美的電機公司零星采購管理制度

廣 東 美 的 集 團 空調(diào)電機事業(yè)部零星采購管理制度一、目的為統(tǒng)一規(guī)范公司各部門的零星采購流程，有效控制采購成本，保證采購行為的公平、公正、公開，明確并規(guī)范各部門職責，特制定本制度。二、適用范圍1、辦公用品，包括：電話，臺扇（吊扇）、多用插座等，單價在500元以下與辦公相關(guān)的通用物品；這里的辦公用品不包含辦公文具、電腦低值耐用品、打印機耗材以及辦公家具；2、生產(chǎn)性低值易耗品，包括：備品配件，工裝夾具，五金工具，其他輔助工具；3、非生產(chǎn)性低值易耗品，包括：勞保福利用品，常備藥品，宣傳用品，與技術(shù)質(zhì)量系統(tǒng)技術(shù)、檢測直接相關(guān)的一些零星耗用品(不包含由事業(yè)部審批的檢測設(shè)備及備件)；4、小型基建項目，即同一個項目中采購多種非生產(chǎn)性易耗品，通常采購總額在2000元以上10000元以下，如科室小型裝修，車間水電安裝等。三、各部門職責1、各職能部門負責編制本部門零星采購月度需求和年度需求計劃，并向財務(wù)部備案。2、管理科負責審核辦公用品、非生產(chǎn)性低值易耗品、小型基建項目的采購申請，并負責組織其具體采購工作（與技術(shù)質(zhì)量系統(tǒng)技術(shù)、檢測直接相關(guān)的零星耗用品除外）；管理科在物品采購部門產(chǎn)生爭議時，有權(quán)進行解釋；有權(quán)對各部門物品使用情況監(jiān)督管理，避免虛報、浪費以及不合理采購情況的發(fā)生；3、設(shè)備組負責審核生產(chǎn)性低值易耗品中備品配件（包括各種生產(chǎn)設(shè)備上的零配件以及一些精密度較高、價值較高需要特別定制的零配件）、工裝夾具的采購申請，并負責組織具體的采購工作；如非生產(chǎn)性低值易耗品與生產(chǎn)性低值易耗品相同，適用生產(chǎn)性低值易耗品采購，不允許出現(xiàn)同一物品多個部門參與采購。4、財務(wù)部負責會審單價500元以上，或總金額2000元以上的零星采購申請。并負責參與價格的招標及商務(wù)會談，對采購價格和采購流程的合理性進行監(jiān)督；財務(wù)部負責資產(chǎn)管理、登記造冊及廢舊物資的處理等工作；5、供應(yīng)組負責除備品備件、工裝夾具以外的生產(chǎn)性低值易耗品的采購，主要指一些零星的價值較低的生產(chǎn)輔助材料；6、財務(wù)部物流組負責對采購物品入庫、發(fā)放、換發(fā)，并通知使用部門一同查驗物品質(zhì)量；7、總經(jīng)理負責審批采購計劃或采購申請，并決定具體采購行為。8、各采購部門于每月底統(tǒng)計當月采購的物品、數(shù)量等相關(guān)明細。四、采購申請審批程序公司內(nèi)部各職能部門、車間在實際需要時提出零星采購申請，所有采購計劃必須根據(jù)客觀需要，避免浪費和虛報，各部門在年度或月度有固定項目需求采購時，需提供月度或年度采購計劃報財務(wù)部備案。1、生產(chǎn)性低值易耗品的申請：（1）備品備件、工裝夾具的申請流程：對蕪湖公司備品備件、工裝夾具的申請審批程序，作如下具體規(guī)定：A、備品備件、工裝夾具的申請一般由生產(chǎn)部門提出，每月月末車間根據(jù)下月計劃手工填寫；B、由設(shè)備組對車間提交的威靈（蕪湖）公司備品備件采購申請表進行審核匯總,重新整理成威靈（蕪湖）公司備品備件月度采購計劃表報電機事業(yè)本部審批，在非特殊情況下，不需要編制相關(guān)文字報告；設(shè)備組在審核車間計劃時需注意安全庫存量的制定，根據(jù)備件每月的消耗量、結(jié)合采購周期及備用需求確定安全庫存量，并據(jù)其生成每月的采購計劃，庫存量（含在途）等于或大于安全庫存量的，禁止采購；另外一些臨時需要制作的工裝夾具，需車間手工填寫模具與工裝夾具申請表（見附三），并需經(jīng)車間主任、工藝部門以及制造部部長的簽字與審核。