公司會(huì)議安排細(xì)則.doc

精品文檔 公司會(huì)議安排細(xì)則（一）會(huì)議分工 會(huì)議應(yīng)視情況明確設(shè)定秘書組、會(huì)務(wù)組、后勤醫(yī)療組、保衛(wèi)組等工作組，重要會(huì)議可設(shè)專職服務(wù)員，并請后勤、保衛(wèi)等人員做好治安、救護(hù)、餐衛(wèi)等項(xiàng)工作。 1、秘書組 其主要任務(wù)是負(fù)責(zé)會(huì)議講話稿、會(huì)議議程、會(huì)議指南等材料的整理、報(bào)審及會(huì)議的報(bào)道宣傳工作，并協(xié)助會(huì)務(wù)組做好相應(yīng)工作。 2、會(huì)務(wù)組 其主要任務(wù)是負(fù)責(zé)會(huì)議會(huì)務(wù)工作，包括：（1）下達(dá)會(huì)議通知；（2）負(fù)責(zé)報(bào)道登記，發(fā)放入場證件、紀(jì)念品和會(huì)議相關(guān)材料等；（3）迎送、接待主講人，負(fù)責(zé)食宿安排；（4）支付各類費(fèi)用；（5）財(cái)務(wù)結(jié)算。 3、保衛(wèi)組組織人員對會(huì)場進(jìn)行安全檢查，疏通通道，開啟安全門等，同時(shí)協(xié)助會(huì)務(wù)組做好相應(yīng)工作。 4、后勤醫(yī)療組：做好會(huì)議期間人員的應(yīng)急醫(yī)療工作。 在整體運(yùn)作過程中秘書組、會(huì)務(wù)組等各司其職，但又需要默契配合，互相支援，形成一個(gè)整體，保證會(huì)議順利進(jìn)行。 （二）會(huì)議通知 1、通知應(yīng)簡明準(zhǔn)確，主要包括會(huì)議內(nèi)容、參會(huì)人員范圍、時(shí)間、會(huì)期、開會(huì)和報(bào)到地點(diǎn)、是否需要報(bào)名單、聯(lián)系人及電話等。 2、通知發(fā)出后，應(yīng)即落實(shí)有關(guān)負(fù)責(zé)人是否收到，并統(tǒng)計(jì)好參會(huì)人數(shù)。若需報(bào)名單，則要注意統(tǒng)計(jì)姓名、性別、職務(wù)等項(xiàng)。 3、大型會(huì)議應(yīng)當(dāng)印制會(huì)議指南。內(nèi)容包括參會(huì)人員及會(huì)務(wù)人員的姓名、單位、職務(wù)、房間號和就餐時(shí)間、地點(diǎn)以及其他注意事項(xiàng)等內(nèi)容。（會(huì)議秩序冊應(yīng)在參會(huì)人員報(bào)到時(shí)發(fā)放） 4、需分組座談的，應(yīng)指定座談地點(diǎn)、召集人等。 （三）會(huì)議材料準(zhǔn)備 1、會(huì)議材料準(zhǔn)備包括領(lǐng)導(dǎo)講話、主持詞、典型發(fā)言、會(huì)議議程等。應(yīng)注意材料的數(shù)量、篇幅與會(huì)議時(shí)間安排一致。會(huì)議材料均應(yīng)經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)閱知，會(huì)前送交講話者本人。 2、會(huì)務(wù)人員應(yīng)對材料的印刷、裝訂把好關(guān)，應(yīng)注意是否齊全。如有可能，會(huì)務(wù)人員應(yīng)與相關(guān)處室逐頁核對。主持人、講話人對材料的紙張、字號大小等有特殊要求的，均應(yīng)盡量滿足其要求。 （四）會(huì)場布置 會(huì)場布置應(yīng)包括以下各項(xiàng)：落實(shí)會(huì)場場地、會(huì)標(biāo)懸掛、電源、燈光、音響、投影、錄音錄象設(shè)備、飲水器具、主席臺(tái)和會(huì)議桌上物品擺放、座次排列、空調(diào)設(shè)備及安全出入等。（要做好后備電源、擴(kuò)音設(shè)備及值班電工等應(yīng)急安排） 1、會(huì)場布置形式 會(huì)場布置形式可根據(jù)會(huì)議的內(nèi)容、發(fā)言人及參會(huì)人員數(shù)量而定。會(huì)議內(nèi)容主要為傳達(dá)文件，而發(fā)言人數(shù)量較少、參會(huì)人數(shù)又較多時(shí)，宜采取分排式就座。座談或聽取匯報(bào)的會(huì)議，宜采取圓桌式就座。 2、座次排列 座位的順序一般以座位的面向?yàn)闇?zhǔn)，先中間，后左、右，依次向兩邊擺放。對人員的座次排列、人員排序均有嚴(yán)格要求。一般規(guī)律應(yīng)是： （1）職能部門對排名有詳細(xì)規(guī)定的，以其排列的順序?yàn)闇?zhǔn)。 （2）同等職位的，按任實(shí)職時(shí)間為先；不在職的同志，根據(jù)場合酌情排列。 （3）上級來人參加會(huì)議時(shí)，應(yīng)根據(jù)來人的身份及在整個(gè)會(huì)議議程中的位置（看誰做主要講話）酌情排列。 3、席簽 席簽是與會(huì)人員身份的標(biāo)志。