CDMS系統(tǒng)使用集錦

CDMS 系統(tǒng)使用集錦 目錄目錄 CDMS 系統(tǒng)結(jié)構(gòu)規(guī)劃 1 CDMS 管理員基本工作及要點(diǎn) 2 CDMS 系統(tǒng)管理員建立系統(tǒng)步驟 3 CDMS 系統(tǒng)建立正確性檢查 4 CDMS 系統(tǒng)中容器權(quán)限 6 一定要重視 CDMS 系統(tǒng)中的群組 7 CDMS 系統(tǒng)管理員變更交接要求 7 CDMS 系統(tǒng)問(wèn)題集 7 CDMS 系統(tǒng)結(jié)構(gòu)規(guī)劃系統(tǒng)結(jié)構(gòu)規(guī)劃 千萬(wàn)不要小看了 CDMS 系統(tǒng)的規(guī)劃 可能有很多人不以為然 不就是個(gè)存放文檔 的系統(tǒng)嘛 還有什么規(guī)劃不規(guī)劃的 放上去就可以了 其實(shí)不然 凡事預(yù)則 立 不預(yù)則廢 這是個(gè)放之四海皆準(zhǔn)的道理 CDMS 系統(tǒng)將來(lái)要存放大量的項(xiàng)目文檔數(shù)據(jù) 對(duì)于這些數(shù)據(jù)以及對(duì)于系統(tǒng)的管理 都是要花心思去構(gòu)架的 其中有一些好的用法與大家分享 建立 已關(guān)閉項(xiàng)目 容器 建立這個(gè)容器的好處是 可以將已經(jīng)關(guān)閉的項(xiàng)目與 在實(shí)施項(xiàng)目分離開(kāi)來(lái) 使在實(shí)施項(xiàng)目清晰 明了 不影響日常工作 實(shí)施關(guān)閉 的項(xiàng)目可以移動(dòng)到此容器中作查詢用 盡量少建第一層容器 大家知道容器的權(quán)限非常獨(dú)立的 必須對(duì)其進(jìn)行再次授 權(quán)管理 但其下層容器在建立時(shí)可以選擇 繼承父容器成員 選項(xiàng)繼承上級(jí)容 器的權(quán)限 這樣 只要在第一層容器中規(guī)劃好權(quán)限 用群組方式授權(quán) 那么在 第一級(jí)容器中作好群組授權(quán) 其下的子容器一律使用 繼承父容器成員 選項(xiàng) 就不需要對(duì)子容器進(jìn)行授權(quán)管理 規(guī)劃好 建立盡量少的層次 比如 有人建立的層次是 06 年 06 年上半年 實(shí)施一部 機(jī)械行業(yè) 在實(shí)施 項(xiàng)目 1 這樣的結(jié)構(gòu)在提交一次文檔時(shí)就要進(jìn) 入 6 次才能找到自己的項(xiàng)目提交文檔 非常不便 完全可以簡(jiǎn)化掉 06 年 06 年上半年 機(jī)械行業(yè) 在實(shí)施 只要兩層即可 希望大家多動(dòng)腦筋 站在使用者的角度去規(guī)劃好自己的系統(tǒng) 這樣才能用的好 CDMS 管理員基本工作及要點(diǎn)管理員基本工作及要點(diǎn) 一 用戶管理 a 系統(tǒng)管理員按權(quán)限需要將分公司的實(shí)施顧問(wèn)加入到系統(tǒng)中 b 將加入系統(tǒng)的人員維護(hù)到對(duì)應(yīng)的群組中 c 不得刪除 管理層 CDMS 總部其他 CDMS 總部實(shí)施 等 系統(tǒng)預(yù)設(shè)用戶 d 必須存在 管理員 群組 并將 CDMS 管理員 維護(hù)進(jìn)去 e 必須將 CDMS 區(qū)域 CDMS 總部其他 CDMS 總部實(shí)施 等預(yù)設(shè)用戶維護(hù)進(jìn)具有讀者權(quán)限的群組中 二 容器管理 a 新建容器時(shí)必須選中 繼承上級(jí)容器權(quán)限 b 在新建第一層容器后需要對(duì)容器進(jìn)行授權(quán) 要求必須按群組進(jìn)行授權(quán) 如 管理權(quán)限必須授予 管理員 群組 不得直接授予個(gè)人 c 在第一層容器做好群組授權(quán)后 建立下層容器時(shí)就只需選中 繼承上級(jí) 容器權(quán)限 即可輕松實(shí)現(xiàn)容器授權(quán) d 在新建項(xiàng)目容器后 必須在 定制 表單 中選中項(xiàng)目文檔后 點(diǎn) 拷 貝表單 將表單復(fù)制到你新建的項(xiàng)目容器中 