物業(yè)管理文檔：文書檔案管理程序

1、荊州市盛智物業(yè)管理有限公司 行政部程序文件文件編號(hào)SZPM-01-000-A-EX-002版本號(hào)VER 1.0修訂日期2003/10/8文書檔案管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)程序頁(yè)次41.0 目的建立統(tǒng)一的公司文件管理制度，明確文件管理的原則和工作程序，發(fā)揮文件在公司 管理工作中的功效。2.0 適用范圍適用于公司各單位，凡以公司或部門名義所形成的文件資料，都應(yīng)遵循此規(guī)則。3.0 工作職責(zé)3.1行政部：負(fù)責(zé)對(duì)公司產(chǎn)生的三類文件的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化進(jìn)行統(tǒng)一的指導(dǎo)，并組織編寫。負(fù)責(zé)全公司文件管理，同時(shí)行政部是公司文件的歸口管理部門，所有公司文件（質(zhì)量 管理體系文件、管理制度 A類文件、行政公文、外來文件）的分發(fā)皆歸口其管

2、理 ，負(fù)責(zé) 文件的編號(hào)、定稿、復(fù)印、發(fā)放、回收以及原件的保管等工作。3.2各部門：根據(jù)本部門日常工作需要，負(fù)責(zé)制訂本單位相關(guān)的工作文件和管理制度B類文件，完善本單位的文件體系。如需以公司名義發(fā)放的文件，交由行政部進(jìn)行發(fā)文。3.3各部門文件管理崗位：負(fù)責(zé)本部門文件的收發(fā)、傳閱管理 ，以及文件的登記、保管、 提供利用、存檔工作。4.0 程序要點(diǎn)4.1文件編制、審核和批準(zhǔn)權(quán)限文件編制、審核和批準(zhǔn)權(quán)限表如下：序號(hào) 文件名稱 編寫部門 審核部門/人員 批準(zhǔn)人員 是否受控1質(zhì)量管理體系文件質(zhì)量手冊(cè)管理者代表組織管理者代表總經(jīng)理是程序文件管理者代表組織管理者代表總經(jīng)理是工作手冊(cè)各相關(guān)部門管理者代表總經(jīng)理是2

3、管理制度A類文件公司職能部門 制度涉及單位總經(jīng)理是B類文件各部門（管理處）本單位本單位負(fù)責(zé)人否3行政公文業(yè)務(wù)部門主管領(lǐng)導(dǎo)總經(jīng)理否4.2受控文件管理流程受控文件包括質(zhì)量管理體系文件和 A類管理制度文件。受控文件管理流程圖及主要責(zé)任 部門見附件4。4.2.1受控文件編制質(zhì)量管理體系文件及 A類管理制度文件應(yīng)有統(tǒng)一的內(nèi)容格式，文件編制人員應(yīng)按照管理 文件的格式內(nèi)容要求進(jìn)行文件的編寫。4.2.2受控文件審批1）文件編制后，按照規(guī)定的審批權(quán)限，由受控文件編制部門填寫受控文件審批單（見附 件7）送交相應(yīng)人員審批。編制部門在審批單上需填寫以下欄目：文件類別、文件名稱、 編寫日期、編寫部門（個(gè)人）、發(fā)放范圍等

4、，并且跟蹤、修改。受控文件經(jīng)批準(zhǔn)人批準(zhǔn)后 交行政部制發(fā)。2）受控文件的審核人員必須對(duì)文件的適用性負(fù)責(zé)。文件的批準(zhǔn)人必須對(duì)文件的有效性 和接口性負(fù)責(zé)。3）受控文件的審查包括文件內(nèi)容和形式的審查。文件內(nèi)容的審核應(yīng)注重在可操作性及 協(xié)調(diào)一致性，文件形式的審查包括文件格式、標(biāo)識(shí)、發(fā)放范圍等符合要求。4）受控文件涉及多個(gè)部門時(shí)，要請(qǐng)相關(guān)部門會(huì)簽。會(huì)簽主要是使相關(guān)部門明確本部門的 職責(zé)、與其他相關(guān)部門工作接口以及了解本部門的活動(dòng)方式等。4.2.3受控文件分發(fā)歸檔1）文件經(jīng)批準(zhǔn)后，由行政部按照規(guī)范的受控文件格式和文件編號(hào)規(guī)則確定該文的文件 號(hào),并予登記、排版、打印、校對(duì)后，交相關(guān)人員簽發(fā)。文件應(yīng)由文件批準(zhǔn)人

