辦公室管理業(yè)務(wù)(一)

1、辦公室管理業(yè)務(wù)（一）辦公室管理業(yè)務(wù)（一） 安徽大學(xué)三級教授、博導(dǎo)安徽大學(xué)三級教授、博導(dǎo) 馬仁杰馬仁杰 二二O O一三年五月一三年五月 2021-8-72 關(guān)于公文處理、印章與關(guān)于公文處理、印章與 檔案管理的若干問題檔案管理的若干問題 一一、公文處理、公文處理 二、印章管理二、印章管理 三、檔案管理三、檔案管理 2021-8-73 一、公文處理一、公文處理 （一（一）發(fā)文程序與辦理）發(fā)文程序與辦理 發(fā)文程序是公文處理的重要環(huán)節(jié)，發(fā)文程序是公文處理的重要環(huán)節(jié)，國家行國家行 政機(jī)關(guān)公文處理辦法政機(jī)關(guān)公文處理辦法第二十四條規(guī)定第二十四條規(guī)定“發(fā)文辦發(fā)文辦 理指以本機(jī)關(guān)名義制發(fā)公文的過程，包括草擬、理指

2、以本機(jī)關(guān)名義制發(fā)公文的過程，包括草擬、 審核、簽發(fā)、復(fù)核、繕印、用印、登記、分發(fā)等審核、簽發(fā)、復(fù)核、繕印、用印、登記、分發(fā)等 程序。程序?！?發(fā)文處理是一個(gè)不斷形成和積累公文的過程；發(fā)文處理是一個(gè)不斷形成和積累公文的過程； 是發(fā)文機(jī)關(guān)履行法定職責(zé)，表達(dá)自身意志和愿望，是發(fā)文機(jī)關(guān)履行法定職責(zé)，表達(dá)自身意志和愿望， 形成、加工和記錄、傳遞有用信息的過程；是由形成、加工和記錄、傳遞有用信息的過程；是由 發(fā)文機(jī)關(guān)眾多工作人員共同參與的集體活動過程。發(fā)文機(jī)關(guān)眾多工作人員共同參與的集體活動過程。 2021-8-74 1、擬稿、擬稿 擬稿即擬定公文文稿，是發(fā)文辦理的初始環(huán)節(jié)，也擬稿即擬定公文文稿，是發(fā)文辦理

3、的初始環(huán)節(jié)，也 是最重要的一個(gè)環(huán)節(jié)。擬稿一般由機(jī)關(guān)或單位的秘是最重要的一個(gè)環(huán)節(jié)。擬稿一般由機(jī)關(guān)或單位的秘 書部門負(fù)責(zé)，具體的由秘書草擬。如果草擬內(nèi)容是書部門負(fù)責(zé)，具體的由秘書草擬。如果草擬內(nèi)容是 在職能部門承辦范圍之內(nèi)的，則由職能部門的工作在職能部門承辦范圍之內(nèi)的，則由職能部門的工作 人員草擬。人員草擬。 擬定公文不同普通的文學(xué)創(chuàng)作，由于公文的特殊性，擬定公文不同普通的文學(xué)創(chuàng)作，由于公文的特殊性， 因而要求擬定的內(nèi)容符合單位的集體意識，具體而因而要求擬定的內(nèi)容符合單位的集體意識，具體而 言，是在領(lǐng)導(dǎo)授意內(nèi)容的基礎(chǔ)上進(jìn)行的寫作。這要言，是在領(lǐng)導(dǎo)授意內(nèi)容的基礎(chǔ)上進(jìn)行的寫作。這要 求秘書部門要收集相

4、關(guān)信息，以正確的政策為指導(dǎo)，求秘書部門要收集相關(guān)信息，以正確的政策為指導(dǎo)， 以領(lǐng)導(dǎo)的意識為方向，對公文進(jìn)行草擬。以領(lǐng)導(dǎo)的意識為方向，對公文進(jìn)行草擬。 擬稿要做到符合法律、法規(guī)和政策要求，內(nèi)容要明擬稿要做到符合法律、法規(guī)和政策要求，內(nèi)容要明 晰，條理要清楚，要體現(xiàn)單位領(lǐng)導(dǎo)的意識，要格式晰，條理要清楚，要體現(xiàn)單位領(lǐng)導(dǎo)的意識，要格式 規(guī)范，文字簡潔。規(guī)范，文字簡潔。 為了更好的擬稿，工作人員要加強(qiáng)政策、理論和相為了更好的擬稿，工作人員要加強(qiáng)政策、理論和相 關(guān)業(yè)務(wù)知識的學(xué)習(xí)，要及時(shí)收集單位的有用信息，關(guān)業(yè)務(wù)知識的學(xué)習(xí)，要及時(shí)收集單位的有用信息， 要學(xué)會總結(jié)領(lǐng)導(dǎo)的意圖，提高文字表達(dá)的能力。要學(xué)會總結(jié)領(lǐng)導(dǎo)

5、的意圖，提高文字表達(dá)的能力。 2021-8-75 2、會商、會商 會商是指發(fā)文單位擬稿的內(nèi)容涉及其他職能部門時(shí)，應(yīng)主會商是指發(fā)文單位擬稿的內(nèi)容涉及其他職能部門時(shí)，應(yīng)主 動與其他職能部門聯(lián)系，進(jìn)行商討，爭取獲得同意和支持，動與其他職能部門聯(lián)系，進(jìn)行商討，爭取獲得同意和支持， 以免越權(quán)或者造成其他矛盾，使得收文單位難以處理。以免越權(quán)或者造成其他矛盾，使得收文單位難以處理。 會商是提高公文的合法性和有效性的重要環(huán)節(jié)，是十分重會商是提高公文的合法性和有效性的重要環(huán)節(jié)，是十分重 要的。如果各個(gè)部門下發(fā)的公文相互沖突，就會導(dǎo)致政令要的。如果各個(gè)部門下發(fā)的公文相互沖突，就會導(dǎo)致政令 不統(tǒng)一，影響公文的效用，

6、使得相關(guān)工作無法順利開展。不統(tǒng)一，影響公文的效用，使得相關(guān)工作無法順利開展。 這就提醒我們在發(fā)文之前進(jìn)行必要的會商、將不統(tǒng)一化為這就提醒我們在發(fā)文之前進(jìn)行必要的會商、將不統(tǒng)一化為 統(tǒng)一是非常重要的。統(tǒng)一是非常重要的。 會商要弄清楚除了發(fā)文機(jī)關(guān)，還涉及哪些部門，如果涉及會商要弄清楚除了發(fā)文機(jī)關(guān)，還涉及哪些部門，如果涉及 其他多個(gè)部門，都需要聯(lián)系，不能遺漏會商對象。會商的其他多個(gè)部門，都需要聯(lián)系，不能遺漏會商對象。會商的 方式有很多種，可以通過電話進(jìn)行聯(lián)系，也可以采用書面方式有很多種，可以通過電話進(jìn)行聯(lián)系，也可以采用書面 文書的形式交流，還可以通過面談、座談等方式進(jìn)行協(xié)商。文書的形式交流，還可以通

7、過面談、座談等方式進(jìn)行協(xié)商。 對于會商的結(jié)果，如果各方達(dá)成統(tǒng)一意見，需要在相關(guān)的對于會商的結(jié)果，如果各方達(dá)成統(tǒng)一意見，需要在相關(guān)的 意見欄內(nèi)注明；如果會商未能統(tǒng)一意見，則需要上報(bào)上級意見欄內(nèi)注明；如果會商未能統(tǒng)一意見，則需要上報(bào)上級 機(jī)關(guān)，由上級機(jī)關(guān)定奪。機(jī)關(guān)，由上級機(jī)關(guān)定奪。 2021-8-76 3、審核、審核 審核是指機(jī)關(guān)或單位秘書部門的領(lǐng)導(dǎo)人或負(fù)責(zé)人，對擬審核是指機(jī)關(guān)或單位秘書部門的領(lǐng)導(dǎo)人或負(fù)責(zé)人，對擬 稿的公文進(jìn)行審查、核準(zhǔn)以及修改。這個(gè)過程是對草擬稿的公文進(jìn)行審查、核準(zhǔn)以及修改。這個(gè)過程是對草擬 的公文進(jìn)行把關(guān)，看其是否符合相關(guān)政策，是否做到了的公文進(jìn)行把關(guān)，看其是否符合相關(guān)政策，是

