Excel表格的35招必學(xué)秘技.doc

Excel 表格的 35 招必學(xué)秘技 也許你已經(jīng)在 Excel 中完成過上百?gòu)堌?cái)務(wù)報(bào)表，也許你已利用 Excel 函數(shù)實(shí)現(xiàn)過上千次的復(fù)雜運(yùn)算，也許你認(rèn)為 Excel 也不過如此，甚至了無新意。但我們平日里無數(shù)次重復(fù)的得心應(yīng)手的使用方法只不過是 Excel 全部技巧的百分之一。本專題從 Excel 中的一些鮮為人知的技巧入手，領(lǐng)略一下關(guān)于 Excel 的別樣風(fēng)情。 一、讓不同類型數(shù)據(jù)用不同顏色顯示 在工資表中，如果想讓大于等于 2000 元的工資總額以 “ 紅色 顯示，大于等于 1500 元的工資總額以 “ 藍(lán)色 顯示，低于 1000 元的工資總額以 “ 棕色 顯示，其它以 “ 黑色 顯示，我們可以這樣設(shè)置。 1. 打開 “ 工資表 工作簿，選中 “ 工資總額 所在列，執(zhí)行 “ 格式 條件格式 命令，打開 “ 條件格式 對(duì)話框。單擊第二個(gè)方框右側(cè)的下拉按鈕，選中 “ 大于或等于 選項(xiàng)，在后面的方框中輸入數(shù)值 “2000 。單擊 “ 格式 按鈕，打開 “ 單元格格式 對(duì)話框，將 “ 字體 的 “ 顏色 設(shè)置為 “ 紅色 。 2. 按 “ 添加 按鈕，并仿照上面的操作設(shè)置好其它條件 ( 大于等于 1500 ，字體設(shè)置為 “ 藍(lán)色 ；小于 1000 ，字體設(shè)置為 “ 棕色 ) 。 3. 設(shè)置完成后，按下 “ 確定 按鈕。 看看工資表吧，工資總額的數(shù)據(jù)是不是按你的要求以不同顏色顯示出來了。 二、建立分類下拉列表填充項(xiàng) 我們常常要將企業(yè)的名稱輸入到表格中，為了保持名稱的一致性，利用 “ 數(shù)據(jù)有效性 功能建了一個(gè)分類下拉列表填充項(xiàng)。 1. 在 Sheet2 中，將企業(yè)名稱按類別 ( 如 “ 工業(yè)企業(yè) 、 “ 商業(yè)企業(yè) 、 “ 個(gè)體企業(yè) 等 ) 分別輸入不同列中，建立一個(gè)企業(yè)名稱數(shù)據(jù)庫(kù)。 2. 選中 A 列 (“ 工業(yè)企業(yè) 名稱所在列 ) ，在 “ 名稱 欄內(nèi)，輸入 “ 工業(yè)企業(yè) 字符后，按 “ 回車 鍵進(jìn)行確認(rèn)。 仿照上面的操作，將 B 、 C 列分別命名為 “ 商業(yè)企業(yè) 、 “ 個(gè)體企業(yè) 3. 切換到 Sheet1 中，選中需要輸入 “ 企業(yè)類別 的列 ( 如 C 列 ) ，執(zhí)行 “ 數(shù)據(jù) 有效性 命令，打開 “ 數(shù)據(jù)有效性 對(duì)話框。在 “ 設(shè)置 標(biāo)簽中，單擊 “ 允許 右側(cè)的下拉按鈕，選中 “ 序列 選項(xiàng)，在下面的 “ 來源 方框中，輸入 “ 工業(yè)企業(yè) ， “ 商業(yè)企業(yè) ， “ 個(gè)體企業(yè) 序列 ( 各元素之間用英文逗號(hào)隔開 ) ，確定退出。 再選中需要輸入企業(yè)名稱的列 ( 如 D 列 ) ，再打開 “ 數(shù)據(jù)有效性 對(duì)話框，選中 “ 序列 選項(xiàng)后，在 “ 來源 方框中輸入公式： =INDIRECT(C1) ，確定退出。 4. 選中 C 列任意單元格 ( 如 C4) ，單擊右側(cè)下拉按鈕，選擇相應(yīng)的 “ 企業(yè)類別 填入單元格中。