三 目錄管理 a 由于系統(tǒng)性能的限制 一個(gè)容器內(nèi)的目錄總數(shù)不宜超過(guò) 80 個(gè) b 建立目錄必須按四步法的要求 分別建立 4 個(gè)目錄 c 必須修改每一文件夾屬性 將 項(xiàng)目文檔 表單指定為默認(rèn)表單 并取 消 新建 按鈕 四 頁(yè)面管理 a 項(xiàng)目文檔 表單編輯 這是系統(tǒng)中予設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)文檔提交格式 可根據(jù) 本機(jī)構(gòu)的管理要求做適當(dāng)變更 b 在實(shí)施項(xiàng)目 頁(yè)面編輯 在 在實(shí)施項(xiàng)目進(jìn)度 頁(yè)面是用于對(duì)實(shí)施項(xiàng) 目進(jìn)程進(jìn)行跟蹤和控制的工具 系統(tǒng)管理員必須每周進(jìn)行維護(hù) 維護(hù)方法 打開(kāi) 在實(shí)施項(xiàng)目進(jìn)度 頁(yè)面 點(diǎn) 編輯 將其中 EXCEL 文檔拖到本地 進(jìn)行編輯 編輯完畢后 點(diǎn) 替換 然后 發(fā)布 即可 CDMS 系統(tǒng)管理員建立系統(tǒng)步驟系統(tǒng)管理員建立系統(tǒng)步驟 一 用戶維護(hù) a 成員 添加 刪除成員 中增加本公司的顧問(wèn) b 成員 群組 中將剛才加入的顧問(wèn)添加到 實(shí)施顧問(wèn) 群組 二 建立容器 a 新建 容器 中建立第一層容器 上半年 b 進(jìn)入剛建立的容器 點(diǎn) 容器安全 c 將 讀者 群組加入到 讀者 中 d 將 實(shí)施顧問(wèn) 群組加入到 作者 中 e 將 實(shí)施經(jīng)理 群組加入到 編輯者 中 f 將 管理員 群組加入到 管理者 中 三 建立子容器 a 在第一層容器中 新建 容器 中建立第二層容器 XX 項(xiàng)目 b 在新建子容器時(shí)一定要選中 從父容器繼承成員 c 以此類推建立所有項(xiàng)目 四 建立文件夾 a 進(jìn)入到最后一層容器 項(xiàng)目 中 b 新建 文件夾 中按階段建立文件夾 c 至少按四個(gè)步驟建立四個(gè)文件夾 五 復(fù)制表單 a 用 轉(zhuǎn)至 回到系統(tǒng)的最頂層 b 定制 表單 中選中 項(xiàng)目文檔 c 點(diǎn)上面的菜單 拷貝表單 將其復(fù)制到新建的 XX 項(xiàng)目 容器中 六 設(shè)置默認(rèn)表單 a 進(jìn)入最未層的 XX 項(xiàng)目 容器 b 點(diǎn)擊目錄 找到 文件夾選項(xiàng) c 將 默認(rèn)表單鏈接 指定為 項(xiàng)目文檔 d 勾上 隱藏此文件夾中的 新建 鏈接 選項(xiàng) 七 維護(hù) 在實(shí)施項(xiàng)目進(jìn)度 a 點(diǎn)擊 在實(shí)施項(xiàng)目進(jìn)度 b 編輯 修改附件并替換 c 點(diǎn)擊 發(fā)布 知識(shí)中心 實(shí)施服務(wù) 實(shí)施知識(shí)庫(kù) 產(chǎn)品實(shí)施應(yīng)用指南知識(shí)中心 實(shí)施服務(wù) 實(shí)施知識(shí)庫(kù) 產(chǎn)品實(shí)施應(yīng)用指南 中有中有 CDMS 操作手冊(cè) 具操作手冊(cè) 具 體操作請(qǐng)參照手冊(cè)說(shuō)明 體操作請(qǐng)參照手冊(cè)說(shuō)明 CDMS 系統(tǒng)建立正確性檢查系統(tǒng)建立正確性檢查 檢查非常簡(jiǎn)單 只需三個(gè)步驟即可 如果不符 請(qǐng)認(rèn)真核對(duì) CDMS 系統(tǒng)管理員建立系統(tǒng)步驟 中描述的六個(gè)步驟 一 檢查群組 檢查您加入系統(tǒng)的用戶有沒(méi)有加入到群組中 以實(shí)施顧問(wèn)群組為例 其 他群組設(shè)定以此類推 成員 群組 實(shí)施顧問(wèn) 查看有沒(méi)有成員 二 查檢項(xiàng)目文件夾及默認(rèn) 項(xiàng)目文檔 點(diǎn)進(jìn)每一個(gè)項(xiàng)目中 