秘書的性別差異對秘書工作的影響

1、 目錄 秘書的性別差異對秘書工作的影響摘要：秘書的性別差異其對工作的影響，從各方面對秘書性別的不同對工作的影響進(jìn)行深層探討、分析、對比。秘書工作一直是國家行政機(jī)關(guān)和企事業(yè)單位正常運(yùn)轉(zhuǎn)的一個不可或缺的部分。本論文主要通過對男性秘書和女性秘書在心理、思維、語言、行為等幾方面的性別差異的進(jìn)行討論，總結(jié)出性別差異對秘書工作的影響，以及男女秘書各自的優(yōu)勢和劣勢，提出男女秘書如何正確認(rèn)識自身的優(yōu)缺點(diǎn)并揚(yáng)長避短，提高工作效率的方法。同時，在結(jié)合國內(nèi)外研究狀況及相關(guān)文獻(xiàn)進(jìn)行探討的基礎(chǔ)下，結(jié)合本身的實(shí)際情況、實(shí)際事例提出自己的一些見解、觀點(diǎn)。關(guān)鍵詞：秘書性別 性別差異 工作影響 表現(xiàn)abstractthe se

2、cretary works always is the country administrative organ and a business unit normal work indispensable part, in recent years, because of the particularity of the secretary works, the secretary sex becomes a sensitive topic. the present paper mainly through to the masculine secretary and the feminine

3、 secretary in psychological, the thought, the language, the behavior four aspects sex difference discussion, summarizes displays temper other difference the influence which works to the secretary, as well as the male and female secretary respective superiority and the inferiority, proposed how the m

4、ale and female secretary correctly did know own good and bad points and enhance strong points and avoid weaknesses, enhance the working efficiency the method. at the same time, also put forward a series of proposals in the secretary staffs raise.key words : sex difference ,secretary works ,the talen

5、ted person, raise working efficiency一、引言 在現(xiàn)代社會，秘書已成為一種職業(yè)，和許多工作一樣，秘書工作也可以由不同性別的人來做，但由于秘書角色的特殊性，更因領(lǐng)導(dǎo)干部及其秘書中出現(xiàn)了一些不良現(xiàn)象，使秘書的性別有時成為一個敏感話題。2003年，四川省委辦公廳發(fā)布過兩份針對領(lǐng)導(dǎo)干部身邊工作人員的文件，其中“男領(lǐng)導(dǎo)不能配女秘書”的規(guī)定，曾引起廣泛關(guān)注和爭論。直到今天，可不可以使用異性秘書仍然是令一些領(lǐng)導(dǎo)頭疼的問題，尤其是男領(lǐng)導(dǎo)對與女下屬，任何關(guān)注都有可能被誤認(rèn)為不懷好意。由此可見，進(jìn)行秘書性別的研究確有必要。 首先，秘書性別研究可為領(lǐng)導(dǎo)合理使用秘書提供理論依據(jù)，領(lǐng)導(dǎo)

6、如能成分認(rèn)識男女秘書的各自特點(diǎn)，從性別角度來安排工作、考慮問題，使用秘書就會得心應(yīng)手，秘書工作也會提高效率，否則，不顧性別特點(diǎn)，為了避嫌而不敢使用異性秘書，勢必會影響工作。 其次，秘書性別研究可為秘書人才的選拔與培養(yǎng)提供依據(jù)。目前，我國機(jī)關(guān)、企業(yè)事業(yè)單位的秘書主要是高校畢業(yè)生，但未必全部出自文秘專業(yè)。實(shí)際上近些年高校秘書專業(yè)教育與社會需求之間存在著嚴(yán)重脫節(jié)的想象：一方面，學(xué)秘書專業(yè)的可能不做秘書，做秘書的可能沒學(xué)過秘書專業(yè)；另一方面，許多單位為找不到稱職的秘書發(fā)愁。這種情況固然是多方面因素造成的，但在秘書培養(yǎng)中不重視性別差異是不容忽視的原因之一。如果培養(yǎng)秘書注重激發(fā)其性別優(yōu)勢，相信提高秘書自身

