn)“問題解決的整個思考流程”。,3,豐田式A3資料的特點,A3資料有哪些特點？,4,豐田式A3資料的特點,A3資料是一張邏輯清晰、要點突出的 “一目了然”的資料,A3資料有哪些特點？,5,豐田式A3資料的特點,通過A3資料，運用/遵循問題解決的步驟，可以促使下屬/上司之間的有效溝通，便于上司有針對性的指導(dǎo)。 A3資料是人才培養(yǎng)（OJD）的重要工具.,A3資料有哪些特點？,6,豐田A3資料的特點,邏輯清晰、重點突出、一目了然,7,A3資料的制作步驟,STEP1 明確制

2、作目的,STEP2 撰寫資料綱要,STEP3 確定版面設(shè)計,STEP4 撰寫資料內(nèi)容,STEP5 檢查校對資料,完成A3資料,8,Step1 明確制作目的,制作什么樣的資料要依其目的而定,9,資料是說明、傳達信息的工具。制作什么樣的資料要依其目的而定。 關(guān)于目的，首先要考慮“面向誰”“如何使用”“何種用途”，最后明確傳達“什么內(nèi)容” 。,公司外部,公司內(nèi)部,其他部門,本部門,經(jīng)管會、部長或室長,面向誰,資料的內(nèi)容,傳達 什么,分發(fā),開會,自己進行說明,上司進行說明,經(jīng)管會、部長或室長,如何 使用,說明,自己進行說明,上司進行說明,經(jīng)管會、部長或室長,用途 如何,報告,聯(lián)系,商談,裁決,Step

3、1 明確制作目的,10,因為資料是說明或傳達信息的工具，所以根據(jù)看資料 的人不同，其內(nèi)容也要相應(yīng)變化。 應(yīng)當(dāng)合理地推測和把握對方對所闡述的內(nèi)容的需求、 狀況、興趣以及理解能力。 應(yīng)該充分考慮的對方的情況 心理距離（是肯定還是否定） 專業(yè)性(對于這一專業(yè)領(lǐng)域或主題具備何種程度的知識) 立場(所屬部門、職務(wù)、負責(zé)的業(yè)務(wù)等),1.考慮是 “面向誰”的A3資料,Step1 明確制作目的,11,Step1 明確制作目的,考慮資料使用的場合:場景決定內(nèi)容。 是向上司報告用，開會說明用或發(fā)放用等 考慮資料使用人 企劃決裁：充分整理說明制定對策的理由 和內(nèi)容，并明確希望上司予以判斷的要點。 實施報告：及時準(zhǔn)確

4、地反映事實，包括 具體實施情況以及實施對策后的結(jié)果等。,2. 考慮如何使用A3資料,12,即使主題相同，資料用途不同，內(nèi)容也會不同 報告: - 事實、對策、及時報告 提交資料，請求審批: - 基于問題解決步驟的、 符合邏輯的解釋 - 需要決策的內(nèi)容,Step1 明確制作目的,3. 考慮A3資料用于何種用途,13,例子,決裁,通知,14,Step1 明確制作目的,在明確“面向誰”，“如何使用”，“何種用途”之后，深入思考制作此資料的目的，明確需要傳達的要點，及需要強調(diào)的問題解決步驟 最后，確定A3資料的標(biāo)題,4. 考慮A3資料要傳達什么內(nèi)容,15,案例學(xué)習(xí)1 （15min）,閱讀案例，明確資料的

5、目的，思考資料撰寫過程中必須注意的地方。,16,17,“面向誰”：對象,部門內(nèi)部 組長,“如何使用”：傳達方式,誰） B組長 如何使用）在部門內(nèi)組長會議上進行發(fā)表,“何種用途”：用途,聯(lián)絡(luò)（要求協(xié)助）,“什么內(nèi)容”：資料強調(diào)的要點、標(biāo)題,強調(diào)的要點） 明確問題：改善創(chuàng)意制度的主旨、尚未完成“部門目標(biāo)” 分解問題：現(xiàn)階段的主要問題是什么 制定對策：具體實施內(nèi)容（希望各位組長給予何種支援）,標(biāo)題） “改善創(chuàng)意”提案 本年度計劃（案）,18,A3資料的制作步驟,STEP1 明確制作目的,STEP2 撰寫資料綱要,STEP3 確定版面設(shè)計,STEP4 撰寫資料內(nèi)容,STEP5 檢查校對資料,19,ST

6、EP2 撰寫資料綱要,撰寫簡明易懂的說明綱要是制作明白易懂的資料的 前提 簡明易懂的綱要，就是要簡潔、遵循問題解決的步 驟、符合邏輯 順序： （1）確定綱要的主體 （2）確定對綱要主體進行補充的內(nèi)容 （3）檢查綱要整體,20,明確 問題,把握 真因,設(shè)定 目標(biāo),分解 問題,制定 對策,21,Step2 撰寫資料大綱,簡明易懂，遵循問題解決的步驟是關(guān)鍵,有效工具： 問題解決流程圖（PSFC）,22,什么是問題解決流程圖（PSFC）,是將Step1至Step5的問題解決步驟以流程圖 的方式串連起來，是制作好的A3資料時的 “骨架”，展現(xiàn)了問題解決的“邏輯思維過程” PSFC: Problem So

