辦公用品管理制度(整套).doc

1、辦公用品管理制度目錄一、宗旨2二、適用范圍2三、管理部門3四、日常管理3五、固定資產(chǎn)管理41、復(fù)印件管理規(guī)定42、打印機使用管理規(guī)定43、計算機管理規(guī)定54、傳真機管理規(guī)定65、辦公電話管理規(guī)定66、掃描儀、優(yōu)盤、數(shù)碼相機、數(shù)碼攝像機、投影儀等管理規(guī)定67、空調(diào)使用規(guī)定6六、采購管理9七、用品入庫10八、辦公用品的領(lǐng)用10九、辦公用品的保管11十、辦公用品的使用11十一、用品轉(zhuǎn)移 .12十二、物品維修12十三、遺失物品管理13十三、附則14一、宗旨為規(guī)范公司辦公用品的采購與使用，使之既滿足員工工作需要又杜絕鋪張浪費，特制定本辦法。二、適用范圍公司內(nèi)部所有部門及公司辦公用品的采購。三、管理部門辦

2、公用品的管理部門是行政辦公室，由行政人員監(jiān)管執(zhí)行， 采購由采購部實施采購。四、日常管理1、用品分為固定資產(chǎn)、管理消耗品、消耗品三大類。固定資產(chǎn)主要指： 桌椅、公文柜、電腦、 電話機、打印機、復(fù)印機、 傳真機、掃描儀、優(yōu)盤、數(shù)碼相機、數(shù)碼攝像機、投影儀等。管理消耗品主要指：剪刀、透明膠、固體膠、雙面膠、長尾夾、橡皮擦、回形針、簽字筆、鉛筆、印泥、大頭針、夾子、圖釘、名片、賬冊、檔案袋（盒） 、文件夾、文件框、美工刀、剪刀、筆筒、電池等。消耗品主要指：打印紙、復(fù)印紙、復(fù)寫紙、釘書針、紙杯、垃圾袋以及各種單據(jù)等。2、辦公用品如分配為個人使用的，由個人自己負(fù)責(zé)管理，如計算機、筆類、尺類、橡皮等；如為部

3、門業(yè)務(wù)共同使用的，由部門負(fù)責(zé)人指定專人管理，如打印機、復(fù)印機等。3、公共財產(chǎn)發(fā)生損壞時，使用人或責(zé)任人需負(fù)相應(yīng)的責(zé)任。4、員工要愛護所有公司的公共設(shè)備，離開辦公室，要檢查關(guān)閉設(shè)備電源及容易發(fā)生危險的器具，保證安全。5、任何人未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，不能將專用辦公設(shè)備帶出辦公地點，否則一切后果自負(fù)。五、固定資產(chǎn)管理1、復(fù)印機管理規(guī)定1.1 、復(fù)印機作為公司內(nèi)部辦公設(shè)備，不得對外開放，更不允許復(fù)印與工作無關(guān)的資料、文件。1.2 、復(fù)印機的使用和保養(yǎng)，公司將指定專人進行管理（詳見附表）。1.3 、復(fù)印機的復(fù)印權(quán)限：由行政部門人員操作，1.4 、若發(fā)現(xiàn)復(fù)印與工作無關(guān)的文件、資料，管理員應(yīng)及時把信息反饋給其部門負(fù)

4、責(zé)人，并做好記錄。1.5 、復(fù)印機故障報修或其相關(guān)耗材的更換，由指定管理員負(fù)責(zé)上報行政部；若因管理員管理不當(dāng)出現(xiàn)故障、報修不及時或者登記管理不嚴(yán)格，導(dǎo)致紙張及耗材消耗過大，將承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。1.6 、全體員工應(yīng)遵守規(guī)定，厲行節(jié)約，對違反規(guī)定的不合理要求，管理人員有權(quán)拒絕。2、 打印機使用管理規(guī)定2.1 、打印機作為內(nèi)部辦公設(shè)備，不得對外開放，更不允許打印與工作無關(guān)的資料、文件。2.2 、與打印機直接相連的電腦使用者為該打印機管理員，負(fù)責(zé)該打印機的管理（詳見附表 ）。2.3 、若發(fā)現(xiàn)打印與工作無關(guān)的文件、資料，管理員應(yīng)及時把信息反饋給其部門負(fù)責(zé)人，并做好記錄。2.5 、打印機故障報修或其相關(guān)耗材

