采購管理制度

1、*有限公司 釆購管理制度 第一條目得為了提高采購工作效率、明確崗位職責(zé)、有效降低采購成本，滿足公司生產(chǎn)經(jīng) 營需求，進(jìn)一步規(guī)范采購流程，加強(qiáng)與各部門間得配合，特制訂木制度。第二條適用范圍本制度適用于公司及控股子公司范圍內(nèi)，各類物資（原材料、輔助材料、備品 備件、固定資產(chǎn)、勞保用品、辦公用品等）或勞務(wù)（技術(shù)、服務(wù)等）得采購。 第三條采購申請1、采購申請定義:就是指某部門、生產(chǎn)單位、個人根據(jù)需要確定一種或多種物資 或勞務(wù)，并按照規(guī)定提報需求得過程。2、采購中請?zhí)釋缫?需求部門根據(jù)需要提岀采購需求后要經(jīng)過復(fù)核或?qū)徟?，確 保需求得必要性與需求量得準(zhǔn)確性。采購量得確認(rèn):需求部門應(yīng)會同倉儲部門，共同確認(rèn)產(chǎn)

2、品庫存量（考慮安全庫存） 確定采購需求量（為避免庫管人員對庫存物資不熟悉或就是同物異名等，導(dǎo)致有庫 存而不必要采購，占用資金情況發(fā)生，需求部門與倉儲部門對采購量共同負(fù)責(zé)），填 報采購申請單，采購申請單要詳細(xì)填列。4、采購申請單采購申請單年 月 日申請部門申請人釆購人申請理由品名規(guī)格/型號用途單位需求量庫存量采購量時間要求備注倉儲經(jīng)理第四條采購受理采購部門接到需求部門采購審批單后，根據(jù)部門分工及具體工作需要，由負(fù)責(zé)人 根據(jù)規(guī)定確定采取招標(biāo)采購或詢價采購；招標(biāo)采購得指定負(fù)責(zé)人，進(jìn)行招標(biāo)準(zhǔn)備工作，協(xié)調(diào)成立招標(biāo)領(lǐng)導(dǎo)小組，編制招標(biāo)文 件,發(fā)布招標(biāo)公告或招標(biāo)邀請函，按照規(guī)定組建評標(biāo)小組等工作；3、詢價采購

3、得指派采購人員實施采購，直接將采購人員名稱填寫在采購中請單采 購執(zhí)行人欄。第五條采購詢價、比價（采購招標(biāo)相關(guān)業(yè)務(wù)另行規(guī)定）采購執(zhí)行人，接到采購任務(wù)后，要及時收集采購信息,根據(jù)中標(biāo)產(chǎn)品得執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)向 相關(guān)得單位發(fā)出采購詢價單并索要樣品，產(chǎn)品檢驗報告等（采購詢價單格式見附 件）。采購詢價對象數(shù)量要求:采購詢價不得少于3家。為避免收回得詢價單少于3家 影響采購效率，發(fā)出采購詢價單原則上要多于3家。3、比價采購執(zhí)行人對收到得采購詢價單，要進(jìn)行分析對比，并根據(jù)公司區(qū)域銷售經(jīng)理提供 得對詢價單可能存在得異議部分（如:綜合采購總體報價較低，但就是個別報價高 于其她比價供貨商報價）要及時進(jìn)行溝通確認(rèn)，并取得對方

4、回傳得掃描或傳真確認(rèn) 件方能生效。采購執(zhí)行人，根據(jù)尋比價情況，給出目標(biāo)采購建議，報部門負(fù)責(zé)人審批后，報審計部 進(jìn)行復(fù)核。第六條審計復(fù)核為加強(qiáng)過程審計，避免或減少由于各種原因?qū)е碌貌少徶С鲈黾?，審計部對尋?價結(jié)果，應(yīng)采取適當(dāng)措施進(jìn)行復(fù)核。審計人員得復(fù)核，包括但不限于原詢價范圍，并應(yīng)當(dāng)適當(dāng)拓寬詢價范圍，以便充分 評價，尋比價得準(zhǔn)確性、適當(dāng)性。3、審計部門對復(fù)核無異議得，簽署復(fù)核意見后，返回采購執(zhí)行人。由采購執(zhí)行人進(jìn) 行相應(yīng)得采購審批。4、審計復(fù)核有異議得及時反饋相關(guān)意見，并根據(jù)復(fù)核結(jié)果提出相關(guān)得處理建議。 第七條采購審批1、采購執(zhí)行人將經(jīng)審計復(fù)核得采購建議，報總經(jīng)理審批。2、總經(jīng)理應(yīng)明確簽署同意

