企業(yè)檔案管理制度

1、企業(yè)檔案管理制度 一、治理原則： 妥善保管、規(guī)范流程、利用方便、服務經營 二、檔案歸檔 （-）工程資料歸檔 1. 項U投標時期資料的歸檔：項目在開標終止（中標項H）三天內，由商務助 理統(tǒng)一將招標文件原件（含電子檔，如有的話）、投標文件電子檔（含文本文 檔，如有的話）移交給檔案室，并建立一整套該項U的檔案資料庫；關于投 標未中標的項日資料（如招投標文件、工程量清單等資料）由各部門自行留 存，并建立部門項LI資料庫，以方便部門內部查閱。 2. 項H終止后應及時將項日竣工資料（含竣工報告）、竣工圖紙（含電子檔）、 決算審計資料（審計核準定單）移交（項LI經理作為此項工作落實責任人應 親自或責成相關人

2、員負責資料移交）至檔案室。 3. 關于合作方項LI山經營治理部（或直管部門）的商務助理負責追要，關于資 料不完整的項或拒絕給資料的項目，需將資料（招投標文件、合同文件、 清單、竣工報告、審計核準定單等）交接完整后再辦理結款。 （二）企業(yè)資料歸檔制度 1. 關于企業(yè)資質申請、審批、年檢、變更等相關資料完整的電子版本，及紙質文 件應及時歸檔。 2企業(yè)其他重要發(fā)文、收文、制度、章程等重要資料在完成必要的流程（如公示 公司各部門、企業(yè)工商備案后）應及時歸檔。 （三）子公司及直屬分公司資料歸檔 1子公司的檔案資料（包括天雄、漫科、優(yōu)科漫企業(yè)資質證書等資料）應曲主辦 人負責登記移交至檔案室。 2. 直屬分

3、公司資料山分公司商務助理或治理部門的商務助理負責移交。 三、檔案查閱講明 1. 利用者要愛護檔案資料的完整與安全，不準涂改、污損、拆散，丟失和轉 借。 2. 借閱檔案、資料以方便工作，滿足利用為LI的，但必須嚴格履行手續(xù)，凡臨 時（時刻為1日內）在公司查閱檔案人員事如借出檔案室均必須先登記簽字方可 借閱，歸還時清點無誤后山檔案治理人員銷號。 3查閱檔案資料均山檔案治理人員負責查找，任何人員均不能在室內自行查 找。 4. 合作方除有權直截了當查閱合作方自己所承攬的工程資料，證書情形及其他 項LI資料等需合作方治理部門人員負責借調查閱，未經治理部門許可，合作方一 律不可擅自查閱借調檔案，如違反本規(guī)

4、定山此帶來的不利阻礙山檔案治理人員自 行承擔。 5未經治理部門經理許可，不可將任何檔案資料任意發(fā)送電子檔給合作方或公 司以外人員查看，山此帶來不利后果山文件發(fā)送人自行承擔；公司直屬分公司如 需電子檔案需在經營治理部商務助理征得其部門領導同意后方可發(fā)送文件。 6.本公司人員除查閱工作范疇內檔案資料，不可越權查閱檔案資料，如有必要 檔案治理員須請示借閱人員上級部門領導，經同意后方可查閱。 四、借閱資料范疇 凡經領導審批的資質證書、人員證書所有檔案室存檔的檔案資料，可用于借閱， 關于沒有填寫原件借用聯系單（模板見附件一）或填寫的聯系單內容及簽批 不完整，檔案治理員有權拒絕借閱，待原件借用聯系單必填資

5、料補充完整后 方可借閱，關于沒有存檔的資料（如身份證、畢業(yè)證書、職稱證書等）而項目報 名、預審、投標等緣故需要借用的資料請借用人自行聯系證書持有人。 五、借閱流程 （-）項LI報名、預審、投標備案等借用資料流程： 1. 合作方項LI需山合作方提出申請（填寫工作聯系單或原件借用聯系單），如有 必要需將報名、預審、投標借用原件資料（招標文件）要求提供給合作方治 理部門（經營治理部）商務助理核對確認無誤后，山經營治理部經理簽字確 認后遞交給檔案治理員，檔案治理員接到原件借用聯系單后，應趕忙查看， 關于需要和諧的資料應趕忙與相關人員和諧，關于確實無法提供的原件資料 需趕忙明確告知商務助理，山商務助理逐

6、級匯報解決。 2. 公司市場部項LI或其他部門項!_!借用原件需山本部門經理簽字，交山經營治 理部經理簽字確認，再遞交給檔案治理員，檔案治理員接到原件借用聯系單 后，應趕忙查看，關于需要和諧的資料應趕忙與相關人員和諧。 3 用于一樣事務性查閱借調 （1）公司內部人員用于一樣事務性借閱檔案資料，如在公司內查看借閱并承諾 當日歸還的只需在借閱登記本登記簽字即可借閱。 （2）如需帶出公司辦理資質等工作，需填寫原件借用聯系單，寫明借用日期， 承諾歸還日期，請部門領導簽字確認后，轉交經營治理部經理確認（與項LI報名 預審投標無沖突后）方可借用。 （二）原件借用聯系單填寫注意事項： 1 所有證照、合同原件

7、等資料，于限定歸還日期內歸還，逾期借用方每天自愿罰 款辿元/本給東大智能（收到日期以郵件到南京日期為準）。 2.借用方在原件借用期間，應保證原件無任何修改與破舊，如發(fā)覺歸還原件相比 借出時有明顯涂改或者破壞，則東大智能有權對借用方進行處罰。 3借用方（負責人）在證書借用前或借用時簽署原件借用聯系單，收到證件原件 后按照原件借用聯系單清單進行清點，發(fā)覺不符的需趕忙向東大智能提出并發(fā)傳 真，除東大智能同意是技術錯誤，否則，視為所列原件均已借用至借用人。 4借用人如需將此次借用資料用于其他項LI,請?zhí)嵩缣岢錾暾?，若因借用方提?借用信息不準確導致本項U或其他項U受損，山借用方自行承擔。 6.原件借用

8、原件聯系單傳真件有效。 六、變動移交 1人員和負責的項U對應關系發(fā)生變化，從檔案室借出的資料轉交給其他人員應 山雙方至檔案室辦理交接，否則因借閱人失誤導致資料丟失，山此帶來的后果山 借閱人承擔。 2.人員離職時應將所借資料完好無損的歸還至檔案室，檔案治理員負責清點核 銷，如未歸還，不得辦理離職手續(xù)和結算工資。 3如因檔案治理人員變動，應完好無損地移交檔案資料，移交時，交接雙方在移 交清單上簽字，同時應有見證人旁觀見證，并在移交清單上簽字確認，原則上見 證人為檔案室直截了當上級領導，移交清單一式卷份，雙方各執(zhí)壹份，見證人留 存壹份。 4.如因檔案治理員外出或請假等緣故不在公司，山部門領導負責安排代理檔案治