《行政管理培訓(xùn)》PPT參考課件

1、1,行政工作統(tǒng)籌實務(wù),教授級高級工程師 張明亮2,3,中國人的人格理想,神于天，圣于地,4,為人,處事,5,什么是管理,6,管理=管你？,7,管理自己的六力,組織、控制 創(chuàng)新,教導(dǎo)、感召 凝聚,8,我們對管理的態(tài)度,9,行政： 是指國家機能中立法和司法以外的全部機能的總稱。 “行政”指的是一定的社會組織 ，在其活動過程中所進行的各種組織、控制、協(xié)調(diào)、監(jiān)督 等活動的總稱。,什么是行政,10,行政管理： 就國家而言，就是依法行使國家權(quán)力的一種管理；就 機關(guān)組織或企業(yè)內(nèi)部來說，就是一般的行政事務(wù)的職能管 理。,什么是行政管理？,11,企業(yè)行政管理的內(nèi)容,企業(yè)的行政管理工作內(nèi)

2、容包括行政事務(wù)管理、辦公事務(wù)管理、人力資源管理。具體包括相關(guān)制度的制定和執(zhí)行推動、日常辦公事務(wù)管理、辦公物品管理、文書資料管理、檔案管理、會議管理、涉外事務(wù)管理，生活福利、車輛、安全衛(wèi)生等。,12,包括機關(guān)、企事業(yè)、團體等內(nèi)部負責(zé)管理、服務(wù)工作的行政人員、后勤人員、文秘人員等,所謂“行政管理人員”,13,行政部門工作內(nèi)容,行政管理工作具有 以下六大特點： 一、綜合性強 二、政策性強 三、時間性強 四、工作內(nèi)容繁雜 五、聯(lián)系廣泛 六、被動性和突破性強,行政部門范圍與特點,行政工作主要管理對象,行政工作團隊,15,理行政管理的基本原則,法制原則 服務(wù)原則 責(zé)任原則 效率原則 透明原則,16,什么樣

3、的人適合做行政管理人員,個人條件 個性要求 品質(zhì)要求,17,男人適合做行政 文秘工作嗎？,討論：,18,如何獲取快速成長的能量,2：裂變式：學(xué)習(xí)，實踐，反思,能力能量獲得模式,1：累加式：學(xué)習(xí)，學(xué)習(xí)，學(xué)習(xí),職位能量,能力能量,能量來源,80,20,50,50,20,80,一般 優(yōu)秀 卓越,19,知識類型 內(nèi) 容 專業(yè)知識 財務(wù)管理、資本運作、投資、風(fēng)險、 金融知識、政策法規(guī) 管理知識 戰(zhàn)略管理、公司治理、團隊、溝通 相關(guān)知識 企業(yè)所處的行業(yè)知識、市場營銷、 采購、供應(yīng)鏈、庫存管理、生產(chǎn)管理,知識結(jié)構(gòu)與管理,20,角色定位與行政管理,21,我們認識自己嗎？,22,23,怎樣利用了解之窗？,不知道

4、,知道,盲目區(qū),知道,開放區(qū),未知區(qū),不知道,隱藏區(qū),別人,自己,相互尊重 共同交流,虛心聽取 認真回應(yīng),開誠布公 實話實說,相互尊重 共同探討,美國著名社會心理學(xué)家約瑟夫和哈瑞對如何提高人際交往成功的效率,提出了一個名為“約哈瑞窗戶”的理論,24,你的潛能都開發(fā)了嗎?,28,測試題如下： 一個記事本和一支鋼筆的總價格是.元，記事本比鋼筆貴元，請問鋼筆的價格是多少？,29,正確答案是鋼筆價格為分錢，記事本價格為塊。 研究人員發(fā)現(xiàn)，三分之一的人答對。那些答錯的人給出的答案是“塊錢”。 研究人員把答對者歸類為“思考型”。這類人用左腦思考，思維深入、細膩且有邏輯，理財意識和能力較強。 答錯者則屬于“

