檔案管理人員培訓(xùn)PPT歸檔文件整理.ppt

1、1 焦作市檔案人員資格培訓(xùn)課程焦作市檔案人員資格培訓(xùn)課程 -歸檔文件整理方法歸檔文件整理方法 焦作市檔案局焦作市檔案局 劉軍劉軍 20132013年年4 4月月 2 n2000年年12月月6日，日，規(guī)則規(guī)則由國家檔案局發(fā)布，并于由國家檔案局發(fā)布，并于 2001年年1月月1日正式實施。日正式實施。 n規(guī)則規(guī)則是從實際出發(fā)是從實際出發(fā),按照按照“需要、可能、合理、科需要、可能、合理、科 學(xué)學(xué)”的原則制定的。它沒有全面否定傳統(tǒng)的做法，也的原則制定的。它沒有全面否定傳統(tǒng)的做法，也 不是照搬國外的模式。而是在遵循歸檔文件整理工作不是照搬國外的模式。而是在遵循歸檔文件整理工作 基本規(guī)律的基礎(chǔ)上，對傳統(tǒng)做法

2、和其他國家經(jīng)驗進(jìn)行基本規(guī)律的基礎(chǔ)上，對傳統(tǒng)做法和其他國家經(jīng)驗進(jìn)行 了綜合與揚棄，是在批判基礎(chǔ)上的繼承。了綜合與揚棄，是在批判基礎(chǔ)上的繼承。規(guī)則規(guī)則由由 于其內(nèi)在的科學(xué)性、合理性，充分適應(yīng)了現(xiàn)實工作的于其內(nèi)在的科學(xué)性、合理性，充分適應(yīng)了現(xiàn)實工作的 需要，體現(xiàn)出了應(yīng)有的超前性和導(dǎo)向性，為立卷改革需要，體現(xiàn)出了應(yīng)有的超前性和導(dǎo)向性，為立卷改革 提供了一個富有生命力的解決方案。提供了一個富有生命力的解決方案。 n規(guī)則規(guī)則)采用與傳統(tǒng)立卷方法完全不同的思路，從采用與傳統(tǒng)立卷方法完全不同的思路，從 “簡化整理、深化檢索簡化整理、深化檢索”出發(fā)，對歸檔文件整理工作出發(fā)，對歸檔文件整理工作 的許多環(huán)節(jié)進(jìn)行了調(diào)

3、整或簡化，使的許多環(huán)節(jié)進(jìn)行了調(diào)整或簡化，使規(guī)則規(guī)則體現(xiàn)出了體現(xiàn)出了 鮮明的特點鮮明的特點-簡簡 化化 、兼兼 容容 、靈、靈 活活 。 歸檔文件整理工作概述歸檔文件整理工作概述 3 第一部分：歸檔文件整理工作概述歸檔文件整理工作概述 一、歸檔文件一、歸檔文件 二、歸檔文件整理二、歸檔文件整理 三、歸檔文件整理原則三、歸檔文件整理原則 四、歸檔文件整理方法四、歸檔文件整理方法 4 形成 立檔 單位 構(gòu)成 一是能獨立行一是能獨立行 使職權(quán)，并能使職權(quán)，并能 以自己的名義以自己的名義 對外行文。二對外行文。二 是一個預(yù)算會是一個預(yù)算會 計單位或經(jīng)濟(jì)計單位或經(jīng)濟(jì) 核算單位，可核算單位，可 以編制預(yù)算或

4、以編制預(yù)算或 財務(wù)計劃。三財務(wù)計劃。三 是設(shè)有管理人是設(shè)有管理人 事的機(jī)構(gòu)人員，事的機(jī)構(gòu)人員， 并有一定的任并有一定的任 免權(quán)。免權(quán)。 檔案是由文件轉(zhuǎn)化而來 的。轉(zhuǎn)化條件有三點： 文件是檔案的前身，檔 案是文件的歸宿，辦理 完畢的文件才能成為檔 案；文件是檔案的基礎(chǔ)， 檔案是文件的精華，具 有一定查考利用價值的 文件，才能成為檔案； 文件是檔案的因素，檔 案是文件的組合，按照 一定的規(guī)律保存起來的 文件，才能最后成為檔 案。 構(gòu)成全宗的單位叫立檔單位；所謂全宗，構(gòu)成全宗的單位叫立檔單位；所謂全宗， 就是一個獨立機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位就是一個獨立機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位 或著名人物在社會活動中形成

5、的檔案的或著名人物在社會活動中形成的檔案的 有機(jī)整體。簡單地說，就是一個立檔單有機(jī)整體。簡單地說，就是一個立檔單 位所形成的檔案就構(gòu)成一個全宗。位所形成的檔案就構(gòu)成一個全宗。 5 一、歸檔文件概念歸檔文件概念 歸檔文件，是指各立檔單位在其歸檔文件，是指各立檔單位在其職能活動中職能活動中 形成的，形成的，辦理完畢辦理完畢應(yīng)作為文書檔案保存的各種應(yīng)作為文書檔案保存的各種紙質(zhì)文紙質(zhì)文 件材料件材料。 歸檔文件的 形成者很廣 泛 是指文件相應(yīng)的文書是指文件相應(yīng)的文書 處理程序已經(jīng)完成，處理程序已經(jīng)完成， 而不論文件本身在實而不論文件本身在實 際工作中是否還在發(fā)際工作中是否還在發(fā) 揮作用。揮作用。 不適

6、用于科技檔案、專門檔不適用于科技檔案、專門檔 案、聲像檔案與實物檔案。案、聲像檔案與實物檔案。 不適用于磁帶、錄音帶、膠不適用于磁帶、錄音帶、膠 片、磁盤、光盤等其它特殊片、磁盤、光盤等其它特殊 載體形式的文件。載體形式的文件。 6 n歸檔文件整理，就是將應(yīng)歸檔的文件按照歸檔文件整理，就是將應(yīng)歸檔的文件按照 一定的原則和方法進(jìn)行一定的原則和方法進(jìn)行裝訂、裝訂、分類、排列、分類、排列、 編號、編目、裝盒，編號、編目、裝盒，使之有序化的過程。使之有序化的過程。 二、 歸檔文件整理 7 三、三、歸檔文件整理原則歸檔文件整理原則 n 1.遵循文件的形遵循文件的形 成規(guī)律，保持文成規(guī)律，保持文 件之間的

7、有機(jī)聯(lián)件之間的有機(jī)聯(lián) 系系 n 2、區(qū)分不同的、區(qū)分不同的 保存價值保存價值 n 3.便于保管和利便于保管和利 用用 n文件的形成不是任意的， 而是伴隨著機(jī)關(guān)和社會 組織的職能活動產(chǎn)生， 有其自身的規(guī)律和特點。 n不是所有辦理完畢的文 件材料都需要歸檔。 n這是歸檔文件整理工作這是歸檔文件整理工作 的出發(fā)點和最終目的，的出發(fā)點和最終目的， 是檢驗歸檔文件整理工是檢驗歸檔文件整理工 作的唯一標(biāo)準(zhǔn)。作的唯一標(biāo)準(zhǔn)。 貫徹貫徹“強(qiáng)化收集、簡化整理、細(xì)化檢索、深化利用強(qiáng)化收集、簡化整理、細(xì)化檢索、深化利用”的業(yè)務(wù)工作方針，簡便的業(yè)務(wù)工作方針，簡便 高效、科學(xué)地開展文件歸檔整理工作的制度化、標(biāo)準(zhǔn)化、現(xiàn)代化

8、。高效、科學(xué)地開展文件歸檔整理工作的制度化、標(biāo)準(zhǔn)化、現(xiàn)代化。 8 n文件材料之間的聯(lián)系好比人的生命體中的有機(jī)聯(lián)系，文件材料之間的聯(lián)系好比人的生命體中的有機(jī)聯(lián)系， 文件材料之間的聯(lián)系好比人的生命體中各部分之間的文件材料之間的聯(lián)系好比人的生命體中各部分之間的 聯(lián)系，是密不可分，你如果強(qiáng)行分開后，生命就會受聯(lián)系，是密不可分，你如果強(qiáng)行分開后，生命就會受 到損傷，文件材料之間的聯(lián)系是后來固有的，不是人到損傷，文件材料之間的聯(lián)系是后來固有的，不是人 們想象的聯(lián)系，不是任意的聯(lián)系，它是文件產(chǎn)生時已們想象的聯(lián)系，不是任意的聯(lián)系，它是文件產(chǎn)生時已 經(jīng)確定，例如：請示和批復(fù)，再如，文書檔案為什么經(jīng)確定，例如：請

