行政公文處理辦法

1、qg/shcz 04.303-2009(a/0)滄州分公司企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)行政公文處理辦法qg/shcz 04.303-2009(a/0)1 目的 為使滄州分公司、滄州資產(chǎn)分公司的行政公文處理工作規(guī)范化、制度化、科學(xué)化，依據(jù)中國石油化工集團(tuán)公司公文處理辦法（中國石化2001辦字39號），制定本標(biāo)準(zhǔn)。2 范圍本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了滄州分公司、滄州資產(chǎn)分公司行政公文的種類、格式、行文規(guī)則、發(fā)文辦理、收文辦理、公文歸檔、電子公文傳輸?shù)纫蟆１緲?biāo)準(zhǔn)適用于滄州分公司、滄州資產(chǎn)分公司各單位行政公文的管理。3 術(shù)語、縮略語和定義3.1 行政公文 滄州分公司和滄州資產(chǎn)分公司的行政公文，是滄州分公司和滄州資產(chǎn)分公司在生產(chǎn)經(jīng)營建設(shè)

2、和管理過程中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的文書,是傳達(dá)貫徹黨和國家的方針政策和中國石化集團(tuán)公司（簡稱集團(tuán)公司）、中國石油化工股份有限公司（簡稱股份公司）、中國石化集團(tuán)資產(chǎn)經(jīng)營管理有限公司（簡稱資產(chǎn)公司）的有關(guān)指示精神，發(fā)布規(guī)章制度，施行管理措施，請示和答復(fù)問題，指導(dǎo)部署工作，反映和報告情況，總結(jié)和交流經(jīng)驗(yàn)的重要工具。3.2 公文處理3.2.1 公文處理指公文的辦理、管理、整理(立卷)、歸檔等一系列相互關(guān)聯(lián)、銜接有序的工作。3.2.2 公文處理應(yīng)當(dāng)堅(jiān)持實(shí)事求是、精簡、高效的原則,做到及時、準(zhǔn)確、安全。3.2.3 公文處理必須嚴(yán)格執(zhí)行國家保密法律、法規(guī)和其他有關(guān)規(guī)定,確保國家秘密和企業(yè)商業(yè)秘密、工

3、作秘密的安全。 4 職責(zé)和權(quán)限4.1 辦公室是本標(biāo)準(zhǔn)的歸口管理部門，主管本機(jī)關(guān)并指導(dǎo)全廠的行政公文處理工作，并按照績效考核辦法進(jìn)行監(jiān)督、檢查和考核。4.2 企業(yè)管理部是本標(biāo)準(zhǔn)的分管部門，負(fù)責(zé)各項(xiàng)管理制度紅頭文件的審核、會簽工作。4.3 各部（處）室、各基層單位是本標(biāo)準(zhǔn)的執(zhí)行單位，應(yīng)高度重視公文處理工作，模范遵守本辦法。4.4 信息中心保證“辦公綜合業(yè)務(wù)處理系統(tǒng)”通暢、安全運(yùn)行的技術(shù)支持，負(fù)責(zé)做好系統(tǒng)的安全運(yùn)行維護(hù)工作，為電子公文的正常傳輸提供保證。4.5 各部（處）室、各基層單位應(yīng)指定一人兼任“辦公綜合業(yè)務(wù)處理系統(tǒng)聯(lián)絡(luò)員”，負(fù)責(zé)本單位、本部門的電子公文的管理工作。5 管理內(nèi)容與控制要求5.1

4、公文種類5.1.1 命令（令）5.1.1.1 適用于宣布施行重大強(qiáng)制性行政措施;嘉獎有關(guān)單位及人員。5.1.2 決定5.1.2.1適用于對重要事項(xiàng)或者重大行動做出安排,獎懲有關(guān)單位及人員,變更或者撤銷下級單位不適當(dāng)?shù)臎Q定事項(xiàng)。5.1.3 通告5.1.3.1 適用于在一定范圍內(nèi)公布應(yīng)當(dāng)遵守或者周知的事項(xiàng)。5.1.4 通知5.1.4.1適用于轉(zhuǎn)發(fā)上級機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)的公文；印發(fā)生產(chǎn)經(jīng)營計(jì)劃；發(fā)布有關(guān)規(guī)章；傳達(dá)要求各單位辦理和需要周知或者執(zhí)行的事項(xiàng)；任免和聘用干部。5.1.5 通報。5.1.5.1 適用于表彰先進(jìn),批評錯誤,傳達(dá)上級重要精神。主要有表揚(yáng)性通報、批評性通報和情況通報5.1.6 報告5

