文件整理與歸檔方法.ppt

各位朋友 下午好！,淺談文件整理與歸檔的方法 兼談檔案保管 利用 電子檔案,吳士健 20140608,口 討論、研究本題的主要依據 國家檔案局2000年12月6日發(fā)布的歸檔文件整理規(guī)則。 2004年國家檔案局 國家經貿委 國家計委發(fā)布的企業(yè)檔案管理規(guī)定 2004年國家檔案局 國務院國有資產監(jiān)督管理委員會發(fā)布國有企業(yè)文 件材料歸檔辦法 國家檔案局2006年12月18日公布并施行的機關文件材料歸檔范圍和 文書檔案保管期陰規(guī)定 國家檔案局2012年12月17日發(fā)布，2013年2月1日起施 行的企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限的規(guī)定 中辦、國辦頒發(fā)的電子文件管理辦法,口 文件整理與歸檔的方法 導語,DA Gs, 檔案是國家和社會歷史的真實面貌，是被“濃縮了的世界”; 檔案作為積累“人類文化遺產和“世界記憶工程”的重要組成部分，保 存著各種“本源性的信息“； 檔案工作是一項永恒的事業(yè)，檔案工作是一種科學文化活動， 檔案工作是檔案工作者一種神圣的使命 猶如古羅馬門神雅努斯的 兩面像：既要注視過去，成為歷史的守護神，又要警示未來，成為新 時代國家建設的開拓者。,口 文件整理與歸檔的方法 導語 2 ,DA Gs,檔案工作概述,口 本章研究內容的基本框架,文件整理與歸檔,檔案利用方式,電子檔案管理,第一節(jié) 檔案工作概述,檔案工作的內容,檔案的概念,檔案的類型,口本節(jié)討論的主要內容,檔案的保管環(huán)境的要求,檔案性質和作用,檔案工作基本原則和要求,檔案的保管期限,一、檔案的概念,一、檔案的概念 根據檔案法，就一般組織而言我們對檔案的概念做如下表述： 檔案是機關、組織和個人在社會活動中直接形成的，辦理完畢 的，有價值的，作為歷史記錄保存起來的，以備查考或作為憑 證的文字、圖表、聲像等文書和信息材料的統(tǒng)稱。 這個定義表達了四個方面的內容：,口 檔案工作概述 檔案概念 1 ,DA Gs,1、檔案是直接源于社會實踐活動的原始記錄，其行為主體是機關、組 織或個人。 2、檔案是由文書等信息轉化而來的，沒有文書，也就沒有檔案。因此 說;“文書是檔案的前身，檔案是文書的歸宿；今天的檔案就是昨天 的文書，今天的文書就是明天的檔案”； 3、文書轉化為檔案的條件： 辦理完畢的； 有查考和利用價值的； 按照一定的規(guī)律整理和保存起來的。 4、檔案是以備查考或作為憑證的文字、圖表、聲像等 文書和信息材料的統(tǒng)稱。,口 檔案工作概述 檔案概念 2 ,DA Gs,二、檔案的類型,檔 案 的 類 性,文書檔案,科技檔案,專門檔案,電子檔案,二、檔案的類型與劃分 （一）文書檔案 文書檔案是指由黨政機關、企事業(yè)單位，社會團體，以及其他 社會組織等，在實施管理和社會實踐活動中形成的文件轉化而 成的檔案材料。例如： 上述機關和組織在其活動中形成的文件，諸如命令、決議、決 定、請示、批復、報告、通知和其他文書等，辦理完畢的，并 歸檔保存起來的即為文書檔案。,口檔案工作概述 檔案類型 1 ,DA Gs,二、檔案的類型與換房 （二）科技檔案 科技檔案也稱技術檔案，是指記述與反映基本建設、生產技術和科 學研究等活動的、有價值的，并按照相關制度作為真實的歷史記錄 集中保管起來的圖紙、圖表、文字材料、計算資料等科技文件材料 轉化而成的檔案材料。 科技檔案一般包括：基建檔案、科研檔案、 設備檔案、產品檔案和其他技術檔案等。,口 檔案工作概述 檔案類型 2 ,DA Gs,二、檔案的類型與劃分 （三）專門檔案 專門檔案是指社會的和社會機構和組織在某些專門業(yè)務工作中形成 的檔案材料，專門檔案的類型較多，主要包括： 人事檔案、會計檔案、工商檔案、稅務檔案、教學檔案、專利檔案、 藝術檔案、新聞檔案、書稿檔案、聲像檔案、司法檔案、審計檔案、 統(tǒng)計檔案、外交檔案等。,口檔案工作概述 檔案類型 3 ,DA Gs,（四）電子檔案 電子檔案是指 利用計算機技術形成的， 以代碼形式存儲于特定介質上的檔案， 電子檔案又稱機讀檔案或數字檔案。 就載體而言，電子檔案的存在形式可運用于各種類型的檔案；同時在 內容上，極具有包容性，它可以容納各種類型檔案的各類信息。,口 檔案工作概述 檔案類型 4 ,DA Gs,檔案類型,文書檔案,專門檔案,基 建 檔 案,科 研 檔 案,設 備 檔 案,產 品 檔 案,人 事 檔 案,專 利 檔 案,聲 像 檔 案,會 計 檔 案,教 學 檔 案,新 聞 檔 案,審 計 檔 案,書 稿 檔 案,藝 術 檔 案,工 商 檔 案,稅 務 檔 案,電子檔案,業(yè)務檔案,科技檔案,等,司 法 檔 案,等,三、檔案的性質和作用,三、檔案的性質和作用 檔案的性質可以表現(xiàn)在多方面，但其最本質的屬性是原始記錄性。 檔案是黨和國家寶貴的歷史文化財富，是國家科學文化事業(yè)的組成 部分。 檔案的作用主要表現(xiàn)在三個方面： 1、查考依據作用。 2、歷史憑證作用。 3、現(xiàn)實工作和科學研究的基礎作用。