7、lving Flow Chart,23,A3,PSFC和A3的關(guān)系,24,問題解決流程圖的特點,有助于理解問題解決各步驟之間的連貫關(guān)系 (邏輯思維過程),有助于明確自己在問題解決流程中未能充分理解的部分(弱項）,有助于節(jié)省A3的制作時間和上司的指導(dǎo)時間,25,案例學(xué)習(xí)2 （15min）,閱讀案例，按照解決問題的步驟制作綱要,26,27,28,A3資料的制作步驟,STEP1 明確制作目的,STEP2 撰寫資料綱要,STEP3 確定版面設(shè)計,STEP4 撰寫資料內(nèi)容,STEP5 檢查校對資料,完成A3資料,29,Step3 確定版面設(shè)計, 根據(jù)做好的綱要，確定資料的版面設(shè)計 順著思路進行版面設(shè)計，

8、應(yīng)當(dāng)將較多版面分給需要強調(diào)的重點和步驟,標(biāo)題,順著思路展開,30,Step3 確定版面設(shè)計,場景,數(shù)據(jù),數(shù)據(jù),數(shù)據(jù),從結(jié)論開始,綱要,數(shù)據(jù),數(shù)據(jù),結(jié)論,分別顯示綱要和數(shù)據(jù),步驟 1,步驟 2,步驟 3,步驟 4,步驟 5,步驟 7 結(jié)果和評估,步驟 8 下一步行動,最終報告,行動方案 計劃,31,A3資料的制作步驟,STEP1 明確制作目的,STEP2 撰寫資料綱要,STEP3 確定版面設(shè)計,STEP4 撰寫資料內(nèi)容,STEP5 檢查校對資料,完成A3資料,32,Step4 撰寫資料內(nèi)容,題目,簡潔的語言,使用圖表,使用大寫/粗體或運用 文本框，取得強調(diào)效果,文本和書寫格式保持一致，各文本框的

9、邊線 保持垂直和水平對齊。,使用簡潔的語言，并采用圖表，制作直觀的文件 有效地修飾。 “一目了然” 地突出重點強調(diào)的內(nèi)容,33,Step4 撰寫資料內(nèi)容,詳細說明 （1）撰寫各文本框的內(nèi)容 1）行文要“簡明扼要” “具體”和使用”主動語態(tài)“ “簡明扼要”：盡量只寫1行文字；1句話表達一個內(nèi)容；相同的語句不 要重復(fù),不好的例子：由于6月份起新研制的汽車上線，與原有汽車并行生 產(chǎn)，目前的狀況無法對應(yīng)，因此必須對車間的布置和 作業(yè)方法進行改革 好的例子： 6月份起新研制的汽車上線，實行與原來汽車并行生產(chǎn)。 需要改善車間布置和作業(yè)方法,34,Step4 撰寫資料內(nèi)容,詳細說明 （1）撰寫各文本框的內(nèi)容

10、 1）行文要“簡明扼要” “具體”和使用”主動語態(tài)“ “具體”：避免抽象的表達方式 “主動語態(tài)”：晝盡量避免被動的表達方式 2）使用圖表，強化視覺效果,不好的例子：今年的銷售情況還可以 好的例子： 今年的銷售完成了目標(biāo)的98%,不好的例子：業(yè)績由下屬的干勁所左右 好的例子： 下屬的干勁極大影響著業(yè)績,35,Step4 撰寫資料內(nèi)容,詳細說明 （2）修飾資料，使內(nèi)容一目了然 1）統(tǒng)一文體和書寫格式，文本框的上下左右對齊 2）須強調(diào)的文本框和文字用粗體，加大字號,修飾的目的不是為了漂亮，而是為了易于理解，強調(diào)重點！,36,A3資料的制作步驟,STEP1 明確制作目的,STEP2 撰寫資料綱要,ST

11、EP3 確定版面設(shè)計,STEP4 撰寫資料內(nèi)容,STEP5 檢查校對資料,完成A3資料,37,Step5 檢查校對資料,題目,采用問題解決流程制定的綱要是否流暢？ 是否存在步驟和過程缺失的現(xiàn)象？ 關(guān)鍵信息是否清楚明確？,整體的思路是否清晰易懂,是否遺漏了想說的內(nèi)容,綱要主體是否醒目,空白和文字部分的平衡（面各分配率）是否合適,38,1)垂直條狀圖,用于比較絕對值的大小,2)線形圖,用于查看浮動，推移的情況,制作資料的有效工具工具 常用圖表介紹,39,3) 餅狀圖,用于比較各項所占的份額,4) 水平條狀圖,用于比較各項所占的份額,A3制作工具常用圖表介紹,40,5) 復(fù)雜的圖表,強調(diào)重要數(shù)據(jù),6) 散布圖,用于確定不同數(shù)據(jù)之間的關(guān)聯(lián),A3制作工具常用圖表介紹,41,用于項目類別繁多時 比較各項目數(shù)值大小,7) 雷達圖,A3制作工具常用圖表介紹,42,根據(jù)目的選擇合適類型的圖表 設(shè)置簡明易懂的標(biāo)題 注明單位/刻度 注明數(shù)據(jù)/信息的來源 使用多張圖表時要標(biāo)明序號,使用圖表的注意事項1,43,120