數(shù)字資源采購流程研究

1、數(shù)字資源采購流程研究本文系國家社會科學(xué)基金資助項目“數(shù)字資源采購的規(guī)范管理與控制”（項目編號：07BTQ006）的研究成果之一。儲文靜 徐文賢（華南師范大學(xué)經(jīng)濟與管理學(xué)院 廣州 510006）文 摘 隨著信息技術(shù)、出版技術(shù)、存儲技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，圖書館的館藏體系結(jié)構(gòu)發(fā)生了明顯而深刻的變化，數(shù)字資源已經(jīng)成為圖書館文獻資源建設(shè)的重要組成部分。數(shù)字資源的采購流程與印刷型文獻的采購流程有很大不同，需要處理的可變因素更多。本文主要討論規(guī)范的數(shù)字資源采購流程，對數(shù)字資源采購的原則、數(shù)字資源的收集、試用、評估、談判、訂購等方面做了具體的討論。關(guān)鍵詞 數(shù)字資源 采購 圖書館 Research on the

2、 acquisition process of digital resourcesChu Wenjing Xu Wenxian（School of Economics and Management, South China Normal University, Guangzhou, 510006）Abstract： With the development of the information technology, publishing technology, storage technology and network technology, the librarys informatio

3、n collection structure has undergone an obvious and profound change. Digital resources have become one of important components in library. There are many differences of purchasing process between digital resource and papery resource and more variable factors need to deal with. This paper mainly disc

4、usses a more standard purchase process of digital resource. The discipline of digital resource purchasing and the collection, test, evaluation, negotiation, acquisition etc are also been fully discussed in it.Key words： Digital resource， Acquisition， Library 隨著信息技術(shù)、出版技術(shù)、存儲技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，圖書館的館藏體系結(jié)構(gòu)發(fā)生了明顯而

5、深刻的變化，數(shù)字資源已經(jīng)成為圖書館文獻資源建設(shè)的重要組成部分。由于數(shù)字資源和印刷型資源的不同特點，其采購流程也有很大的不同，需要處理的可變因素更多。我國九十年代開始引進數(shù)字資源，早期數(shù)字資源采購還是遵循印刷型文獻資源的采購方式，主要由采編部、技術(shù)部、信息部三個部門獨立操作，各司其職,缺乏良好的協(xié)調(diào)性。但數(shù)字資源在使用方式、存儲手段和空間、購買渠道、購置費用等方面都與傳統(tǒng)的印刷型文獻資源有很大不同，購買印刷型文獻的工作流程已經(jīng)難以適應(yīng)數(shù)字資源的采購，迫切需要建立起一套規(guī)范的采購流程，以確保用最少的采購經(jīng)費支出去滿足讀者的最大需求1。 1 數(shù)字資源采購的原則數(shù)字資源是指圖書館引進（包括購買、租用和

6、受贈）或自建（包括掃描、轉(zhuǎn)換和錄入）的，擁有磁、光介質(zhì)或網(wǎng)絡(luò)使用權(quán)的數(shù)字形態(tài)的文獻資源。數(shù)字資源主要包括電子圖書、電子期刊（包括與期刊類似的連續(xù)出版物）、二次文獻數(shù)據(jù)庫（包括題錄、文獻、索引等）和其它數(shù)據(jù)庫2。數(shù)字資源的采購原則要與本館文獻資源建設(shè)目標相符合，要把堅持滿足用戶需求、追求服務(wù)效果、提高資源利用率、成本效益最優(yōu)化作為采購的原則。為避免盲目性造成本館財力、人力的浪費，應(yīng)該遵循規(guī)范性、優(yōu)先性、針對性、備份、協(xié)調(diào)性、經(jīng)濟性等原則3。1.1規(guī)范性原則所有數(shù)字資源的采購需嚴格按照數(shù)字資源采購流程處理，遵照法律的規(guī)定進行。1.2優(yōu)先性原則優(yōu)先選擇一些數(shù)據(jù)收集范圍較廣、數(shù)據(jù)質(zhì)量高、收集年限長、檢

7、索界面友好、檢索技術(shù)成熟、數(shù)據(jù)庫商信譽度高，權(quán)威性強的數(shù)據(jù)庫。對于外文數(shù)據(jù)庫的采購要優(yōu)先考慮集團采購的方式。1.3針對性原則數(shù)據(jù)庫資源既要滿足本館普通讀者教學(xué)科研學(xué)習(xí)等需要，又要保障重點學(xué)科的需要。對于重點學(xué)科和重點專業(yè)進行科學(xué)合理的篩選，收藏有專業(yè)特色的數(shù)字資源，突出本館的特色。1.4備份原則數(shù)字資源采購時要充分保證這些數(shù)字資源能夠存檔和永久使用。光盤數(shù)據(jù)庫、鏡像數(shù)據(jù)庫作為本地的實際館藏，其他網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫要通過購買印刷型文獻、光盤、裸數(shù)據(jù)、永久使用權(quán)進行備份或參加集團備份等1。1.5協(xié)調(diào)性原則在數(shù)字資源采購過程中，要對各類資源如人員、設(shè)備、資金等要有一個整體安排，以保證資源建設(shè)的科學(xué)性、系統(tǒng)性