5、直覺型”。他們通常用右腦思考，易沖動，信用卡經(jīng)常欠賬，較少能存錢，不關(guān)心也不擅長理財。,30,“三位一體”,上司,同事,下屬,31,是上級的窗口和橋梁,完成目標同時 實現(xiàn)自身的發(fā)展和提升,是上級的輔助者和補充者,是上級的執(zhí)行者和推動者,作為下屬的四項職業(yè)準則,32,內(nèi)部客戶,是同事,是配合者,是競爭者,33,作為上司時的六大角色,業(yè)務(wù)骨干,計劃者,執(zhí)行者,教練員,團隊領(lǐng)袖,溝通者,34,角色定位與用人,序號 關(guān)系 忠誠 才能 命 名 1 親 忠 才 經(jīng)營核心 2 親 忠 庸 事業(yè)輔佐 3 親 逆 才 恃才自傲 4 親 逆 庸 不肖子弟 5 疏 忠 才 事業(yè)伙伴 6 疏 忠 庸 耳目眼線 7 疏

6、 逆 才 防范對象 8 疏 逆 庸 邊際人員,35,36,不同層次人員的工作重點,37,A（態(tài)度）德,S（技能）才,你是屬于什么樣的人才？,38,視頻（周亞夫）,39,輔助決策工作 信息工作 文書工作 會務(wù)工作 文書立卷和檔案管理工作 查辦工作 行政事務(wù)工作 上司交辦的其他工作,行政人員的日常工作,40,行政人員的日常工作（表一）,41,行政人員的日常工作（表二）,42,行政管理人員日常工作的三大特征,日常工作的時效性 計劃性與針對性 利益的誘導(dǎo)性,43,辦公室事務(wù),辦公室管理,氣派 個性,舒適 美觀,和諧 便利,環(huán)保 健康,實用、方便,良好辦公環(huán)境五大標準,辦公室布置的環(huán)境要求,45,公文寫

7、作基礎(chǔ),46,公文的含義？,47,我國現(xiàn)行黨政機關(guān)使用的文種,我國現(xiàn)行黨和各級領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)使用的文件有14個： 決議、決定、指示、意見、通知、通報、公報、報告、請示、批復(fù)、條例、規(guī)定、函、會議紀要。 國家行政機關(guān)使用的公文種類有13個: 命令（令）、決定、公告、通告、通知、通報、議案、報告、請示、批復(fù)、意見、函、會議紀要。 上述文件共27個，其中9個是相同的，即：決定、意見、通知、通報、請示、報告、批復(fù)、函、會議紀要； 不同的有9個，其中屬黨的機關(guān)的有5個，即：公報、指示、決議、條例、規(guī)定；屬國家行政機關(guān)有4個，即：命令（令）、議案、通告、公告。由于這18個文件是黨和國家在公文管理法規(guī)中明確規(guī)定的

8、，一般稱為法定文種。,公文的分類 按其行文方向，可分為上行文、下行文、平行文。 按其時限要求，可分為特急公文、急辦公文、常規(guī)公文。 按其密級要求，可分為絕密公文、機密公文、秘密公文、普通公文。,49,寫作特點,簡明 準確 樸實 莊重 規(guī)范,50,分清寫作文類,指揮性 規(guī)范性 報請性 通知性 記錄性 報道性,51,寫作程序,52,公文的作用,領(lǐng)導(dǎo)和指導(dǎo)作用 行為規(guī)范作用 宣傳教育作用 聯(lián)系與知照作用 依據(jù)與憑證作用,53,通 知,會議性通知 任免通知 指示性通知,54,會議通知的時效性強，應(yīng)提前發(fā)文，估計有足夠的時間收文，以便與會人員做好準備，按時到會。 會議原因要寫得簡短。會議內(nèi)容、安排、要求

9、要寫得具體,會議性通知,55,通知*（發(fā)文機關(guān)名稱）關(guān)于召開*的通知 資訊部員工： 鑒于資訊部員工目前對業(yè)務(wù)還不熟練，決定星期六進行培訓(xùn)。詳情請見下表： 其他事項：提供午餐 與會過程中不得大聲喧嘩，不得無故遲到早退， 需做好筆記 特此通知！ *公司資訊部（公章） 2009年3月3日,56,任免通知,任免根據(jù) 任免日期 被任免人員的姓名和職務(wù),57,通 知 經(jīng)董事會決定，王某某在其任職期間內(nèi)，貪污公款，情節(jié)嚴重，從2009年3月7日始，罷免其總經(jīng)理職務(wù)。 *公司董事會（簽章） 2009年3月7日,58,通知的依據(jù)：為什么發(fā)此通知，然后一句話作過渡語，如“現(xiàn)通知如下”，轉(zhuǎn)入主題內(nèi)容。 主題內(nèi)容：具