,口 檔案工作概述 性質作用 1 ,DA Gs,四、檔案工作的基本內容,五、檔案工作的主要內容 檔案工作的內容主要有六項，即檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng) 計和提供利用。 這六項工作通常也稱為“六個環(huán)節(jié)”，“六項業(yè)務”或“六項任務”。 檔案工作的六項內容相互銜接，互為作用，相為因果，是統(tǒng)一的有機 整體。,口 檔案工作概述 基本內容 1 ,DA Gs,鑒定,保管,統(tǒng)計,利用, 檔案工作的基本內容,口 檔案工作概述基本內容 2 ,整理,收集,五、檔案工作的基本原則和要求,六、檔案工作的基本原則、要求與目的 （一）檔案工作的基本原則 集中統(tǒng)一管理是檔案工作最基本的原則。 維護檔案的完整與安全，是檔案工作的基本要求。 提供和便于利用，是檔案工作的根本目的。,口 檔案工作概述 基本原則 1 ,DA Gs,六、檔案工作的基本原則和要求 （二）檔案工作的具體要求 完整，指檔案收集要完整，沒有疏漏； 安全，指保證檔案物質安全和內容安全； 有效，即能夠有效地利用，充分發(fā)揮檔案的作用。,口 檔案工作概述 具體要求 2 ,DA Gs,六、檔案保管期限,六、檔案的保管期限 國家檔案局1987年12月4日頒布的 機關檔案保管期限的規(guī)定將檔案 保管期限分為永久、長期、短期三種。長期保管期限為16至50年；短期 保管期限為1至15年。 國家檔案局2006年12月18日公布并施行的機關文件材料歸檔范圍和文 書檔案保管期陰規(guī)定將檔案保管期限界定為永久、定期兩種，定期 一般 分為30年、10年。 國家檔案局2012年12月17日發(fā)布企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期 限規(guī)定將企業(yè)檔案的保管期限也定為永久、定期 兩種，定期一般分為30年、10年。,DA Gs,口 檔案工作概述 保管期限 1 ,七、檔案保管的環(huán)境要求,七、檔案保管的環(huán)境要求 “一封”：嚴格封閉管理。 “二度”：溫度1420；相對濕度50%65。 “八防”：防火、防盜、防水、防潮、防霉、防蟲、防塵、防光。 “三分開”：庫房、閱覽室、辦公室三分開。,口 檔案工作概述 保管要求 1 ,DA Gs,第二節(jié) 文件整理與歸檔,文件整理與歸檔是文書處理工作的最后一個環(huán)節(jié)，也是檔案工作的第一 個重要關口。 也就是說，文件歸整工作上承文書處理下啟檔案管理，是檔案工作的前 提和基礎。 對確保檔案的完整、系統(tǒng)、安全、有效，便于存儲、保管和利用具有至 關重要作用。 本題以國家檔案局發(fā)布實施的歸檔文件整理規(guī)則為依據，重點討論 下面幾個問題：,口 文件整理與歸檔 導語 1 ,DA Gs,口 本節(jié)討論內容,文書整理與歸檔的步驟和方法,歸檔文件整理的相關概念,編制歸檔文件類目,確定檔案保管期限,一、確定檔案保管期限,一、確定檔案保管期限 為了準確劃分檔案價值，各單位都應根據國家檔案保管期限的規(guī)定， 結合本單位實際，制定本單位的檔案保管期限表。 保管期限的劃分是檔案鑒定工作的主要任務；是衡量價值鑒定質量 準確與否的主要標準，是確定本單位歸檔范圍和保管期限的依據。 檔案保管期限表一般有三種形式：一是四項表格式，即標題、 序號、條款名稱、保管期限；二是五項表格式，即標題、序號、條 款名稱、保管期限、附注、說明；三是文稿式。對于“定期”保管 的檔案，一般都應明確“標時”例如30年、10年等（例見下表）。,口 檔案工作概述 保管期限 1 ,口 檔案工作概述 保管期限 2 ,口 檔案工作概述 保管期限 3 ,口 檔案工作概述 保管期限 4 ,二、編制歸檔類目,口 編制歸檔類目，即編制或修訂新一年度文件歸檔計劃 （一）歸檔類目的含義 歸檔類目是單位檔案室和文書處理部門， 根據本單位工作活動和文件材料的形成規(guī)律， 對新一年度可能形成的文件材料，按照歸檔的要求和方法 預先擬制或修訂的下一年度歸檔文件的類目表，又稱歸檔條 款、歸檔計劃。,口 歸整步驟和方法 編制類目 . 1 .,DA GZ,二、編制歸檔類目 （二）歸檔類目表的結構和內容 1、類號。檔案類別的編號。 2、類目名稱。即文件的類名。 3、條款號。即類目的順序號。 4、條款名稱。一般為文件標題。 5、保管期限。根據文件檔案保管期限表確定。 6、責任部門。即文件材料的形成部門或 負責整理歸檔的部門。 如下表：,口 歸整步驟和方法 編制類目 . 2 .,DA GZ,歸檔類目表格式 公司200年文件歸檔目表 類號：1 類目名稱：黨群工作（DQ）,口 歸整步驟和方法 編制類目 . 3 .,歸檔類目表格式 公司200年文件歸檔目表 類號：2 類目名稱：行政管理類（XZ）,口 歸整步驟和方法 編制類目 . 4 .,歸檔類目表格式 公司200年文件歸檔目表 類號：3 類目名稱：經營管理（XZ）,口 歸整步驟和方法 編制類目 . 4 .,DA Gshu,二、編制歸檔類目 （二）編制類目的依據 1、本單位基本職能和任務、內部機構的設置及職責。 