溝通控制程序

.XXX食品有限公司溝通控制程序A/0 2012-06-01 生效1 管理目的通過(guò)建立適當(dāng)?shù)膬?nèi)外部溝通和信息交流程序，確保相關(guān)人員能及時(shí)準(zhǔn)確地收集、傳遞及反饋有關(guān)信息，作好信息的管理，同時(shí)充分地了解食品質(zhì)量安全信息，促進(jìn)內(nèi)部員工滿意，形成全公司的凝聚力，以促進(jìn)有效的質(zhì)量安全管理，確保外部顧客和消費(fèi)者持續(xù)滿意。2 適用范圍本程序適用于公司內(nèi)、外部信息溝通交流的控制。3 職責(zé)權(quán)限3.1食品安全小組組長(zhǎng)負(fù)責(zé)向最高管理者匯報(bào)食品質(zhì)量安全管理體系運(yùn)行情況；3.2品控部負(fù)責(zé)匯總、識(shí)別所有內(nèi)外部交流溝通信息，并將有效信息作為管理評(píng)審的輸入，品控部應(yīng)定期向食品安全小組組長(zhǎng)匯報(bào)所收集的信息；3.3外部溝通人員將與外部的溝通信息及時(shí)記錄并傳遞給食品安全小組組長(zhǎng)；3.4各部門負(fù)責(zé)與本部門有關(guān)信息交流的組織管理。4 工作程序4.1 溝通和信息交流的內(nèi)容4.1.1外部信息溝通和交流的內(nèi)容4.1.1.1食品質(zhì)量安全體系法律、法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)、有關(guān)規(guī)定及其更改信息的獲取；4.1.1.2與食品質(zhì)量安全有關(guān)的顧客要求、消費(fèi)者投訴、相關(guān)方的信息、事故報(bào)告等；4.1.1.3政府機(jī)構(gòu)的驗(yàn)證、食品衛(wèi)生注冊(cè)和登記、審核與認(rèn)證結(jié)果的信息；4.1.1.4危害分析和關(guān)鍵控制點(diǎn)、工藝控制等最新技術(shù)動(dòng)態(tài)信息；4.1.1.5產(chǎn)品信息；4.1.1.6供方提供的有關(guān)原材物輔料符合食品質(zhì)量安全信息等。4.1.2內(nèi)部信息溝通的內(nèi)容4.1.2.1公司的質(zhì)量安全方針、目標(biāo)；4.1.2.2原料、輔料和服務(wù)；4.1.2.3生產(chǎn)系統(tǒng)和設(shè)備；4.1.2.4生產(chǎn)場(chǎng)所、設(shè)備位置、周圍環(huán)境；4.1.2.5清潔和衛(wèi)生計(jì)劃；4.1.2.6包裝、貯存；4.1.2.7崗位規(guī)范；4.1.2.8食品質(zhì)量安全培訓(xùn)教育信息；4.1.2.9影響食品質(zhì)量安全崗位員工間的溝通；4.1.2.10食品質(zhì)量安全計(jì)劃以及關(guān)鍵控制點(diǎn)、控制要求與驗(yàn)證等相關(guān)信息；4.1.2.11產(chǎn)品或新產(chǎn)品的相關(guān)信息；4.1.2.12監(jiān)視與測(cè)量信息；4.1.2.13應(yīng)急準(zhǔn)備與響應(yīng)信息；4.1.2.14投訴、不符合、事故、事件及糾正和預(yù)防措施信息；4.1.2.15內(nèi)、外部質(zhì)量安全體系審核結(jié)果、管理評(píng)審信息；4.1.2.16相關(guān)的法律、法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)及其它要求、合同的傳達(dá)；4.1.2.17管理者、員工、職能部門有無(wú)違規(guī)信息等。4.2信息交流與溝通的渠道可以是口頭的、書(shū)面的質(zhì)量記錄、公告欄、各項(xiàng)刊物、討論交流、電子媒體、音像資料、通訊等溝通的工具或方式予以傳遞或其它一切可以利用的交流方式，如各種會(huì)議、調(diào)查表、建議書(shū)、對(duì)話、意見(jiàn)箱、網(wǎng)絡(luò)、年度報(bào)告等。4.3 各職能部門進(jìn)行內(nèi)、外部溝通和信息交流的內(nèi)容必須準(zhǔn)確可靠。外部信息的收集與處理4.3.1.