8、和連續(xù)性。為了節(jié)省經(jīng)費，要做好地區(qū)/館際協(xié)調(diào)，印刷型文獻和數(shù)字資源之間比例協(xié)調(diào)，部門之間的分工協(xié)作的協(xié)調(diào)31.6經(jīng)濟性原則數(shù)字資源購置費用都非常昂貴，采購時要進行嚴格的成本核算和評估，建立電子資源定量評價指標體系，以確保采購經(jīng)費達到最優(yōu)化。2 數(shù)字資源采購流程數(shù)字資源主要包括光盤、鏡像和網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫（全文電子期刊、電子圖書）以及單機光盤數(shù)據(jù)庫。數(shù)字資源在圖書館的生命周期主要包括選擇、試用、評估、購買、實施使用、產(chǎn)品維護及測評幾個階段4，與此相對應(yīng)的數(shù)字資源采購流程可用圖1、圖2來表示。數(shù)字資源采購模式主要有兩種：單獨采購和集團采購。單獨采購是指單館獨自和數(shù)據(jù)庫商/出版商談判的訂購方式。集團采購是

9、指多個圖書館組織起來，聯(lián)合采購某種資源，以最少的經(jīng)費，獲取最優(yōu)價格、最佳服務(wù)和最符合需求的資源5。近年來，政府采購模式正在推行，條件成熟的地方應(yīng)進行政府采購。針對不同的采購模式，圖書館可以根據(jù)自己的規(guī)模大小、讀者的需求進行靈活多樣的選擇。對于一些專業(yè)數(shù)據(jù)庫，不易組團采購的，可以單獨采購，而對于公共數(shù)據(jù)庫和外文數(shù)據(jù)庫，應(yīng)優(yōu)先考慮集團采購。圖1 數(shù)字資源單獨采購的一般流程圖2 數(shù)字資源集團采購的一般流程2.1 制定采購方案，做好經(jīng)費預(yù)算圖書館根據(jù)用戶的現(xiàn)實和潛在需求，以及本館的電子館藏目標制定當(dāng)前數(shù)字資源采購方案，同時做好采購經(jīng)費預(yù)算。預(yù)算是指單位或個人在一定時期內(nèi)收入和支出的一個初步計劃，預(yù)算可

10、以控制采購的開支，也為本館確定數(shù)字資源供應(yīng)商提供了一個科學(xué)依據(jù)。對于要求進行國庫直接支付的，更應(yīng)提高預(yù)算的準確性和規(guī)范性。2.2數(shù)字資源的收集數(shù)字資源的收集工作一般是由圖書館采編部、信息部來完成，采編部負責(zé)收集數(shù)據(jù)庫商/出版商的發(fā)行信息，篩選出最有價值的數(shù)字資源，匯總給信息部，再由信息部對所有收集的數(shù)據(jù)源進行匯總，并進行初步審查，決定是否試用數(shù)據(jù)庫。采編部可以通過以下途徑來收集數(shù)據(jù)源，（1）通過搜集CALIS全國中心組團信息，了解數(shù)字資源集團采購的動態(tài)情況；（2）通過和數(shù)據(jù)庫商/出版商聯(lián)系，了解當(dāng)前數(shù)字資源出版情況；（3）通過各個數(shù)據(jù)庫商/出版商主動提供的數(shù)字產(chǎn)品和服務(wù)來收集數(shù)字資源；（4）通

11、過讀者推薦來了解讀者對數(shù)字資源的需求動向；（5）了解其他兄弟圖書館購置情況，收集相關(guān)的數(shù)字資源6。2.3數(shù)字資源的試用為了推銷自己的數(shù)字產(chǎn)品和服務(wù)，數(shù)據(jù)庫商/出版商一般都提供訂購前的試用。試用是用戶初步了解擬購買數(shù)據(jù)庫的最主要的手段。數(shù)字資源試用過程主要包括申請試用、組織試用，收集各種信息反饋形成數(shù)字資源試用分析報告等幾個階段。（1）申請試用 對于單獨采購，一般由本館信息部進行初步審查，決定是否試用，若決定試用，再由信息部申請，試用時間盡量足夠長，一般為1到6個月不等，若想取得較好的效果，爭取試用不少于3個月的時間，對于高校圖書館，試用時間段應(yīng)盡量避開寒暑假時間和開學(xué)放假時間。試用的數(shù)據(jù)庫內(nèi)容

