主控文檔-J化工股份制度規(guī)范化項(xiàng)目總體過程、結(jié)果和建議

J化工 J化工經(jīng)營管理制度規(guī)范化項(xiàng)目 J化工股份有限公司經(jīng)營管理制度規(guī)范化項(xiàng)目過程、結(jié)果和建議J化工項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)二零一一年十二月聲明和致謝J化工股份有限公司（以下簡(jiǎn)稱“J化工”）經(jīng)營管理制度規(guī)范化，旨在通過對(duì)公司現(xiàn)有經(jīng)營管理制度進(jìn)行規(guī)范化和清晰化，對(duì)外展示公司作為優(yōu)秀現(xiàn)代企業(yè)的形象，對(duì)內(nèi)實(shí)現(xiàn)制度制定與制度執(zhí)行的同步。在此，我們對(duì)“規(guī)范化”的內(nèi)涵進(jìn)行說明：第一、結(jié)構(gòu)的規(guī)范化。公司制度體系具有清晰的分類和排列邏輯。如，我們依照股份制公司的組織架構(gòu)設(shè)置，將J化工的制度分為董事會(huì)制度和經(jīng)營管理制度，同時(shí)，為了便于文件保密和控制，將“程序文件和操作規(guī)程”進(jìn)行獨(dú)立分類，最終形成董事會(huì)制度、經(jīng)營管理制度以及程序文件和操作規(guī)程3項(xiàng)一級(jí)分類，結(jié)集成冊(cè)，成為整體制度匯編的三個(gè)篇章。第二、編碼體系的規(guī)范化。公司制度體系應(yīng)具有統(tǒng)一的編碼規(guī)則，做到分類清晰、延續(xù)無礙，兼顧易管理、好維護(hù)、可控制。第三、內(nèi)容的規(guī)范化。從整體看，制度之間無重復(fù)規(guī)范和約束事項(xiàng)，無沖突；制度與經(jīng)營管理實(shí)際，保持同步性，無偏差；公司的各類重要經(jīng)營事項(xiàng)，有制度可依，無缺失；制度本身，內(nèi)容和表達(dá)形式規(guī)范，無錯(cuò)誤。第四、制度體系管理的規(guī)范化。公司的制度體系具有清晰的決策、管理、制定和執(zhí)行機(jī)制，確定明確的決策主體、管理歸口以及制定與執(zhí)行人，動(dòng)態(tài)完善，及時(shí)更新，以保持持續(xù)優(yōu)化、同步和先進(jìn)性。本次J化工經(jīng)營管理制度規(guī)范化工作的順利開展，得益于J化工各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)人的高度重視、J化工內(nèi)部團(tuán)隊(duì)和各位同仁的高度配合和積極參與，在此謹(jǐn)代表項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)致以崇高的謝意！目錄一、J化工制度規(guī)范化項(xiàng)目總覽4二、制度現(xiàn)狀調(diào)研，收集現(xiàn)有制度4三、制度梳理、優(yōu)化，建立制度匯編5四、明晰部門職責(zé)與崗位設(shè)置，建立制度索引7五、J化工制度體系持續(xù)優(yōu)化建議8一、J化工制度規(guī)范化項(xiàng)目總覽J化工經(jīng)營管理制度規(guī)范化項(xiàng)目總體分為四個(gè)階段依次展開：第一階段，（10月19日至11月3日），掌握公司制度現(xiàn)狀，收集公司現(xiàn)有制度和操作規(guī)程，形成現(xiàn)有制度目錄。第二階段，（11月4日至11月17日），按照規(guī)范的化工類上市公司制度體系建設(shè)要求，進(jìn)行制度優(yōu)化、補(bǔ)充和整理，建立J化工股份有限公司制度匯編。