然后選中該單元格對(duì)應(yīng)的 D 列單元格 ( 如 D4) ，單擊下拉按鈕，即可從相應(yīng)類別的企業(yè)名稱列表中選擇需要的企業(yè)名稱填入該單元格中。 提示：在以后打印報(bào)表時(shí)，如果不需要打印 “ 企業(yè)類別 列，可以選中該列，右擊鼠標(biāo)，選 “ 隱藏 選項(xiàng)，將該列隱藏起來即可。 三、建立 “ 常用文檔 新菜單 在菜單欄上新建一個(gè) “ 常用文檔 菜單，將常用的工作簿文檔添加到其中，方便隨時(shí)調(diào)用。 1. 在工具欄空白處右擊鼠標(biāo)，選 “ 自定義 選項(xiàng)，打開 “ 自定義 對(duì)話框。在 “ 命令 標(biāo)簽中，選中 “ 類別 下的 “ 新菜單 項(xiàng)，再將 “ 命令 下面的 “ 新菜單 拖到菜單欄。 按 “ 更改所選內(nèi)容 按鈕，在彈出菜單的 “ 命名 框中輸入一個(gè)名稱 ( 如 “ 常用文檔 ) 。 2. 再在 “ 類別 下面任選一項(xiàng) ( 如 “ 插入 選項(xiàng) ) ，在右邊 “ 命令 下面任選一項(xiàng) ( 如 “ 超鏈接 選項(xiàng) ) ，將它拖到新菜單 ( 常用文檔 ) 中，并仿照上面的操作對(duì)它進(jìn)行命名 ( 如 “ 工資表 等 ) ，建立第一個(gè)工作簿文檔列表名稱。 重復(fù)上面的操作，多添加幾個(gè)文檔列表名稱。 3. 選中 “ 常用文檔 菜單中某個(gè)菜單項(xiàng) ( 如 “ 工資表 等 ) ，右擊鼠標(biāo)，在彈出的快捷菜單中，選 “ 分配超鏈接 打開 選項(xiàng)，打開 “ 分配超鏈接 對(duì)話框。通過按 “ 查找范圍 右側(cè)的下拉按鈕，定位到相應(yīng)的工作簿 ( 如 “ 工資 .xls 等 ) 文件夾，并選中該工作簿文檔。 重復(fù)上面的操作，將菜單項(xiàng)和與它對(duì)應(yīng)的工作簿文檔超鏈接起來。 4. 以后需要打開 “ 常用文檔 菜單中的某個(gè)工作簿文檔時(shí)，只要展開 “ 常用文檔 菜單，單擊其中的相應(yīng)選項(xiàng)即可。 提示：盡管我們將 “ 超鏈接 選項(xiàng)拖到了 “ 常用文檔 菜單中，但并不影響 “ 插入 菜單中 “ 超鏈接 菜單項(xiàng)和 “ 常用 工具欄上的 “ 插入超鏈接 按鈕的功能。 四、制作 “ 專業(yè)符號(hào) 工具欄 在編輯專業(yè)表格時(shí)，常常需要輸入一些特殊的專業(yè)符號(hào)，為了方便輸入，我們可以制作一個(gè)屬于自己的 “ 專業(yè)符號(hào) 工具欄。 1. 執(zhí)行 “ 工具 宏 錄制新宏 命令，打開 “ 錄制新宏 對(duì)話框，輸入宏名 ? 如 “fuhao1? 并將宏保存在 “ 個(gè)人宏工作簿 中，然后 “ 確定 開始錄制。選中 “ 錄制宏 工具欄上的 “ 相對(duì)引用 按鈕，然后將需要的特殊符號(hào)輸入到某個(gè)單元格中，再單擊 “ 錄制宏 工具欄上的 “ 停止 按鈕，完成宏的錄制。 仿照上面的操作，一一錄制好其它特殊符號(hào)的輸入 “ 宏 。 2. 打開 “ 自定義 對(duì)話框，在 “ 工具欄 標(biāo)簽中，單擊 “ 新建 按鈕，彈出 “ 新建工具欄 對(duì)話框，輸入名稱 “ 專業(yè)符號(hào) ，確定后，即在工作區(qū)中出現(xiàn)一個(gè)工具條。 切換到 “ 命令 標(biāo)簽中，選中 “ 類別 下面的 “ 宏 ，將 “ 命令 下面的 “ 自定義按鈕 項(xiàng)拖到 “ 專業(yè)符號(hào) 欄上 ( 有多少個(gè)特殊符號(hào)就拖多少個(gè)按鈕 ) 。 3. 選中其中一個(gè) “ 自定義按鈕 ，仿照第 2 個(gè)秘技的第 1 點(diǎn)對(duì)它們進(jìn)行命名。 4. 