8、否做到了 真正體現(xiàn)部門的意識，是否交代清楚了需要傳遞的內(nèi)容，真正體現(xiàn)部門的意識，是否交代清楚了需要傳遞的內(nèi)容， 從而確保發(fā)文的質(zhì)量。從而確保發(fā)文的質(zhì)量。 審核過程十分重要，一般是由經(jīng)驗(yàn)豐富的秘書人員或辦審核過程十分重要，一般是由經(jīng)驗(yàn)豐富的秘書人員或辦 公室相關(guān)負(fù)責(zé)人擔(dān)任。通過審核，不僅可以保證公文的公室相關(guān)負(fù)責(zé)人擔(dān)任。通過審核，不僅可以保證公文的 質(zhì)量，而且可以控制發(fā)文的數(shù)量。質(zhì)量，而且可以控制發(fā)文的數(shù)量。 具體而言，審核內(nèi)容包括：具體而言，審核內(nèi)容包括： （1）確認(rèn)是否具有發(fā)文的必要；）確認(rèn)是否具有發(fā)文的必要； （2）確認(rèn)公文的格式是否正確；）確認(rèn)公文的格式是否正確； （3）確認(rèn)公文選用的文

9、種是否恰當(dāng)；）確認(rèn)公文選用的文種是否恰當(dāng)； （4）確認(rèn)公文的內(nèi)容是否符合國家相關(guān)法律法規(guī)，是否正確、全）確認(rèn)公文的內(nèi)容是否符合國家相關(guān)法律法規(guī)，是否正確、全 面地體現(xiàn)了單位的意識，語言是否準(zhǔn)確，結(jié)構(gòu)是否完整，涉及的數(shù)面地體現(xiàn)了單位的意識，語言是否準(zhǔn)確，結(jié)構(gòu)是否完整，涉及的數(shù) 據(jù)、人名、時(shí)間、地點(diǎn)、標(biāo)點(diǎn)等是否無誤等；據(jù)、人名、時(shí)間、地點(diǎn)、標(biāo)點(diǎn)等是否無誤等； （5）確認(rèn)公文的發(fā)文單位是否正確，行文方式是否恰當(dāng)。）確認(rèn)公文的發(fā)文單位是否正確，行文方式是否恰當(dāng)。 針對審核過程中發(fā)現(xiàn)的問題，要及時(shí)進(jìn)行處理和修改，針對審核過程中發(fā)現(xiàn)的問題，要及時(shí)進(jìn)行處理和修改， 以保證公文的權(quán)威性。以保證公文的權(quán)威性。

10、2021-8-77 4、簽發(fā)、簽發(fā) 簽發(fā)是指機(jī)關(guān)或單位的領(lǐng)導(dǎo)對已經(jīng)進(jìn)行審核的公文進(jìn)行最簽發(fā)是指機(jī)關(guān)或單位的領(lǐng)導(dǎo)對已經(jīng)進(jìn)行審核的公文進(jìn)行最 終的審核，并進(jìn)行簽署，決定印發(fā)。簽發(fā)是發(fā)文過程中公終的審核，并進(jìn)行簽署，決定印發(fā)。簽發(fā)是發(fā)文過程中公 文草擬的最終環(huán)節(jié)。公文一旦進(jìn)行簽發(fā)，即刻生效，具有文草擬的最終環(huán)節(jié)。公文一旦進(jìn)行簽發(fā)，即刻生效，具有 法律效力法律效力 進(jìn)行簽發(fā)前，單位的領(lǐng)導(dǎo)要對公文進(jìn)行最后一次的全面審進(jìn)行簽發(fā)前，單位的領(lǐng)導(dǎo)要對公文進(jìn)行最后一次的全面審 查，及時(shí)糾正錯(cuò)誤，確認(rèn)無誤后才能進(jìn)行簽署。簽發(fā)時(shí)，查，及時(shí)糾正錯(cuò)誤，確認(rèn)無誤后才能進(jìn)行簽署。簽發(fā)時(shí)， 領(lǐng)導(dǎo)首先要明確簽署自己的意見，如領(lǐng)導(dǎo)

11、首先要明確簽署自己的意見，如“同意同意”、“發(fā)發(fā)”等，等， 然后簽署自己的姓名和簽署時(shí)間。簽發(fā)后的公文是定稿，然后簽署自己的姓名和簽署時(shí)間。簽發(fā)后的公文是定稿， 是可以作為法律依據(jù)的文件。是可以作為法律依據(jù)的文件。 簽發(fā)時(shí)首先要先對公文內(nèi)容進(jìn)行最后的把關(guān)，確保公文的簽發(fā)時(shí)首先要先對公文內(nèi)容進(jìn)行最后的把關(guān)，確保公文的 質(zhì)量，提高工作效率；其次，簽發(fā)不能越級，各級領(lǐng)導(dǎo)人質(zhì)量，提高工作效率；其次，簽發(fā)不能越級，各級領(lǐng)導(dǎo)人 只能負(fù)責(zé)簽發(fā)自己職責(zé)以內(nèi)的公文；如果相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人不在，只能負(fù)責(zé)簽發(fā)自己職責(zé)以內(nèi)的公文；如果相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人不在， 可以授權(quán)或委托其他負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)簽發(fā)；再次，簽發(fā)時(shí)態(tài)度可以授權(quán)或委托其他負(fù)責(zé)人

12、負(fù)責(zé)簽發(fā)；再次，簽發(fā)時(shí)態(tài)度 要嚴(yán)肅，簽署姓名要寫全稱，不可只寫姓；簽發(fā)的時(shí)間也要嚴(yán)肅，簽署姓名要寫全稱，不可只寫姓；簽發(fā)的時(shí)間也 要清楚注明。要清楚注明。 2021-8-78 5、復(fù)核、復(fù)核 復(fù)核是在繕印公文前，出于慎重以及對公文具有法定效力復(fù)核是在繕印公文前，出于慎重以及對公文具有法定效力 的尊重，秘書部門對定稿履行復(fù)核手續(xù)。這種復(fù)核手續(xù)包的尊重，秘書部門對定稿履行復(fù)核手續(xù)。這種復(fù)核手續(xù)包 括從格式到內(nèi)容的檢查，具體包括復(fù)核公文的格式是否規(guī)括從格式到內(nèi)容的檢查，具體包括復(fù)核公文的格式是否規(guī) 范；復(fù)核公文簽發(fā)手續(xù)是否完整；復(fù)核公文內(nèi)容是否準(zhǔn)確；范；復(fù)核公文簽發(fā)手續(xù)是否完整；復(fù)核公文內(nèi)容是否準(zhǔn)確

13、； 復(fù)核公文行文關(guān)系是否正確。復(fù)核公文行文關(guān)系是否正確。 6、繕印、繕印 繕印是指將公文的定稿印成正式對外發(fā)送的文本?？樣】煽樣∈侵笇⒐牡亩ǜ逵〕烧綄ν獍l(fā)送的文本?？樣】?以先進(jìn)行人工謄寫或者是機(jī)器謄寫，無論采取哪種方式，以先進(jìn)行人工謄寫或者是機(jī)器謄寫，無論采取哪種方式， 都要做到文本清晰、字體適中、裝訂美觀?？樣《傻奈亩家龅轿谋厩逦?、字體適中、裝訂美觀?？樣《傻奈?本是具有法定效力的，是最終的成品。印制文件可以采用本是具有法定效力的，是最終的成品。印制文件可以采用 油印、復(fù)印、膠印、激光打印等多種方式，要在規(guī)定時(shí)間油印、復(fù)印、膠印、激光打印等多種方式，要在規(guī)定時(shí)間 內(nèi)完成指定份數(shù)的

14、印刷。內(nèi)完成指定份數(shù)的印刷。 繕印時(shí)要注意幾個(gè)細(xì)節(jié)。首先是繕印要以定稿為底本，不繕印時(shí)要注意幾個(gè)細(xì)節(jié)。首先是繕印要以定稿為底本，不 能隨意地改動，對原稿也要進(jìn)行保存。其次是繕印機(jī)密文能隨意地改動，對原稿也要進(jìn)行保存。其次是繕印機(jī)密文 件時(shí)，要做好保密工作，由專人負(fù)責(zé)，以免泄露機(jī)密。件時(shí)，要做好保密工作，由專人負(fù)責(zé)，以免泄露機(jī)密。 2021-8-79 7、校對、校對 校對是依據(jù)定稿，對繕印的內(nèi)容進(jìn)行核準(zhǔn)，發(fā)現(xiàn)繕印錯(cuò)誤的校對是依據(jù)定稿，對繕印的內(nèi)容進(jìn)行核準(zhǔn)，發(fā)現(xiàn)繕印錯(cuò)誤的 地方要及時(shí)進(jìn)行修正。校對的基本原則是忠于定稿。校對時(shí)地方要及時(shí)進(jìn)行修正。校對的基本原則是忠于定稿。校對時(shí) 要認(rèn)真仔細(xì)，杜絕錯(cuò)誤