7、素質(zhì)會有幫助。曾有用人單位建議，高校秘書專業(yè)的培養(yǎng)計(jì)劃中對女生應(yīng)適當(dāng)增加女性修養(yǎng)課程，如花道、茶道等；對男生適當(dāng)增加駕駛、武術(shù)等方面課程。再次，秘書性別研究為秘書學(xué)發(fā)展開辟了新的領(lǐng)域。目前的秘書學(xué)教材多是泛泛而論秘書的素質(zhì)，如能從性別差異角度揭示男女秘書各自應(yīng)具備的能力素質(zhì)，無疑會增加秘書學(xué)研究廣度和深度，使其內(nèi)容更充實(shí)、更科學(xué)。秘書性別的比例情況及原因；改革開放以來，秘書隊(duì)伍中女秘書的比例上升迅速，這有深刻的社會、經(jīng)濟(jì)、文化等方面的原因。 二、秘書性別的比例情況及原因；改革開放以來，秘書隊(duì)伍中女秘書的比例上升迅速，而男秘書卻持下降的趨勢，這有深刻的社會、經(jīng)濟(jì)、文化等方面的原因。(一)“三資”

8、企業(yè)、私營企業(yè)、鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)劇增，這類企業(yè)在使用秘書方面受港澳臺地區(qū)秘書職業(yè)婦女化的影響，多喜歡聘用女秘書。(二)女性社會地位、文化素質(zhì)的提高。(三)秘書工作事務(wù)性強(qiáng)，女性更適合干這項(xiàng)工作。(四)人們擇業(yè)觀的變化及市場經(jīng)濟(jì)條件下價值取向的影響。市場經(jīng)濟(jì)條件下，經(jīng)濟(jì)收人的高低是人們擇業(yè)時考慮的一個重要因素。在計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時期，機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位秘書的地位及收入相對較高，許多大專院校的男性畢業(yè)生愿意擔(dān)住秘書工作，但在市場經(jīng)濟(jì)條件下他們則愿意從事收人更高的管理、營銷方面的工作。而女性出于對秘書工作環(huán)境較舒適、工作相對容易勝任的考慮，愿意當(dāng)秘書的比男性更多。從孫彤、李悅主編的職業(yè)設(shè)計(jì)與優(yōu)選人才一書中對大學(xué)生擇業(yè)

9、情況的調(diào)查結(jié)果來看，愿意選擇文秘工作作為自己職業(yè)的女性占6.4緯，而男性幾乎是零。我最近對四個秘書專業(yè)班進(jìn)行了調(diào)查，畢業(yè)后打算從事文秘工作的男生為23人，占接受調(diào)查的男生總數(shù)的31.08%;女生為36人，占女生總數(shù)的48.62%。從北京160就業(yè)信息臺發(fā)布的信息來看，沒有專業(yè)技能的男性求職者傾向于做推銷員，有中專以上學(xué)歷的年輕女性則愿意做秘書。這種狀況無疑會導(dǎo)致女秘書比例大大提高。(五)精簡機(jī)構(gòu)及男秘書改行或“下?！钡挠绊?。政治經(jīng)濟(jì)體制改革和建立現(xiàn)代企業(yè)制度促使各機(jī)關(guān)、企業(yè)精簡機(jī)構(gòu)，減少辦公室人員。如1995年湘鋼黨政辦公室就精減了19人，這些富余人員有的另謀高蔚孫有的下海經(jīng)商，其中大多是男秘

10、書。這也是造成女性在秘書隊(duì)伍中比例上升的一個原因。(六)錯誤的用人觀的影響。一些企事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)把秘書當(dāng)成“花瓶”，只聘請年輕靚麗的女性;一些人對“公關(guān)”工作有誤解，非女性不要;一些“三資”企業(yè)、私營企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)或個體戶用人動機(jī)不純，用女不用男，據(jù)調(diào)查，合資企業(yè)有半數(shù)女秘書遭受過性騷擾。三、男女秘書對工作影響的表現(xiàn)；（一）心里差異的表現(xiàn)；第一,女秘書自信心不如男秘書強(qiáng)。心理學(xué)家布勞克等人通過對學(xué)生考試后估計(jì)分?jǐn)?shù)的心理分析發(fā)現(xiàn),女生的自我評估往往低于男生。這種性別差異在學(xué)齡前就十分明顯。一項(xiàng)以4歲兒童為測試對象的實(shí)驗(yàn)發(fā)現(xiàn),小女孩對自己成績的期望明顯低于男孩子。這種性別差異會延續(xù)至成人的工作中。我們