C、計劃表被批準后設(shè)備組對備件、夾具進行詢價、比價，并進行商務(wù)會談或招標，最終選定供應(yīng)商；D、完成合同或訂貨單的編制，并手工填寫備件合同審批表報空調(diào)事業(yè)部批準；合同審批流程如下：a、小于5萬元，由制造部部長提交，蕪湖公司總經(jīng)理審核，綜合管理部審核，事業(yè)部總經(jīng)理審批；b、5萬元及以上，由蕪湖公司制造部部長與總經(jīng)理共同提交,空調(diào)電機事業(yè)部負責人審核，營運部會審,事業(yè)本部總裁裁決；E、計劃外購置的,需手工填寫備件計劃外采購申請表，審批流程與正常采購合同審批流程相同；F、事業(yè)部對備件合同審批表或備件外采購申請表批準后，設(shè)備組將合同送至財務(wù)蓋合同章，合同正式生效；G、對于1000元以下的合同文本需報蕪湖公司管理科備案，10000元以上的合同文本需報綜合管理部備案，并作為單據(jù)報銷的依據(jù)。（2）生產(chǎn)輔助材料的申請：A、生產(chǎn)輔助材料的申請一般由生產(chǎn)部門提出，申請人在每月月末按下月采購需求計劃在MIP中填寫生產(chǎn)性低值易耗品零星采購申請表；B、申請表填完后在MIP中的審批流程是：車間主任簽字確認 部門領(lǐng)導審核 (對于總價500元以上的采購，需報財務(wù)經(jīng)理審核) 總經(jīng)理審批 供應(yīng)組；C、供應(yīng)組收到審批過的申請后組織具體采購工作。車間每月月末根據(jù)下月需求提交計劃申請，在提交申請的時候需要嚴格根據(jù)客觀需要，避免浪費和虛報。審核部門在對車間的申請進行審核的時候需要對于一些非易損耗以及金額較大的輔助材料控制申請次數(shù)，對同一物品申請次數(shù)頻繁的，車間說明申請次數(shù)頻繁的原因，如若為非正常損壞，需追究責任人責任；如若為質(zhì)量問題，需車間出具說明，追究供應(yīng)商責任，并責令整改直至改正，否則予以更換供應(yīng)商。2、辦公用品、非生產(chǎn)性低值易耗品，小型基建項目的申請：根據(jù)各部門職責，辦公用品，非生產(chǎn)性低值易耗品中的勞保福利用品，常備藥品，宣傳用品以及小型基建項目的采購申請由管理科購買；與技術(shù)質(zhì)量系統(tǒng)技術(shù)、檢測直接相關(guān)的一些零星非生產(chǎn)性耗用品由計量室購買；A、申請時在MIP中填寫非生產(chǎn)性低值易耗品零星采購申請表；B、申請表填完后在MIP中的審批流程是：(車間主任)部門負責人管理科經(jīng)理(大于200元，需總經(jīng)理審核) 辦公室OR計量室；C、辦公室或計量室收到審批過的申請后組織具體的采購工作。3、緊急采購緊急采購一般用于不經(jīng)常使用、計劃外的臨時性的采購項目（這里的緊急采購不包括原材料的采購），采購時，使用部門在MIP系統(tǒng)中填寫緊急采購申請單，經(jīng)部門負責人審核、制造部審核、財務(wù)審核，最后蕪湖公司總經(jīng)理審批后，業(yè)務(wù)員進行采購，因為緊急采購為臨時性計劃外采購，車間需嚴格控制申請金額與數(shù)量，杜絕浪費，原則上各部門每月最多允許提交3次申請。在提交以上申請時需要注意的是，申請人在申請表中務(wù)必注明所需采購物料的具體數(shù)量及型號規(guī)格，必要時需要提供品牌，避免不必要的拖遢，以提高工作效率，如果申請表中對采購物品表述不清的，采購部門有權(quán)拒絕購買，直至改正為止。五、商務(wù)談判及采購價格報批1、辦公用品，非生產(chǎn)性低值易耗品，小型基建項目采購流程1.1堅持多方選點、多方洽淡、貨比三家的原則，對一次單件物品采購單價超過500元或長期零星采購的物品，原則上必須有三家以上的供應(yīng)商進行選擇，管理科把供應(yīng)商的詳細資料匯總后記錄下來，并存檔；若是緊急情況下采購，一時無法選擇三家以上單價進行報價，則必須提交書面申請，經(jīng)管理科審核，蕪湖公司總經(jīng)理批準后，按特例進行操作。