2、本單位年度工作計劃與工作實際，本單位年內可能形成的文件 數量和類型。 3、本單位上一年度歸檔類目表。一般而言，編制歸檔類目，就是 對上一年度歸檔類目的調整與修訂。 4、本單位檔案保管期限表等。,口 歸整步驟和方法 編制類目 . 5 .,DA GZ,（一）編制歸檔類目3 4、編制類目的時間 一般在文件形成前一年的年底或當年的年初（春節(jié)過后較為適宜）。 5、發(fā)放類目的辦法。 最好召開檔案工作會議，要求各部門負責該項工作的人員參加，對基 層單位來說，此次會議最好由辦公室主任協(xié)同檔案室負責人來主持。 6、備足案盒及其相關物品，一次性發(fā)給各部門。,口 歸整步驟和方法 編制類目 . 6 .,DA GZ,三、歸檔文件整理規(guī)則的相關概念,“件”,案盒,文書整理歸檔,歸檔文件整理,歸檔文件,口 相關概念,口 文書整理與歸檔 相關概念之一 . 1 .,（一）文書整理歸檔 文書整理歸檔是指將處理完畢的，具有一定查考利用價值的，應 作為檔案保存的紙質文件材料，按照它們形成過程中的聯(lián)系，以 “件”為單位，進行裝訂、分類整理，并進行裝盒、歸檔，使之有 序化的過程。 這個概念表達了“五層意思”：,DA GZ,（一）文書整理歸檔 1、歸整的文書必須是辦理完畢的。 2、歸整的文書必須具有一定的查考利用價值。 3、歸整的文書主要是指紙質文書。 4、歸整的文書應以“件”為單位。 5、歸整的文書應裝入“案盒”，以便保管和利用。,口 文書整理與歸檔 相關概念之一 . 2 .,DA GZ,（二）歸檔文件 歸檔文件是指立檔單位在其職能活動中 形成的、 辦理完畢的， 有價值的， 應作為文書檔案保存的各種紙質文件材料。,口 文書整理與歸檔 相關概念之二 . 1 .,DA GZ,（二）歸檔文件 口 如何理解文書“辦畢”的內涵 所謂“辦理完畢”，簡稱“辦畢”，并不是說文書內容所涉及的事情 全部辦完，而是指在文書處理程序上已經辦理完畢。 從實踐中看，所謂文件“辦畢”，大致有四種情況：,口 文書整理與歸檔 相關概念之二 . 2 .,DA GZ,（二）歸檔文件 口 文書“辦畢”的內涵 1、文件所言事項，確已辦理完畢。 2、文件所言事項需長期辦理或執(zhí)行，但只要經過簽收、傳閱、研究 和部署，即屬辦理完畢。 3、對內對外發(fā)文，只要經過簽發(fā)，且由定稿成為正本、發(fā)出或部署， 即屬處理完畢。 4、不需要具體承辦的文件，只要收發(fā)登記和傳閱等辦理程序了結， 同樣屬處理完畢。 例如下列各例：,口 文書整理與歸檔 相關概念之二 . 3 .,DA GZ,第一，指導性文書 從發(fā)文單位來說，文件發(fā)出后即屬”辦畢“ ，就可以將定稿和正本 隨即歸整。例如： 市人民政府關于加強節(jié)能減排工作的決定 正本+定稿+修改稿即可歸整 就收文機關而言，經有關領導人閱知、下達或采取措施之后，即可 對文件進行歸整。例如： 轉發(fā)文件+被轉發(fā)件等一起歸整,口 文書整理與歸檔 相關概念之二 . 4 .,DA GZ,第二，不必辦復的收文。經單位有關負責人閱批或傳閱后即可歸整。 例如： 正文+文件處理單等一起歸整 第三，詢問答復性文書，一來一往了結的，也可隨時歸整。例如： 請示與批復 批復在前請示在后 詢問函與答復函 答復函在前詢問函在后 求準函與審批函 審批函在前求準函在后 雙向往來的商洽函 復函在前商洽函在后,口 文書整理與歸檔 相關概念之二 . 5 .,DA GZ,第四，需要長期執(zhí)行的文件 只要其中某一具體問題解決，有關處理程序就算處理完畢，因此可 以進行歸整。例如： 跨年度計劃、 發(fā)展規(guī)劃經領導簽發(fā)或會議通過。 重要會議已結束，文件已發(fā)出、執(zhí)行。 規(guī)章制度經領導簽發(fā)并印發(fā)執(zhí)行。 經濟合同合作各方已簽署。等。,口 文書整理與歸檔 相關概念之二 . 6 .,DA GZ,（三）歸檔文件整理 歸檔文件整理是指將歸檔文件 以“件”為單位進行 裝訂 分類 排列 編號 編目 裝盒 使之有序化的過程。,口 文書整理與歸檔 相關概念之三 . 1 .,DA GZ,（四）“件” 歸檔文件的整理單位是“件”。 所謂“件”是指內容大致相同，在實體上裝訂在一起，編目時也只 體現(xiàn)為一條的文件（或稱條目）。 “件”的界定有幾種情況：,口 文書整理與歸檔 相關概念之四 . 1 .,DA GZ,（四）“件” 一般以每份文件為一件（自然件）； 文件正本與定稿為一件； 正文與附件為一件； 正文與文件處理單等為一件； 原件與復制件為一件； 轉發(fā)文與被轉發(fā)文為一件； 報表、名冊、圖冊等一冊（本）為一件； 來文與復文可為一件。,口 文書整理與歸檔 相關概念之四 . 2 .,DA GZ,（五）“案盒“ 案盒即歸檔文件的裝具， 以其取代傳統(tǒng)的“案卷”, 案盒、封面、盒脊 外形尺寸310mm220mm （長寬）。 厚度有20mm、30mm、 40mm，還有用10mm,口 文書整理與歸檔 相關概念之五 . 1 .,檔案盒封面式樣,口 文書整理與歸檔 相關概念之五 . 2 .,口 文書整理與歸檔 相關概念之五 . 