9、示和批復(fù)，再如，文書檔案為什么 分開年度，按年度整理。那就是不同的年度文書檔案分開年度，按年度整理。那就是不同的年度文書檔案 材料，它是沒有歷史聯(lián)系性，所以不能放在一起整理，材料，它是沒有歷史聯(lián)系性，所以不能放在一起整理， 文件之間的聯(lián)系一般分為：文件之間的聯(lián)系一般分為：、與上、下級的聯(lián)系。、與上、下級的聯(lián)系。 、與同級聯(lián)系。、與同級聯(lián)系。、本單位各個科室的聯(lián)系。文件、本單位各個科室的聯(lián)系。文件 之間的聯(lián)系從內(nèi)容來分一般分為：之間的聯(lián)系從內(nèi)容來分一般分為：、同一工作中的、同一工作中的 聯(lián)系，比如：一項工作在開始有計劃，調(diào)查中間有措聯(lián)系，比如：一項工作在開始有計劃，調(diào)查中間有措 施，結(jié)束之后有總

10、結(jié)、評價、那么計劃、調(diào)查、措施、施，結(jié)束之后有總結(jié)、評價、那么計劃、調(diào)查、措施、 評價、總結(jié)是互有聯(lián)系的，我們在整理時應(yīng)放在一起，評價、總結(jié)是互有聯(lián)系的，我們在整理時應(yīng)放在一起， 、同一個問題，同一個案件的聯(lián)系，比如：紀(jì)檢委、同一個問題，同一個案件的聯(lián)系，比如：紀(jì)檢委 查處一個案件，有舉報，調(diào)查筆錄、取證、審查、結(jié)查處一個案件，有舉報，調(diào)查筆錄、取證、審查、結(jié) 案等這些過程是有聯(lián)系應(yīng)放在一起。案等這些過程是有聯(lián)系應(yīng)放在一起。、同一個會議、同一個會議 同一事物，同一時間的聯(lián)系，比如：同一年度的統(tǒng)計同一事物，同一時間的聯(lián)系，比如：同一年度的統(tǒng)計 報表匯集成冊，會議記錄。報表匯集成冊，會議記錄。 9

11、 四、歸檔文件整理方法四、歸檔文件整理方法 目前，我國推行的歸檔文件整理方法有兩目前，我國推行的歸檔文件整理方法有兩 種。即改革后的種。即改革后的文件級整理方法文件級整理方法和傳統(tǒng)的和傳統(tǒng)的案卷案卷 級整理方法。級整理方法。 文件級整理方法，就是將歸檔文件以文件級整理方法，就是將歸檔文件以“件件” 為單位進(jìn)行裝訂、分類、排列、編號、編目、為單位進(jìn)行裝訂、分類、排列、編號、編目、 裝盒，使之有序化的過程。裝盒，使之有序化的過程。 件的定義：件是指歸檔文件的整理單位。件的定義：件是指歸檔文件的整理單位。 10 歸檔文件整理方法歸檔文件整理方法 裝 訂 排 列分 類 編 號 裝 盒 編 目 11 n

12、1、一般情況下每份（單份）文件、一般情況下每份（單份）文件 為一件。為一件。 n2、文件正本與定稿為一件。、文件正本與定稿為一件。 n3、正文和附件為一件。、正文和附件為一件。 n4、原件與復(fù)印件為一件。、原件與復(fù)印件為一件。 n5、來文與復(fù)文為一件。如請示與、來文與復(fù)文為一件。如請示與 批復(fù)、報告與批示等。批復(fù)、報告與批示等。 n6、轉(zhuǎn)發(fā)與被轉(zhuǎn)發(fā)件為一件。、轉(zhuǎn)發(fā)與被轉(zhuǎn)發(fā)件為一件。 n7、正文與文件處理單為一件。、正文與文件處理單為一件。 n8、報表、名冊、圖冊、會議記錄、報表、名冊、圖冊、會議記錄、 期刊等，一冊為一件。期刊等，一冊為一件。 n9、會議文件。一次會議形成幾份、會議文件。一次會

13、議形成幾份 文件，就是幾件，即一份文件為文件，就是幾件，即一份文件為 一件。一件。 n10、干部職工調(diào)動介紹信、存根，、干部職工調(diào)動介紹信、存根， 以一人為一件。以一人為一件。 n11、干部任免、錄聘、調(diào)資、離、干部任免、錄聘、調(diào)資、離 退休、津貼補助等材料。如果一退休、津貼補助等材料。如果一 人一表或一文的，以一個人的一人一表或一文的，以一個人的一 套材料為一件；若以若干人為一套材料為一件；若以若干人為一 表或一文的，以一起上報審批的表或一文的，以一起上報審批的 這幾個人的一套材料為一件。這幾個人的一套材料為一件。 n12、文件的中文與外文為一件；、文件的中文與外文為一件； 文件的漢文本與少

14、數(shù)民族文本為文件的漢文本與少數(shù)民族文本為 一件。一件。 n在實際操作中就注在實際操作中就注 意：意： n組件時注意批復(fù)在前，組件時注意批復(fù)在前， 請示在后；正文在前，請示在后；正文在前， 附件在后；正本在前，附件在后；正本在前， 定稿在后；重要規(guī)范定稿在后；重要規(guī)范 性文件的歷次修改稿性文件的歷次修改稿 依次排列在定稿之后；依次排列在定稿之后； 非訴訟案件材料的結(jié)非訴訟案件材料的結(jié) 論、決定、判決性文論、決定、判決性文 件材料在前，依據(jù)性件材料在前，依據(jù)性 材料在后。這里所說材料在后。這里所說 的的“為一件為一件”就是實就是實 體裝訂在一起，編目體裝訂在一起，編目 時也應(yīng)視為一條條目，時也應(yīng)視

15、為一條條目， 但不允許將同一事由但不允許將同一事由 的若干文件作為其中的若干文件作為其中 一份主要文件的附件一份主要文件的附件 裝訂在一起，這樣容裝訂在一起，這樣容 易引起檢索混亂，難易引起檢索混亂，難 以查找。以查找。 12 第二部分第二部分 歸檔文件整理的組織工作歸檔文件整理的組織工作 三、三、機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和 檔檔 案保管期限表案保管期限表 二、二、文件材料整理及歸檔辦法文件材料整理及歸檔辦法 一、歸檔文件整理工作的組織領(lǐng)導(dǎo)一、歸檔文件整理工作的組織領(lǐng)導(dǎo) 13 一、歸檔文件整理工作的組織領(lǐng)導(dǎo)一、歸檔文件整理工作的組織領(lǐng)導(dǎo) n1、成立檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組、成立檔案工

16、作領(lǐng)導(dǎo)小組 n2、建立檔案管理組織體系、建立檔案管理組織體系 領(lǐng)導(dǎo)小組領(lǐng)導(dǎo)小組綜合檔案室（負(fù)責(zé)人、檔綜合檔案室（負(fù)責(zé)人、檔 案員）案員）-兼職檔案員（每科室內(nèi)勤）兼職檔案員（每科室內(nèi)勤） n3、建立健全歸檔文件整理制度、建立健全歸檔文件整理制度 歸檔、保管、保密、利用、統(tǒng)計、鑒歸檔、保管、保密、利用、統(tǒng)計、鑒 定銷毀、崗位責(zé)任制、室藏保管應(yīng)急定銷毀、崗位責(zé)任制、室藏保管應(yīng)急 處置方案和計算機(jī)應(yīng)急處置方案。處置方案和計算機(jī)應(yīng)急處置方案。 14 二、二、文件材料整理及歸檔辦法文件材料整理及歸檔辦法 n（1 1）明確整理工作的環(huán)節(jié)。）明確整理工作的環(huán)節(jié)。 n（2 2）明確全宗及分類方案。）明確全宗及