第三階段（11月18日至12月13日），明晰部門職責(zé)與崗位設(shè)置，建立制度索引建立分崗位制度索引，方便各崗位員工查詢使用，保證公司制度的有效貫徹和執(zhí)行。第四階段（12月14日至12月20日），在充分調(diào)研和了解實(shí)際情況的基礎(chǔ)上，明確公司制度體系優(yōu)化完善的方向，提出優(yōu)化建議。二、制度現(xiàn)狀調(diào)研，收集現(xiàn)有制度第一步，掌握公司制度現(xiàn)狀，收集公司現(xiàn)有制度和操作規(guī)程，形成現(xiàn)有制度目錄。我們就公司制度的執(zhí)行情況、優(yōu)化建議以及部門職責(zé)現(xiàn)狀，對(duì)公司下轄的11個(gè)部門和兩個(gè)分公司，共計(jì)13個(gè)單位的負(fù)責(zé)人進(jìn)行了部門級(jí)的全面訪談，形成J化工制度現(xiàn)狀訪談?wù){(diào)研總結(jié)；同時(shí)，對(duì)公司的所有顯性化和紙質(zhì)化的制度進(jìn)行分部門的收集和梳理，形成了J化工初始制度目錄。1、我們認(rèn)為制度主要存在四大優(yōu)勢(shì)：第一，領(lǐng)導(dǎo)和管理者重視。在項(xiàng)目開展及訪談的過程中，我們明確感受到領(lǐng)導(dǎo)層及管理者高度重視制度體系的建設(shè)和優(yōu)化，積極關(guān)注制度改善，熱切提出優(yōu)化需求，充分表達(dá)優(yōu)化意見。 第二，制度覆蓋全面。公司經(jīng)過10余年的發(fā)展，尤其是“三標(biāo)一體”體系建設(shè)工作的開展，使得公司各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)基本都有對(duì)應(yīng)制度進(jìn)行規(guī)范。第三，制度建設(shè)基礎(chǔ)較好。隨業(yè)務(wù)發(fā)展需要，公司各部門在執(zhí)行的過程中對(duì)制度進(jìn)行了及時(shí)的更新。如，負(fù)責(zé)產(chǎn)品生產(chǎn)，提供技術(shù)支持，保證質(zhì)量的相關(guān)業(yè)務(wù)部門，根據(jù)實(shí)際業(yè)務(wù)和職責(zé)變化對(duì)操作規(guī)程做了相應(yīng)調(diào)整。第四，制度執(zhí)行力較強(qiáng)。公司各部門管理人員和員工對(duì)職責(zé)規(guī)范較為明確，與自身工作對(duì)應(yīng)清晰的制度執(zhí)行度較高，尤其是公司OA系統(tǒng)固化了流程，明確了權(quán)限的制度表現(xiàn)更為明顯。2、與此同時(shí)，我們經(jīng)過實(shí)地調(diào)研訪談、與各級(jí)管理者的交流以及制度文本研讀，發(fā)現(xiàn)公司的制度體系與運(yùn)營系統(tǒng)存在不同步的問題，有四個(gè)方面亟待改善：第一，滯后。公司制度體系所涉及制度更新速度慢于運(yùn)營提升速度。相應(yīng)部門在運(yùn)營過程中已根據(jù)技改等提升和職責(zé)變化對(duì)制度和操作規(guī)程做了相應(yīng)調(diào)整，但是暫未在公司的制度體系中更新備案。主要涉及制造部、設(shè)備部、質(zhì)管部、技術(shù)部、安環(huán)部及采購部等的相關(guān)管理制度及所涉操作規(guī)程。第二，遺漏。部分在日常管理運(yùn)行中使用的，發(fā)布于OA辦公系統(tǒng)中的管理辦法、通知等制度類文件，未正式納入公司的制度體系。主要涉及集團(tuán)下發(fā)的文件、散見于OA系統(tǒng)的通知和管理辦法、市場(chǎng)部的管理制度等。第三，缺失。