5、的更換，由其管理員負(fù)責(zé)上報綜合行政部；若因管理員管理不當(dāng)出現(xiàn)故障、報修不及時或者登記管理不嚴(yán)格，導(dǎo)致紙張及耗材消耗過大，將承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。2.6 、全體員工應(yīng)遵守規(guī)定，厲行節(jié)約，對違反規(guī)定的不合理要求，管理人員有權(quán)拒絕。3、計算機管理規(guī)定3.1 、計算機使用人員必須掌握計算機操作技能，嚴(yán)格遵守計算機操作規(guī)程，注意安全操作，以防設(shè)備損壞，嚴(yán)禁私自拆卸其配置。3.2 、嚴(yán)禁使用公司計算機玩任何形式的網(wǎng)絡(luò)游戲、瀏覽圖片、傾聽音樂、上網(wǎng)聊天等各種與工作無關(guān)的內(nèi)容。3.3 、嚴(yán)禁任何人以任何手段，蓄意破壞公司網(wǎng)絡(luò)的正常運行。3.4 、未經(jīng)許可，任何私人的光盤、軟盤不得在公司的計算機設(shè)備上使用3.5 、計

6、算機使用人員要愛護機器設(shè)備，發(fā)生故障及時報修。3.6 、網(wǎng)絡(luò)管理員建立公司計算機檔案，對計算機的相關(guān)軟硬件設(shè)備的配置、使用及維護等進行統(tǒng)計和登記。3.7 、注意防止計算機病毒感染，定期用病毒殺毒軟件進行檢測，一旦發(fā)現(xiàn)病毒要馬上進行清理，若不能達(dá)到清理效果，應(yīng)及時向網(wǎng)絡(luò)管理員報告。3.8 、凡涉秘材料的存貯和計算機操作系統(tǒng)中的有關(guān)密碼均應(yīng)采取相應(yīng)的保密措施，任何人員不得竊取和泄露有關(guān)密碼、涉秘材料等。3.9 、下班或者外出不回公司者，必須關(guān)掉電腦主機和顯示器，并務(wù)必關(guān)閉電源。4、傳真機管理規(guī)定4.1 、公司傳真機的使用和保養(yǎng)，公司將指定專人進行管理。4.2 、外單位人員，未經(jīng)許可，不得使用本公司

7、傳真機設(shè)備。4.3 、發(fā)傳真時，準(zhǔn)發(fā)與工作無關(guān)的文件、資料。若發(fā)現(xiàn)傳真與工作無關(guān)的文件、資料，管理員應(yīng)及時把信息反饋給其部門負(fù)責(zé)人。4.4 、全體員工應(yīng)遵守規(guī)定，厲行節(jié)約，對違反規(guī)定的不合理要求，管理人員有權(quán)拒絕。5、辦公電話管理規(guī)定5.1 、辦公室電話是為方便工作，處理公務(wù)之用，私事一律不得使用。5.2 、外單位人員，未經(jīng)許可，不得使用本公司電話。5.3 、凡使用辦公電話者，必須愛護通訊設(shè)備，不準(zhǔn)隨意拆卸和移位通訊設(shè)備，因拆卸和移位造成損壞或線路故障，應(yīng)照價賠償。6、掃描儀、優(yōu)盤、數(shù)碼相機、數(shù)碼攝像機、投影儀等管理規(guī)定6.1 、掃描儀由公司指定人員進行管理，不得掃描與工作無關(guān)的文件、資料。6