17、分類方案。 n（3 3）確定整理方法。）確定整理方法。 n（4 4）對機(jī)關(guān)工作中產(chǎn)生的應(yīng)當(dāng)歸檔）對機(jī)關(guān)工作中產(chǎn)生的應(yīng)當(dāng)歸檔 的其他門類和載體的檔案的其他門類和載體的檔案 。 n（5 5）限定歸檔的時間和質(zhì)量要求。）限定歸檔的時間和質(zhì)量要求。 15 三、三、機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表 n制定本機(jī)關(guān)規(guī)定時，應(yīng)注意以下幾個問題： n（1）深入實際，摸清家底。 n（2）切合實際，操作性強(qiáng)。 n（3）以“我”為主，突出重點。一是指本機(jī)關(guān)，包括本機(jī) 關(guān)各部門、直屬機(jī)關(guān)等；二是指本系統(tǒng)，指本機(jī)關(guān)同 一系統(tǒng)或同一系統(tǒng)的上級機(jī)關(guān)，尤其指具有垂直領(lǐng)導(dǎo) 關(guān)系的機(jī)關(guān)。三是

18、指與本機(jī)關(guān)密切相關(guān)的機(jī)關(guān)。 n“我”指本機(jī)、本部門、主辦的文件，高于聯(lián) 合辦的文件， n總之，判定一個文件該不該歸檔或保存價值大小，首先是要看它 與本機(jī)關(guān)職能工作的聯(lián)系以及本身的作用如何。凡是聯(lián)系密切、 在工作中起重要作用的，價值就大；反之，價值就小或根本沒有 保存價值。 16 如何突出機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍的特色如何突出機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍的特色 n一、突出本機(jī)關(guān)主要職能活動的特色一、突出本機(jī)關(guān)主要職能活動的特色 1、突出專業(yè)文件材料的特色、突出專業(yè)文件材料的特色 2、突出本機(jī)關(guān)行政執(zhí)法工作的特色、突出本機(jī)關(guān)行政執(zhí)法工作的特色 3、突出本機(jī)關(guān)行政審批工作的特色、突出本機(jī)關(guān)行政審批工作的特色 n

19、二、突出本機(jī)關(guān)基本歷史面貌的特色二、突出本機(jī)關(guān)基本歷史面貌的特色 1 1、本機(jī)關(guān)舉辦重大活動、重要事件中形成的文件材料；、本機(jī)關(guān)舉辦重大活動、重要事件中形成的文件材料；2 2、本機(jī)關(guān)召、本機(jī)關(guān)召 開的重要會議文件材料；開的重要會議文件材料；3 3、本機(jī)關(guān)的制發(fā)（或聯(lián)合）的重要文件。、本機(jī)關(guān)的制發(fā)（或聯(lián)合）的重要文件。 n三、突出本機(jī)關(guān)經(jīng)濟(jì)利益的特色三、突出本機(jī)關(guān)經(jīng)濟(jì)利益的特色 1 1、本機(jī)關(guān)產(chǎn)權(quán)關(guān)系；、本機(jī)關(guān)產(chǎn)權(quán)關(guān)系；2 2本機(jī)關(guān)債權(quán)債務(wù)關(guān)系；本機(jī)關(guān)債權(quán)債務(wù)關(guān)系；3 3、其他經(jīng)濟(jì)關(guān)系。、其他經(jīng)濟(jì)關(guān)系。 n四、突出個人利益的特色四、突出個人利益的特色 在實際工作中，堅持在實際工作中，堅持“以我為

20、主以我為主”的鑒定原則，來劃分歸檔范圍和確定保管期的鑒定原則，來劃分歸檔范圍和確定保管期 限，均以文件是否反映本單位的歷史面貌和主要職能活動為首要標(biāo)準(zhǔn)。這樣做限，均以文件是否反映本單位的歷史面貌和主要職能活動為首要標(biāo)準(zhǔn)。這樣做 ，不僅能突出立檔單位檔案內(nèi)容特色，保持立檔單位檔案的有機(jī)聯(lián)系，而且可，不僅能突出立檔單位檔案內(nèi)容特色，保持立檔單位檔案的有機(jī)聯(lián)系，而且可 以顯著減少全宗之間的重復(fù)、館際之間的重復(fù)。以顯著減少全宗之間的重復(fù)、館際之間的重復(fù)。 17 第三部分第三部分 文件級整理程序文件級整理程序 文件級整理程序，就是指歸檔文件按文件級整文件級整理程序，就是指歸檔文件按文件級整 理的步驟。一

21、般情況下，文件級整理大致需要十理的步驟。一般情況下，文件級整理大致需要十 二道程序，二道程序，即收集文件、區(qū)分歸檔范圍、分年度、即收集文件、區(qū)分歸檔范圍、分年度、 分類別、分級別、分保管期限、修整文件、裝訂、分類別、分級別、分保管期限、修整文件、裝訂、 排列文件、編制件號、編制歸檔文件目錄、裝盒。排列文件、編制件號、編制歸檔文件目錄、裝盒。 18 一、收集文件 n收集文件是歸檔整理工作的首要程序。整理工作的對收集文件是歸檔整理工作的首要程序。整理工作的對 象是文件材料，應(yīng)歸檔文件材料能否收集齊全、完整，象是文件材料，應(yīng)歸檔文件材料能否收集齊全、完整， 直接影響著整理工作的開展，所以說它是確保整

22、理工直接影響著整理工作的開展，所以說它是確保整理工 作質(zhì)量的前提條件和物質(zhì)基礎(chǔ)。作質(zhì)量的前提條件和物質(zhì)基礎(chǔ)。 n收集文件，就是根據(jù)黨和國家的有關(guān)規(guī)定，通過一定收集文件，就是根據(jù)黨和國家的有關(guān)規(guī)定，通過一定 的方式和手續(xù)，把散存在機(jī)關(guān)內(nèi)部和個人手中的文件的方式和手續(xù)，把散存在機(jī)關(guān)內(nèi)部和個人手中的文件 材料，加以清交、聚集的工作。材料，加以清交、聚集的工作。 n檔案法檔案法第十條規(guī)定：對國家規(guī)定的應(yīng)當(dāng)立卷歸檔第十條規(guī)定：對國家規(guī)定的應(yīng)當(dāng)立卷歸檔 的材料，必須按照規(guī)定，定期向本單位檔案機(jī)構(gòu)或者的材料，必須按照規(guī)定，定期向本單位檔案機(jī)構(gòu)或者 檔案工作人員移交，集中管理，任何個人不得據(jù)為己檔案工作人員移

23、交，集中管理，任何個人不得據(jù)為己 有。有。 n齊全完整，是收集工作的基本原則。齊全完整，是收集工作的基本原則。 19 n齊全是對整體而言，把本機(jī)關(guān)制發(fā)的和 外來的文件材料全部收集起來，謂之齊 全。完整是對個體而言，把一份文件的 正件與附件，印件與底稿等，不缺件， 不少頁地都收集起來，謂之完整。 20 一、收集文件 文件收集的方法文件收集的方法 1、全面收集、全面收集 2、重點收集、重點收集 3、注意、注意“帳外文件帳外文件” 的收集的收集 21 一、收集文件 n實際操作中應(yīng)注意：實際操作中應(yīng)注意： n收集收集-每年年初檔案室每年年初檔案室(或辦公室或辦公室)將上年度處理完畢的文件統(tǒng)將上年度處理

24、完畢的文件統(tǒng) 一收集到檔案室一收集到檔案室(辦公室辦公室)。 n1、收集范圍：、收集范圍：上年度領(lǐng)導(dǎo)和各部門處理完畢的文件材料。 n2、收集時間：、收集時間：每年的12月份。由檔案室(或辦公室)發(fā)通知,提 要求。 n3、收集方法：、收集方法： n（1）對照、參考本單位收文、發(fā)文登記簿和用印登記簿等。 n（2）注意帳外文件的收集： n具體包括幾個方面：1、本單位所有領(lǐng)導(dǎo) 手中存放的文件材料，2、辦公室收發(fā)的 所有文件3、各科室的材料4、文秘人員 手中留存5、借出去未還 22 二、區(qū)分歸檔范圍 n（一）歸檔文件材料的范圍（一）歸檔文件材料的范圍 n凡是反映本機(jī)關(guān)工作活動、具有查考利用價值的文件凡是