5、.1.6.1適用于向上級機(jī)關(guān)匯報工作,反映情況,答復(fù)上級機(jī)關(guān)的詢問。5.1.7 請示5.1.7.1適用于向上級機(jī)關(guān)請求指示、批準(zhǔn)。5.1.8 批復(fù)5.1.8.1適用于答復(fù)下級部門的請示事項(xiàng)。5.1.9 意見5.1.9.1 適用于對重要問題提出見解和處理辦法。5.1.10 函5.1.10.1 適用于不相隸屬單位之間商洽工作,詢問和答復(fù)問題,請求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)。5.1.11 會議紀(jì)要5.1.11.1 適用于記載、傳達(dá)會議情況和議定事項(xiàng)。5.2 公文格式5.2.1 行政公文一般由秘密等級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件說明、成文日期、印章、附注、附

6、件、主題詞、抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期等部分組成。5.2.2 文件眉首一般是指首頁橫線以上，包括發(fā)文機(jī)關(guān)、發(fā)文字號、秘密等級、緩急程度、簽發(fā)人等內(nèi)容，文件名稱和橫線用紅色印刷，稱文件紅頭。滄州分公司、滄州資產(chǎn)分公司文件的眉首占首頁的三分之一。5.2.3 涉及國家秘密和企業(yè)商業(yè)秘密、工作秘密的公文，應(yīng)當(dāng)標(biāo)明密級和保密期限。其中，“絕密”、“機(jī)密”級公文還應(yīng)當(dāng)標(biāo)明份數(shù)序號。標(biāo)識秘密等級，用3號黑體字，頂格標(biāo)識在版心右上角第1行，兩字之間空1字；如需同時標(biāo)識秘密等級和保密期限，用3號黑體字，頂格標(biāo)識在版心右上角第1行，秘密等級和保密期限之間用“”隔開。例如：（1）機(jī) 密 （2）機(jī)密一年5.2.4

7、緊急公文應(yīng)當(dāng)根據(jù)緊急程度分別標(biāo)明“特急”、“急件”。緊急程度用3號黑體字頂格標(biāo)注在版心右上角第1行，需要同時標(biāo)注秘密等級的，緊急程度頂格標(biāo)注在版心右上角第2行。5.2.5 發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識應(yīng)當(dāng)使用發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或者規(guī)范化簡稱;聯(lián)合行文,主辦機(jī)關(guān)排列在前。黨政聯(lián)合行文，用黨委紅頭。滄州分公司、滄州資產(chǎn)分公司聯(lián)合行文，用聯(lián)合紅頭，“文件”二字置于發(fā)文機(jī)關(guān)名稱右側(cè)，上下居中排布。5.2.6 發(fā)文字號應(yīng)當(dāng)包括機(jī)關(guān)代字、年份、序號。聯(lián)合行文,只標(biāo)明主辦機(jī)關(guān)發(fā)文字號。發(fā)文字號一般置于發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識的下面，橫線中央上面。年份應(yīng)標(biāo)全稱，用六角括號括入。序號不編虛號（即1不編為001），不加“第”字。滄州資產(chǎn)分公司文件