10、體事項 結(jié)尾部分：一般寫執(zhí)行要求“以上事項 望認真執(zhí)行”。,指示性通知,59,通 知 由于近來公司員工不太注意形象，為優(yōu)化公司形象，現(xiàn)通知如下： 周一至周四，所有員工按員工手冊上的要求著裝，周五可穿休閑一些的服裝上班，但不得濃妝艷抹和奇裝異服。 以上通知，望認真執(zhí)行！ *公司行政部（蓋公章） 2009年3月5日,60,公文寫作注意事項,名稱 數(shù)字規(guī)范 計量單位的規(guī)范,61,練習(xí),請找出下列哪一個成文日期標注是正確的? 二零零九年六月十二日 二00九年一月拾二日 0九年八月二十日 二00九年.伍月. 十二日 12/9/09,62,應(yīng)用到公文寫作中的數(shù)字表述下列哪個是正確的?,5萬6千人 97年1

11、2月 出席十人,缺席子6人 56000人,63,規(guī)范簡稱示例：中共深圳市委員會,64,練習(xí),中共深圳市黨委。,65,關(guān)于舉辦老年秧歌比賽事項,66,*管理處關(guān)于舉辦端午節(jié)龍舟比賽的請示報告,67,公文簽發(fā)人示例：胡錦濤主席,68,標題示例：*股份有限公司關(guān)于企業(yè)文化建設(shè)的通知,69,親愛的： 親密關(guān)系的私人之間 小張： 集體 資訊部所有員工： 上級 張經(jīng)理： 同事 劉林： 下屬,小練習(xí)：稱呼連線題,70,下行、平行公文首頁格式,71,上報公文首頁版式,72,公文處理方法和程序,三大環(huán)節(jié)： 1、發(fā)文處理： 擬稿-審核-簽發(fā)-登記-繕印-用印-分發(fā) 2、收文處理： 簽收-登記-分辦-擬辦-批辦-承

12、辦-催辦-督辦-辦復(fù) 3、公文管理： 制定立卷類目表-歸卷-調(diào)用-立卷-歸檔-銷毀,73,什么是檔案？ 檔案的作用及種類 檔案的管理部門 檔案的分類及點收 檔案的保存期 檔案的歸檔要求及借閱,檔案管理,文檔管理與處理,文檔的歸檔原則： 一、是在本企業(yè)活動中直接形成的； 二、是在當(dāng)前或一定時期內(nèi)具有依 據(jù)憑證作用的； 三、是對企業(yè)具有長遠的歷史查考 價值的。,文檔的歸檔方法： 1、按問題組卷 2、按名稱組卷 3、按時間組卷 4、按地區(qū)組卷 5、按收發(fā)文機關(guān)組卷 6、按作者組卷 7、按結(jié)構(gòu)組卷 8、按工作階段組卷 9、按專業(yè)組卷,歸檔案卷內(nèi)的基本排列方法： 一、上級機關(guān)文件在前，本企業(yè)和下屬單位形

13、成的文件后； 二、來文和復(fù)文，復(fù)文在前，來文在后； 三、正文和附件，正文在前，附件在后； 四、正本和原稿，正文在前，原稿在后； 五、成果性、結(jié)論性文件在前，原始性、過程性文件在后。,75,會議的概念,76,會議的種類？,77,投入,效能,會議價值,會議收益,會議成本,人力成本 物料成本 機會成本,情感收益 認識收益 任務(wù)收益,應(yīng)當(dāng)開什么樣會議？,如何提升會議價值？,78,會議弊端與防治,79,會議的籌劃與管理,會前的準備工作 會間的組織服務(wù) 會后的善后處理,80,明確參會人員 選擇開會地點 選擇會議時間 制定會議議事日程 會議現(xiàn)場布置 會議的通知 會前的審核 會議經(jīng)費,會前的準備工作,81,會

