離線工具操作手冊(cè)

離線工具用戶操作手冊(cè)目錄1使用說(shuō)明31.1離線錄入整體流程圖31.2主要業(yè)務(wù)功能41.2.1檔案類型數(shù)據(jù)管理41.2.2項(xiàng)目基礎(chǔ)管理41.2.3檔案數(shù)據(jù)展示51.2.1新增檔案51.2.2編輯檔案61.2.3刪除檔案61.2.4電子文件管理61.2.5批量修改71.2.6即時(shí)修改71.2.7編號(hào)81.2.8組卷81.2.9加入81.2.10抽出81.2.11打散81.2.12拆分91.2.13位置調(diào)整91.2.14快捷拖拽101.3輔助功能101.3.1字段設(shè)置101.3.2列空111.3.3報(bào)表111.3.4任務(wù)管理141.4檔案數(shù)據(jù)遷移151.4.1數(shù)據(jù)上傳151.4.2數(shù)據(jù)導(dǎo)出171.4.3數(shù)據(jù)導(dǎo)入19211 使用說(shuō)明1.1 離線錄入整體流程圖1.離線客戶端工具使用流程圖如圖 2.1.1所示：圖：2.1.12.離線客戶端工具檔案錄入使用流程如圖 2.1.2所示：圖： 主要業(yè)務(wù)功能1.2.1 檔案類型數(shù)據(jù)管理點(diǎn)擊左側(cè)目錄樹(shù)中的全宗節(jié)點(diǎn)，展示檔案類型管理面板。1、 系統(tǒng)更新功能系統(tǒng)更新的流程和初始化程序有些相似，點(diǎn)擊按鈕后，需要選擇離線配置包文件，之后選擇想要修改的檔案類型，需要注意的是，不被勾選的檔案類型，不會(huì)被更新，也不會(huì)被刪除。1.2.2 項(xiàng)目基礎(chǔ)管理點(diǎn)擊左側(cè)目錄樹(shù)中的檔案類型節(jié)點(diǎn)，展示項(xiàng)目數(shù)據(jù)管理面板1、 增加項(xiàng)目，功能參見(jiàn)1.2中增加項(xiàng)目部分。2、 項(xiàng)目編輯，只能修改項(xiàng)目名等一部分顯示信息，無(wú)法修改分類表、代碼表、整理規(guī)則等信息3、 刪除項(xiàng)目，將項(xiàng)目從系統(tǒng)中刪除，當(dāng)項(xiàng)目中含有檔案數(shù)據(jù)時(shí)，該項(xiàng)目不可刪除。1.2.3 檔案數(shù)據(jù)展示1、 分頁(yè)功能案卷視圖和文件視圖包含分頁(yè)功能，頁(yè)數(shù)需要到“設(shè)置”中去進(jìn)行配置，排序使用默認(rèn)排序方式，不可更改分頁(yè)功能可以使用首頁(yè)、尾頁(yè)、上一頁(yè)、下一頁(yè)、直接轉(zhuǎn)跳到某頁(yè)等功能。2、 卷/盒內(nèi)文件展示單擊某卷/盒后，將在卷內(nèi)文件視圖中將該卷/盒所包含的文件全部顯示出來(lái)，按照卷內(nèi)序號(hào)進(jìn)行排序3、 數(shù)據(jù)篩選點(diǎn)擊分類表或項(xiàng)目下的分支時(shí)，數(shù)據(jù)會(huì)根據(jù)選擇項(xiàng)進(jìn)行篩選。 