第3章 辦公自動化軟件.ppt

1、計算機(jī)技術(shù)應(yīng)用基礎(chǔ),第3章 辦公自動化軟件,3.1 文字處理軟件Word 3.2 電子表格軟件Excel 3.3 演示文稿制作軟件PowerPoint,3.1 文字處理軟件Word,3.1.1 文檔的基本操作 3.1.2 文本格式的編排 3.1.3 圖文混排 3.1.4 文檔的打印,3.1.1 文檔的基本操作,1、Word窗口 2、輸入文本 3、編輯與修改文本 4、查找與替換文本,1、Word窗口,2、輸入文本,建立新文檔后，就可以在文本編輯區(qū)中的插入點(diǎn)處輸入文本了。輸入文本時，插入點(diǎn)自動后移，當(dāng)用戶輸入的文本到達(dá)右邊界時，Word自動換行，按回車鍵表示一個段落的結(jié)束。,3、編輯與修改文本,選

2、定文本 刪除文本：【Backspace】、【Delete】 復(fù)制和移動文本：【Ctrl+C】、【Ctrl+X】、【Ctrl+V】 撤銷和恢復(fù)：【Ctrl+Z】 插入和改寫文本：【Insert】,4、查找與替換文本,搜索指定詞 搜索指定格式,3.1.2 文本格式的編排,1、設(shè)置字符格式 2、設(shè)置段落格式 3、使用樣式 4、使用格式刷,1、設(shè)置字符格式,（1）字體 設(shè)置字體格式 設(shè)置字符間距 設(shè)置文字效果,圖3-7 字符格式設(shè)置效果,設(shè)置字符格式,（2）中文版式 拼音指南 帶圈字符 縱橫混排 合并字符 雙行合一,圖3-9 中文版式設(shè)置效果,2、設(shè)置段落格式,（1）段落：在段落格式設(shè)置過程中，如果某

3、個默認(rèn)的度量單元與要設(shè)置的單位不同，只要把原來的單位刪掉，直接輸入新的單位即可，如右縮進(jìn)默認(rèn)單位為字符，現(xiàn)在需要厘米，只要刪除原來的0字符，然后直接輸入0.4厘米即可。,設(shè)置段落格式,（2）首字下沉 （3）項目符號和編號 （4）分欄：為了保證分欄一定正確，在分欄前最好在要分欄的段前和段后分別插入分隔符 （5）邊框和底紋,3、使用樣式,內(nèi)置樣式 創(chuàng)建新樣式,4、使用格式刷,單處復(fù)制格式：先選定已經(jīng)設(shè)置好格式的文本或段落，然后單擊“格式刷”按鈕，鼠標(biāo)指針變成帶有“刷子”的I字形狀，用鼠標(biāo)選定需要設(shè)置為相同格式的文本或段落。 多處復(fù)制格式：先選定有格式的文本，然后雙擊“格式刷”按鈕，再用鼠標(biāo)刷各處需

4、要設(shè)置為相同格式的文本，最后單擊“格式刷”按鈕，使鼠標(biāo)指針變?yōu)檎顟B(tài)。,3.1.3 圖文混排,1、插入圖片 2、繪制自選圖形 3、插入公式 4、設(shè)置格式,1、插入圖片,插入剪貼畫 插入圖片 插入藝術(shù)字,2、繪制自選圖形,自選圖形是Word內(nèi)置的圖形，包括線條、正方形、箭頭、流程圖、星形等。 在文檔中繪制各種自選圖形，首先應(yīng)先調(diào)出“繪圖”工具欄，利用“繪圖”工具欄中的按鈕可對其形狀、大小、顏色、樣式以及填充效果等進(jìn)行設(shè)置,3、插入公式,4、設(shè)置格式,設(shè)置圖片大小 設(shè)置圖片版式 設(shè)置水印效果 設(shè)置顏色與線條,3.1.4 文檔的打印,1、頁面設(shè)置 2、分節(jié)符 3、頁眉與頁腳 4、打印預(yù)覽 5、打印

5、,1、頁面設(shè)置,頁邊距 紙張 版式 文檔網(wǎng)絡(luò),2、分節(jié)符,3、頁面與頁腳,注意：有時候頁眉設(shè)置后又不想要了，刪除頁眉上的所有內(nèi)容，可是還是會剩下一條線，不是很容易刪除，這時可以在“格式”工具欄上的“樣式”下拉列表框中選擇“清除格式”，就可以把線刪除了。,圖3-29 頁眉和頁腳工具欄,4、打印預(yù)覽,5、打印,3.2 電子表格軟件Excel,3.2.1 Excel的基本操作 3.2.2 公式與函數(shù)的使用 3.2.3 圖表的制作 3.2.4 數(shù)據(jù)管理,3.2.1 Excel的基本操作,1、Excel窗口 2、工作表的基本操作 3、輸入數(shù)據(jù) 4、設(shè)置格式,1、Excel窗口,工作簿名稱,行號,列標(biāo),工