11、常常發(fā)現(xiàn),男秘書慣于主導(dǎo)職場環(huán)境:一有機(jī)會便很自然地推薦自己,爭取扮演火車頭的角色;在會上總是踴躍發(fā)表意見,儼然成竹在胸;接受領(lǐng)導(dǎo)交辦的任務(wù)時大都充滿信心,相信自己能做好。這種心理暗示可以使他們把工作做得更出色。與此相反,女秘書往往低估自己,不敢接受挑戰(zhàn)性工作,給人一種沒有氣魄的感覺。第二,女秘書比男秘書顯得膽小、怯懦、多慮。早期的有關(guān)研究證明,女孩子比男孩子容易出現(xiàn)恐懼情緒。男性在恐懼時會報(bào)告自己并不恐懼,女性常在自己并不恐懼時卻報(bào)告自己恐懼。女性通過報(bào)告自己恐懼獲得社會寵愛, 男性通過報(bào)告自己不恐懼獲得社會對其堅(jiān)強(qiáng)性格的贊揚(yáng)和認(rèn)同。第三,女秘書更為細(xì)心。女秘書能細(xì)致周密地為領(lǐng)導(dǎo)安排好工作日

12、程,認(rèn)真負(fù)責(zé)地管理好資料文檔,會用委婉、溫和的口氣恰到好處地拒絕領(lǐng)導(dǎo)不愿見的客人,還會在領(lǐng)導(dǎo)疲倦時端上濃茶和咖啡。這些男秘書較難做到。第四,女秘書容易情緒化。女性多是感性的,較容易被情緒左右。相對而言,男秘書往往不拘小節(jié),對小事不會耿耿于懷,不會過于計(jì)較得失,在處理事務(wù)時較少情緒化。第五,女秘書更善于理解他人。女秘書在工作中更能體諒別人,能為領(lǐng)導(dǎo)、同事著想,能拉近與領(lǐng)導(dǎo)的距離,因此也就更容易溝通。男秘書往往不懂得體貼,沒有耐心做傾聽者,有時還會頂撞領(lǐng)導(dǎo)。第六,女秘書更容易產(chǎn)生從眾心理。這與女性獨(dú)立性相對較弱有關(guān)。因而女秘書常常不敢進(jìn)諫,凡事按部就班隨大流,對領(lǐng)導(dǎo)的指示不愿提出異議。男秘書則喜歡

13、打破常規(guī),敢于提出不同見解,能為領(lǐng)導(dǎo)決策提供更廣闊的思路。第七,女秘書權(quán)力欲沒有男秘書強(qiáng)。有些男秘書為了取得權(quán)力有時會不擇手段,不惜犧牲身邊人的利益。相反女性對權(quán)力看得較淡,對利益的要求也不是很強(qiáng)烈,喜歡助人為樂,這極有利于團(tuán)隊(duì)工作的開展。(二)思維差異第一,在思維品質(zhì)上,兩性差異明顯:女性有較強(qiáng)的記憶能力,善于形象思維,富于想象力,但思維的靈活性不夠,理解力較差;男性更善于抽象思維,長于判斷和推理,有較強(qiáng)的演繹、歸納能力,思維的靈活性較強(qiáng),理解力較強(qiáng)。所以,男秘書做事腦子更冷靜、更富有條理而且更果斷,較少優(yōu)柔寡斷、拖泥帶水,這是女秘書難以企及的。第二,在思維方式上,女性傾向于模仿,處理問題更

14、注意部分和細(xì)節(jié),對全局與各部分之間的關(guān)系把握較差;男秘書更善于獨(dú)立思考,分析綜合能力較強(qiáng),處理問題更重視全局與各部分之間的聯(lián)系,但對細(xì)節(jié)注意不夠。女秘書做事大多謹(jǐn)慎仔細(xì),很少出差錯,但是難以給領(lǐng)導(dǎo)出謀劃策;男秘書多半注重全局,但是對細(xì)節(jié)?？紤]不周,所以容易出現(xiàn)疏漏。(三)語言、行為差異首先,語言風(fēng)格不同。男人的閑言碎語永遠(yuǎn)比女人少,這一點(diǎn)是公認(rèn)的。但是在語言風(fēng)格上,女性比男性占有優(yōu)勢。因?yàn)槟行韵矚g發(fā)號施令,常用命令式口氣,既不和善也不溫良;而女性說話較含蓄,在表達(dá)反對意見時也多用委婉的方式,不會過于尖銳。比如,公司要解聘一些員工,若讓女秘書去講,通常會用同情的語氣,這樣就不會引起大的矛盾。所以

