公司合同管理規(guī)定工作手冊(cè)

1、合同管理規(guī)定工作手冊(cè)1.目的為了防范合同糾紛，有效降低經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)，保障公司合法權(quán)益，根據(jù)國(guó)家有關(guān)法律、法規(guī)，結(jié)合本公司實(shí)際情況，制定本規(guī)定。2.適用范圍公司與公司以外的法人、其他組織及自然人之間簽訂的所有合同。3.合同定義公司為實(shí)現(xiàn)一定經(jīng)濟(jì)目的，與公司以外的法人、其他組織及自然人之間設(shè)立、變更、終止民事權(quán)利、義務(wù)的具有法律約束力的協(xié)議。4.一般規(guī)定4.1各部門(mén)根據(jù)其職責(zé)范圍負(fù)責(zé)合同談判和擬定合同。如對(duì)簽約職責(zé)有爭(zhēng)議，不能達(dá)成一致的，應(yīng)報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)層裁決。4.2簽訂合同應(yīng)遵守國(guó)家的法律、法規(guī)、規(guī)章和本公司規(guī)章制度；合同條款應(yīng)明確、完備；合同形式符合法定要求。4.3數(shù)額較?。ㄒ话銥?萬(wàn)元以下）、即時(shí)清

2、結(jié)并經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)組成員同意的可以不簽定書(shū)面合同，除此之外，簽定合同應(yīng)該采用書(shū)面形式并形成合同文本。4.4未經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)組許可，不得與資信不明或資信狀況不好、又無(wú)可靠擔(dān)保的單位和個(gè)人簽訂合同。4.5未經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)組許可，不得對(duì)外簽訂擔(dān)保合同。4.6各部門(mén)可以根據(jù)業(yè)務(wù)需要制定格式合同范本，該范本應(yīng)經(jīng)公司法律、財(cái)務(wù)、審計(jì)等部門(mén)審查同意后使用。4.7責(zé)任部門(mén)要指派專(zhuān)人管理合同文件，包括合同履行過(guò)程中各方往來(lái)信函、會(huì)談紀(jì)要及其它重要文件。 5.合同簽訂權(quán)限5.1公司法定代表人負(fù)責(zé)對(duì)外簽署合同。5.2公司領(lǐng)導(dǎo)組成員經(jīng)法定代表人授權(quán)對(duì)外簽署本人主管業(yè)務(wù)范圍內(nèi)的合同。5.3公司其他人員經(jīng)法定代表人或公司領(lǐng)導(dǎo)組成員授

3、權(quán)，可以在授權(quán)范圍內(nèi)簽署合同。公司領(lǐng)導(dǎo)組成員的授權(quán)不得超過(guò)本人的權(quán)限。5.4在簽約代理人有違法違紀(jì)行為、職務(wù)變動(dòng)等喪失代理權(quán)的情形時(shí)，原授權(quán)人應(yīng)及時(shí)收回授權(quán)并負(fù)責(zé)落實(shí)。6.合同簽訂程序6.1取得授權(quán)法定代表人、公司領(lǐng)導(dǎo)組成員簽署授權(quán)證書(shū)。被授權(quán)人應(yīng)在授權(quán)范圍內(nèi)對(duì)外簽訂合同，超出授權(quán)范圍簽訂合同所引起的法律責(zé)任由越權(quán)人承擔(dān)。6.2審查資信責(zé)任部門(mén)應(yīng)對(duì)以下事項(xiàng)進(jìn)行審查，確保合同能實(shí)際、全面、及時(shí)履行：6.2.1簽約對(duì)方的主體資格：包括是否具有法人資格、營(yíng)業(yè)執(zhí)照是否過(guò)期、是否超出經(jīng)營(yíng)范圍、特種行業(yè)是否具有資質(zhì)證書(shū)、注冊(cè)資本的大小等；6.2.2 授權(quán)委托書(shū)，包括：受托人的姓名、性別、年齡、所在單位及其

4、職務(wù)、受托事項(xiàng)、授權(quán)權(quán)限以及授權(quán)委托書(shū)的有效期等；6.2.3簽約對(duì)方的履約能力，重點(diǎn)審查其以前有無(wú)違約記錄、銀行信譽(yù)、股東背景等；6.2.4合同標(biāo)的物的產(chǎn)權(quán)狀況等。6.3洽談協(xié)商以下合同的談判應(yīng)邀請(qǐng)法律和知識(shí)產(chǎn)權(quán)部參加：6.3.1涉及公司重大利益的合同；6.3.2標(biāo)的100萬(wàn)元人民幣以上（含100萬(wàn)元）的商務(wù)合同；6.3.3經(jīng)其他部門(mén)要求，或法律和知識(shí)產(chǎn)權(quán)部認(rèn)為必要，并經(jīng)法律事務(wù)主管領(lǐng)導(dǎo)同意，法律和知識(shí)產(chǎn)權(quán)部可參與涉及標(biāo)的100萬(wàn)元人民幣以下的商務(wù)談判及其它談判。6.4申請(qǐng)合同號(hào)每個(gè)合同都必須編號(hào)，在合同簽訂前應(yīng)向本部門(mén)合同管理人員申請(qǐng)合同號(hào)。6.5草擬合同文本合同應(yīng)具備以下條款和內(nèi)容：6.5

