活動策劃與執(zhí)行培訓(xùn)

1、活動策劃與執(zhí)行培訓(xùn),活動策劃執(zhí)行流程,1,2,總綱,執(zhí)行與執(zhí)行力,前期準(zhǔn)備目的,前期準(zhǔn)備確立目標(biāo)的程序,先確定預(yù)算，再確定計劃是穩(wěn)妥的方法,確定必須成本 運(yùn)費(fèi)、接待費(fèi)用 場地施工和裝飾布置費(fèi)用 工作人員費(fèi)用,納入非必須成本 表演和娛樂 主持人等,其他,前期準(zhǔn)備預(yù)算,前期準(zhǔn)備構(gòu)思,摒棄頭腦中所有雜念，全心全意地想象活動的全過程，這個想象應(yīng)至少重復(fù)三次，并將你想象的全過程詳細(xì)地說給你的團(tuán)隊(duì)，以便獲得補(bǔ)充： 每個環(huán)節(jié)可能出現(xiàn)問題的地方 每個環(huán)節(jié)所需用到的物料 每個環(huán)節(jié)是否可以再優(yōu)化 每個環(huán)節(jié)是否給人驚喜 在構(gòu)思完成后，再次檢查你的目的是否達(dá)到？ 在構(gòu)思完成后，再次檢查你的預(yù)算是否足夠？,團(tuán)隊(duì)構(gòu)成和時

2、間表團(tuán)隊(duì),項(xiàng)目負(fù)責(zé)人 參與部門 項(xiàng)目所必須的人員配備,供應(yīng)商列表和對應(yīng)聯(lián)系人： 場地 搭建/聲光 租車/禮儀/演出 攝影攝像 其他,確定你的工作團(tuán)隊(duì),確定你的供應(yīng)商,團(tuán)隊(duì)構(gòu)成和時間表項(xiàng)目推進(jìn)表,項(xiàng)目推進(jìn)表（為可控因素預(yù)留必要時間：比正常時間多1/3 ） -項(xiàng)目執(zhí)行：為每個成員制定每日工作協(xié)調(diào)內(nèi)容 -物料清單：列舉已有物料及需要準(zhǔn)備的物料 -人員分工：列出每個子項(xiàng)目負(fù)責(zé)人 必須首先確定不可控因素：障礙來自哪里？ -場地：如果不及時確定可能租不到合適的場地 -重要來賓：他們的時間、行程是不確定的 -其他不可控因素 預(yù)定的檢查時間通報: -向所有成員報告每日工作的完成情況 -使其他成員知道應(yīng)該沿著你

3、完成的項(xiàng)目去做什么? -應(yīng)付意外情況、贏得補(bǔ)救機(jī)會,制定子目標(biāo)的原則:,所有子目標(biāo)的完成將自然導(dǎo)致總目標(biāo)的完成,制定子目標(biāo)的程序:,與所有成員逐個討論總目標(biāo),明確每個成員的工作及在總體任務(wù)中的位置,為每個成員限定目標(biāo)要求及資源,制定子目標(biāo)時的問題:,使每個成員了解子目標(biāo),但同時知道總目標(biāo),每個個體都應(yīng)該擁有完成子目標(biāo)所相應(yīng)的權(quán)利,運(yùn)用子目標(biāo)來限定責(zé)任和要求,項(xiàng)目推進(jìn)表的分解正確制定并運(yùn)用子目標(biāo),墨菲法則：,可能出錯的就一定會出錯！,團(tuán)隊(duì)構(gòu)成和時間表工作說明書,活動基本要素（時間、地點(diǎn)、參與人、主題、流程等） 活動物料匯總 部門工作（接待）流程和要求 活動現(xiàn)場具體分工（人員位置和要求） 文案準(zhǔn)備