3 ., 文書整理與歸檔 相關概念之五 “盒脊”與“盒底”樣式 . 4 .,四、文書整理與歸檔的步驟和方法,文件收集,文件分類,文件排列,文件裝盒,整理裝訂,移交歸檔,室編件號,文件編目,文書歸整的步驟和方法,口 歸整步驟和方法 步驟與方法,（一）歸檔文件收集,（一）歸檔文件收集 口 從宏觀上看歸檔文件的收集范圍，包括以下幾個方面： 1、反映本單位主要職能活動和基本歷史面貌的，具有利用價值的文件 材料； 2、本單位工作活動中形成的具有憑證價值的文件材料； 3、本單位需要貫徹執(zhí)行的上級機關、同級機關的文件材料；下級單 位報送的重要文件材料； 4、其他對本機關工作具有查考價值的文件材料。,DA GZ,口 歸整步驟和方法 文件收集 . 1 .,（一）歸檔文件收集 口 歸檔文件具體收集范圍包括： 1、上級機關下發(fā)的需要本單位貫徹執(zhí)行的政策、法規(guī)，以及直接對 本單位下發(fā)的批復、指示、重要通知等。 2、本單位黨務工作形成的文件材料；工、青、婦等群團組織工作形 成的文件材料。 3、本單位行政管理形成的文件材料，如領導班子變更機構調整、人 事任聘、會議記錄、紀要等。 4、職能部門業(yè)務工作形成的文件材料，如請示、重要工作的報告、 總結、統(tǒng)計數據、科研材料等。,口 歸整步驟和方法 歸檔文件 . 2 .,DA GZ,（一）歸檔文件收集 口 歸檔文件具體收集范圍： 5、本單位對下級單位管理中形成的材料。 6、內容重要的人民來信、來訪材料；領導的指示和本機關處理人民來 信來訪形成的記錄、接待單、調查處理報告、統(tǒng)計分析材料等。 7、本單位財務工作形成的文件材料。 8、本單位經營管理、人力資源管理形成的文件材料。 9、本單位與外單位、個人簽訂的合同、協(xié)議，以及債權債務文件。 10、其他有保存利用價值的文件材料。,口 歸整步驟和方法 歸檔文件 . 3 .,DA GZ,DA Gshu,（一）歸檔文件收集 不需要歸檔的文件 1、上級單位普發(fā)的、不需要辦理的、參考性文件以及征求意見未 定稿的文件。 2、重份文件、無參考利用價值的臨時性、事務性文件以及未正式 討論通過的文件。 3、單位內部互相抄送的文件。 4、本單位負責人兼任外單位職務形成的與本機關無關的文件材料； 5、從各方面收集來為工作參考的文件材料。,口 歸整步驟和方法 歸檔文件 . 4 .,DA GZ,（一）歸檔文件收集國有企業(yè)文件歸檔范圍 企業(yè)歸檔文件材料的來源： 國有企業(yè)文件材料歸檔范圍規(guī)定，企業(yè)歸檔文件材料的主要來源有： 1、本企業(yè)內部形成的文件材料； 2、本企業(yè)所屬單位和派出機構（包括境外機構）應報本企業(yè)的文件材料； 3、本企業(yè)引進項目、外購設備等帶來的文件材料； 4、本企業(yè)投資的全資、控股、參股企業(yè)應向本企業(yè)提交的文件材料； 5、本企業(yè)參與的合作項目，合作單位按要求應向本企業(yè)提交的文件材料； 6、本企業(yè)執(zhí)行、辦理的外來文件材料。 歸檔的文件材料主要包括紙質、光盤、磁帶、照片及底片、膠片、實物 等各種載體形式。,歸整步驟和方法 歸檔文件 . 5 .,（一）歸檔文件收集國有企業(yè)文件歸檔范圍 口 企業(yè)管理類文件歸檔的具體范圍，共11大類， 1、黨群工作形成的文件材料。 2、行政管理工作形成的文件材料 3、經營管理工作形成的文件材料 4、生產技術管理工作形成的文件材料 5、產品生產或業(yè)務開發(fā)工作形成的文件材料,口 歸整步驟和方法 歸檔文件 . 6 .,DA GZ,（一）歸檔文件收集 口 企業(yè)管理類文件歸檔的具體范圍 6、科學技術研究工作形成的文件材料 7、基本建設和技術改造工作形成的文件材料 8、設備儀器管理形成的文件材料 9、會計工作形成的文件材料 10、職工個人管理形成的文件材料 11、其他對國家、社會和企業(yè)有保存價值的文件材料。,DA Gs,口 歸整步驟和方法 歸檔文件 . 7 .,DA Gshu,（一）歸檔文件收集 歸檔文件收集的具體要求： 1、收集要齊全、完整。 2、注意紙張規(guī)格和字跡材料： 紙張規(guī)格用國際標準A4型，書寫字跡 材料不使用圓珠筆、紅墨水筆、鉛筆，可用碳素簽字筆、碳素鋼筆、 藍黑墨水鋼筆。 3、會議記錄用紙要規(guī)范（格式一般為自行設計）。,口 歸整步驟和方法 整理裝訂 . 8 .,DA GZ,（二）整理裝訂,（二）整理裝訂包括下述五個方面的問題： 1、修整缺陷 為確保檔案能夠長期保存和有效地提供利用， 裝訂前應對不符合歸檔 質量要求的文件進行必要的修整。 （1）對破損、殘缺等文件要進行修補或托裱。對有孔洞、磨損、斷裂 的文件材料可采用粘合的方法進行修補或修復。 （2）復制字跡模糊或易褪變的文件。檔案字跡材料應采用耐久性的書 寫材料， 如墨汁、碳素墨水。 不能使用復寫紙、熱敏紙、鉛筆、 紅筆、圓珠筆、純藍墨水等不耐久的字跡材料。,口 歸整步驟和方法 整理裝訂 . 