建設(shè)單位工程資料歸檔制度

1、一 、 資 料 內(nèi) 容一 、 招 投 標(biāo) 資 料第一條 歸檔的招投標(biāo)文件資料，其內(nèi)容必須準(zhǔn)確、齊全完整、真實(shí)反映招標(biāo)投標(biāo)活動(dòng)的過(guò)程。第二條 招標(biāo)投標(biāo)檔案應(yīng)當(dāng)專人管理。檔案管理人員應(yīng)遵守檔案管理的有關(guān)法律、法規(guī)和規(guī)章制度。檔案管理人員在收到歸檔的招標(biāo)投標(biāo)文件材料后，應(yīng)及時(shí)登記，并認(rèn)真做好檔案資料的立卷、裝訂、歸檔和集中管理工作。第三條 招投標(biāo)單位收集、整理、歸檔的文件資料應(yīng)當(dāng)包括以下內(nèi)容 , 并按下列順序裝訂成冊(cè)：（一）工程建設(shè)項(xiàng)目發(fā)包初步方案及其附件；附件包括： 1、工程建設(shè)項(xiàng)目審批或者備案文件的復(fù)印件；2、邀請(qǐng)招標(biāo)或直接發(fā)包的證明材料；3、滿足招標(biāo)條件的其他材料的復(fù)印件。（二）招標(biāo)事宜備案表

2、及附件資料；（三）工程招標(biāo)代理委托合同、授權(quán)委托書(shū)及工程招標(biāo)代理項(xiàng)目組組成人員情況表；（四）單獨(dú)委托編制施工標(biāo)底的標(biāo)底編制委托合同；（五）招標(biāo)公告或者投標(biāo)邀請(qǐng)書(shū)；（六）投標(biāo)申請(qǐng)人投標(biāo)報(bào)名及獲取資格預(yù)審文件或招標(biāo)文件一覽表；（七）資格預(yù)審文件，中標(biāo)人資格預(yù)審申請(qǐng)材料的復(fù)印件, 資格審查情況報(bào)告；（八）招標(biāo)文件以及對(duì)招標(biāo)文件的澄清或者修改文件；（九）清標(biāo)情況報(bào)告 ;（十）業(yè)主評(píng)委備案表，專家評(píng)委抽取、通知記錄表；（十一）標(biāo)底的封面、編制說(shuō)明及報(bào)價(jià)匯總表；（十二）評(píng)標(biāo)報(bào)告；（十三）招標(biāo)投標(biāo)情況的書(shū)面報(bào)告（其中在前面程序中已提交過(guò)的內(nèi)容，可以不重復(fù)提交。）；.（十四）中標(biāo)結(jié)果公示表；（十五）中標(biāo)通知書(shū)

3、；（十六）中標(biāo)人投標(biāo)文件中的授權(quán)委托書(shū)、投標(biāo)函、報(bào)價(jià)匯總表、項(xiàng)目班子配備情況以及有關(guān)聯(lián)合體、分包等重要資料的復(fù)印件；（十七）合同副本；（十八）工程招標(biāo)代理評(píng)價(jià)意見(jiàn)表；（十九）工程建設(shè)項(xiàng)目招標(biāo)投標(biāo)備案流程表；（二十）工程建設(shè)項(xiàng)目招標(biāo)投標(biāo)合同備案表；（二十一）工程建設(shè)項(xiàng)目招標(biāo)投標(biāo)監(jiān)督情況記錄表；（二十二）工程建設(shè)項(xiàng)目招標(biāo)投標(biāo)行政監(jiān)督意見(jiàn)書(shū)；（二十三）投標(biāo)文件的電子光盤；（二十四）需要存檔的其他材料。第四條 歸檔的招投標(biāo)文件材料應(yīng)字跡清楚、圖表整潔，需要單位或個(gè)人簽章的，其簽章手續(xù)應(yīng)完備，并應(yīng)采用碳素墨水、藍(lán)黑墨水耐久性強(qiáng)的材料書(shū)寫，不得使用圓珠筆、 鉛筆等易褪色的材料書(shū)寫。 所有存檔的文件材料應(yīng)統(tǒng)