查檢項(xiàng)目中是否有四個(gè)階段的目錄 頂行的菜單是否為 新建項(xiàng)目文檔 清除 文件夾選項(xiàng) 三個(gè)菜單 三 檢查項(xiàng)目權(quán)限 點(diǎn)進(jìn)每一個(gè)項(xiàng)目中 點(diǎn) 容器安全 容器安全中應(yīng)與下圖一致 即只有群組 沒(méi)人個(gè)人 CDMS 系統(tǒng)中容器權(quán)限系統(tǒng)中容器權(quán)限 CDMS 系統(tǒng)中的容器是相對(duì)非常獨(dú)立的空間 完全有其自身的界面 權(quán)限 表單 等 不受其他容器 包括父容器 的影響 其他容器的任何改變也影響不到本 容器 因此 在使用系統(tǒng)時(shí)一定要充分理解容器的這種特性 以免引起使用問(wèn) 題 一定要重視一定要重視 CDMS 系統(tǒng)中的群組系統(tǒng)中的群組 有很多顧問(wèn)不理解為什么要設(shè)立用戶群組 甚至認(rèn)為是多余 其實(shí)用好了 群組對(duì)系統(tǒng)管理員進(jìn)行系統(tǒng)權(quán)限管理是一個(gè)非常好的工具 他可以最大限度地 減輕權(quán)限日常維護(hù)的工作量 甚至還可以避免產(chǎn)生一些隱患 系統(tǒng)中我們予設(shè)了 讀者 實(shí)施顧問(wèn) 實(shí)施經(jīng)理 管理員 四個(gè)群組 在建立容器后只需要在 容器安全 中將這四個(gè)群組分別對(duì)應(yīng)到 讀者 作者 編輯者 管理員 中即可 這樣做的好處是非常明顯的 比如你的系統(tǒng)中已經(jīng)建立了 200 個(gè)項(xiàng)目 如 果你不使用群組授權(quán) 那么一旦發(fā)生人員變動(dòng) 你將會(huì)非常痛苦 新來(lái)了一個(gè) 顧問(wèn) 你就要分別進(jìn)入到這 200 個(gè)項(xiàng)目中 依次為他授權(quán) 而實(shí)施經(jīng)理發(fā)生了 變動(dòng) 同樣也要在 200 個(gè)項(xiàng)目中依次進(jìn)行授權(quán) 而一旦系統(tǒng)管理員離職又沒(méi)有 及時(shí)將權(quán)限授予他人 那你們分公司的系統(tǒng)將面臨災(zāi)難性后果 已經(jīng)建立 的項(xiàng)目無(wú)人可以進(jìn)行維護(hù) 包括系統(tǒng)的超級(jí)管理員 CDMS 系統(tǒng)管理員變更交接要求系統(tǒng)管理員變更交接要求 為確保系統(tǒng)的正常運(yùn)作 系統(tǒng)中所有的權(quán)限變更均由分公司管理員進(jìn)行處 理 CDMS 系統(tǒng)管理員在發(fā)生變更后 必須按管理員變更的流程進(jìn)行 變更流程 是 任命新的管理員 原管理員對(duì)新管理員授權(quán) 原管理員進(jìn)行工作移交 及培訓(xùn) 新管理員調(diào)整權(quán)限 填制權(quán)限變更表 郵件通知我和余波 特別需要提醒 機(jī)構(gòu)內(nèi)權(quán)限的設(shè)置一定要按群組方式進(jìn)行 CDMS 系統(tǒng)問(wèn)題集系統(tǒng)問(wèn)題集 請(qǐng)大家將問(wèn)題在此跟貼 我會(huì)將問(wèn)題答案回復(fù)在這里 我是想添加三個(gè)新同事 他們昨天才拿到動(dòng)態(tài)密碼鎖 我在通訊錄里面可以找 到他們 他們也可以進(jìn) mykingdee 但是在 CDMS 添加成員時(shí) 在那個(gè)目錄查找時(shí) 就是找不到 老說(shuō)沒(méi)有該用戶 請(qǐng)問(wèn)是什么原因 答復(fù) 經(jīng)信息部檢查 是因?yàn)橄到y(tǒng)通訊錄沒(méi)有及時(shí)同步 信息部正在處理 相 信處理后就不會(huì)出現(xiàn)此問(wèn)題了 謝謝及時(shí)反饋 請(qǐng)問(wèn)復(fù)制表單時(shí) 其中拷貝表單 復(fù)制到新建的 XX 項(xiàng)目 這個(gè)步驟是否要重復(fù) 的進(jìn)行 是否要對(duì)每個(gè)項(xiàng)目進(jìn)行 答復(fù) 是的 因?yàn)楸韱沃荒艽嬖谟谝粋€(gè)容器中 在新建的項(xiàng)目中自然就沒(méi)有 