15、，保證公文的法定效力和嚴(yán)肅性。為要認(rèn)真仔細(xì)，杜絕錯(cuò)誤，保證公文的法定效力和嚴(yán)肅性。為 了明確責(zé)任，負(fù)責(zé)繕印和校對的工作人員都應(yīng)當(dāng)在校本上簽了明確責(zé)任，負(fù)責(zé)繕印和校對的工作人員都應(yīng)當(dāng)在校本上簽 名。名。 8、用印或簽署、用印或簽署 用印是指在公文的正本上加蓋機(jī)構(gòu)或單位的公章。用印后的用印是指在公文的正本上加蓋機(jī)構(gòu)或單位的公章。用印后的 公文法律效力即刻生效。簽署是指在公文的正本上由領(lǐng)導(dǎo)人公文法律效力即刻生效。簽署是指在公文的正本上由領(lǐng)導(dǎo)人 簽署姓名或加蓋領(lǐng)導(dǎo)人印章，簽署姓名或加蓋領(lǐng)導(dǎo)人印章后，簽署姓名或加蓋領(lǐng)導(dǎo)人印章，簽署姓名或加蓋領(lǐng)導(dǎo)人印章后， 公文的法律效力即刻生效。公文的法律效力即刻生效。

16、 用印是有要求的。首先，未經(jīng)簽發(fā)的公文不可用??；其次，用印是有要求的。首先，未經(jīng)簽發(fā)的公文不可用?。黄浯?， 用印時(shí)采用的公章要與發(fā)文單位一致；再次，用印時(shí)，若是用印時(shí)采用的公章要與發(fā)文單位一致；再次，用印時(shí)，若是 單獨(dú)蓋章要清晰端正，蓋在成文日期上，上邊緣不能壓住正單獨(dú)蓋章要清晰端正，蓋在成文日期上，上邊緣不能壓住正 文，下邊緣要騎年蓋月；若是聯(lián)合行文的，發(fā)文機(jī)關(guān)都需要文，下邊緣要騎年蓋月；若是聯(lián)合行文的，發(fā)文機(jī)關(guān)都需要 用印（具體的印章管理內(nèi)容放在本講座的第二部分）。用?。ň唧w的印章管理內(nèi)容放在本講座的第二部分）。 2021-8-710 9、登記、登記 登記是指發(fā)文機(jī)關(guān)在用印或者簽署后，在公

17、務(wù)分發(fā)之前，登記是指發(fā)文機(jī)關(guān)在用印或者簽署后，在公務(wù)分發(fā)之前， 將公文的相關(guān)內(nèi)容按照一定的格式進(jìn)行登記，方便查找、將公文的相關(guān)內(nèi)容按照一定的格式進(jìn)行登記，方便查找、 統(tǒng)計(jì)和管理的重要環(huán)節(jié)。統(tǒng)計(jì)和管理的重要環(huán)節(jié)。 登記主要采用簿式登記。登記內(nèi)容包括公文標(biāo)題、發(fā)文日登記主要采用簿式登記。登記內(nèi)容包括公文標(biāo)題、發(fā)文日 期、發(fā)文字號、密級、發(fā)送單位、份數(shù)等。期、發(fā)文字號、密級、發(fā)送單位、份數(shù)等。 10、分發(fā)、分發(fā) 分發(fā)是指發(fā)文機(jī)關(guān)將公文分裝發(fā)送至收文單位。這個(gè)環(huán)節(jié)分發(fā)是指發(fā)文機(jī)關(guān)將公文分裝發(fā)送至收文單位。這個(gè)環(huán)節(jié) 需要及時(shí)進(jìn)行，因?yàn)楣牡臅r(shí)效性很強(qiáng)，尤其是緊急公文需要及時(shí)進(jìn)行，因?yàn)楣牡臅r(shí)效性很強(qiáng)，尤

18、其是緊急公文 更需要迅速傳遞。更需要迅速傳遞。 分發(fā)公文也是有規(guī)定的。分發(fā)之前，要填寫分發(fā)公文也是有規(guī)定的。分發(fā)之前，要填寫發(fā)文通知單發(fā)文通知單 或者是或者是回執(zhí)單回執(zhí)單，然后，將公文裝入封套，填寫收文單，然后，將公文裝入封套，填寫收文單 位的名稱和地址，最后，是封口。如果是急件或者密件，位的名稱和地址，最后，是封口。如果是急件或者密件， 要在封套上表明緊急程度和密級，再按照緊急程度和密級要在封套上表明緊急程度和密級，再按照緊急程度和密級 發(fā)送。發(fā)送。 2021-8-711 （二）收文程序與處理二）收文程序與處理 根據(jù)根據(jù)國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法的的 規(guī)定：規(guī)定：“收文

19、辦理是指對收到公文的辦理收文辦理是指對收到公文的辦理 過程，它包括簽收、登記、分發(fā)、擬辦、過程，它包括簽收、登記、分發(fā)、擬辦、 批辦、承辦、催辦等程序批辦、承辦、催辦等程序” 。 收文程序?qū)儆趯⑹盏降墓倪M(jìn)行加工、收文程序?qū)儆趯⑹盏降墓倪M(jìn)行加工、 處理的過程，它與發(fā)文程序處于同等重要處理的過程，它與發(fā)文程序處于同等重要 的地位，是單位履行工作職責(zé)的條件和保的地位，是單位履行工作職責(zé)的條件和保 證。因此，應(yīng)高度重視。證。因此，應(yīng)高度重視。 2021-8-712 1、簽收、簽收 簽收是指收文機(jī)關(guān)或單位對收到的公文進(jìn)行確認(rèn)、清點(diǎn)、簽收是指收文機(jī)關(guān)或單位對收到的公文進(jìn)行確認(rèn)、清點(diǎn)、 檢查、簽注等。收

20、文人員要在發(fā)文單位隨同公文發(fā)來的檢查、簽注等。收文人員要在發(fā)文單位隨同公文發(fā)來的 發(fā)文通知單發(fā)文通知單或或回執(zhí)單回執(zhí)單上進(jìn)行簽字。上進(jìn)行簽字。 簽收是收文程序的第一步，通常由各機(jī)關(guān)、單位秘書部門簽收是收文程序的第一步，通常由各機(jī)關(guān)、單位秘書部門 所屬的收發(fā)室進(jìn)行，稱為外收文。然后，當(dāng)收發(fā)人員簽署所屬的收發(fā)室進(jìn)行，稱為外收文。然后，當(dāng)收發(fā)人員簽署 完畢后，及時(shí)交給辦公室人員接收，稱為內(nèi)收文。如果是完畢后，及時(shí)交給辦公室人員接收，稱為內(nèi)收文。如果是 注明送呈領(lǐng)導(dǎo)的注明送呈領(lǐng)導(dǎo)的“親啟親啟”公文，則應(yīng)該直接交給領(lǐng)導(dǎo)本人公文，則應(yīng)該直接交給領(lǐng)導(dǎo)本人 或者是交給領(lǐng)導(dǎo)指定的秘書?；蛘呤墙唤o領(lǐng)導(dǎo)指定的秘書。

21、 2、登記、登記 登記是指收文機(jī)關(guān)對收到的公文進(jìn)行一定形式、內(nèi)容的記登記是指收文機(jī)關(guān)對收到的公文進(jìn)行一定形式、內(nèi)容的記 錄，從而便于查找、管理，也可以作為交接公文的憑據(jù)。錄，從而便于查找、管理，也可以作為交接公文的憑據(jù)。 公文登記的方式可以采用登記簿式、卡片式或電腦登記。公文登記的方式可以采用登記簿式、卡片式或電腦登記。 登記簿式即按照事先定好的流水號形式進(jìn)行記錄，容易保登記簿式即按照事先定好的流水號形式進(jìn)行記錄，容易保 存，然而按照內(nèi)容查找時(shí)不方便。卡片式即以單獨(dú)的卡片存，然而按照內(nèi)容查找時(shí)不方便?？ㄆ郊匆詥为?dú)的卡片 對各個(gè)公文進(jìn)行記錄，這種形式很靈活，可以按照發(fā)文單對各個(gè)公文進(jìn)行記錄，這