5、或不同意得意見。第八條合同擬定及審核1、采購執(zhí)行人根據(jù)審批結(jié)果，擬定合同草稿。2、擬定得合同條款報法務(wù)審核，進(jìn)行法律風(fēng)險把關(guān)。并將審核結(jié)果一并反饋采購 執(zhí)行人。第九條合同審批經(jīng)財務(wù)及法務(wù)審核后得合同，進(jìn)行會簽、蓋章、存檔。第十條釆購入庫1、任何形式得采購物資都必須辦理入庫手續(xù)。采購執(zhí)行人需憑采購入庫單據(jù)辦 理沖賬及款項支付申請。倉儲人員依據(jù)采購合同或采購訂單，與來貨清單進(jìn)行核對，核對相符得，清點或稱 量來貨數(shù)量，依據(jù)實際清點或稱量結(jié)果辦理入庫手續(xù)，并在來貨回執(zhí)上簽字,對存在 得差異及時通知采購人員進(jìn)行處理。特殊物資不能或不適合入庫存放得（如:體積大，入庫存放產(chǎn)生較大二次搬運(yùn)費(fèi)用, 使用現(xiàn)場具備

6、存放條件,且不會造成流失得），也要辦理入庫手續(xù)，同時辦理出庫手 續(xù)，由保管責(zé)任人或領(lǐng)用人在出庫單簽字，以明確保管與使用責(zé)任。需要進(jìn)行檢驗得物資，辦理與入庫手續(xù)，并及時通知檢驗部門進(jìn)行檢驗，檢驗合格 后辦理入庫手續(xù);對檢驗不合格得，檢驗部門要及時通知采購執(zhí)行人，進(jìn)行處理，退 貨或折價接收，折價接收得需要履行審批手續(xù)。嚴(yán)格禁止不經(jīng)審批得讓步接收。讓步接收要確保所采購得物資能夠使用，并且不 產(chǎn)生額外費(fèi)用，增加額外成本，或就是額外費(fèi)用、成本能夠得到補(bǔ)償。第十一條采購付款1、采購執(zhí)行人需憑經(jīng)批準(zhǔn)得采購合同、采購訂單中請支付采購預(yù)付款。2、貨物到達(dá)后采購執(zhí)行人需憑采購入庫單、合同及發(fā)票等，依據(jù)合同約定進(jìn)行

7、款 項支付申請。3、采購原則上使用轉(zhuǎn)賬付款，除特殊采購?fù)?盡量減少現(xiàn)金使用。4、財務(wù)部門對采購付款申請，依據(jù)采購合同及檢驗報告進(jìn)行審核,審核通過得辦 理付款手續(xù)。并及時進(jìn)行賬務(wù)處理。第十二條采購備用金1、為應(yīng)對突發(fā)、零星采購需求，采購實行小額備用金制度，金額暫定500元。2、備用金憑經(jīng)審批得采購中請單，經(jīng)批準(zhǔn)方可使用，3、備用金僅限于以下范圍內(nèi)使用：(1) 生產(chǎn)、建設(shè)過程中，因突發(fā)事件引起得，應(yīng)急維修需要得備件；(2) 零星、小額采購得非庫存儲備物資；(3) 不進(jìn)行緊急采購將影響生產(chǎn)、建設(shè)得物資,此類采購使用備用金，材料需求部門 要說明原因，明確責(zé)任。(4) 備用金實行報銷制度，發(fā)生備用金采購

8、業(yè)務(wù)后,7日內(nèi)進(jìn)行報銷，補(bǔ)足備用金，非經(jīng) 特殊審批備用金額度不做調(diào)整。(5) 備用金采購仍需執(zhí)行詢、比價制度，特殊緊急采購經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn),可在采購后將 詢比價資料報審計部審查。第十三條票據(jù)處理采購人員在取得發(fā)票后,必須在7日內(nèi)到財務(wù)部門辦理相關(guān)報賬手續(xù)，逾期未辦 理，按照規(guī)定進(jìn)項處罰，日期計算以本條第2款規(guī)定為計算依據(jù)。隨采購物資同時開具發(fā)票得，當(dāng)?shù)匾园l(fā)票開具日期為準(zhǔn);外地采購采購人員帶回 票據(jù),以回程車船票日期為準(zhǔn)準(zhǔn);郵寄發(fā)票以郵件收到日期為準(zhǔn)，計算發(fā)票應(yīng)繳納日 期。3、發(fā)票丟失得，依據(jù)不同情況給予處罰。第十四條供應(yīng)商一覽表1、采購人員應(yīng)在獲取報價得同時索要供應(yīng)商得企業(yè)營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組