右擊某個(gè)命名后的按鈕，在隨后彈出的快捷菜單中，選 “ 指定宏 選項(xiàng)，打開 “ 指定宏 對(duì)話框，選中相應(yīng)的宏 ( 如 fuhao1 等 ) ，確定退出。 重復(fù)此步操作，將按鈕與相應(yīng)的宏鏈接起來。 5. 關(guān)閉 “ 自定義 對(duì)話框，以后可以像使用普通工具欄一樣，使用 “ 專業(yè)符號(hào) 工具欄，向單元格中快速輸入專業(yè)符號(hào)了。 五、用 “ 視面管理器 保存多個(gè)打印頁面 有的工作表，經(jīng)常需要打印其中不同的區(qū)域，用 “ 視面管理器 吧。 1. 打開需要打印的工作表，用鼠標(biāo)在不需要打印的行 ( 或列 ) 標(biāo)上拖拉，選中它們?cè)儆覔羰髽?biāo)，在隨后出現(xiàn)的快捷菜單中，選 “ 隱藏 選項(xiàng)，將不需要打印的行 ( 或列 ) 隱藏起來。 2. 執(zhí)行 “ 視圖 視面管理器 命令，打開 “ 視面管理器 對(duì)話框，單擊 “ 添加 按鈕，彈出 “ 添加視面 對(duì)話框，輸入一個(gè)名稱 ( 如 “ 上報(bào)表 ) 后，單擊 “ 確定 按鈕。 3. 將隱藏的行 ( 或列 ) 顯示出來，并重復(fù)上述操作， “ 添加 好其它的打印視面。 4. 以后需要打印某種表格時(shí)，打開 “ 視面管理器 ，選中需要打印的表格名稱，單擊 “ 顯示 按鈕，工作表即刻按事先設(shè)定好的界面顯示出來，簡(jiǎn)單設(shè)置、排版一下，按下工具欄上的 “ 打印 按鈕，一切就 OK 了。 六、讓數(shù)據(jù)按需排序 如果你要將員工按其所在的部門進(jìn)行排序，這些部門名稱既的有關(guān)信息不是按拼音順序，也不是按筆畫順序，怎么辦 ? 可采用自定義序列來排序。 1. 執(zhí)行 “ 格式 選項(xiàng) 命令，打開 “ 選項(xiàng) 對(duì)話框，進(jìn)入 “ 自定義序列 標(biāo)簽中，在 “ 輸入序列 下面的方框中輸入部門排序的序列 ( 如 “ 機(jī)關(guān) , 車隊(duì) , 一車間 , 二車間 , 三車間 等 ) ，單擊 “ 添加 和 “ 確定 按鈕退出。 2. 選中 “ 部門 列中任意一個(gè)單元格，執(zhí)行 “ 數(shù)據(jù) 排序 命令，打開 “ 排序 對(duì)話框，單擊 “ 選項(xiàng) 按鈕，彈出 “ 排序選項(xiàng) 對(duì)話框，按其中的下拉按鈕，選中剛才自定義的序列，按兩次 “ 確定 按鈕返回，所有數(shù)據(jù)就按要求進(jìn)行了排序。 七、把數(shù)據(jù)徹底隱藏起來 工作表部分單元格中的內(nèi)容不想讓瀏覽者查閱，只好將它隱藏起來了。 1. 選中需要隱藏內(nèi)容的單元格 ( 區(qū)域 ) ，執(zhí)行 “ 格式 單元格 命令，打開 “ 單元格格式 對(duì)話框，在 “ 數(shù)字 標(biāo)簽的 “ 分類 下面選中 “ 自定義 選項(xiàng)，然后在右邊 “ 類型 下面的方框中輸入 “ ； ( 三個(gè)英文狀態(tài)下的分號(hào) ) 。 2. 再切換到 “ 保護(hù) 標(biāo)簽下，選中其中的 “ 隱藏 選項(xiàng)，按 “ 確定 按鈕退出。 3. 執(zhí)行 “ 工具 保護(hù) 保護(hù)工作表 命令，打開 “ 保護(hù)工作表 對(duì)話框，設(shè)置好密碼后， “ 確定 返回。 經(jīng)過這樣的設(shè)置以后，上述單元格中的內(nèi)容不再顯示出來，就是使用 Excel 的透明功能也不能讓其現(xiàn)形。 提示：在 “ 保護(hù) 標(biāo)簽下，請(qǐng)不要清除 “ 鎖定 前面復(fù)選框中的 “ 號(hào)，這樣可以防止別人刪除你隱藏起來的數(shù)據(jù)。 