22、種形式很靈活，可以按照發(fā)文單 位進(jìn)行歸檔，但是卡片容易散落。電腦式是將公文的主要位進(jìn)行歸檔，但是卡片容易散落。電腦式是將公文的主要 信息，如標(biāo)題、發(fā)文單位、主題詞進(jìn)行登記，這種方式最信息，如標(biāo)題、發(fā)文單位、主題詞進(jìn)行登記，這種方式最 容易檢索，是現(xiàn)代文秘辦公的主要形式。容易檢索，是現(xiàn)代文秘辦公的主要形式。 2021-8-713 3、分發(fā)、分發(fā) 分發(fā)是指收文機(jī)關(guān)或單位將收到的公文送達(dá)有關(guān)分發(fā)是指收文機(jī)關(guān)或單位將收到的公文送達(dá)有關(guān) 部門告知或處理。分發(fā)文件需要按照緊急程度、部門告知或處理。分發(fā)文件需要按照緊急程度、 密級、部門職責(zé)、文件性質(zhì)等進(jìn)行。密級、部門職責(zé)、文件性質(zhì)等進(jìn)行。 文件可以分為閱讀

23、件和辦理件。閱讀件是多為信文件可以分為閱讀件和辦理件。閱讀件是多為信 息的告知，如簡報(bào)、抄送文件的內(nèi)容等。辦理件息的告知，如簡報(bào)、抄送文件的內(nèi)容等。辦理件 是指需要部門辦理的文件，一般先由秘書部門提是指需要部門辦理的文件，一般先由秘書部門提 出擬辦意見，然后進(jìn)行批辦、承辦等。出擬辦意見，然后進(jìn)行批辦、承辦等。 分發(fā)文件是有要求的。如果分發(fā)的是閱讀件，分分發(fā)文件是有要求的。如果分發(fā)的是閱讀件，分 發(fā)前要附上發(fā)前要附上文件傳閱單文件傳閱單；如果分發(fā)的是辦理；如果分發(fā)的是辦理 件，分發(fā)前要附上件，分發(fā)前要附上收文處理單收文處理單。如果分發(fā)的。如果分發(fā)的 是給各部門的文件，分發(fā)前要填寫是給各部門的文件

24、，分發(fā)前要填寫文件交辦文件交辦 單單；如果分發(fā)的是給領(lǐng)導(dǎo)直接辦理的文件，分；如果分發(fā)的是給領(lǐng)導(dǎo)直接辦理的文件，分 發(fā)前要填寫發(fā)前要填寫送領(lǐng)導(dǎo)人文件登記單送領(lǐng)導(dǎo)人文件登記單。 2021-8-714 4、擬辦、擬辦 擬辦是指秘書部門根據(jù)文件內(nèi)容對公文提出的初擬辦是指秘書部門根據(jù)文件內(nèi)容對公文提出的初 步辦理意見，相當(dāng)于請示或建議，供領(lǐng)導(dǎo)參考。步辦理意見，相當(dāng)于請示或建議，供領(lǐng)導(dǎo)參考。 擬辦是收文處理中的重要環(huán)節(jié)，它會直接影響公擬辦是收文處理中的重要環(huán)節(jié)，它會直接影響公 文的最終處理結(jié)果。文的最終處理結(jié)果。 擬辦也是有要求的。為了提高效率，首先，秘書擬辦也是有要求的。為了提高效率，首先，秘書 要熟悉

25、相關(guān)政策，熟悉自己部門的情況，熟悉公要熟悉相關(guān)政策，熟悉自己部門的情況，熟悉公 文辦理的程序；其次，要認(rèn)真研究收到的公文，文辦理的程序；其次，要認(rèn)真研究收到的公文， 對問題仔細(xì)考量，提出細(xì)致的解決方案，要條理對問題仔細(xì)考量，提出細(xì)致的解決方案，要條理 清楚，簡明扼要。清楚，簡明扼要。 擬辦的意見一般附在擬辦的意見一般附在文件交辦單文件交辦單的擬辦欄中，的擬辦欄中， 并附上擬辦人姓名以及擬辦日期。并附上擬辦人姓名以及擬辦日期。 2021-8-715 5、批辦、批辦 批辦是指機(jī)關(guān)或單位的領(lǐng)導(dǎo)針對公文提出的問題，在擬辦批辦是指機(jī)關(guān)或單位的領(lǐng)導(dǎo)針對公文提出的問題，在擬辦 意見的基礎(chǔ)上，對文件作出批示或

26、指示。批辦時(shí)，要表明意見的基礎(chǔ)上，對文件作出批示或指示。批辦時(shí)，要表明 對擬辦意見的態(tài)度。對擬辦意見的態(tài)度。 擬辦意見只是參考性的建議，而批辦則是單位負(fù)責(zé)人作出擬辦意見只是參考性的建議，而批辦則是單位負(fù)責(zé)人作出 的決策，兩者的意義是不同的。的決策，兩者的意義是不同的。 批辦的意見一般附在批辦的意見一般附在文件處理單文件處理單的批辦欄中，并附上的批辦欄中，并附上 批辦人姓名以及批辦日期。批辦人姓名以及批辦日期。 6、承辦、承辦 承辦是指有關(guān)部門根據(jù)批辦的意見具體辦理事務(wù)。承辦是指有關(guān)部門根據(jù)批辦的意見具體辦理事務(wù)。 承辦承辦 屬于收文的中心環(huán)節(jié)。通過承辦，各方的意見才能得以落屬于收文的中心環(huán)節(jié)。

27、通過承辦，各方的意見才能得以落 實(shí)。實(shí)。 承辦是有嚴(yán)格的時(shí)效性要求的，因而承辦部門應(yīng)對收到的承辦是有嚴(yán)格的時(shí)效性要求的，因而承辦部門應(yīng)對收到的 文件及時(shí)辦理，尤其是對于緊急公文，更要設(shè)定明確的辦文件及時(shí)辦理，尤其是對于緊急公文，更要設(shè)定明確的辦 理時(shí)限，以免貽誤時(shí)機(jī)，影響工作。理時(shí)限，以免貽誤時(shí)機(jī)，影響工作。 2021-8-716 7、催辦、催辦 催辦是指機(jī)關(guān)或單位的秘書部門對公文承辦的情況進(jìn)行監(jiān)催辦是指機(jī)關(guān)或單位的秘書部門對公文承辦的情況進(jìn)行監(jiān) 督、檢查，以免公文擠壓，延誤事情。督、檢查，以免公文擠壓，延誤事情。 催辦有多種形式?？梢酝ㄟ^電話的形式，提醒承辦單位；催辦有多種形式。可以通過電話

28、的形式，提醒承辦單位； 可以填寫可以填寫催辦單催辦單，以書面文字的形式提醒；也可以舉，以書面文字的形式提醒；也可以舉 辦座談會或面談，進(jìn)行催詢；還可以直接登門，口頭進(jìn)行辦座談會或面談，進(jìn)行催詢；還可以直接登門，口頭進(jìn)行 催辦。一般要求對緊急公文跟蹤催辦，重要公文重點(diǎn)催辦，催辦。一般要求對緊急公文跟蹤催辦，重要公文重點(diǎn)催辦， 一般公文定期催辦。一般公文定期催辦。 8、注辦、注辦 注辦是由承辦人在文書處理單上簡要注記公文的處理情況，注辦是由承辦人在文書處理單上簡要注記公文的處理情況， 以備日后查考和公文的整理，使公文處理的來龍去脈留下以備日后查考和公文的整理，使公文處理的來龍去脈留下 清晰的記錄。

29、清晰的記錄。 注辦一般包括以下內(nèi)容：注辦一般包括以下內(nèi)容： 一般的傳閱文件，在有關(guān)人員一般的傳閱文件，在有關(guān)人員 傳閱完畢后，由文書人員注明閱畢的日期；傳閱完畢后，由文書人員注明閱畢的日期； 需要辦理復(fù)需要辦理復(fù) 文的文件，辦完后由文書人員注明文的文件，辦完后由文書人員注明“已復(fù)文已復(fù)文”，并注上復(fù)，并注上復(fù) 文的日期和文號；文的日期和文號； 用口頭或電話答復(fù)的文件，文書人員用口頭或電話答復(fù)的文件，文書人員 要注明時(shí)間、地點(diǎn)、接談或接話人、主要內(nèi)容等，并由承要注明時(shí)間、地點(diǎn)、接談或接話人、主要內(nèi)容等，并由承 辦人簽字；辦人簽字； 不需復(fù)文的文件，文書人員要注明不需復(fù)文的文件，文書人員要注明“已

