董事會(huì)工作程序.doc

董事會(huì)工作程序第一章 總則第一條 為充分發(fā)揮董事會(huì)的職能和作用，提高董事會(huì)的工作效率與決策的科學(xué)性，依據(jù)XX控股有限責(zé)任公司經(jīng)營(yíng)管理通則及XX控股有限責(zé)任公司董事會(huì)議事規(guī)則，制訂本程序。第二條 控股公司及被控股公司董事會(huì)依據(jù)公司法及本公司章程行使其權(quán)力。常務(wù)董事會(huì)經(jīng)該公司董事會(huì)授權(quán)，行使XX控股有限責(zé)任公司經(jīng)營(yíng)管理通則第十條規(guī)定的權(quán)力。常務(wù)董事會(huì)在其授權(quán)范圍內(nèi)所做出的決議等同于董事會(huì)決議，經(jīng)常務(wù)董事簽字后生效。第三條 董事會(huì)設(shè)董事會(huì)秘書(shū)為日常工作人員，協(xié)助董事長(zhǎng)辦理董事會(huì)的具體事務(wù)，根據(jù)公司情況，董事會(huì)秘書(shū)可為專職人員，也可為兼職。第四條 由于產(chǎn)權(quán)關(guān)系，控股公司與被控股公司的董事會(huì)秘書(shū)在具體工作中形成緊密的協(xié)作與配合關(guān)系，由此成立董事會(huì)秘書(shū)處，各公司董事會(huì)秘書(shū)均為該秘書(shū)處的成員，控股公司董事會(huì)秘書(shū)負(fù)責(zé)組織、協(xié)調(diào)工作，并依據(jù)本程序檢查、監(jiān)督被控股公司董事會(huì)秘書(shū)的工作。第五條 董事會(huì)工作大致可分為會(huì)議工作和日常管理工作。第六條 本程序適用于控股公司及被控股公司董事會(huì)工作的管理。第二章 會(huì)議工作第七條 會(huì)議通知會(huì)議通知的內(nèi)容包括：時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、議程及其它需要說(shuō)明的事項(xiàng)。一、會(huì)議時(shí)間的確定1、 董事會(huì)議由董事長(zhǎng)依據(jù)公司章程定期組織召開(kāi)；2、 經(jīng)三分之一的董事或股東提議，由董事長(zhǎng)決定召開(kāi)臨時(shí)會(huì)議；3、 在董事會(huì)議結(jié)束時(shí)，確定下次會(huì)議的時(shí)間范圍；4、 常務(wù)董事會(huì)議不受時(shí)間和次數(shù)的限制，根據(jù)實(shí)際需要由董事長(zhǎng)召集主持。二、會(huì)議地點(diǎn)和參會(huì)人員的確定1、會(huì)議地點(diǎn)由董事長(zhǎng)根據(jù)情況確定；2、參會(huì)人員為全體董事，董事長(zhǎng)決定列席會(huì)議的人員，監(jiān)事會(huì)成員有權(quán)列席會(huì)議；3、董事會(huì)秘書(shū)列席該公司董事會(huì)議，負(fù)責(zé)會(huì)議記錄及會(huì)務(wù)工作。控股公司董事會(huì)秘書(shū)有權(quán)列席所有被控股公司董事會(huì)議。三、會(huì)議議程的編制1、 董事會(huì)秘書(shū)征求各董事的意見(jiàn)，收集欲提交董事會(huì)審議的事項(xiàng)；2、 上次董事會(huì)議未討論或未形成決議的議案；3、 董事會(huì)秘書(shū)對(duì)擬審議的議題進(jìn)行整理，編制議程草案報(bào)董事長(zhǎng)審批，經(jīng)董事長(zhǎng)批準(zhǔn)后確定為本次董事會(huì)議程。四、會(huì)議通知 董事會(huì)秘書(shū)起草會(huì)議通知，經(jīng)董事長(zhǎng)審核后，于會(huì)議召開(kāi)十日前以書(shū)面形式發(fā)至各參會(huì)人員，特殊情況需召開(kāi)緊急臨時(shí)會(huì)議者除外。