辦公室管理第八章自考要點(diǎn)

1、第八章 辦公室文書管理與服務(wù)文書 ：以文字的方式，在一定的書寫材料上表達(dá)思想意圖、交流社會 信息、處理問題的一種書面記錄。第一節(jié) 辦公室文書管理與服務(wù)的任務(wù)和地位 文書的 創(chuàng)制 和處理，在辦公室日常工作中占有相當(dāng)大的比重， 是辦公 室工作管理不可缺少的組成部分。包括以下幾個(gè)方面：1. 文書的創(chuàng)制 2. 文書的處理 3. 文書的管理二、辦公室文書管理與服務(wù)的地位 在公務(wù)活動中占有重要地位：1. 是實(shí)現(xiàn)管理職能的必要前提。2. 是國家檔案事業(yè)的基礎(chǔ)。第二節(jié) 文書處理程序與方法一、收文處理程序與方法 文書處理包括： 收文處理 、發(fā)文處理 以及辦畢文處理 收文處理是指對來自 機(jī)關(guān)外部的文書所實(shí)施的處置

2、與管理活動。 處理的一般程序：1. 簽收：簽字或蓋章兩種方式。2. 外收文登記3.啟封4. 內(nèi)收文登記8. 批辦 9.承辦11. 組織傳閱13. 查辦；核查5. 分辦 6. 摘編7. 擬辦10. 注辦：傾向結(jié)果12. 催辦：內(nèi)催辦和外催辦兩種形式二、發(fā)文處理程序與方法（ 流程 ）1. 擬稿 2. 會商：因注意： 協(xié)商對象是否齊全；協(xié)商問題是否一致；協(xié)商時(shí)應(yīng)采用多種方式3. 核稿4.簽發(fā)5.編號登記6. 繕印7.校對8.蓋印9.分裝10. 發(fā)出三、辦畢文的管理（一）辦畢文書的處置主要活動是： 清退、銷毀、暫存、立卷歸檔 。1. 文書清退的范圍和手續(xù) 清退是經(jīng)過清理將有關(guān)辦畢的收文按期推歸原發(fā)文機(jī)

3、關(guān)或由其指定 的有關(guān)單位。應(yīng)清退的文書 一般包括： 1.絕密文件； 2.有重大錯(cuò)誤的文件； 3. 被明 令撤銷的文件； 4. 送領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)人員傳閱的文件、征求意見的文件、 審閱文件和未經(jīng)審閱的領(lǐng)導(dǎo)同志講話等。不得私自摘錄其內(nèi)容，更不得復(fù)制留存。當(dāng)接受人員核對完畢后，雙 方應(yīng)履行交換手續(xù)，在清退文件憑證上簽字，憑證應(yīng)一式兩份。若有 未退完的，應(yīng)做好記錄，以后再退。2. 文書銷毀范圍與手續(xù)應(yīng)銷毀的文書 主要包括：1. 所有不具備留存價(jià)值的文書 2.不需要立卷 歸檔的文書材料； 3. 無留存必要的重份文書； 4. 在特殊情況下不即行 毀滅將失密和嚴(yán)重?fù)p失的公文； 5. 上級授權(quán)，指定要銷毀的材料；6

4、. 一般性公文的草稿；印制公文過程中形成的校樣、印刷等。 銷毀的方式 ：焚毀、重新制成紙漿、 粉碎、清洗消盤（磁盤、磁帶等）。 銷毀文書必須履行 審批手續(xù) 。3. 暫存公文與 立卷歸檔暫存 ：暫時(shí)留存一部分具有較高參考價(jià)值的重份公文 （一份已立卷歸 檔）和受多種因素制約一時(shí)難以準(zhǔn)確判定是否應(yīng)予銷毀的公文。立卷 ：指將辦理完畢且有查考利用價(jià)值的公文編立成為案卷。歸檔 ：將編立好的案卷目錄按規(guī)定的時(shí)間和質(zhì)量要求移交檔案部門作 為保存和管理。（二）文書管理的主要內(nèi)容 文書立卷歸檔的目的在于保管和利用?？蓪⑽臅芾韯澐譃槿缦?5 個(gè)階段：1. 文件立卷形成階段2. 文件存階段3. 文件檢索服務(wù)階段4.

5、 文件保管階段5. 文件處置階段第三節(jié) 文書立卷范圍與步驟文書立卷的組織形式1. 集中立卷制2. 分散立卷制3. 網(wǎng)絡(luò)立卷制文書立卷 步驟1. 文書收集與歸卷2. 歸卷后的 調(diào)整定卷3. 文件系統(tǒng) 整理與 編目文件整理法：1. 按文件制發(fā)對象名稱整理2. 按文件內(nèi)容主題整理3. 按文件原標(biāo)題（題目）整理4. 按事項(xiàng)分別整理歸卷5. 按文件的體載或形式整理第四節(jié) 文件的保管與利用一般辦公室對文件保護(hù)，主要采取如下 措施 ：1.特殊的防火措施和設(shè)備 2.采取疏散措施 3.復(fù)制拷貝本 4. 建立滅火 系統(tǒng)和煙火報(bào)警設(shè)備等。第五節(jié) 辦公室文書撰寫的一般知識 一、公文撰寫一般知識 基本原則 ：1. 主題

6、的確定必須遵循正確、鮮明、集中原則；2. 標(biāo)題的擬定必須遵循準(zhǔn)確、簡要、清楚原則；3. 結(jié)構(gòu)安排應(yīng)遵循準(zhǔn)確反映公務(wù)活動發(fā)展規(guī)律、 更好地為表達(dá)公文主 題服務(wù)、恰如其分地反映公文不同文種需要原則。4. 公文事例引用應(yīng)遵循貴真、貴精、貴及時(shí)原則5. 公文語言表達(dá)應(yīng)遵循準(zhǔn)確、平實(shí)、簡明、莊重原則；6. 公文撰寫中特殊表達(dá)原則公文格式要求 ：1.文頭格式 包括文件版頭、發(fā)文字號、秘密等級、緊急程度、簽發(fā)人。2. 正文格式 包括公文標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文（開頭、主體、結(jié)尾） 、 附件、發(fā)文機(jī)關(guān)和時(shí)間等3. 文尾格式 包括附注、抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)機(jī)關(guān)、主題詞和時(shí)間、印制份 數(shù)等。4. 用紙、印裝格式5. 主題詞三、社交禮儀文書撰寫一般知識社交禮儀文書寫作的 基本要