在項(xiàng)目樹(shù)中進(jìn)行保管期限、歸檔部門(mén)篩選 在分類樹(shù)宗進(jìn)行分類號(hào)篩選4、 整理狀態(tài)目前不區(qū)分已整理狀態(tài)和未整理狀態(tài)，可根據(jù)是否包含編號(hào)來(lái)判斷1.2.1 新增檔案1、零散文件新增：在零散文件的面板中單擊右鍵“新增”（或先用鼠標(biāo)點(diǎn)擊零散文件面板，然后在工具條點(diǎn)擊“新增”或菜單中“新增”），就會(huì)彈出新增零散文件的面板，新增面板中“上一條”、“下一條”等按鈕是繼承其他條目的數(shù)據(jù)（電子文件除外）?！霸黾印卑粹o是保存當(dāng)前條目，但不會(huì)關(guān)閉面板，可以繼續(xù)增加，“保存”按鈕是保存當(dāng)前條目，并關(guān)閉面板。2、卷內(nèi)文件新增：卷內(nèi)文件的新增和零散文件的類似，只是在新增卷內(nèi)文件的時(shí)候要先選擇所屬案卷。，新增的卷內(nèi)文件會(huì)繼承所屬案卷的立卷字段信息，并同時(shí)更新所屬案卷信息。3、案卷新增：案卷新增和零散文件操作類似，只是沒(méi)有電子文件。4、當(dāng)選中一個(gè)條目后點(diǎn)擊新增，新增的條目會(huì)繼承被選中條目的信息5、沒(méi)有被選中條目時(shí)點(diǎn)擊新增，新增的條目會(huì)繼承數(shù)據(jù)篩選條件的信息。1.2.2 編輯檔案1、零散文件編輯：右鍵點(diǎn)擊選中要編輯的文件（或者選中要編輯的文件后，點(diǎn)擊工具欄上的“編輯”或菜單欄上的“編輯”），會(huì)彈出編輯面板，修改完數(shù)據(jù)后點(diǎn)擊“保存”或“確定”（“保存”：保存數(shù)據(jù)，不會(huì)關(guān)閉面板；“確定”：保存數(shù)據(jù)并關(guān)閉面板），“上一條”，“下一條”等按鈕是轉(zhuǎn)到對(duì)其他條目的編輯。2、卷內(nèi)文件編輯：和零散文件編輯類似，可以參考零散文件編輯。3、案卷編輯：和零散文件編輯類似，可以參考零散文件編輯。1.2.3 刪除檔案刪除可以通過(guò)右鍵刪除菜單和工具欄刪除按鈕完成。這里所有的刪除只是邏輯性刪除，將數(shù)據(jù)庫(kù)中的狀態(tài)位改變。刪除卷內(nèi)文件數(shù)據(jù)后會(huì)更新所屬案卷信息1.2.4 電子文件管理1、新增：在新增面板的電子文件表格，右鍵選擇“增加”，會(huì)彈出電子文件的管理面板（或者在條目表格中點(diǎn)擊，也會(huì)彈出電子文件面板）， 用戶點(diǎn)擊選擇電子文件，填寫(xiě)數(shù)據(jù)后，點(diǎn)擊“提交2、編輯：在新增或編輯條目面板中，右鍵選中的電子文件“編輯”則會(huì)彈出電子文件的面板，可以對(duì)電子文件數(shù)據(jù)進(jìn)行編輯，然后點(diǎn)擊“提交”。在電子文件面板中，對(duì)表格中的條目點(diǎn)擊右鍵編輯按鈕，也可以進(jìn)入編輯狀態(tài)。3、刪除：在文件面板或電子文件面板的電子文件表格，選擇條目，直接右鍵點(diǎn)擊“刪除”，可以刪除該電子文件條目4、瀏覽：在文件面板或電子文件面板的電子文件表格，選擇條目，直接右鍵點(diǎn)擊“瀏覽”，可以使用本地操作系統(tǒng)的軟件，打開(kāi)該電子文件。1.2.5 批量修改批量修改主要包括：案卷的修改，卷內(nèi)文件的批量修改，零散文件的批量修改。用戶多選欲修改的條目，點(diǎn)擊批量修改按鈕，進(jìn)入修改界面(圖2.2.22-1）。