8、字號為“滄資分公司200號”。前“”為資產(chǎn)分公司機(jī)關(guān)部門代字，如財務(wù)處為“財”。滄州分公司文件字號為“滄分公司200號”，前“”為分公司機(jī)關(guān)部門代字，如計(jì)劃部為“計(jì)”，企管部為“企管”。發(fā)文字號用3號仿宋體居中排列，下距紅色反線4mm。5.2.7 上行文應(yīng)當(dāng)注明簽發(fā)人、會簽人姓名。平行排列于發(fā)文字號右側(cè)。發(fā)文字號居左空1字，簽發(fā)人姓名居右空1字；簽發(fā)人用3號仿宋體字，簽發(fā)人后標(biāo)全角冒號，冒號后用3號楷體字標(biāo)識簽發(fā)人姓名。如有多個簽發(fā)人，主辦單位簽發(fā)人姓名置于第1行，其他簽發(fā)人姓名自第2行起在主辦單位簽發(fā)人姓名之下按發(fā)文機(jī)關(guān)順序依次順排，其中,“請示”應(yīng)當(dāng)在附注處注明聯(lián)系人的姓名和電話。5.2.

9、8 公文標(biāo)題應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確簡要地概括公文的主要內(nèi)容并標(biāo)明公文種類,一般應(yīng)當(dāng)標(biāo)明發(fā)文機(jī)關(guān)。用2號方正大標(biāo)宋體居中排布。公文標(biāo)題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外,一般不用標(biāo)點(diǎn)符號。紅頭文件的標(biāo)題可以省去發(fā)文機(jī)關(guān)的名稱。5.2.9 主送機(jī)關(guān)指公文的主要受理機(jī)關(guān),應(yīng)當(dāng)使用全稱或者規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。在標(biāo)題下空1行，左側(cè)頂格用3號仿宋體字標(biāo)識，回行時仍頂格，最后一個主送機(jī)關(guān)名稱后標(biāo)全角冒號。如主送機(jī)關(guān)名稱過多而使公文首頁不能顯示正文時，應(yīng)將主送機(jī)關(guān)名稱移至版記中的主題詞之下、抄送之上，標(biāo)識方法同抄送。5.2.10 公文正文在主送機(jī)關(guān)下一行，采用3號仿宋體。每自然段左空2字，回行頂格。數(shù)字、年份不能回行。5.2.11

10、 公文如有附件，在正文下一行左空2字用3號仿宋體字標(biāo)識“附件”，后標(biāo)全角冒號和名稱。附件如有序號使用阿拉伯?dāng)?shù)碼（如“附件：1.”）；附件名稱后不加標(biāo)點(diǎn)符號。附件應(yīng)與公文正文一起裝訂，并在附件左上角第1行頂格標(biāo)識“附件”，有序號時標(biāo)識序號；附件的序號和名稱前后標(biāo)識應(yīng)一致。5.2.12 公文除“會議紀(jì)要”以外,應(yīng)當(dāng)加蓋印章。聯(lián)合上報的公文,由主辦機(jī)關(guān)加蓋印章;聯(lián)合下發(fā)的公文,發(fā)文機(jī)關(guān)都應(yīng)當(dāng)加蓋印章。單一機(jī)關(guān)制發(fā)的公文在落款處不署發(fā)文機(jī)關(guān)名稱，只標(biāo)識成文時間。成文時間右空4字；加蓋印章應(yīng)上距正文2mm4mm，端正、居中下壓成文時間，印章用紅色。當(dāng)印章下弧無文字時，采用下套方式，即僅以下弧壓在成文時間

11、上；當(dāng)印章下弧有文字時，采用中套方式，即印章中心線壓在成文時間上。當(dāng)聯(lián)合行文需加蓋兩個印章時，應(yīng)將成文時間拉開，左右各空7字；主辦機(jī)關(guān)印章在前；兩個印章均壓成文時間；當(dāng)聯(lián)合行文需加蓋3個以上印章時，為防止出現(xiàn)空白印章，應(yīng)將各發(fā)文機(jī)關(guān)名稱（可用簡稱）排在發(fā)文時間和正文之間。主辦機(jī)關(guān)印章在前，每排最多排3個印章，兩端不得超出版心；在最后一排印章之下右空2字標(biāo)識成文時間。當(dāng)公文排版后所?？瞻滋幉荒苋菹掠≌挛恢脮r，應(yīng)采取調(diào)整行距、字距的措施加以解決，務(wù)使印章與正文同處一面，不得采取標(biāo)識“此頁無正文”的方法解決。5.2.13 成文日期一般以負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期為準(zhǔn),聯(lián)合行文以最后簽發(fā)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人的簽發(fā)日期為準(zhǔn)