1 .,DA GZ,（二）整理裝訂 1、修整缺陷 （3）對超大型紙張的文件應按A4型的規(guī)格進行折疊；對小于A4型的文 件，如合格證、證明書、介紹信等，應使用A4型紙進行托裱； 兩 面均有文字的可采用貼角方法來處理； （4）去除易銹蝕的金屬物。,口 歸整步驟和方法 整理裝訂 . 2 .,DA GZ,DA Gshu,（二）整理裝訂 2、裝訂以“件”為單位 正本與定稿為一件。工作規(guī)劃、計劃、總結、經濟合同等 正文與附件為一件。重要的請示、批復、商洽函等。 原件與復制件為一件。 轉發(fā)文與被轉發(fā)文為一件。 請示與批復為一件： 發(fā)文稿紙及有關領導重要批示或有處理結果的， 文件處理單與被處理文件合為一件。,口 歸整步驟和方法 整理裝訂 . 3 .,DA GZ,DA Gshu, 報表、名冊、圖冊等，一冊（本）為一件；未裝訂的，樣式相同的表 格，可按一定單位進行組合，以件為單位進行裝訂 會議紀要或會議記錄一年為一件；重要會議記錄每次會議可為一件， 用記錄本記錄的，一本為一件；較大型會議的成套文件，各類文件應 各為一件。 介紹信、介紹存根經白紙托裱各滿30張為一件。 如果定稿是計算機的打印稿，沒有修改筆跡，與正文內容一致，只將 文頭紙或領導簽字的一頁附在正本之后歸。,口 歸整步驟和方法 整理裝訂 . 4 .,DA GZ,（二）整理裝訂 3、裝訂排序 歸檔文件應按“件”裝訂。對兩份以上的文件作為一件時，應注意： 正本在前，定稿在后。 正文在前，附件在后。 原件在前，復制件在后。 轉發(fā)件在前，被轉發(fā)件在后。 來文與復文作為一件時復文在前，來文在后。例如： 批復在前，請示在后； 復函在前，來函在后； 批示在前，報告在后。 多種文本時，中文在前，外文在后。 有文件處理單的，可放在文件之前作為首頁。,口 歸整步驟和方法 整理裝訂 . 5 .,DA GZ,（日）整理裝訂 4、裝訂方式 線裝式。常見做法是用縫紉機在文件左側或左上角軋線。 包角式。即在文件左上角用不干膠包貼。 粘接式。采用漿糊及膠水粘貼。 變形材料裝訂。如不銹鋼夾、燕尾夾、不銹鋼書釘等。 三孔一線式。系傳統(tǒng)裝訂方法，適用于頁數較多的文件。 短期和已裝訂成冊的刊物、書籍等，可不拆開重新裝訂。 進館檔案不宜使用金屬制品裝訂，以防到期進館 使用微波設備消毒時引起事故。,口 歸整步驟和方法 歸檔文件 . 4 .,口 歸整步驟和方法 整理裝訂 . 6 .,DA GZ,（二）整理裝訂 5、裝訂位置及要求 在文件的左側或左上角。裝訂時應將文件的各頁按一定方式對齊。 左側裝訂的，對齊左側頁邊和下側頁邊； 左上角裝訂的，對齊左側頁邊和上側頁邊。,口 歸整步驟和方法 整理裝訂 . 7 .,DA GZ,（三）歸檔文件分類,（三）歸檔文件分類 歸檔文件分類法分為單項分類法和復式分類法 1、單項分類法,口 歸整步驟和方法 文件分類 . 1 .,DA GZ,按保管期限分類,按年度分類,按機構分類,按問題分類,1、單項分類法 （1）按年度分類，就是根據形成或處理的年度對歸檔文件進行分類。 這是運用最廣泛的分類方法 歸檔文件按年度特征分類，可以反映出一個單位每年工作的特點和逐年 發(fā)展變化的情況。 在運用年度分類法時要注意以下幾種情況：,口 歸整步驟和方法 文件分類 . 2 .,DA GZ,第一，文件有多個時間特征， 以最能說明該文件特點的日期作為分類的 依據。例如：法律、法令、法規(guī)和條例等法規(guī)性文件，以批準日期為 根據；公布生效的文件，以公布日期為根據；指示、命令等領導性文 件以簽署日期為根據；會議記錄以開會日期為依據；計劃、總結、預 算、決算、統(tǒng)計報表以內容形成或處理的年度為根據。 第二，跨年度的會議文件材料歸入閉幕年；跨年度的案件，歸入結案年； 跨年度的請示與批復，歸入批復年；跨年度的計劃歸入開始年等。 跨年度的總結歸入最后一年。 第三，幾份文件作為一“件”時，應以裝訂在前的文件日期為準。 第四，實行專業(yè)年度的的文件，可以把自然年和專業(yè)年結合起來。 第五，檔案上沒有具體的時間情況?？刹捎每甲C的方法來判斷文件的準確 時間。,口 歸整步驟和方法 文件分類 . 3 .,（三）歸檔文件分類 1、單項分類法 （2）按保管期限分類。就是根據劃定的不同保管期限對歸檔文件進行分 （3）按機構分類，就是根據文書處理階段形成和處理文件的承辦單位對 歸檔文件進行分類，例如辦公室、人資部、財務部、市場 部、物資部等。 （4） 按問題分類，就是根據歸檔文件內容所涉及的不同問題對歸檔文件 進行分類。例如黨群工作類、行政管理類、經營決策類、生 產管理類、業(yè)務管理類等。,口 歸整步驟和方法 文件分類 . 4 .,DA GZ,DA guiz,（三）歸檔文件分類 2、復式分類法 檔案整理將幾種分類方法結合使用。 一般采用年度保管期限機構（問題）相結合的復式分類法。 在用復式分類法時，年度、保管期限是必選項，機構（問題）為選 擇項。 復式分類法主要有兩級分類法和三級分類法,DA GZ,口 歸整步驟和方法 文件分類 . 5 .,口 兩級分類法 年度保管期限，或保管期限年度。例如： 年度 保管期限 2010 30年 2011 30年 保管期限 年度 30年 2010 30年 2011 此法適用于內部機構設置簡單，每年形成文件較少 的小型機關或單位。