第八條 會(huì)議文件1、董事會(huì)秘書(shū)負(fù)責(zé)向董事征詢對(duì)會(huì)議議題的意見(jiàn)，按照會(huì)議議程起草議案，經(jīng)董事長(zhǎng)審核后，于會(huì)議通知發(fā)出后五日內(nèi)發(fā)至各董事；2、 董事會(huì)秘書(shū)負(fù)責(zé)準(zhǔn)備會(huì)議所需的相關(guān)資料，若需各部門(mén)配合的，董事會(huì)秘書(shū)負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)、督促，經(jīng)董事長(zhǎng)審核后，保證于會(huì)議通知發(fā)出后五日內(nèi)發(fā)至各董事。第九條 會(huì)議前磋商1、 根據(jù)情況可以適當(dāng)形式組織董事召開(kāi)預(yù)備會(huì)議，對(duì)會(huì)議議案進(jìn)行審議和磋商，也可以書(shū)面通訊的方式統(tǒng)一意見(jiàn)；2、 由董事會(huì)秘書(shū)根據(jù)磋商的情況，對(duì)會(huì)議文件進(jìn)行修訂；3、 經(jīng)董事長(zhǎng)審核后，確定為董事會(huì)議文件。第十條 會(huì)議準(zhǔn)備1、提交會(huì)議審議的董事會(huì)議文件由董事會(huì)秘書(shū)提前三日發(fā)至各董事；2、董事會(huì)秘書(shū)負(fù)責(zé)全部會(huì)務(wù)工作。第十一條 會(huì)議及決議一、議事規(guī)則會(huì)議應(yīng)嚴(yán)格按照XX控股有限責(zé)任公司董事會(huì)議事規(guī)則第四章的規(guī)定進(jìn)行。二、決議的方式1、會(huì)議決議：召開(kāi)會(huì)議對(duì)列入議程的所有事項(xiàng)逐項(xiàng)當(dāng)場(chǎng)作出決議；2、書(shū)面通訊方式作出決議：一般適用于問(wèn)題比較簡(jiǎn)單、意見(jiàn)容易統(tǒng)一或時(shí)間要求等不到下次會(huì)議，或是上次會(huì)議已原則決定只是履行手續(xù)。以上二種形式?jīng)Q議的議事規(guī)則是相同的，且均應(yīng)由出席會(huì)議或全體董事簽名后生效。三、會(huì)議程序會(huì)議應(yīng)按照會(huì)議議程逐項(xiàng)進(jìn)行審議，審議程序?yàn)椋?、 董事長(zhǎng)或授權(quán)人宣讀議案；2、 各董事須對(duì)議案發(fā)表明確的意見(jiàn)，不得棄權(quán)；3、 以舉手表決的方式確定審議結(jié)果，董事會(huì)秘書(shū)統(tǒng)計(jì)表決情況，將同意票數(shù)及反對(duì)票數(shù)報(bào)董事長(zhǎng)；4、 根據(jù)XX控股有限責(zé)任公司董事會(huì)議事規(guī)則確定審議結(jié)果，由董事長(zhǎng)當(dāng)場(chǎng)宣布審議結(jié)果（一致通過(guò)或通過(guò)或未通過(guò)）。第十二條 會(huì)議記錄、會(huì)議紀(jì)要與會(huì)議決議 一、會(huì)議記錄1、 董事會(huì)秘書(shū)負(fù)責(zé)按照會(huì)議議程記錄各董事的發(fā)言要點(diǎn)，應(yīng)客觀、準(zhǔn)確。特別注意相反意見(jiàn)的發(fā)言；2、 董事有修改其本人發(fā)言記錄的權(quán)力；3、 董事會(huì)秘書(shū)應(yīng)在會(huì)議結(jié)束后24小時(shí)內(nèi)整理完會(huì)議記錄，并負(fù)責(zé)在會(huì)議結(jié)束后48小時(shí)內(nèi)完成董事簽字工作，并按照有關(guān)規(guī)定存檔。若董事出差，可授權(quán)他人，也可電話聯(lián)系確認(rèn)會(huì)議記錄的內(nèi)容并同意回來(lái)后補(bǔ)簽。二、會(huì)議紀(jì)要及決議1、 董事會(huì)秘書(shū)應(yīng)在會(huì)議結(jié)束24小時(shí)內(nèi)完成起草董事會(huì)決議或會(huì)議紀(jì)要的工作；2、 董事會(huì)秘書(shū)負(fù)責(zé)在會(huì)議結(jié)束后48小時(shí)內(nèi)完成會(huì)議紀(jì)要及決議由出席會(huì)議的董事簽字或經(jīng)董事長(zhǎng)審核批準(zhǔn)蓋董事會(huì)章的工作，并按照有關(guān)規(guī)定存檔。若董事或董事長(zhǎng)出差，應(yīng)按照本條第一款第三項(xiàng)規(guī)定執(zhí)行。