12、，會議形成重要決議的成文日期以會議決定日期為準(zhǔn)。5.2.14 公文如有附注(需要說明的其他事項(xiàng)), 用3號仿宋體字，居左空2字加圓括號標(biāo)識在成文時間下一行。5.2.15 公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)注主題詞。上行文按照上級機(jī)關(guān)的要求標(biāo)注主題詞。主題詞要從中國石油化工集團(tuán)公司公文主題詞表中選用，最多不能超過5個，排列次序是先標(biāo)類別詞，再標(biāo)類屬詞，最后標(biāo)注文種。主題詞位于末頁下部、抄送欄上面。“主題詞”用3號黑體字居左頂格標(biāo)識，后標(biāo)全角冒號，詞目采用3號宋體，詞目之間空1字。5.2.16 抄送機(jī)關(guān)指除主送機(jī)關(guān)外需要執(zhí)行或知曉公文的其他機(jī)關(guān),應(yīng)當(dāng)使用全稱或者規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。上級單位、平級單位和不相隸屬單位統(tǒng)一用抄送

13、，下級單位用發(fā)送。抄送位于主題詞下一行；左空1字用3號仿宋體字標(biāo)識“抄送”，后標(biāo)全角冒號；回行時與冒號后的抄送機(jī)關(guān)對齊；在最后一個抄送機(jī)關(guān)后標(biāo)句號。如主送機(jī)關(guān)移至主題詞之下，標(biāo)識方法同抄送機(jī)關(guān)。5.2.17 印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)時間位于抄送機(jī)關(guān)之下（無抄送機(jī)關(guān)在主題詞之下）占1行位置；用3號仿宋體字。印發(fā)機(jī)關(guān)左空1字，印發(fā)時間右空1字。印發(fā)時間以公文送印的日期為準(zhǔn)，用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識。5.2.18 主題詞、抄送、發(fā)文機(jī)關(guān)等要素之下應(yīng)加一條反線，寬度同版心。5.2.19 公文中各組成部分的其他標(biāo)識規(guī)則,參照國家行政機(jī)關(guān)公文格式和中國石油化工集團(tuán)公司公文處理辦法有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。5.2.20 紙介質(zhì)公文一律采

14、用雙面印刷，公文用紙采用國際標(biāo)準(zhǔn)a4型(210mm297mm),左側(cè)裝訂。張貼的公文用紙大小,根據(jù)實(shí)際需要確定。電子公文格式與紙介質(zhì)公文格式相同。5.3 行文規(guī)則5.3.1 行文應(yīng)當(dāng)確有必要,注重效用5.3.2 滄州分公司、滄州資產(chǎn)分公司各部門行文關(guān)系，應(yīng)根據(jù)各自的隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定,一般不得越級請示和報告。5.3.3 滄州分公司、滄州資產(chǎn)分公司除向集團(tuán)公司、股份公司直接報送請示和報告外，還可向地方政府報送請示和報告。向平級機(jī)關(guān)或不相隸屬機(jī)關(guān)商洽工作、詢問和答復(fù)問題、請求審批事項(xiàng)均以函的形式行文。滄州分公司、滄州資產(chǎn)分公司各部門除辦公室外不得對外正式行文。5.3.4 向上級機(jī)關(guān)行文，應(yīng)當(dāng)主

15、送一個上級機(jī)關(guān)；如需其他相關(guān)的上級機(jī)關(guān)閱知，可用抄送形式。“請示”應(yīng)當(dāng)一文一事; “報告”不得夾帶請示事項(xiàng)。除上級機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人直接交辦的事項(xiàng)外,不得以機(jī)關(guān)名義向上級機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人報送“請示”、“報告”。5.3.5 各單位上報集團(tuán)公司、股份公司的材料，請示送2份、報告送5份、簡報送5份。一般直接報集團(tuán)公司辦公廳、股份公司總裁辦，由辦公廳或總裁辦秘書處負(fù)責(zé)分送，不得直接報送領(lǐng)導(dǎo)者個人。5.3.6 屬于部門職權(quán)范圍內(nèi)的事務(wù),經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批后，可以滄州分公司和滄州資產(chǎn)分公司的名義自行行文或聯(lián)合行文。聯(lián)合行文應(yīng)當(dāng)明確主辦部門。5.3.7 滄州分公司、滄州資產(chǎn)分公司主送全廠各單位的重要行文，應(yīng)同時抄送直接上級機(jī)