15、,女秘書是軟性調(diào)節(jié)劑。其次,女性更具利他行為。利他行為是一種助人為樂、公而忘私、無私奉獻(xiàn)的行為,是人際關(guān)系中的一種積極因素。男性則有以自我為中心的傾向。再次,支配欲望不同。一個人的支配欲望表現(xiàn)在兩個方面:其一是支配他人,以獲得別人的順從為滿足;其二是對他人所施加的影響予以抗拒。實(shí)驗(yàn)研究證明,男性較女性具有更強(qiáng)烈的支配欲望。最后,創(chuàng)造能力不同。受思維差異的影響,男秘書比女秘書有更強(qiáng)的動手能力,也樂于探索,有強(qiáng)烈的創(chuàng)造欲望。而女秘書對創(chuàng)造活動不太感興趣,也很少探索,動手能力相對較差,更愿意從事規(guī)定性的工作。四、男女秘書在日常工作中的分配情況；如前所述,男女秘書在心理、思維、行為上的差異是客觀存在的

16、,因此領(lǐng)導(dǎo)在崗位安排、任務(wù)調(diào)配以及培訓(xùn)培養(yǎng)等方面要考慮這些性別特點(diǎn)。首先,在崗位安排上,要注意將男性秘書放在具有挑戰(zhàn)性、需要膽量和魄力的部門,如需經(jīng)常陪領(lǐng)導(dǎo)外出并身兼保安、司機(jī)等多重角色的崗位。其次,在任務(wù)調(diào)配上,應(yīng)視具體情況合理安排工作。例如,女性秘書的機(jī)械記憶力比較強(qiáng),對單位的常用電話號碼、主要文件文號和各種大事都能熟記于心、脫口而出。因此,在中小規(guī)模的單位可將文件和檔案管理工作交給女秘書做。男性的邏輯思維能力較強(qiáng)且具創(chuàng)新精神,因此諸如公關(guān)策劃、企業(yè)策劃方案可讓男秘書參與完成,企業(yè)的危機(jī)公關(guān)處理由男秘書來做會更有效率。再次,在培訓(xùn)培養(yǎng)上,領(lǐng)導(dǎo)可針對男女秘書的某些性別弱點(diǎn)指導(dǎo)他們在工作中進(jìn)行

17、鍛煉提高,有人將此稱為“雙性化人格”培養(yǎng)。即有意識地讓男性多做女性有優(yōu)勢的工作,讓女性多做更適合男性做的工作,久而久之雙方都會得到鍛煉,形成性別互補(bǔ)。五、男女秘書在工作中的優(yōu)勢；（一)男秘書有自己的優(yōu)勢。與女性相比，一般說來男秘書在如下幾方面占有優(yōu)勢:一是思維更活躍填密，應(yīng)變力更強(qiáng)，更能適應(yīng)變幻莫測的競爭環(huán)境;二是想象力豐富，綜合分析問題的能力及預(yù)測能力更強(qiáng)，能更好地利用信息輔助決策者;三是獨(dú)立處理事務(wù)的能力強(qiáng)，往往比女性更果斷堅(jiān)決，更能抓住稍縱即逝的市場機(jī)會，穩(wěn)妥地處理好突發(fā)事件;四是更富于理智，堅(jiān)持原則，不感情用事;五是精力充沛，能連續(xù)作戰(zhàn)，適合出差和出外調(diào)查。男性和女性在從業(yè)上各有千秋，

18、能力才是職業(yè)適應(yīng)性首要的和基本的條件。實(shí)際上，在市場經(jīng)濟(jì)中大顯身手的男秘書是很多的。四川長虹電器有限公司在社會主義市場經(jīng)濟(jì)大潮中乘風(fēng)破浪，成為我國最大的彩電生產(chǎn)基地，其總經(jīng)理辦公室的秘書是清一色的男子漢，誰又能說男秘書缺乏競爭力呢? 從我國企事業(yè)單位近年招聘秘書的情況看，招聘的女秘書在數(shù)量上占絕對優(yōu)勢，招聘的辦公室主任則大部分限于男性。目前我國各行政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位的高層秘書絕大部分也是男性。（二）女秘書也有自己的優(yōu)勢；頭腦靈皓，待人熱情，辦事干練，打扮得體，加上美麗的外表和非凡的氣質(zhì)和一定的文化素養(yǎng)，無論是為老板辦事，魅是與客戶洽談業(yè)務(wù)，往往都能收到事半功倍的效果，也是一般男秘書所不能做到的