12、范圍應(yīng)盡量全。對于集團采購，是由集團經(jīng)過試用后，確定牽頭單位，再由牽頭單位組織各成員館進行數(shù)據(jù)庫試用。（2）組織試用 在數(shù)據(jù)庫試用前，信息部還要負責(zé)試用前的宣傳工作，主要是通過圖書館主頁、BBS、郵件通告、海報張貼等方式通知到讀者。對于高校圖書館，在試用時還要電話通知到重點院系。試用時，信息部還要做好讀者培訓(xùn)相關(guān)事宜，主要是由信息部聯(lián)系數(shù)據(jù)庫商舉辦講座培訓(xùn)，讓讀者熟悉該數(shù)據(jù)庫內(nèi)容以及檢索方法。對于一些較難使用或者專業(yè)性較強的數(shù)據(jù)庫，要求數(shù)據(jù)庫商/出版商派人進行現(xiàn)場培訓(xùn)和演示，并做現(xiàn)場解答。此外，試用期間要做好知識產(chǎn)權(quán)的宣傳，避免發(fā)生惡意下載現(xiàn)象，以免與商家發(fā)生糾紛，甚至損害單本館的聲譽。試用前

13、，技術(shù)部要對軟硬件設(shè)施進行配置以及對數(shù)據(jù)庫軟件和統(tǒng)計軟件進行安裝調(diào)試。信息部還要做好試用前的資料準備工作。（3） 收集各種反饋信息，形成數(shù)據(jù)庫試用分析報告 通過數(shù)據(jù)庫統(tǒng)計軟件了解數(shù)據(jù)庫使用情況，包括登錄次數(shù)、檢索次數(shù)、下載全文次數(shù)等，還可以通過EMAIL、學(xué)科館員到個別院系現(xiàn)場調(diào)查，以及對讀者個別訪問了解數(shù)據(jù)庫使用情況，還可以通過網(wǎng)絡(luò)調(diào)查表等調(diào)研法來了解當(dāng)前數(shù)據(jù)庫使用情況以及讀者對該數(shù)據(jù)庫的反饋意見。信息部通過匯總統(tǒng)計數(shù)據(jù)資料和反饋信息，形成數(shù)據(jù)庫試用分析報告。2.4 資源評估圖書館要對試用的數(shù)據(jù)庫進行全面評估，結(jié)合試用分析報告，再從以下幾個評價指標進行評估，形成最終的數(shù)字資源試用分析評價報告

14、，并提供給采購領(lǐng)導(dǎo)小組。（1）內(nèi)容評估7 在決定購買某一種數(shù)字資源之前，要對其收錄內(nèi)容以及相關(guān)情況進行分析，具體有以下幾個方面：一是對于數(shù)據(jù)庫收錄的期刊和博士、碩士、會議等論文要明確各自的數(shù)據(jù)類型，是全文數(shù)據(jù)庫還是參考數(shù)據(jù)庫，以及各自的數(shù)量和年限范圍。二是權(quán)威出版物和全文出版物收錄比例，一般核心期刊應(yīng)不低于30%。若是全文數(shù)據(jù)庫，全文收錄一般應(yīng)不低于50%；三是數(shù)據(jù)重復(fù)打包情況，比如一些期刊論文發(fā)表在不同期刊上，該數(shù)據(jù)庫重復(fù)收錄；四是數(shù)據(jù)庫之間的重復(fù)情況，數(shù)據(jù)庫資源和本館已訂購相同類型的數(shù)據(jù)庫之間的內(nèi)容是否重復(fù)，重復(fù)程度如何。一般認為重復(fù)不能超過30%，如維普和CNKI數(shù)據(jù)庫內(nèi)容就有大量重復(fù)；

15、五是數(shù)據(jù)更新是否及時，數(shù)據(jù)庫的更新頻率越高，內(nèi)容的時效性越強，對讀者的學(xué)習(xí)研究越有幫助。六是數(shù)據(jù)庫中出版物是否有注銷情況，有些出版物雖然包含在數(shù)據(jù)庫中，但已經(jīng)停止出版或者不再向數(shù)據(jù)庫商提供電子版，這種情況將影響數(shù)據(jù)庫的完整性。（2）價格評估8 主要指數(shù)據(jù)庫的單價和數(shù)據(jù)庫每年的更新費用，以及相關(guān)設(shè)施的費用。在采購時要對同等類型的數(shù)據(jù)庫和印刷型出版物進行比較，采購價格要和本館的財政預(yù)算相符合。對于一些數(shù)字資源內(nèi)容重復(fù)打包以及和同等類型的數(shù)據(jù)庫有重復(fù)情況，都需要和數(shù)據(jù)庫商/出版商進行談判，降低價格。數(shù)據(jù)庫商/出版商應(yīng)提供多種電子期刊價格模型，如以80%底價購買純電子版內(nèi)容情況下，可選擇性購買印刷本資

