VISIO畫(huà)職能流程圖規(guī)范性培訓(xùn)文檔內(nèi)附模版.ppt

1、2020/9/7,流程描述規(guī)范培訓(xùn),聯(lián)合項(xiàng)目組,AMT咨詢(xún) 專(zhuān)業(yè)實(shí)用 為您著想 第 2 頁(yè) 共 頁(yè),目錄,為什么做流程梳理,第一部分,第二部分,如何進(jìn)行流程梳理,第三部分,流程梳理注意事項(xiàng),AMT咨詢(xún) 專(zhuān)業(yè)實(shí)用 為您著想 第 3 頁(yè) 共 頁(yè),1.流程梳理及描述的意義,流程描述為什么？將我們的經(jīng)驗(yàn)總結(jié)出來(lái)、傳遞下去、共享開(kāi)來(lái)。 流程描述做什么？流程不能停留在人的頭腦中，必須外化，書(shū)面化來(lái)規(guī)范,流程描述,可積累（改進(jìn)）,規(guī)范化,可執(zhí)行,書(shū)面流程,部門(mén),部門(mén),部門(mén),部門(mén),部門(mén),部門(mén),部門(mén),部門(mén),AMT咨詢(xún) 專(zhuān)業(yè)實(shí)用 為您著想 第 4 頁(yè) 共 頁(yè),1.對(duì)于做之間事情的人：知道為什么要做這件事情？了解做

2、這件事情的價(jià)值和目的是什么？ 2.對(duì)于做這件事情的人：知道這件事情從什么活動(dòng)開(kāi)始，什么活動(dòng)結(jié)束？以及我們可以提供哪些方面的服務(wù)? 3.對(duì)于參與這個(gè)流程的部門(mén)：知道各自的責(zé)、權(quán)、利 4.對(duì)于流程管理者：可以知道企業(yè)各項(xiàng)業(yè)務(wù)之間的相互關(guān)系（這個(gè)流程和其他流程的關(guān)系） 5.對(duì)于管理者和操作者：知道流程中的關(guān)鍵點(diǎn)和這些關(guān)鍵點(diǎn)應(yīng)該怎么做，做到什么程度？ 6.對(duì)于參與者：知道流程業(yè)務(wù)存在的問(wèn)題。比如哪些事情可以同時(shí)做，哪些事情必須先做，哪些事情必須審批？,2.通過(guò)流程我們能夠知道什么？,AMT咨詢(xún) 專(zhuān)業(yè)實(shí)用 為您著想 第 5 頁(yè) 共 頁(yè),看看這些流程描述是否能夠給我們這些信息,AMT咨詢(xún) 專(zhuān)業(yè)實(shí)用 為您著

3、想 第 6 頁(yè) 共 頁(yè),目錄,為什么做流程梳理,第一部分,第二部分,如何進(jìn)行流程梳理,第三部分,流程梳理注意事項(xiàng),AMT咨詢(xún) 專(zhuān)業(yè)實(shí)用 為您著想 第 7 頁(yè) 共 頁(yè),1.流程描述內(nèi)容規(guī)范變更記錄,意義：？,可追溯，可積累,版本變更說(shuō)明詳細(xì)描述版本變更的原因，或者是變更的內(nèi)容,變更記錄：記錄每次版本變更,單位：填入責(zé)任部門(mén),流程清單中的流程編號(hào),填入編制人員姓名,填入審核人員姓名,填入批準(zhǔn)人員姓名,AMT咨詢(xún) 專(zhuān)業(yè)實(shí)用 為您著想 第 8 頁(yè) 共 頁(yè),2.流程描述內(nèi)容規(guī)范流程圖,責(zé)任部門(mén)：即流程的主要職責(zé)有誰(shuí)負(fù)責(zé)推動(dòng)和完成，一般在流程圖甬道圖的最左邊 目的：我們?yōu)槭裁匆鲞@件事情，這件事情能夠帶來(lái)

