會計電算化構(gòu)建思索

1、會計電算化構(gòu)建思索 隨著高職院校教育資源整合力度的不斷加大，一院多區(qū)的財務(wù)核算工作量迅速提升。會計電算化系統(tǒng)的應(yīng)用，替代傳統(tǒng)手工記賬，極大地提高了會計數(shù)據(jù)處理的及時性和準確性，為加強會計的全面核算和監(jiān)督創(chuàng)造了有利條件，讓會計人員有更多的精力加強學(xué)院財務(wù)管理。但是在會計電算化建設(shè)中還存在著相應(yīng)的內(nèi)部控制措施不完善，會計電算化檔案保存不當?shù)葼顩r。因而建立、健全適應(yīng)會計電算化系統(tǒng)內(nèi)部控制制度，進一步完善會計檔案管理，是當前會計電算化建設(shè)過程中不可忽視的重要工作。 一、會計電算化建設(shè)中存在的問題 (一)會計核算流程和會計崗位設(shè)置尚未科學(xué)完善 傳統(tǒng)手工記賬方式下，憑證的填制、傳遞、保存等各個環(huán)節(jié)都要經(jīng)過

2、具有相應(yīng)權(quán)限人員的審核和簽章，會計賬簿由會計人員逐筆登錄，會計業(yè)務(wù)處理客觀實在。會計電算化方式下，憑證及會計科目的運用由出納人員在憑證填制過程一次性錄入，會計人員在復(fù)核和記賬后系統(tǒng)自動記賬，記賬憑證打印出來后由會計人員直接裝訂成冊。這就與規(guī)范中關(guān)于“打印出的機制記帳憑證要加蓋制單人員、審核人員、記帳人員及會計機構(gòu)負責(zé)人、會計主管人員印章或者簽字”相違背。傳統(tǒng)手工記賬方式下，財務(wù)崗位設(shè)置最少應(yīng)有出納、會計兩個崗位，像資產(chǎn)管理、收入核算等崗位等可由會計兼任。實行會計電算化后，軟件的安裝、日常維護及數(shù)據(jù)庫的管理等構(gòu)成了電算化核算模式下的一項重要內(nèi)容。但當前部分高職院校中懂財務(wù)知識又熟知計算機的財務(wù)人

3、員比較少，有的學(xué)院由出納員兼任系統(tǒng)管理員，有的未設(shè)此崗位，或委托其他院系人員維護，這對財務(wù)信息的安全造成了相當大的壓力。 (二)內(nèi)部管理制度尚未建全 據(jù)調(diào)查當?shù)匚逅呗氃盒５臅嬰娝慊瘍?nèi)部管理制度建設(shè)情況，發(fā)現(xiàn)其中相當一部分院校沒有規(guī)范中要求的管理制度。有些院校甚至憑證錄入人員、審核人員、記賬人員的用戶名和密碼都由一個人管理，或者審核記賬環(huán)節(jié)全由憑證錄入人員用其用戶名和密碼登陸系統(tǒng)后代為審核、記賬，這就失去了會計相互約束和監(jiān)督的職能，勢必造成違規(guī)事件發(fā)生。 (三)會計電算化檔案管理存在漏洞 1、電算化會計檔案管理制度尚不完善在實施會計電算化后，許多院校未根據(jù)財務(wù)核算模式的變化及時制定或修訂相關(guān)

4、的電算化會計檔案制度。電算化會計檔案的制作、傳遞、查閱、保存等仍沿用以前手工記賬時的制度。 2、檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)不全面檔案管理人員的計算機應(yīng)用能力不高，制約著電算化會計檔案管理工作的順利發(fā)展。部分會計人員重紙質(zhì)檔案，輕電子檔案。部分院校只將打印出的紙質(zhì)檔案予以存檔，沒有將會計電算化的數(shù)據(jù)資料做二次異體存儲，一旦所用的計算機或服務(wù)器出現(xiàn)病毒或操作不當，將對財務(wù)數(shù)據(jù)造成不可逆轉(zhuǎn)的破壞。 3、電算化會計檔案載體存在問題電算化條件下,會計檔案載體本身發(fā)生了巨大變化,它除了包括打印輸出的記賬憑證等紙制檔案外,還包括財務(wù)數(shù)據(jù)庫及相關(guān)文檔資料。由于會計數(shù)據(jù)被記錄在硬盤等存儲介質(zhì)上,在技術(shù)上對電子數(shù)據(jù)非

5、法修改可做到不留痕跡,這種通過技術(shù)手段實施的信息篡改、修改等違法行為具有很強的隱蔽性,發(fā)現(xiàn)難度非常大。 二、會計電算化建設(shè)的相關(guān)對策 (一)提高認識，加強學(xué)習(xí)，穩(wěn)步推進會計電算化建設(shè) 1、不斷提高會計人員會計電算化操作水平不斷加強業(yè)務(wù)培訓(xùn)，及時進行知識更新，以勝任實際工作的需要?？山M織本單位會計人員分期分批進行會計電算化知識培訓(xùn)，逐步使多數(shù)會計人員掌握會計軟件的基本操作技能；具備條件的單位，使一部分會計人員能夠負責(zé)會計軟件的維護，并培養(yǎng)部分會計人員逐步掌握會計電算化系統(tǒng)分析和系統(tǒng)設(shè)計工作。 2、循序漸進、逐步提高會計電算化應(yīng)用水平根據(jù)規(guī)范要求，各單位開展會計電算化工作，可根據(jù)具體情況，循序漸進

