教學(xué)類檔案管理辦法

1、教學(xué)類檔案管理辦法第一章 總 則第一條 為了加強我校教學(xué)檔案工作， 充分發(fā)揮其在學(xué)校教育管理、 教學(xué)活動、 教學(xué)研 究等各項工作中的作用， 提高教學(xué)檔案的質(zhì)量和科學(xué)管理水平， 逐步實現(xiàn)教學(xué)檔案工作的標(biāo) 準化、規(guī)范化和現(xiàn)代化，更好地為學(xué)校的發(fā)展服務(wù)，依據(jù)中華人民共和國檔案法、國家 教委普通高等學(xué)校檔案管理辦法等法律、法規(guī)，結(jié)合我校的實際情況，特制定本辦法。第二條 凡在教學(xué)管理和教學(xué)活動中直接形成的對學(xué)校和社會當(dāng)前與長遠具有參考價 值和憑證作用的文字、圖表、聲像載體材料均屬教學(xué)檔案。第三條 教學(xué)檔案管理是學(xué)校管理的重要組成部分，應(yīng)實行“三納入”、“四同步”， 即納入教學(xué)計劃、 教學(xué)管理制度和納入各

2、級管理人員崗位責(zé)任， 作為考核教學(xué)質(zhì)量和管理水 平的標(biāo)準之一。 “四同步”即布置、 檢查、 總結(jié)、驗收各項教學(xué)工作時， 要同時布置、 檢查、 總結(jié)、驗收教學(xué)檔案工作。第四條 各教學(xué)管理和教學(xué)業(yè)務(wù)部門應(yīng)明確一位負責(zé)人分管檔案工作， 并指定兼職檔案 員統(tǒng)一管理本部門的教學(xué)文件材料，定期整理并按期向?qū)W校檔案館移交。第二章 歸檔范圍的確定第五條 歸檔材料1. 歸檔的教學(xué)文件材料必須反映學(xué)校的教學(xué)管理、 教學(xué)實踐活動的全過程， 保證完整、 準確、系統(tǒng)。2. 歸檔的教學(xué)文件材料必須對學(xué)校和社會當(dāng)前與長遠具有參考價值和憑證作用。3. 歸檔的主要內(nèi)容包括綜合管理、招生、學(xué)籍變動、學(xué)生獎懲決定、畢業(yè)生工作以及

3、教學(xué)實踐、教材等方面材料。具體內(nèi)容見附件。第六條 不歸檔的文件材料1. 上級有關(guān)教學(xué)的普發(fā)的（非專指高校）、不辦的文件。2. 上級有關(guān)教學(xué)的未定稿的文件。3. 重份文件。4. 無查考利用價值的事務(wù)性臨時性文件。5. 非隸屬單位抄送的不需辦理、也無參考價值的文件。6. 校內(nèi)其他單位發(fā)來的文件。7. 與校外單位交換來的材料。第三章 立卷與歸檔第七條 收集1. 每年新年伊始，各教學(xué)管理部門分管教學(xué)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)向本部門的兼職檔案員 布置收集教學(xué)文件材料的任務(wù)。2. 教學(xué)管理部門應(yīng)向各院系發(fā)放各種文件表格、統(tǒng)一安裝教學(xué)管理系統(tǒng)，使教學(xué)檔案 管理規(guī)范化。3. 兼職檔案員把文件材料分類，并定期整理。4.

4、 歸檔的教學(xué)文件材料必須字跡工整、格式統(tǒng)一。如發(fā)現(xiàn)不規(guī)范的紙張，鉛筆、圓珠 筆、彩筆、純藍鋼筆擬稿的文件，一律退回重新繕寫。5. 檔案館隨時了解、督促、檢查、指導(dǎo)兼職檔案員做好檔案材料的收集工作。第八條 鑒定1. 對收集來的教學(xué)檔案材料進行價值鑒定，看是否有保存價值、長久的參考價值和憑 證作用，確定是否歸檔。2. 對收集來的教學(xué)檔案材料進行保存時間的鑒定，是永久、長期還是短期保存。第九條 組卷1. 根據(jù)教學(xué)文件材料的形成規(guī)律，保持其有機聯(lián)系和便于利用查考的原則進行組卷。 原則上相同內(nèi)容的文件材料組成一卷便于利用， 同一內(nèi)容的文件材料數(shù)量多時可分別組成若 干卷，每卷不超過 200 頁（張）。也可

