處理保密與文件歸檔關(guān)系的研究與探討.doc

處理保密與文件歸檔關(guān)系的研究與探討 關(guān)鍵詞：涉密文件歸檔關(guān)系研究與探討 一、引言 與一般保管文件不同，保密文件的歸檔是保密檔案管理工作的起點。一般來講，涉密文件的管理有一套規(guī)范的體式，是檔案完整性的保障。提升涉密檔案的歸檔管理水平是提升檔案管理質(zhì)量，保障其涉密性、時限性和封閉性的重要舉措。新時期，兼顧保密工作與文件歸檔工作，使文件歸檔與保密相輔相成，做好保密文件的收集、鑒定、歸檔具有重要的戰(zhàn)略意義。 二、現(xiàn)階段面臨的問題 確保國家機關(guān)單位、科研院所等所形成的各類有價值文件的完整和保密具有及其重要的意義。改革開放以來，檔案保密工作備受國家關(guān)注，檔案管理水平不斷提升，并日益科學(xué)化、規(guī)范化，保密管理制度也開始向企事業(yè)單位滲透。雖然國家高度強調(diào)做好保密工作的重要性，但現(xiàn)階段我國文件歸檔工作仍然面臨諸多問題。 1.紙質(zhì)涉密文件歸檔不完整 檔案的收集與是非常重要的基礎(chǔ)性工作，具有重要意義。近年來，國家先后出臺了一系列涉密信息導(dǎo)出管理制度與規(guī)定，要求各個單位必須嚴(yán)格按照保密工作管理規(guī)范來管理涉密電子文檔。規(guī)定了導(dǎo)出涉密文件時必須嚴(yán)格按照涉密載體的導(dǎo)出申請、導(dǎo)出審批、信息檢測、涉密中轉(zhuǎn)機轉(zhuǎn)換等規(guī)范化流程。然而，部分檔案管理人員為簡化審批流程，減少工作量，并未打印并妥善保管所導(dǎo)出涉密電子文檔所對應(yīng)的紙質(zhì)文檔，破壞了一些重要工作文件資料歸檔的完整性。與此同時，由于很多單位中實施集中打印的準(zhǔn)則，打印涉密文件需要經(jīng)過一系列程序的審批。尤其是那些需要保存紙質(zhì)版資料的文件，需要嚴(yán)格遵循涉密載體的保存流程制度進行操作。但部分工作人員為了省時省力，自作主張簡化工作流程，并未將有利用價值的文件打印歸檔保存，進而引發(fā)了涉密檔案資料流失等一系列問題。 2.缺乏檔案管理意識 我國頒布的一系列涉密載體銷毀制度中對涉密載體的集中管理與銷毀程序進行了明確的規(guī)定，要求保密管理部門需要定期安排各部門對涉密載體進行集中銷毀處理。然而，各部門為了杜絕涉密文檔泄密的隱患，往往采取“一刀切”的做法，將所有有保存價值的涉密文件資料集中一批銷毀，僅僅保留電子文檔。這種處理方式雖然在一定程度上強化了保密管理意識，但卻忽視了文件歸檔的重要性，破壞了檔案的完整性。 三、處理好保密與文件歸檔關(guān)系的措施 基于現(xiàn)階段我國保密工作的基本特征，筆者認(rèn)為應(yīng)著從以下幾個方面入手，解決好保密與文件歸檔之間的相互關(guān)系。 1.強化文件歸檔意識 各位檔案工作人員的涉密檔案管理意識和行為與檔案管理水平息息相關(guān)。檔案工作人員必須深刻認(rèn)識到文件歸檔工作的重要性，強化自身檔案管理意識，加強對檔案工作的理解與支持，加強自身對保密管理規(guī)定的認(rèn)識和把握，保證檔案管理工作的功能和效能。與此同時，各個檔案管理部門要定期開展檔案管理知識培訓(xùn)，建立健全檔案管理教育長效機制。 2.建立健全檔案管理員制度 現(xiàn)階段，我國檔案管理規(guī)章體系不斷完善，但檔案管理不經(jīng)只依靠檔案職能部門進行管理。各個部門涉密文件的管理人員對檔案秘密掌握較早，且把握詳盡充分，肩負(fù)保守黨和國家的秘密的重任。各個部須依據(jù)國家出臺的保密員制度，設(shè)立專（兼）職檔案員職務(wù)，明確其職責(zé)和義務(wù)，建立健全檔案員管理制度。各個單位要加強對檔案人員的專業(yè)技能培訓(xùn)，提升其業(yè)務(wù)水平和創(chuàng)新能力。與此同時，各個單位要強化對涉密計算機、存儲介質(zhì)以及集中打印、文件標(biāo)密等一系列關(guān)鍵環(huán)節(jié)的控制和監(jiān)督，確保有價值的涉密紙質(zhì)文件歸檔的完整性。 3.構(gòu)建保密與歸檔管理的協(xié)調(diào)機制 文件歸檔與保密管理工作相互影響，相互聯(lián)系。若保密與歸檔管理工作之間缺乏配合，則會導(dǎo)致文件歸檔不完整性，利用效率低下。各個單位在完善保密管理機制的同時，還要基于單位運行的現(xiàn)實情況制定一套規(guī)范的檔案流程管理制度，對工作人員的行為進行約束。同時，僅僅依靠檔案職能部門進行檔案收集難以滿足檔案管理工作的需求，要構(gòu)建依托保密管理部門、檔案職能部門以及相關(guān)業(yè)務(wù)部門共同參與的協(xié)調(diào)機制，保障檔案管理工作開展的科學(xué)性和有序性。 結(jié)語 檔案能夠被利用的前提是檔案的安全制作與保管，檔案管理工作與保密工作相互聯(lián)系，相輔相成。各個檔案管理部門要通過強化檔案工作人員的文件歸檔意識，建立健全檔案管理員制度，構(gòu)建保密與歸檔管理的協(xié)調(diào)機制等措施，協(xié)調(diào)好保密與文件歸檔之間的關(guān)系，實現(xiàn)檔案管理工作的社會效益。 參考文獻 1崔麗娟.淺議如何處理保密與文件歸檔的關(guān)系J.航天工業(yè)管理,xx(3):26-28. 2袁斌.數(shù)字化背景下高校電子文件檔案管理探究J.中國高新區(qū),xx