合同簽訂流程及規(guī)定

1、鍵入文字合同簽訂流程及規(guī)定為規(guī)范公司合同管理，維護公司利益，特制定如下規(guī)定:一、銷售合同相關(guān)規(guī)定：1銷售合同簽訂流程：2. 簽訂的訂單一式四份：客戶、業(yè)務(wù)員、財務(wù)部、生產(chǎn)調(diào)度（彩板車間：邊艷飛；鋼構(gòu)車間：趙杰）各留存一份原件。3. 業(yè)務(wù)員在簽訂合同和訂單時必須填寫的基本資料包括：合同編號、業(yè)務(wù)經(jīng)辦人、訂貨單位、單位地址（家庭住址）、訂貨人（聯(lián)系人）、聯(lián)系電話、訂貨 日期、合同金額、產(chǎn)品名稱、產(chǎn)品數(shù)量、產(chǎn)品單價、產(chǎn)品規(guī)格。4. 銷售部、財務(wù)部相關(guān)負責(zé)人需填寫“包頭恒久公司銷售訂單、合同登記表”存檔，登記內(nèi)容：業(yè)務(wù)部：序號、合同編號、業(yè)務(wù)經(jīng)辦人、訂貨單位、簽訂日期。財務(wù)部：序號、合同編號、業(yè)務(wù)經(jīng)辦

2、人、訂貨單位、單位地址（家庭住址）、簽訂日期、訂貨人、聯(lián)系電話、產(chǎn)品名稱、合同金額。5. 對金額較大、貨幣不能及時兩訖的及有風(fēng)險的合同進行合同評審，對欠款發(fā)貨的客戶進行信用等級評審之后才能決定是否發(fā)貨。6. 對欠款人或單位應(yīng)辦理的手續(xù)：執(zhí)行“簽訂工程承包合同及銷售合同應(yīng)具備的資料”規(guī)定，同時辦理欠款或抵押手續(xù)。7. 客戶以支票或匯款等方式付帳的，在貨款入帳后才能發(fā)貨請示相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)（工 程請示工程部經(jīng)理；銷售請示銷售部經(jīng)理）可適度執(zhí)行。8財務(wù)部每周五向總經(jīng)理報送“包頭恒久公司銷售訂單、合同登記表”。二、工程合同相關(guān)規(guī)定：1. 工程合同簽訂流程:業(yè)務(wù)經(jīng)辦人設(shè)計組4簽訂合同不按合同范本的r1進行評審合

3、同評審（成本及 付款方式）按合同范本的2. 簽訂的合同一式三份：客戶、財務(wù)、工程部管理組各留存一份原件。3. 工程部業(yè)務(wù)在簽訂合同時，按合同范本規(guī)定內(nèi)容嚴(yán)格填寫。必須填寫的基本 資料包括合同編號、業(yè)務(wù)經(jīng)辦人、合同金額、簽訂單位、單位地址（家庭住 址）、聯(lián)系人、聯(lián)系電話、工期、付款方式、工程結(jié)算方式、質(zhì)保金留存金 額及年限、甲方單位開戶行、帳號、稅號。4. 工程部、財務(wù)部相關(guān)負責(zé)人需填寫“包頭恒久公司工程合同登記表”存檔, 登記內(nèi)容：工程部：序號、合同編號、業(yè)務(wù)經(jīng)辦人、簽訂單位、簽訂日期、施工地點。財務(wù)部：序號、合同編號、業(yè)務(wù)經(jīng)辦人、簽訂單位、單位地址（家庭住址）簽訂日期、聯(lián)系人、聯(lián)系電話、合同

4、金額、施工地點。5. 不按合同付款約定付款的，對客戶進行信用等級評審。6. 對不按合同付款的，經(jīng)評定可以繼續(xù)施工的，應(yīng)辦理延期付款手續(xù)，需加蓋 甲方公章并由法人或授權(quán)人簽字，如甲方是個人需由簽訂合同的人簽字。7. 客戶以支票或匯款等方式付帳的，在貨款入帳后才能發(fā)貨。8財務(wù)室每周五向總經(jīng)理報送“包頭恒久公司工程合同登記表”。注：客戶信用等級評審人員由總經(jīng)理、常務(wù)副總經(jīng)理副總經(jīng)理、財務(wù)經(jīng)理、相關(guān)業(yè)務(wù)經(jīng)理、業(yè)務(wù)經(jīng)辦人組成。下發(fā)于：總 經(jīng) 理：常務(wù)副總經(jīng)理：畐U總經(jīng)理：工 程 部：銷 售 部：財務(wù)部經(jīng)理：綜合辦公室：注：各部門負責(zé)人必須將文件傳達到本部門相關(guān)員工。包頭恒久鋼構(gòu)有限公司/二零壹零 年九月