5、以根據(jù)文件材料的內(nèi)在聯(lián)系，對問題單一，文件較少 者按不同內(nèi)容分別組成薄卷。2. 在不影響卷內(nèi)文件自然形成規(guī)律和有機聯(lián)系的前提下，同一內(nèi)容的卷內(nèi)文件可按永 久、長期、短期順序排列。3. 卷內(nèi)密不可分的文件材料按正件在前、附件在后；印件在前，定稿在后；批復(fù)在前， 請示在后的順序排列。4. 檔案材料紙張一律用 A4 紙。5. 卷內(nèi)材料一律拆掉金屬物，對破損的文件材料應(yīng)進行修補。6. 按順序排頁號，無論單面或雙面，只要有書寫文字，均應(yīng)一面編寫一個頁號，頁號 的位置在非裝訂線一側(cè)的下角。7. 擬定正確的案卷題名。案卷題名一般不超過 50 字，一般包括責(zé)任者、時間、文件主 要內(nèi)容、文種等。8. 檔案數(shù)據(jù)錄

6、入檔案管理系統(tǒng)。9. 裝訂。要求底邊和左邊要齊整，無倒頁，無漏訂。第十條 驗收歸檔1. 移交檔案時交接雙方必須當(dāng)面檢查驗收，檢查文件材料是否完整、齊全，排列書寫 是否符合要求， 標(biāo)題是否確切。 凡不符合規(guī)定要求者， 接收人應(yīng)拒絕接收， 并限期改正補交。2. 填寫移交目錄一式兩份。下面注明檢查人、移交人、接收人姓名及年、月，雙方各 執(zhí)一份。3. 教學(xué)檔案材料于次年 6 月底前歸檔。第四章 教學(xué)檔案的管理第十一條 分類編號1. 按教育部 高等學(xué)校檔案實體分類法與高等學(xué)校檔案管理規(guī)范 的編號法則編檔號。2. 根據(jù)教學(xué)檔案的內(nèi)容和特點，編制用于組成檔號的三級類目代號簡表。3. 教學(xué)類檔案檔號 = 年度

7、號 + 教學(xué)類檔案分類號 + 案卷號模式如下：案卷號按最下位類目流水。屬于教學(xué)管理內(nèi)容的采用自然年度。 其余可采用教學(xué)年度。 涉及學(xué)籍問題的， 可采用入 學(xué)時的年度或畢業(yè)時的年度。第十二條 編目1. 每卷檔案脊背上填寫檔號，也可另行貼上注有檔號的標(biāo)簽，標(biāo)簽下沿的位置距離底 邊 40 毫米處。2. 編制教學(xué)類檔案案卷級、文件級著錄卡，作為手工檢索卡和計算機采集卡使用。3. 登錄教學(xué)檔案目錄。按檔號順序，以案卷為對象填寫。4. 編制各種分類目錄和專題目錄，積累到一定程度后，打印匯編成冊。5. 編制的教學(xué)檔案數(shù)據(jù)輸入計算機數(shù)據(jù)庫，逐步實現(xiàn)與本系統(tǒng)的信息庫聯(lián)網(wǎng)。第十三條 排架、保管1. 按檔號順序從上