30、辦已辦”、 “已閱已閱”、“已摘記已摘記”等字樣。等字樣。 2021-8-717 （三）文書立卷與歸檔三）文書立卷與歸檔 1、文書立卷及其意義、文書立卷及其意義 文書立卷是指將一定時(shí)期內(nèi)（一般為一年）處理完畢文書立卷是指將一定時(shí)期內(nèi)（一般為一年）處理完畢 的、具有保存價(jià)值的公文，按照一定的規(guī)律和聯(lián)系進(jìn)行系的、具有保存價(jià)值的公文，按照一定的規(guī)律和聯(lián)系進(jìn)行系 統(tǒng)的整理，形成一個(gè)個(gè)案卷的工作。統(tǒng)的整理，形成一個(gè)個(gè)案卷的工作。 通過文書立卷，既可以有效地利用公文，又可以有效通過文書立卷，既可以有效地利用公文，又可以有效 地保護(hù)公文，它是將公文轉(zhuǎn)化為檔案的必不可少的環(huán)節(jié)。地保護(hù)公文，它是將公文轉(zhuǎn)化為檔案

31、的必不可少的環(huán)節(jié)。 2021-8-718 2、文書立卷的原則、文書立卷的原則 （1）保持公文之間的歷史聯(lián)系）保持公文之間的歷史聯(lián)系 文書立卷，不能隨意組合，而是要遵循公文之間的客觀文書立卷，不能隨意組合，而是要遵循公文之間的客觀 規(guī)律，保持公文之間的聯(lián)系，在此基礎(chǔ)上進(jìn)行立卷。也唯有規(guī)律，保持公文之間的聯(lián)系，在此基礎(chǔ)上進(jìn)行立卷。也唯有 此，才能真實(shí)地再現(xiàn)公務(wù)活動的過程，使得公文真正成為再此，才能真實(shí)地再現(xiàn)公務(wù)活動的過程，使得公文真正成為再 現(xiàn)公務(wù)活動的載體?，F(xiàn)公務(wù)活動的載體。 （2）便于查找和利用）便于查找和利用 為了做到這一點(diǎn)，首先，要選擇合適的組卷方法，案卷為了做到這一點(diǎn)，首先，要選擇合適的

32、組卷方法，案卷 排列要也要合理；其次，每個(gè)案卷內(nèi)的文件數(shù)量要適宜，文排列要也要合理；其次，每個(gè)案卷內(nèi)的文件數(shù)量要適宜，文 件的份數(shù)不宜太多，也不宜太少，一般提倡立小卷；最后，件的份數(shù)不宜太多，也不宜太少，一般提倡立小卷；最后， 重要文件和次要文件要分開。重要文件利用頻率高，可以相重要文件和次要文件要分開。重要文件利用頻率高，可以相 對細(xì)分，單獨(dú)裝訂；次要文件參考價(jià)值不大，可以較為集中。對細(xì)分，單獨(dú)裝訂；次要文件參考價(jià)值不大，可以較為集中。 2021-8-719 （3）區(qū)分文件的保存價(jià)值）區(qū)分文件的保存價(jià)值 文書立卷時(shí)，要根據(jù)文件的保存價(jià)值進(jìn)行劃分。具體文書立卷時(shí)，要根據(jù)文件的保存價(jià)值進(jìn)行劃分。

33、具體 方法有以下幾種：方法有以下幾種： A 按照文件的密級進(jìn)行立卷。按照文件的密級進(jìn)行立卷。 對有密級的文件，應(yīng)該按照不同的密級進(jìn)行劃分，對有密級的文件，應(yīng)該按照不同的密級進(jìn)行劃分， 這是因?yàn)椴煌拿芗壱?guī)定著文件有不同的使用范圍，因而這是因?yàn)椴煌拿芗壱?guī)定著文件有不同的使用范圍，因而 在文件立卷時(shí)，不同密級的公文要區(qū)分開來，同一密級的在文件立卷時(shí)，不同密級的公文要區(qū)分開來，同一密級的 文件可以組成同一個(gè)案卷。文件可以組成同一個(gè)案卷。 B 按照文件的保管期限進(jìn)行立卷。按照文件的保管期限進(jìn)行立卷。 根據(jù)國家檔案局公布的根據(jù)國家檔案局公布的關(guān)于文書檔案保管期限的規(guī)關(guān)于文書檔案保管期限的規(guī) 定定，案卷

34、的保管期限分為永久、長期（，案卷的保管期限分為永久、長期（16年至年至50年左年左 右）和短期（右）和短期（15年以下）三種。區(qū)分案卷的保管期限是由年以下）三種。區(qū)分案卷的保管期限是由 案卷的價(jià)值大小決定的。案卷的價(jià)值大小決定的。 C 按照文件的載體劃分進(jìn)行立卷。按照文件的載體劃分進(jìn)行立卷。 現(xiàn)在文件的載體形式并不局限于紙張，還有照片、錄現(xiàn)在文件的載體形式并不局限于紙張，還有照片、錄 音、磁盤等多種形式，因而在文件立卷時(shí)，不同載體的文音、磁盤等多種形式，因而在文件立卷時(shí)，不同載體的文 件要分別立卷。如果不同載體形式的文件存在歷史聯(lián)系，件要分別立卷。如果不同載體形式的文件存在歷史聯(lián)系， 則可以在

35、案卷最后的備考表中注明，從而方便查找。則可以在案卷最后的備考表中注明，從而方便查找。 2021-8-720 3、文書立卷的方法、文書立卷的方法 文書立卷的方法主要有以下六種：文書立卷的方法主要有以下六種： （1）按照文件作者進(jìn)行立卷）按照文件作者進(jìn)行立卷 即按照公文的發(fā)文機(jī)關(guān)，將同一制發(fā)機(jī)關(guān)的公文放在即按照公文的發(fā)文機(jī)關(guān)，將同一制發(fā)機(jī)關(guān)的公文放在 一起立卷。這樣可以清楚反映同一作者的公務(wù)活動。一起立卷。這樣可以清楚反映同一作者的公務(wù)活動。 （2）按照時(shí)間進(jìn)行立卷）按照時(shí)間進(jìn)行立卷 即將屬于同一時(shí)間段的公文放在一起立卷。公文立卷即將屬于同一時(shí)間段的公文放在一起立卷。公文立卷 一般都是按照年度進(jìn)行

36、劃分的，這樣可以反映機(jī)關(guān)或單位一般都是按照年度進(jìn)行劃分的，這樣可以反映機(jī)關(guān)或單位 在某一段時(shí)間的內(nèi)的工作狀況。在某一段時(shí)間的內(nèi)的工作狀況。 （3）按照內(nèi)容進(jìn)行立卷）按照內(nèi)容進(jìn)行立卷 即將屬于同一內(nèi)容特征的公文放在一起立卷。通過這即將屬于同一內(nèi)容特征的公文放在一起立卷。通過這 種方法，可以清楚了解圍繞這一內(nèi)容工作的發(fā)展?fàn)顩r。種方法，可以清楚了解圍繞這一內(nèi)容工作的發(fā)展?fàn)顩r。 （4）按照文種進(jìn)行立卷）按照文種進(jìn)行立卷 即將屬于同一文種的公文放在一起立卷。通過這種方即將屬于同一文種的公文放在一起立卷。通過這種方 法，方便對同一文種的公文進(jìn)行查找。法，方便對同一文種的公文進(jìn)行查找。 2021-8-721

37、 （5）按照地區(qū)進(jìn)行立卷）按照地區(qū)進(jìn)行立卷 即將公文內(nèi)容涉及的同一地區(qū)的文件放在一起立卷。即將公文內(nèi)容涉及的同一地區(qū)的文件放在一起立卷。 通過這種方法，可以直觀了解到同一地區(qū)工作的情況。通過這種方法，可以直觀了解到同一地區(qū)工作的情況。 （6）按照通訊者進(jìn)行立卷）按照通訊者進(jìn)行立卷 即按照收文機(jī)關(guān)的名稱將公文放在一起立卷。通過這即按照收文機(jī)關(guān)的名稱將公文放在一起立卷。通過這 種立卷方法，可以直接反映單位之間的工作往來情況。種立卷方法，可以直接反映單位之間的工作往來情況。 以上六種立卷方法，在實(shí)際工作中一般不單獨(dú)使用，以上六種立卷方法，在實(shí)際工作中一般不單獨(dú)使用， 而是相互結(jié)合使用的。具體結(jié)合情況