25、反映本機(jī)關(guān)工作活動、具有查考利用價值的文件 材料均屬歸檔范圍。材料均屬歸檔范圍。 n1、反映本機(jī)關(guān)主要職能活動和基本歷史面貌的，對、反映本機(jī)關(guān)主要職能活動和基本歷史面貌的，對 本機(jī)關(guān)工作、國家建設(shè)和歷史研究具有利用價值的文本機(jī)關(guān)工作、國家建設(shè)和歷史研究具有利用價值的文 件材料；件材料； n2、機(jī)關(guān)工作活動中形成的在維護(hù)國家、集體和公民、機(jī)關(guān)工作活動中形成的在維護(hù)國家、集體和公民 權(quán)益等方面具有憑證價值的文件材料；權(quán)益等方面具有憑證價值的文件材料； n3、本機(jī)關(guān)需要貫徹執(zhí)行的上級機(jī)關(guān)、同級機(jī)關(guān)的文、本機(jī)關(guān)需要貫徹執(zhí)行的上級機(jī)關(guān)、同級機(jī)關(guān)的文 件材料；下級機(jī)關(guān)報送的重要文件材料；件材料；下級機(jī)關(guān)報

26、送的重要文件材料； n4、其他對本機(jī)關(guān)工作具有查考價值的文件材料。、其他對本機(jī)關(guān)工作具有查考價值的文件材料。 一方面一方面規(guī)則規(guī)則強(qiáng)調(diào)強(qiáng)調(diào)“本機(jī)關(guān)本機(jī)關(guān)”的主體性，有效地從整體上防止文憑材料過于重復(fù)的主體性，有效地從整體上防止文憑材料過于重復(fù) ；另一方面仍然將；另一方面仍然將“主要職能活動和基本歷史面貌主要職能活動和基本歷史面貌”作為判斷歸檔范圍的基本標(biāo)準(zhǔn)作為判斷歸檔范圍的基本標(biāo)準(zhǔn) 。 23 二、區(qū)分歸檔范圍 n（二）不歸檔文件材料的范圍（二）不歸檔文件材料的范圍 n1、上級機(jī)關(guān)的文件材料中，普發(fā)性不需本機(jī)關(guān)辦理、上級機(jī)關(guān)的文件材料中，普發(fā)性不需本機(jī)關(guān)辦理 的文件材料，任免、獎懲非本機(jī)關(guān)工作人

27、員的文件材的文件材料，任免、獎懲非本機(jī)關(guān)工作人員的文件材 料，供工作參考的抄件等；料，供工作參考的抄件等； n2、本機(jī)關(guān)文件材料中的重要文件，無查考利用價值、本機(jī)關(guān)文件材料中的重要文件，無查考利用價值 的事務(wù)性、臨時性文件，一般性文件的歷次修改稿、的事務(wù)性、臨時性文件，一般性文件的歷次修改稿、 各次校對稿，無特殊保存價值的信封，不需辦理的一各次校對稿，無特殊保存價值的信封，不需辦理的一 般性人民來電、電話記錄，機(jī)關(guān)內(nèi)部互相抄送的文件般性人民來電、電話記錄，機(jī)關(guān)內(nèi)部互相抄送的文件 材料，本機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人兼任外單位職務(wù)形成的與本機(jī)關(guān)材料，本機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人兼任外單位職務(wù)形成的與本機(jī)關(guān) 無關(guān)的文件材料，有關(guān)工

28、作參考的文件材料；無關(guān)的文件材料，有關(guān)工作參考的文件材料； n3、同級機(jī)關(guān)的文件材料中，不需貫徹執(zhí)行的文件材、同級機(jī)關(guān)的文件材料中，不需貫徹執(zhí)行的文件材 料，不需辦理的抄送文件材料；料，不需辦理的抄送文件材料； n4、下級機(jī)關(guān)的文件材料中，供參閱的簡報、情況反、下級機(jī)關(guān)的文件材料中，供參閱的簡報、情況反 映，抄報或越級抄報的文件材料。映，抄報或越級抄報的文件材料。 24 二、區(qū)分歸檔范圍 n實際操作中應(yīng)注意：實際操作中應(yīng)注意： n判斷所收集的文件材料是否歸檔。判斷所收集的文件材料是否歸檔。 n1、對照、對照機(jī)關(guān)文件材料歸檔和不歸檔的范圍機(jī)關(guān)文件材料歸檔和不歸檔的范圍， 將所收集的文件材料分為歸

29、檔和不歸檔兩部分。將所收集的文件材料分為歸檔和不歸檔兩部分。 屬歸檔范圍的文件材料轉(zhuǎn)入下一流程；不屬歸 檔范圍的剔除。 n2、注意：、注意： n應(yīng)歸檔的：應(yīng)歸檔的：主要是本單位形成的文件材主要是本單位形成的文件材 料，反映本單位主要工作職能活動的，料，反映本單位主要工作職能活動的， 有查考、保存價值的文件材料。有查考、保存價值的文件材料。 n不歸檔的：不歸檔的：普發(fā)的、不辦理的、不涉及普發(fā)的、不辦理的、不涉及 本單位人與事的、重復(fù)的文件材料。本單位人與事的、重復(fù)的文件材料。 25 三、分年度 n實際操作中應(yīng)注意：實際操作中應(yīng)注意： n（一）分年度，把文件材料按形成年度分開（把機(jī)關(guān)（一）分年度，

30、把文件材料按形成年度分開（把機(jī)關(guān) 單位內(nèi)的文件材料按其形成年度分開，把相同年度的單位內(nèi)的文件材料按其形成年度分開，把相同年度的 文件分在一類，不同年度的文件不能混淆）；文件分在一類，不同年度的文件不能混淆）； n1、一般以文件落款時間來確定文件所在年度。、一般以文件落款時間來確定文件所在年度。 n2、注意：、注意： n（1）請示與批復(fù)，應(yīng)放在一起歸檔；沒有復(fù)文的， 放在請示年歸檔； n（2）跨年度的會議文件放在會議結(jié)束年立卷； n（3）跨年度的案件放在結(jié)案年立卷； n（4）其他文件，應(yīng)放在文件材料形成的年度組卷。 （一）分年度，把文件材料按形成年度分開（把機(jī)關(guān)單位內(nèi)的文（一）分年度，把文件材料

31、按形成年度分開（把機(jī)關(guān)單位內(nèi)的文 件材料按其形成年度分開，把相同年度的文件分在一類，不同年件材料按其形成年度分開，把相同年度的文件分在一類，不同年 度的文件不能混淆）；度的文件不能混淆）； 1、一般以文件落款時間來確定文件所在年度。、一般以文件落款時間來確定文件所在年度。 2、注意：、注意： 實際操作中應(yīng)注意：實際操作中應(yīng)注意： （1）請示與批復(fù)，應(yīng)放在一起歸檔；沒有復(fù)文的，放在請示年 歸檔； （2）跨年度的會議文件放在會議結(jié)束年立卷； （3）跨年度的案件放在結(jié)案年立卷； （4）其他文件，應(yīng)放在文件材料形成的年度組卷。 26 四、分類別 n分類別，就是根據(jù)本機(jī)關(guān)文件的來源、時間、分類別，就是根