16、關(guān)5.4 發(fā)文辦理5.4.1 發(fā)文辦理指以本機(jī)關(guān)名義制發(fā)公文的過程,包括草擬、審核、簽發(fā)、復(fù)核、繕印、用印、登記、分發(fā)等程序。5.4.2 草擬公文應(yīng)當(dāng)符合以下要求。5.4.2.1 符合黨的路線、方針、政策和國家的法律、法規(guī)及集團(tuán)公司、股份公司有關(guān)規(guī)定。5.4.2.2 情況確實(shí),觀點(diǎn)明確,表述準(zhǔn)確,結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn),條理清楚,直述不曲,字詞規(guī)范,標(biāo)點(diǎn)正確,篇幅力求簡短。5.4.2.3 公文的文種應(yīng)當(dāng)根據(jù)行文目的、發(fā)文機(jī)關(guān)的職權(quán)和與主送機(jī)關(guān)的行文關(guān)系確定。5.4.2.4 擬制緊急公文,應(yīng)當(dāng)體現(xiàn)緊急的原因,并根據(jù)實(shí)際需要確定緊急程度。5.4.2.5 人名、地名、數(shù)字、引文準(zhǔn)確。引用公文應(yīng)當(dāng)先引標(biāo)題,后引發(fā)文

17、字號。引用外文應(yīng)當(dāng)注明中文含義。日期應(yīng)當(dāng)寫明具體的年、月、日5.4.2.6 結(jié)構(gòu)層次序數(shù),第一層為“一、”,第二層為“(一)”,第三層為“1.”,第四層為“(1)”。5.4.2.7 應(yīng)當(dāng)使用國家法定計(jì)量單位。5.4.2.8 文內(nèi)使用非規(guī)范化簡稱,應(yīng)當(dāng)先用全稱并注明簡稱。使用國際組織外文名稱或其縮寫形式,應(yīng)當(dāng)在第一次出現(xiàn)時注明準(zhǔn)確的中文譯名。5.4.2.9 公文中的數(shù)字,除成文日期、部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和在詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外,應(yīng)當(dāng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字。5.4.3 滄州分公司、滄州資產(chǎn)分公司各職能部門擬制公文,對涉及其他部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項(xiàng),主辦部門應(yīng)當(dāng)

18、主動與有關(guān)部門協(xié)商,取得一致意見后方可行文;如有分歧,主辦部門的主要負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)出面協(xié)調(diào),仍不能取得一致時,主辦部門可以列明各方理據(jù),提出建設(shè)性意見,并與有關(guān)部門會簽后報請公司領(lǐng)導(dǎo)確定。5.4.4 各職能部門以滄州分公司、滄州資產(chǎn)分公司名義行文，必須嚴(yán)格遵守發(fā)文程序，認(rèn)真填寫發(fā)文稿紙。一般發(fā)文程序?yàn)椋簲M稿人將擬好的文稿交本單位領(lǐng)導(dǎo)審核、簽字，需要會簽的組織會簽后，送辦公室秘書審核，重要文件由辦公室秘書送辦公室主任審核；審核修改后由辦公室秘書呈送滄州分公司、滄州資產(chǎn)分公司領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。除遇緊急或特殊情況外擬稿單位不得將文稿直接送滄州分公司、滄州資產(chǎn)分公司領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。文件簽發(fā)后，由辦公室秘書負(fù)責(zé)送交打字室