4、 -新聞稿 -主持人臺本 -領(lǐng)導(dǎo)講話稿 -重要領(lǐng)導(dǎo)的現(xiàn)場文件夾內(nèi)容資料 通訊錄,工作說明書主要目的確定活動基本要素/相互關(guān)系及檢查點(diǎn),明確活動基本要素利于活動掌控 -參與人員的工作指導(dǎo)，提升工作效率 -新增人員的活動手冊，利于快速到位（補(bǔ)位） 相互關(guān)系的確認(rèn) -部門之間的配合和各自負(fù)責(zé)人； -哪些事情可以同時進(jìn)行； -完成項(xiàng)目的方式可能不止一種，通過相互關(guān)系的檢查可以使你找到最好的方法； 檢查點(diǎn)可為我們提供補(bǔ)救的機(jī)會 -定期的回顧和檢討：在每隔固定時間由所有成員在一起檢查項(xiàng)目進(jìn)展，并對意外情況作出補(bǔ)救。,場地選擇列出要求,需要類型：考慮活動類別、主題、品味要求 來賓人數(shù)：測算最小面積要求 活動

5、內(nèi)容：活動所擺放的特殊物品，設(shè)施頂高的要求?；顒幽芊裨斐蓤龅氐钠茐摹?周邊環(huán)境：交通、噪音、光線、用餐及住宿 氣候條件：防風(fēng)、防雨、防寒、防暑、日落時間 費(fèi)用限制：能夠用于場地租賃的最高限額,場地選擇注意的問題,檔期 布展時間 活動結(jié)束場地清掃 場地可容納人數(shù) 場地使用手續(xù) 場地用電的問題 保證點(diǎn)容量的充足 場地衛(wèi)生間位置 貴賓和工作人員休息的地方 場地物料和車輛的停放,來賓接待,當(dāng)來賓抵達(dá)接待區(qū)時： -確保第一時間看到接待人員和接待指示牌 -預(yù)估每批來賓人數(shù)，保障足夠的接待人力 -如果是入住酒店，最好提前拿到所有來賓入住房間，以節(jié)省來賓登記時間，并在登記完成后交酒店總臺 -在接待區(qū)預(yù)備休息區(qū)

6、 -如果是直接進(jìn)入會場，應(yīng)準(zhǔn)備存衣處、行李寄存處，并有專人管理，預(yù)備存衣牌 突發(fā)情況處理： -因交通原因突然導(dǎo)致來賓人數(shù)劇增,現(xiàn)場布置注意問題,場地入口 入口是否需要鋪設(shè)紅地毯 是否有明確方向指示和指示牌 攝影攝像設(shè)備的擺放位置,現(xiàn)場布置,搭建施工 -保證施工期間的用電及保安 -保證施工用料的擺放位置 -檢查施工單位用料擺放是否合理 -搭建完成時間應(yīng)保障至少12小時的彩排時間 -務(wù)必進(jìn)行最大負(fù)荷電量測試 -施工完畢后應(yīng)清理一切施工痕跡 -確保用電線路安全隱秘,現(xiàn)場布置,舞臺布置 -保障上場及下場通道暢通 -后臺有方便快捷且安全的物品存放處 -來賓上下舞臺通道地板檢查，是否有松動可能 -舞臺布置

7、的設(shè)備不能遮擋現(xiàn)場攝影攝像視線 -確保來賓無法進(jìn)入后臺,后勤安排,安排專門工作人員負(fù)責(zé)用餐預(yù)訂及送達(dá) 指定工作人員用車和司機(jī) 文件打印 資料裝袋、運(yùn)輸和存放 物品領(lǐng)取登記 視頻、圖片資料,媒體接待基礎(chǔ)文件,媒體接待基礎(chǔ)文件 -邀請媒體名單 -新聞夾內(nèi)容 -航班時刻表（接、送車輛安排） -住房登記表 -媒介分工（活動現(xiàn)場位置） -接待物料 -專訪安排,其他事項(xiàng),活動付款明細(xì)表 供應(yīng)商、額度、日期、付款形式、尾款結(jié)算日期 現(xiàn)場指揮文件根據(jù)確定流程 -音響（上場音樂/出車音樂）、燈光配合 -攝影攝像預(yù)定位置和要求 -重要環(huán)節(jié)時的前后銜接、人員補(bǔ)位 -現(xiàn)場提問時的媒介人員位置 -主持人臺本 活動（專訪）結(jié)束后 -匯集活動攝影攝像資料 -挑選圖片或整理速錄文字，確認(rèn)后上傳網(wǎng)絡(luò) -統(tǒng)計媒體對視頻資料的數(shù)量 -準(zhǔn)備活動