5、確定文件開 始實(shí)施日期，并在文件上做出說明。2）受控文件的發(fā)放，由行政部填寫受控文件發(fā)放控制單（見附件8）, 一般情況下由行政 部經(jīng)理審核，文件批準(zhǔn)人批準(zhǔn)。然后加蓋受控章后按發(fā)放范圍分發(fā)。3）受控文件實(shí)行分級(jí)管理，公司行政部負(fù)責(zé)受控文件的發(fā)放、回收、保存和歸檔。各部門（管理處）指定專人負(fù)責(zé)文件的簽收工作，并及時(shí)做好文件目錄的修改。各部門（管 理處）文件管理責(zé)任人接收到公司文件后，應(yīng)及時(shí)交部門負(fù)責(zé)人處理，部門負(fù)責(zé)人應(yīng)進(jìn)行 識(shí)別,確定進(jìn)一步發(fā)放范圍，以公司發(fā)放文件為母本，按照文件受控原則在本單位范圍內(nèi) 進(jìn)行文件分發(fā)和回收等工作。對(duì)于涉及到重要崗位的相關(guān)文件應(yīng)發(fā)放到班組（個(gè)人）。4）文件經(jīng)審核批準(zhǔn)后

6、，原版文件由行政部歸檔。5）已批準(zhǔn)發(fā)放的受控文件的電子版要做好備份，分類存磁盤，并登記備查。4.2.4受控文件的評(píng)價(jià)1）收文單位在文件實(shí)施過程中如發(fā)現(xiàn)現(xiàn)問題等，應(yīng)將有關(guān)信息及時(shí)反饋給編制部門，以 便及時(shí)修改更正。2）受控文件實(shí)施后，由管理者代表或文件批準(zhǔn)人定期（每年一次）或適時(shí)地組織有關(guān)人 員對(duì)文件符合性、操作性進(jìn)行評(píng)價(jià)，提出處理意見（如修改、改版等）。4.2.5受控文件的變更及回收1）文件的變更采取兩種形式文件更改通知單和文件改版申請(qǐng)單。當(dāng)只對(duì)文件進(jìn)行少量修改或個(gè)別換頁(yè)時(shí)，采用文件更改通知單。當(dāng)文件經(jīng)多次修改或大幅度修 改時(shí)應(yīng)進(jìn)行改版，需填寫改版申請(qǐng)單。2）文件的變更和修改一般由原來編寫、審

7、核和批準(zhǔn)文件的部門和人員進(jìn)行，特殊情況由原批準(zhǔn)人指定另一合適的部門或人員來編審。被指定的部門或人員有權(quán)獲得作為編審依據(jù)的有關(guān)背景材料，并充分了解文件的要求和意圖。3）文件少量修改時(shí)由文件修改人員填寫 文件更改通知（見附件9）,經(jīng)原審批人員審 批后,交行政部發(fā)放。4）文件改版由文件修改部門填寫 文件改版申請(qǐng)單（見附件10）,經(jīng)批準(zhǔn)后，交行政部 按文件發(fā)放流程進(jìn)行發(fā)放。5）行政部按照文件分發(fā)的規(guī)定把批準(zhǔn)修改的文件分發(fā)給各有關(guān)部門和人員。在發(fā)放新版文件時(shí)，同時(shí)將所有舊版文件收回，并做好記錄（見附件11受控文件回收單），除歸 檔保存一份外，其余由行政部集中銷毀處理。若保留舊版文件作為參考文件時(shí) ，蓋上

8、“過 期保留”標(biāo)識(shí)，與有效文件分開存放，并在文件回收單上做好記錄。6）作廢文件回收時(shí)亦由行政部根據(jù)發(fā)文登記收回。426人員、部門變動(dòng)時(shí)受控文件的處理1）公司文件發(fā)放針對(duì)各單位崗位，當(dāng)個(gè)人發(fā)生崗位異動(dòng)時(shí)，不得帶走相關(guān)的受控文件。2） 部門撤銷或合并時(shí)，由行政部發(fā)出工作聯(lián)系單，回收相應(yīng)的受控文件。3） 當(dāng)新增部門或管理處時(shí)，由相應(yīng)部門提出受控文件發(fā)放申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后由行政部增發(fā) 相應(yīng)的受控文件。4.2.7受控文件的丟失處理受控文件資料丟失后，使用人填寫文件資料丟失報(bào)告，說明原因，部門負(fù)責(zé)人簽暑意見， 由行政部提出處理意見，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后，可補(bǔ)發(fā)新的文件和資料。4.2.8管理制度B類文件管理流程各部門