八、讓中、英文輸入法智能化地出現(xiàn) 在編輯表格時(shí)，有的單元格中要輸入英文，有的單元格中要輸入中文，反復(fù)切換輸入法實(shí)在不方便，何不設(shè)置一下，讓輸入法智能化地調(diào)整呢 ? 選中需要輸入中文的單元格區(qū)域，執(zhí)行 “ 數(shù)據(jù) 有效性 命令，打開 “ 數(shù)據(jù)有效性 對(duì)話框，切換到 “ 輸入法模式 標(biāo)簽下，按 “ 模式 右側(cè)的下拉按鈕，選中 “ 打開 選項(xiàng)后， “ 確定 退出。 以后當(dāng)選中需要輸入中文的單元格區(qū)域中任意一個(gè)單元格時(shí)，中文輸入法 ( 輸入法列表中的第 1 個(gè)中文輸入法 ) 自動(dòng)打開，當(dāng)選中其它單元格時(shí)，中文輸入法自動(dòng)關(guān)閉。 九、讓 “ 自動(dòng)更正 輸入統(tǒng)一的文本 你是不是經(jīng)常為輸入某些固定的文本，如電腦報(bào)而煩惱呢 ? 那就往下看吧。 1. 執(zhí)行 “ 工具 自動(dòng)更正 命令，打開 “ 自動(dòng)更正 對(duì)話框。 2. 在 “ 替換 下面的方框中輸入 “pcw( 也可以是其他字符， “pcw 用小寫 ) ，在 “ 替換為 下面的方框中輸入 “ 電腦報(bào) ，再單擊 “ 添加 和 “ 確定 按鈕。 3. 以后如果需要輸入上述文本時(shí)，只要輸入 “pcw 字符 ? 此時(shí)可以不考慮 “pcw 的大小寫 ? ，然后確認(rèn)一下就成了。 十、在 Excel 中自定義函數(shù) Excel 函數(shù)雖然豐富，但并不能滿足我們的所有需要。我們可以自定義一個(gè)函數(shù)，來完成一些特定的運(yùn)算。下面，我們就來自定義一個(gè)計(jì)算梯形面積的函數(shù)： 1. 執(zhí)行 “ 工具 宏 Visual Basic 編輯器 菜單命令 ( 或按 “Alt+F11 快捷鍵 ) ，打開 Visual Basic 編輯窗口。 2. 在窗口中，執(zhí)行 “ 插入 模塊 菜單命令，插入一個(gè)新的模塊 模塊 1 。 3. 在右邊的 “ 代碼窗口 中輸入以下代碼： Function V(a,b,h)V = h*(a+b)/2End Function 4. 關(guān)閉窗口，自定義函數(shù)完成。 以后可以像使用內(nèi)置函數(shù)一樣使用自定義函數(shù)。 提示：用上面方法自定義的函數(shù)通常只能在相應(yīng)的工作簿中使用。 十一、表頭下面襯張圖片 為工作表添加的背景，是襯在整個(gè)工作表下面的，能不能只襯在表頭下面呢 ? 1. 執(zhí)行 “ 格式 工作表 背景 命令，打開 “ 工作表背景 對(duì)話框，選中需要作為背景的圖片后，按下 “ 插入 按鈕，將圖片襯于整個(gè)工作表下面。 2. 在按住 Ctrl 鍵的同時(shí)，用鼠標(biāo)在不需要襯圖片的單元格 ( 區(qū)域 ) 中拖拉，同時(shí)選中這些單元格 ( 區(qū)域 ) 。 3. 按 “ 格式 工具欄上的 “ 填充顏色 右側(cè)的下拉按鈕，在隨后出現(xiàn)的 “ 調(diào)色板 中，選中 “ 白色 。經(jīng)過這樣的設(shè)置以后，留下的單元格下面襯上了圖片，而上述選中的單元格 ( 區(qū)域 ) 下面就沒有襯圖片了 ( 其實(shí)，是圖片被 “ 白色 遮蓋了 ) 。 提示 ? 襯在單元格下面的圖片是不支持打印的。 十二、用連字符 “& 來合并文本 如果我們想將多列的內(nèi)容合并到一列中，不需要利用函數(shù)，一個(gè)小小的連字符 “& 就能將它搞定 ( 此處假定將 B 、 C 、 D 列合并到一列中 ) 。 1. 