4、什么價(jià)值？ 范圍：這個(gè)流程的起點(diǎn)和終點(diǎn)是什么，適用于哪些業(yè)務(wù)類(lèi)型？ 角色：流程中涉及到哪些部門(mén)？這些部門(mén)的工作內(nèi)容是什么？ 邏輯關(guān)系：每個(gè)流程活動(dòng)之間的邏輯關(guān)系；流程和流程之間的關(guān)系 輸入輸出物：流程中涉及到哪些信息的傳遞 流程的客戶(hù)：即流程最終產(chǎn)出是給誰(shuí)的，通常情況下客戶(hù)都放在甬道圖的最右邊,AMT咨詢(xún) 專(zhuān)業(yè)實(shí)用 為您著想 第 9 頁(yè) 共 頁(yè),2.1如何描述流程目的,流程目的思考方式,充分考慮流程的客戶(hù)需要我們提供什么？為此需要思考我們的客戶(hù)是誰(shuí)？ 充分考慮流程的下一個(gè)環(huán)節(jié)需要提供的需求？對(duì)于難以辨別客戶(hù)的，需要思考流程最終的產(chǎn)出是向哪個(gè)環(huán)節(jié)提供的，而哪個(gè)環(huán)節(jié)對(duì)我們有什么要求？ 通過(guò)實(shí)施一系

5、列管理措施以后，能夠?yàn)槠髽I(yè)帶來(lái)什么？主要針對(duì)管理類(lèi)流程,流程目的描述舉例,及時(shí)準(zhǔn)確的提供信息，為業(yè)務(wù)提供參考依據(jù) 管理業(yè)務(wù)/事情，從而提升整體水平 加強(qiáng)業(yè)務(wù)的管理，以降低風(fēng)險(xiǎn) 及時(shí)提供產(chǎn)品/服務(wù)/數(shù)據(jù),辨別是否正確的描述目的的關(guān)鍵是要打破砂鍋問(wèn)到底 為什么要做這項(xiàng)工作？管理這些業(yè)務(wù)有什么價(jià)值和意義？ 這項(xiàng)工作是為誰(shuí)服務(wù)，為哪些環(huán)節(jié)提供產(chǎn)品？,AMT咨詢(xún) 專(zhuān)業(yè)實(shí)用 為您著想 第 10 頁(yè) 共 頁(yè),2.2確定流程適用范圍,明確流程的起點(diǎn)和終點(diǎn) 明確流程適合哪些類(lèi)型的業(yè)務(wù),流程適用的業(yè)務(wù)類(lèi)型，首先需要對(duì)業(yè)務(wù)進(jìn)行分類(lèi) 業(yè)務(wù)分類(lèi)后再判斷這個(gè)流程適合于哪些業(yè)務(wù)類(lèi)型。 如招標(biāo)采購(gòu)可能適用于生產(chǎn)原材料、生產(chǎn)設(shè)

6、備、試驗(yàn)設(shè)備的采購(gòu) 如某個(gè)績(jī)效管理流程可能適用于公司領(lǐng)導(dǎo)、中層員工的績(jī)效管理,AMT咨詢(xún) 專(zhuān)業(yè)實(shí)用 為您著想 第 11 頁(yè) 共 頁(yè),分類(lèi)（Classification） 流程分類(lèi)：按照流程運(yùn)轉(zhuǎn)的異同對(duì)流程進(jìn)行分類(lèi)，劃分為不同的類(lèi)別，如設(shè)備采購(gòu)、材料采購(gòu) 流程分級(jí)：按照流程運(yùn)行的先后順序或者階段進(jìn)行分級(jí)，如采購(gòu)：采購(gòu)申請(qǐng)、定點(diǎn)定價(jià)、采購(gòu)合同管理,分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一,越級(jí)分類(lèi),子類(lèi)相容,不完全分類(lèi),多子類(lèi)分類(lèi),分類(lèi)分級(jí)的四項(xiàng)原則 標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一：每個(gè)層次的分類(lèi)必須按照同一標(biāo)準(zhǔn)或準(zhǔn)則進(jìn)行 層次一致：必須按照事物的屬種包含關(guān)系分層次進(jìn)行 子項(xiàng)互不相容：分類(lèi)得出的兩個(gè)流程之間必須是不相容（相互獨(dú)立）的 子項(xiàng)窮盡母