1.2所有采購必須全面真實填寫商務(wù)會談情況匯總表，會談組織實施按分權(quán)手冊執(zhí)行，會談結(jié)果必須由會談小組全部成員確認，管理科主任審核后，方可交公司總經(jīng)理審批。1.3經(jīng)總經(jīng)理批準后的商務(wù)會談情況匯總表由實施部門復(fù)印，原件交管理科存檔。1.4對長期性采購的物品，如辦公用品、勞保用品、技術(shù)質(zhì)量系統(tǒng)所需的非生產(chǎn)性物資，以及一次性采購的單件物品超過500元，需首先經(jīng)過商務(wù)會談，填寫商務(wù)談判情況匯總表確定幾家供應(yīng)商，并在以后的采購過程中給予不同的比例進行分配，以增強供應(yīng)商之間的競爭力，同時商務(wù)談判必須要有財務(wù)部人員參與。1.5每一年進行一次供應(yīng)商重新確定的商務(wù)談判，若因市場及其它情況導致供貨的價格等因素的變化，應(yīng)及時就供應(yīng)商對供貨價格重新確定的商務(wù)會談，責任部門及時填寫商務(wù)會談表，并按新的標準進行采購。1.6所有采購活動，必須全面收集各方面的供貨信息，進行綜合篩選，確定會談對象。1.7商務(wù)會談的內(nèi)容盡可能全面而具體，且必須有價格、質(zhì)量、供貨周期、結(jié)算方式、票據(jù)形式、供貨方式及保障能力、違約處罰等內(nèi)容的規(guī)定，必須堅持公平、合理，對我方有利的原則。1.8對于突發(fā)性且必須立即采購，又找不到更多的洽談對象時，經(jīng)部門負責人同意，可不進行三家以上的供應(yīng)商談判，但必須由兩個部門以上共同執(zhí)行（其中必須有財務(wù)部參加）且按照2.7操作，事后必須補辦相關(guān)手續(xù)。1.9所有供應(yīng)商資料由管理科匯總管理，并于年終就非生產(chǎn)性采購向總經(jīng)理總結(jié)報告。2、生產(chǎn)性低值易耗品采購流程2.1零星采購原則上要求招標定價；未招標項目采用商務(wù)談判方式定價。均需填報電機事業(yè)部外購（協(xié)）物料報價審批表（以下簡稱報價審批表）報事業(yè)部審批。2.2零星采購招標價執(zhí)行期限為一年，定為每年的元月實施招標。元月份招標內(nèi)容以前一年招標價格為基準。出現(xiàn)向中標供應(yīng)商采購未定價物料，采購當月月底需統(tǒng)一匯總此部分價格對比資料，填報報價審批表，參照審批流程執(zhí)行，并作為報銷附件。臨時向其他供應(yīng)商采購物料，需在采購前及時辦理比價及價格申報審批程序，并作為報銷附件。2.3所有采購活動，必須全面收集各方面的供貨信息，進行整理和篩選，初步確定采購談判對象。在供應(yīng)商征詢價格時必須向所有供應(yīng)商提供明確一致的質(zhì)量要求、服務(wù)要求、品牌要求等，即保證對所有的供應(yīng)商提供信息的公開、公平、公正。2.4對于計劃外采購總額超過1000元、單項采購物品超過150元的，要求組織三家以上的供應(yīng)商實施商務(wù)談判定價，填報價格審批表報批；計劃外采購總額或單項采購不超過150元的，若供方不愿出示報價，采購部門可協(xié)同有關(guān)部門進行口頭詢價方式定價，對詢價內(nèi)容出具書面說明作為報銷附件。2.5在采購業(yè)務(wù)發(fā)生前，組織同選定的各家供應(yīng)商進行商務(wù)談判。在商務(wù)談判中必須首先與供應(yīng)商確認質(zhì)量、服務(wù)、品牌、供貨時間等系列非價格要求的一致性，在此基礎(chǔ)上要求供應(yīng)商進一步降低價格。2.6招標談判必須有采購申請部門、采購實施部門、財務(wù)部、管理科人員共同參與。零星采購招標談判原則上必須有部門副職以上人員主持。談判中及談判前，參與會談人員不得損害公司利益，故意泄露價格。2.7部門計劃外專用品如備品備件、計量用品等，在采購過程中有的無法挑選出3家以上的供應(yīng)商報價，原則上要求采購實施部門出具書面報告，解釋原因，列示歷史采購價和實際執(zhí)行價等內(nèi)容。