8、.2 、投影儀由公司網(wǎng)絡(luò)管理員負(fù)責(zé)管理。6.3 、數(shù)碼相機、數(shù)碼攝像機由公司網(wǎng)絡(luò)管理員統(tǒng)一保管。6.4 、優(yōu)盤、移動硬盤、筆記本電腦由領(lǐng)用者保管，應(yīng)愛惜公司財物，如果丟失或者損毀，自行承擔(dān)責(zé)任。7、空調(diào)使用規(guī)定7.1相關(guān)術(shù)語（名詞定義）7.1.1空調(diào)管理現(xiàn)場責(zé)任人（以下簡稱為現(xiàn)場責(zé)任人），是指公共區(qū)域、獨立辦公室、生產(chǎn)車間等空調(diào)配置區(qū)域的使用者或最高行政職務(wù)管理者。1） 每個辦公室指定一名空調(diào)管理責(zé)任人。2） 空調(diào)管理責(zé)任人因故不在工作場所時，應(yīng)指定代理責(zé)任人。7.1.2空調(diào)遙控器操作和保管人（以下簡稱為遙控器保管人），是指被部門負(fù)責(zé)人專門指定按本制度執(zhí)行空調(diào)的開啟、設(shè)溫、關(guān)機及保管者。1）

9、空調(diào)遙控器不得轉(zhuǎn)借他人或人為損毀。2） 當(dāng)空調(diào)遙控器保管人離職或換崗，應(yīng)及時辦理空調(diào)遙控器移交手續(xù)，由最高職位人監(jiān)交并指定新的保管人。3）未指定專人為遙控器保管人的，由現(xiàn)場責(zé)任人兼職全權(quán)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。7.2責(zé)任劃分7.2.1空調(diào)使用實行“專人負(fù)責(zé)制”，由部門指定現(xiàn)場責(zé)任人全權(quán)管理，并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。有關(guān)責(zé)任人和員工應(yīng)根據(jù)本制度規(guī)定使用、管理好空調(diào)，切實保障空調(diào)能發(fā)揮應(yīng)有的作用，并避免能源浪費。7.2.2行政部門應(yīng)經(jīng)常派遣設(shè)備維修專業(yè)人員對辦公區(qū)域的空調(diào)線路、開關(guān)、接線盒以及空調(diào)的使用狀況進行檢查，空調(diào)的清潔由各部門自行負(fù)責(zé)，維修、保養(yǎng)工作由設(shè)備維修部門負(fù)責(zé)。7.2.3空調(diào)一旦出現(xiàn)故障，有關(guān)現(xiàn)

10、場責(zé)任人應(yīng)及時向公司行政部報告，由公司行政部統(tǒng)一聯(lián)系維修。7.3空調(diào)使用條件7.3.1空調(diào)作為辦公設(shè)施，僅限于各辦公期間使用，不允許在非辦公時間使用空調(diào)。7.3.2空調(diào)的使用由指定責(zé)任人統(tǒng)一管理，其他人員不得隨意開關(guān)，違者罰款20 元/次7.3.3使用空調(diào)時，應(yīng)先關(guān)閉門窗，如需通風(fēng)換氣要先關(guān)閉空調(diào)。下班要提前15 分鐘關(guān)閉空調(diào)，堅決杜絕開窗使用空調(diào)現(xiàn)象。7.3.4 辦公室在夏季室內(nèi)最高氣溫達(dá)到25以上，方可開啟空調(diào)制冷， 制冷溫度設(shè)置不應(yīng)低于20 ，其余時間（晚間、陰雨天等）不得開啟空調(diào)；冬季室外氣溫達(dá)到5以下的，方可開啟空調(diào)制熱，室內(nèi)溫度不得高于20 （以溫度計為準(zhǔn)）。7.3.5 辦公室人員

11、離開辦公室， 應(yīng)即刻關(guān)閉空調(diào)， 嚴(yán)禁室內(nèi)無人情況下開啟空調(diào)。7.3.6夏季雷雨天氣應(yīng)立即關(guān)閉空調(diào)，切斷電源，以免遭受雷擊。7.4空調(diào)使用注意事項7.4.1全體員工必須增強節(jié)約用電，安全用電意識。任何人不得隨意開啟空調(diào)外殼，不得私自拆裝空調(diào)開關(guān)，也不得在空調(diào)線路上亂接線。更不得讓部門以外其他任何人員進入辦公區(qū)域開啟空調(diào)（專職維修人員除外）。7.4.2空調(diào)需要按照使用說明規(guī)定進行操作，如發(fā)生故障應(yīng)及時向行政部門報修，不得自行拆卸，否則責(zé)任自負(fù)。7.5.3空調(diào)使用中不得隨意改變風(fēng)葉方向，因為人為因素造成空調(diào)設(shè)備或遙控器損壞的，所發(fā)生的維修費用由損壞人承擔(dān)。7.5違規(guī)責(zé)任7.5.1凡違反上述“空調(diào)使用

