淺談加強(qiáng)醫(yī)院電算化會(huì)計(jì)檔案管理的論文

淺談加強(qiáng)醫(yī)院電算化會(huì)計(jì)檔案管理的論文 淺談加強(qiáng)醫(yī)院電算化會(huì)計(jì)檔案管理的論文 淺談加強(qiáng)醫(yī)院電算化會(huì)計(jì)檔案管理 1 電算化會(huì)計(jì)檔案的內(nèi)容與特點(diǎn) 電算化會(huì)計(jì)檔案，是指存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)中的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)（以磁性介質(zhì)或光盤存儲(chǔ)的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)）和計(jì)算機(jī)打印出來(lái)的書面形式的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)。具體指記賬憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表（報(bào)表格式和計(jì)算公式）等數(shù)據(jù)，以及會(huì)計(jì)軟件系統(tǒng)開發(fā)運(yùn)行中編制的各種文檔程序和其他會(huì)計(jì)資料。電算化會(huì)計(jì)檔案一般具有如下幾個(gè)特點(diǎn)： （）電算化會(huì)計(jì)檔案比傳統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案具有更廣泛的內(nèi)涵。它除了包含打印輸出的記賬憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表外，更重要的是指電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)中的所有系統(tǒng)軟件、會(huì)計(jì)軟件程序及其全套文檔資料。 （ 2）與 傳統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案相比，電算化會(huì)計(jì)檔案的查閱，對(duì)環(huán)境的要求更高。查閱傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案具有直觀性，而存儲(chǔ)在磁性介質(zhì)上的會(huì)計(jì)檔案必須在特定的計(jì)算機(jī)硬件與軟件系統(tǒng)環(huán)境中才可以使用。 （ 3）電算化會(huì)計(jì)檔案較傳統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案有更多的存儲(chǔ)需求，且對(duì)存放條件要求更高。它一方面以打印輸出的紙質(zhì)賬簿、報(bào)表、憑證的形式存在；另一方面以磁性介質(zhì)或光盤的形式存在，受存儲(chǔ)介質(zhì)質(zhì)量、存放環(huán)境和存儲(chǔ)有效期等因素的影響很大，保存不當(dāng)容易遭到損壞。 （ 4）電算化會(huì)計(jì)檔案易于修改，且不留痕跡。 （ 5）對(duì)電算化會(huì)計(jì)檔案管理人員的素質(zhì)要求更高。作 為電算化會(huì)計(jì)檔案的管理人員，既要了解會(huì)計(jì)基本知識(shí)，又要了解計(jì)算機(jī)等相關(guān)知識(shí)。 2 醫(yī)院電算化會(huì)計(jì)檔案管理存在的問題 （）電算化會(huì)計(jì)檔案管理內(nèi)容不夠完整。 wWW.11665.COm 現(xiàn)階段醫(yī)院財(cái)務(wù)工作已經(jīng)全面實(shí)現(xiàn)電算化管理，由于對(duì)會(huì)計(jì)檔案組成內(nèi)容不甚了解，缺乏管理會(huì)計(jì)檔案的經(jīng)驗(yàn)，因此大多數(shù)醫(yī)院定期向檔案部門移交的只是打印出來(lái)的紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案，而沒有移交存儲(chǔ)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的磁性介質(zhì)會(huì)計(jì)檔案和開發(fā)使用的全套電算化會(huì)計(jì)的應(yīng)用軟件程序、系統(tǒng)軟件及文檔資料等。同時(shí)醫(yī)院不及時(shí)對(duì)會(huì)計(jì)電算化形成的賬、表定期打印輸出，過(guò)于依賴 計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)，沒有做到將電算化數(shù)據(jù)定期備份。一旦因意外或人為錯(cuò)誤造成系統(tǒng)數(shù)據(jù)的丟失、破壞，就很難恢復(fù)原有的會(huì)計(jì)資料，從而影響電算化系統(tǒng)的正常工作，會(huì)計(jì)檔案的完整性、安全性得不到保證，從而制約了電算化會(huì)計(jì)檔案的利用，更無(wú)法適應(yīng)電算化會(huì)計(jì)檔案的改革和發(fā)展。 （ 2）電算化會(huì)計(jì)檔案管理缺乏專業(yè)人員。電算化會(huì)計(jì)檔案管理要求管理人員既要懂會(huì)計(jì)專業(yè)知識(shí)，又要懂檔案業(yè)務(wù)知識(shí)和計(jì)算機(jī)知識(shí)。目前許多醫(yī)院只重視高級(jí)醫(yī)療專業(yè)人才的引進(jìn)，對(duì)檔案管理工作不夠重視，會(huì)計(jì)檔案多由財(cái)務(wù)人員兼職管理，遇有上級(jí)主管部門檢查時(shí)忙于應(yīng)付， 檔案管 理意識(shí)滯后。 （ 3）電算化會(huì)計(jì)檔案管理制度有待完善。目前，會(huì)計(jì)電算化工作規(guī)范、會(huì)計(jì)電算化管理辦法、會(huì)計(jì)檔案管理辦法、會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范等文件，僅對(duì)會(huì)計(jì)電算化檔案做了基本的要求，未提及會(huì)計(jì)電算化檔案管理存在的問題及其防范，已不能適應(yīng)電算化會(huì)計(jì)檔案管理新的需要。 3 加強(qiáng)醫(yī)院電算化會(huì)計(jì)檔案管理的對(duì)策 （）制定嚴(yán)格的管理制度。財(cái)政部、國(guó)家檔案局頒布的會(huì)計(jì)檔案管理辦法第四條規(guī)定： ；各單位必須加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，建立會(huì)計(jì)檔案的立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等管理制度，保證會(huì)計(jì)檔 案妥善保管、有序存放、方便檢查，防止毀損、散失和泄密；第七條規(guī)定： ；各單位應(yīng)當(dāng)建立健全會(huì)計(jì)檔案查閱、復(fù)制登記制度。制定電算化會(huì)計(jì)檔案制度要貫穿管理和保存整個(gè)過(guò)程，要根據(jù)檔案的收集、記錄、查閱、移交、銷毀等一系列環(huán)節(jié)制定電算化會(huì)計(jì)檔案的移交程序、銷毀管理辦法和保管方法等各方面的管理制度。 （ 2）加強(qiáng)醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。在硬件方面，由于磁性介質(zhì)的存儲(chǔ)受到環(huán)境影響很大，如環(huán)境的濕度、溫度、空氣的清新度、磁場(chǎng)等因素，所以要保證電算化會(huì)計(jì)檔案不受破壞，必須要有良好的存儲(chǔ)環(huán)境。在財(cái)務(wù)軟件方面，應(yīng)采用一定 的安全保密措施，建立和健全財(cái)務(wù)檔案管理責(zé)任制、電子文件簽入簽出制、安全日志制，從而保障財(cái)務(wù)檔案不被篡改或便于追溯使用過(guò)文件的人員。 （ 3）做好電算化會(huì)計(jì)檔案的管理與保存。醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案種類多、數(shù)量大，為保證檔案的安全完整，必須由專人專職負(fù)責(zé)電算化會(huì)計(jì)檔案的管理工作，負(fù)責(zé)整個(gè)系統(tǒng)會(huì)計(jì)資料的存儲(chǔ)、保管和保密工作。一般電算化會(huì) 計(jì)檔案都是存儲(chǔ)在磁盤或光盤內(nèi)，所以針對(duì)這些檔案載體的特殊物理性質(zhì)，在存儲(chǔ)會(huì)計(jì)檔案時(shí)必須做到雙備份。月終會(huì)計(jì)工作結(jié)束后，將本月的現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬、會(huì)計(jì)憑證、收支明細(xì)賬打印出來(lái) 裝訂成冊(cè)，年末將會(huì)計(jì)報(bào)表、總賬等打印出來(lái)裝訂成冊(cè)，年末再把整套的賬簿數(shù)據(jù)備份，存入磁盤或光盤。檔案資料定期檢查，每半年重新復(fù)制一次，防止由于磁性介質(zhì)的損壞，造成會(huì)計(jì)檔案的丟失。 （ 4）提高財(cái)務(wù)檔案管理人員的信息化素質(zhì)。財(cái)務(wù)檔案管理信息化是不斷完善、優(yōu)化的過(guò)程，始終要依賴于檔案人員素質(zhì)的提高。建設(shè)一支高素質(zhì)的財(cái)務(wù)檔案干部隊(duì)伍，是財(cái)務(wù)檔案管理信息化的重要基礎(chǔ)。作為會(huì)計(jì)檔案管理人員，首先必須做到嚴(yán)格自律、廉潔奉公，保持獨(dú)立公正的立場(chǎng)，正確運(yùn)用自己的職能和權(quán)力。其次，會(huì)計(jì)檔案資料內(nèi)容廣泛，具有專業(yè)性、廣泛性、嚴(yán) 密性的特點(diǎn)。這要求檔案管理人員不僅要具備檔案管理學(xué)知識(shí)，還應(yīng)具備財(cái)會(huì)方面的基本知