文件控制程序表格格式

1、分發(fā)范圍分發(fā)號分發(fā)范圍分發(fā)號分發(fā)范圍分發(fā)號總經(jīng)理01供應(yīng)部04總工程師02生產(chǎn)部05行政部03銷售部06文件更改記錄版次號修改頁碼修改后頁數(shù)更改內(nèi)容提要日期A/06新版編制審核批準日期受控章1. 目的 規(guī)定適當?shù)某绦?，對質(zhì)量管理體系文件的編制、批準、發(fā)放、使用、評審、更 改、作廢、回收進行控制，以確保公司各場所使用的文件均為有效版本。2. 范圍 適用于與質(zhì)量管理體系有關(guān)的文件的控制。3. 定義：無4.流程5.要求總則 質(zhì)量方針、質(zhì)量目標的控制按質(zhì)量手冊的控制執(zhí)行。 質(zhì)量記錄的控制按質(zhì)量記錄控制程序的要求執(zhí)行。 質(zhì)量手冊、質(zhì)量程序文件、工作文件、外來文件的控制按本程序的以下要 求執(zhí)行。文件的編制

2、 總工程師負責遵 照 ISO 9001 ： 2000 質(zhì) 量 管理 體 系國際 標準的要 求 ， 結(jié) 合 公 司 實際情況編制質(zhì)量手冊。行政部負責各相關(guān)部門遵 照 ISO 9001 ：2000 質(zhì)量管 理體系國 際標 準的要求，結(jié)合公司行業(yè)特點編制相應(yīng)的質(zhì)量程序文件。各責任部門依照公司質(zhì) 量 手冊 及質(zhì) 量程 序文件的有關(guān)要求，根據(jù)相關(guān) 過程開展的要求編制該過程所需的工作文件。文件的編號按的要求統(tǒng)一進行，以易于識別和檢索。 文件編制人員應(yīng)在所編制的文件上簽名表示確認。文件的批準 文件審核人負責確定以下事項：A. 文件內(nèi)容正確并符合要求；B. 文件編有正確的文件名、文件號及版本號；C. 簽名表示

3、確認。文件批準人負責：A. 批準文件及文件分發(fā)范圍；B. 文件以批準人簽名后生效。 管理者代表負責文件的審核；總經(jīng)理負責文件的批準。文件的發(fā)放行政部負責文件的發(fā)放和文件原稿的存檔。文件發(fā)放人負責：A. 確認要發(fā)行的文件的原稿有各權(quán)責人原筆跡簽名；B. 按文件首頁的 “分發(fā)范圍”確定文件分發(fā)數(shù)量并用原稿復(fù)印相應(yīng)數(shù) 量的文件；C. 在文件首頁上蓋上紅色 受控 章，注意文件原稿首頁不應(yīng)蓋章；D. 將文件名稱和分發(fā)范圍、分發(fā)號登錄于“文件分發(fā)記錄” （每份文 件應(yīng)具備一份獨立的分發(fā)記錄） ；E. 在受控章 處填上相應(yīng)的“分發(fā)號”，按照“分發(fā)號” 所對應(yīng)的“分 發(fā)范圍”將文件分發(fā)到對應(yīng)的部門或個人；F.

4、 要求文件接收人員在“文件分發(fā)記錄”上簽名確認； 文件的更改：如涉及文件內(nèi)容的更改， 由原文件編寫責任部門或個人填寫 “文件更改申 請單”，經(jīng)原審批人審核批準后進行更改作業(yè)（當原審批人不在職時可由其 代理人審批）。如僅涉及錯字或字數(shù)的刪減等的更改，由原文件批準人直接在文件上更 改，并在更改處簽章。文件作較小幅度 （不涉及頁數(shù)的增減時） 修改時， 行政部負責收回文件撤 換更改頁并及時調(diào)整文件更改頁的修改狀態(tài)號（從 0到 9），將更改 情況及更改后生效日期登錄于文件首頁后重新分發(fā)，收回的更改頁 予以銷毀處理，文件原稿更改頁蓋 作廢章 標識并予以保存。文件經(jīng)多次修改（修改狀態(tài)號從 0 升到 9 時）