在 D 列后面插入兩個(gè)空列 (E 、 F 列 ) ，然后在 D1 單元格中輸入公式： =B1&C1&D1 。 2. 再次選中 D1 單元格，用 “ 填充柄 將上述公式復(fù)制到 D 列下面的單元格中， B 、 C 、 D 列的內(nèi)容即被合并到 E 列對(duì)應(yīng)的單元格中。 3. 選中 E 列，執(zhí)行 “ 復(fù)制 操作，然后選中 F 列，執(zhí)行 “ 編輯 選擇性粘貼 命令，打開 “ 選擇性粘貼 對(duì)話框，選中其中的 “ 數(shù)值 選項(xiàng)，按下 “ 確定 按鈕， E 列的內(nèi)容 ( 不是公式 ) 即被復(fù)制到 F 列中。 4. 將 B 、 C 、 D 、 E 列刪除，完成合并工作。 提示：完成第 1 、 2 步的操作，合并效果已經(jīng)實(shí)現(xiàn)，但此時(shí)如果刪除 B 、 C 、 D 列，公式會(huì)出現(xiàn)錯(cuò)誤。故須進(jìn)行第 3 步操作，將公式轉(zhuǎn)換為不變的 “ 值 。 生成績(jī)條 常有朋友問 “ 如何打印成績(jī)條 這樣的問題，有不少人采取錄制宏或 VBA 的方法來實(shí)現(xiàn)，這對(duì)于初學(xué)者來說有一定難度。出于此種考慮，我在這里給出一種用函數(shù)實(shí)現(xiàn)的簡(jiǎn)便方法。 此處假定學(xué)生成績(jī)保存在 Sheet1 工作表的 A1 至 G64 單元格區(qū)域中，其中第 1 行為標(biāo)題，第 2 行為學(xué)科名稱。 1. 切換到 Sheet2 工作表中，選中 A1 單元格，輸入公式： =IF(MOD(ROW() ， 3)=0 ， ， IF(0MOD?ROW() ， 3(=1 ， sheet1 ！ A ， INDEX(sheet1 ！ $A ： $G ， INT(ROW()+4)/3)+1) ， COLUMN() 。 2. 再次選中 A1 單元格，用 “ 填充柄 將上述公式復(fù)制到 B1 至 G1 單元格中；然后，再同時(shí)選中 A1 至 G1 單元格區(qū)域，用 “ 填充柄 將上述公式復(fù)制到 A2 至 G185 單元格中。 至此，成績(jī)條基本成型，下面簡(jiǎn)單修飾一下。 3. 調(diào)整好行高和列寬后，同時(shí)選中 A1 至 G2 單元格區(qū)域 ( 第 1 位學(xué)生的成績(jī)條區(qū)域 ) ，按 “ 格式 工具欄 “ 邊框 右側(cè)的下拉按鈕，在隨后出現(xiàn)的邊框列表中，選中 “ 所有框線 選項(xiàng)，為選中的區(qū)域添加邊框 ( 如果不需要邊框，可以不進(jìn)行此步及下面的操作 ) 。 4. 同時(shí)選中 A1 至 G3 單元格區(qū)域，點(diǎn)擊 “ 常用 工具欄上的 “ 格式刷 按鈕，然后按住鼠標(biāo)左鍵，自 A4 拖拉至 G186 單元格區(qū)域，為所有的成績(jī)條添加邊框。 按 “ 打印 按鈕，即可將成績(jī)條打印出來。 十四、 Excel 幫你選函數(shù) 在用函數(shù)處理數(shù)據(jù)時(shí)，常常不知道使用什么函數(shù)比較合適。 Excel 的 “ 搜索函數(shù) 功能可以幫你縮小范圍，挑選出合適的函數(shù)。 執(zhí)行 “ 插入 函數(shù) 命令，打開 “ 插入函數(shù) 對(duì)話框，在 “ 搜索函數(shù) 下面的方框中輸入要求 ( 如 “ 計(jì)數(shù) ) ，然后單擊 “ 轉(zhuǎn)到 按鈕，系統(tǒng)即刻將與 “ 計(jì)數(shù) 有關(guān)的函數(shù)挑選出來，并顯示在 “ 選擇函數(shù) 下面的列表框中。再結(jié)合查看相關(guān)的幫助文件，即可快速確定所需要的函數(shù)。 