采購業(yè)務(wù)審計實(shí)施方案

1、精選文庫 超市零售業(yè)采購業(yè)務(wù)審計實(shí)施方案 為加強(qiáng)管理， 完善各部門內(nèi)部控制制度， 經(jīng)公司研究決定， 對采購部采購業(yè) 務(wù)進(jìn)行內(nèi)部審計，結(jié)合公司實(shí)際情況，制定以下實(shí)施方案。 、審計目的 加強(qiáng)管理，完善內(nèi)部控制制度。 二、審計重點(diǎn) 采購部部門制度建立及其執(zhí)行情況； 采購計劃編制及其執(zhí)行情況； 供應(yīng)商管 理情況；采購合同檢查；商品管理及維護(hù)情況等。 三、審計期間 2016年 1月至 2017年 6 月，具體時間以審計通知時間為準(zhǔn)。 四、審計范圍 XX有限公司采購業(yè)務(wù)。 五、審計重點(diǎn)與方法 一）采購制度建立及其執(zhí)行情況 1. 審計重點(diǎn) 1）內(nèi)部控制制度：內(nèi)部控制制度是否建立；制度是否健全、可操作；是 否

2、嚴(yán)格執(zhí)行。 2）部門職能職責(zé)和崗位分工：部門職能職責(zé)是否明確、清晰；崗位設(shè)置 是否合理，分工是否明確；不相容崗位是否分離；是否定期崗位輪換。 3）采購業(yè)務(wù)循環(huán)及審批流程：采購業(yè)務(wù)循環(huán)流程是否順暢，審批權(quán)限是 否明確。 2. 審計方法 1）內(nèi)部控制制度檢查：查看采購部內(nèi)部控制制度，對照制度檢查其執(zhí)行 情況。如無內(nèi)控制度，詢問 2-3 名管理人員，了解部門實(shí)際管理情況。 2）部門職能職責(zé)及崗位分工檢查： 查看部門職能職責(zé)及其崗位分工說明， 詢問了解各崗位實(shí)際人員配備情況、 崗位輪換情況。 詢問部門是否制定有操作手 冊或員工管理制度。 3）采購業(yè)務(wù)循環(huán)及審批流程：查看有無采購業(yè)務(wù)流程圖，檢查是否與實(shí)

3、 際業(yè)務(wù)處理流程、 審批流程一致。 如無流程圖， 詢問了解實(shí)際業(yè)務(wù)處理流程和審 批流程，查看各流程審批環(huán)節(jié)有無痕跡化資料。 3. 收集主要資料 采購部內(nèi)部控制制度、 部門職能職責(zé)及崗位分工說明、 采購業(yè)務(wù)流程圖、 采 購業(yè)務(wù)調(diào)查問卷。 二）采購計劃編制及其執(zhí)行情況 1. 審計重點(diǎn) 1）采購計劃：采購部是否根據(jù)公司年度發(fā)展計劃、銷售目標(biāo)、庫存情況 等，編制各門店年度采購計劃；采購計劃是否經(jīng)過審批后嚴(yán)格執(zhí)行。 2）采購預(yù)算：采購計劃是否納入采購年度預(yù)算管理；是否根據(jù)審批的采 購計劃編制年度采購預(yù)算； 預(yù)算是否分解至各具體項(xiàng)目； 采購預(yù)算是否經(jīng)過審批 后嚴(yán)格執(zhí)行。 3）計劃與預(yù)算控制：采購部是否制定