19、進(jìn)行印刷，打字室負(fù)責(zé)組織打字、校對、繕印、裝訂、用??；完畢后，擬稿單位負(fù)責(zé)分發(fā)。5.4.5 辦公室對公文審核的重點(diǎn)是:是否確需行文,行文方式是否妥當(dāng),是否符合行文規(guī)則和擬制公文的有關(guān)要求,公文格式是否符合本辦法的規(guī)定等。對不符合公文要求的文稿，辦公室有權(quán)予以修改或退回主辦單位重新起草。5.4.6 各職能處室發(fā)布各項(xiàng)規(guī)章制度，必須通過文件管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)編、審、批、發(fā)等程序，行文應(yīng)遵守以下程序進(jìn)行：首先擬稿單位將規(guī)章制度的初稿送企業(yè)管理部，企業(yè)管理部按照印發(fā)制度的有關(guān)格式對初稿進(jìn)行規(guī)范審核，然后填寫發(fā)文稿紙，辦公室進(jìn)行審核，由滄州分公司、滄州資產(chǎn)分公司領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。5.4.7 以滄州分公司、滄州資產(chǎn)分公

20、司名義制發(fā)的上行文、下行文或平行文，由主要負(fù)責(zé)人或者主持工作的負(fù)責(zé)人簽發(fā)，屬于某一方面工作的公文，經(jīng)主要負(fù)責(zé)人同意，可由分管副職簽發(fā)。5.4.8 公文一經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)即具備法定效力，有關(guān)人員必須忠實(shí)于簽發(fā)后的文稿，不得擅自改動，確需改動的需經(jīng)辦公室負(fù)責(zé)人同意，重要改動需經(jīng)簽發(fā)領(lǐng)導(dǎo)同意。5.5 收文辦理5.5.1 收文辦理指對收到公文的辦理過程,包括簽收、登記、擬辦、批辦、承辦、催辦等程序。5.5.2 上級來文后，由機(jī)要室對文件進(jìn)行詳細(xì)登記，然后送交辦公室主任填寫擬辦意見，機(jī)要室根據(jù)擬辦意見呈送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和部門傳閱。有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和部門收文后，一般文件停留一天，特殊情況下可延長一天，閱后即刻送回機(jī)要室。5.

21、5.3 需要辦理的上級公文，承辦部門應(yīng)按照要求認(rèn)真辦理,不得延誤、推諉。緊急公文應(yīng)當(dāng)按時限要求辦理,確有困難的,應(yīng)當(dāng)及時予以說明。對由幾個部門共同處理的公文，辦公室領(lǐng)導(dǎo)可根據(jù)滄州分公司、滄州資產(chǎn)分公司領(lǐng)導(dǎo)意見指定主辦單位。承辦部門辦結(jié)后，要將情況及時反饋辦公室。5.5.4 送負(fù)責(zé)人批示或者交有關(guān)部門辦理的公文,由辦公室負(fù)責(zé)催辦,做到緊急公文跟蹤催辦,重要公文重點(diǎn)催辦,一般公文定期催辦。5.5.5 各部門參加上級重要會議，應(yīng)將帶回的會議文件和資料送交機(jī)要室登記存查，以便送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)、部門傳閱，保證會議精神的貫徹落實(shí)。5.6 電子公文5.6.1 凡是安裝了“辦公綜合業(yè)務(wù)處理系統(tǒng)”終端用戶的人員，每天

22、上午、下午上班時，必須在第一時間打開微機(jī)，接收并處理電子公文。5.6.2 各處室、各基層單位領(lǐng)導(dǎo)離開辦公室外出時間超過半天時，向本單位、本部門“辦公綜合業(yè)務(wù)處理系統(tǒng)聯(lián)絡(luò)員”告知。5.6.3 收文辦理5.6.3.1 收文辦理包括網(wǎng)上來文簽收、登記、擬辦、批辦、傳閱、催辦等操作流程。5.6.3.2 集團(tuán)公司、股份公司、資產(chǎn)公司從網(wǎng)上發(fā)至滄州分公司、滄州資產(chǎn)分公司的電子公文，設(shè)一個接口，統(tǒng)一由辦公室機(jī)要員微機(jī)進(jìn)行簽收、登記，并按來文機(jī)關(guān)標(biāo)識，分別點(diǎn)擊發(fā)往黨辦、辦公室主任“擬辦”。5.6.3.3 經(jīng)過“擬辦”流程后的電子公文，返回到機(jī)要員微機(jī)，機(jī)要員應(yīng)及時按“擬辦意見”點(diǎn)擊發(fā)送給有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)微機(jī)，請領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)