第十三條 會(huì)議文件的保密會(huì)議文件在會(huì)議結(jié)束后，由董事會(huì)秘書(shū)統(tǒng)一收回，除一份存檔外，其余一律銷(xiāo)毀。第三章 日常管理工作第十四條 董事會(huì)決議的貫徹董事長(zhǎng)負(fù)有貫徹董事會(huì)決議的責(zé)任，可按以下方式進(jìn)行：1、 在決議生效后24小時(shí)內(nèi)召開(kāi)高級(jí)管理人員會(huì)議，傳達(dá)董事會(huì)決議的精神，董事會(huì)秘書(shū)負(fù)責(zé)會(huì)議記錄及會(huì)務(wù)工作；2、 董事會(huì)秘書(shū)起草有關(guān)貫徹董事會(huì)決議的文件，經(jīng)董事長(zhǎng)審核批準(zhǔn)并在決議生效后48小時(shí)內(nèi)發(fā)至有關(guān)單位或人員；3、 董事長(zhǎng)督促總經(jīng)理組織落實(shí)董事會(huì)決議，并在決議生效后十個(gè)工作日內(nèi)形成實(shí)施方案。情況特殊或較復(fù)雜，由董事長(zhǎng)決定時(shí)間可適當(dāng)延長(zhǎng)。第十五條 檢查董事會(huì)決議的執(zhí)行情況在董事會(huì)會(huì)議結(jié)束至下次會(huì)議召開(kāi)期間，董事長(zhǎng)負(fù)有檢查董事會(huì)決議執(zhí)行情況的責(zé)任，并在下次會(huì)議上討論決議執(zhí)行情況的報(bào)告。檢查方式為：1、 董事會(huì)秘書(shū)隨時(shí)與各部門(mén)溝通，按照決議逐項(xiàng)進(jìn)行調(diào)查，將決議執(zhí)行情況及時(shí)反饋至董事會(huì)。2、 常務(wù)董事會(huì)根據(jù)情況召開(kāi)會(huì)議分析決議執(zhí)行過(guò)程中存在的問(wèn)題，會(huì)議對(duì)決議執(zhí)行情況要有明確結(jié)論，并確定進(jìn)一步落實(shí)決議的實(shí)施辦法，董事會(huì)秘書(shū)負(fù)責(zé)會(huì)議記錄及會(huì)務(wù)工作。3、 在下一次董事會(huì)召開(kāi)時(shí)，由董事長(zhǎng)介紹決議執(zhí)行的情況。第十六條 書(shū)面通訊的形式作出決議對(duì)于比較簡(jiǎn)單且各位董事經(jīng)過(guò)醞釀即可取得一致意見(jiàn)的事項(xiàng)，可利用書(shū)面通訊的形式統(tǒng)一意見(jiàn)后，由全體董事簽署作出決議。第十七條 董事會(huì)文件檔案管理一、 文件歸檔董事會(huì)秘書(shū)根據(jù)文件類(lèi)別建檔，采取隨時(shí)歸檔、方便查閱并具有保護(hù)措施的方式妥善保管。二、檔案管理1、 董事會(huì)秘書(shū)對(duì)董事會(huì)文件的保管負(fù)責(zé)，不得丟失、損壞；2、 董事會(huì)秘書(shū)對(duì)董事會(huì)文件的保密負(fù)責(zé)，除本公司董事有查閱檔案的權(quán)力外，其他任何人均需經(jīng)本公司董事長(zhǎng)批準(zhǔn)，方可查閱或復(fù)制文件；3、 控股公司董事會(huì)有對(duì)被控股公司董事會(huì)文件備案的權(quán)力，被控股公司董事會(huì)秘書(shū)在會(huì)議結(jié)束后48小時(shí)內(nèi)應(yīng)將記錄、決議等相關(guān)文件報(bào)控股公司，控股公司董事會(huì)秘書(shū)對(duì)此文件負(fù)有檔案管理的責(zé)任。第十八條 報(bào)審文件的流轉(zhuǎn)一、 收文1、 董事會(huì)秘書(shū)應(yīng)對(duì)報(bào)審文件進(jìn)行登記，將時(shí)間、文件主題或摘要、申報(bào)單位或人、報(bào)審要求及其它需要說(shuō)明的事項(xiàng)明確記載；2、 董事會(huì)秘書(shū)根據(jù)收文登記制作董事會(huì)文件簽閱單。二、簽閱與簽批1、 董事會(huì)秘書(shū)負(fù)責(zé)將已作收文登記的報(bào)審文件呈送各董事審閱；2、 董事須在董事會(huì)文件簽閱單上簽署意見(jiàn)；3、 如果需要形成決議的，由董事長(zhǎng)決定采取會(huì)議決議還是書(shū)面通訊方式形成決議。