4、計劃與預(yù)算控制方案或措施；是否 按預(yù)算來分配采購人員操作權(quán)限；計劃與預(yù)算控制是否納入部門績效考核。 4）計劃與預(yù)算執(zhí)行與調(diào)整：是否定期對計劃與預(yù)算執(zhí)行情況進(jìn)行分析； 對計劃與預(yù)算執(zhí)行過程中出現(xiàn)的偏差，是否及時申報調(diào)整。 2. 審計方法 1）采購計劃：收集年度采購計劃，查看計劃審批文件，對照公司年度發(fā) 展計劃、銷售目標(biāo)等核對采購計劃編制依據(jù)及其編制方法。 如無采購計劃， 詢問 了解實(shí)際控制方法，并收集相關(guān)痕跡化證明資料。 2）采購預(yù)算：收集年度采購預(yù)算，查看預(yù)算審批文件，對照采購計劃查 看預(yù)算費(fèi)用是否層層分解至各項(xiàng)目， 并復(fù)核加計是否準(zhǔn)確。 如無采購預(yù)算， 詢問 了解實(shí)際控制方法，并收集相關(guān)痕跡

5、化證明資料。 3）計劃與預(yù)算控制：收集采購部預(yù)算控制方案或措施，如無方案，詢問 了解實(shí)際控制措施或方法。獲取部分采購人員系統(tǒng)（商友 /OA/ 管家婆）賬號，查 看是否按預(yù)算設(shè)置采購限額， 以及采購人員是否可越權(quán)采購下單。 詢問了解采購 部是否將計劃與預(yù)算控制納入部門員工績效考核，如有考核了解具體流程和方 法。 4）計劃與預(yù)算執(zhí)行與調(diào)整：結(jié)合各門店財務(wù)數(shù)據(jù)（決算 ） ，對比分析預(yù)算 與決算數(shù)據(jù)是否有較大差異， 查看超預(yù)算支出是否經(jīng)過審批； 查看有無計劃與預(yù) 算執(zhí)行情況分析數(shù)據(jù)， 對執(zhí)行過程中出現(xiàn)的偏差， 查看有無及時進(jìn)行跟進(jìn)處理的 痕跡化資料；收集計劃與預(yù)算調(diào)整資料，查看調(diào)整依據(jù)是否充分、真實(shí)，

6、調(diào)整是 否經(jīng)過相關(guān)部門及總經(jīng)理審批。 3. 收集主要資料 年度采購計劃、 采購預(yù)算、 計劃與預(yù)算調(diào)整申請及審批文件、 計劃與預(yù)算執(zhí) 行情況分析表、調(diào)查問卷等。 三）供應(yīng)商管理情況 1. 審計重點(diǎn) 1）供應(yīng)商選擇：是否已建立科學(xué)的供應(yīng)商評估準(zhǔn)入制度，對供應(yīng)商經(jīng)濟(jì) 資質(zhì)（代理權(quán)）、信譽(yù)等情況進(jìn)行審查，確定合格的供應(yīng)商清單，建立供應(yīng)商信 息管理平臺；是否按照公平、公正和競爭的原則，擇優(yōu)確定供應(yīng)商。 2）供應(yīng)商管理：新增服務(wù)關(guān)系和調(diào)整供應(yīng)商物資目錄，是否按規(guī)定的權(quán) 限和程序?qū)徍伺鷾?zhǔn)后，納入供應(yīng)商信息管理平臺； 與供應(yīng)商簽訂采購合同的同時， 采購人員在切實(shí)防范舞弊風(fēng)險的基礎(chǔ)上，是否與供應(yīng)商簽訂廉潔協(xié)議。

7、 3）供應(yīng)商維護(hù)：是否建立供應(yīng)商評估機(jī)制，搭建溝通平臺，對供應(yīng)商進(jìn) 行動態(tài)分級管理。 對未嚴(yán)格履行采購合同義務(wù)， 影響公司經(jīng)營的行為， 進(jìn)行處罰 或淘汰；對合作良好的供應(yīng)商，定期或不定期與供應(yīng)商交流，詢問商品供、銷情 況，財務(wù)款項(xiàng)結(jié)算情況等，以維護(hù)供應(yīng)商的合法權(quán)益，促進(jìn)雙方合作關(guān)系。 2. 審計方式 1）供應(yīng)商選擇： 查看采購部是否制立供應(yīng)商管理制度。 如尚未制訂制度， 詢問了解實(shí)際管理方式， 供應(yīng)商通過哪種渠道， 哪種方法引進(jìn)， 并取得相關(guān)佐證 資料。審計獲取供應(yīng)商清單， 抽查部分供應(yīng)商檔案， 審查供應(yīng)商的選擇是否合規(guī)， 是否獲取供應(yīng)商代理資質(zhì)， 核實(shí)供應(yīng)商的引進(jìn)是否公平、 公正。特別關(guān)注有

