采購流程規(guī)范

1、采購流程規(guī)范1. 目的本標(biāo)準(zhǔn)業(yè)務(wù)程序的目的是用于設(shè)立必要的定義和程序以保證-有限公司的采購低成本和采購標(biāo)準(zhǔn)的一致性。2. 定義PR：Purchase Request Form 采購申請單,公司內(nèi)部使用；PO：Purchase Order Form 采購訂單，公司對外使用。3. 職責(zé)3.1 請購人根據(jù)部門需求，提出請購要求，提供采購物資的技術(shù)要求，規(guī)格，填寫采購申請單并交相關(guān)人員核準(zhǔn)；接收和檢驗申購的物品和服務(wù)。 3.2 采購人根據(jù)請購人的采購申請單，訂購價格合理并與要求相符合的物品及服務(wù)。采購人員負(fù)責(zé)物料及與項目有關(guān)的各種物資的采購，或?qū)Τ邪痰牟少徆ぷ鬟M(jìn)行監(jiān)督。行政部負(fù)責(zé)公司辦公用品及后勤物

2、資的采購。各采購人員應(yīng)對采購物品的價格及質(zhì)量負(fù)責(zé)。采購人員對公司目前庫存情況了解，并給到申購人相關(guān)意見。3.3 物流保證產(chǎn)品運輸?shù)募皶r、優(yōu)質(zhì)，負(fù)責(zé)進(jìn)口貨物的報關(guān)手續(xù)辦理，及時清關(guān)。3.4 項目部項目部物料申購人對采購申請單內(nèi)容負(fù)責(zé)項目部人員負(fù)責(zé)對供方(物料供應(yīng)商及承包商)的質(zhì)量保證能力評審標(biāo)準(zhǔn)及評審計劃的制定和質(zhì)量保證能力評審。3.5 財務(wù)部在收到所有需要的文件后進(jìn)行核對，將供應(yīng)商的發(fā)票與采購申請單PR、采購訂單PO（合同及報價單）、收貨清單等相關(guān)單據(jù)相對照，進(jìn)行數(shù)量和金額的確認(rèn)。并按時向供貨商付款。4. 采購范圍4.1 硬件類：指公司委外制作的產(chǎn)品，采購后即交付給活動現(xiàn)場使用。4.2 物料類

3、：指與活動直接相關(guān)物料，目前由公司委外加工后，直接交付給公司庫存，待使用。4.3 固定資產(chǎn)：是指單位價值超過人民幣1000元以上，同時使用年限超過兩年以上的生產(chǎn)、經(jīng)營設(shè)備。如機(jī)器、車輛、電子設(shè)備等。4.4 低值設(shè)備：是指單位價值未能達(dá)到固定資產(chǎn)的標(biāo)準(zhǔn)，但其使用年限超過一年的生產(chǎn)、經(jīng)營設(shè)備。在會計處理上可不作為資本性支出而一次費用化，但對其管理應(yīng)視同固定資產(chǎn)進(jìn)行。如辦公桌椅，實驗室用工具。4.5低值易耗品：是指成批采購的低價值的耗材。如實驗室用接插件等。4.6長期服務(wù)的客戶：除上述以外，但有長期供貨或提供勞務(wù)的客戶。如快餐，辦公文具供應(yīng)商, 電信服務(wù)，域名等。其它非費用報銷申請范圍內(nèi)的采購申請。

4、5. 操作過程及操作程序詳述5.1 申請1) 請購人負(fù)責(zé)提供采購物資的技術(shù)要求，規(guī)格型號，可行或必要時，應(yīng)給出推薦的供應(yīng)商及價格。2) 請購人應(yīng)填寫采購申請單，并負(fù)責(zé)交于相關(guān)人員核準(zhǔn)。5.2 批準(zhǔn) 5.2.1 對采購申請單PR的批準(zhǔn)對所有采購申請單，必須嚴(yán)格按以下簽字授權(quán)進(jìn)行核準(zhǔn)：所有預(yù)算外采購申請單必須有項目負(fù)責(zé)人的批準(zhǔn)及簽字；所有IT設(shè)備的采購申請單必須有總經(jīng)理的核準(zhǔn)；所有采購申請單必須有財務(wù)主管的簽字，作為預(yù)算、稅務(wù)、現(xiàn)金流量管理的需要；簽字流程圖：請購人 - 請購人部門經(jīng)理 - 采購 財務(wù) - 總經(jīng)理采購人員只有在取得核準(zhǔn)的采購申請單后，才可實施采購。5.2.2 對采購訂申P(guān)O或合同的

5、申請5.2.2.1 采購訂單如果采購人需要采購訂單，采購人可憑已核準(zhǔn)的采購申請單，向財務(wù)部申請打印采購訂單，并由部門經(jīng)理簽字確認(rèn)后發(fā)給供應(yīng)商。申請人還需負(fù)責(zé)采購訂單的供貨方確認(rèn)，以保證該訂單的有效性。產(chǎn)品及生產(chǎn)物料PO的保存者,應(yīng)注意該PO為公司保密級別較高之文件,未經(jīng)授權(quán)者不可查閱。5.2.2.2 合同如果采購人需要合同，需要_以上的人員在合同文本上簽字和蓋上公章后才可對外使用。重要合同內(nèi)容應(yīng)經(jīng)公司法律顧問核對。(目前是項目負(fù)責(zé)人簽字，是否可改有總經(jīng)理或者法人簽字項目負(fù)責(zé)人只負(fù)責(zé)申購單的確認(rèn)及合同金額與申購單金額有出入時確認(rèn))5.3 報價及磋商5.3.1 物品及服務(wù)采購在任何可能和適用的情況