既充分體現(xiàn)對該座人員的尊重，同時(shí)有清點(diǎn)人數(shù)的作用。座簽一般應(yīng)當(dāng)用淺紅色紙、黑字書寫。應(yīng)寫清該座位人員的姓名（核實(shí)無誤）或單位名稱。 4、會(huì)場環(huán)境。 根據(jù)不同類型的會(huì)議酌情布置會(huì)標(biāo)、條幅、鮮花等物品，營造莊嚴(yán)、肅穆、熱烈等不同風(fēng)格的會(huì)場氣氛。還應(yīng)留意會(huì)場是否具有安全出入之通道。 5、燈光音響 燈光的亮度要適宜，臺(tái)上光線一般要比臺(tái)下亮一些。晚上開會(huì)要做好停電的應(yīng)急準(zhǔn)備工作。 音響是保證會(huì)議開好的重要手段。話筒的數(shù)量應(yīng)根據(jù)會(huì)場座位的擺放及發(fā)言人的多少而定。音響及話筒應(yīng)逐一調(diào)試，必要時(shí)要請音響人員專司此責(zé)。 6、空調(diào)、通風(fēng)設(shè)備 適宜的溫度及清新的空氣是確保會(huì)議成功的重要因素，會(huì)務(wù)人員應(yīng)在開會(huì)之前調(diào)節(jié)好氣溫。夏季室內(nèi)氣溫高時(shí)，應(yīng)考慮準(zhǔn)備折扇等物品。 7、桌上擺放物品 主席臺(tái)擺放的會(huì)議材料，必須由會(huì)務(wù)人員對其是否齊全、頁碼、印刷及裝訂質(zhì)量等逐一檢查。（必要時(shí)準(zhǔn)備了記錄用筆及筆記本等） 準(zhǔn)備好茶水、礦泉水等物品。如會(huì)場空間小，可使用飲水機(jī)。會(huì)場空間大，可逐桌擺放熱水瓶。如會(huì)議規(guī)格高，參會(huì)人員較少，應(yīng)由工作人員負(fù)責(zé)倒水。 （五）新聞報(bào)道 由宣教部門準(zhǔn)備好錄音、攝像、攝影設(shè)備，及時(shí)進(jìn)行會(huì)議精神傳達(dá)。（如有必要應(yīng)事先聯(lián)系新聞單位，并安排好記者的接送工作） （六）車輛及食宿安排 如需參觀，應(yīng)指定車輛負(fù)責(zé)人，準(zhǔn)備好車輛，并請參觀人員按編號乘車。 若無會(huì)議指南，可將食宿安排表提前交給會(huì)議主持人，在休會(huì)前告知參會(huì)人員。 （七）其他事項(xiàng) 1、會(huì)務(wù)人員要做好會(huì)議紀(jì)律宣讀及其他事項(xiàng)的咨詢、提醒等工作。 2、還應(yīng)做好參會(huì)人員報(bào)到或簽到工作，并分發(fā)會(huì)議材料。 3、會(huì)務(wù)人員應(yīng)根據(jù)簽到情況掌握到會(huì)人數(shù)，并及時(shí)聯(lián)系未到會(huì)人員，查明遲到或缺席的原因，將有關(guān)情況報(bào)告相關(guān)領(lǐng) 4、會(huì)務(wù)人員應(yīng)引導(dǎo)主席臺(tái)人員或重要領(lǐng)導(dǎo)同志就座，并注意了解參會(huì)領(lǐng)導(dǎo)是否帶齊講話稿等物品。 5、應(yīng)注意參會(huì)人員的就座情況，會(huì)場前排盡量不要空座。 6、視情況統(tǒng)一會(huì)務(wù)工作人員著裝。 二、會(huì)間組織與服務(wù)階段 1.會(huì)務(wù)人員提前1小時(shí)到達(dá)會(huì)場，反復(fù)檢查會(huì)場準(zhǔn)備情況。 2.搞好會(huì)議簽到、材料分發(fā)。 3.落實(shí)主席臺(tái)領(lǐng)導(dǎo)、發(fā)言人是否到齊。 會(huì)務(wù)人員應(yīng)做好主持人或發(fā)言人不能到會(huì)的準(zhǔn)備。主持人不能到會(huì)，可由合適的同志代為主持；發(fā)言人不能到會(huì)，可視情況尋找替代人或取消其發(fā)言。 4、按預(yù)定方案組織與會(huì)人員由前向后依次就座。 5、維持好會(huì)場秩序。會(huì)議前5分鐘，關(guān)閉會(huì)場大門，與會(huì)人員入座就緒，無關(guān)人員離開會(huì)場；會(huì)間關(guān)閉手機(jī)或調(diào)到振動(dòng)，一般不允許找人，無關(guān)人員不準(zhǔn)進(jìn)入會(huì)場。 6、安排專人做好話筒的擺放、倒水等服務(wù)工作。 7、會(huì)務(wù)人員須隨時(shí)觀察并領(lǐng)會(huì)主席臺(tái)領(lǐng)導(dǎo)的示意，做好臨時(shí)安排的各項(xiàng)工作。 8、由秘書組做好錄音、攝影、攝像及會(huì)議記錄等工作。 9、如有必要，為與會(huì)人員預(yù)定車票、機(jī)票等。 三、會(huì)后 1、會(huì)議結(jié)束后，要檢查會(huì)場，帶回剩余材料、席簽等物品。 2、組織送站。根據(jù)與會(huì)人員離會(huì)時(shí)間，提前安排車輛、送站人員等。 3、做好會(huì)議文件的清退、收集、歸