2021年事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理措施_精編版

1、 精編范文 事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理措施溫馨提示：本文是筆者精心整理編制而成，有很強(qiáng)的的實(shí)用性和參考性，下載完成后可以直接編輯，并根據(jù)自己的需求進(jìn)行修改套用。事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理措施 本文關(guān)鍵詞：數(shù)字化, 事業(yè)單位, 措施, 檔案, 管理事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理措施 本文簡(jiǎn)介：摘要：數(shù)字技術(shù)在事業(yè)單位檔案管理領(lǐng)域的深度應(yīng)用, 是適應(yīng)檔案事業(yè)快速發(fā)展新形勢(shì)的客觀(guān)需要。本文在分析事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理主要內(nèi)容、現(xiàn)實(shí)意義的基礎(chǔ)上, 從主要技術(shù)指標(biāo)、數(shù)字化后處理、數(shù)據(jù)完整可用和外包公司選擇等方面, 提出了事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理的具體措施, 對(duì)新時(shí)期事業(yè)單位推進(jìn)檔案數(shù)字化管理具有一定的參考事業(yè)單位檔案數(shù)字

2、化管理措施 本文內(nèi)容：摘要：數(shù)字技術(shù)在事業(yè)單位檔案管理領(lǐng)域的深度應(yīng)用, 是適應(yīng)檔案事業(yè)快速發(fā)展新形勢(shì)的客觀(guān)需要。本文在分析事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理主要內(nèi)容、現(xiàn)實(shí)意義的基礎(chǔ)上, 從主要技術(shù)指標(biāo)、數(shù)字化后處理、數(shù)據(jù)完整可用和外包公司選擇等方面, 提出了事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理的具體措施, 對(duì)新時(shí)期事業(yè)單位推進(jìn)檔案數(shù)字化管理具有一定的參考價(jià)值。關(guān)鍵詞：檔案數(shù)字化；管理；事業(yè)單位檔案數(shù)字化, 是指利用計(jì)算機(jī)技術(shù)、掃描技術(shù)、OCR技術(shù)、掃描矩陣CCD技術(shù)、數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、存儲(chǔ)技術(shù)等, 將事業(yè)單位檔案模擬信號(hào)轉(zhuǎn)換為數(shù)字信號(hào)而產(chǎn)生的一種新型檔案信息形式。隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的快速發(fā)展, 事業(yè)單位改革的深入, 將事業(yè)單位

3、各種載體檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字化檔案信息, 以數(shù)字形式存儲(chǔ), 網(wǎng)絡(luò)形式連接, 再利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行數(shù)字管理, 實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息資源的高效管理和共享。1事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理的主要內(nèi)容1.1檔案信息數(shù)字化采集采集是事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理的基礎(chǔ)和首要環(huán)節(jié), 隨著電子信息技術(shù)的應(yīng)用, 數(shù)字化采集包括對(duì)已經(jīng)存檔的實(shí)體檔案進(jìn)行數(shù)字化采集, 以及尚未生成的檔案數(shù)字化。前者, 就是應(yīng)用OCR、CCD技術(shù), 對(duì)紙質(zhì)等載體的檔案進(jìn)行數(shù)字影印、掃描及文字識(shí)別等, 將其轉(zhuǎn)化成為數(shù)字化信息集成；后者, 則是指利用OA辦公自動(dòng)化系統(tǒng)在事業(yè)單位行政管理中的應(yīng)用, 直接將電子文件轉(zhuǎn)化為數(shù)字檔案, 并將其錄入到預(yù)先建立的數(shù)字檔案管

4、理平臺(tái), 實(shí)現(xiàn)檔案信息實(shí)時(shí)數(shù)字化采集。1.2檔案內(nèi)容數(shù)字化保管所謂檔案內(nèi)容數(shù)字化保管, 就是將已經(jīng)采集到的事業(yè)單位各種檔案信息存儲(chǔ)于檔案數(shù)據(jù)庫(kù), 根據(jù)檔案信息內(nèi)容的內(nèi)在邏輯關(guān)系和全宗秩序, 做好新增檔案內(nèi)容數(shù)字化日常維護(hù), 并利用現(xiàn)代數(shù)字技術(shù), 定期備份, 確保事業(yè)單位檔案內(nèi)容數(shù)字化安全保管。1.3檔案服務(wù)數(shù)字化利用事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理的最終目的在于利用。具體說(shuō), 就是利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù), 建立起檔案信息的內(nèi)在邏輯聯(lián)系, 實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化信息的顯示、讀取、復(fù)制, 甚至是直接打印。基于B/S模式下的事業(yè)單位檔案數(shù)字化服務(wù), 能夠?qū)崿F(xiàn)檔案數(shù)字信息的跨區(qū)域、跨時(shí)空的查詢(xún)、利用和打印。此外, 利用查閱