6、下，采購員應(yīng)根據(jù)下列原則就相同層次的物品或服務(wù)取得不同的報價：例：品名 材質(zhì) 規(guī)格（MM） 采購金額 最少報價數(shù)量 玩偶 表面純棉布 50*40*100 RMB 20 50-100 內(nèi)部泡沫塑料填充 RMB 15RMB18 100-500 含塑料包裝 RMB 10 大于500采購員在同供應(yīng)商進(jìn)行磋商后，應(yīng)作好比較記錄，主要考慮質(zhì)量、價格、折扣、包裝、送貨日期和付款條件等。在需要的情況下，采購員同請購人應(yīng)一同參與同供應(yīng)商的討論。在貨物及服務(wù)質(zhì)量相同的情況下，原則上選擇報價最低的供應(yīng)商，只有在特殊情況下，如價低者品質(zhì)有問題，方可選擇報價較高的供應(yīng)商，但必須詳細(xì)說明原因，以便日后參考。5.3.2 分

7、供方的開發(fā)及選擇（僅適用于產(chǎn)品及生產(chǎn)物料采購）由從申購人員在實施采購前根據(jù)項目部提供的物料清單，將那些認(rèn)為有能力的供應(yīng)商初步確定為分供方，并經(jīng)項目部人員審核會簽后加入合格供應(yīng)商名單。如果是初選的供應(yīng)商，只有在項目組人員進(jìn)行首批樣品鑒定合格后，才可以接受分供方提供的批量生產(chǎn)品。采購部根據(jù)分供方的物品交付、質(zhì)量表現(xiàn)、合作態(tài)度等按季度評價供方滿足要求的能力，并調(diào)查、分析、總結(jié)。5.3.3 第三方物流的開發(fā)及選擇由負(fù)責(zé)物流的人員在保證產(chǎn)品運輸?shù)募皶r、優(yōu)質(zhì)情況下，提供3家以上的貨代以競標(biāo)的方式進(jìn)行選擇。物流人員根據(jù)貨運代理商的交付時間、服務(wù)質(zhì)量、合作態(tài)度等按季度評價貨代滿足要求的能力，并調(diào)查、分析、總結(jié)

8、。5.4 訂購應(yīng)根據(jù)價格，質(zhì)量和服務(wù)等選擇供應(yīng)商。如果采購員所選擇的供應(yīng)商與請購人推薦的不一致，應(yīng)向請購人發(fā)出確認(rèn)，若協(xié)商無果請購人仍堅持用推薦的供應(yīng)商，則需由總經(jīng)理批準(zhǔn)。訂購物品可能有下列兩種形式：憑核準(zhǔn)的采購申請單，從供應(yīng)商處直接購買。向供應(yīng)商發(fā)采購訂單（如需要，可向財務(wù)部申請開具采購訂單）或合同（重要合同內(nèi)容應(yīng)經(jīng)公司法律顧問核對）。對于高頻低價采購的物品，如文具，日用品，午餐等，可以同選擇的供應(yīng)商以簽定年度協(xié)議的方式根據(jù)條款內(nèi)容直接訂購。選擇此類供應(yīng)商應(yīng)以競標(biāo)的方式進(jìn)行（如果可能，應(yīng)至少有三個競爭者）且該類協(xié)議應(yīng)至少每年重審一次，既從不同供應(yīng)商處獲得新的報價，并就現(xiàn)行的協(xié)議內(nèi)容進(jìn)行重新磋

9、商。5.5 接受訂購的非制作類物品送達(dá)后，必須驗收，且驗收人與采購人不能是同一人。驗收合格后，應(yīng)在采購申請單或客戶的送貨單上簽字。對于制作類物品，應(yīng)由項目部在現(xiàn)場進(jìn)行質(zhì)量檢驗。若送達(dá)的物品不合格，采購員應(yīng)與供應(yīng)商聯(lián)系以尋求解決方案。5.6 付款采購人負(fù)責(zé)采購物品的付款申請，應(yīng)在付出傳票后必須附上下列單據(jù)發(fā)票經(jīng)過核準(zhǔn)并已收貨簽收的采購申請單PR，如有采購訂單PO、合同副本和客戶送貨清單也請附上。如是預(yù)付款，可在付清余款時附上全額發(fā)票；如有特殊情況，送貨單可以后補(bǔ)，如DELL設(shè)備采購的全額預(yù)付。對于經(jīng)常性采購的物品，如文具，日用品，午餐等，應(yīng)要求與供應(yīng)商協(xié)商月結(jié)，以轉(zhuǎn)帳形式支付。在可能的情況下，付款應(yīng)始終要求銀行轉(zhuǎn)帳，不支付現(xiàn)金。在可能的情況下，采購人員應(yīng)始終要求供應(yīng)商提供增值稅發(fā)票。6. 記錄對于各次采