伴隨公司發(fā)展和部門職能調(diào)整，需要新增制度。由于公司上市進(jìn)程的推進(jìn)、部門職能調(diào)整、業(yè)務(wù)組織形式的變化，部分部門所涉制度需要進(jìn)行相應(yīng)的添加和優(yōu)化調(diào)整，以規(guī)范工作流程，保證管理質(zhì)量。主要涉及證券部、企管部、財(cái)務(wù)部、人力資源部的相關(guān)制度。第四，雜亂。公司的部分制度存在重復(fù)約束或沖突，制度編碼體系待統(tǒng)一，框架邏輯待梳理，形式待規(guī)范。涉及公司所有制度，均需優(yōu)化。三、制度梳理、優(yōu)化，建立制度匯編1、按照規(guī)范的化工類上市公司制度體系建設(shè)要求，建立制度匯編框架通過制度分析，結(jié)合公司的實(shí)際運(yùn)營需求，參考規(guī)范的制度體系構(gòu)型，建立了適用于J化工運(yùn)營和發(fā)展需求的制度匯編框架。在新的制度體系中，分三級(jí)進(jìn)行制度匯編。第一級(jí)，一級(jí)分類共有3項(xiàng)。依照股份制公司的組織架構(gòu)設(shè)置，將J化工的制度分為董事會(huì)制度和經(jīng)營管理制度，同時(shí)，為了便于文件保密和控制，將“程序文件和操作規(guī)程”進(jìn)行獨(dú)立分類，最終形成董事會(huì)制度、經(jīng)營管理制度以及程序文件和操作規(guī)程3項(xiàng)一級(jí)分類，作為整體制度匯編的三個(gè)篇章。第二級(jí)，二級(jí)分類共有24項(xiàng)。董事會(huì)制度中，為了保證科學(xué)合理性，符合監(jiān)管機(jī)構(gòu)對(duì)上市公司治理結(jié)構(gòu)設(shè)置和內(nèi)部控制管理的要求，將其劃分為公司治理制度、關(guān)鍵角色工作制度和決策控制制度3項(xiàng)。經(jīng)營管理制度中，根據(jù)經(jīng)營角色將公司的各項(xiàng)職能劃分為業(yè)務(wù)線、業(yè)務(wù)支持線和管理支持線。業(yè)務(wù)線制度包括銷售管理制度、采購管理制度和生產(chǎn)管理制度3項(xiàng)二級(jí)分類；業(yè)務(wù)支持線包括技術(shù)管理制度、設(shè)備管理制度、安全管理制度、環(huán)保管理制度、質(zhì)量管理制度以及倉儲(chǔ)管理制度6項(xiàng)二級(jí)分類；管理支持線包括行政管理制度、人力資源管理制度、證券事務(wù)管理制度、會(huì)計(jì)制度、財(cái)務(wù)管理制度、內(nèi)部控制制度以及信息技術(shù)管理制度7項(xiàng)二級(jí)分類。經(jīng)營管理制度中共有16項(xiàng)。程序文件和操作規(guī)程中，體系文件分為管理手冊(cè)和程序文件，操作規(guī)程分為生產(chǎn)制造操作規(guī)程、設(shè)備操作規(guī)程和質(zhì)檢操作規(guī)程，共5項(xiàng)。第三級(jí)，三級(jí)分類對(duì)應(yīng)具體制度名稱，共有515項(xiàng)。對(duì)應(yīng)各二級(jí)分類，排列具體制度，以規(guī)范的上市公司制度體系為參考，共設(shè)置515項(xiàng)制度。（詳見附件一）2、對(duì)照制度框架及規(guī)范化要求，進(jìn)行制度優(yōu)化在各部門的高度配合下，我們對(duì)制度進(jìn)行了更新、補(bǔ)錄、合并刪減以及修編補(bǔ)充。