品控部負(fù)責(zé),與質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督局、商檢局、認(rèn)證機(jī)構(gòu)等監(jiān)測(cè)、檢查結(jié)果及反饋信息的收集，由品控部傳遞到本公司相關(guān)部門，當(dāng)監(jiān)測(cè)或檢查結(jié)果出現(xiàn)不符合情況時(shí)，按照糾正和預(yù)防措施控制程序的要求進(jìn)行處理；4.3.2政策法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)類的信息由品控部負(fù)責(zé)，進(jìn)行收集、更新、整理，由品控部統(tǒng)一保存，參見(jiàn)文件控制程序；4.3.3儲(chǔ)運(yùn)部、生產(chǎn)部分別負(fù)責(zé)與原材料、零部件、供方、運(yùn)輸公司、計(jì)量單位等服務(wù)供方進(jìn)行信息溝通，對(duì)其提供的產(chǎn)品質(zhì)量施加影響，儲(chǔ)運(yùn)部負(fù)責(zé)與顧客的信息溝通，以滿足顧客各方面要求；品控部負(fù)責(zé)與本公司上級(jí)主管部門等的溝通，了解相關(guān)的信息，對(duì)來(lái)自上述相關(guān)方投訴的處理詳見(jiàn)糾正和預(yù)防措施控制程序，對(duì)方有要求時(shí)，應(yīng)在一周內(nèi)給予解決或答復(fù)；上述相關(guān)方反饋的其它信息可由對(duì)應(yīng)部門以信息聯(lián)絡(luò)處理單的形式傳遞給客訴部組織處理；4.3.4各部門直接從外部獲取的其它類信息，如質(zhì)量改進(jìn)技術(shù)，質(zhì)量管理信息等，在一周內(nèi)以信息聯(lián)絡(luò)處理單反饋到品控部，由其負(fù)責(zé)分類、整理，根據(jù)需要傳遞到相關(guān)部門。4.4 信息傳遞4.4.1負(fù)責(zé)與當(dāng)?shù)厥称焚|(zhì)量安全主管部門進(jìn)行溝通的外部溝通人員，了解食品質(zhì)量安全的最新信息。在收到上級(jí)主管部門關(guān)于食品質(zhì)量安全的來(lái)文、來(lái)電等，應(yīng)報(bào)送主管領(lǐng)導(dǎo)和HACCP小組長(zhǎng)，并轉(zhuǎn)發(fā)各有關(guān)部門和食品安全小組辦理。各職能部門收到有關(guān)食品質(zhì)量安全的法律、法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)及其相關(guān)變更信息時(shí)應(yīng)傳遞到品管部，以備更新和分發(fā)新的外來(lái)文件。4.4.2當(dāng)法規(guī)及產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)、生產(chǎn)工藝、配方、設(shè)備、場(chǎng)所、設(shè)備位置、包裝方法發(fā)生變化時(shí)，各相關(guān)部門應(yīng)通知食品安全小組。4.4.3負(fù)責(zé)與顧客和消費(fèi)者溝通的外部溝通人員負(fù)責(zé)對(duì)市場(chǎng)信息、出現(xiàn)產(chǎn)品健康危害方面的投訴等情況時(shí)應(yīng)及時(shí)要求召開(kāi)各種會(huì)議，告知食品安全小組。4.4.4銷售部負(fù)責(zé)就售后服務(wù)情況進(jìn)行溝通。顧客和消費(fèi)者關(guān)于食品質(zhì)量安全方面的投訴和意見(jiàn)，銷售部應(yīng)會(huì)同相關(guān)部門提出處理意見(jiàn)或建議，報(bào)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并在”信息溝通記錄”內(nèi)予以記錄，在規(guī)定時(shí)間內(nèi)答復(fù)。4.4.5生產(chǎn)部負(fù)責(zé)向供方提供本公司的食品質(zhì)量安全要求，并指導(dǎo)供方按規(guī)定的要求開(kāi)展生產(chǎn)。4.4.6當(dāng)人員資格水平、責(zé)任分配等崗位規(guī)范發(fā)生變化時(shí)，相關(guān)責(zé)任部門應(yīng)及時(shí)與品管部溝通。4.4.7發(fā)生食品質(zhì)量安全事故，按產(chǎn)品召回控制程序進(jìn)行控制。4.4.8緊急狀態(tài)下的信息按應(yīng)急準(zhǔn)備和響應(yīng)控制程序處理。4.4.9品控部應(yīng)對(duì)供方產(chǎn)品質(zhì)量衛(wèi)生檢驗(yàn)的異常情況及時(shí)通報(bào)負(fù)有采購(gòu)職責(zé)的部門及食品安全小組。4.4.10食品安全小組組長(zhǎng)應(yīng)及時(shí)向各部門傳達(dá)質(zhì)量安全管理體系開(kāi)展情況。4.4.11利用公司高層領(lǐng)導(dǎo)和各職能部門負(fù)責(zé)人參加的相關(guān)會(huì)議，加強(qiáng)內(nèi)部溝通，并由品管部形成會(huì)議紀(jì)要。4.4.12 涉及食品質(zhì)量安全管理體系改進(jìn)和顧客、消費(fèi)者、相關(guān)方關(guān)注的信息，由其接收部門根據(jù)職責(zé)權(quán)限及時(shí)傳遞到食品安全小組組長(zhǎng)及人員處理，在“信