客戶合同管理流程范文

1、客戶合同管理流程范文1. 目的為了明確顧客要求，使產(chǎn)品銷售合同的各項要求規(guī)定的具體、明確、合理， 并確定提供滿足合同要求的能力，特制定本程序。2. 適用范圍本程序適用于常規(guī)合同和特殊合同的評審與管理。3. 引用文件ISO/TS16949: 2002質(zhì)量管理體系汽車行業(yè)生產(chǎn)件和相關(guān)服務業(yè)零件組織應用ISO9001: 2000的特定要求4. 術(shù)語合同評審為確定合同草案或意向達到規(guī)定目標的適宜性、充分性和有效性所進行的審查活動。采用ISO9000 2000版質(zhì)量保證和質(zhì)量管理相關(guān)術(shù)語以及 ISO/TS16949:2002 技術(shù)規(guī)范中相關(guān)的汽車行業(yè)術(shù)語和定義。5. 職責5.1銷售部負責對社會營銷產(chǎn)品的

2、合同組織評審。5.2生產(chǎn)裝備部負責對東風汽車有限公司指令性生產(chǎn)計劃組織評審。5.3財務部負責對合同按合同法要求、價格進行評審。6.工作流程責任部門工作內(nèi)容記錄6.1合同評審分類與范圍，XXXX勺合同分以下四類進行評審：a. 口頭合同：口頭訂單或電話訂單。b. 一般合同：有合同文本的合同及標書、傳真。c. 特殊合同：根據(jù)顧客的要求，產(chǎn)品需進行更改或新產(chǎn)品的 設計和開發(fā)。d. 重大合同：需設計、開發(fā)和投標的重大項目。汽車產(chǎn)品 供需合同相關(guān)單位6.2合同評審的時機：在合同草案簽訂之后，正式合同文本簽訂之 刖。相關(guān)單位6.3合同評審內(nèi)容：合同評審 表6.3.1產(chǎn)品的名稱、規(guī)格型號、技術(shù)及質(zhì)量要求以及顧

3、客的特殊要 求是否已明確。6.3.2交貨數(shù)量、日期、價格、交付方式、結(jié)算方式、爭端處理應 有明確的文字說明并已理解。6.3.3對合同附件，如顧客的特殊要求、有關(guān)標準、生產(chǎn)條件、技 術(shù)能力能否滿足合同要求進行評審。6.3.4必須滿足顧客所有要求，同時對任何與顧客要求不一致的地 方要求得到解決。6.3.5對顧客提出的質(zhì)量管理體系的要求應進行評審，并滿足其要求。6.3.6投標書及產(chǎn)品建議書。銷售部6.4合同評審方法6.4.1 口頭合同的評審責任部門工作內(nèi)容記錄641.1 口頭合同由銷售部填寫“客戶要貨電話記錄卡”，明確產(chǎn) 品名稱、規(guī)格、數(shù)量、價格、質(zhì)量及交貨期要求，由授權(quán)的銷售 部長簽字，作為合同評

4、審的依據(jù)?？蛻粢?電話記錄 卡銷售部6.4.2 一般合同的評審銷售部642.1滿足以下三個條件的一般合同由銷售員直接評審a. 合同的產(chǎn)品名稱、規(guī)格型號、質(zhì)量要求與 XXXX現(xiàn)生產(chǎn)產(chǎn) 品沒有差別（即成熟產(chǎn)品）；b. 合同數(shù)量較?。ㄈ暌洸淮笥?5000輛份），交貨期按月 進行，采取自提或鐵運能到達的交付方式；c. 合同的產(chǎn)品價格高于或等于外銷合同價，結(jié)算方式為現(xiàn)款 提貨或款到發(fā)貨的。銷售部部長6.4.2.2滿足以下三個條件的合同由銷售部長直接評審a）合同的產(chǎn)品名稱、規(guī)格型號、質(zhì)量要求與XXXX現(xiàn)生產(chǎn)產(chǎn)品沒有差別；b）合同數(shù)量較?。ㄈ暌洸淮笥?8000輛份），交貨期不是 太集中，米取的交貨