38、一般是將具有共同特而是相互結(jié)合使用的。具體結(jié)合情況一般是將具有共同特 征的文件靈活組合，既可以清楚地反映公文之間的歷史關(guān)征的文件靈活組合，既可以清楚地反映公文之間的歷史關(guān) 聯(lián)，又方便利用。詳細(xì)地組合情況比較復(fù)雜，也很專業(yè)，聯(lián)，又方便利用。詳細(xì)地組合情況比較復(fù)雜，也很專業(yè)， 在此恕不一一列舉。因?yàn)樗菣n案專業(yè)工作人員的具體工在此恕不一一列舉。因?yàn)樗菣n案專業(yè)工作人員的具體工 作，在此不予詳述。作，在此不予詳述。 2021-8-722 4、文書立卷的過程、文書立卷的過程 文書立卷的過程，一般包括：文書立卷的過程，一般包括： （1）平時(shí)整理，是指將公文處理完畢后，將公文歸入相）平時(shí)整理，是指將公文處

39、理完畢后，將公文歸入相 應(yīng)的類目。公文處理完畢后，切忌將公文隨處亂扔，而應(yīng)應(yīng)的類目。公文處理完畢后，切忌將公文隨處亂扔，而應(yīng) 按照立卷類目認(rèn)真歸類，將文件整理平日化，這樣，既可按照立卷類目認(rèn)真歸類，將文件整理平日化，這樣，既可 以避免文件丟失、混亂，也方便公文利用。以避免文件丟失、混亂，也方便公文利用。 （2）正式立卷，一般機(jī)關(guān)或單位都會在年底對本單位同）正式立卷，一般機(jī)關(guān)或單位都會在年底對本單位同 一年度的文件進(jìn)行立卷。一年度的文件進(jìn)行立卷。 立卷之前，首先，要認(rèn)真整理公文，進(jìn)行歸類，看公立卷之前，首先，要認(rèn)真整理公文，進(jìn)行歸類，看公 文收集是否齊全，分類是否科學(xué)；其次，將同一案卷內(nèi)的文收集

40、是否齊全，分類是否科學(xué)；其次，將同一案卷內(nèi)的 文件，按照一定的規(guī)律和歷史關(guān)聯(lián)進(jìn)行先后順序的排列；文件，按照一定的規(guī)律和歷史關(guān)聯(lián)進(jìn)行先后順序的排列； 再次，為這一案卷擬寫案卷標(biāo)題，做到簡明扼要，可以清再次，為這一案卷擬寫案卷標(biāo)題，做到簡明扼要，可以清 楚反映該卷內(nèi)容，方便日后查找；接著，填寫卷內(nèi)目錄和楚反映該卷內(nèi)容，方便日后查找；接著，填寫卷內(nèi)目錄和 備考表，卷內(nèi)目錄按照案卷內(nèi)文件順序和規(guī)定的格式進(jìn)行備考表，卷內(nèi)目錄按照案卷內(nèi)文件順序和規(guī)定的格式進(jìn)行 填寫，備考表中則需要注出本案卷的大致情況；最后，填填寫，備考表中則需要注出本案卷的大致情況；最后，填 寫案卷封面并進(jìn)行裝訂。寫案卷封面并進(jìn)行裝訂。

41、 （3）按時(shí)歸檔，正式立卷結(jié)束后，需要定期將立好的案）按時(shí)歸檔，正式立卷結(jié)束后，需要定期將立好的案 卷向本單位檔案部門（檔案館或檔案室）移交。卷向本單位檔案部門（檔案館或檔案室）移交。 2021-8-723 5、文書歸檔、文書歸檔 中華人民共和國檔案法中華人民共和國檔案法第十條規(guī)定第十條規(guī)定“對國家規(guī)定的應(yīng)當(dāng)立卷歸檔的材料，對國家規(guī)定的應(yīng)當(dāng)立卷歸檔的材料， 必須按照規(guī)定，定期向本單位檔案機(jī)構(gòu)或者檔案工作人員移交，集中管理，任何個(gè)必須按照規(guī)定，定期向本單位檔案機(jī)構(gòu)或者檔案工作人員移交，集中管理，任何個(gè) 人不得據(jù)為己有人不得據(jù)為己有” 。所以，歸檔是文書處理工作不可缺少的程序。同時(shí)，歸檔也是。所以

42、，歸檔是文書處理工作不可缺少的程序。同時(shí)，歸檔也是 文書由文件轉(zhuǎn)化為檔案的標(biāo)志，是積累檔案的重要手段。文書由文件轉(zhuǎn)化為檔案的標(biāo)志，是積累檔案的重要手段。 （1）歸檔時(shí)間）歸檔時(shí)間 即部門的秘書部門向檔案部門移交案卷的時(shí)間。根據(jù)即部門的秘書部門向檔案部門移交案卷的時(shí)間。根據(jù)機(jī)關(guān)檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)機(jī)關(guān)檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè) 規(guī)范規(guī)范的規(guī)定，一般在次年的規(guī)定，一般在次年6月底以前移交。這樣有利于保持部門一個(gè)年度的案卷月底以前移交。這樣有利于保持部門一個(gè)年度的案卷 的完整性。的完整性。 （2）歸檔范圍）歸檔范圍 歸檔的范圍包括本單位形成的、上級單位下發(fā)的以及下屬單位上報(bào)的所有有保歸檔的范圍包括本單位形成的、上

43、級單位下發(fā)的以及下屬單位上報(bào)的所有有保 存價(jià)值和參考價(jià)值的文件材料。存價(jià)值和參考價(jià)值的文件材料。 （3）歸檔要求）歸檔要求 歸檔文件要齊全、完整；歸檔文件要齊全、完整； 要保持文件之間的歷史聯(lián)系；要保持文件之間的歷史聯(lián)系； 要按照規(guī)定填寫案卷封面；要按照規(guī)定填寫案卷封面； 要編制完整的案卷目錄。要編制完整的案卷目錄。 （4）歸檔手續(xù)）歸檔手續(xù) 秘書部門向檔案部門移交案卷時(shí)，檔案部門需要對案卷進(jìn)行檢查，要查看案卷秘書部門向檔案部門移交案卷時(shí)，檔案部門需要對案卷進(jìn)行檢查，要查看案卷 的格式，即案卷目錄、卷內(nèi)目錄填寫是否正確，卷內(nèi)文件的編寫質(zhì)量是否合格等。的格式，即案卷目錄、卷內(nèi)目錄填寫是否正確，卷

44、內(nèi)文件的編寫質(zhì)量是否合格等。 對合格的案卷，需要填寫案卷移交清單，一式三份；對不合格的案卷，則需要退回對合格的案卷，需要填寫案卷移交清單，一式三份；對不合格的案卷，則需要退回 秘書部門，重新整理。秘書部門，重新整理。 2021-8-724 二、印章管理二、印章管理 印章主要指各級各類機(jī)關(guān)或單位的公章和領(lǐng)導(dǎo)人的名章，它是領(lǐng)印章主要指各級各類機(jī)關(guān)或單位的公章和領(lǐng)導(dǎo)人的名章，它是領(lǐng) 導(dǎo)機(jī)關(guān)和領(lǐng)導(dǎo)人職權(quán)的象征。凡是法定的機(jī)關(guān)或組織，都有代表自己導(dǎo)機(jī)關(guān)和領(lǐng)導(dǎo)人職權(quán)的象征。凡是法定的機(jī)關(guān)或組織，都有代表自己 職權(quán)的印章。如果管理使用不當(dāng)，會給本機(jī)關(guān)、本單位乃至社會造成職權(quán)的印章。如果管理使用不當(dāng)，會給本機(jī)

45、關(guān)、本單位乃至社會造成 危害，秘書人員必須認(rèn)真對待這項(xiàng)工作。危害，秘書人員必須認(rèn)真對待這項(xiàng)工作。 （一）印章的種類（一）印章的種類 1、正式印章。又稱公章，代表一個(gè)單位的正式署名，具有法定的、正式印章。又稱公章，代表一個(gè)單位的正式署名，具有法定的 權(quán)威性和現(xiàn)實(shí)的證明效力。權(quán)威性和現(xiàn)實(shí)的證明效力。 2、套印章。指印刷單位經(jīng)授權(quán)制版而成，用于印刷大量文件，與、套印章。指印刷單位經(jīng)授權(quán)制版而成，用于印刷大量文件，與 正式印章具有同樣效力。正式印章具有同樣效力。 2021-8-725 3、鋼印。一般加蓋在證明性公文或證件的相片上，、鋼印。一般加蓋在證明性公文或證件的相片上， 其位置在持證件人相片的右下