12、條件”開啟空調(diào)的（特殊情況事先經(jīng)批準(zhǔn)的除外） ，給與現(xiàn)場人員罰款30 元/次。7.5.2凡空調(diào)遙控器造成丟失或損壞的，由遙控器保管人照價賠償，賠償金額直接從工資中扣除。7.5.3 如涉及使用不當(dāng)或者故意損壞，由使用部門或故意損壞者負(fù)責(zé)修理或賠償?shù)呢?zé)任，行政部將視設(shè)備損壞情況會同設(shè)備保養(yǎng)部對故意損壞者做出相應(yīng)的處理，并處以罰款。7.5.4 凡違反本制度規(guī)定的，由行政部就處理情況通告全公司，罰款金額從當(dāng)月工資中扣除。六、采購管理1、辦公室所有辦公用品的采購工作，統(tǒng)一由采購部進行。2、各部門應(yīng)于每月 25 日至 30 日根據(jù)工作需要編制下月的辦公用品需求計劃，由行政部填寫物品采購申請單，交采購部進行

13、審核及采購，具體物品發(fā)放依據(jù)實際采購情況而定。3、辦公用品采購的一般程序為：A、行政部定期向各個部門統(tǒng)計需采購物料，填寫物品采購申請單（附表一）；B、采購部確認(rèn)庫存無可用或可替代的物品后，按照規(guī)定權(quán)限辦理審批，并報告采購人員；超出辦理權(quán)限（即大件物品），即由總經(jīng)理審批；C、得到采購許可簽字后，一般辦公用品由公司制定配送公司送貨上門或直接外出采購，驗收完畢后簽字確認(rèn)，即可在財務(wù)部核銷賬目； 大件物品則需經(jīng)過詢價、議價、確定、采購、入庫、發(fā)放程序，購買后憑簽字簽呈核銷費用。七、用品入庫1、辦公用品入庫前須進行驗收，對于符合規(guī)定要求的，由行政人員登記入庫；對不符合要求的，由采購人員負(fù)責(zé)辦理調(diào)換或退貨

14、手續(xù)。2、行政人員須對辦公用品做到分類存放，碼放整齊，清潔有序。3、要認(rèn)真做好新購物品入庫前的檢查、驗收工作，要建立辦公用品管理臺帳，做到記錄詳細(xì)、發(fā)放有登記。八、辦公用品的領(lǐng)用1、一般辦公用品的發(fā)放， 由行政人員依據(jù)辦公用品領(lǐng)用標(biāo)準(zhǔn)表（附表四），在登記好辦公用品領(lǐng)用登記表 （附表三）后，直接發(fā)放給使用部門或個人。2、領(lǐng)取時，領(lǐng)取人須在辦公用品領(lǐng)取登記表（附表三）上寫明日期、領(lǐng)取物品名稱及規(guī)格、數(shù)量、用途等項并簽字。領(lǐng)取接待用品(如水果、煙、茶、紙杯等 )時應(yīng)由接待承辦部門或接收此物的人員在辦公用品領(lǐng)用登記表（附表三）上簽字。3、員工領(lǐng)用單價在100 元以上的物品，須經(jīng)部門主管核準(zhǔn)同意。4 、