32、據(jù)本機(jī)關(guān)文件的來源、時間、 內(nèi)容和形式上的異同，按照一定的方法，分內(nèi)容和形式上的異同，按照一定的方法，分 成若干類別的過程。成若干類別的過程。 n歸檔文件分類是指在一個全宗內(nèi)，將文件按歸檔文件分類是指在一個全宗內(nèi)，將文件按 照一定的方法分成苦干層次和類別，使之構(gòu)照一定的方法分成苦干層次和類別，使之構(gòu) 成有機(jī)體系的過程。成有機(jī)體系的過程。歸檔文件整理規(guī)則歸檔文件整理規(guī)則 選擇年度、保管期限、組織機(jī)構(gòu)或問題作為選擇年度、保管期限、組織機(jī)構(gòu)或問題作為 通用的分類方法，并將分類層次限定為通用的分類方法，并將分類層次限定為23 級。級。 n在實際操作時，歸檔文件的分類，是指全宗在實際操作時，歸檔文件的分

33、類，是指全宗 內(nèi)歸檔文件的實體分類，包括選擇分類方法、內(nèi)歸檔文件的實體分類，包括選擇分類方法、 制定分類方案、文件歸類等工作。制定分類方案、文件歸類等工作。 27 （一）年度分類法（一）年度分類法 n年度分類法的優(yōu)點：年度分類法的優(yōu)點： n1、符合檔案按年度形成的特點和規(guī)律，能夠、符合檔案按年度形成的特點和規(guī)律，能夠 反映立檔單位年度工作的特點，保持檔案在反映立檔單位年度工作的特點，保持檔案在 形成時間方面的歷史聯(lián)系。形成時間方面的歷史聯(lián)系。 n2、便于人們按年度查找利用檔案。、便于人們按年度查找利用檔案。 n3、適合文件歸檔工作的制度。按年度分類法，、適合文件歸檔工作的制度。按年度分類法，

34、機(jī)關(guān)檔案室可按年度將接收的檔案排列上架。機(jī)關(guān)檔案室可按年度將接收的檔案排列上架。 n4、可以和其他分類法結(jié)合使用。、可以和其他分類法結(jié)合使用。 28 n幾種特殊情況的處理：幾種特殊情況的處理： 1、機(jī)關(guān)檔案室要不要編盒號、機(jī)關(guān)檔案室要不要編盒號 各單位目前不需要以盒為單位編流水盒號。如要編號的，可用鉛筆臨各單位目前不需要以盒為單位編流水盒號。如要編號的，可用鉛筆臨 時編號。時編號。 2、傳真件如何歸檔、傳真件如何歸檔 傳真件字跡耐久性差，須復(fù)制后才能歸檔。盡管復(fù)制件本身在耐久性傳真件字跡耐久性差，須復(fù)制后才能歸檔。盡管復(fù)制件本身在耐久性 方面也存在問題，但強(qiáng)于傳真件字跡的耐久性。復(fù)印件應(yīng)單面復(fù)

35、印，以防方面也存在問題，但強(qiáng)于傳真件字跡的耐久性。復(fù)印件應(yīng)單面復(fù)印，以防 粘連。粘連。 3、為什么每個檔案盒都必須放置備考表、為什么每個檔案盒都必須放置備考表 備考表是用以對盒內(nèi)歸檔文件的缺損、修改、補充、移出、銷毀等情備考表是用以對盒內(nèi)歸檔文件的缺損、修改、補充、移出、銷毀等情 況進(jìn)行必要的注釋說明，無論在歸檔文件整理階段，還是在檔案保管階段況進(jìn)行必要的注釋說明，無論在歸檔文件整理階段，還是在檔案保管階段 ，都需要有備考表來寫這些內(nèi)容。此外，備考表還設(shè)有整理人、檢查人和，都需要有備考表來寫這些內(nèi)容。此外，備考表還設(shè)有整理人、檢查人和 日期等項目，這些項目起到了明確整理工作責(zé)任，強(qiáng)化監(jiān)督的作用

36、，對每日期等項目，這些項目起到了明確整理工作責(zé)任，強(qiáng)化監(jiān)督的作用，對每 盒歸檔文件來說都是必不可少的。盒歸檔文件來說都是必不可少的。 29 n4、對有請示缺批復(fù)的處理。、對有請示缺批復(fù)的處理。 n有批復(fù)但未歸檔。一是有關(guān)申請?zhí)碇霉潭ㄙY產(chǎn)、調(diào)拔經(jīng)費的有批復(fù)但未歸檔。一是有關(guān)申請?zhí)碇霉潭ㄙY產(chǎn)、調(diào)拔經(jīng)費的 批復(fù)文件，一般習(xí)慣于由財務(wù)部門或業(yè)務(wù)部門直接用批復(fù)原件批復(fù)文件，一般習(xí)慣于由財務(wù)部門或業(yè)務(wù)部門直接用批復(fù)原件 去辦理劃拔、添置手續(xù)；辦理完后將批復(fù)原件和憑證一起歸入去辦理劃拔、添置手續(xù)；辦理完后將批復(fù)原件和憑證一起歸入 會計檔案，對此，應(yīng)明確要求其在手續(xù)辦理完畢后將批復(fù)原件會計檔案，對此，應(yīng)明確要

37、求其在手續(xù)辦理完畢后將批復(fù)原件 交文書處理人員歸檔，并提供批復(fù)復(fù)印件與會計憑證一并歸檔。交文書處理人員歸檔，并提供批復(fù)復(fù)印件與會計憑證一并歸檔。 二是批復(fù)文件未經(jīng)正式收文渠道傳遞，而由經(jīng)辦部門或經(jīng)辦人二是批復(fù)文件未經(jīng)正式收文渠道傳遞，而由經(jīng)辦部門或經(jīng)辦人 員直接取回后留存。對此應(yīng)要回原件歸檔。員直接取回后留存。對此應(yīng)要回原件歸檔。 n電話批復(fù)、口頭批復(fù)未形成文字，或未批復(fù)，但實際上已辦電話批復(fù)、口頭批復(fù)未形成文字，或未批復(fù)，但實際上已辦 理，即成事實。此類請示文件在歸檔之前，應(yīng)由承辦人員在請理，即成事實。此類請示文件在歸檔之前，應(yīng)由承辦人員在請 示文件上級注明辦理的具體情況，并加蓋公章后歸檔。

38、示文件上級注明辦理的具體情況，并加蓋公章后歸檔。 n直接在請示原件上批復(fù)的，將此份請示直接歸檔即可。直接在請示原件上批復(fù)的，將此份請示直接歸檔即可。 n一個問題或一件事情，經(jīng)多次請示才予批復(fù)的，將批復(fù)文件一個問題或一件事情，經(jīng)多次請示才予批復(fù)的，將批復(fù)文件 所針對的最后一份請示隨批復(fù)一并歸檔，前幾次請示文件可不所針對的最后一份請示隨批復(fù)一并歸檔，前幾次請示文件可不 歸檔。歸檔。 n未批復(fù)也未辦理的請示文件，屬于正在辦理過程中的文件，未批復(fù)也未辦理的請示文件，屬于正在辦理過程中的文件， 可暫不歸檔，但必須妥善保管，以備查找。如此類請示文件較可暫不歸檔，但必須妥善保管，以備查找。如此類請示文件較

39、多，已沒有批復(fù)的可能，可單獨整理。多，已沒有批復(fù)的可能，可單獨整理。 30 n5 5、文件上有屬于不同年度的幾個日期。、文件上有屬于不同年度的幾個日期。內(nèi)部內(nèi)部 文件和一般發(fā)文，以簽發(fā)日期（或落款日期）文件和一般發(fā)文，以簽發(fā)日期（或落款日期） 為依據(jù)（如為依據(jù)（如“2008年度工作總結(jié)、年度工作總結(jié)、2009年度年度 工作計劃工作計劃”）；來往文書的收文，以收到日）；來往文書的收文，以收到日 期為依據(jù)；法律、法令、條例等法規(guī)性文件，期為依據(jù)；法律、法令、條例等法規(guī)性文件， 以批準(zhǔn)日期或公布生效日期為依據(jù)；指示、以批準(zhǔn)日期或公布生效日期為依據(jù)；指示、 命令等指令性文件，以簽發(fā)日期為依據(jù)；計命令等