4、一使用 a4 或 a3 紙（圖紙除外）。第五條招標(biāo)投標(biāo)文件材料的立卷與歸檔，應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律。同一項(xiàng)目分階段招標(biāo)的， 每一階段應(yīng)分別組卷， 內(nèi)容相同的材料， 可不必重復(fù)存檔，但應(yīng)在檔案?jìng)淇急碇凶⒚飨嚓P(guān)材料的存檔信息；卷與卷之間應(yīng)保持系統(tǒng)聯(lián)系，便于檔案的利用、查詢和保管。第六條 歸檔裝訂的文件材料應(yīng)有案卷封面和卷內(nèi)目錄；并在歸檔文件材料尾頁(yè)之后附卷內(nèi)備考表。第七條保證檔案的保管、保密。第八條 對(duì)保存期已滿，須移交同級(jí)城建檔案館的檔案，應(yīng)按照有關(guān)規(guī)定辦理移交手續(xù)。第九條不得擅自處理或帶走招投標(biāo)檔案資料，禁止任何單位和個(gè)人倒賣、;.涂改、偽造招標(biāo)投標(biāo)檔案。第十條檔案室的建設(shè)應(yīng)當(dāng)具有防盜、防火

5、、防塵、防潮、防霉、防有害生物和防污染等安全設(shè)施， 不得在危險(xiǎn)和不安全的環(huán)境中保管檔案。 對(duì)破損、霉變、散失的檔案， 應(yīng)及時(shí)采取搶救、 復(fù)制、搜集等補(bǔ)救措施， 確保檔案的安全與完整。第十一條 招投標(biāo)檔案只能當(dāng)場(chǎng)查閱，不能借閱。查閱、摘抄或復(fù)印招投標(biāo)檔案資料，必須履行批準(zhǔn)、登記手續(xù)。查閱檔案時(shí)，必須精心愛(ài)護(hù)，不得拆卷、抽頁(yè)、涂改、銷毀。二、工程資料第一條 工程文件可按建設(shè)程序劃分為工程準(zhǔn)備階段文件、監(jiān)理文件、施工文件、竣工圖、竣工驗(yàn)收文件、聲像及電子文件六大類。第二條 建設(shè)單位應(yīng)當(dāng)從工程立項(xiàng)起，向勘察、設(shè)計(jì)、施工和監(jiān)理單位提出編制報(bào)送工程檔案的要求，做到工程檔案材料的收集、編制與工程進(jìn)度同步，保

6、證工程檔案材料的完整。第三條 工程移交新的管理單位，其工程檔案必須隨同移交；停建、緩建工程檔案資料，由建設(shè)單位收集保管。第四條施工單位應(yīng)當(dāng)按照有關(guān)規(guī)定和合同的約定，及時(shí)真實(shí)準(zhǔn)確編制施工技術(shù)文件材料，包括竣工圖。由專兼職檔案員（或資料員），負(fù)責(zé)收集、整理、歸檔和報(bào)送檔案資料。監(jiān)理單位應(yīng)當(dāng)及時(shí)收集、整理在工程監(jiān)理過(guò)程中形成或接收的檔案，并在竣工驗(yàn)收前移交建設(shè)單位。第五條應(yīng)當(dāng)建立科學(xué)的管理制度，便于檔案的利用；有足夠的庫(kù)房，配置必要的設(shè)施， 確保城建檔案的安全； 采用先進(jìn)技術(shù)， 實(shí)現(xiàn)城建檔案管理的現(xiàn)代化。第六條 保密檔案的管理和利用，密級(jí)的變更和解密，必須按照國(guó)家有關(guān)保密的法律和行政法規(guī)的規(guī)定辦理。

7、第七條 鑒定檔案保存價(jià)值的原則、保管期限的標(biāo)準(zhǔn)以及銷毀檔案的程序和辦法，按國(guó)家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。禁止擅自銷毀工程檔案。第八條禁止出賣屬于國(guó)家所有的檔案。檔案復(fù)制件的交換、轉(zhuǎn)讓和出賣，;.須按國(guó)家有關(guān)規(guī)定辦理。第九條檔案管理人員，應(yīng)當(dāng)遵守國(guó)家有關(guān)保密的法律、法規(guī)和檔案管理制度，不得泄漏建設(shè)檔案中涉及的國(guó)家秘密。第十條一個(gè)建設(shè)工程項(xiàng)目由多個(gè)單項(xiàng)工程組成時(shí)，施工技術(shù)文件、竣工圖應(yīng)嚴(yán)格按單項(xiàng)工程分類組卷；工程準(zhǔn)備階段文件、監(jiān)理文件、竣工驗(yàn)收文件、聲像及電子文件應(yīng)以項(xiàng)目為單位分類組卷，其中不同監(jiān)理單位的監(jiān)理文件應(yīng)分別組卷。第十一條排列1、文字材料在前，圖紙?jiān)诤蟆?、文字材料按事項(xiàng)、專業(yè)順序排列。同一事項(xiàng)的請(qǐng)

