三星的會議觀

1、閱讀使人充實，會談使人敏捷，寫作使人精確。培根 向三星學會議管理 最近，我們發(fā)現了一則有趣的信息：三星集團成為世界一流企業(yè) 的第一步，始于10年前李健熙總裁的 會議文化”改革。由此我 們思考，幾乎每天都在開著大大小小的會議，對于會議的看法也 頗有人言，看來開會是個有講究的事情。再有，三星案例啟示我 們，一個企業(yè)的變革轉型，雖然千頭萬緒，但戰(zhàn)略明確之后，就 要抓突破口，由點及面。這些思考促使我們對三星的會議文化 改革發(fā)生了濃厚的興趣，在此向大家推介，以求共識。 三星的會議觀 開會是重要的 首先，三星認為企業(yè)召開必要的會議是重要的，會議是了解問題 的手段之一，也是解決問題的工具之一。沒有不開會的企

2、業(yè)，不 管是經營良好的公司還是經營不善的公司都在開會，但是會議文 化的差異造就了公司的優(yōu)劣。如果召開無效率的令人抵觸的會 議，則該企業(yè)不僅僅是在交流上產生了問題，更反映出其整個體 制和管理上存在問題，會不斷喪失活力；如果以肯定的態(tài)度對待 會議，將其作為相互理解和做出新決定的熔爐去解決問題，產生 變化，進行變革，該企業(yè)就擁有了未來。 如果想以最快的速度了解一個公司，最有效的方法就是參加這個 公司的幾次職員會議，因為，在召開會議的方式和水平中，融入 了該公司一切外顯和內涵的東西。 實際上，走向衰落的企業(yè)的特征之一， 就是干脆不開會或是將開 會作為每天的主要工作。 所謂會議，就是許多部門的人聚集在一

3、 起，運用 時間”資源交流信息并做出決定的形式，因此它的根本 要求是髙效率”盡可能地節(jié)約時間資源，充分地交流信息，議 而有決。在三星人眼里，降低工作效率的最大原因是冗長的、反 復的、沒有結果的會議，這樣的會議，越開越讓人懷疑和泄氣。 會議如果不能真正反映到工作中， 會議不僅失去了意義，更會阻 礙公司的發(fā)展。 會議與公司經營管理的關聯(lián)是無可置疑的。所以，三星將變革之 劍首先揮向會議，也就不足為奇了。 會議存在的問題 為了解決開會存在的問題， 三星曾經在職員中進行了調查， 大家 指出會議存在的問題大致概括為三種： 第一，習慣性會議過多地出現，過于依賴會議。對通過文字進行 傳遞感到有些不妥，還是應當

4、在聚在一起的地方面對面地交談。 所以，與重要的決定會議相比，信息傳達或報告性會議大幅增加， 延長了額外的會議時間。 第二，不遵守開始時間和結束時間，時間資源”觀念淡薄。因認 為工作很忙，早早到場的人是閑人”等錯誤的會議文化，會議時 間推遲5 10分鐘以上成為慣例；因對會議價值認識不足和會議 運作經驗不足，結束時間也常常比預計的要推遲。會議計劃者、 主持者、與會者都沒有意識到時間就是資源和金錢，沒有意識到 許多重要的人聚集在一起開會，這一事實本身就是成本。 第三，以自我設防為主的會議風氣蔓延。一旦召開會議，有人誤 以為所有參加者要共同承擔責任， 多多少少會有些牽連，使會議 淪為使人盲目參加的 以

5、回避責任為主的會議”為會議而召開的 會議。 ”在會議中得不出任何結論，即使得出結論會后不實施的 情形很多。這樣一些會議實際上就是一種分責會或推責會。 許多人對會議懷疑態(tài)度正是基于這種原因。 三星是這樣開會的 一 3.3.7 原則 3 種思考 其一：為了提高會議效率，盡可能不召開即興會議。所以，在召 開會議之前我們首先思考一下會議的必要性： 是一定要召開的會 議嗎？不能由自己決定嗎？沒有更好的方式嗎？ 其二，如果一定要召開會議，則最大限度地減少會議。此時也同 樣要從多個角度進行檢查： 不能減少參加者嗎？不能減少會議頻 率、時間和資料嗎？不能進行更為妥帖的運作嗎？ 其三，一旦決定召開會議， 就試著