5、二十三日備注:銷售業(yè)務(wù)流程的解釋一、訂貨單，銷售合同的簽訂1、訂貨單的簽訂：訂貨單作為一種簡易的銷售文本合同或銷售合同的補充附件，由銷售人 員在充分考慮公司生產(chǎn)能力，原材料供應(yīng)，交貨時間等條件滿足的前提下， 通過與客戶洽談、協(xié)商一致后簽訂。訂貨單內(nèi)容應(yīng)包含：訂貨單位名稱、聯(lián)系人電話和地址、訂貨時間、提 貨時間、貨物名稱、規(guī)格、尺寸、型號、數(shù)量、單價、金額、付款方式，交 貨地點、提貨方式等。訂貨單一式四聯(lián)。第一聯(lián)，作為銷售部門業(yè)務(wù)統(tǒng)計，銷售員保存；第二 聯(lián)，作為下達生產(chǎn)通知單和開具出庫單的依據(jù)，生產(chǎn)調(diào)度保存；第三聯(lián)，作 為收款結(jié)算及發(fā)貨出庫的依據(jù)，財務(wù)保存；第四聯(lián)，作為提貨的依據(jù)，由客 戶保存。

6、2、銷售合同的簽訂：銷售合同是在合同額較大或執(zhí)行周期較長而簽訂的一種規(guī)范雙方責(zé)任 和義務(wù)的文件。由銷售人員在充分考慮公司生產(chǎn)能力，原材料供應(yīng)，交貨時 間等條件滿足的前提下，通過與客戶對合同的各項條款洽談，經(jīng)公司相關(guān)部 門組織評審認定后簽定。銷售合同一式四份，主本兩份，副本兩份，分別由甲乙方保存。合同簽 定后，原件（主本）交財務(wù)部門存檔，復(fù)印件（副本）由銷售公司保存，復(fù) 印后按使用人分發(fā)。銷售合同執(zhí)行時應(yīng)有對方簽字確認的定貨單作為組織生產(chǎn)和發(fā)貨的依據(jù)。3、銷售合同和定貨單應(yīng)統(tǒng)一按公司的要求進行編號。二、收款的操作流程銷售合同或訂貨單簽訂后，由業(yè)務(wù)人員陪同客戶持合同或訂貨單到財務(wù)收款處交款。收款員

7、根據(jù)合同或定貨單規(guī)定的應(yīng)交金額開具收入憑證（現(xiàn)金、支票收入），并收取款項。未收全款的訂貨單，每次收款時收款人要在訂貨單上注明實收款項、收 款人、日期。業(yè)務(wù)人員應(yīng)留存一聯(lián)收入憑證，同時對訂貨單和銷售合同的 正確性承擔(dān)責(zé)任，收款人員應(yīng)留存合同或定貨單，同時對定貨單和銷售合 同的準(zhǔn)確性承擔(dān)復(fù)核責(zé)任，并做好開票記錄。三、生產(chǎn)的操作流程生產(chǎn)調(diào)度根據(jù)業(yè)務(wù)人員轉(zhuǎn)來的訂貨單登記業(yè)務(wù)記錄，并下達生產(chǎn)通知 單。業(yè)務(wù)記錄包含所有的與本單位相關(guān)的往來；用各種符號表示諸如：所 交款項多少，生產(chǎn)通知單是否下達，用何種材料、廠家、厚度，提貨時間， 那種已發(fā)運等。生產(chǎn)通知單包含訂貨單位（統(tǒng)一使用合同編號），提貨時間，產(chǎn)品名稱

8、， 合同約定規(guī)格型號、尺寸、顏色、數(shù)量、圖形、總數(shù)量，原料選用（用約定的 標(biāo)識），任務(wù)下達人、任務(wù)接受人等。生產(chǎn)通知單開具后，經(jīng)生產(chǎn)調(diào)度交定單簽訂人復(fù)審無誤后雙方簽字確認， 按產(chǎn)品的類別送到相關(guān)車間生產(chǎn)。生產(chǎn)通知單一式三聯(lián)。第一聯(lián)存根聯(lián)，由生產(chǎn)調(diào)度留存；第二聯(lián)，車間聯(lián)， 由車間主任（生產(chǎn)部部長）作為安排生產(chǎn)和統(tǒng)計生產(chǎn)量依據(jù)；第三聯(lián)保管聯(lián)由 庫管作為發(fā)放原材料及產(chǎn)成品入庫依據(jù)。當(dāng)產(chǎn)品定貨單發(fā)生變化時定單簽定人（即銷售人員）應(yīng)及時通知生產(chǎn)調(diào)度進 行相應(yīng)的調(diào)整。車間主任（生產(chǎn)部部長）在接到生產(chǎn)通知單后，應(yīng)根據(jù)提貨時間和生產(chǎn)情 況對生產(chǎn)進行安排，發(fā)生沖突時和生產(chǎn)調(diào)度協(xié)商調(diào)整。同時到庫管處辦理材料 領(lǐng)用