批量修改針對(duì)不同的數(shù)據(jù)提供不同的選擇框。當(dāng)數(shù)據(jù)類型為日期型，整數(shù)型，分類表，代碼表時(shí)候，修改方式為全部修改。當(dāng)數(shù)據(jù)位字符型時(shí)，用戶可以根據(jù)需求選擇全部修改，替換修改（填寫(xiě)查找內(nèi)容和目標(biāo)內(nèi)容），首插入，尾插入。一個(gè)字段只能選擇一種修改方式。點(diǎn)擊添加表格中會(huì)顯示用戶的修改信息。確定完成批量修改過(guò)程。圖2.2.22-11.2.6 即時(shí)修改表格上很多字段都可以進(jìn)行即時(shí)修改，在所要修改的單元格上進(jìn)行單擊，根據(jù)字段可能會(huì)出現(xiàn)不同的情況，對(duì)于文本字段出現(xiàn)輸入框，單擊后面的按鈕會(huì)出現(xiàn)多上輸入框，對(duì)于日期型，出現(xiàn)日期選擇框，對(duì)于分類號(hào)，會(huì)出現(xiàn)分類樹(shù)，對(duì)于代碼表字段，會(huì)出現(xiàn)下拉框等。當(dāng)修改以后，焦點(diǎn)離開(kāi)時(shí)自動(dòng)驗(yàn)證和保存。1.2.7 編號(hào)選中可編號(hào)的條目信息。會(huì)彈出窗體，輸入編號(hào)的起流水號(hào)。點(diǎn)擊確定會(huì)根據(jù)編號(hào)規(guī)則編號(hào)。1.2.8 組卷當(dāng)選擇多條零散文件的時(shí)候，滿足組卷規(guī)則，組卷規(guī)則和加入規(guī)則類似。當(dāng)案卷面板沒(méi)有選中的條目時(shí)候，會(huì)進(jìn)行組卷操作，當(dāng)案卷有選中的時(shí)候進(jìn)行加入操作。也可以根據(jù)右鍵菜單和工具欄的組卷按鈕進(jìn)行操作。當(dāng)滿足組卷?xiàng)l件，會(huì)彈出卷盒規(guī)格窗體，選中符合的規(guī)格，確定，彈出新案卷的配置信息，如新案卷分類表，新案卷的題目，保管期限確定組卷成功。若取消，新增案卷所有配置信息為空。1.2.9 加入選擇文件，點(diǎn)擊加入后，將彈出列表框，框中顯示所有符合加入規(guī)則的案卷信息，選擇某一案卷后，點(diǎn)擊確定，該文件就會(huì)加入該案卷中、1.2.10 抽出選中案卷，在卷內(nèi)文件中選中自己要抽出的條目，右鍵菜單的抽出，工具欄出，拖拽操作一致。1.2.11 打散選中需要打散的條目，拖拽到零散文件面板?；蛘咄ㄟ^(guò)右鍵菜單或者工具欄的打散按鈕進(jìn)行操作，被打散的案卷消失，案卷包含的卷內(nèi)文件回歸到零散未見(jiàn)狀態(tài)。1.2.12 拆分該功能暫時(shí)支持一個(gè)案卷拆2卷。用戶點(diǎn)擊卷內(nèi)文件，選擇一個(gè)卷內(nèi)文件作為拆分的。如圖2.2.23-1所示：圖2.2.23-1點(diǎn)擊拆分，確定拆分。拆分成功后會(huì)生成2個(gè)案卷。如上圖所示拆分結(jié)果是卷內(nèi)序號(hào)為2,3,4會(huì)組成一個(gè)新案卷。1.2.13 位置調(diào)整拖拽實(shí)現(xiàn)操作如圖：圖3.5.1 圖拖拽中當(dāng)1拖到3的時(shí)候，會(huì)將1插入到3以前，2以后。調(diào)整玩得順序因?yàn)?。