5、方式或運輸方式較為靈活；c）合同的產(chǎn)品價格低于外銷合同價，結(jié)算方式屬滾動付款或 需要墊底資金。銷售部642.3對于合同數(shù)量較大（年需要量大于 8000輛份）的一般合 同由銷售部組織生產(chǎn)裝備部評審。銷售部642.4對于上門購貨（即零售），由銷售員直接進行合同評審， 主要評審產(chǎn)品名稱、規(guī)格型號、數(shù)量等。評審方式：銷售員（經(jīng) 辦人）查看產(chǎn)品庫存數(shù)量，若庫存數(shù)量能滿足顧客要貨數(shù)量即可 直接在收發(fā)清單上簽字生效。業(yè)務員6.4.2.5接到顧客的電話、傳真、E-MAIL等訂單時，顧客要求反 饋的，由業(yè)務員視訂單內(nèi)容組織評審，并在顧客要求的時間內(nèi)進 行回復，并進行回復登記。訂單回復 登記表銷售部6.4.2.6

6、合同評審后認為XXXX能滿足顧客的要求時，與顧客正式 簽訂銷售合同，并保存評審記錄和合同文本。6.4.3特殊合同、重大合同評審方法銷售部6.4.3.1特殊合同、重大合同由責任單位組織各相關(guān)單位 /部門以 會議的形式進行評審，對顧客的特殊要求在評審過程中進行討論， 商定措施，并填寫“合同評審記錄”，由主管副總經(jīng)理審批后作為 簽訂正式合同的依據(jù)，確保在期限內(nèi)達到顧客的期望。銷售部 技術(shù)開發(fā)部6.4.3.2對擬設計和開發(fā)的項目，由銷售部會同技術(shù)開發(fā)部通過市 場營銷調(diào)研，提出設計和開發(fā)項目的初步設想，由技術(shù)開發(fā)部形 成“立項可行性分析報告”，包括：顧客意見、競爭對手的質(zhì)量研 究、項目小組綜合經(jīng)驗、顧客

7、業(yè)務計劃、XXXX的營銷策略、初步設想的產(chǎn)品設計和開發(fā)目標及過程指標、產(chǎn)品可靠性研究、顧客 的輸入信息（包括合同、項目建議書、提供樣件及圖紙、用手處 置要求、特殊要求等）。立項可行 性分析報 告技術(shù)開發(fā)部 或銷售部6.4.3.3組織進仃立項可仃性分析報告的編制工作，立項可仃性分 析報告的編制應符合“產(chǎn)品質(zhì)量先期策劃控制程序要求。責任部門工作內(nèi)容記錄銷售部643.4為內(nèi)部顧客代表，對合同的實施進行監(jiān)督，以確保顧客要 求的實現(xiàn)。銷售部6.4.3.5對于顧客有特殊要求的特殊合同，應反饋顧客的特殊要求 到相關(guān)部門，以明確顧客的要求及實現(xiàn)該要求需完成的任務。生產(chǎn)裝備部6.4.4東風汽車有限公司指令性生產(chǎn)

8、計劃的評審技術(shù)開發(fā)部6.4.5將東風汽車有限公司產(chǎn)品工藝路線（分工表）下達給生產(chǎn)裝 備部。生產(chǎn)裝備部6.4.6每月接到東風汽車有限公司生產(chǎn)部下達的月份汽車生產(chǎn)計 劃（預告）后，由生產(chǎn)裝備部每月第一個有效工作日與東風汽車 有限公司生產(chǎn)部一起對計劃所要求生產(chǎn)的路線產(chǎn)品供需合同進行 評審，交貨周期和數(shù)量由供需雙方在合同中注明，評審的方式為： 供需雙方在合同上簽字蓋章后，視為供需合同評審完畢。月份汽車 生產(chǎn)計劃（預告）6.5各類合同簽訂者必須由法人授權(quán)并頒發(fā)“授權(quán)書”。銷售部6.6營銷產(chǎn)品合同的實施銷售部6.6.1根據(jù)年度合同填寫“汽車產(chǎn)品銷售合同記錄”，并預測市場 需要，制定全年銷售計劃，分解實施。