,DA GZ,口 歸整步驟和方法 文件分類 . 6 .,口 歸整步驟和方法分類方法 排架法：年度保管期限 . 7 .,口 歸整步驟和方法分類方法 排架法 保管期限年度 . 8 ., 三級分類法（采用較多有四種方式）1、2 年度 機構 保管期限分類法，例如： 2010 辦公室 人資部 永久 2011 辦公室 人資部 永久 年度 問題 保管期限分類法，例如 2010 黨群類 行政類 永久 2011 黨群類 行政類 永久,DA GZ,口 歸整步驟和方法 文件分類 . 9 .,2010年度,辦公室 （300份）,人資部 （300份）,業(yè)務部 （400份）,永 久,永 久,30 年,30 年,10 年,10 年,10 年,30 年,永 久,10 年,30 年,永 久,30 年,30 年,永 久,永 久,業(yè)務部 （400份）,人資部 （300份）,辦公室 （300份）,2011年度,10 年,10 年,口 歸整步驟和方法 文件分類法 年度機構保管期限 . 10 ., 三級復式分類 保管期限年度機構分類法，例如： 永久 2008 辦公室 人資部 財務部 2009 辦公室 人資部 財務部 保管期限年度問題分類法。例如： 永久 2008 黨群類 行政類 業(yè)務類 2009 黨群類 行政類 業(yè)務類 三級復式分類法適用于內部機構設置復雜，每年形成文件較多 的大、中型機關或單位。,口 歸整步驟和方法 文件分類 . 11 .,2010年 （150份）,30年（450份）,辦 公 室,辦 公 室,業(yè) 務 部,人 資 部,人 資 部,辦 公 室,業(yè) 務 部,示意如左標注,永久（350份）,業(yè) 務 部,2008年 （100份）,業(yè) 務 部,業(yè) 務 部,辦 公 室,辦 公 室,2008年 （150份）,辦 公 室,人 資 部,人 資 部,人 資 部,人 資 部,2009年 （100份）,2010年 （150份）,2010年 （150份）,10年（500份）,2008年 （100份）,2009年 （100份）,2009年 （150份）,業(yè) 務 部,口 歸整步驟和方法 文件分類法 年度機構保管期限 . 12 .,（四）歸檔文件排列,（四）歸檔文件排列 按照歸檔文件整理規(guī)則的規(guī)定：在分類方案的最低一級類目內，按 事由結合時間、重要程度等排列。 其具體排列方法是：,DA GZ,口 歸整步驟和方法 文件排列 . 1 .,（四）歸檔文件排列 第一，將同一年度內的文件按永久、30年、20年保管期限的順序流水 排列，例如：某單位2009年文書檔案如下排列： 永久：辦公室 人資部 財務部 30年：辦公室 人資部 財務部 10年：辦公室 人資部 財務部 同一保管期限的文件按機構（問題）的排列。順序 一經確定，原則上應保持不變，2009年如此、2010 年，乃至以后，都應如此排列。,DA GZ,口 歸整步驟和方法 文件排列 . 2 .,（四）歸檔文件排列 第二，同事由文件的排列， 歸檔文件的排列以事由為原則，同一事由的相關文件應當排列在一起。 所謂事由可以是： 一個具體事項、一個具體問題、一項具體工作、一個具體情況， 或是一次會議、一項活動、一項工程、一個案件、一件糾紛、一次突 發(fā)事件等。 具體排列方法是：,口 歸整步驟和方法 文件排列 . 3 .,DA GZ,（1）同一事由歸檔文件排列 一是按文件形成時間的先后順序排列：日期在前的排列在前，日期在 后的排列在后； 二是按文件重要程度排列，重要的放在前面，相對重要的放在后面。 （2）不同事由的歸檔文件排列 一是按不同事由形成時間的先后順序排列； 二是按事由的重要程度排列：基本職能活動形成的文件排列在前， 其他工作形成的文件排列在后；綜合性文件排列在前，業(yè)務性 文件排列在后；或按責任者或承辦 部門分別集中排列。,口 歸整步驟和方法 文件排列 . 4 .,DA GZ,（四）歸檔文件排列 第三，會議文件、統(tǒng)計報表、簡報、 刊物等成套性文件一般集中排列。 第四，對未及時歸整的零散文件， 可排在同一類(問題)年度的所有文 件的最后。并在備考表中加以說明。,DA GZ,口 歸整步驟和方法 文件排列 . 5 ., 隨辦隨歸 所有歸檔文件，一般都應做到辦后即整，隨辦隨歸，千萬不可積壓， 年終算總賬。 這就需要在日常工作中準備足夠的案盒及其相關用品。,DA GZ,口 歸整步驟和方法 文件排列 . 6 .,（五）歸檔文件編號,（五）歸檔文件編號 歸檔文件應在分類的基礎上，以歸檔章的形式進行編件號排列。 1、編號的作用和要求 固定位置，統(tǒng)計數量，保護文件，方便查找，便于利用 歸檔章不能壓住字跡，也不能與批示文字或收文章交叉 填寫檔號章項目時字跡材料應符合存檔要求。,DA GZ,口 歸整步驟和方法 文件編號 . 1 .,（五）歸檔文件編號 2、件號編制方法 件號包括室編件號和館編件號。分別在文件整理和移交進館時編制。 室編件號的編制方法為： 在分類方案的最低一級類目內按文件排列 順序，從“1”開始標注。 館編件號按進館要求標注。,DA GZ,口 歸整步驟和方法 文件編號 . 2 .,（五）歸檔文件編號 3、編號順序 按機構或問題分開，每一類中分三個保管期限。