46、角，起證明持證人身份其位置在持證件人相片的右下角，起證明持證人身份 的作用。的作用。 4、辦事章。是為辦理日常事務(wù)而刻制的一種公務(wù)、辦事章。是為辦理日常事務(wù)而刻制的一種公務(wù) 印章。辦事章不得用于正式文件，以顯示正式印章的印章。辦事章不得用于正式文件，以顯示正式印章的 莊重性。莊重性。 5、領(lǐng)導(dǎo)人簽名章。是根據(jù)機(jī)關(guān)或單位主管用鋼筆、領(lǐng)導(dǎo)人簽名章。是根據(jù)機(jī)關(guān)或單位主管用鋼筆 或毛筆親自簽名制成的印章，其作用是代替領(lǐng)導(dǎo)人的或毛筆親自簽名制成的印章，其作用是代替領(lǐng)導(dǎo)人的 親筆簽名，與領(lǐng)導(dǎo)人的親筆簽名具有同樣的效力。親筆簽名，與領(lǐng)導(dǎo)人的親筆簽名具有同樣的效力。 6、其他印章。主要是指電子印章、收發(fā)章、財(cái)

47、務(wù)、其他印章。主要是指電子印章、收發(fā)章、財(cái)務(wù) 專用章、校對章、封條章、會議專用章等。專用章、校對章、封條章、會議專用章等。 2021-8-726 （二）印章的尺寸規(guī)格（二）印章的尺寸規(guī)格 正式印章的尺寸大小應(yīng)符合下列規(guī)定：正式印章的尺寸大小應(yīng)符合下列規(guī)定： 1、國務(wù)院的正式印章，直徑為、國務(wù)院的正式印章，直徑為6厘米。厘米。 2、省部級機(jī)關(guān)或單位的正式印章直徑為、省部級機(jī)關(guān)或單位的正式印章直徑為5厘米。厘米。 3、下列機(jī)關(guān)或單位的正式印章直徑為、下列機(jī)關(guān)或單位的正式印章直徑為4.5厘米：厘米： （1）副部級的國務(wù)院直屬機(jī)構(gòu)、辦事機(jī)構(gòu)；）副部級的國務(wù)院直屬機(jī)構(gòu)、辦事機(jī)構(gòu)； （2）副部級的國務(wù)院直

48、屬事業(yè)單位；）副部級的國務(wù)院直屬事業(yè)單位； （3）國務(wù)院部委管理的國家局；）國務(wù)院部委管理的國家局； （4）自治州、市、縣級（縣、自治縣、縣級市、旗、）自治州、市、縣級（縣、自治縣、縣級市、旗、 自治旗、特區(qū)、林區(qū)，下同）和市轄區(qū)人民政府以及地區(qū)自治旗、特區(qū)、林區(qū)，下同）和市轄區(qū)人民政府以及地區(qū) （盟）行政公署。（盟）行政公署。 2021-8-727 4、國務(wù)院有關(guān)部委外事用的火漆印，鄉(xiāng)（鎮(zhèn)）人、國務(wù)院有關(guān)部委外事用的火漆印，鄉(xiāng)（鎮(zhèn)）人 民政府的印章，以及駐外使領(lǐng)館的印章，直徑為民政府的印章，以及駐外使領(lǐng)館的印章，直徑為4.2厘米。厘米。 5、國家行政機(jī)關(guān)內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)或直屬單位、企業(yè)事業(yè)、國家行政

49、機(jī)關(guān)內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)或直屬單位、企業(yè)事業(yè) 單位、社會團(tuán)體的印章，直徑不得大于單位、社會團(tuán)體的印章，直徑不得大于4.5厘米。厘米。 6、黨的機(jī)關(guān)的正式印章尺寸規(guī)格一般與同級行政、黨的機(jī)關(guān)的正式印章尺寸規(guī)格一般與同級行政 機(jī)關(guān)的印章相同。機(jī)關(guān)的印章相同。 7、套印章的尺寸大小與正式印章相同。、套印章的尺寸大小與正式印章相同。 8、國務(wù)院的鋼印，直徑為、國務(wù)院的鋼印，直徑為4.2厘米。其他確需使用厘米。其他確需使用 鋼印的單位，其鋼印的直徑最多不得超過鋼印的單位，其鋼印的直徑最多不得超過4.2厘米，不得厘米，不得 小于小于3.5厘米。厘米。 9、其他印章或戳記的尺寸大小由使用單位自行確、其他印章或戳記的尺寸

50、大小由使用單位自行確 定。定。 2021-8-728 （三）印章的管理工作（三）印章的管理工作 1、印章的頒發(fā)和啟用、印章的頒發(fā)和啟用 頒發(fā)正式印章必須正式發(fā)出通知，并通知下級領(lǐng)導(dǎo)頒發(fā)正式印章必須正式發(fā)出通知，并通知下級領(lǐng)導(dǎo) 人派可靠人員來領(lǐng)取。領(lǐng)取印章要有二人同行，持介人派可靠人員來領(lǐng)取。領(lǐng)取印章要有二人同行，持介 紹信或領(lǐng)導(dǎo)人的手跡。在確認(rèn)領(lǐng)取人的身份后，要嚴(yán)紹信或領(lǐng)導(dǎo)人的手跡。在確認(rèn)領(lǐng)取人的身份后，要嚴(yán) 格履行登記、交接、簽收手續(xù)，密封包裝，保證歸途格履行登記、交接、簽收手續(xù)，密封包裝，保證歸途 安全。領(lǐng)取人接回印章后，要向領(lǐng)導(dǎo)人報(bào)告，并交給安全。領(lǐng)取人接回印章后，要向領(lǐng)導(dǎo)人報(bào)告，并交給

51、 專人查明接受。專人查明接受。 啟用新印章，必須在嚴(yán)格履行審批手續(xù)的基礎(chǔ)上進(jìn)啟用新印章，必須在嚴(yán)格履行審批手續(xù)的基礎(chǔ)上進(jìn) 行。凡經(jīng)主管機(jī)構(gòu)批準(zhǔn)使用的印章，須先向所屬機(jī)構(gòu)行。凡經(jīng)主管機(jī)構(gòu)批準(zhǔn)使用的印章，須先向所屬機(jī)構(gòu) 及平行機(jī)關(guān)發(fā)出正式通知，附上啟用印章的印樣，說及平行機(jī)關(guān)發(fā)出正式通知，附上啟用印章的印樣，說 明正式啟用的日期。啟用印章的印模除留底外，還必明正式啟用的日期。啟用印章的印模除留底外，還必 須送上級機(jī)關(guān)備案。同時(shí)，為防止偽造印章，秘書部須送上級機(jī)關(guān)備案。同時(shí)，為防止偽造印章，秘書部 門應(yīng)在印章上刻制暗記，以便識別真假印章。暗記要門應(yīng)在印章上刻制暗記，以便識別真假印章。暗記要 注意保密

52、。注意保密。 2021-8-729 2、印章的保管、印章的保管 秘書部門對于保管和使用印章的人員必須嚴(yán)格審秘書部門對于保管和使用印章的人員必須嚴(yán)格審 查和挑選，并應(yīng)加強(qiáng)平時(shí)的教育和考查。印章應(yīng)選擇查和挑選，并應(yīng)加強(qiáng)平時(shí)的教育和考查。印章應(yīng)選擇 安全保險(xiǎn)的地方存放和保管，如機(jī)要室或辦公室的保安全保險(xiǎn)的地方存放和保管，如機(jī)要室或辦公室的保 險(xiǎn)箱內(nèi)，或存放在辦公桌的抽屜里，則應(yīng)當(dāng)裝配牢固險(xiǎn)箱內(nèi)，或存放在辦公桌的抽屜里，則應(yīng)當(dāng)裝配牢固 的鎖。印章不得委托他人代管。平時(shí)使用印章要注意的鎖。印章不得委托他人代管。平時(shí)使用印章要注意 輕取輕放，避免破損。同時(shí)要注意經(jīng)常洗刷，防止印輕取輕放，避免破損。同時(shí)要注