9、 織機(jī)構(gòu)代碼證等資質(zhì)文件。2、已有合作得供應(yīng)商或有相關(guān)業(yè)務(wù)關(guān)聯(lián)得供應(yīng)商應(yīng)建立供應(yīng)商檔案，存檔，以備后 期合作時得篩選資料。第十五條釆購人員行為準(zhǔn)則1、嚴(yán)格按照采購流程開展工作，自覺接受監(jiān)督。2、嚴(yán)格執(zhí)行詢價、比價、議價程序。杜絕程序外議事。三不:不接受供應(yīng)商各種招待;(不吃請、不接受禮品、不接受禮金)不用私人電話 聯(lián)系業(yè)務(wù);不參加影響公司采購業(yè)務(wù)得各項活動。4、禮儀性物品、禮金一律上交。5、嚴(yán)格遵守保密制度，不向無關(guān)人員泄露業(yè)務(wù)內(nèi)容。6、定期學(xué)習(xí)業(yè)務(wù)知識，不斷提高自身工作能力。7、嚴(yán)禁利用采購職權(quán)，吃、拿、卡、要，收受賄賂。第十六條罰則對利用采購職權(quán)，吃、拿、卡、要，收受賄賂。將追究經(jīng)濟(jì)責(zé)任并

10、予以開除，并保 留采取法律措施，追究相關(guān)人員法律責(zé)任得權(quán)利。對違反采購流程,不進(jìn)行詢價得，每次處以100-500元處罰;對詢價過程中弄虛 作假，尋比價結(jié)果與實際采購價格相差較大得，單價500元以下，同規(guī)格、同型號、 同廠家相差達(dá)到10元/單位或達(dá)到10%,處以100-500元處罰，單位價值在500元 以上差異達(dá)到或超過2%得，每次處以500-2000元處罰。3、出以上特殊規(guī)定外,違反其她行為準(zhǔn)則得，處以200元/次得處罰。4、未按時遞交發(fā)票得，每次處以200元處罰。發(fā)票丟失,普通發(fā)票能夠補(bǔ)開得，專用發(fā)票能夠取得開具方發(fā)票復(fù)卬件得，每次處 以300元處罰;發(fā)票丟失,普通發(fā)票不能補(bǔ)開得，處以發(fā)票稅

11、點金額1、5倍,不超過 1000元處罰，專用發(fā)票無法取得開具方發(fā)票復(fù)印件,又不能補(bǔ)開得處以進(jìn)項稅額2 倍2000元以下處罰。按約定應(yīng)當(dāng)取得發(fā)票而未取得得,比照發(fā)票丟失處理。對不按規(guī)定辦理出、入庫手續(xù)得,嚴(yán)禁事后庫管員私自給予補(bǔ)辦手續(xù)，一經(jīng)發(fā)現(xiàn) 對庫管員及業(yè)務(wù)人員分別處以200元/次處罰。7、對于不辦理入庫手續(xù)得,直接將采購物資交付使用人使用得，對采購執(zhí)行人每 次處以300元處罰。由于工作疏忽、不負(fù)責(zé)任，提報采購量不準(zhǔn)，造成多采購，能進(jìn)行退貨得，對相關(guān)責(zé) 任人處于發(fā)生費(fèi)用1、5倍處罰，直接領(lǐng)導(dǎo)處以所產(chǎn)生費(fèi)用50%處罰,主管領(lǐng)導(dǎo)處以 3%處罰。由于工作疏忽、玩忽職守，提報采購需求不準(zhǔn)，無法退貨造成資金占用得，對直接 責(zé)任人處占用資金2%-10%處罰,直接領(lǐng)導(dǎo)處以3%處罰注管領(lǐng)導(dǎo)處以1%處罰。由于工作疏忽，核實庫存量不準(zhǔn)，導(dǎo)致多采購，雖然退貨，但產(chǎn)生額外費(fèi)用得，對負(fù) 直接責(zé)任得需求部門人員、倉儲部門人員共同承擔(dān)所發(fā)生費(fèi)用1倍處罰，對倉儲負(fù) 責(zé)人處以所發(fā)生費(fèi)用5%處罰。由于工作疏忽，核實庫存量不