8、無質(zhì) 量檢測檢驗(yàn)報告。 2）供應(yīng)商管理：查看供應(yīng)商管理檔案，獲取各供應(yīng)商商品采購目錄，與 系統(tǒng)（商友/0A/管家婆）信息進(jìn)行比對，特別關(guān)注新品引進(jìn)，是否履行審批手續(xù), 是否有采購人員越權(quán)現(xiàn)象；抽查部分供應(yīng)商是否簽訂廉潔協(xié)議。 3）供應(yīng)商維護(hù)：詢問了解供應(yīng)商維護(hù)方式，獲取相應(yīng)的佐證資料；獲取 審計期間退場供應(yīng)商資料， 查看供應(yīng)商退場原因， 重點(diǎn)關(guān)注非供應(yīng)商主觀因素退 場原因。 3. 收集主要資料 供應(yīng)商清單及其采購目錄、廉潔協(xié)議、供應(yīng)商檔案資料、調(diào)查問卷等。 四）采購合同檢查 1. 審計重點(diǎn) 1）采購定價：是否制定商品采購定價政策，采購定價權(quán)限是否明確；是 否制定定價復(fù)核機(jī)制， 采購總監(jiān)、 部長

9、、經(jīng)理等管理人員是否對采購人員定價進(jìn) 有無雙方協(xié)商記錄以 行復(fù)核；商品調(diào)價是否合理， 查看合同核實(shí)是否屬合同或協(xié)議約定調(diào)價事項(xiàng)， 價金額是否經(jīng)過雙方協(xié)商同意。 如不屬合同約定事項(xiàng)調(diào)價， 及內(nèi)部審查記錄。 2）價外費(fèi)用：是否制定價外費(fèi)用（堆頭費(fèi)、促銷費(fèi)、 返利、DM費(fèi)、入場 6 公正。 費(fèi)、水電費(fèi)、手續(xù)費(fèi)等）收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)；價外費(fèi)用收取是否公平、 3）合同條款：固定標(biāo)準(zhǔn)格式合同或框架協(xié)議條款是否聘請法律顧問審查； 簽訂非固定格式合同或協(xié)議，或主要條款變更是否經(jīng)過審查，并咨詢法律顧問； 對于影響重大、 涉及專業(yè)技術(shù)或法律關(guān)系復(fù)雜的合同， 是否聘請外部專家、 財會 等專業(yè)人員參與談判； 合同或協(xié)議是否引入

10、競爭制度， 確保供應(yīng)商具備履約能力； 商品采購價格、商品調(diào)價、價外費(fèi)用、貨款結(jié)算方式、采購下單方式、貨物配送 方式、驗(yàn)收地點(diǎn)、退換條款、 “清場”條款約定、懲罰條款、權(quán)利與義務(wù)等是否 清晰明了。 4）合同簽訂：是否對擬簽訂合同或協(xié)議的供應(yīng)商主體資格、信用狀況等 進(jìn)行風(fēng)險評估和審查；采購合同的簽署是否經(jīng)過適當(dāng)授權(quán)并履行必要的審批程 序；到期合同是否履行相關(guān)程序重新簽訂協(xié)議。 5）合同管理：是否建立合同臺賬，對供應(yīng)商合同進(jìn)行管理；供應(yīng)商新增 商品清單或原合同條款變更， 是否重新簽訂合同或補(bǔ)充協(xié)議； 合同主要信息是否 完整、準(zhǔn)確錄入信息系統(tǒng)。 2. 審計方式 1）采購定價：詳問了解商品采購定價機(jī)制，