十五、同時(shí)查看不同工作表中多個(gè)單元格內(nèi)的數(shù)據(jù) 有時(shí)，我們編輯某個(gè)工作表 (Sheet1) 時(shí)，需要查看其它工作表中 (Sheet2 、 Sheet3) 某個(gè)單元格的內(nèi)容，可以利用 Excel 的 “ 監(jiān)視窗口 功能來實(shí)現(xiàn)。 執(zhí)行 “ 視圖 工具欄 監(jiān)視窗口 命令，打開 “ 監(jiān)視窗口 ，單擊其中的 “ 添加監(jiān)視 按鈕，展開 “ 添加監(jiān)視點(diǎn) 對(duì)話框，用鼠標(biāo)選中需要查看的單元格后，再單擊 “ 添加 按鈕。重復(fù)前述操作，添加其它 “ 監(jiān)視點(diǎn) 。 以后，無論在哪個(gè)工作表中，只要打開 “ 監(jiān)視窗口 ，即可查看所有被監(jiān)視點(diǎn)單元格內(nèi)的數(shù)據(jù)和相關(guān)信息。 十六、為單元格快速畫邊框 在 Excel 2002 以前的版本中，為單元格區(qū)域添加邊框的操作比較麻煩， Excel 2002 對(duì)此功能進(jìn)行了全新的拓展。 單擊 “ 格式 工具欄上 “ 邊框 右側(cè)的下拉按鈕，在隨后彈出的下拉列表中，選 “ 繪圖邊框 選項(xiàng)，或者執(zhí)行 “ 視圖 工具欄 邊框 命令，展開 “ 邊框 工具欄。 單擊工具欄最左側(cè)的下拉按鈕，選中一種邊框樣式，然后在需要添加邊框的單元格區(qū)域中拖拉，即可為相應(yīng)的單元格區(qū)域快速畫上邊框。 提示： 如果畫錯(cuò)了邊框，沒關(guān)系，選中工具欄上的 “ 擦除邊框 按鈕，然后在錯(cuò)誤的邊框上拖拉一下，就可以清除掉錯(cuò)誤的邊框。 如果需要畫出不同顏色的邊框，可以先按工具欄右側(cè)的 “ 線條顏色 按鈕，在隨后彈出的調(diào)色板中選中需要的顏色后，再畫邊框即可。 這一功能還可以在單元格中畫上對(duì)角的斜線。 十七、控制特定單元格輸入文本的長(zhǎng)度 你能想象當(dāng)你在該輸入四位數(shù)的單元格中卻填入了一個(gè)兩位數(shù)，或者在該輸入文字的單元格中你卻輸入了數(shù)字的時(shí)候， Excel 就能自動(dòng)判斷、即時(shí)分析并彈出警告，那該多好啊 ! 要實(shí)現(xiàn)這一功能，對(duì) Excel 來說，也并不難。 例如我們將光標(biāo)定位到一個(gè)登記 “ 年份 的單元格中，為了輸入的統(tǒng)一和計(jì)算的方便，我們希望 “ 年份 都用一個(gè)四位數(shù)來表示。所以，我們可以單擊 “ 數(shù)據(jù) 菜單的 “ 有效性 選項(xiàng)。在 “ 設(shè)置 卡片 “ 有效性條件 的 “ 允許 下拉菜單中選擇 “ 文本長(zhǎng)度 。然后在 “ 數(shù)據(jù) 下拉菜單中選擇 “ 等于 ，且 “ 長(zhǎng)度 為 “4 。同時(shí)，我們?cè)賮淼?“ 出錯(cuò)警告 卡片中，將 “ 輸入無效數(shù)據(jù)時(shí)顯示的出錯(cuò)警告 設(shè)為 “ 停止 ，并在 “ 標(biāo)題 和 “ 錯(cuò)誤信息 欄中分別填入 “ 輸入文本非法 ! 和 “ 請(qǐng)輸入四位數(shù)年份。 字樣。 很顯然，當(dāng)如果有人在該單元格中輸入的不是一個(gè)四位數(shù)時(shí)， Excel 就會(huì)彈出示的警告對(duì)話框，告訴你出錯(cuò)原因，并直到你輸入了正確 “ 樣式 的數(shù)值后方可繼續(xù)錄入。神奇吧 ? 其實(shí)，在 Excel 的 “ 數(shù)據(jù)有效性 判斷中，還有許多特殊類型的數(shù)據(jù)格式可選，比如 “ 文本類型 啊， “ 序列大小 啊， “ 時(shí)間遠(yuǎn)近 啊，如你有興趣，何不自作主張，自己設(shè)計(jì)一種檢測(cè)標(biāo)準(zhǔn)，讓你的 Excel 展示出與眾不同的光彩呢。 