6、摸索一下是否有能夠與其他會 議合并或委托的方法： 不能與其他會議一起召開嗎？不能通過權 限委托來解決嗎？加入其他會議中就不是好的內容嗎？ 3 個原則 第一個原則是確定不召開會議的工作日； 第二個原則是將會議時間定為 1小時，最多不超過 1 個半小時； 第三個原則是將會議錄整理成一張紙。 7 條規(guī)定 第一條規(guī)定，就召開會議而言，最重要的是嚴格遵守時間。 第二條規(guī)定，在會議材料中寫明投入會議的經費。 第三條規(guī)定，將會議參加者限制為必要的合適人選和負責人，使 會議規(guī)模盡可能小。 第四條規(guī)定，明確會議目的，不要轉移到其他主題上或者成為閑 談或討論。 第五條規(guī)定，事先分發(fā)會議資料，在參加會議之前進行討論

7、，以 順利召開會議。 第六條規(guī)定，就召開會議而言，為了防止以某個特定的人為主進 行，要讓所有參加者發(fā)言，并且相互尊重所發(fā)表的意見。 第七條規(guī)定，為了盡可能地減少會議錄， 僅記錄決定了的事項并 進行保存；與其他記錄方式相比，使用電子黑板時，則復制電子 黑板上的內容用做會議錄。 二. 三個要求 要求一、會議內容必須聯(lián)系工作（3W流程） 三星認為，一些公司還在召開每周會議、月度會議、例行會議等 許多會議。但是，如果如此多的會議不能真正反映到工作中，會 議也就失去了意義。三星將會議內容和議論整理成單詞 （Word ）, 這些議論不是僅僅停留在會場中，而是穿過窗口（Window）傳達 給會場外的相關者，

8、并努力反映在其工作（Work ）上，使會議 成為推動工作不可或缺的要素。才算獲得了會議真正的效果。 在召開會議時遵循3.3.7 要求二、不開無準備之會 即使說會議的成功有80%在于準備也不為過，會議準備在三星 就是如此重要。三星公司即便是細小的事情也毫無遺漏地進行準 備，這不僅給召集并主持會議的領導者帶來召開會議的自信感， 而且提高了會議參加者的滿足感和滿意度， 從而輕而易舉地達成 團隊的目標。 會議組織者的準備 (5W1H) Why: 尋求為什么必須召開這個會議，是否有除會議之外的也能 解決問題的其它途徑。 What: 對議題是否符合會議目的進行檢查。 Where: 對是否有能夠容納所有人的

9、場所進行確認。 When: 會議定在什么時間？對是否很好地遵循時間進行確認。 Who: 讓適合議題的人出席會議。 How: 對得出符合議題的結論如何進行推廣。 會議主持者十項確定 一、確定好會議的目的和類型了嗎？ 二、確定好會議的議題、日期、時間了嗎？ 三、確定好會議參加者了嗎？ 四、準備會場和各種備置用品了嗎？ 五、準備好要分發(fā)的資料了嗎？ 六、充分修飾會議前半部分了嗎 七、會議順利地進行了嗎？ 八、充分概括出結論了嗎？ 九、得出令人滿意的結論了嗎？ 十、分發(fā)會議錄并在會議錄中公布下次會議的主題了嗎？ 與會者六項會議準備 一、充分確認會議目的和議題。 二、以自身的經驗、知識或信息等為基礎，就

10、議題進行協(xié)商。 三、對議題進行分析，討論其中的問題是什么。 四、試著尋求問題的解決對策。 五、試著在自己的立場上思考與主持者和其他發(fā)言者的互動。 六、自己的資料準備和草稿，如有必要，也復印一下其他人的資 料。 要求三、必須得出結論 如果長時間地召開會議，參加者就會產生 工作什么時候做呢”的 想法。這是因為，雖然誰都知道會議是在將人們的意見收集在一 起并做出決定上發(fā)揮重要作用， 但是真正能在會議中決定的事項 是極少的。 三星認為，如果在會議結束之后還詢問會議召開得怎么樣？結 論是什么呀？ ”那么，這種消耗大量時間的會議就可以被稱做無 用之物。也就是說，在快結束會議時也得不出結論，只好將議題 推遲到下一次會議，這樣的情況是很多的。這是因為，在會議里 談論主題之外的話題，再將會議時間不足作為無法得出結論的理 由。不管是怎樣熱烈地交換意見， 如果連一個具體的意見也沒有 采用就結束了會議，那么該會議就無異于失敗。 未能得出結論的 原因是，以為能夠得出結論就沒有做準備。 會議中重要的是結論