40、指令性文件，以簽發(fā)日期為依據(jù)；計 劃、總結(jié)、預(yù)（決）算、統(tǒng)計表等，統(tǒng)一按劃、總結(jié)、預(yù)（決）算、統(tǒng)計表等，統(tǒng)一按 成文（落款）日期為準(zhǔn)。電報則以發(fā)出的日成文（落款）日期為準(zhǔn)。電報則以發(fā)出的日 期，判定文件所屬年度歸檔。期，判定文件所屬年度歸檔。 n 6、幾件文件作為一件時，確定件的日期，幾件文件作為一件時，確定件的日期，應(yīng)應(yīng) 以裝訂時排在前面以裝訂時排在前面“件件”的日期為準(zhǔn)，如正的日期為準(zhǔn)，如正 本與定稿為一件時，以正本日期為準(zhǔn)，來文本與定稿為一件時，以正本日期為準(zhǔn)，來文 與復(fù)文為一件時，以復(fù)文日期為準(zhǔn)。與復(fù)文為一件時，以復(fù)文日期為準(zhǔn)。 31 （二）組織機(jī)構(gòu)分類法（二）組織機(jī)構(gòu)分類法 n就是將

41、歸檔文件材料按其形成或承辦部門進(jìn)行分類。就是將歸檔文件材料按其形成或承辦部門進(jìn)行分類。 也就是按照立檔單位的內(nèi)部機(jī)構(gòu)，將整個全宗內(nèi)的文也就是按照立檔單位的內(nèi)部機(jī)構(gòu)，將整個全宗內(nèi)的文 件材料分成若干類別的方法。件材料分成若干類別的方法。 n組織機(jī)構(gòu)分類法的優(yōu)點：組織機(jī)構(gòu)分類法的優(yōu)點： n1、符合一個全宗檔案形成的特點和規(guī)律，能較好保持文件之間、符合一個全宗檔案形成的特點和規(guī)律，能較好保持文件之間 的歷史聯(lián)系，便于反映機(jī)關(guān)的歷史面貌。的歷史聯(lián)系，便于反映機(jī)關(guān)的歷史面貌。 n2、包含著按問題分類的因素，具有問題分類法的主要優(yōu)點。、包含著按問題分類的因素，具有問題分類法的主要優(yōu)點。 n3、分類準(zhǔn)確，容

42、易掌握，方法簡便，利于實際分類工作的進(jìn)行。、分類準(zhǔn)確，容易掌握，方法簡便，利于實際分類工作的進(jìn)行。 n4、符合現(xiàn)行文書處理部門的立卷制度。、符合現(xiàn)行文書處理部門的立卷制度。 n組織機(jī)構(gòu)分類法適宜與不適宜的范圍：組織機(jī)構(gòu)分類法適宜與不適宜的范圍： n1、機(jī)關(guān)內(nèi)設(shè)有組織機(jī)構(gòu)適宜按此法分類，否則不適宜。、機(jī)關(guān)內(nèi)設(shè)有組織機(jī)構(gòu)適宜按此法分類，否則不適宜。 n2、機(jī)關(guān)內(nèi)組織機(jī)構(gòu)穩(wěn)定，或雖有變動但不太復(fù)雜，適宜按此法、機(jī)關(guān)內(nèi)組織機(jī)構(gòu)穩(wěn)定，或雖有變動但不太復(fù)雜，適宜按此法 分類；機(jī)構(gòu)不固定，經(jīng)常變動，則不適用此法。分類；機(jī)構(gòu)不固定，經(jīng)常變動，則不適用此法。 n3、各組織機(jī)構(gòu)的檔案相對比較完整、條理，適宜按此法

43、分類。、各組織機(jī)構(gòu)的檔案相對比較完整、條理，適宜按此法分類。 n4、可以按照其他方法分類而難以按此法分類，不用此種分類法。、可以按照其他方法分類而難以按此法分類，不用此種分類法。 32 類別排列方法類別排列方法 n依據(jù)編委批準(zhǔn)的內(nèi)設(shè)組織機(jī)構(gòu)編制文依據(jù)編委批準(zhǔn)的內(nèi)設(shè)組織機(jī)構(gòu)編制文 件的順序排列。件的順序排列。 n依據(jù)本機(jī)關(guān)習(xí)慣的排列順序排列。依據(jù)本機(jī)關(guān)習(xí)慣的排列順序排列。 n依據(jù)其重要程度排列。依據(jù)其重要程度排列。 33 n幾種特殊情況的處理：幾種特殊情況的處理： n1、經(jīng)機(jī)關(guān)黨委（黨組）討論而以機(jī)關(guān)行政名義發(fā)出的文件，一、經(jīng)機(jī)關(guān)黨委（黨組）討論而以機(jī)關(guān)行政名義發(fā)出的文件，一 般歸入行政某機(jī)構(gòu)類

44、。般歸入行政某機(jī)構(gòu)類。 n2、業(yè)務(wù)機(jī)構(gòu)起草而以機(jī)關(guān)名義發(fā)出的文件，一是歸入機(jī)關(guān)的中、業(yè)務(wù)機(jī)構(gòu)起草而以機(jī)關(guān)名義發(fā)出的文件，一是歸入機(jī)關(guān)的中 心機(jī)構(gòu)如辦公廳（室）；二是歸入相應(yīng)的業(yè)務(wù)部門或業(yè)務(wù)機(jī)構(gòu)。心機(jī)構(gòu)如辦公廳（室）；二是歸入相應(yīng)的業(yè)務(wù)部門或業(yè)務(wù)機(jī)構(gòu)。 n3、幾個機(jī)構(gòu)聯(lián)合辦理文件，一般應(yīng)歸入主辦單位，也可歸入批、幾個機(jī)構(gòu)聯(lián)合辦理文件，一般應(yīng)歸入主辦單位，也可歸入批 示退存單位或最后承辦單位。示退存單位或最后承辦單位。 n4、立檔單位職能機(jī)構(gòu)下，又設(shè)機(jī)構(gòu)的，一般按上一級職能機(jī)構(gòu)、立檔單位職能機(jī)構(gòu)下，又設(shè)機(jī)構(gòu)的，一般按上一級職能機(jī)構(gòu) 進(jìn)行分類；業(yè)務(wù)獨立性強(qiáng)、職能重要的，也可選擇職能機(jī)構(gòu)下進(jìn)行分類；業(yè)

45、務(wù)獨立性強(qiáng)、職能重要的，也可選擇職能機(jī)構(gòu)下 設(shè)機(jī)構(gòu)進(jìn)行分類（如設(shè)機(jī)構(gòu)進(jìn)行分類（如“辦公室下又設(shè)秘書科辦公室下又設(shè)秘書科”）。）。 n需要注意的是：臨時機(jī)構(gòu)，在一般單位單獨保存，但如果與內(nèi)需要注意的是：臨時機(jī)構(gòu)，在一般單位單獨保存，但如果與內(nèi) 部機(jī)構(gòu)合署辦公，且內(nèi)部機(jī)構(gòu)是長設(shè)的機(jī)構(gòu)，則應(yīng)歸于與之合部機(jī)構(gòu)合署辦公，且內(nèi)部機(jī)構(gòu)是長設(shè)的機(jī)構(gòu)，則應(yīng)歸于與之合 署辦公的長設(shè)機(jī)構(gòu)類中。例如：署辦公的長設(shè)機(jī)構(gòu)類中。例如：2003年防治非典時，各單位都年防治非典時，各單位都 成立了防治非典工作臨時機(jī)構(gòu)。在市衛(wèi)生局，這個機(jī)構(gòu)是單位成立了防治非典工作臨時機(jī)構(gòu)。在市衛(wèi)生局，這個機(jī)構(gòu)是單位 的，形成的文件可單獨歸檔保存