8、示與批復(fù)、同一文件的印本與定稿、主件與附件不能分開(kāi)，并按批復(fù)在前、報(bào)告在后，印本在前、定稿在后，主件在前、附件在后的順序排列。3、圖紙排列時(shí)，綜合圖在前，專業(yè)圖在后；室外圖在前，室內(nèi)圖在后；土建圖在前，設(shè)備安裝圖在后。即：以綜合、建筑、結(jié)構(gòu)、給排水、電氣、暖通等為序。4、竣工圖應(yīng)以單位工程按專業(yè)分類（建施、結(jié)施、水施、電施等）組卷，并按圖紙編號(hào)依次排列?？⒐D必須應(yīng)有圖紙目錄。第十二條工程文件的排列順序?yàn)椋?1、工程準(zhǔn)備階段文件； 2、監(jiān)理文件； 3、施工技術(shù)文件； 4、竣工驗(yàn)收文件5、竣工圖； 6、聲像、電子文件材料。第十三條一個(gè)建設(shè)工程項(xiàng)目由多個(gè)單項(xiàng)工程組成時(shí)，以項(xiàng)目為單位分類組卷的準(zhǔn)備階

9、段文件、監(jiān)理文件、竣工驗(yàn)收文件、聲像及電子文件四大類，應(yīng)排列在該項(xiàng)目的第一個(gè)單項(xiàng)工程的相應(yīng)位置。1、組合應(yīng)以文件材料的內(nèi)容為主線，兼顧其他特征，使之聯(lián)系密切，分級(jí)適當(dāng)，分卷合理，內(nèi)容盡量單一，類型鮮明，卷與卷內(nèi)容相互銜接。文件材料中工程準(zhǔn)備階段文件、監(jiān)理文件、施工技術(shù)文件、竣工驗(yàn)收文件四個(gè)部分應(yīng)分別組卷。同一組合文件材料中的內(nèi)容不能拆分在不同的案卷中。2、竣工圖原則上按專業(yè)組卷。當(dāng)工程圖紙較少時(shí)，也可合并立卷。三、審計(jì)資料;.第一條審計(jì)資料有送審資料及審計(jì)結(jié)束后審計(jì)局返還資料（審計(jì)報(bào)告、審定意見(jiàn)書(shū)、送達(dá)回證、被審計(jì)單位反饋意見(jiàn)、 工程決算）等。送審資料目錄見(jiàn) “附件二”。第二條 需要按照“正件

10、在前、附件在后，定稿在前、修改稿在后”的原則排序，與之相對(duì)應(yīng)的意見(jiàn)、說(shuō)明等附后。二、整理要求一、整理第一條去除文件材料上的金屬物，對(duì)破損的文件材料進(jìn)行托裱。第二條 文件材料卷對(duì)同一案卷來(lái)說(shuō)，整理后卷內(nèi)文件材料必須做到統(tǒng)一。如一卷中 a4 規(guī)格的文件材料占多數(shù)，就以 a4 規(guī)格為該卷標(biāo)準(zhǔn)，卷內(nèi)其他不同尺寸的材料，通過(guò)折疊、裱貼等達(dá)到統(tǒng)一。第三條 對(duì)于文件材料原件規(guī)格不足 a4（或 16k）時(shí)，常用裱貼方法有兩種：一是將每一張小尺寸的文件材料裱貼在一張 a4（或 16k）規(guī)格的白紙上；二是采用階梯式的裱貼方法。裱貼時(shí)，應(yīng)在左邊留出 25 30mm裝訂邊。第四條 圖紙一律按手風(fēng)琴折疊法，圖簽外露于右

11、下角，圖紙不應(yīng)露白。二、編目第一條 編目是指組成一個(gè)案卷后，編制卷內(nèi)文件頁(yè)號(hào)、卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表、案卷封面。第二條 卷內(nèi)文件材料均按有書(shū)寫內(nèi)容的頁(yè)面編寫頁(yè)號(hào)，每卷單獨(dú)編號(hào)，頁(yè)號(hào)從 1 號(hào)開(kāi)始。第三條頁(yè)號(hào)編寫位置：?jiǎn)蚊鏁?shū)寫的文件材料在右下角編寫頁(yè)號(hào)；雙面書(shū)寫的文件材料，正面在右下角，背面在左下角；圖紙頁(yè)號(hào)的編寫位置應(yīng)緊靠標(biāo)題欄外的右下角。第四條案卷封面、卷內(nèi)目錄、備考表不編寫頁(yè)號(hào)。第五條卷內(nèi)目錄由序號(hào)、文件編號(hào)、責(zé)任者、文件題名、日期、頁(yè)次和備注組成。;.第六條序號(hào)，用以固定卷內(nèi)文件次序。卷內(nèi)文件依其排列先后填寫序號(hào)。序號(hào)用阿拉伯?dāng)?shù)字從1 起依次標(biāo)注。第七條文件編號(hào)，填寫文件的文號(hào)或每張（類）