9、汽車產(chǎn)品 銷售合同 記錄銷售部6.6.2根據(jù)全年銷售計劃、月份訂單，制定“月份銷售計劃”，送 生產(chǎn)裝備部制定“月份生產(chǎn)作業(yè)計劃”。月份銷售 計劃銷售部6.6.3在接到市場不確定訂單時，完成合同評審程序后由銷售部填 寫“銷售計劃增減通知單”傳遞到生產(chǎn)裝備部變更生產(chǎn)計劃或產(chǎn) 品發(fā)交計劃。月份生產(chǎn) 作業(yè)計劃銷售部6.6.4每季度對社會營銷產(chǎn)品合同執(zhí)行情況進行監(jiān)督、檢查，如有問題按合同規(guī)定辦理。銷售計劃 增減通知 單銷售部6.6.5在合同執(zhí)行過程中，業(yè)務員通過電話、傳真與顧客保 持聯(lián)系，當合同執(zhí)行困難時，應立即通知顧客。對于顧客提出的 產(chǎn)品改進、質(zhì)量、包裝等要求，須用“信息反饋表”的形式盡快 反饋到相

10、關(guān)部門。信息反饋表銷售部6.7營銷合同的修訂銷售計劃 增減通知 單銷售部6.7.1提出修訂合同，由銷售員必要時以書面的形式將合同修訂信 息通知顧客，必須得到顧客的認可進行修訂。銷售部6.7.2顧客提出修訂合同，信息傳遞到銷售部后，組織評審，評審 后必要時以書面的形式將信息反饋給顧客。銷售部6.7.3合同修訂后，填寫“銷售計劃增減通知單”傳遞到生產(chǎn)裝備 部變更生產(chǎn)計劃或產(chǎn)品發(fā)交計劃。生產(chǎn)裝備部6.8東風汽車有限公司指令性生產(chǎn)計劃的修訂月份生產(chǎn) 作業(yè)調(diào)整 計劃生產(chǎn)裝備部6.8.1對于東風汽車有限公司提出的修訂要求，即其提出的以生產(chǎn) 安排通知單下達的汽車生產(chǎn)調(diào)整計劃，收到調(diào)整計劃當日內(nèi)未提責任部門工

11、作內(nèi)容記錄出異議則視為接受合同修訂要求。生產(chǎn)裝備部6.8.2公司在履行供需合同過程中不能滿足合同要求時，應及時報告東風汽車有限公司生產(chǎn)部，與東風汽車有限公司生產(chǎn)部達成一 致后，將合同修訂要求傳遞給相應部門。生產(chǎn)裝備部6.8.3保存東風汽車有限公司指令性生產(chǎn)計劃評審記錄。相關(guān)單位6.9不管是常規(guī)變更和特殊變更，都應填寫合同更改通知單，及時 準確地發(fā)放相關(guān)部門執(zhí)行。銷售部 生產(chǎn)裝備部6.10所有的合同變更事宜無法同顧客達成共識時，應報主管副總 經(jīng)理決策。銷售部 生產(chǎn)裝備部6.11所有合同和訂單、記錄匯總于“合同和訂單登記表”。于每年 底將所有的合同和執(zhí)行情況記錄于年度營銷計劃及執(zhí)行情況表 內(nèi)，以作分析統(tǒng)計。6.12所有相關(guān)記錄按記錄控制程序整理、保存。7. 支持性文件記錄控制程序 產(chǎn)品質(zhì)量先期策劃控制程序8. 記錄序號名稱保存期編號1汽車產(chǎn)品供需合同3年2合同評審表1年XXXXXS007A3汽車產(chǎn)品銷售合同記錄1年XXXXXS014A4客戶要貨電話記錄卡1年:XXXXXS008A5月份汽車生產(chǎn)計劃（預告）1年XXXXSC