三、文件轉(zhuǎn)遞1、 審批后的文件經(jīng)董事長(zhǎng)同意，由董事會(huì)秘書(shū)在報(bào)審后的三個(gè)工作日內(nèi)轉(zhuǎn)送原申報(bào)單位或人；2、 申報(bào)單位或人在收到文件后應(yīng)作簽收；3、 董事會(huì)秘書(shū)應(yīng)將報(bào)審材料、收文登記、審批意見(jiàn)及簽收記錄均作為備查資料歸檔；4、 若申報(bào)單位或人認(rèn)為還需報(bào)審，應(yīng)按照本條上述程序進(jìn)行。第四章 附則第十九條 本程序經(jīng)控股公司董事會(huì)審議批準(zhǔn)后生效。第二十條 本程序視公司業(yè)務(wù)發(fā)展情況，隨時(shí)進(jìn)行修訂，所修訂內(nèi)容經(jīng)控股公司董事會(huì)審議批準(zhǔn)后生效。第二十一條 本程序與公司內(nèi)部文件相關(guān)內(nèi)容不一致者，以本程序?yàn)闇?zhǔn)；第二十二條 本程序的解釋權(quán)歸控股公司董事會(huì)。 附：董事會(huì)相關(guān)文件的標(biāo)準(zhǔn)格式。 XX控股有限責(zé)任公司董事會(huì) 2000年11月20日 XXX公司（公司注冊(cè)名稱全稱）第X屆董事會(huì)第X次會(huì)議通知（以上黑體三號(hào)加重居中，行間距1.5倍）（以下宋體五號(hào)，行間距1.5倍）會(huì)議時(shí)間： 年 月 日 時(shí) 分會(huì)議地點(diǎn)：（具體到房間號(hào)）主 持 人：（董事長(zhǎng)或授權(quán)人）參會(huì)人員：（出席會(huì)議的全體董事及列席人員）會(huì)議議程： 1、 時(shí) 分至 時(shí) 分，審議 的議案； 2、3、其它事項(xiàng)：附： （會(huì)議文件1） （會(huì)議文件2）. 公司 年 月 日XXX公司（公司注冊(cè)名稱全稱）第X屆董事會(huì)第X次會(huì)議關(guān)于 的議案（以上黑體三號(hào)加重居中，行間距1.5倍）（以下宋體五號(hào)，行間距1.5倍）首先描述本項(xiàng)議案背景、前因后果，以及由誰(shuí)提議等。其次寫(xiě)明議案的詳細(xì)內(nèi)容。后之要有“以上議案內(nèi)容，請(qǐng)董事會(huì)審議，通過(guò)后生效”。最后，附： 文件（相關(guān)資料）。 公司 年 月 日XXX公司（公司注冊(cè)名稱全稱）第X屆董事會(huì)第X次會(huì)議記錄（以上黑體三號(hào)加重居中，行間距1.5倍）（以下宋體五號(hào)，行間距1.5倍）會(huì)議時(shí)間： 年 月 日 時(shí) 分會(huì)議地點(diǎn)：（具體到房間號(hào)）主 持 人：（董事長(zhǎng)或授權(quán)人）參會(huì)人員：（出席會(huì)議的全體董事及列席人員）會(huì)議議程： 1、審議 的議案；2、會(huì)議記錄：會(huì)議內(nèi)容：一、審議 的議案（一）由董事長(zhǎng)（或授權(quán)人）宣讀 議案或 文件；（二）董事對(duì)議案或文件進(jìn)行討論并發(fā)表意見(jiàn)如下：1、 董事XXX先生/女士的發(fā)言：（要點(diǎn)）2、 董事XXX先生/女士的發(fā)言：（要點(diǎn)）（三）表決情況：（同意 票；反對(duì) 票）（四）審議結(jié)果：（一致通過(guò)或通過(guò)或未通過(guò)）.到會(huì)董事簽字：XXX： XXX： XXX： 公司記錄人簽字： 年 月 日 XXX公司（公司注冊(cè)名稱全稱）第X屆董事會(huì)第X次會(huì)議決議（以上黑體三號(hào)加重居中，行間距1.5倍）（以下宋體五號(hào)，行間距1.5倍） 年 月 日， 公司在 召開(kāi)第 屆董事會(huì)第 次會(huì)議，會(huì)議由 主持，董事 出席了會(huì)議，應(yīng)到會(huì)董事 人，實(shí)際到會(huì) 人，占應(yīng)到會(huì)人數(shù)的 %，符合公司法及公司章程的規(guī)定。會(huì)議對(duì) 議案進(jìn)行了審議，一致通過(guò)如下決議：（以下應(yīng)按會(huì)議議程準(zhǔn)確寫(xiě)明決議的內(nèi)容）到會(huì)董事簽字：XXX： XXX： XXX： XXX