拖拽后如圖圖3.5.2 圖拖拽后位置調(diào)整完，若涉及到卷內(nèi)文件，同步卷內(nèi)的文件。1、 對(duì)于案卷和零散文件，拖拽后會(huì)暫時(shí)變動(dòng)條目位置，如果被拖動(dòng)的對(duì)象已經(jīng)編號(hào)，而根據(jù)情況編號(hào)也會(huì)調(diào)整2、 對(duì)于卷內(nèi)文件，拖拽后會(huì)同時(shí)改變卷內(nèi)文件的卷內(nèi)序號(hào)1.2.14 快捷拖拽拖拽操作可以進(jìn)行很多方便的業(yè)務(wù)操作，包括組卷、加入、抽出、位置調(diào)整等。1、 組卷： 選擇多個(gè)文件，向案卷視圖中拖拽2、 加入： 選擇文件，想卷內(nèi)文件視圖中拖拽3、 抽出： 選擇卷內(nèi)文件， 向文件視圖中拖拽4、 位置調(diào)整： 同一視圖中拖拽1.3 輔助功能1.3.1 字段設(shè)置字段展示使用個(gè)性化設(shè)置，可以使用“字段設(shè)置”功能進(jìn)行修改。在主工作區(qū)中，案卷視圖和文件視圖可以使用字段設(shè)置功能，可以將某些字段隱藏，也可以改變現(xiàn)實(shí)的順序和寬度，目前字段設(shè)置方式有兩種1、 在視圖的表格中進(jìn)行修改（修改寬度和順序），點(diǎn)擊字段設(shè)置后，選擇“保存當(dāng)前列表樣式”，然后點(diǎn)擊確定， 優(yōu)點(diǎn)，所見(jiàn)即所得、方便快捷，確定無(wú)法隱藏字段。2、 點(diǎn)擊字段設(shè)置后，選擇“自定義設(shè)置”。優(yōu)點(diǎn)，可以更改字段的寬度、隱藏狀態(tài)、順序、和顯示名稱，即可以滿足所有需求，缺點(diǎn)，設(shè)置沒(méi)有前者方便3、 添加刪除用來(lái)管理字段是否顯示，上移、下移調(diào)節(jié)順序，名稱和長(zhǎng)度可以更改顯示名稱和顯示長(zhǎng)度1.3.2 列空1、點(diǎn)擊案卷，點(diǎn)擊列空，則在案卷的窗口中列出空案卷（沒(méi)有卷內(nèi)文件的案卷）。2、點(diǎn)擊零散，點(diǎn)擊列空，則在案卷的窗口中列出空零散文件（沒(méi)有電子文件的的零散文件）3、點(diǎn)擊卷內(nèi)文件，點(diǎn)擊列空，則案卷窗口列出含有空卷內(nèi)文件的案卷，卷內(nèi)文件窗口列出第一個(gè)含有空卷內(nèi)文件的案卷下的空卷內(nèi)文件。點(diǎn)擊案卷?xiàng)l目，列出空卷內(nèi)文件。1.3.3 報(bào)表勾選案卷或文件條目。點(diǎn)擊工具欄的報(bào)表按鈕。彈出報(bào)表窗口。選擇一個(gè)報(bào)表：可以進(jìn)行導(dǎo)出EXCEL，導(dǎo)出PDF，預(yù)覽，打印操作。導(dǎo)出EXCEL：選擇一個(gè)報(bào)表，點(diǎn)擊導(dǎo)出EXCEL按鈕（第一個(gè)按鈕圖標(biāo)）選擇EXCEL文件路徑（導(dǎo)出的EXCEL文件名為報(bào)表名加.xls）。點(diǎn)擊確定。導(dǎo)出PDF和導(dǎo)出EXCEL相似。不再贅述。預(yù)覽：選擇一個(gè)報(bào)表，點(diǎn)擊預(yù)覽按鈕（第三個(gè)按鈕圖標(biāo)）打?。