會(huì)議銷(xiāo)售操作程序與標(biāo)準(zhǔn)

1、程序與標(biāo)準(zhǔn)會(huì)議銷(xiāo)售編號(hào)YLCCH/ S&M 04-006PROCEDURE操作程序與標(biāo)準(zhǔn)REF.NO.第 1版 / 第 0次修改執(zhí)行職位營(yíng)銷(xiāo)副總監(jiān)、銷(xiāo)售經(jīng)理、涉及部門(mén)前廳部、管家部、POSITIONDEPT.市場(chǎng)營(yíng)銷(xiāo)部文員餐飲部財(cái)務(wù)部RESPONSIBLECONCERNED政策制定人審批人執(zhí)行日期PREPARED BYAPPROVED BYEFFECTIE一、會(huì)議銷(xiāo)售的操作程序：1、會(huì)議洽談前（ 1）各種會(huì)議原則上由市場(chǎng)營(yíng)銷(xiāo)部負(fù)責(zé)，涉及租場(chǎng)、住房、宴會(huì)等方面的大型綜合活動(dòng)由市場(chǎng)營(yíng)銷(xiāo)部會(huì)同餐飲公司等共同接洽承辦。（ 2）先準(zhǔn)備好有關(guān)推銷(xiāo)資料，如會(huì)議價(jià)目表、會(huì)議宣傳資料，餐飲各類(lèi)菜譜，租用設(shè)備價(jià)目

2、表、名片、洽談?dòng)涗泦挝坏炔磿r(shí)與客戶(hù)見(jiàn)面。（ 3）帶領(lǐng)客戶(hù)參觀會(huì)議場(chǎng)地及設(shè)施做好介紹性推銷(xiāo)。2、會(huì)議洽談中（1）根據(jù)預(yù)訂要求，查閱會(huì)議/ 團(tuán)隊(duì)客情一覽表 ；（ 2）了解會(huì)議的性質(zhì)、名稱(chēng)、時(shí)間、人數(shù)、舉辦單位、聯(lián)系人、電話(huà)號(hào)碼并準(zhǔn)確地記錄其要點(diǎn)。（ 3）確定會(huì)場(chǎng)的地點(diǎn)、形式、音響、燈光、服務(wù)、項(xiàng)目、所需的橫幅、會(huì)標(biāo)、告示牌、花草布置、簽到臺(tái)、迎賓臺(tái)、歡迎隊(duì)伍、文藝演出等要求。（ 4）確定用餐標(biāo)準(zhǔn)，宴會(huì)人數(shù)、標(biāo)準(zhǔn)、地點(diǎn)、日期以及會(huì)議的茶水、水果點(diǎn)心、飲料等要求和標(biāo)準(zhǔn)。（ 5）確定用房要求，如房間種類(lèi)、間天數(shù)、日期、價(jià)格等。（ 6）確定場(chǎng)租、設(shè)備租用以及其它娛樂(lè)配套設(shè)施的價(jià)格。（ 7）確定支付方式，

3、并要求會(huì)議方支付預(yù)算費(fèi)用的10%作為訂金。（ 8）確定參會(huì)人員泊位數(shù)，司機(jī)、陪同就餐休息地點(diǎn)。（ 9）盡量滿(mǎn)足會(huì)議方要求，若有困難需事先向客人解釋清楚，以免誤會(huì)。（ 10）洽談結(jié)束前，重復(fù)各項(xiàng)要點(diǎn)最終確定，簽定會(huì)議協(xié)議書(shū) ，一式二份，雙方各執(zhí)一份。（11）根據(jù)洽談要求，填寫(xiě)會(huì)議接待通知單會(huì)議室使用通知單 用餐通知單 ，按1 / 3所涉及的部門(mén)，一式幾份，一份留存，其余送到有關(guān)部門(mén)，要求至少提前三天送達(dá)。3、會(huì)議期間（ 1）會(huì)議前一天，與財(cái)務(wù)聯(lián)系，了解會(huì)議方支付訂金情況，如未交，要提醒；對(duì)信譽(yù)欠佳者，可采取相應(yīng)的措施，對(duì)老客戶(hù)可酌情放寬有關(guān)限制；總之，要區(qū)別對(duì)待，確保所有款項(xiàng)收齊。（ 2）如有變

4、化，應(yīng)及時(shí)填寫(xiě)變更通知單通知有關(guān)部門(mén)，細(xì)小變化可電話(huà)通知，記下對(duì)方姓名，以便查實(shí)。（ 3）會(huì)前一小時(shí)檢查會(huì)場(chǎng)布置情況。（ 4）會(huì)議期間，全方位跟蹤服務(wù)，了解客人的反映，及時(shí)處理與協(xié)調(diào)有關(guān)問(wèn)題。保證會(huì)議客人滿(mǎn)意。4、會(huì)議結(jié)束后（ 1）會(huì)議結(jié)束時(shí)，及時(shí)與總臺(tái)聯(lián)系，確保所有款項(xiàng)收齊，處理可能出現(xiàn)的問(wèn)題，如匯款到酒店則需經(jīng)辦人對(duì)所有款項(xiàng)簽字認(rèn)可。（2）征求會(huì)務(wù)和開(kāi)會(huì)者的意見(jiàn)，作好記錄，并填寫(xiě)客戶(hù)意見(jiàn)反饋表。（ 3）由部門(mén)文員將會(huì)議協(xié)議書(shū)、會(huì)議接待通知單歸類(lèi)，并登記在會(huì)議/ 團(tuán)隊(duì)經(jīng)營(yíng)情況一覽表上。（ 4）由高級(jí)公關(guān)經(jīng)理為會(huì)議客戶(hù)建檔，注明所有細(xì)節(jié)，以便今后有針對(duì)性地推銷(xiāo)。二、會(huì)議銷(xiāo)售的操作標(biāo)準(zhǔn)：1、穿著裝束得體、儀容端莊、落落大方、不卑不亢。2、盡量用姓氏稱(chēng)呼客人。 （整個(gè)訪(fǎng)問(wèn)過(guò)程最少用姓氏、職銜稱(chēng)呼客人三次）3、各類(lèi)資料及宣傳品提前準(zhǔn)備充分。4、當(dāng)天整理訪(fǎng)問(wèn)資料并填寫(xiě)銷(xiāo)售工作報(bào)告。5、根據(jù)對(duì)方需要和酒店的價(jià)格政策正確有效地進(jìn)行推銷(xiāo)。6、洽談會(huì)議的銷(xiāo)售人員負(fù)責(zé)全程跟蹤會(huì)議的談判、簽定協(xié)議、會(huì)議舉行、結(jié)算等全過(guò)程。7、該銷(xiāo)售人員負(fù)責(zé)及時(shí)搜集會(huì)議客戶(hù)的反饋信息，并在第一時(shí)間內(nèi)協(xié)助相關(guān)部門(mén)落實(shí)解決。8、對(duì)所有會(huì)議客戶(hù)進(jìn)行建檔工作。9、簽定協(xié)議