十八、成組填充多張表格的固定單元格 我們知道每次打開 Excel ，軟件總是默認(rèn)打開多張工作表。由此就可看出 Excel 除了擁有強(qiáng)大的單張表格的處理能力，更適合在多張相互關(guān)聯(lián)的表格中協(xié)調(diào)工作。要協(xié)調(diào)關(guān)聯(lián)，當(dāng)然首先就需要同步輸入。因此，在很多情況下，都會(huì)需要同時(shí)在多張表格的相同單元格中輸入同樣的內(nèi)容。 那么如何對(duì)表格進(jìn)行成組編輯呢 ? 首先我們單擊第一個(gè)工作表的標(biāo)簽名 “Sheet1 ，然后按住 Shift 鍵，單擊最后一張表格的標(biāo)簽名 “Sheet3( 如果我們想關(guān)聯(lián)的表格不在一起，可以按住 Ctrl 鍵進(jìn)行點(diǎn)選 ) 。此時(shí)，我們看到 Excel 的標(biāo)題欄上的名稱出現(xiàn)了 “ 工作組 字樣，我們就可以進(jìn)行對(duì)工作組的編輯工作了。在需要一次輸入多張表格內(nèi)容的單元格中隨便寫點(diǎn)什么，我們發(fā)現(xiàn)， “ 工作組 中所有表格的同一位置都顯示出相應(yīng)內(nèi)容了。 但是，僅僅同步輸入是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的。比如，我們需要將多張表格中相同位置的數(shù)據(jù)統(tǒng)一改變格式該怎么辦呢 ? 首先，我們得改變第一張表格的數(shù)據(jù)格式，再單擊 “ 編輯 菜單的 “ 填充 選項(xiàng)，然后在其子菜單中選擇 “ 至同組工作表 。這時(shí)， Excel 會(huì)彈出 “ 填充成組工作表 的對(duì)話框，在這里我們選擇 “ 格式 一項(xiàng)，點(diǎn) “ 確定 后，同組中所有表格該位置的數(shù)據(jù)格式都改變了。 十九、改變文本的大小寫 在 Excel 中，為表格處理和數(shù)據(jù)運(yùn)算提供最強(qiáng)大支持的不是公式，也不是數(shù)據(jù)庫(kù)，而是函數(shù)。不要以為 Excel 中的函數(shù)只是針對(duì)數(shù)字，其實(shí)只要是寫進(jìn)表格中的內(nèi)容， Excel 都有對(duì)它編輯的特殊函數(shù)。例如改變文本的大小寫。 在 Excel 2002 中，至少提供了三種有關(guān)文本大小寫轉(zhuǎn)換的函數(shù)。它們分別是： “=UPPER( 源數(shù)據(jù)格 ) ，將文本全部轉(zhuǎn)換為大寫； “=LOWER( 源數(shù)據(jù)格 ) ，將文本全部轉(zhuǎn)換成小寫； “=PROPER( 源數(shù)據(jù)格 ) ，將文本轉(zhuǎn)換成 “ 適當(dāng) 的大小寫，如讓每個(gè)單詞的首字母為大寫等。例如，我們?cè)谝粡埍砀竦?A1 單元格中輸入小寫的 “excel ，然后在目標(biāo)單元格中輸入 “=UPPER(A1) ，回車后得到的結(jié)果將會(huì)是 “EXCEL 。同樣，如果我們?cè)?A3 單元格中輸入 “mr.weiwei ，然后我們?cè)谀繕?biāo)單元格中輸入 “=PROPER(A3) ，那么我們得到的結(jié)果就將是 “Mr.Weiwei 了。 二十、提取字符串中的特定字符 除了直接輸入外，從已存在的單元格內(nèi)容中提取特定字符輸入，絕對(duì)是一種省時(shí)又省事的方法，特別是對(duì)一些樣式雷同的信息更是如此，比如員工名單、籍貫等信息。 