53、意經(jīng)常洗刷，防止印 泥和其他污物將刻痕填塞，以保持圖案和印文的清晰。泥和其他污物將刻痕填塞，以保持圖案和印文的清晰。 2021-8-730 3、印章的使用管理、印章的使用管理 使用印章，一般應(yīng)經(jīng)本機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人批準(zhǔn)，辦理簽批手使用印章，一般應(yīng)經(jīng)本機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人批準(zhǔn)，辦理簽批手 續(xù)，秘書人員不要擅自做主。文件用印，以文件領(lǐng)導(dǎo)人簽續(xù)，秘書人員不要擅自做主。文件用印，以文件領(lǐng)導(dǎo)人簽 發(fā)簽字為準(zhǔn)；常規(guī)用印，有秘書部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)即可；對發(fā)簽字為準(zhǔn)；常規(guī)用印，有秘書部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)即可；對 一般事務(wù)性的介紹信用印，秘書人員可依照慣例承辦，不一般事務(wù)性的介紹信用印，秘書人員可依照慣例承辦，不 必事事請示。必事事請示。

54、 秘書部門必須建立用印登記簿，登記內(nèi)容包括用印時(shí)秘書部門必須建立用印登記簿，登記內(nèi)容包括用印時(shí) 間、用印單位及姓名、用印份數(shù)、批準(zhǔn)人、經(jīng)辦人等，以間、用印單位及姓名、用印份數(shù)、批準(zhǔn)人、經(jīng)辦人等，以 備查考。備查考。 秘書人員要正確用印。蓋印時(shí)，秘書要握準(zhǔn)公章，蓋秘書人員要正確用印。蓋印時(shí)，秘書要握準(zhǔn)公章，蓋 印要穩(wěn)，不要轉(zhuǎn)動，蘸印泥要輕蘸多次，使每個(gè)字都能均印要穩(wěn)，不要轉(zhuǎn)動，蘸印泥要輕蘸多次，使每個(gè)字都能均 勻地吸上印泥。需蓋印的公文或證明信，放置要端正，桌勻地吸上印泥。需蓋印的公文或證明信，放置要端正，桌 面要平，印文下面可墊一些較軟的紙張或書籍。需裝訂的面要平，印文下面可墊一些較軟的紙張或

55、書籍。需裝訂的 公文，應(yīng)先蓋印后再裝訂。蓋出的印章圖案，必須保持位公文，應(yīng)先蓋印后再裝訂。蓋出的印章圖案，必須保持位 置恰當(dāng)，字體端正，圖形清晰，不能模糊不清。置恰當(dāng)，字體端正，圖形清晰，不能模糊不清。 2021-8-731 4、印章的停用和銷毀、印章的停用和銷毀 機(jī)關(guān)或單位如發(fā)生合并、撤銷、名稱更改的情況，原機(jī)關(guān)或單位如發(fā)生合并、撤銷、名稱更改的情況，原 印章應(yīng)立即停用。停用印章要發(fā)文通知有關(guān)單位，附上印印章應(yīng)立即停用。停用印章要發(fā)文通知有關(guān)單位，附上印 模，說明停用的原因和停用時(shí)間，并宣布原印章失效。廢模，說明停用的原因和停用時(shí)間，并宣布原印章失效。廢 印章必須及時(shí)送交原制發(fā)機(jī)關(guān)封存或銷毀

56、，或按公安部會印章必須及時(shí)送交原制發(fā)機(jī)關(guān)封存或銷毀，或按公安部會 同有關(guān)部門另行制定的規(guī)定處理，不得在原使用單位長期同有關(guān)部門另行制定的規(guī)定處理，不得在原使用單位長期 留存。留存。 原制發(fā)印章的單位，對廢印章應(yīng)當(dāng)?shù)怯涀N。除某些原制發(fā)印章的單位，對廢印章應(yīng)當(dāng)?shù)怯涀N。除某些 重要單位具有保存價(jià)值的印章須存檔保管外，一般單位的重要單位具有保存價(jià)值的印章須存檔保管外，一般單位的 廢印章應(yīng)集中起來，定期銷毀。銷毀印章應(yīng)當(dāng)報(bào)經(jīng)單位負(fù)廢印章應(yīng)集中起來，定期銷毀。銷毀印章應(yīng)當(dāng)報(bào)經(jīng)單位負(fù) 責(zé)人審核批準(zhǔn)。主管印章的人員應(yīng)在銷毀現(xiàn)場實(shí)地監(jiān)銷。責(zé)人審核批準(zhǔn)。主管印章的人員應(yīng)在銷毀現(xiàn)場實(shí)地監(jiān)銷。 2021-8-73

57、2 （四）電子印章的管理（四）電子印章的管理 電子印章是合法的數(shù)字化印章與數(shù)字證書綁定的，用電子印章是合法的數(shù)字化印章與數(shù)字證書綁定的，用 其私鑰進(jìn)行了數(shù)字簽名的權(quán)威性的電子文件，通俗地說，其私鑰進(jìn)行了數(shù)字簽名的權(quán)威性的電子文件，通俗地說， 電子印章就是電子簽名加上印章圖片。電子印章的管理需電子印章就是電子簽名加上印章圖片。電子印章的管理需 要注意以下幾點(diǎn)：要注意以下幾點(diǎn)： 1、電子印章的形狀、印文、圖案、尺寸規(guī)格等外觀、電子印章的形狀、印文、圖案、尺寸規(guī)格等外觀 形式以及法定效力與正式印章相同。形式以及法定效力與正式印章相同。 2、電子印章必須由上級機(jī)關(guān)統(tǒng)一制作頒發(fā)，任何單、電子印章必須由上

58、級機(jī)關(guān)統(tǒng)一制作頒發(fā)，任何單 位不得自行制作使用，也不得私自復(fù)制電子印章軟盤。位不得自行制作使用，也不得私自復(fù)制電子印章軟盤。 3、電子印章及密碼必須由指定的秘書人員保管和使、電子印章及密碼必須由指定的秘書人員保管和使 用。保管人員不得向任何人提供操作程序、電子印章軟盤用。保管人員不得向任何人提供操作程序、電子印章軟盤 及密碼。及密碼。 4、保管電子印章的人員如有變動，應(yīng)立即通知頒發(fā)機(jī)、保管電子印章的人員如有變動，應(yīng)立即通知頒發(fā)機(jī) 關(guān)，以便及時(shí)更改密碼。關(guān)，以便及時(shí)更改密碼。 5、電子印章應(yīng)在專用計(jì)算機(jī)上使用。、電子印章應(yīng)在專用計(jì)算機(jī)上使用。 6、電子印章只用于電子文書，其蓋章位置與紙質(zhì)正式、電

59、子印章只用于電子文書，其蓋章位置與紙質(zhì)正式 公文相同。公文相同。 7、電子印章的停用和銷毀管理要求與正式印章相同。、電子印章的停用和銷毀管理要求與正式印章相同。 2021-8-733 三、檔案管理三、檔案管理 （一）檔案的種類（一）檔案的種類 1、公務(wù)檔案與私人檔案、公務(wù)檔案與私人檔案 公務(wù)檔案是指人們在公務(wù)活動中形成的檔案，其形成公務(wù)檔案是指人們在公務(wù)活動中形成的檔案，其形成 主體主要是公務(wù)機(jī)關(guān)或其他社會組織；私人檔案是指人們主體主要是公務(wù)機(jī)關(guān)或其他社會組織；私人檔案是指人們 在私人活動中形成的檔案，其形成主體主要是個(gè)人。這兩在私人活動中形成的檔案，其形成主體主要是個(gè)人。這兩 個(gè)相對概念解決

60、了檔案的歸屬及所有權(quán)問題。個(gè)相對概念解決了檔案的歸屬及所有權(quán)問題。 2、歷史檔案與現(xiàn)行檔案、歷史檔案與現(xiàn)行檔案 歷史檔案是指形成時(shí)間較早，離現(xiàn)在較久遠(yuǎn)且主要起歷史檔案是指形成時(shí)間較早，離現(xiàn)在較久遠(yuǎn)且主要起 歷史文化作用的檔案；現(xiàn)行檔案是指形成時(shí)間較晚，離現(xiàn)歷史文化作用的檔案；現(xiàn)行檔案是指形成時(shí)間較晚，離現(xiàn) 在較近且主要起現(xiàn)實(shí)參考作用，即對人們的現(xiàn)實(shí)工作、生在較近且主要起現(xiàn)實(shí)參考作用，即對人們的現(xiàn)實(shí)工作、生 活依然有具體的實(shí)際作用的檔案?；钜廊挥芯唧w的實(shí)際作用的檔案。 2021-8-734 3、文書檔案、科技檔案與專門檔案、文書檔案、科技檔案與專門檔案 文書檔案是指行政管理檔案，即在社會的行政管