19、。古代有言叫陰柔之美，陽剛之美，什么叫美?和諧為美。什么叫和諧呢?陰陽調(diào)順也。試想一個男企業(yè)家，飽嘗經(jīng)營過程中的酸甜苦辣，忽有一日遇到憤怒、挫折之事，抬頭看見的偏偏又是陽剛之氣的男人，好比人在其熱無比的時候，看見了太陽，他會怎樣呢?如果面前站著一位女性，他的氣怒可能會煙消云散，或者轉(zhuǎn)而成為傾訴，就如吹來了溫柔和煦清涼的風(fēng)，可能使他獲得意外的頓悟。業(yè)家擁有一位高層次的女秘書，會很容易提高素質(zhì)，特別是做人的素質(zhì)。一個事業(yè)家，會找一個精明強(qiáng)干的女秘書，因?yàn)樗枰聵I(yè);一個發(fā)明家，會找一個悟性極高的女人做秘書，因?yàn)樗枰獎?chuàng)造;一個好色之徒，會找一個放蕩女人做他的秘書，因?yàn)樗枰氖切?，這是我們所鄙視的

20、。一個優(yōu)秀的企業(yè)家期望尋找一位更全面的女秘書，甚至對她的相貌、氣質(zhì)也有相當(dāng)?shù)囊?，因?yàn)槊貢ぷ鞅旧砭褪侨轿坏?，需要?yīng)付多種多樣的人，操作各種各樣的事。從思維角度看，男企業(yè)家有個女秘書，可以在觀點(diǎn)上達(dá)到融合。男人看問題的方法和女人往往是有區(qū)別的。如果是位能聽得見別人意見的企業(yè)家，女秘書的意見往往可以補(bǔ)其未料之不足。六、男女秘書如何正確認(rèn)識自身的優(yōu)缺點(diǎn)并揚(yáng)長避短；（一）對女秘書而言,應(yīng)做到以下幾點(diǎn):第一,培養(yǎng)獨(dú)立性和創(chuàng)造性。在日常工作中,女秘書要有意識地克服依賴性,培養(yǎng)獨(dú)立自主的思維品格,要勤于思考并在觀察中發(fā)現(xiàn)和提出新問題;還要注意創(chuàng)造性思維的培養(yǎng),提高多角度思考的能力。同時,要多參加一些野外

21、拓展活動,培養(yǎng)過人的膽量。第二,培養(yǎng)保密意識。要時刻注意自己的言行,該保密處要嚴(yán)格保守秘密。第三,語言行為得體。語言要文明、得當(dāng),切忌粗俗、淺薄;態(tài)度要謙和、誠摯,切忌孤傲、虛浮;舉止要端莊、文雅,切忌拉拉扯扯、打打鬧鬧;服飾要莊重、得體,切忌奇異、袒露。第四,鍛煉心理承受能力。女秘書要時刻保持平和的心態(tài),不能被情緒所左右。一個有心理障礙的人、一個喜怒無常的人是做不好秘書工作的。第五,改掉愛抱怨的壞毛病。尤其要注意的是,不要和同事一起議論別人的是非,受到挫折時不要過多地向朋友或同事傾訴煩惱。（二）對男秘書而言,要注意以下幾點(diǎn):第一,要學(xué)會積極的聆聽。與領(lǐng)導(dǎo)溝通時,聆聽是尊重領(lǐng)導(dǎo)的表現(xiàn),也是秘書的本分,要克服自以為是的毛病。女同事遇到困惑時,男秘書更要設(shè)身處地為其著想。根據(jù)兩性專家朱麗亞絲的分析:女性在傾訴抱怨時,重點(diǎn)并不在解決問題,而是希望你同情她的處境、了解她的心情。第二,克服以自我為中心的壞毛病。男秘書要像女秘書一樣多關(guān)心別人,拉近與他人的距離,這樣才能更有效地開展工作。第三,培養(yǎng)溫和的語言風(fēng)格。男秘書在溝通時要多借鑒女性語言風(fēng)格,遇事不頂撞,不口氣粗魯、大喊大叫、態(tài)度蠻橫。和女性溝通時