更新生產(chǎn)制造操作規(guī)程30項(xiàng)，質(zhì)檢操作規(guī)程159項(xiàng)，管理手冊(cè)和程序文件34項(xiàng)，設(shè)備操作規(guī)程49項(xiàng)，采購管理制度2項(xiàng)、行政管理制度13項(xiàng)，財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)制度4項(xiàng)，安全環(huán)境管理制度41項(xiàng)。補(bǔ)錄公司治理和關(guān)鍵角色工作制度11項(xiàng)，內(nèi)控制度13項(xiàng)，銷售管理制度6項(xiàng)，技術(shù)管理制度2項(xiàng)，證券事務(wù)管理制度6項(xiàng)。刪除因技改和分析技術(shù)升級(jí)，不再使用的質(zhì)檢操作規(guī)程方法30余項(xiàng)；刪除因技改等原因而不合現(xiàn)狀的設(shè)備的操作規(guī)程10余項(xiàng)；合并生產(chǎn)管理制度6項(xiàng)，倉庫管理制度7項(xiàng)。3、統(tǒng)一編碼體系，規(guī)范制度格式，結(jié)集分冊(cè)，形成制度匯編第一，參照“三標(biāo)一體”編碼規(guī)則，在制度管理人員的高度配合下，新建制度編碼體系。兼顧可管理，易擴(kuò)容、分類清晰，在新制度編號(hào)由企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)代號(hào)、企業(yè)名稱代號(hào)、二級(jí)制度代號(hào)、制度序號(hào)、分公司代號(hào)、批準(zhǔn)發(fā)布年份號(hào)、制度的版本號(hào)和修改次數(shù)等七部分組成。第二，確定文件版式及呈現(xiàn)形式，對(duì)所有制度進(jìn)行了規(guī)范化的整理，結(jié)集成冊(cè)，形成制度匯編。（參見附件一，詳細(xì)版本，參閱制度歸口部門文件）四、明晰部門職責(zé)與崗位設(shè)置，建立制度索引1、根據(jù)組織架構(gòu)，明確界定了部門間的職責(zé)劃分，編寫部門職責(zé)說明書。在公司高層的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，各部門的高度配合下，通過編寫培訓(xùn)、部門訪談、各部門初步編寫、項(xiàng)目組優(yōu)化，領(lǐng)導(dǎo)審批，最終反饋確認(rèn)，根據(jù)公司組織架構(gòu)，形成了16個(gè)部門或單位的部門職責(zé)說明書。（詳見附件二）部門職責(zé)說明書主要涵蓋部門基本信息、職責(zé)概要、主要職責(zé)三個(gè)部分，明確了部門間職責(zé)分工，可以避免推諉扯皮現(xiàn)象發(fā)生，是職位分析與設(shè)計(jì)的基礎(chǔ)，為崗位設(shè)置和人員配置提供了重要信息。2、明確部門崗位設(shè)置、職責(zé)劃分、任職能力及主要工作關(guān)系，編寫崗位職責(zé)說明書。在公司全體人員的共同配合下，經(jīng)過編寫培訓(xùn)和下發(fā)模板，分部門編寫，部門領(lǐng)導(dǎo)匯總修訂，項(xiàng)目組與人力資源部的共同優(yōu)化，反饋確定，根據(jù)公司各部門的現(xiàn)狀，本次明確了109個(gè)崗位，對(duì)應(yīng)編制了109套崗位職責(zé)說明書。崗位職責(zé)說明書主要涵蓋崗位基本信息、崗位概況、主要職責(zé)、主要工作關(guān)系、崗位要求及主要工作制度六部分，明確了部門內(nèi)部的崗位設(shè)置、分工和崗位要求，是合理的制訂計(jì)劃、分派工作的依據(jù)，公司為員工提供更好的輔導(dǎo)和支持的基礎(chǔ)以及績(jī)效考核的重要依據(jù)。