7、項(xiàng)：分類(lèi)所產(chǎn)生的各項(xiàng)流程之和必須等于上級(jí)流程所包含的內(nèi)容,2.2如何確定流程適合的類(lèi)別,性別,年齡,性別,性別+狀態(tài),AMT咨詢(xún) 專(zhuān)業(yè)實(shí)用 為您著想 第 12 頁(yè) 共 頁(yè),2.3邏輯關(guān)系,先后關(guān)系，即先做什么，后做什么,擬定合同,合同審查,簽訂合同,并列關(guān)系，即必須同時(shí)完成或者同時(shí)開(kāi)展的工作,提出配送需求,揀貨,物資配送,組織配送車(chē)輛,并,并,選擇關(guān)系，即從多個(gè)內(nèi)容中選擇一個(gè),提出質(zhì)量問(wèn)題處理,技術(shù)問(wèn)題,技術(shù)改進(jìn),生產(chǎn)問(wèn)題,或,組織生產(chǎn),AMT咨詢(xún) 專(zhuān)業(yè)實(shí)用 為您著想 第 13 頁(yè) 共 頁(yè),2.4流程和流程之間的關(guān)系,由于流程范圍的界定，當(dāng)下一個(gè)流程需要鏈接上一個(gè)流程時(shí)，需要明確出流程和流程之

8、間的關(guān)系,需要鏈接上一流程,采購(gòu)需求管理,開(kāi)始,活動(dòng),活動(dòng),結(jié)束,需要鏈接下一個(gè)流程,開(kāi)始,活動(dòng),活動(dòng),結(jié)束,付款流程,AMT咨詢(xún) 專(zhuān)業(yè)實(shí)用 為您著想 第 14 頁(yè) 共 頁(yè),3流程描述內(nèi)容規(guī)范關(guān)鍵控制點(diǎn)工作標(biāo)準(zhǔn),部門(mén)代碼+節(jié)點(diǎn)：活動(dòng)名稱(chēng),這個(gè)活動(dòng)能夠?qū)崿F(xiàn)什么目的,工作要求：時(shí)間要求、質(zhì)量要求、成本要求 工作方式：如何做以達(dá)到工作要求,AMT咨詢(xún) 專(zhuān)業(yè)實(shí)用 為您著想 第 15 頁(yè) 共 頁(yè),流程描述基本內(nèi)容,流程變更記錄,流程圖,流程關(guān)鍵點(diǎn)說(shuō)明,AMT咨詢(xún) 專(zhuān)業(yè)實(shí)用 為您著想 第 16 頁(yè) 共 頁(yè),目錄,為什么做流程梳理,第一部分,第二部分,如何進(jìn)行流程梳理,第三部分,流程描述注意事項(xiàng),AMT咨詢(xún)

9、 專(zhuān)業(yè)實(shí)用 為您著想 第 17 頁(yè) 共 頁(yè),在VISIO途中描述流程的方式,兩個(gè)維度 活動(dòng)流轉(zhuǎn) 流程要素,每一個(gè)流程都是由不同的階段組成的，要識(shí)別每一個(gè)流程大的階段，這是認(rèn)識(shí)流程的第一步，不要一開(kāi)始就深入細(xì)節(jié),某活動(dòng)是由哪個(gè)部門(mén)或崗位來(lái)完成的,活動(dòng)的流轉(zhuǎn),流程的目標(biāo) 流程的客戶(hù) 流程的觸發(fā)事件 流程的輸入、輸出 流程的關(guān)鍵控制點(diǎn),流程的要素,AMT咨詢(xún) 專(zhuān)業(yè)實(shí)用 為您著想 第 18 頁(yè) 共 頁(yè),流程描述格式規(guī)范流程使用符號(hào)說(shuō)明,多選一的時(shí)候用或,必須同時(shí)具備 并須同時(shí)做,當(dāng)活動(dòng)為關(guān)鍵控制點(diǎn)時(shí)使用,接入下一個(gè)流程,用于鏈接數(shù)據(jù)和活動(dòng)的關(guān)系 箭頭指向活動(dòng)，表示輸入 箭頭背向活動(dòng)，表示輸出,用于鏈接

10、流程各項(xiàng)活動(dòng),用于表示輸入輸出物等信息 包括電子版、紙質(zhì)的表單、數(shù)據(jù)等,整個(gè)流程圖的內(nèi)容框架,AMT咨詢(xún) 專(zhuān)業(yè)實(shí)用 為您著想 第 19 頁(yè) 共 頁(yè),3流程描述規(guī)范流程符號(hào)使用示例,動(dòng)作,數(shù)據(jù)線，箭頭的方向代表？,業(yè)務(wù)流轉(zhuǎn)線,表單，包括紙質(zhì)傳遞及系統(tǒng)中的,判斷，一定產(chǎn)生？個(gè)結(jié)果,流程之間的？關(guān)系,和版本變更記錄中必須一致,縱向部門(mén)展示了每個(gè)部門(mén)的責(zé)、權(quán)、利,AMT咨詢(xún) 專(zhuān)業(yè)實(shí)用 為您著想 第 20 頁(yè) 共 頁(yè),流程描述規(guī)范流程圖和版本變更記錄以及關(guān)鍵點(diǎn)說(shuō)明的關(guān)系,動(dòng)作,數(shù)據(jù)線，箭頭的方向代表？,業(yè)務(wù)流轉(zhuǎn)線,表單，包括紙質(zhì)傳遞及系統(tǒng)中的,判斷，一定產(chǎn)生？個(gè)結(jié)果,流程之間的？關(guān)系,和版本變更記錄中必

