公司事務用品管理制度(doc 8頁).DOC

1、制度名公司事務用品管理規(guī)定電子文件編碼GLWA212頁碼4-1公司事務用品管理規(guī)定一、購買第一條 主管為了統(tǒng)一限量，控制用品規(guī)格以及節(jié)約經(jīng)費開支，所有事務用品的購買，都由事務用品管理 員統(tǒng)一負責。第二條 訂購數(shù)量根據(jù)事務用品庫存量情況以及消耗水平，向主管科長報告，確定訂購數(shù)量。如果事務用印刷 制品需要調整格式的話，或者未來某種事務用品的需求量將發(fā)生變化的話，也一并向主管科 長提出。調整印刷制品格式，必須由使用部門以文書形式提出正式申請，經(jīng)企劃部門審核確定大致的 規(guī)格、紙張質地與數(shù)量；然后，去專門商店采購，選購價格合適、格式相近的印刷制品 第三條 采購方法如果事務用品庫存不多，或者有關部門提出特

2、殊需求，在這種情況下，按照成本最小的原則 ，選擇直接去商店購買，或者采取訂購的方式。第四條 訂購單各部門申請的事務用品中，如果包含著需要訂購的事務用品的話，申請部門還必須另填一份 訂購單，經(jīng)事務用品管理部門確認后，直接向有關商店訂購。事務用品管理部門，必須依據(jù)訂購單，填寫“訂購進度控制卡”，寫明訂購日期、訂購數(shù)量 、單價，以及向何商店訂購等等。第五條 追蹤簽發(fā)人責任人簽名制度名公司事務用品管理規(guī)定電子文件編碼GLWA212頁碼4-2第六條 接貨所訂購事務用品送到后，按送貨單進行驗收，核對品種、規(guī)格、數(shù)量與質量，如果沒問題， 就在送貨單上加蓋印章，表示收到。進而，在訂購進度控制卡上作好登記，寫明

3、到貨日期、數(shù)量等等。第七條 支付收到事務用品后，對照訂貨單與訂購進度控制卡，開具支付傳票，經(jīng)主管科長簽字蓋章，作 好登記，轉交出納科負責支付或結算。第八條 分發(fā)事務用品原則上由總公司統(tǒng)一采購、分發(fā)給各分事業(yè)單位和部門。如果有特殊情況，允許各 營業(yè)所或分廠、分店，在提出“事務用品購買申請書”的前提下，就近采購。在這種情況下，事務用品管理部門有權進行審核，并且把審核結果連同申請書一起交付監(jiān)督 檢查部門保存，以作為日后作用情況報告書的審核與檢查依據(jù)。二、申請與分發(fā)領用第九條 申請手續(xù)各科的申請書必須一式兩份，一份用于分發(fā)事務用品；另一份用于分發(fā)領用事務用品臺賬登 記。在申請書上寫明所要物品、數(shù)量與單

4、價金額。第十條 分發(fā)手續(xù)1.接到各分事業(yè)單位的申請書(兩份)之后，進行核對，并在申請受理冊上作好登記，寫上申 請日期、申請單位、用品規(guī)格與名稱以及數(shù)量；再填寫一份用品分發(fā)傳票給發(fā)送科。 2.發(fā)送科進行核對后，把申請所要全部用品備齊、打包，通過郵局寄給分 事業(yè)單位。簽發(fā)人責任人簽名制度名公司事務用品管理規(guī)定電子文件編碼GLWA212頁碼4-33.用品寄出后作好登記，寫明寄送日期、品名與數(shù)量等。一份申請書連同用品發(fā)出通知書， 轉交用品管理科記賬存檔；另一份作為用品分發(fā)通知，連同寄出包裹一起返回各分事業(yè)單位 。第十一條 報廢處理對決定報廢的事務用品，要作好登記，在報廢處理冊上寫清用品名稱、價格、數(shù)量

5、及報廢處 理有關事項。三、保管第十二條 填寫臺賬所有入庫事務用品，都必須一一填寫臺賬(卡片)。第十三條 保管必須清楚地掌握事務用品庫存情況，經(jīng)常整理與清掃；必要時要實行防蟲等保全措施。 第十四條 盤存事務用品倉庫一年盤點兩次(6月與12月)。盤點工作由科長負責；盤點要求做到賬物一致， 如果不一致必須查找原因，然后調整臺賬，使兩者一致。第十五條 印刷品與紙張管理印刷制品與各種用紙的管理，按照盤存的臺賬為基準，領發(fā)多少，隨時記賬，進行加減，計 算出余量。一旦某批消耗品用完，即寫成書面報告遞交主管。第十六條 持有量調查必須對總公司各部科所擁有的事務用低值易耗品，主要指各種用紙與印刷制品，作出調查。 調查方式是，每月5日就前一月領用量、使用量以及余量(未用量)，作出統(tǒng)計，向上報告。事務用品管理科對報告進行核對，檢查各部科所報統(tǒng)計數(shù)據(jù)，是否與倉庫的各部科領用臺賬 中的記錄相一致。最后把各報告分部科進行編輯保存。簽發(fā)人責任人簽名制度名公司事務用品管理規(guī)定電子文件編碼GLWA212頁碼4-4四、監(jiān)督與調查第十七條 調查科職責1.對總公司各科室進行調抽。(1)核對用品領用傳票與用品臺賬。(2)核對用品申請書與實際使用情況。(3)核對用品領用臺賬與實際用品臺賬。2.對分事業(yè)