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淺談縣級新華書店內(nèi)部控制建設(shè)摘要 企業(yè)內(nèi)部控制工作的完善程度反映了企業(yè)的管理水平,本文就目前縣級新華書店在內(nèi)控方面存在的不足作了披露,分析了建立健全內(nèi)部控制建設(shè)的意義,并提出縣級新華書店加強內(nèi)部控制建設(shè)的措施。關(guān)鍵詞 縣級新華書店;內(nèi)部控制建設(shè);意義;措施1 引 言新華書店從創(chuàng)立到現(xiàn)在已經(jīng)有多個春秋了,在這個發(fā)展過程中,各店已形成了一套管理制度和內(nèi)部控制體系。但根據(jù)企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范及配套指引,縣級新華書店的內(nèi)部控制機制還很不完善。筆者作為縣級新華書店的一名財務(wù)人員,認(rèn)為目前縣級新華書店內(nèi)部控制方面存在以下不足:(1)對內(nèi)部控制認(rèn)識不到位。縣級新華書店管理層認(rèn)識不足,有的縣店領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為內(nèi)部控制就是會計控制,有的沒有將其納入書店的長遠(yuǎn)發(fā)展規(guī)劃重點考慮,有的則是粗放管理、憑經(jīng)驗按自己意志辦事。領(lǐng)導(dǎo)在內(nèi)控建設(shè)中未發(fā)揮主導(dǎo)作用,致使員工內(nèi)部控制意識淡薄。(2)內(nèi)部監(jiān)督機制不全??h級新華書店一般沒有內(nèi)部審計機構(gòu),內(nèi)部審計一般由財務(wù)人員兼職,與財務(wù)部同屬一人領(lǐng)導(dǎo),內(nèi)部審計在形式上缺乏應(yīng)有的獨立性。另外,在內(nèi)審的職能上,很多縣級店的內(nèi)部審計工作僅僅是審核會計賬目,而在內(nèi)部稽查、評價內(nèi)部控制設(shè)計和運行的有效性等方面,卻未能充分發(fā)揮應(yīng)有的作用。(3)沒有定期崗位輪換制度和關(guān)鍵崗位員工的強制休假制度。有的縣級新華書店的業(yè)務(wù)科長十幾年如一日地在同一個工作崗位,有的書店的會計從小張被叫到老張。(4)風(fēng)險控制薄弱??h級新華書店在教輔圖書發(fā)行中,為了擴大銷售,提高市場競爭力,而給學(xué)校大量賒銷,產(chǎn)生大量應(yīng)收賬款,由于種種原因,比如學(xué)校將圖書款挪作他用,或者由于銷售人員催收不力等導(dǎo)致應(yīng)收賬款長期掛賬,從而產(chǎn)生壞賬風(fēng)險。以上狀況的存在在一定程度上影響到新華書店的經(jīng)營效率,成為書店發(fā)展的絆腳石,基于此,本文認(rèn)為縣級新華書店建立健全內(nèi)部控制勢在必行。2 縣級新華書店建立健全內(nèi)部控制的意義內(nèi)部控制是指單位治理層、管理層及全體員工共同實施的、旨在實現(xiàn)控制目標(biāo)的過程。其意義是合理保證企業(yè)經(jīng)營管理合法合規(guī)、資產(chǎn)安全、財務(wù)報告及相關(guān)信息真實完整,提高經(jīng)營效率和效果,促進企業(yè)實現(xiàn)發(fā)展戰(zhàn)略。3 縣級新華書店加強內(nèi)部控制建設(shè)的措施3.1 增強內(nèi)部控制意識單位負(fù)責(zé)人對內(nèi)部控制的認(rèn)識和態(tài)度,在一定程度上決定著一個單位內(nèi)部控制的基調(diào),是搞好內(nèi)部控制的關(guān)鍵。財政部門要經(jīng)常組織單位負(fù)責(zé)人進行培訓(xùn)學(xué)習(xí),只有單位負(fù)責(zé)人充分認(rèn)識內(nèi)部控制的重要性,強調(diào)內(nèi)部控制的重要性,并在書店內(nèi)部營造嚴(yán)格執(zhí)行各項控制措施的氛圍環(huán)境,才能加強整個書店的內(nèi)控意識,防止錯誤和舞弊,提高管理的效果和效率。同時適時地對全體員工進行內(nèi)部控制的宣傳培訓(xùn),從而提高全體人員對內(nèi)部控制的認(rèn)識程度。