5、日志、加密信息通道傳輸?shù)? 保障檔案數(shù)字化利用的安全性。2事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理的重要意義2.1提高工作效率傳統(tǒng)檔案管理模式下, 主要依靠人工操作為主, 工作效率低下, 準(zhǔn)確率低。對(duì)其進(jìn)行數(shù)字化管理, 利用計(jì)算機(jī)信息技術(shù)將事業(yè)單位檔案信息數(shù)字化錄入后, 建立檔案信息的內(nèi)在邏輯聯(lián)系, 準(zhǔn)確進(jìn)行檔案信息統(tǒng)計(jì), 歸檔、查詢(xún)效率顯著提升。2.2提高經(jīng)濟(jì)效益在事業(yè)單位改革、發(fā)展過(guò)程中, 產(chǎn)生大量的具有保存價(jià)值的檔案資料, 對(duì)這些檔案資料進(jìn)行數(shù)字化管理, 依托現(xiàn)代信息技術(shù), 減少人財(cái)物成本, 節(jié)省檔案存儲(chǔ)空間, 降低后期運(yùn)行維護(hù)費(fèi)用。2.3提升檔案利用效能傳統(tǒng)模式下的檔案查詢(xún)和利用, 往往需要到檔案部門(mén),

6、 進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)查詢(xún)、復(fù)制, 費(fèi)時(shí)費(fèi)力。事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理后, 突破了檔案利用的時(shí)空局限, 可以省去現(xiàn)場(chǎng)查詢(xún)、復(fù)制的舟車(chē)勞頓。需要復(fù)制時(shí), 可直接打印, 減少檔案原件損耗, 延長(zhǎng)檔案壽命。3事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理?xiàng)l件較為成熟近年來(lái), 隨著互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的應(yīng)用和發(fā)展, 各項(xiàng)技術(shù)應(yīng)用和軟硬件條件都能滿(mǎn)足事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理的現(xiàn)實(shí)需要。3.1網(wǎng)絡(luò)技術(shù)發(fā)展初具規(guī)模自20世紀(jì)90年代, 國(guó)內(nèi)規(guī)模較大網(wǎng)絡(luò)運(yùn)營(yíng)商先后實(shí)現(xiàn)與國(guó)際互聯(lián)接軌。尤其是近年來(lái)的物聯(lián)網(wǎng)、4G、5G的陸續(xù)投入使用, 以及企事業(yè)單位計(jì)算機(jī)應(yīng)用的普及, OA辦公自動(dòng)化、無(wú)紙化以及電算化等, 通信技術(shù)、電子信息技術(shù)的快速普及和應(yīng)用, 都為事業(yè)單

7、位檔案數(shù)字化管理奠定了良好的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)基礎(chǔ)條件。3.2數(shù)字技術(shù)應(yīng)用逐漸成熟近年來(lái), 數(shù)字?jǐn)z影技術(shù)、數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、多媒體技術(shù)、數(shù)據(jù)掛接、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)技術(shù), 以及掃描矩陣CCD、OCR文字識(shí)數(shù)字檔案別軟件的應(yīng)用和發(fā)展, 使數(shù)字技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用日趨成熟, 為事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理提供了良好的技術(shù)支持和保障。3.3人才隊(duì)伍規(guī)模不斷擴(kuò)大隨著數(shù)字化技術(shù)在事業(yè)單位檔案管理中應(yīng)用的重要性逐漸得到認(rèn)可, 各級(jí)各類(lèi)事業(yè)單位紛紛加大了檔案管理數(shù)字化應(yīng)用的普及率。在此過(guò)程中, 數(shù)字化應(yīng)用的人才隊(duì)伍也在不斷擴(kuò)大, 素質(zhì)不斷提高。4事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理應(yīng)采取的主要措施4.1科學(xué)選擇主要技術(shù)指標(biāo)4.1.1色彩模式?；叶取⒑?/p>

8、白和彩色是數(shù)字化掃描的三種色彩模式, 三者最大的區(qū)別是容量。對(duì)于藍(lán)圖、紅色印章、彩色影像, 清晰度要求高的, 尤其是隨著經(jīng)濟(jì)條件的改善, 應(yīng)最大限度地保持事業(yè)單位檔案原貌, 選擇彩色掃描模式。4.1.2分辨率。分辨率越高, 掃描時(shí)間長(zhǎng)、文件大, 應(yīng)立足實(shí)用原則, 滿(mǎn)足OCR識(shí)別標(biāo)準(zhǔn)的, 可選擇200DPI的分辨率；針對(duì)文字排版偏小、密度大、清晰度差的特殊情況, 應(yīng)至少保證在300DPI的分辨率。4.1.3存儲(chǔ)格式。目前, 紙質(zhì)檔案數(shù)字化掃描的格式主要有JPEG、TIFF, 以及JPEG2000, 目前使用最廣的是TIFF存儲(chǔ)格式。4.1.4利用格式。事業(yè)單位檔案的數(shù)字化利用格式主要選擇的是PD