14、議簽到 會場服務(wù) 會議記錄,會中事務(wù),82,會議簡報 會務(wù)總結(jié) 會議紀要 會議文件資料的收退 會后的檢查催辦,會后工作,83,面對面就座 當(dāng)你在討論問題或試圖作出決定時，安排持相反觀點的兩派成員坐在長桌的相對的兩邊,主席坐在團隊成員之間,84,顯示等級 如果你希望顯示等級，讓主席坐在長方桌子的頂端，其他與會者座位按資歷遞降順序就坐,主席坐在長桌的頂端,資歷最淺者坐在離主席最遠處,85,自由討論 如果坦誠的討論比與會者的地位更值得關(guān)注，在會議中用一張圓桌,主席可坐在任何一個位置上,86,小組討論,設(shè)計會議記錄表格,87,88,有效能集思廣益，達成目標； 和諧信任、認同、暢所欲言； 參與參與的人全

15、神貫注； 效率能在預(yù)定的時間內(nèi)達成會議的目的； 學(xué)習(xí)參與者有更多的學(xué)習(xí)機會；,成功會議的標準,89,90,91,92,93,溝通是人們通過語言和非語言方式傳遞并理解信息、知識的過程，是人們了解他人思想、情感、見解和價值觀的一種雙向的途徑,溝通的含意：,94,溝通的理解,管理溝通的要訣,工作溝通要訣： 上行：理解為主 下行：說服為先 橫向：協(xié)調(diào)為上 斜向：借權(quán)為用,96,溝通的五大原則(基礎(chǔ)) 真誠：信任： 理解： 自制： 寬容：,溝通基礎(chǔ),真誠,寬容,信任,自制,理解,97,98,地位差異,語義,無反饋,認知,情緒,性格,溝通中的障礙,99,溝通的三個方式,口頭語言、書面語言、圖片或者圖形,動

16、作、表情、眼神,距離、持物,100,溝通三要素的比例,美國心理學(xué)家阿爾皮特,101,與部屬溝通的藝術(shù),1、尊重 2、批評分先后天要素 3、讓對方說出期望 4、布置任務(wù)明確具體,102,與上司溝通的法則,1、讀懂上司的心思 2、充分尊重上司 3、絕不出賣部屬 4、善用資訊 5、假想上司質(zhì)疑,103,別人行動的 20%,別人聽懂的40%,別人聽到的60%,你嘴上說的 80%,你心里想的 100%,溝通的漏斗,指令不能有效執(zhí)行的真正原因！,溝通的漏斗,104,案例:視頻,105,綠色,性格,黃色,藍色,紅色,四色人格與管理風(fēng)格,106,紅色特質(zhì),活潑型,特點: 真心誠意，好客，樂觀，喜歡交友，口才流

17、暢，熱心，喜社交。,需要: 公開贊揚，名望，朋友和友情回饋，金錢回饋。,害怕: 失去朋友，嚴肅的，神秘的，縝密思考者。,107,黃色特質(zhì),特點: 有自信的，不怕競爭，果斷，組織者，權(quán)威的，擅于分析，目標性強。,需要: 挑戰(zhàn)及高報酬，實干，結(jié)果，喜歡能力強的人，說話講重點。,害怕: 猶豫不決，順從的，多慮的，溫和的。,力量型,108,藍色特質(zhì),特點: 注意細節(jié)，尊重制度，完美主義，條理分明，忠心耿耿，批判，關(guān)心的。,需要: 對所有變化希望有完整報告，程序化制度化，小心的，事必躬親。,害怕: 不拘小節(jié)，自由主義，彈性處事，直言不諱。,完美型,109,綠色特質(zhì),特點: 柔順，持續(xù)性，有規(guī)律有節(jié)奏的，

18、避免沖突，親切，可依靠的，藝術(shù)的。,需要: 愉快和諧，充足的時間計劃，經(jīng)過公正認可的，穩(wěn)定和可預(yù)測的環(huán)境。,害怕: 快節(jié)奏，勿忙急智，缺乏耐心，激烈沖突，變化多端。,和平型,110,克瑞希穆快速識人法,瘦高：不善交際、安靜、靦腆、認真 肥胖：善交際、善良、親切、熱情 肌肉：誠實、規(guī)矩、忍耐、頑固、易怒,111,112,113,眼睛一閉一睜一天兒過去了,哈.,眼睛一閉不睜，一輩子就過去了,哈,114,時間的定義 時間的特征？ 時間的意義,115,116,所謂的時間管理不是去管理時間本 身,而是管理單位時間內(nèi)的事件；,117,列單 組織 冊除 習(xí)慣,時間管理的步驟,118,時間管理的象限,119,