3.2 強化書店內(nèi)部環(huán)境建設(shè)內(nèi)部環(huán)境規(guī)定企業(yè)的紀(jì)律與架構(gòu),影響經(jīng)營管理目標(biāo)的制定,塑造企業(yè)文化氛圍并影響員工的控制意識,是其他要素的核心。只有建立良好的內(nèi)部控制環(huán)境,才能保證制度的真正落實,才能達到內(nèi)部控制的目的。具體如下:(1)增設(shè)內(nèi)部審計部門。保證內(nèi)部審計機構(gòu)設(shè)置、人員配備和工作的獨立性,賦予內(nèi)部審計部門追查異常情況的權(quán)力和提出處理處罰建議的權(quán)力。(2)建立良好的人力資源政策。提高職工的職業(yè)道德修養(yǎng)和專業(yè)勝任能力,切實加強員工培訓(xùn)和繼續(xù)教育,提升員工素質(zhì)。實行定期崗位輪換制度和關(guān)鍵崗位員工的強制休假制度。(3)提升企業(yè)文化建設(shè)?!捌髽I(yè)興旺在于管理,管理優(yōu)劣在于文化”,要總結(jié)新華人的優(yōu)良傳統(tǒng),將“新華精神”提煉升華,形成一種行為準(zhǔn)則、價值觀念和道德規(guī)范,凝聚員工的歸屬感、積極性和創(chuàng)造性,打響新華品牌。3.3 縣級新華書店應(yīng)設(shè)計良好的內(nèi)部控制活動3.3. 不相容職務(wù)分離控制不相容職務(wù)主要包括授權(quán)批準(zhǔn)與業(yè)務(wù)經(jīng)辦、業(yè)務(wù)經(jīng)辦與會計記錄、會計記錄與財產(chǎn)保管、授權(quán)批準(zhǔn)與監(jiān)督檢查等。對于不相容職務(wù)如果不實行相互分離的措施,就容易發(fā)生舞弊行為。其核心是內(nèi)部牽制,因此,縣級新華書店在設(shè)計、建立內(nèi)部控制制度時應(yīng)明確職責(zé)權(quán)限,使不相容崗位和職務(wù)之間能夠相互監(jiān)督、相互制約,形成有效的制衡機制。比如:不得由一人辦理貨幣資金業(yè)務(wù)的全過程,不得由同一部門或個人辦理合同業(yè)務(wù)的全過程,不得由同一部門或個人辦理圖書采購業(yè)務(wù)的全過程等。3.3. 授權(quán)批準(zhǔn)控制縣級新華書店應(yīng)建立授權(quán)批準(zhǔn)體系,明確授權(quán)批準(zhǔn)的范圍、層次、程序及責(zé)任。對于重大業(yè)務(wù)和事項,應(yīng)當(dāng)實行集體決策審批或者聯(lián)簽制度,任何個人不得單獨進行決策或者擅自改變集體決策意見。3.3. 會計系統(tǒng)控制縣級新華書店首先應(yīng)按照會計法要求設(shè)置會計賬簿,不做假賬。其次,記賬、出納、保管等不相容業(yè)務(wù),應(yīng)分人擔(dān)任,如人員有限,也應(yīng)保證管賬的不管錢,管錢的不管賬,同時建立復(fù)核制度,建立會計工作的崗位責(zé)任制,對會計人員進行科學(xué)合理的分工,使之相互監(jiān)督和制約;按照規(guī)定取得和填制原始憑證;對憑證進行連續(xù)編號;規(guī)定合理的憑證傳遞程序;明確憑證的裝訂和保管責(zé)任;合理設(shè)置賬戶,登記會計賬簿,進行復(fù)式記賬;按照要求編制、報送、保管財務(wù)會計報告。3.3. 預(yù)算控制縣級新華書店應(yīng)建立預(yù)算控制,確定預(yù)算目標(biāo),并組織實施。通過預(yù)算的編制和檢查預(yù)算的執(zhí)行情況,比較、分析內(nèi)部各部門未完成預(yù)算的原因,并對未完成預(yù)算的不良后果采取改進措施,確保各項預(yù)算的嚴(yán)格執(zhí)行。3.3. 運營分析控制縣級新華書店應(yīng)建立運營情況分析制度,綜合運用購進、銷售、財務(wù)等方面的信息,通過因素分析、對比分析、趨勢分析等,定性與定量相結(jié)合,進行運營分析,發(fā)現(xiàn)問題,及時查明原因并予以改進。3.3. 績效考評控制績效考評制度貫穿于書店管理制度的始終,主要包括:制定績效考核目標(biāo);設(shè)置考核指標(biāo) ,包括定量指標(biāo)和定性指標(biāo);選擇考核標(biāo)準(zhǔn);實施考核;評定與分析考核結(jié)果;結(jié)果反饋與實施糾正??傊?,內(nèi)部控制是一項系統(tǒng)性工程,是一個動態(tài)的管理

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