11、須一致,AMT咨詢(xún) 專(zhuān)業(yè)實(shí)用 為您著想 第 21 頁(yè) 共 頁(yè),流程描述規(guī)范關(guān)鍵點(diǎn)說(shuō)明,部門(mén)代碼+節(jié)點(diǎn)：活動(dòng)名稱(chēng),這個(gè)活動(dòng)能夠?qū)崿F(xiàn)什么目的,工作要求：時(shí)間要求、質(zhì)量要求、成本要求 工作方式：如何做以達(dá)到工作要求,AMT咨詢(xún) 專(zhuān)業(yè)實(shí)用 為您著想 第 22 頁(yè) 共 頁(yè),不能 按照你自己的想當(dāng)然繪制流程 不能 把流程圖局限在你自己的部門(mén) 不能 在真空中工作 不能 在確認(rèn)起點(diǎn)和結(jié)束點(diǎn)前試圖繪制 不能 陷入太多的細(xì)節(jié) 不能 單兵作戰(zhàn),需要 按實(shí)際情況繪制流程 需要 在整個(gè)組織內(nèi)思考流程 需要 與流程牽涉的人員溝通 需要 在開(kāi)始前確認(rèn)流程的起點(diǎn)和結(jié)束 需要 高層級(jí)的流程圖 需要 部門(mén)之間協(xié)作繪制,流程描述注

12、意事項(xiàng)（一）,AMT咨詢(xún) 專(zhuān)業(yè)實(shí)用 為您著想 第 23 頁(yè) 共 頁(yè),流程描述注意事項(xiàng)（一）,業(yè)務(wù)流程現(xiàn)狀描述時(shí)，首先打開(kāi)“寶成儀表_流程管理_流程描述模板V1.0.vsd”文件，該文件將自動(dòng)帶有描述符號(hào)體系（如果沒(méi)有，可以“打開(kāi)”文件，在文件類(lèi)型處選擇模具，將已存的符號(hào)體系打開(kāi)）。 從“符號(hào)體系”中，將“部門(mén)分隔線”等符號(hào)拖至流程圖相應(yīng)位置。 整個(gè)圖表的外框尺寸、各部分的相對(duì)位置不應(yīng)改變。 各部分的字體格式用“楷體_GB2312”，大小為10pt 流程編號(hào)、流程名稱(chēng)、版本號(hào)，根據(jù)具體情況填寫(xiě)。 “部門(mén)”寫(xiě)部門(mén)名稱(chēng)，如果是多個(gè)部門(mén)的，則對(duì)這些部門(mén)的性質(zhì)進(jìn)行歸類(lèi)，然后填入XX部門(mén)，如需求部門(mén) 如果流程內(nèi)容太多，建議調(diào)整流程圖頁(yè)面的大小。文件頁(yè)面設(shè)置頁(yè)面尺寸預(yù)定義的大小（根據(jù)需要選擇A4-A0），默認(rèn)狀態(tài)是A4,框架使用,AMT咨詢(xún) 專(zhuān)業(yè)實(shí)用 為您著想 第 24 頁(yè) 共 頁(yè),流程描述注意事項(xiàng)（一）,流程開(kāi)始的時(shí)候，要用流程開(kāi)始點(diǎn)，標(biāo)注流程“開(kāi)始” 所有流程符號(hào)均用鼠標(biāo)將標(biāo)準(zhǔn)符號(hào)拖到流程圖中 活動(dòng)之間的聯(lián)接使用“連接線”。 在流程的結(jié)束點(diǎn)，標(biāo)注“結(jié)束”符號(hào)。 一個(gè)流程最好不跨多頁(yè)，所以需要仔細(xì)考慮流程的層次分解與合并。 流程中需要出現(xiàn)判斷符號(hào)時(shí)，判斷符號(hào)前