23、行批示、傳閱。5.6.3.4 經(jīng)“領(lǐng)導(dǎo)批示”或“傳閱”流程后返回的電子公文，機(jī)要員應(yīng)按“批示”及時點(diǎn)擊發(fā)送給有關(guān)單位、部門領(lǐng)導(dǎo)微機(jī)。5.6.3.5 各單位、部門領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)公文辦理的需要及時辦理。5.6.3.6 閱辦完畢后的電子公文，應(yīng)及時在微機(jī)上點(diǎn)擊返回給原發(fā)送此件的文件管理員進(jìn)行歸檔。5.6.3.7 因領(lǐng)導(dǎo)外出，不能及時按流程辦理電子公文時，文件管理員應(yīng)及時報告機(jī)要員進(jìn)行流程調(diào)整。防止在電子公文閱辦中出現(xiàn)滯留現(xiàn)象。5.6.3.8 各單位、各部門收到電子公文后，應(yīng)及時閱辦，因故不能及時閱辦的，應(yīng)及時向“擬辦”此件的辦公室反饋情況。5.6.3.9 辦公室機(jī)要員應(yīng)根據(jù)文件辦理時限，及時向有關(guān)文件的閱

24、辦單位、部門發(fā)出電子公文催辦單。做到緊急公文跟蹤催辦，重要公文重點(diǎn)催辦，一般公文定期催辦。5.6.3.10 需要閱知非本單位或非本部門承辦的電子公文時，根據(jù)電子公文發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識，分別向黨辦、辦公室主任請示，經(jīng)批準(zhǔn)同意后，由辦公室機(jī)要員在網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)上傳送，并限定時間進(jìn)行注銷。5.6.3.11 需要下載或打印承辦的電子公文，由各部室、各基層單位自行下載或打印。5.6.4 發(fā)文辦理5.6.4.1 發(fā)文辦理指以滄州分公司、滄州資產(chǎn)分公司名義或以滄州分公司、滄州資產(chǎn)分公司所屬部室名義在網(wǎng)上制發(fā)公文的過程。發(fā)文步驟包括：部門擬稿、部門審核、部門會簽、秘書核稿、辦公室主任審核、領(lǐng)導(dǎo)會簽、領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)、電子文印、電

25、子分發(fā)等操作流程。5.6.4.2 擬稿人首先必須認(rèn)真逐項(xiàng)填寫“發(fā)文擬稿單”，以便發(fā)文按流程正常運(yùn)轉(zhuǎn)。5.6.4.3 擬稿人必須用“辦公綜合業(yè)務(wù)處理系統(tǒng)”兼容的字體處理軟件或制表軟件（word和excel），進(jìn)行文本或圖表制作。5.6.4.4 發(fā)文稿制作完成后，由擬稿人按發(fā)文系統(tǒng)操作要求拷貝到本單位或部門發(fā)文用的終端文件子目錄中，開始進(jìn)行網(wǎng)上發(fā)文流程運(yùn)轉(zhuǎn)。5.6.4.5 發(fā)文稿在點(diǎn)擊發(fā)送給辦公室秘書進(jìn)行“核稿”前的所有流程，由擬稿人負(fù)責(zé)跟蹤和承辦。5.6.4.5 單位、部門內(nèi)部操作流程運(yùn)行完畢后的發(fā)文稿，由擬稿人根據(jù)發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識，點(diǎn)擊發(fā)送給辦公室秘書進(jìn)行“核稿”。發(fā)文稿經(jīng)秘書“核稿”后至“領(lǐng)導(dǎo)簽