12、圖紙?jiān)巿D號(hào)。第八條責(zé)任者，填寫文件材料的主要形成單位（竣工圖的責(zé)任者為施工單位）。第九條文件題名：填寫文件標(biāo)題的全稱。無(wú)標(biāo)題的文件應(yīng)根據(jù)內(nèi)容擬寫題名。卷內(nèi)原有完整、準(zhǔn)確的圖紙目錄，題名可從簡(jiǎn)，如“建筑竣工圖或建筑竣工圖 110”。第十條 日期，填寫編制文件的形成日期或起止日期。質(zhì)保資料的編制日期可以省略。第十一條 頁(yè)次，填寫每份（類）文件材料首頁(yè)上標(biāo)注的頁(yè)號(hào)，最后一份文件的頁(yè)次應(yīng)注明起止頁(yè)號(hào)。第十二條備注，對(duì)卷內(nèi)文件變化作必要說(shuō)明。第十三條卷內(nèi)目錄放置于本卷首頁(yè)之前。第十四條 案卷封面采用內(nèi)封面形式，主要內(nèi)容有案卷題名、編制單位、編制日期、密級(jí)、保管期限。第十五條 案卷題名應(yīng)簡(jiǎn)明扼要，準(zhǔn)確揭

13、示卷內(nèi)文件材料的內(nèi)容，便于保管和利用。第十六條 案卷題名一般由建設(shè)單位名稱、建設(shè)項(xiàng)目名稱、工程名稱、卷內(nèi)文件材料內(nèi)容四個(gè)部分（要素）組成，字?jǐn)?shù)控制在 50 個(gè)漢字內(nèi)。第十七條 同一項(xiàng)目的案卷題名時(shí)，建設(shè)單位、項(xiàng)目（工程）名稱一般應(yīng)保持前后一致。一個(gè)建設(shè)工程項(xiàng)目由多個(gè)單項(xiàng)工程組成時(shí)，案卷題名應(yīng)寫明項(xiàng)目名稱和工程名稱（或編號(hào)） 。如：“桂花新村五期（項(xiàng)目名稱） 17 號(hào)住宅（工程名稱）工程準(zhǔn)備階段文件” 。第十八條 建設(shè)單位的名稱，在命名時(shí)須用全稱或通用簡(jiǎn)稱。如： “蘇州市城市建設(shè)投資發(fā)展有限公司” ，簡(jiǎn)稱“蘇州市城市建設(shè)投資公司”或“蘇州市城投;.公司”，不得 稱“ 州市投 公司”或“ 州市城建

14、公司”。第十九條 市政基 施工程，或者建 位與建 目名稱相同，或者已 地名 確 或已有公安 號(hào)的住宅小區(qū)、大型商 建筑等公共建筑，案卷 名的構(gòu)成 略去建 位名稱。如： “人民商 （既是建 位，又是建 目名稱） 建工程建筑竣工 ” 。第二十條 建 目名稱 按立 文件內(nèi)容準(zhǔn)確填寫；建 目只有 1 個(gè)工程，工程名稱省略。一個(gè)建 工程 目由多個(gè) 工程 成 ，工程名稱 按工程 內(nèi)容填寫。第二十一條卷內(nèi)文件材料內(nèi)容， 盡量揭示案卷內(nèi)文件材料的主要內(nèi)容，按文件材料 合表（附件一）準(zhǔn)確填寫。同一 次中的2 卷以上文件材料內(nèi)容 名相互 屬并列關(guān)系，不能包含。同一份、 、次文件材料內(nèi)容可以用 “之一、之二”表示，