每一保管期限中 從“1”開始編年度小流水號。例如: 2008年在辦公室歸檔文件中，有永久、30年、10年三個流水號， 分別從“1”開始，共有三個小流水號。 人資部的歸檔文件中同樣有永久、30年、10年三個流水號，分別 從“1”開始。其他機構的歸檔文件以此類推。 2009年，2010年依然分別從“1”開始編件號。,DA GZ,口 歸整步驟和方法 文件編號 . 3 .,例 假設天地科技股份公司三年文件總數為1300份，其編號順序如上所示,2010年 （150份）,140,130,130,140,150,150,30年（450份）,辦 公 室,辦 公 室,業(yè) 務 部,人 資 部,人 資 部,辦 公 室,業(yè) 務 部,示意如左標注,永久（350份）,業(yè) 務 部,2008年 （100份）,150,業(yè) 務 部,業(yè) 務 部,辦 公 室,辦 公 室,2008年 （150份）,150,150,150,150,150,130,150,150,150,130,150,辦 公 室,人 資 部,人 資 部,業(yè) 務 部,人 資 部,人 資 部,2009年 （100份）,2010年 （150份）,2010年 （150份）,10年（500份）,2008年 （100份）,2009年 （100份）,2009年 （150份）,口 歸整步驟和方法 文件編號 保管期限年度機構 . 4 .,綜上所述 結合事由，按照時間排列“件”（保管單位） 以機構為單位，每個機構從“1”開始編制順序號（流水號） 有多少個機構，每種保管期限就有多少個流水號。 如果一個立檔單位有20個機構，3種保管期限，每年度就有 60個從“1”開始編寫的順序號。,DA GZ,口 歸整步驟和方法 文件編號 . 5 .,2010年（1000分）,2011年（1000分）,辦公室 （300份）,辦公室 （300份）,人資部 （300份）,人資部 （300份）,業(yè)務部 （400份）,業(yè)務部 （400份）,永 久,永 久,30 年,30 年,10 年,10 年,10 年,10 年,30 年,30 年,永 久,永 久,1100,101200,201300,1100,1100,101200,101300,201300,301400,例：公司共有2000份,永 久,永 久,30 年,30 年,10 年,10 年,示意如左標注,口 歸整步驟和方法 文件編號 年度機構保管期限 . 6 .,綜上所述 一個機構，如檔案相對較少，不同保管期限的檔案可排列在一起，編 寫一個順序號（流水號）， 一個立檔單位有20個機構，有20個順序號（流水號）。,DA GZ,口 歸整步驟和方法 文件編號 . 7 .,（五）歸檔文件編號 5、編號位置 文件編號以歸檔章的形式一般在每件的首頁上端注明。 文件首頁無蓋章位置或重要文件保持原貌的，可在文件首頁前另附 紙頁加蓋歸檔章。 歸檔章的位置：不限于首頁的右上角，首頁上端空白處均可，但在 整個案盒文件中，其位置必須一致。 如下圖：,DA GZ,口 歸整步驟和方法 文件編號 . 8 .,（六）歸檔文件編號 6、 歸檔章結構和填寫方法 全宗號、年度、保管期限、室件編號、館件編號。 必備項目必須填寫。如年度、保管期限。 歸檔章格式長寬:(153) (82) mm 歸檔章樣式,口 歸整步驟和方法 文件編號 . 9 .,DA guiz,7、歸檔章各項目的填寫方法： （1）全宗號：檔案館給立檔單位編制的代號。沒有該項的可以空留。 （2）年度：以4位阿拉伯數字標注公元年，例如： “2008” “2009” （3）保管期限：標注各保管期限的簡稱。例如： 永久：“永”；長期：“長”；短期：“短”。 （4）件號：即文件排列的順序號，包括室件號和館件號。 填寫歸檔章時， 應使用符合檔案保護要求的字跡材料， 如碳素墨水、藍黑墨水，也可使用打號機打號,DA GZ,口 歸整步驟和方法 文件編號 . 10 .,（六）編目填寫案盒,DA guiz, 編目 1、填寫盒內文件目錄表 編制填寫歸檔文件目錄表，用于介紹盒內文件的成分和內容。 其項目一般包括 7項： （1）件號。即室編件號。 （2）責任者。文件署名者或發(fā)文機關。 （3）文號。制發(fā)機關的發(fā)文字號。 （4）文件標題。文件標題名稱；無標題可自擬，外加 “ ”號。,DA GZ,口 歸整步驟和方法 填寫案盒 . 1 .,DA guiz,（5）日期。用8位阿拉伯數字標注年月日， 如“20090508”：2009年5月8日。 （6）頁數。即每一“件”文件的總頁數，空白頁不計數。 （7）備注。填寫文件的變化和要說明的問題。 歸檔文件目錄用紙的幅面尺寸采用國際標準A4型。 歸檔文件目錄應裝訂成冊，一般一個年度一本并填寫封面,DA GZ,口 歸整步驟和方法 填寫案盒 . 2 .,口 編目填寫案盒歸檔文件目錄樣式 3 ,歸檔文件目錄封面式樣,口 編目填寫案盒4,DA guiz, 填寫備考表 案盒備考表置于盒內文件最后。項目包括盒內文件情況說明、整理人、 檢查人和日期。 1、盒內文件情況說明。如盒內文件缺損、移出、補充、銷毀情況等。 2、整理人。指負責整理歸檔文件的人員姓名。 3、檢查人。