6、作表標(biāo)簽,活動單元格,名字框,全選按鈕,編輯欄,圖3-32 Excel窗口,工作簿 工作表 單元格 活動單元格,2、工作表的基本操作,3、輸入數(shù)據(jù),填充柄 填充相同數(shù)據(jù) 填充有規(guī)律的數(shù)據(jù),填充柄,4、設(shè)置格式,（1）單元格 設(shè)置數(shù)字格式 合并單元格 （2）列 （3）自動套用格式 （4）條件格式,3.2.2 公式與函數(shù)的使用,1、公式 2、函數(shù),1、公式,公式是以“=”開頭，由常量、單元格地址、運(yùn)算符等組成。運(yùn)算符對公式中的元素進(jìn)行特定類型的運(yùn)算。Microsoft Excel 包含四種類型的運(yùn)算符： 算術(shù)運(yùn)算符：+、-、*、/、% 比較運(yùn)算符：、=、 文本運(yùn)算符：& 引用運(yùn)算符：:、, 、空格

7、,2、函數(shù),SUM IF COUNTIF COUNTA COUNT 單元格地址【F4】： 相對地址 絕對地址 混合地址,3.2.3 圖表的制作,1、創(chuàng)建圖表 2、格式化圖表,1、創(chuàng)建圖表,2、格式化圖表,3.2.4 數(shù)據(jù)管理,1、排序 2、篩選 3、分類匯總 4、數(shù)據(jù)透視表,1、排序,排序是將數(shù)據(jù)按關(guān)鍵字升序或降序進(jìn)行排列,2、篩選,篩選是按照一定的條件從數(shù)據(jù)表中提取滿足條件的數(shù)據(jù)，暫時隱藏不滿足條件的數(shù)據(jù)。,3、分類匯總,分類匯總是將數(shù)據(jù)表中的數(shù)據(jù)按某個分類字段排序后分類，再對相同類別的記錄的某些匯總項進(jìn)行匯總統(tǒng)計（求和、求平均、最大值、計數(shù)等）,4、數(shù)據(jù)透視表,數(shù)據(jù)透視表是交互式報表，可快

8、速合并和比較大量數(shù)據(jù)；可旋轉(zhuǎn)其行和列以看到源數(shù)據(jù)的不同匯總，而且可顯示感興趣區(qū)域的明細(xì)數(shù)據(jù)。,3.3 演示文稿制作軟件PowerPoint,3.3.1 演示文稿的建立 3.3.2 演示文稿的修飾 3.3.3 演示文稿的放映 3.3.4 演示文稿的打包與輸出,3.3.1 演示文稿的建立,1、PowerPoint窗口 2、創(chuàng)建PowerPoint演示文稿 3、幻燈片的基本操作,1、 PowerPoint窗口,編輯窗格 大綱/幻燈片窗格 備注窗格 視圖切換按鈕,2、創(chuàng)建PowerPoint演示文稿,新建空演示文稿 根據(jù)設(shè)計模板新建演示文稿,3、幻燈片的基本操作,插入幻燈片 復(fù)制和移動幻燈片 刪除幻燈

9、片,3.3.2 演示文稿的修飾,1、幻燈片母版 2、配色方案 3、插入超鏈接 4、插入聲音 5、插入可執(zhí)行文件,1、幻燈片母版,每個演示文稿都有幻燈片母板、備注母板和講義母板等幾個母板 加入頁碼 添加背景圖片,2、配色方案,配色方案指背景、文本和線條、陰影、強(qiáng)調(diào)文字和超鏈接等配制了不同的顏色。,3、插入超鏈接,用戶可以對幻燈片上的文字、圖片或動作按鈕等對象插入超鏈接，放映演示文稿時，單擊這些鏈接可以跳轉(zhuǎn)到演示文稿的其他幻燈片、其他文件、網(wǎng)頁等,4、插入聲音,為使放映幻燈片的同時播放解說詞或音樂，可在幻燈片中插入聲音對象,5、插入可執(zhí)行程序,3.3.3 演示文稿的放映,1、設(shè)置動畫效果 2、設(shè)置

10、幻燈片切換效果 3、使用排練計時 4、放映幻燈片,1、設(shè)置動畫效果,在缺省情況下，幻燈片上的所有對象都是無聲無息的同時出現(xiàn)的。利用PowerPoint提供的動畫功能，可以為幻燈片上的每個對象設(shè)置出現(xiàn)的順序、方式、伴音等，以控制播放的流程和提高演示的趣味性。,2、設(shè)置幻燈片切換效果,幻燈片切換效果是指放映時從當(dāng)前的幻燈片過渡到下一張幻燈片的動畫效果。如果不設(shè)置切換效果，則單擊鼠標(biāo)后屏幕上立即換成下一張幻燈片。,3、使用排練計時,用戶可通過排練計時功能自動控制幻燈片的放映時間，使幻燈片按設(shè)置好的時間和順序自動進(jìn)行播放，不需要人為的干預(yù)。,4、放映幻燈片,幻燈片的放映方式很多： 按【F5】鍵從第一張幻燈片開始播放； 單擊“幻燈片放映”“觀看放映”命令，也是從第一張幻燈片開始播放； 單擊屏幕左下角的“放映”按鈕，從當(dāng)前幻燈片開始播放。 按【Esc】鍵，結(jié)束放映回到幻燈片編輯狀態(tài)。,3.3.4 演示文稿的打包與輸出,1、打包演示文稿 2、放映打包的演示文稿 3、演示文稿的打印,1、打包演示文稿,2、放映打包的演示文稿,3、演示文稿的打印,小結(jié),Word的基本操作，包括文本的輸入、編輯、修改和查找。 文本格式的編排，包括字符格式、段落