11、收集商品采購定價政策性文 件，抽查供應(yīng)商檔案，核實(shí)采購定價程序是否合規(guī)，是否履行復(fù)核及審批手續(xù)； 收集商品調(diào)價協(xié)商記錄，對照合同，查看調(diào)價事項(xiàng)是否屬原合同約定調(diào)價事項(xiàng)， 調(diào)價是否合理。合同外調(diào)價，除取得調(diào)價協(xié)商記錄外，是否有內(nèi)部審查記錄。 2）價外費(fèi)用：抽查部分供應(yīng)商合同，檢查價外費(fèi)用收取是否合理、合規(guī)； 對照合同，檢查財務(wù)憑證， 核對價外費(fèi)用是否按合同收取； 獲取部分供應(yīng)商溝通 方式，與供應(yīng)商核實(shí)近期價外費(fèi)用繳納情況。 3）合同條款：抽查供應(yīng)商合同，檢查合同條款是否清晰、完整。 4）合同簽訂：詢問了解合同簽訂流程，查看有無相關(guān)授權(quán)審批文件。收 集采購部合同簽訂的相關(guān)依據(jù)或洽談記錄； 詢問了解

12、到期合同續(xù)簽處理流程， 查 看續(xù)簽合同簽訂是否合規(guī)。 5）合同管理：檢查有無合同臺賬，抽查核對紙質(zhì)檔案與臺賬信息是否一 致；抽查部分供應(yīng)商合同，與信息系統(tǒng)核對合同條款是否一致。 3. 收集主要資料 商品定價政策依據(jù)、 價外費(fèi)用收取標(biāo)準(zhǔn)、 固定格式合同或框架協(xié)議、 非固定 格式合同或協(xié)議、合同臺賬、調(diào)查問卷等。 五）商品管理及維護(hù) 1. 審計重點(diǎn) 1）品類管理：是否制定形成適合公司的商品品類結(jié)構(gòu)；是否定期或不定 期組織人員進(jìn)行市場調(diào)研，引進(jìn)新品淘汰滯銷商品。 2）商品陳列：是否參與制定賣場顧客動線規(guī)劃與商品陳列設(shè)計方案。 3）商品定價：是否制定商品定價政策或標(biāo)準(zhǔn)；商品定價依據(jù)是否充分， 定價是否

13、合理， 是否過于追求商品毛利， 而忽略消費(fèi)者需求； 商品變價依據(jù)是否 充分，是否經(jīng)過審批。 4）商品維護(hù)：是否定期對商品銷售與庫存數(shù)據(jù)進(jìn)行監(jiān)測，對暢銷商品、 促銷商品、 滯銷商品、 高庫存商品等采取措施； 是否定期與各門店了解供應(yīng)商送 貨時間、到貨率、商品質(zhì)量等情況。 2. 審計方法 1）品類管理：檢查是否制定商品品類結(jié)構(gòu)目錄或清單；檢查系統(tǒng)，篩選 系統(tǒng)中“新品試用期” ，檢查有無新品市調(diào)報告；檢查系統(tǒng)，篩選系統(tǒng)中“新品 試用期”轉(zhuǎn)“試銷決定期” 商品，檢查試用期間銷售數(shù)據(jù)， 是否滿足轉(zhuǎn)試銷條件； 檢查系統(tǒng)，篩選系統(tǒng)中“試銷決定期” 轉(zhuǎn)“正?！鄙唐罚瑱z查試銷期間銷售數(shù)據(jù)， 是否滿足轉(zhuǎn)正常銷售條件。 2）商品陳列：檢查商品陳列設(shè)計方案。 3）商品定價：收集并檢查商品定價政策或標(biāo)準(zhǔn)，如無定價政策或標(biāo)準(zhǔn)， 詢問了解實(shí)際工作中定價方法， 并收集相關(guān)佐證資料， 分析定價是否合理， 并復(fù) 核定價依據(jù)。 4）商品維護(hù)：詢問了解是否有專人負(fù)責(zé)數(shù)據(jù)分析，收集審計期間數(shù)據(jù)監(jiān) 測分析報告，查看對異常數(shù)據(jù)