19、心態(tài)與行政管理,120,不求有功、 但求無過,三心二意、 敷衍了事,A,B,職場常見心態(tài),一味抱怨、 不思解決,D,明哲保身、 怕負責(zé)任,C,做自己的主人 用老板的心態(tài)為自己打工,愛 上 你 的 工 作,123,124,笑對人生 戰(zhàn)無不勝,126,老 鷹 的 啟 示,128,你對待工作的態(tài)度，就是你發(fā)展的高度,129,131,你認為上司可以搶你的“功”嗎？,132,影響力與職業(yè),133,影響力是一種不運用權(quán)力就使他人或下屬做事的能力,什么是影響力？,134,雙圈理論的啟示,關(guān)注圈,135,影響圈的不斷擴大,136,情商與管理,全世界最牛的秘書,138,世界上最昂貴的按摩,我們是否該給上司一個“

20、驚喜”,140,62-63=1,141,日常事務(wù)管理,142,目標統(tǒng)一 權(quán)責(zé)一致 指揮統(tǒng)一 分工協(xié)作 利益原則 精干高效,日常事務(wù)管理的工作原則,143,食堂管理的特點 食堂管理的內(nèi)容 食堂的計劃管理 食堂的財務(wù)管理 食堂原材料管理 食堂服務(wù)質(zhì)量管理,企業(yè)食堂管理,144,宿舍分類 單身、倒班、家屬 宿舍管理的內(nèi)容 宿舍的管理方法、宿舍設(shè)備物品、宿舍服務(wù)、宿舍安全,企業(yè)宿舍管理,145,文體場館的建設(shè)管理 切合實際、量力而行、適當(dāng)滿足、專人負責(zé)、 文體活動的組織管理 積極、及時、有效、有計劃、結(jié)合本企業(yè)特性、,文體生活管理,146,車輛的使用管理（車輛的使用、車輛的調(diào)度、制定使用和管理制定）

21、車輛的保養(yǎng)與維修管理（車輛的保養(yǎng)、車輛的維修） 車輛的油料與材料管理,車輛的日常管理,147,改進服務(wù)態(tài)度，提高業(yè)務(wù)水平 保養(yǎng)、節(jié)油、安全教育、職業(yè)道德教育、遵章守紀教育 嚴守交通規(guī)則，確保行車安全 加強車輛道路管理,司機管理,148,接待客人 社交細節(jié),149,男人著西服的八忌,150,單擊此處添加標題,不許不穿襯裙,不隨意搭配,不亂配鞋,過大或過小,衣扣不到位,不內(nèi)衣外穿,女士著 西裝的六不,151,坐姿,行姿,站姿,儀態(tài)禮儀,手勢,蹲姿,152,電話禮儀,153,電話禮儀三要素,聲音,態(tài)度,言詞,154,電話形象三要素,155,同事家里電話,遲到、請假,外出辦事,延誤拜訪,用傳真機機傳文

22、件,借用他人或單位電話,讓工作更順利的電話術(shù),156,你是如何鼓掌的?,157,你會握手嗎？,158,握 手 禮 儀 禁 忌,握手時，左手拿著東西或插在兜里 不按順序，爭先恐后 男士戴手套（社交場合女士可戴薄手套） 戴墨鏡（有眼疾病或眼有缺陷除外） 用左手或用雙手與異性握手 交叉握手（與西方人握手視為十字架，不敬） 拉來、推去或上下左右抖個不停 長篇大論、點頭哈腰、過度客套 只握指尖或只遞指尖 手臟、濕、當(dāng)場搓揩 三心二意、面無表情、目光游移或旁觀,159,介紹集體： 介紹雙方時先卑后尊 介紹其中一方時先尊后卑,介 紹 禮 儀,介 紹 他 人： 按尊者優(yōu)先與相互原則 先介紹下級給上級 先介紹年輕的給年長的 先介紹女士給男士 先介紹來賓給主人