（詳見附件三）3、將各崗位與工作中涉及的制度進(jìn)行對(duì)應(yīng)，建立分崗位的制度索引表根據(jù)部門崗位設(shè)置、崗位職責(zé)對(duì)應(yīng)崗位工作所涉及制度，為109個(gè)崗位分部門建立編號(hào)，對(duì)應(yīng)156項(xiàng)經(jīng)營管理制度和33項(xiàng)程序文件，建立了崗位制度索引表。第一，將J過氧化物股份有限公司的制度與各崗位進(jìn)行對(duì)應(yīng)，明確每個(gè)崗位工作中需要涉及的經(jīng)營管理制度與程序文件，為員工提供工作指導(dǎo)和規(guī)范，同時(shí)利于公司制度的貫徹執(zhí)行。第二，建立崗位制度索引表，使公司領(lǐng)導(dǎo)與部門負(fù)責(zé)人對(duì)部門各崗位與制度之間的對(duì)應(yīng)關(guān)系有全面直觀的掌握。第三，為未來進(jìn)行制度e化提供了完整的底稿，便于制度信息系統(tǒng)的建立，以及相應(yīng)權(quán)限的控制。（詳見附件四）至此，J化工規(guī)范化的制度內(nèi)容體系已建立。五、J化工制度體系持續(xù)優(yōu)化建議根據(jù)我們對(duì)公司制度體系現(xiàn)狀的了解，我們必須認(rèn)識(shí)到公司制度與流程和職責(zé)劃分之間還未建立起動(dòng)態(tài)的聯(lián)動(dòng)機(jī)制，制度建立，做到了有標(biāo)準(zhǔn)可依，但是在有流程可控，有部門可管，持續(xù)保持制度體系的規(guī)范性和共同保障生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)有序開展方面存在不足。因此，J化工應(yīng)在制度內(nèi)容體系規(guī)范的基礎(chǔ)上，建立公司制度建設(shè)的長(zhǎng)效機(jī)制，規(guī)范制度體系的管理和運(yùn)行，從而持續(xù)保持公司制度的規(guī)范性和有效性。建立制度建設(shè)的長(zhǎng)效機(jī)制，需要做到以下四個(gè)方面：第一，明確制度管理的責(zé)任劃分。明確界定公司制度管理的決策主體、管理主體和執(zhí)行主體。公司股東會(huì)、董事會(huì)和總經(jīng)理辦公會(huì)是制度管理的決策機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)審批公司制度編制規(guī)劃，批準(zhǔn)公司的各項(xiàng)制度，決定制度的立項(xiàng)、修訂、發(fā)布和廢止?？偨?jīng)理辦公室是公司制度管理的歸口部門，負(fù)責(zé)組織擬定公司制度編制規(guī)劃，督促、檢查、協(xié)助其他部門制度的起草和修訂工作，組織論證制度草案及征求修改意見，審核各部門起草的制度草案的規(guī)范性，匯編存檔公司的各類管理制度。公司各部門是各項(xiàng)制度的具體制定和執(zhí)行部門，協(xié)助總經(jīng)理辦公室擬定公司制度編制規(guī)劃，起草和修訂主要屬于本部門職能或本專業(yè)的制度，審核、會(huì)簽與本部門或本專業(yè)有關(guān)的其他制度，貫徹執(zhí)行公司的各項(xiàng)制度，并適時(shí)提出修改建議。第二，明確制度的起草、修訂流程。在公司各層級(jí)組織和各部門制度管理權(quán)責(zé)明確的基礎(chǔ)上，建立規(guī)范的公司制度起草、修訂流程，使公司制度的起草、審核、發(fā)布工作科學(xué)化、規(guī)范化。第三，強(qiáng)化制度的執(zhí)行管理。在崗位制度索引建立的基礎(chǔ)上，通過加強(qiáng)部門日常培訓(xùn)考核和進(jìn)行制度的e化，強(qiáng)化公司制度的貫徹執(zhí)行。一方面，要加強(qiáng)部門日常培訓(xùn)考核，將制度的培訓(xùn)貫徹作為公司各