9、F, 以滿(mǎn)足網(wǎng)絡(luò)瀏覽、易操作, 減少占用存儲(chǔ)空間。后期打印時(shí), 應(yīng)轉(zhuǎn)換成TIFF格式, 滿(mǎn)足數(shù)字檔案打印時(shí)的分辨率需要。4.1.5數(shù)據(jù)掛接。待事業(yè)單位檔案數(shù)字化掃描、圖像處理完成后, 利用相關(guān)軟件對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)中的目錄數(shù)據(jù)及其對(duì)應(yīng)的紙質(zhì)檔案數(shù)字圖像進(jìn)行掛接, 達(dá)到數(shù)據(jù)目錄與數(shù)字圖像的一一對(duì)應(yīng)關(guān)系。數(shù)據(jù)掛接時(shí)應(yīng)保證目錄數(shù)據(jù)與紙質(zhì)檔案數(shù)字圖像的準(zhǔn)確性、一致性, 以及是否能夠正常打開(kāi)瀏覽。4.2搞好數(shù)字化之后的處理4.2.1OCR識(shí)別。通過(guò)OCR識(shí)別, 能夠有效解決檔案數(shù)字化后的全文檢索問(wèn)題, 提高檔案檢索的效率和準(zhǔn)確率。當(dāng)然, OCR識(shí)別率一般能夠達(dá)到90%以上, 甚至是99%, 后期需要對(duì)其進(jìn)行反復(fù)校

10、對(duì)。要保持200DPI的分辨率, 確保OCR識(shí)別需要。此外, 要做好OCR文件命名, 以保證數(shù)據(jù)遷移或移交時(shí)與掃描原件關(guān)系對(duì)應(yīng)。4.2.2圖像數(shù)據(jù)壓縮。檔案數(shù)字化掃描后需要做好壓縮。TIFF格式可滿(mǎn)足圖像的無(wú)損壓縮。選擇對(duì)JPEG格式圖像進(jìn)行壓縮時(shí), 容易對(duì)圖像造成不可逆損傷。目前, 選擇JPEG2000格式, 可有效支持無(wú)損壓縮。4.2.3格式轉(zhuǎn)換。為滿(mǎn)足檔案數(shù)字化之后的瀏覽、操作和存儲(chǔ), 需要將數(shù)字化掃描之后的圖像轉(zhuǎn)換成PDF、DJVU、OFD等格式, 尤其是PDF格式能夠?qū)⑽淖謭D像建立在一個(gè)文件中, 通過(guò)超文本鏈接、聲音及動(dòng)態(tài)影像等電子信息, 對(duì)超長(zhǎng)文件具有很好的集成度, 安全性、可靠性

11、較高。4.2.4刻盤(pán)、移交。待所有檔案數(shù)字化驗(yàn)收合格后, 需要進(jìn)一步做好刻盤(pán)及移交工作。目前, 刻盤(pán)一般選擇低成本、安全性高的DVD光盤(pán), 但光盤(pán)的容量小, 使用壽命周期短等。因此, 刻盤(pán)應(yīng)選擇光盤(pán)和硬盤(pán), 做好移交的安全保密工作。尤其是要將硬盤(pán)移交, 確保數(shù)據(jù)安全。4.3確保數(shù)據(jù)完整可用事業(yè)單位檔案數(shù)字化要保障數(shù)據(jù)的完整性和可用性, 尤其是目錄及圖像的完整性和可用性。為此, 必須保證檔案條目著錄的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化, 便于后期與大數(shù)據(jù)應(yīng)用平臺(tái)銜接。著錄時(shí)要注意以下問(wèn)題：題名的準(zhǔn)確性。如“本省”應(yīng)改為“XX省”；文件題名不能簡(jiǎn)單的為“通知”, 而應(yīng)是“XX通知”, 保證題名的完整性；簡(jiǎn)稱(chēng)或縮寫(xiě)要準(zhǔn)

12、確、合乎規(guī)范；機(jī)關(guān)團(tuán)體的責(zé)任者應(yīng)使用全稱(chēng)或符合規(guī)范的簡(jiǎn)稱(chēng)；干部考察、獎(jiǎng)懲、任免等人事檔案, 應(yīng)建立相應(yīng)的人名索引, 便于后期可用。4.4選擇合適外包公司事業(yè)單位檔案數(shù)字化是一項(xiàng)專(zhuān)業(yè)性較強(qiáng)的工作, 僅靠事業(yè)單位自身常常難以完成, 這就涉及聯(lián)系合適的外包公司, 協(xié)助做好檔案數(shù)字化工作。在外包公司招投標(biāo)選擇過(guò)程中, 應(yīng)選擇信譽(yù)好、團(tuán)隊(duì)素質(zhì)高、有良好業(yè)績(jī)的外包公司。此外, 還要考察其是否具有保密資質(zhì)、行業(yè)口碑等。目前, 外包公司檔案數(shù)字化模式主要有三種：先掃描后編目；整理、搶救、數(shù)字化；直接數(shù)字化。不同模式各有其利弊, 應(yīng)結(jié)合事業(yè)單位檔案現(xiàn)狀合理進(jìn)行選擇。參考文獻(xiàn)：1湯玉燕.事業(yè)單位檔案的數(shù)字化管理J.城建檔案, 20_（2）：4446.2謝沛頻.提倡安全的檔案數(shù)字化外包J.中國(guó)檔案, 20_（4）：27.3龍建強(qiáng).新形勢(shì)下企事業(yè)單位檔案工作“八化”管理J.蘭臺(tái)世界, 20_（