項(xiàng)目文檔 表單 所以必需復(fù)制過(guò)去 我新建了一個(gè)容器為 上半年實(shí)施項(xiàng)目 然后在這個(gè)容器下面新建了每個(gè)項(xiàng) 目的文件夾 在每個(gè)項(xiàng)目的文件夾下面按照實(shí)施過(guò)程建立子文件夾 但是按照 文檔上說(shuō)的定制文檔格式 在 文件夾選項(xiàng) 中修改缺省表單鏈接可以指定此 文件夾中頁(yè)面的提交格式 如本系統(tǒng)中指定為 項(xiàng)目文檔 表單 現(xiàn)在在文件 夾選項(xiàng)中找不到項(xiàng)目文檔的項(xiàng)目 請(qǐng)問(wèn)產(chǎn)生這個(gè)問(wèn)題的原因是什么 如何解決 在 上半年的容器中進(jìn)入項(xiàng)目一 在那里面就有項(xiàng)目文檔的項(xiàng)目 答復(fù) 是因?yàn)槟銢](méi)有使用 表單復(fù)制 仔細(xì)看一下前面的貼子 CDMS 系統(tǒng)管理 員建立系統(tǒng)步驟 吧 怎么樣刪除一級(jí)容器 怎么樣清空所有的設(shè)置 回到原來(lái)初始界面 答復(fù) 進(jìn)入容器中 容器選項(xiàng) 基本 刪除容器 至于清空所有的設(shè)置 那就要看你想清空什么了 用戶 表單 目錄等都是可以刪除的 請(qǐng)問(wèn)我點(diǎn)擊 XX 項(xiàng)目后顯示的不是四個(gè)步驟的四個(gè)文件夾 這是為什么 缺少了哪 個(gè)步驟嗎 我們?cè)趺礄z查自己操作的正確性 答復(fù) 四個(gè)步驟的文件夾是需要自己去創(chuàng)建的 系統(tǒng)不會(huì)自動(dòng)生成 對(duì)于如何檢查操作正確性 我會(huì)另開(kāi)一個(gè)貼子說(shuō)明 建立容器 2006 年下半年 是指 2006 年下半年啟動(dòng)的新項(xiàng)目 還是 2006 年下半 年的在實(shí)施項(xiàng)目 答復(fù) 按項(xiàng)目啟動(dòng)的時(shí)間算 只要你們分公司能達(dá)成共識(shí) 以便于顧問(wèn)定位為 準(zhǔn) 我把實(shí)施步驟的四個(gè)文件夾與子容器建立在同一層了 怎么把文件夾刪除 答復(fù) 點(diǎn)文件夾 文件夾選項(xiàng) 刪除文件夾 為什么有時(shí)打開(kāi)頁(yè)面 里面會(huì)有一些亂碼 特別是指導(dǎo)頁(yè)面中亂碼出現(xiàn)的可能 比較會(huì)多一些 有時(shí)拷貝項(xiàng)目文檔時(shí) 一些提示語(yǔ)中有會(huì)出現(xiàn)亂碼 這要怎么 樣更正 答復(fù) 可能是由于網(wǎng)絡(luò)傳輸不完全造成的 重新刷新一下頁(yè)面應(yīng)該就可以了 06 年上半年進(jìn)入后 里面有 4 個(gè)項(xiàng)目 命名為項(xiàng)目 1 項(xiàng)目 A B C 我想把這 4 個(gè) 項(xiàng)目名稱改名為客戶名該如何操作 答復(fù) 進(jìn)入項(xiàng)目 容器 中 容器選項(xiàng) 基本 更改基本 修改容器名 稱即可 想問(wèn)一下 是不是只有管理員的權(quán)限才可能新建容器以及文件夾 答復(fù) 對(duì) 這個(gè)系統(tǒng)只有管理員才具備新建容器以及文件夾的權(quán)限 其他人員 只能提交 頁(yè)面 這個(gè)系統(tǒng)對(duì) IE 的要求是何 有無(wú)特殊的設(shè)置 現(xiàn)不在公司對(duì)其進(jìn)行網(wǎng)頁(yè)訪問(wèn)就會(huì) 抱錯(cuò)或者根本不顯示 通常的問(wèn)題是進(jìn)入網(wǎng)頁(yè)在頁(yè)面的左邊根本顯示不出來(lái) 答復(fù) 經(jīng)與 IBM 技術(shù)工程師聯(lián)系 應(yīng)該是客戶端 IE 版本的問(wèn)題 請(qǐng)將 IE 版本 升級(jí)為 6 0 ServicePack1 請(qǐng)?jiān)囋嚳?子容器個(gè)數(shù)有上限嗎 子容器內(nèi)的文件夾個(gè)數(shù)有上限嗎 答復(fù) 子容器具體的上限不是太清楚 但我們?cè)?jīng)測(cè)試過(guò)近