哼x擇一個(gè)報(bào)表，點(diǎn)擊打印按鈕（第四個(gè)按鈕圖標(biāo)）1.3.4 任務(wù)管理數(shù)據(jù)上傳功能，往往需要很長(zhǎng)的時(shí)間來(lái)完成，而當(dāng)這些功能因多種原因停止后，無(wú)法繼續(xù)進(jìn)行，因此需要建立任務(wù)管理系統(tǒng)，來(lái)完成未完成的任務(wù)。1、 所有由任務(wù)管理系統(tǒng)管理的功能，必須滿足特定的接口，并按照一定的過(guò)程去實(shí)行，已完成的功能需要根據(jù)接口做一些改造。2、 當(dāng)任務(wù)因人為或其他因素停止時(shí)，可以在任務(wù)管理對(duì)話框中，找到該任務(wù)，點(diǎn)擊“執(zhí)行”，即可繼續(xù)該任務(wù)。3、 用戶也可以點(diǎn)擊“刪除”，把未完成的任務(wù)清除掉。1.4 檔案數(shù)據(jù)遷移1.4.1 數(shù)據(jù)上傳數(shù)據(jù)上傳以一個(gè)項(xiàng)目單位進(jìn)行上傳，上傳的步驟如下1、 選擇一個(gè)項(xiàng)目，點(diǎn)擊項(xiàng)目樹(shù)中的項(xiàng)目節(jié)點(diǎn)或在項(xiàng)目列表中點(diǎn)擊該條記錄。2、 選擇菜單中的 系統(tǒng)菜單-數(shù)據(jù)上傳，進(jìn)入如下頁(yè)面3、 按上圖填寫(xiě)信息，上傳需要管理員權(quán)限，因此需要管理員輸入賬號(hào)和密碼，點(diǎn)擊下一步。選擇“轉(zhuǎn)到已整理”，所有檔案的狀態(tài)改為已整理，選擇“忽略已上傳”，曾經(jīng)上傳過(guò)得數(shù)據(jù)，不會(huì)再次上傳4、 檔案系統(tǒng)會(huì)根據(jù)你提交的權(quán)限和項(xiàng)目信息，尋找時(shí)候的項(xiàng)目，并顯示出來(lái)，若賬號(hào)密碼不匹配，或找不到合適的項(xiàng)目，系統(tǒng)將給與提示信息，此處需要檔案系統(tǒng)已開(kāi)啟，并成功配置FTP存儲(chǔ)信息。當(dāng)找不到項(xiàng)目和條件不足時(shí) 頁(yè)面如下：當(dāng)成功獲取項(xiàng)目列表時(shí)，如下5、 選擇一個(gè)項(xiàng)目后，點(diǎn)擊完成，進(jìn)入目標(biāo)選擇頁(yè)面選擇范圍有兩種，一種是項(xiàng)目下所有數(shù)據(jù)，一種是根據(jù)復(fù)選框進(jìn)行選擇。6、 選擇完畢后，點(diǎn)擊開(kāi)始，打開(kāi)上傳進(jìn)程頁(yè)面頁(yè)面中會(huì)顯示上傳事件和進(jìn)度條，除此之外，上傳文件的結(jié)果頁(yè)會(huì)記錄下來(lái)。1.4.2 數(shù)據(jù)導(dǎo)出數(shù)據(jù)導(dǎo)出以一個(gè)項(xiàng)目單位進(jìn)行，導(dǎo)出的步驟如下1、 進(jìn)入某個(gè)項(xiàng)目后，點(diǎn)擊數(shù)據(jù)導(dǎo)出按鈕，進(jìn)入數(shù)據(jù)選擇頁(yè)面。2、 選擇完導(dǎo)出的內(nèi)容后，點(diǎn)擊下一步，進(jìn)入導(dǎo)出信息填寫(xiě)頁(yè)面3、 按上圖填寫(xiě)信息，導(dǎo)