26、發(fā)”前的運(yùn)轉(zhuǎn)流程由秘書人員負(fù)責(zé)跟蹤與承辦。5.6.4.6 領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)后的發(fā)文稿，返回到“秘書核稿”，由秘書按發(fā)文格式進(jìn)行規(guī)范，添加相應(yīng)的公文文頭、發(fā)文字號、電子印章等。上報文件由機(jī)要室統(tǒng)一發(fā)送，下發(fā)文件由擬稿單位進(jìn)行網(wǎng)上分發(fā)。5.6.4.7 重要的電子發(fā)文，主辦部門的經(jīng)辦人員應(yīng)負(fù)責(zé)印制2份紙質(zhì)副本，蓋章后交檔案部門存檔備查。5.6.5 保密管理5.6.5.1 嚴(yán)格執(zhí)行保密法、關(guān)于國家秘密載體保密管理的規(guī)定和公文處理保密管理制度，按照“涉密不上網(wǎng)，上網(wǎng)不涉密”的原則，確保國家秘密安全。5.6.5.2 用于儲存、傳輸和處理國家秘密信息的計(jì)算機(jī)不得直接或間接與企業(yè)信息網(wǎng)或國際互聯(lián)網(wǎng)聯(lián)接。5.6.5.3

27、 存貯國家秘密的磁介質(zhì)、光盤等秘密載體，禁止在網(wǎng)上使用。5.6.5.4 未經(jīng)文件制發(fā)機(jī)關(guān)批準(zhǔn)，禁止將中共中央、國務(wù)院文件和省、市黨委、政府文件及其部門的文件在網(wǎng)上轉(zhuǎn)發(fā)或傳輸。5.6.5.5 嚴(yán)格執(zhí)行中國石化集團(tuán)公司保護(hù)商業(yè)秘密暫行規(guī)定和滄州分公司保護(hù)國家秘密、商業(yè)秘密、工作秘密暫行規(guī)定，按照“誰主管、誰負(fù)責(zé)”的原則，確保企業(yè)商業(yè)秘密安全。5.6.5.6 涉及企業(yè)商業(yè)秘密的計(jì)算機(jī)接入企業(yè)信息網(wǎng)，必須設(shè)置6個字符以上的密鑰。傳輸企業(yè)商業(yè)秘密事項(xiàng)，應(yīng)當(dāng)采取加密措施。5.6.5.7 禁止將企業(yè)商業(yè)秘密事項(xiàng)輸入國際互聯(lián)網(wǎng)。5.6.5.8 銷毀涉密的磁介質(zhì)、光盤等秘密載體，應(yīng)當(dāng)采用物理或化學(xué)的方法徹底銷毀

28、。5.6.5.9 禁止將涉密載體作為廢品出售。5.6.6 網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)管理5.6.6.1 滄州分公司各部室、各基層單位因工作需要安裝“辦公綜合業(yè)務(wù)處理系統(tǒng)”終端用戶，由本單位主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，辦公室提出書面申請，經(jīng)批準(zhǔn)同意后，送交信息中心備案，由信息中心負(fù)責(zé)安裝。5.6.6.2 對于已經(jīng)安裝了“辦公綜合業(yè)務(wù)處理系統(tǒng)”的終端用戶，應(yīng)按照本暫行規(guī)定使用和管理“辦公綜合業(yè)務(wù)處理系統(tǒng)”，未經(jīng)許可不得隨意修改、刪除或變動“辦公綜合業(yè)務(wù)處理系統(tǒng)”的程序和有關(guān)配置參數(shù)。5.6.6.3 “辦公綜合業(yè)務(wù)處理系統(tǒng)”的用戶在使用中，如系統(tǒng)出現(xiàn)故障或異常情況，可由本單位系統(tǒng)聯(lián)絡(luò)員與信息中心取得聯(lián)系并得到技術(shù)支持和服務(wù)。5.6.6.5 各部室、各基層單位在正常使用“辦公綜合業(yè)務(wù)處理系統(tǒng)”時，嚴(yán)禁利用本系統(tǒng)發(fā)送與“辦公綜合業(yè)務(wù)處理系統(tǒng)”無關(guān)的電子文件或文檔，違者視情節(jié)的嚴(yán)重程度給予相應(yīng)的處罰。5.6.6.6 為保