15、但文字材料一般不超 3 卷， 卷不能超 5 卷。第二十二條 制 位，即卷內(nèi)文件材料的形成 位或主要 任者。竣工 制 位 施工 位。第二十三條 制日期，即卷內(nèi)文件的形成起止日期，與卷內(nèi)目 中日期相一致。第二十四條 密 分秘密和無(wú)密（可不填）兩種，保管期限分永久、 期和短期三種。三、裝 案卷采用裝 和不裝 兩種形式。即文字材料裝 ， 不裝 。四、照片材料的整理第一條照片按照工程前期、施工 程、竣工 收三個(gè) 段的次序分 排列。第二條 將排列整理好的照片，依次粘在芯 上。 2 照片粘一 芯 。第三條 每 照片 寫 ，有 扼要的文字 明，要寫明被 物所在的具體地點(diǎn)、 、內(nèi)容（含人物） 。第四條照片材料原

16、 上 獨(dú)立卷。 當(dāng)照片 少 （幾 ），可不 獨(dú)立卷，;.將整理好的芯頁(yè)排列在竣工驗(yàn)收文件之后，與竣工驗(yàn)收文件一并立卷。附件一：文件材料組合表總括綜合二次組合文件材料名稱一次組合文件材料名稱文件材料名稱;.名稱文件材料.名稱立項(xiàng)文件建設(shè)用地、拆遷文件工程準(zhǔn)備階段文件勘察、設(shè)計(jì)文件招投標(biāo)文件開(kāi)工審批文件監(jiān)理規(guī)劃、細(xì)則、會(huì)議紀(jì)要、監(jiān)理文件月報(bào)、監(jiān)理工程師聯(lián)系單等文件樁基施工技術(shù)文件施工技術(shù)管理資料建 筑 工工程質(zhì)量控制資料土建施工技術(shù)文件土建工程安全和功能檢驗(yàn)程 施 工資料技 術(shù) 文工程質(zhì)量驗(yàn)收記錄件設(shè)備安裝工程技術(shù)文給排水、電氣、采暖、燃?xì)?、件網(wǎng)絡(luò)、電梯等施工技術(shù)文件室外工程施工技術(shù)文件施工技術(shù)準(zhǔn)

17、備文件原材料、成品、半成品、構(gòu)件、設(shè)備等質(zhì)保書(shū)、試驗(yàn)報(bào)市政基礎(chǔ)設(shè)施工程施工技術(shù)文告件施工檢（試）驗(yàn)報(bào)告;.施工記錄測(cè)量復(fù)核及預(yù)檢記錄隱蔽工程驗(yàn)收記錄工程質(zhì)量檢驗(yàn)評(píng)定表功能性試驗(yàn)記錄質(zhì)量事故報(bào)告及處理記錄竣工測(cè)量資料竣工驗(yàn)收文件綜合竣工圖土建竣工圖建筑安裝工程竣水電竣工圖工圖暖通竣工圖燃?xì)饪⒐D竣工圖其他竣工圖文件道路竣工圖材料市政基礎(chǔ)設(shè)施工橋梁竣工圖程竣工圖排水竣工圖供水、電力、供氣、電訊、有線電視等地下管線竣工圖照片材料聲像、 電聲像文件材料錄音材料子文件 材錄像材料料電子文件材料光盤材料磁盤材料;.附件二：送審目錄序號(hào)資料名稱張 ( 份 ) 數(shù)備注1 可行性研究報(bào)告2 建設(shè)項(xiàng)目立項(xiàng)報(bào)告3 建設(shè)項(xiàng)目立項(xiàng)批準(zhǔn)書(shū)4 建設(shè)用地規(guī)劃許可證5 國(guó)有土地使用證明6 建設(shè)工程規(guī)劃許可證7 建設(shè)工程開(kāi)工許可證8 建設(shè)工程施工許可證9 質(zhì)量監(jiān)督證10 設(shè)計(jì)概算書(shū)11 招投標(biāo)文件12 招標(biāo)答疑書(shū)13 中標(biāo)通知書(shū)14 中標(biāo)概（預(yù)）算書(shū)和標(biāo)底施工合同、補(bǔ)充合同和施15工協(xié)議書(shū)設(shè)計(jì)變更圖紙、設(shè)計(jì)變更16簽證單17 全套施工圖紙18 全套竣工圖紙加蓋送審單位、編制單位19 公章、預(yù)算員專用章的工程決（結(jié)）算書(shū)及軟盤20 工程量計(jì)算書(shū)21 鋼筋翻樣表其他有關(guān)影響工程造價(jià)、22工期等的簽證資料;.甲、乙雙方確認(rèn)的施工單位自行采購(gòu)主材的品牌、23 規(guī)