5、.1合同雙方名稱(chēng)、住所、法定代表人（以營(yíng)業(yè)執(zhí)照為準(zhǔn)）；6.5.2標(biāo)的（注意標(biāo)的的完整性）；6.5.3數(shù)量和質(zhì)量（質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)明確）；6.5.4價(jià)款或酬金；6.5.5履行期限、履行地點(diǎn)和履行方式；6.5.6違約責(zé)任（應(yīng)該明確具體）；6.5.7解決爭(zhēng)議的方式（盡量約定由我方住所地人民法院管轄）；6.5.8雙方約定的其他必備條款。6.5.9根據(jù)公司保密制度劃分合同的密級(jí)，并在合同首頁(yè)的右上角標(biāo)注。6.6 送有關(guān)部門(mén)審查除公司領(lǐng)導(dǎo)組同意及使用范本合同的外，合同應(yīng)送公司法律、審計(jì)、財(cái)務(wù)等相關(guān)部門(mén)審查會(huì)簽。重要合同和涉外合同應(yīng)在專(zhuān)業(yè)審查后送公司領(lǐng)導(dǎo)組成員審核。6.7修改合同根據(jù)會(huì)簽意見(jiàn)修改合同并和合同對(duì)方協(xié)

6、商。如果未接受會(huì)簽意見(jiàn)，應(yīng)向提出該意見(jiàn)的部門(mén)作出說(shuō)明，并將合同文本送該部門(mén)再次會(huì)簽。6.8簽署成立合同文本經(jīng)確認(rèn)無(wú)誤后，由各方簽署人在全部合同文件上簽名，最后加蓋各方公章或合同專(zhuān)用章。6.9履行法定或約定手續(xù)法律規(guī)定或合同約定必須履行公證、批準(zhǔn)等手續(xù)后才能生效的，應(yīng)履行相應(yīng)手續(xù)。6.10存檔合同簽定后應(yīng)及時(shí)存檔。7.合同的履行7.1合同生效后，責(zé)任部門(mén)應(yīng)認(rèn)真履行。7.2如出現(xiàn)不能履行、不能完全履行或有其它可能出現(xiàn)爭(zhēng)議的情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告主管領(lǐng)導(dǎo)?？赡苌婕霸V訟（包括起訴或被訴）或仲裁案件時(shí)，應(yīng)及時(shí)通知法律和知識(shí)產(chǎn)權(quán)部及其它相關(guān)部門(mén)。7.3發(fā)生合同糾紛時(shí)，責(zé)任部門(mén)應(yīng)及時(shí)會(huì)同法律和知識(shí)產(chǎn)權(quán)部研究解決糾

7、紛的辦法，在征求法律和知識(shí)產(chǎn)權(quán)部的意見(jiàn)后積極采取措施化解風(fēng)險(xiǎn)，減少損失。7.4合同重大變更或解除合同的，應(yīng)報(bào)原審查、審核部門(mén)審批。7.5合同履行完畢或解除后，應(yīng)將合同履行過(guò)程中各方的往來(lái)法律函件及解除合同文件歸檔。8.合同的管理8.1公司法律和知識(shí)產(chǎn)權(quán)部為公司的合同管理部門(mén)。8.2合同專(zhuān)用章由公司印章管理部門(mén)指派專(zhuān)人保管。8.3 授權(quán)證書(shū)由印章管理部門(mén)統(tǒng)一印制，根據(jù)需要確定授權(quán)證書(shū)的份數(shù)，印章管理部門(mén)留存一份； 8.4 合同編號(hào)格式為：htxxxx（年份）/xx(部門(mén)代碼) / xxxx（當(dāng)年部門(mén)總合同順序號(hào)）/x （合同類(lèi)別號(hào)）/ xxxx（當(dāng)年該類(lèi)別合同順序號(hào)）。各責(zé)任部門(mén)根據(jù)上述格式對(duì)每

8、個(gè)合同編號(hào)。8.5各部門(mén)負(fù)責(zé)管理本部門(mén)簽訂的合同檔案，并負(fù)責(zé)維護(hù)合同電子文檔及電子管理系統(tǒng)。8.6合同檔案中應(yīng)具備下列法律文件：8.6.1合同正本；8.6.2合同對(duì)方營(yíng)業(yè)執(zhí)照復(fù)印件；8.6.3合同對(duì)方的授權(quán)委托書(shū)（法定代表人簽署合同的除外）；8.6.4合同對(duì)方簽約人身份證復(fù)印件（法定代表人簽署合同的除外）；8.6.5附擔(dān)保的合同應(yīng)具備保證人的有關(guān)資料，包括保證人營(yíng)業(yè)執(zhí)照復(fù)印件或身份證復(fù)印件等；8.6.6通過(guò)招投標(biāo)形式簽訂合同所形成的招標(biāo)文件、投標(biāo)文件、議標(biāo)記錄等資料。 8.6.7合同履行過(guò)程中各方的往來(lái)法律函件；8.6.8合同變更、解除或終止情況下簽署的書(shū)面協(xié)議正本。8.7簽訂的經(jīng)濟(jì)合同應(yīng)交一份原件給財(cái)務(wù)部門(mén)備案。執(zhí)行部門(mén)領(lǐng)取合同復(fù)印件執(zhí)行。8.8查閱、借閱、復(fù)制合同等，應(yīng)根據(jù)公司檔案管理制度和保密制度的規(guī)定履行相應(yīng)的手續(xù)。9.合同的檢查和監(jiān)督9.1審計(jì)、法律、財(cái)務(wù)部門(mén)可以對(duì)合同的簽訂和履行進(jìn)行檢查和監(jiān)督。 9.2合同檢查的內(nèi)容包括：9.2.1合同訂立、變更、解除或終止的手續(xù)是否完備；9.2.2合同歸檔的文件是否完備；9.2.3合同的履行情況；9.2.4是否存在違法和違反公司政策的合同及需要修改的合同；9.2.5其他需檢