16、料。電子和印刷版同時購買的價格不應(yīng)超過純印刷本的訂購價格。（3）檢索系統(tǒng)與功能評估 檢索系統(tǒng)的好壞直接影響了讀者獲取數(shù)據(jù)庫內(nèi)容的便捷程度，主要可以從檢索功能、檢索技術(shù)、檢索結(jié)果、用戶服務(wù)等方面進行評估。檢索功能主要是指系統(tǒng)提供給讀者的不同檢索途徑和檢索入口，檢索途徑越多，用戶查詢越方便。檢索系統(tǒng)首頁上缺?。╠efault）功能配置是否合理，是否易為用戶理解和使用。檢索技術(shù)主要是指系統(tǒng)是否允許用戶使用各種檢索技巧，檢索系統(tǒng)應(yīng)用的技術(shù)越多越先進，讀者的查準率和檢索效率就越高。檢索結(jié)果顯示內(nèi)容是否全面，是否允許讀者獲取相關(guān)內(nèi)容，包括下載、OCR識別、打印、Email發(fā)送等操作，是否允許讀者根據(jù)各自的

17、需要自定義題錄字段并進行保存3。(如CNKI中國知網(wǎng)就提供了題錄保存的功能，讀者可以根據(jù)自己的需要，選擇所需字段，如題名、作者、中文摘要等等，并能以圖標格式進行瀏覽和保存，便于讀者進行檢索結(jié)果統(tǒng)計分析)。讀者服務(wù)主要指在檢索功能之外，系統(tǒng)還為讀者提供了那些服務(wù)，如一些操作指南和檢索歷史查詢等等。（4）技術(shù)評估9-10數(shù)據(jù)庫商/出版商平臺必須有很好的兼容性，以滿足各個圖書館的需要。數(shù)據(jù)庫內(nèi)容格式必須支持客戶端使用插件和嵌入式使用、支持各種瀏覽器瀏覽、必須使用標準的標記語言進行數(shù)據(jù)著錄，以便于和各個圖書館的系統(tǒng)能夠兼容。數(shù)據(jù)庫商/出版商必須保證本地有足夠的網(wǎng)絡(luò)容量，確保響應(yīng)時間短。技術(shù)評估還包括訪

18、問控制、讀者信息保密以及應(yīng)急訪問等方面。所有許可的數(shù)據(jù)內(nèi)容對于不同的計算機平臺和網(wǎng)絡(luò)環(huán)境都能方便獲取。所有的系統(tǒng)和數(shù)據(jù)都必須遵守適當(dāng)?shù)臉藴剩ㄈ?Z39.50、MARC格式）。（5）服務(wù)評估 數(shù)字資源是一種虛擬資源，需要借助計算機和網(wǎng)絡(luò)使用，所以數(shù)據(jù)庫商/出版商服務(wù)同樣影響著數(shù)字資源的質(zhì)量和讀者的使用。服務(wù)評價指標主要有以下幾點：一是數(shù)據(jù)是通過哪種方式傳遞，一般有國際網(wǎng)、專線、鏡像、本地等幾種數(shù)據(jù)傳遞方式，相對而言后三種方式為佳，能確保響應(yīng)速度。二是數(shù)據(jù)庫訪問機制方式，是通過IP控制，還是賬號密碼限制，此外還要看并發(fā)用戶限制情況。三是數(shù)據(jù)庫的后續(xù)服務(wù)，數(shù)據(jù)庫商/出版商是否能及時更新數(shù)字資源，是否有專人或?qū)ｉT的部門及時解決數(shù)字資源使用過程中出現(xiàn)的問題。是否提供和數(shù)據(jù)相關(guān)的文件，如電子期刊和圖書的MARC記錄，以便于圖書館編目和建立網(wǎng)絡(luò)導(dǎo)航。2.5 數(shù)字資源的訂購結(jié)合信息部提供的數(shù)字資源試用分析評價報告，采購小組決定是否購買或進一步進行談判的決策。若需要談判，首先成立談判小組，再和數(shù)據(jù)庫商/出版商進行談判，若談判成功，執(zhí)行采購決