溝通控制程序

.XXX食品有限公司溝通控制程序A/0 2012-06-01 生效1 管理目的通過建立適當?shù)膬?nèi)外部溝通和信息交流程序，確保相關(guān)人員能及時準確地收集、傳遞及反饋有關(guān)信息，作好信息的管理，同時充分地了解食品質(zhì)量安全信息，促進內(nèi)部員工滿意，形成全公司的凝聚力，以促進有效的質(zhì)量安全管理，確保外部顧客和消費者持續(xù)滿意。2 適用范圍本程序適用于公司內(nèi)、外部信息溝通交流的控制。3 職責權(quán)限3.1食品安全小組組長負責向最高管理者匯報食品質(zhì)量安全管理體系運行情況；3.2品控部負責匯總、識別所有內(nèi)外部交流溝通信息，并將有效信息作為管理評審的輸入，品控部應定期向食品安全小組組長匯報所收集的信息；3.3外部溝通人員將與外部的溝通信息及時記錄并傳遞給食品安全小組組長；3.4各部門負責與本部門有關(guān)信息交流的組織管理。4 工作程序4.1 溝通和信息交流的內(nèi)容4.1.1外部信息溝通和交流的內(nèi)容4.1.1.1食品質(zhì)量安全體系法律、法規(guī)、標準、有關(guān)規(guī)定及其更改信息的獲?。?.1.1.2與食品質(zhì)量安全有關(guān)的顧客要求、消費者投訴、相關(guān)方的信息、事故報告等；4.1.1.3政府機構(gòu)的驗證、食品衛(wèi)生注冊和登記、審核與認證結(jié)果的信息；4.1.1.4危害分析和關(guān)鍵控制點、工藝控制等最新技術(shù)動態(tài)信息；4.1.1.5產(chǎn)品信息；4.1.1.6供方提供的有關(guān)原材物輔料符合食品質(zhì)量安全信息等。4.1.2內(nèi)部信息溝通的內(nèi)容4.1.2.1公司的質(zhì)量安全方針、目標；4.1.2.2原料、輔料和服務；4.1.2.3生產(chǎn)系統(tǒng)和設備；4.1.2.4生產(chǎn)場所、設備位置、周圍環(huán)境；4.1.2.5清潔和衛(wèi)生計劃；4.1.2.6包裝、貯存；4.1.2.7崗位規(guī)范；4.1.2.8食品質(zhì)量安全培訓教育信息；4.1.2.9影響食品質(zhì)量安全崗位員工間的溝通；4.1.2.10食品質(zhì)量安全計劃以及關(guān)鍵控制點、控制要求與驗證等相關(guān)信息；4.1.2.11產(chǎn)品或新產(chǎn)品的相關(guān)信息；4.1.2.12監(jiān)視與測量信息；4.1.2.13應急準備與響應信息；4.1.2.14投訴、不符合、事故、事件及糾正和預防措施信息；4.1.2.15內(nèi)、外部質(zhì)量安全體系審核結(jié)果、管理評審信息；4.1.2.16相關(guān)的法律、法規(guī)、標準及其它要求、合同的傳達；4.1.2.17管理者、員工、職能部門有無違規(guī)信息等。4.2信息交流與溝通的渠道可以是口頭的、書面的質(zhì)量記錄、公告欄、各項刊物、討論交流、電子媒體、音像資料、通訊等溝通的工具或方式予以傳遞或其它一切可以利用的交流方式，如各種會議、調(diào)查表、建議書、對話、意見箱、網(wǎng)絡、年度報告等。4.3 各職能部門進行內(nèi)、外部溝通和信息交流的內(nèi)容必須準確可靠。外部信息的收集與處理4.3.1.品控部負責,與質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督局、商檢局、認證機構(gòu)等監(jiān)測、檢查結(jié)果及反饋信息的收集，由品控部傳遞到本公司相關(guān)部門，當監(jiān)測或檢查結(jié)果出現(xiàn)不符合情況時，按照糾正和預防措施控制程序的要求進行處理；4.3.2政策法規(guī)標準類的信息由品控部負責，進行收集、更新、整理，由品控部統(tǒng)一保存，參見文件控制程序；4.3.3儲運部、生產(chǎn)部分別負責與原材料、零部件、供方、運輸公司、計量單位等服務供方進行信息溝通，對其提供的產(chǎn)品質(zhì)量施加影響，儲運部負責與顧客的信息溝通，以滿足顧客各方面要求；品控部負責與本公司上級主管部門等的溝通，了解相關(guān)的信息，對來自上述相關(guān)方投訴的處理詳見糾正和預防措施控制程序，對方有要求時，應在一周內(nèi)給予解決或答復；上述相關(guān)方反饋的其它信息可由對應部門以信息聯(lián)絡處理單的形式傳遞給客訴部組織處理；4.3.4各部門直接從外部獲取的其它類信息，如質(zhì)量改進技術(shù)，質(zhì)量管理信息等，在一周內(nèi)以信息聯(lián)絡處理單反饋到品控部，由其負責分類、整理，根據(jù)需要傳遞到相關(guān)部門。4.4 信息傳遞4.4.1負責與當?shù)厥称焚|(zhì)量安全主管部門進行溝通的外部溝通人員，了解食品質(zhì)量安全的最新信息。在收到上級主管部門關(guān)于食品質(zhì)量安全的來文、來電等，應報送主管領導和HACCP小組長，并轉(zhuǎn)發(fā)各有關(guān)部門和食品安全小組辦理。各職能部門收到有關(guān)食品質(zhì)量安全的法律、法規(guī)和標準及其相關(guān)變更信息時應傳遞到品管部，以備更新和分發(fā)新的外來文件。4.4.2當法規(guī)及產(chǎn)品標準、生產(chǎn)工藝、配方、設備、場所、設備位置、包裝方法發(fā)生變化時，各相關(guān)部門應通知食品安全小組。4.4.3負責與顧客和消費者溝通的外部溝通人員負責對市場信息、出現(xiàn)產(chǎn)品健康危害方面的投訴等情況時應及時要求召開各種會議，告知食品安全小組。4.4.4銷售部負責就售后服務情況進行溝通。顧客和消費者關(guān)于食品質(zhì)量安全方面的投訴和意見，銷售部應會同相關(guān)部門提出處理意見或建議，報主管領導批準，并在”信息溝通記錄”內(nèi)予以記錄，在規(guī)定時間內(nèi)答復。4.4.5生產(chǎn)部負責向供方提供本公司的食品質(zhì)量安全要求，并指導供方按規(guī)定的要求開展生產(chǎn)。4.4.6當人員資格水平、責任分配等崗位規(guī)范發(fā)生變化時，相關(guān)責任部門應及時與品管部溝通。4.4.7發(fā)生食品質(zhì)量安全事故，按產(chǎn)品召回控制程序進行控制。4.4.8緊急狀態(tài)下的信息按應急準備和響應控制程序處理。4.4.9品控部應對供方產(chǎn)品質(zhì)量衛(wèi)生檢驗的異常情況及時通報負有采購職責的部門及食品安全小組。4.4.10食品安全小組組長應及時向各部門傳達質(zhì)量安全管理體系開展情況。4.4.11利用公司高層領導和各職能部門負責人參加的相關(guān)會議，加強內(nèi)部溝通，并由品管部形成會議紀要。4.4.12 涉及食品質(zhì)量安全管理體系改進和顧客、消費者、相關(guān)方關(guān)注的信息，由其接收部門根據(jù)職責權(quán)限及時傳遞到食品安全小組組長及人員處理，在“信