5、或文件需進行大幅度（涉 及到頁數(shù)增減時）修改時應(yīng)進行換版，更改文件版本號（從 A，B， C，D ），行政部負責將舊版次文件收回予以銷毀處理，對舊 版文件原稿蓋 作廢章 標識并予以保存，按和要求審批分發(fā)新版本 文件；文件的評審：體系文件的適宜性評審及其必要的更改按管理評審要求進行。文件的管理： 文件經(jīng)審核批準后，行政部負責將相關(guān)文件及時列入文件目錄 ； 行政部負責對文件原稿應(yīng)予以建檔保存，各部門負責對所使用的文件的建檔，文件的建檔保存參照質(zhì)量記錄控制程序有關(guān)要求執(zhí)行； 各相關(guān)部門負責對電子媒體類文件資料(如存于計算機硬盤或軟盤上的文 件)予以備份管理，文件的讀寫及修改權(quán)限應(yīng)予以明確規(guī)定并定期 進

6、行殺毒處理；文件使用人員在使用文件時應(yīng)確認該文件為蓋有紅色“受控章”的有效版本，發(fā)現(xiàn)文件內(nèi)容有誤時應(yīng)及時聯(lián)系行政部予以處理。 文件使用人員應(yīng)妥善保管好文件，不得在文件上隨意涂改，以保持文件整 潔無損，發(fā)現(xiàn)破損、掉頁現(xiàn)象應(yīng)及時聯(lián)系行政部予以更換。 未經(jīng)文件批準人授權(quán)，任何部門或個人不得擅自復(fù)制受控文件，如需要可 以向文件批準人申請。行政部負責在每次審核 (內(nèi)部和外部) 前全面檢查各類在用文件的有效性，核查各使用者手中的文件，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。文件的編號準則：質(zhì)量手冊( QUALITY MANUAL )： QM 01質(zhì)量程序文件：采用 6 碼編號,其規(guī)定如下 : A. 為文 件類 別代碼 QP ，

7、表示質(zhì)量 程序文 件(QUALITY PROCEDURE)B. 為文件代碼，對應(yīng) ISO9001 ：2000 標準的章節(jié)號(取前 兩位)C. 兩碼為流水號 ,自 0199 號，依據(jù)需要編號。例: 文件控制程序 (QP-42-01)QP - 42 - 01 文件控制程序 文件控制質(zhì)量程序工作文件：采用 9 碼編號，規(guī)定如下： A. 為公司代碼： THX 龍巖天和祥風動工具有限公司B. 為對應(yīng)的程序文件代碼 （ 無相應(yīng)程序文件時，代碼用“ 00”標識）C. 為文件流水號例如： THX 4201 01 與文件控制程序相關(guān)的文件之一。質(zhì)量記錄采用 9 碼方法編號，其規(guī)定如下 : A. 為文件代碼QR，

8、表示“質(zhì)量記錄”B. 為對應(yīng)的程序文件代碼 （無相應(yīng)程序文件時，代碼 用“ 00”標識）C. 為本程序相關(guān)的質(zhì)量記錄的流水號；D. 為質(zhì)量記錄的版本號。外來文件管理規(guī)定外來文件的收集和建檔A. 行政部負責通過政府部門、行業(yè)主管機構(gòu)、報刊等渠道及時收集 與本部門運作相關(guān)的法律、技術(shù)規(guī)范、技術(shù)標準并建檔保存。B. 供應(yīng)部負責設(shè)備、工具、儀器、檢測器具的技術(shù)資料的收集和建 檔保存。C. 供應(yīng)部負責所采購材料的合格證明材料的收集和建檔保存。 外來文件（相關(guān)法律、技術(shù)規(guī)范、技術(shù)標準部分）的發(fā)放A. 總工程師審閱并確定傳閱或分發(fā)范圍。B. 如需分發(fā)，按要求做好分發(fā)記錄。外來文件的借閱A. 借閱人根據(jù)需要借閱相關(guān)文件；B. 保管人員負責對出借的相關(guān)文件予以登記，并要求借閱人在登記 表上簽名；C. 借閱人應(yīng)妥善保管好相關(guān)文件并及時歸還；D. 相關(guān)文件歸還后，保管人員應(yīng)予以登記并及時歸檔 . 外來文件的更新A.行政部負責及時收