經(jīng)部門負責人審核、財務(wù)、管理科會簽后提交蕪湖公司總經(jīng)理審批執(zhí)行。2.8招標執(zhí)行期內(nèi)若因市場及實際情況的變化，導致供貨價格浮動大的，應(yīng)及時進行供應(yīng)商及供貨價格的重新確定，填報價格審批表上報審批。 2.9根據(jù)實際需要，可與供應(yīng)商簽定供貨合同和質(zhì)保協(xié)議，明確各項條款。合同價格即為執(zhí)行價格。六、入庫、發(fā)放及資產(chǎn)管理1、財務(wù)物流組備件管理員在簽收貨物時，必須核對實物、送貨單的一致性。2、物流組備件管理員對入庫的物品打印收料單作為財務(wù)入庫的帳務(wù)處理依據(jù)，其中備件、工裝夾具類在實物入庫后即根據(jù)設(shè)備組提供的合同價格與實際送貨數(shù)量打印收料單，生產(chǎn)輔助材料類在每月15日前根據(jù)供應(yīng)商開具的發(fā)票和送貨單打印收料單，勞保用品依據(jù)每月實際申請計劃上價格與送貨單月底前打印收料單，其余一些零星非生產(chǎn)性低值易耗品依據(jù)發(fā)票和送貨單也應(yīng)盡快打印收料單。3、每月各部門申請的行政、勞保、藥品及非生產(chǎn)性用品經(jīng)批準購買后，由各部門自行派人去物流組領(lǐng)取，物流組應(yīng)嚴格按照審批的用品及數(shù)量進行發(fā)放。4、各部門對領(lǐng)用的勞保用品，應(yīng)嚴格按照各崗位使用情況進行合理發(fā)放，對車間的物品領(lǐng)用，應(yīng)由車間統(tǒng)一管理，并落實專人負責，物品的領(lǐng)用回收必須以明細表的方式體現(xiàn)出來，以便公司進行檢查，對每月回收的勞保用品，公司將根據(jù)每月實際發(fā)放與回收的比例，對各部門進行考核。5、原物品報廢的，需以舊換新統(tǒng)一交物流組回收保管，對此，倉管員應(yīng)嚴格把關(guān)，對于無舊物換新物的申領(lǐng)人員有權(quán)拒絕發(fā)放，對于舊物丟失的需追究相關(guān)人責任，另外，應(yīng)認真核對品種、數(shù)量，并以表格的形式進行存檔，以備公司進行檢查核對，廢舊物品由物流組根據(jù)集團、事業(yè)部及工廠的報廢管理制度提出申請，經(jīng)審批后，方可進行變賣處理，同時接受管理科的監(jiān)督，其它任何部門、個人不得以任何理由丟棄、私用及變賣。七、零星采購報銷1、零星采購招標資料必須交財務(wù)備案；招標內(nèi)物料報銷需提供當月月度計劃、倉庫收料單、發(fā)票、合同及驗收報告等。2、招標外物料采購報銷需打印出MIP系統(tǒng)中審批完后的采購申請表、電機事業(yè)部外購（協(xié)）物料報價審批表原件、倉庫收料單、發(fā)票及驗收報告。3、采購部門需及時通知供應(yīng)商盡快開票結(jié)算，其中備件、工裝夾具需在實物入庫后一個月內(nèi)開具發(fā)票，如果特殊情況下驗收期較長的按合同中規(guī)定執(zhí)行；生產(chǎn)性輔助材料需在實物入庫后下個月10號前開具發(fā)票，勞保用品等非生產(chǎn)性低值易耗品需在實物入庫后一個月內(nèi)開具發(fā)票。所有采購物品在驗收合格入庫后一個月內(nèi)必須憑以上資料到財務(wù)辦理報銷手續(xù)。4、未按要求定期執(zhí)行招標、進行價格對比采購的物資不予報銷。八、考核1、若發(fā)現(xiàn)未按采購程序操作的，對責任人處以200元以上的罰款，情節(jié)嚴重的按公司相關(guān)制度處理。2、對不按規(guī)定超定額領(lǐng)用的，將對責任人（發(fā)放人和領(lǐng)用人）各予以50元以上的罰款，并退回超額部分。3、對必須回收后以舊換新的用品，回收率必須超過95以上，否則不予領(lǐng)取，違者將對責任人（發(fā)放人和領(lǐng)用人）各予以50元以上的罰款。4、對手套、口罩等勞保用品，應(yīng)以舊換新，對任意丟棄的，按其價值的雙倍扣罰責任人。5、