46、。其他單位防治機(jī)構(gòu)大多是與的，形成的文件可單獨歸檔保存。其他單位防治機(jī)構(gòu)大多是與 辦公室合署辦公的，它形成的文件就應(yīng)與辦公室的其他文件一辦公室合署辦公的，它形成的文件就應(yīng)與辦公室的其他文件一 并歸檔。并歸檔。 34 按組織機(jī)構(gòu)分類，黨組是內(nèi)設(shè)機(jī) 構(gòu)嗎？ n第一，從機(jī)構(gòu)性質(zhì)看第一，從機(jī)構(gòu)性質(zhì)看。黨組是上級黨的委員會設(shè)在國。黨組是上級黨的委員會設(shè)在國 家機(jī)關(guān)、人民團(tuán)體和其他非黨組織中的派出機(jī)關(guān)，黨家機(jī)關(guān)、人民團(tuán)體和其他非黨組織中的派出機(jī)關(guān)，黨 組成員由批準(zhǔn)成立黨組的黨的委員會指定，黨組必須組成員由批準(zhǔn)成立黨組的黨的委員會指定，黨組必須 服從批準(zhǔn)它成立的黨的委員會的領(lǐng)導(dǎo)，代表上級黨的服從批準(zhǔn)它成立的

47、黨的委員會的領(lǐng)導(dǎo)，代表上級黨的 委員會指導(dǎo)本機(jī)關(guān)和直屬組織內(nèi)黨的工作。這是黨組委員會指導(dǎo)本機(jī)關(guān)和直屬組織內(nèi)黨的工作。這是黨組 的特殊性質(zhì)。這種特殊性質(zhì)是機(jī)關(guān)其他內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)所不的特殊性質(zhì)。這種特殊性質(zhì)是機(jī)關(guān)其他內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)所不 具有的。黨組能代表上級黨的機(jī)關(guān)行使指導(dǎo)本機(jī)關(guān)和具有的。黨組能代表上級黨的機(jī)關(guān)行使指導(dǎo)本機(jī)關(guān)和 直屬組織黨的工作的權(quán)力，而內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)不能行使這種直屬組織黨的工作的權(quán)力，而內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)不能行使這種 權(quán)力，它只能代表黨組行使自己（本處、科室）職責(zé)權(quán)力，它只能代表黨組行使自己（本處、科室）職責(zé) 范圍內(nèi)的權(quán)力。正因為黨組與內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)的工作性質(zhì)不范圍內(nèi)的權(quán)力。正因為黨組與內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)的工作性質(zhì)不 同，

48、所以在整理檔案進(jìn)行分類時，不能把黨組作為內(nèi)同，所以在整理檔案進(jìn)行分類時，不能把黨組作為內(nèi) 設(shè)機(jī)構(gòu)來設(shè)類。設(shè)機(jī)構(gòu)來設(shè)類。 35 n第二，從工作職責(zé)看第二，從工作職責(zé)看，按黨章第九章第四十六規(guī)，按黨章第九章第四十六規(guī) 定：在中央和地方國家機(jī)關(guān)、人民團(tuán)體、經(jīng)濟(jì)組織、定：在中央和地方國家機(jī)關(guān)、人民團(tuán)體、經(jīng)濟(jì)組織、 文化組織和其他非黨組織的領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)中，可以成立黨文化組織和其他非黨組織的領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)中，可以成立黨 組。黨組發(fā)揮領(lǐng)導(dǎo)核心作用。黨組的任務(wù)，主要是負(fù)組。黨組發(fā)揮領(lǐng)導(dǎo)核心作用。黨組的任務(wù)，主要是負(fù) 責(zé)貫徹執(zhí)行黨的路線、方針、政策；討論和決定本單責(zé)貫徹執(zhí)行黨的路線、方針、政策；討論和決定本單 位的重大問

49、題等；從黨章規(guī)定的黨組工作職責(zé)看，它位的重大問題等；從黨章規(guī)定的黨組工作職責(zé)看，它 發(fā)揮的是領(lǐng)導(dǎo)核心作用，而機(jī)關(guān)的內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)，哪一個發(fā)揮的是領(lǐng)導(dǎo)核心作用，而機(jī)關(guān)的內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)，哪一個 處（科）室也不具備這些職責(zé)，也不可能發(fā)揮領(lǐng)導(dǎo)核處（科）室也不具備這些職責(zé)，也不可能發(fā)揮領(lǐng)導(dǎo)核 心作用和討論本單位重大問題等，所以在檔案分類時，心作用和討論本單位重大問題等，所以在檔案分類時， 不能把黨組作為內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)來設(shè)類。不能把黨組作為內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)來設(shè)類。第三，從機(jī)構(gòu)級別第三，從機(jī)構(gòu)級別 看看，在黨的組織機(jī)構(gòu)設(shè)置中，凡是設(shè)立黨組的機(jī)關(guān)，在黨的組織機(jī)構(gòu)設(shè)置中，凡是設(shè)立黨組的機(jī)關(guān)， 無論是國家級、省部級機(jī)關(guān)，還是地市廳級、縣區(qū)

50、級無論是國家級、省部級機(jī)關(guān)，還是地市廳級、縣區(qū)級 和科級機(jī)關(guān)，但都是本級機(jī)關(guān)的一級機(jī)構(gòu)。在機(jī)構(gòu)設(shè)和科級機(jī)關(guān)，但都是本級機(jī)關(guān)的一級機(jī)構(gòu)。在機(jī)構(gòu)設(shè) 置中，從來沒有一個上級黨的委員會把黨組作為機(jī)關(guān)置中，從來沒有一個上級黨的委員會把黨組作為機(jī)關(guān) 內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)來設(shè)置。內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)來設(shè)置。第四，從工作作用看第四，從工作作用看，黨組主要起，黨組主要起 領(lǐng)導(dǎo)作用、決策作用，而內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)主要是起執(zhí)行作用。領(lǐng)導(dǎo)作用、決策作用，而內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)主要是起執(zhí)行作用。 第五，從工作關(guān)系看第五，從工作關(guān)系看，黨組與內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)的關(guān)系是領(lǐng)導(dǎo)，黨組與內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)的關(guān)系是領(lǐng)導(dǎo) 與被領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系，不是并列、同級、平行關(guān)系。與被領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系，不是并列、同級、平

51、行關(guān)系。 36 （三）問題分類法（三）問題分類法 n就是按照全宗內(nèi)文件材料所記述和反映的問題分類的方法，就是按照全宗內(nèi)文件材料所記述和反映的問題分類的方法， 即將記述和反映同一問題的文件集中，記述和反映不同問即將記述和反映同一問題的文件集中，記述和反映不同問 題的文件分開。也就是說，不管是機(jī)關(guān)內(nèi)哪個組織機(jī)構(gòu)形題的文件分開。也就是說，不管是機(jī)關(guān)內(nèi)哪個組織機(jī)構(gòu)形 成或辦理的文件，只要是記述和反映同一問題的文件，都成或辦理的文件，只要是記述和反映同一問題的文件，都 歸入一個類別內(nèi)，以集中反映某一個問題的來龍去脈及辦歸入一個類別內(nèi)，以集中反映某一個問題的來龍去脈及辦 理情況。理情況。 n問題分類法的優(yōu)

52、點：問題分類法的優(yōu)點： n1、把相同問題的文件集中在一起，保持了文件在內(nèi)容上的聯(lián)系。、把相同問題的文件集中在一起，保持了文件在內(nèi)容上的聯(lián)系。 n2、可以較好地反映機(jī)關(guān)逐年工作變化情況，如實反映機(jī)關(guān)的歷史面貌。、可以較好地反映機(jī)關(guān)逐年工作變化情況，如實反映機(jī)關(guān)的歷史面貌。 n3、具有較大的伸縮性和可容性。、具有較大的伸縮性和可容性。 n總之，這種分類法的好處是能避免或減少同類問題文件分散的現(xiàn)象，但需注意的是不要輕易打亂組總之，這種分類法的好處是能避免或減少同類問題文件分散的現(xiàn)象，但需注意的是不要輕易打亂組 織機(jī)構(gòu)而按問題分類，一般情況下參照本機(jī)關(guān)內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)的職能性質(zhì)來分類，文件歸類應(yīng)按其主織機(jī)