9、（管理處）參照受控文件管理流程制定本部門管理制度文件管理流程。各部門（管理處）制定的所有管理制度B類文件應(yīng)送一份公司行政部登記備案，并及時(shí)更新。4.3行政公文管理流程4.3.1發(fā)文1）以公司名義對(duì)內(nèi)、對(duì)外行文的行政公文、信函統(tǒng)一由公司行政部起草，指定由其它部門擬稿的除外。2）草擬公文送審前盡量打印，并填寫公文會(huì)稿表（見附件12）。3）公文送公司領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)前，應(yīng)由擬稿部門負(fù)責(zé)人核稿；公文如涉及到多個(gè)部門 ，要請(qǐng)相 關(guān)部門會(huì)稿。主辦部門與會(huì)稿部門取得一致意見后行文。4）以公司名義對(duì)內(nèi)行文的各類通知、辦法、規(guī)定等公文，應(yīng)請(qǐng)支部書記會(huì)稿。5）會(huì)稿和核稿時(shí)，起草部門負(fù)責(zé)跟蹤和修改。公文核稿、會(huì)稿完畢后 ，

10、交由公司總經(jīng)理 簽發(fā)，總經(jīng)理簽發(fā)稿件為定稿。6）任何以公司名義蓋公司印章的發(fā)文，必須由總經(jīng)理或總經(jīng)理授權(quán)人批準(zhǔn)簽發(fā)。7）發(fā)文稿簽發(fā)后，由行政部根據(jù)規(guī)定的公文格式和公司制定的發(fā)文字號(hào)確定該公文的發(fā)文字號(hào),并予登記后打印、校對(duì)、繕印、加蓋公章。8）發(fā)文稿及公文會(huì)稿表由行政部歸檔。 已批準(zhǔn)簽發(fā)的公文電子版統(tǒng)一由行政部歸檔，并 做好備份,分類存磁盤，并登記備查。9）制文由行政部按規(guī)定負(fù)責(zé)發(fā)送。公文、信函的發(fā)送，由行政部填寫發(fā)文登記表（見附 件13）, 一般情況下由行政部經(jīng)理審核，總經(jīng)理批準(zhǔn)。然后按發(fā)放范圍分發(fā)，并請(qǐng)收件人 簽收。10）以傳真件形式發(fā)送的公文，傳真之后需加蓋“已傳真”章，原件仍按正常發(fā)文

11、渠道發(fā) 送。11）各管理處是公司的派出管理機(jī)構(gòu)，對(duì)外代表公司，對(duì)因工作需要向大業(yè)主（客戶）、總公司各單位、地方政府職能部門發(fā)函聯(lián)系較重大問題的，由各部門（管理處）以工作聯(lián)系單形式將對(duì)外聯(lián)系內(nèi)容書面送公司行政部，行政部以公司名義草擬相關(guān)函件，經(jīng)總經(jīng)理簽批后，對(duì)外發(fā)送。4.3.2收文1）所有發(fā)往公司的外來文件和總公司內(nèi)部單位向公司的來文，統(tǒng)一由公司行政部處理。公司任何部門（管理處）不論從哪種渠道收到來文，必須將原件交公司行政部處理，不得 私自處理。2）對(duì)于外來文件，公司行政部收到來文后，進(jìn)行收文登記，送總經(jīng)理批示處理意見；對(duì)于 總公司內(nèi)部來文（含局域網(wǎng)來文），要求辦理的，由行政部送總經(jīng)理批示處理意見。3）對(duì)于總公司內(nèi)部來文（含局域網(wǎng)來文），屬各類管理文件、計(jì)劃、辦法、紀(jì)要等知照 性文件，需相關(guān)部門傳閱的，由行政部提出初步傳閱意見，編制傳閱登記表（見附件14）