如果我們想快速?gòu)?A4 單元格中提取稱謂的話，最好使用 “=RIGHT( 源數(shù)據(jù)格，提取的字符數(shù) ) 函數(shù)，它表示 “ 從 A4 單元格最右側(cè)的字符開始提取 2 個(gè)字符 輸入到此位置。當(dāng)然，如果你想提取姓名的話，則要使用 “=LEFT( 源數(shù)據(jù)格，提取的字符數(shù) ) 函數(shù)了。還有一種情況，我們不從左右兩端開始，而是直接從數(shù)據(jù)中間提取幾個(gè)字符。比如我們要想從 A5 單元格中提取 “ 武漢 兩個(gè)字時(shí)，就只須在目標(biāo)單元格中輸入 “=MID(A5,4,2) 就可以了。意思是：在 A5 單元格中提取第 4 個(gè)字符后的兩個(gè)字符，也就是第 4 和第 5 兩個(gè)字。 二十一、把基數(shù)詞轉(zhuǎn)換成序數(shù)詞將英文的基數(shù)詞轉(zhuǎn)換成序數(shù)詞是一個(gè)比較復(fù)雜的問題。因?yàn)樗鼪]有一個(gè)十分固定的模式：大多數(shù)的數(shù)字在變成序數(shù)詞都是使用的 “th 后綴，但大凡是以 “1 、 “2 、 “3 結(jié)尾的數(shù)字卻分別是以 “st 、 “nd 和 “rd 結(jié)尾的。而且， “11 、 “12 、 “13 這 3 個(gè)數(shù)字又不一樣，它們卻仍然是以 “th 結(jié)尾的。因此，實(shí)現(xiàn)起來似乎很復(fù)雜。其實(shí)，只要我們理清思路，找準(zhǔn)函數(shù)，只須編寫一個(gè)公式，就可輕松轉(zhuǎn)換了。不信，請(qǐng)看： “=A2&IF(OR(VALUE(RIGHT(A2,2)=11,12,13),th,IF(OR(VALUE(RIGHT(A2)=1,2,3,CHOOSE(RIGHT(A2),st,nd,rd),th) 。該公式盡管一長(zhǎng)串，不過含義卻很明確： 如果數(shù)字是以 “11 、 “12 、 “13 結(jié)尾的，則加上 “th 后綴； 如果第 1 原則無效，則檢查最后一個(gè)數(shù)字，以 “1 結(jié)尾使用 “st 、以 “2 結(jié)尾使用 “nd 、以 “3 結(jié)尾使用 “rd ； 如果第 1 、 2 原則都無效，那么就用 “th 。因此，基數(shù)詞和序數(shù)詞的轉(zhuǎn)換實(shí)現(xiàn)得如此輕松和快捷。 二十二、用特殊符號(hào)補(bǔ)齊位數(shù) 和財(cái)務(wù)打過交道的人都知道，在賬面填充時(shí)有一種約定俗成的 “ 安全填寫法 ，那就是將金額中的空位補(bǔ)齊，或者在款項(xiàng)數(shù)據(jù)的前面加上 “$ 之類的符號(hào)。其實(shí)，在 Excel 中也有類似的輸入方法，那就是 “REPT 函數(shù)。它的基本格式是 “=REPT(“ 特殊符號(hào) ，填充位數(shù) ) 。 比如，我們要在中 A2 單元格里的數(shù)字結(jié)尾處用 “# 號(hào)填充至 16 位，就只須將公式改為 “=(A2&REPT(#,16-LEN(A2) 即可；如果我們要將 A3 單元格中的數(shù)字從左側(cè)用 “# 號(hào)填充至 16 位，就要改為 “=REPT(#,16-LEN(A3)&A3 ；另外，如果我們想用 “# 號(hào)將 A4 中的數(shù)值從兩側(cè)填充，則需要改為 “=REPT(#,8-LEN(A4)/2)&A4&REPT(#)8-LEN(A4)/2) ；如果你還嫌不夠?qū)I(yè)，要在 A5 單元格數(shù)字的頂頭加上 “$ 符號(hào)的話，那就改為： “=(TEXT(A5,$#,#0.00(&REPT(#,16-LEN(TEXT(