8、到下、從左到右排架。2. 保管要求按高等學(xué)校檔案部門業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范執(zhí)行。第十四條 檔案的補充與修改1. 各學(xué)院、處隨時將收集到的教學(xué)文件材料經(jīng)整理后向檔案館補充歸檔，檔案館負責(zé) 教學(xué)檔案的人員應(yīng)及時將補充材料插入卷內(nèi)相應(yīng)的位置，并在卷內(nèi)目錄、帳本上補充填寫。2. 凡已歸檔的文件材料需要修改時，必須經(jīng)所在部門主管領(lǐng)導(dǎo)批準；未經(jīng)批準，不得 修改任何文件材料。第五章 教學(xué)檔案的開發(fā)利用第十五條 借閱1. 我校師生及社會各界人士均可持有效證件查閱開放的教學(xué)檔案。2. 我校教工經(jīng)館長同意可以借出檔案，一定辦理相應(yīng)的借閱手續(xù)。第十六條 咨詢服務(wù)、報道交流1. 指導(dǎo)利用者查找、利用檔案，解答有關(guān)問題。2. 根

9、據(jù)本校需要，開展定期跟蹤服務(wù)。第十七條 編研1. 編輯各種形式的參考資料，如數(shù)據(jù)匯編、專題文摘、論文匯編、信息交流等，為領(lǐng)導(dǎo)和師生服務(wù)。2. 根據(jù)各界對教學(xué)檔案的需求，選題編研。附件教學(xué)類檔案歸檔范圍和保管期限表JX11 綜合序號類目名稱保管期限1上級下達的關(guān)于教學(xué)、學(xué)生管理、工作的文件材料長期2教學(xué)改革、培養(yǎng)目標(biāo)、培養(yǎng)規(guī)格、學(xué)制等方面的指示、規(guī)定、辦法永久3學(xué)校規(guī)劃、實施計劃、有關(guān)教學(xué)的規(guī)章制度、會議記錄、調(diào)研報告、簡報、總結(jié)永久4教學(xué)檢查、評估和各級優(yōu)秀教學(xué)質(zhì)量評獎材料長期5非學(xué)歷教育的培訓(xùn)班、進修班材料長期6統(tǒng)計報表永久7學(xué)生運動會材料長期JX12 學(xué)科與實驗室建設(shè)1上級有關(guān)學(xué)科、專業(yè)設(shè)

10、置及實驗室建設(shè)的文件材料長期2重點學(xué)科、專業(yè)、學(xué)位、實驗室論證等申報、審批材料永久3學(xué)科、專業(yè)、實驗室建設(shè)統(tǒng)計報表永久JX13 招生序號類目名稱保管期限1上級有關(guān)招生工作的文件材料長期2招生計劃、總結(jié)及有關(guān)招生的各類批件長期3新生錄取材料及名冊長期4委培、代培、自費生計劃、合同及名單長期4研究生錄取專業(yè)考試試題及指導(dǎo)教師名冊長期JX14 學(xué)籍管理1學(xué)生學(xué)籍登記表、名冊永久2學(xué)生成績總冊永久3學(xué)籍變更材料（升、留、休、轉(zhuǎn)、退）長期5學(xué)生獎懲材料長期JX15 課堂教學(xué)與教學(xué)實踐1各專業(yè)教學(xué)計劃、教學(xué)大綱長期2課程建設(shè)要求及安排、校歷表、課表長期3教學(xué)實習(xí)計劃、總結(jié)材料長期JX16 學(xué)位1本校學(xué)位評定條例辦法及計劃、總結(jié)長期2學(xué)位委員會會議記錄、決定長期3學(xué)位委員會授予各層次學(xué)位清冊及名單永久4本科生優(yōu)秀學(xué)士學(xué)位論文長期5博士、碩士研究生學(xué)位論文及評審材料長期JX17 畢業(yè)生序號類目名稱保管期限1畢業(yè)生工作計劃、總結(jié)長期2畢業(yè)生供需統(tǒng)計、計劃、合同長期3畢業(yè)生分配方案及調(diào)配派遣名冊長期4畢業(yè)、結(jié)業(yè)證書、學(xué)位證書存根及領(lǐng)取登記表長期5畢業(yè)生質(zhì)量跟蹤調(diào)查和信息反饋材料長期JX18 教材1自編、主編教材長期2自編、主編教學(xué)指導(dǎo)書、