填負責歸檔文件整理質量的人員姓名。 4、日期。填寫歸檔文件整理完畢的日期。,DA GZ,口 歸整步驟和方法 填寫案盒 . 5 .,盒內備考表樣式,口 編目填寫案盒6, 填寫案盒事項 1、案盒封面填寫：單位全稱或規(guī)范化簡稱。 2、案盒背脊項目填寫：要求用藍黑、黑色墨水或墨汁填寫。 3、案盒背脊項目填寫，按照“歸檔章”內容填寫，有6項： 全宗號：有全宗號的填寫。 年 度：必須填寫 期 限：必須填寫 機構（問題）：填寫類別。 起止件號：在室編欄內填寫盒內第一件文件和最后一件文件的室編 件號。 盒號：即檔案盒的排列順序號。檔案室先用鉛筆編制。,DA GZ,口 歸整步驟和方法 填寫案盒 . 7 .,口 填寫編目填寫案盒盒脊 . 8 .,（七）文件裝盒,（七）文件裝盒 1、檢查調整 （1）檢查歸類文件是否齊全，剔除重份的、不需要歸檔的和沒有保存 價值的文件； （2）檢查案盒內文件是否符合保護期限； （3）檢查歸檔是否合理，是否將相同事由的集中排列； （4）檢查是否以“件”為單位； （5）檢查案盒內文件數量是否適宜等。,DA GZ,口 歸整步驟和方法 文件裝盒 . 1 .,（七）文件裝盒 歸檔文件應按件號順序裝入檔案盒。 形成或處理不同年度的文件，或期限不同的文件不應裝入同一案盒內。 根據案盒內文件的多少選擇合適的檔案盒。,DA GZ,口 歸整步驟和方法 文件裝盒 . 2 .,（八）文件歸檔,（九）歸 檔 1、歸檔制度 歸檔是指文書部門將系統(tǒng)整理后的案盒文件向檔案室移交，以便集中 保管。 文書歸檔制度，包括四個方面的內容：,DA GZ,口 歸整步驟和方法 文件歸檔 . 1 .,質量要求,歸檔手續(xù),歸檔范圍,歸檔時間,口 檔案制度的內容,口 歸檔范圍、歸檔時間、歸檔質量要求、歸檔手續(xù),口 歸整步驟和方法 文件歸檔 . 2 .,（1）歸檔范圍。見 本節(jié)“（一）歸檔文件收集” （2）歸檔時間。一般應在第二年的上半年，即6月30日以前，向檔案 室移交全部案盒檔案。,DA GZ,口 歸整步驟和方法 文件歸檔 . 3 .,（3）歸檔質量要求 歸檔文件應齊全、完整。 應根據文件的多少選用案盒的厚度。 紙質文件字跡材料應符合存檔要求。 對字跡模糊或易褪變的承載材料應進行復制，并將其附于原件之后一 并歸檔。 文件用紙：如前所述，規(guī)格為國際標準A4型，幅面尺寸超過標準A4 型的， 應按A4型規(guī)格折疊；對小于A4的文件，應使用A4型紙進行托 裱； 兩面均有文字的可采用貼角方法來處理； 對破損的應予以修復。,口 歸整步驟和方法 文件歸檔 . 4 .,DA GZ,DA guiz,（4）歸檔手續(xù) 依據移交目錄，經本單位 檔案室檢查、清點，核對無誤后， 移交雙方在移交目錄上簽字蓋章， 并寫明移交日期，履行移交手續(xù)。 移交目錄，一般應一式三份，一份由文書處理部門留存?zhèn)洳?，另兩?由檔案室留存使用。,口 歸整步驟和方法 文件歸檔 . 5 .,DA GZ,第三節(jié) 檔案提供利用的方式,口 檔案直接利用,口 本節(jié)討論內容,口 檔案間接利用,一、檔案直接提供利用,（一）提供利用方式 檔案閱覽服務。 檔案外借服務。 檔案復制服務。 提供咨詢服務。 電子檔案服務。,口 檔案提供利用 直接利用 . 1 .,DA ly,（二）健全規(guī)章制度 口 檔案提供利用的基礎工作就是要建立健全各項規(guī)章制度，搞好檔 案的流動管理，嚴防檔案的損壞和丟失。包括： 閱覽制度。 借閱制度。 代卡制度。 借閱審批制度。 復制控管制度。 進出庫房制度等。,口 檔案提供利用 直接利用 . 2 .,DA ly,二、檔案間接提供利用,二、檔案間接提供利用 口 編輯檔案參考資料，為檔案信息需求者提供間接服務： 全宗指南。 大事記。 組織沿革。 重要文件匯編。 會議文件匯編。 科研成果匯編。 統(tǒng)計數字匯編。 規(guī)章制度匯編。 企業(yè)年鑒。 企業(yè)志史。等。,口 檔案提供利用 簡潔利用 . 1 .,DA ly,第四節(jié) 電子檔案管理,討論本節(jié)的主要依據是 中辦、國辦頒發(fā)的電子文件管理辦法 國家檔案局發(fā)布的電子公文歸檔管理暫行辦法 “國標”電子文件歸檔與管理規(guī)范（GB/T188942002）,口電子檔案 / 導語,DADzDa,電子檔案保管利用,電子檔案收集鑒定,口 本節(jié)討論的主要內容,電子文件,電子文件的特征,電子文件的種類,電子文件的收集與積累,一、電子文件,電子文件的含義,電子文件的歸檔,電子文件保管的基本原則,（一）電子文件的含義,（一）電子文件的含義 電子文件，是指機關、團體、企事業(yè)單位和其他組織 在處理公務過程中， 通過計算機等電子設備形成、辦理、傳輸和存儲的 文字、圖表、圖像、音頻、視頻等不同形式的信息記錄。,口 電子檔案 / 電子文件 含義 1 ,DADw,（二）電子文件的特征,（二）電子文件的特征 1、電子文件對設備的依賴性。 2、電子文件載體的非直讀性。 3、電子文件的信息與載體的可分離性。 4、電子文件的信息共享性。 5、電子文件信息的易更改性。,口 電子檔案 / 電子文件 特點 1 ,DADw,（