6、。例如：可先實現(xiàn)帳務(wù)處理、報表編制、往來帳款核算、工資核算等工作電算化，然后實現(xiàn)固定資產(chǎn)核算等工作電算化，再進一步實現(xiàn)財務(wù)分析和財務(wù)管理工作電算化；在技術(shù)上，可先采用微機單機運行，然后逐步實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化。也可根據(jù)單位實際情況，先實現(xiàn)工作量大、重復(fù)勞動多、見效快項目的電算化，然后逐步向其它項目發(fā)展。 (二)進一步優(yōu)化會計核算流程，完善會計崗位設(shè)置 嚴格按照規(guī)范要求，科學(xué)合理的設(shè)置會計崗位。在賬務(wù)核算過程通?？稍O(shè)出納、會計、系統(tǒng)管理員三個基本崗位，收入、票據(jù)、固定資產(chǎn)管理等崗位可根據(jù)會計相互牽制原則由上述人員兼任。系統(tǒng)管理員負責(zé)會計電算化的初始、財務(wù)數(shù)據(jù)及軟件系統(tǒng)日常維護工作；出納員負責(zé)憑證的錄入、打

7、印，現(xiàn)金及銀行日記賬的打印及日常保管工作；會計人員除由本人在財務(wù)軟件系統(tǒng)中審核和記賬并初步核實科目和金額的正確性外，還應(yīng)將出納員傳遞的記賬憑證再次逐一審核，發(fā)現(xiàn)科目及內(nèi)容錯誤要及時取消復(fù)核和記賬，讓出納員予以修正。 (三)完善與會計電算化核算方式相配套的內(nèi)部控制制度 1、制訂單位自己的會計電算化工作實施細則細則中應(yīng)對會計電算化核算方式下的崗位設(shè)置、內(nèi)部審計、財務(wù)數(shù)據(jù)庫的維護、計算機硬件等使用要求等做出詳細規(guī)定，并根據(jù)當?shù)刎斦块T的要求和國家政策的變化不斷修訂，讓財務(wù)人員在任何時期都能做到有規(guī)可依。 2、制定會計電算化內(nèi)部審計制度內(nèi)部審計是學(xué)院內(nèi)部會計監(jiān)督機制的主要方式，制定電算化內(nèi)部審計操作規(guī)

8、范，審查電算化會計帳務(wù)處理是否正確；審查電子數(shù)據(jù)與書面資料的一致性，對不妥或錯誤的的賬務(wù)處理應(yīng)及時調(diào)整并分析原因；監(jiān)督數(shù)據(jù)保存方式的安全、合法，防止發(fā)生非法修改電子數(shù)據(jù)的現(xiàn)象；對系統(tǒng)運行各環(huán)節(jié)進行審查，防止存在漏洞。 (四)加強會計電算化檔案管理 1、完善和修訂單位會計檔案管理實施細則在細則中將會計電算化電子檔案及紙制檔案保存時限、保存介質(zhì)、存放環(huán)境、電子數(shù)據(jù)正確性和完整性的檢驗措施、電子檔案移交方式給予詳細規(guī)定。建立健全相關(guān)規(guī)定是電算化會計檔案管理的最好保障。 2、定期打印整理各類會計賬簿和會計報表紙制檔案便于保存，對于溫度、溫度、存放地點等比電子數(shù)據(jù)要求低，是當前會計電算化檔案信息的主要承

9、載者。根據(jù)當?shù)刎斦块T要求及實際工作需要，主要打印如下會計賬簿：總賬、現(xiàn)金日記賬、銀行日記賬、收入明細賬、支出明細賬，往來款項明細賬；會計報表根據(jù)需要主要有收入支出總表、支出明細表、收入明細表、資產(chǎn)負債表等。 3、定期整理備份系統(tǒng)數(shù)據(jù)在一定的時間間隔內(nèi)（如一個會計年度），將計算機系統(tǒng)中的財務(wù)數(shù)據(jù)庫完整備份存儲到移動硬盤或光盤上，作雙備份或三備份。系統(tǒng)管理員應(yīng)將每次數(shù)據(jù)庫管理過程以電子文檔方式予以記錄，并作為會計檔案的一部分定期交會計檔案管理員予以保存。以便在計算機軟硬件系統(tǒng)損壞后，能夠在最短的時間內(nèi)，恢復(fù)原有的系統(tǒng)數(shù)據(jù)。 4、保證存儲介質(zhì)的存放環(huán)境良好根據(jù)會計電算化檔案信息載體的物理特性，在形成這些檔案時應(yīng)注意將數(shù)據(jù)雙備份或三備份，注明會計檔案形成的時間及操作人員相關(guān)信息，存放于兩個或三個不同的存儲介質(zhì)上。注意防潮、隔熱、防塵、防磁，對采用磁性介質(zhì)保存的檔案還應(yīng)定期進行檢查復(fù)制，防止由于磁性介質(zhì)的損壞導(dǎo)致會計檔案丟失，造成無法挽回的損失。 會計電算化系統(tǒng)是一個人機交互作用的“智能型”管理信息系統(tǒng)，是會計改革和會計工作現(xiàn)代化的發(fā)展趨勢。健全和完善會計電算化環(huán)境下的內(nèi)部控制制度,才能確保會計電算化工作在合法、健康、高效的軌道上運行；而電算