53、構(gòu)而按問題分類，一般情況下參照本機(jī)關(guān)內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)的職能性質(zhì)來分類，文件歸類應(yīng)按其主 要內(nèi)容有規(guī)律地進(jìn)行，并保持連續(xù)性，一個內(nèi)容的歸檔文件在去年放入哪類中，今年亦應(yīng)該歸入同要內(nèi)容有規(guī)律地進(jìn)行，并保持連續(xù)性，一個內(nèi)容的歸檔文件在去年放入哪類中，今年亦應(yīng)該歸入同 類中，不要根據(jù)一時的需要隨意更改，以免給將來的查找利用帶來不便。類中，不要根據(jù)一時的需要隨意更改，以免給將來的查找利用帶來不便。 n問題分類法的適用范圍：問題分類法的適用范圍： n1、適用于立檔單位?。ɑ鶎訂挝唬瑑?nèi)部無組織機(jī)構(gòu)或者內(nèi)部機(jī)構(gòu)只有簡單的分工，工作常有交、適用于立檔單位小（基層單位），內(nèi)部無組織機(jī)構(gòu)或者內(nèi)部機(jī)構(gòu)只有簡單的分工，工

54、作常有交 叉的單位。叉的單位。 n2、適用于立檔單位內(nèi)部機(jī)構(gòu)變化復(fù)雜，無法按組織機(jī)構(gòu)分類的全宗。、適用于立檔單位內(nèi)部機(jī)構(gòu)變化復(fù)雜，無法按組織機(jī)構(gòu)分類的全宗。 n3、適用于各級黨委和政府等綜合性部門。、適用于各級黨委和政府等綜合性部門。 37 類別排列的方法類別排列的方法 n先黨后政。即黨群工作方面的類項在先黨后政。即黨群工作方面的類項在 前，行政管理以及業(yè)務(wù)工作方面的類項前，行政管理以及業(yè)務(wù)工作方面的類項 在后。在后。 n綜合性的類項在前，專題性的類項在綜合性的類項在前，專題性的類項在 后。具體排列順序可參照各類項之間的后。具體排列順序可參照各類項之間的 相互關(guān)系，結(jié)合重要程度和上述規(guī)則及相互

55、關(guān)系，結(jié)合重要程度和上述規(guī)則及 實際情況確定。實際情況確定。 38 （四）保管期限分類法（四）保管期限分類法 n保管期限分類法的優(yōu)點：保管期限分類法的優(yōu)點： n1、能夠?qū)⒉煌瑑r值的歸檔文件從實體上 區(qū)分開來，使檔案部門能夠有針對性地 采取整理和保護(hù)措施。 n2、為庫房排架管理、檔案移交進(jìn)館創(chuàng)造 條件。 n3、為及時剔除和進(jìn)一步鑒定到期檔案提 供了便利。 39 （五）復(fù)式分類法（五）復(fù)式分類法 n歸檔文件整理規(guī)則歸檔文件整理規(guī)則不限定年度、保管期不限定年度、保管期 限、機(jī)構(gòu)（問題）在組合成復(fù)式分類法的先限、機(jī)構(gòu)（問題）在組合成復(fù)式分類法的先 后順序，但對三種分類方法的可選擇性做出后順序，但對三種

56、分類方法的可選擇性做出 規(guī)定，其中，年度、保管期限是必選項，機(jī)規(guī)定，其中，年度、保管期限是必選項，機(jī) 構(gòu)（問題）作為選擇項。構(gòu)（問題）作為選擇項。 n我們推薦使用我們推薦使用“年度年度機(jī)構(gòu)（問題）機(jī)構(gòu)（問題）保管保管 期限期限”或或“保管期限保管期限年度年度機(jī)構(gòu)（問題）機(jī)構(gòu)（問題）” 分類法。分類法。 40 年度機(jī)構(gòu)保管期限分類法 n與與“年度機(jī)構(gòu)保管期限分類法年度機(jī)構(gòu)保管期限分類法”相相 對應(yīng)的分類方案如：對應(yīng)的分類方案如： n2001年：辦公室永久、年：辦公室永久、30年、年、10年年 業(yè)務(wù)一科永久、業(yè)務(wù)一科永久、30年、年、10年年 n 業(yè)務(wù)二科永久、業(yè)務(wù)二科永久、30年、年、10年年

57、n2002年：辦公室年：辦公室業(yè)務(wù)一科業(yè)務(wù)一科業(yè)務(wù)業(yè)務(wù) 二科二科 41 年度問題保管期限方法 n與與“年度問題保管期限分類法年度問題保管期限分類法”相相 對應(yīng)的分類方案如：對應(yīng)的分類方案如： n2001年：黨群類永久、年：黨群類永久、30年、年、10年年 行政類永久、行政類永久、30年、年、10年年 業(yè)務(wù)類永久、業(yè)務(wù)類永久、30年、年、10年年 n2002年：黨群類年：黨群類行政類行政類業(yè)務(wù)業(yè)務(wù) 類類 42 保管期限保管期限年度分類法年度分類法 n這種方法就是在保管期限下面，按年度分類。這種方法就是在保管期限下面，按年度分類。 這種方法適用于縣、市（區(qū)）以下內(nèi)部機(jī)構(gòu)這種方法適用于縣、市（區(qū)）以

58、下內(nèi)部機(jī)構(gòu) 設(shè)置簡單或每年形成文件材料數(shù)量少的機(jī)關(guān)。設(shè)置簡單或每年形成文件材料數(shù)量少的機(jī)關(guān)。 操作起來簡便易行。操作起來簡便易行。 n此分類方案為：此分類方案為： n永久：永久：2007年、年、2008年、年、2009年年 n30年：年：2007年、年、2008年、年、2009年年 n10年：年：2007年、年、2008年、年、2009年年 43 分類方案 n制定分類方案是在選擇分類方法的基礎(chǔ) 上，固定分類體系，標(biāo)明類目名稱的過 程。分類方案是標(biāo)有各層分類類目的分 類大綱，是進(jìn)行文件歸類的依據(jù)，各單 位都應(yīng)編制，并在實踐中完善。制訂分 類方案時應(yīng)遵循一致性、穩(wěn)定性和劃分一致性、穩(wěn)定性和劃分 的

59、完整性的完整性等原則。 44 n一致性原則一致性原則是指分類方案要用同一標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行劃分，如是指分類方案要用同一標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行劃分，如 不允許一部分類目按機(jī)構(gòu)設(shè)置，而另一部分類目按問不允許一部分類目按機(jī)構(gòu)設(shè)置，而另一部分類目按問 題設(shè)置；當(dāng)按問題標(biāo)準(zhǔn)設(shè)置類目時，不允許同一級類題設(shè)置；當(dāng)按問題標(biāo)準(zhǔn)設(shè)置類目時，不允許同一級類 目中，使用不同標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行劃分。目中，使用不同標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行劃分。 n穩(wěn)定性原則穩(wěn)定性原則是指在一個單位要保持類目的穩(wěn)定性，既是指在一個單位要保持類目的穩(wěn)定性，既 不能上一年采用機(jī)構(gòu)標(biāo)準(zhǔn)設(shè)置類目，下一年度采用問不能上一年采用機(jī)構(gòu)標(biāo)準(zhǔn)設(shè)置類目，下一年度采用問 題標(biāo)準(zhǔn)設(shè)置類目；又不能在采用按問題標(biāo)準(zhǔn)

60、設(shè)置類目題標(biāo)準(zhǔn)設(shè)置類目；又不能在采用按問題標(biāo)準(zhǔn)設(shè)置類目 時各年度類目變動頻繁。時各年度類目變動頻繁。 n劃分的完整性原則劃分的完整性原則是指大類的設(shè)置應(yīng)包括本單位所有是指大類的設(shè)置應(yīng)包括本單位所有 職能形成的文件材料，二級類的設(shè)置應(yīng)包括一級類的職能形成的文件材料，二級類的設(shè)置應(yīng)包括一級類的 所有內(nèi)容；同時應(yīng)注意類目的外延不能與全宗名稱的所有內(nèi)容；同時應(yīng)注意類目的外延不能與全宗名稱的 外延相同，如在檔案局全宗內(nèi)不能設(shè)置外延相同，如在檔案局全宗內(nèi)不能設(shè)置“檔案類檔案類”。 45 分類方案的編制 n檔案分類方案是立檔單位文件歸檔和檔檔案分類方案是立檔單位文件歸檔和檔 案管理的業(yè)務(wù)規(guī)范。案管理的業(yè)務(wù)規(guī)