9、手續(xù)。產(chǎn)品生產(chǎn)完成后車間主任通知成品庫管辦理成品入庫手續(xù)。生產(chǎn)調(diào)度對生產(chǎn)單的正確性承擔(dān)責(zé)任，定單簽定人，庫管、車間主任（生 產(chǎn)部部長）承擔(dān)復(fù)核責(zé)任。四、出庫的操作流程1、銷售出庫單聯(lián)次及用途銷售出庫單一式六聯(lián)：第一聯(lián)存根聯(lián)，由部門留存作為業(yè)務(wù)部門的統(tǒng)計 依據(jù)：第二聯(lián)會計聯(lián)，作為收款及結(jié)算的計帳依據(jù)；第三聯(lián)保管聯(lián)，作為庫 管人員發(fā)貨的依據(jù)；第四聯(lián)送貨回執(zhí)聯(lián)，作為證明客戶收到貨物的依據(jù)，由 往來會計人員單獨存檔；第五聯(lián)客戶聯(lián)，作為給客戶留存的聯(lián)次；第六聯(lián)出 門證聯(lián)，作為貨物出門時由門衛(wèi)人員驗貨放行的依據(jù)。2、銷售出庫單的領(lǐng)用、繳銷手續(xù)銷售出庫單由財務(wù)部門設(shè)專人管理，建立臺帳；業(yè)務(wù)人員領(lǐng)用時必須做

10、登記記錄，第二次領(lǐng)用時必須將已用出庫單進行繳銷并記錄。3、銷售出庫單的開具、簽章、流轉(zhuǎn)手續(xù)銷售出庫單開具由業(yè)務(wù)人員根據(jù)定貨單按實際出庫量填開，數(shù)量、單價、金額要清楚，準(zhǔn)確；客戶單位名稱及工地名稱必須清楚，統(tǒng)一；運輸人必須 簽字。特殊客戶不便填寫重量與價格時，應(yīng)在辦理完客戶的手續(xù)后，及時將存 根聯(lián)、會計聯(lián)、保管聯(lián)的實際重量與價格補齊。第二聯(lián)至第六聯(lián)由業(yè)務(wù)人員按所交納款項的性質(zhì)（支票，現(xiàn)金，轉(zhuǎn)帳） 到相關(guān)財務(wù)人員處進行收款確認后由往來會計蓋章，作為出庫依據(jù)。第三聯(lián)至第六聯(lián)由庫管人員蓋章作為可裝車、出門的依據(jù)。當(dāng)發(fā)生欠款提貨時由業(yè)務(wù)員申請，經(jīng)公司常務(wù)副總確認，董事長審批后， 由客戶打欠條后執(zhí)行相關(guān)手

11、續(xù)。財務(wù)部門在收到出庫單時應(yīng)復(fù)核并進行結(jié)算，收款，明確已辦好相關(guān)手 續(xù)后方可蓋章。出庫單填開人員，對出庫單的正確性承擔(dān)責(zé)任，財務(wù)人員，倉庫人員承 擔(dān)復(fù)核責(zé)任。4、出庫和異地發(fā)貨產(chǎn)成品的出庫由成品庫管員負責(zé)，庫管員依據(jù)業(yè)務(wù)部門開具由財務(wù)部蓋章 的銷售出庫單同客戶和運輸人核對成品規(guī)格型號、數(shù)量后，通知各車間負責(zé)人 安排裝車后發(fā)運。成品庫管員對貨物出庫的正確性、準(zhǔn)確性承擔(dān)責(zé)任。如有異地發(fā)貨或直接送貨到工地時，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時將發(fā)貨的情況，客戶 收貨的情況反映到財務(wù)部門；并補齊相應(yīng)的內(nèi)部手續(xù)，便于及時核算。5、送貨回執(zhí)聯(lián)的管理與保存業(yè)務(wù)人員在填寫出庫單時提貨人在現(xiàn)場的，應(yīng)要求提貨人在出庫單上簽字; 若送貨時，應(yīng)要求運輸人員在出庫單上簽字并通過各種方式（如傳真簽收，快 件寄回）要求客戶及時將送貨回執(zhí)聯(lián)簽字返回。同時與送貨相應(yīng)的其它依據(jù)與 送貨回執(zhí)聯(lián)一并保存，如：運輸合同，鐵路運輸合同等?？蛻糇蕴嶝洉r，會計 人員應(yīng)在蓋章時將送貨回執(zhí)