15、領(lǐng)取的非消耗性辦公用品(如訂書器、計算器、剪刀、臺歷架等)應(yīng)列入移交，如重復(fù)申領(lǐng)，應(yīng)說明原因或憑損毀原物以舊換新，杜絕虛報冒領(lǐng)。5、特殊辦公用品的發(fā)放，應(yīng)由采購部指定專人負(fù)責(zé)。6、領(lǐng)取的原則是：工作任務(wù)清楚，使用目的明確，一次一領(lǐng)，隨用隨領(lǐng)，用多少領(lǐng)多少，專領(lǐng)專用。7、辦公用品管理人員應(yīng)恪盡職守，堅持原則，照章辦事，嚴(yán)格控制辦公用品的領(lǐng)取數(shù)量和次數(shù)，保證辦公需要。對于消耗品， 可根據(jù)歷史記錄和經(jīng)驗法則設(shè)定領(lǐng)取基準(zhǔn)。明顯超出常規(guī)的申領(lǐng)， 領(lǐng)取人應(yīng)作出解釋， 否則保管員有權(quán)拒付。九、辦公用品的保管1、辦公用品由行政部統(tǒng)一保管。2、庫存辦公用品的種類和數(shù)量要科學(xué)確定，合理控制。常用、易耗、便于保管和

16、適于批量采購的辦公用品可適量庫存。要避免不必要的儲存或過量積壓，確保供應(yīng)好、周轉(zhuǎn)快、消耗低、費用省。3、加強對辦公舊物的管理。階段性使用和暫時閑置的物品要妥善保管，隨時待用；替換下的各類辦公設(shè)備交由行政部部統(tǒng)一保管，要及時回收。登記造冊，修舊利廢，充分利用。5、定期進行辦公用品庫房盤點，確保帳物相符。 隨時掌握庫存物品的數(shù)量、質(zhì)量和需求情況，適時增加庫存，保障供給。十、辦公用品的使用1、使用辦公用品應(yīng)以室為家，牢固樹立節(jié)約光榮、浪費可恥的思想，在日常工作中，處處精打細(xì)算， 提倡節(jié)省每一張紙、 每一顆釘、每一滴墨、每一分錢，努力降低辦公成本。2、辦公用品應(yīng)為辦公所用，不得據(jù)為已有，挪作私用；不得

17、用辦公設(shè)備干私活，謀私利；不許將辦公用品隨意丟棄廢置。3、精心使用辦公設(shè)備，認(rèn)真遵守操作規(guī)程，及時關(guān)閉電源。定期維護保養(yǎng)，最大限度的延長辦公設(shè)備、用品使用壽命。4、辦公用品使用要物有所值，物盡其用，不要大材小用，貴材賤用。復(fù)印紙應(yīng)用于復(fù)印，不得用做草紙、包裝紙；大頭針、曲別針等要反復(fù)使用；紙張可雙面利用，修改校對稿可先用廢舊紙張打印等，充分發(fā)揮各種辦公用品的最大使用效率。5、印制文件材料要有科學(xué)性和計劃性，并力求使印制數(shù)與需用數(shù)基本相符，略有余富，避免不必要的浪費。6、對于高檔耐用辦公用品，各部門應(yīng)盡量協(xié)調(diào)相互借用，一般不得重復(fù)購置。使用中辦公設(shè)備出現(xiàn)故障， 由原采購人員負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)和聯(lián)系退換、保

18、修、維修、配件事宜；因使用不當(dāng)，人為造成設(shè)備損壞的，直接責(zé)任人應(yīng)負(fù)賠償責(zé)任。十一、用品轉(zhuǎn)移1、員工離職時應(yīng)將所領(lǐng)物品一并退回（消耗品除外），由辦公人員填寫辦公用品移交表，離職員工簽字確認(rèn)。2、辦公事務(wù)用品如桌椅、公文柜、電話機、電腦、打印機等的遷移，需辦理遷移手續(xù)后，方可執(zhí)行。十二、物品維修1、電腦、打印機、傳真機、復(fù)印機等辦公用品出現(xiàn)故障及需維護（加碳粉）時由使用部門向行政部提出維修申請。2、行政部若發(fā)現(xiàn)用品為人為故障，應(yīng)追究使用人或責(zé)任人的責(zé)任。3、如無法維修，可聯(lián)系供應(yīng)商或外部維修機構(gòu)進行維修，并填寫辦公用品維修記錄單。4、維修經(jīng)行政和使用部門驗收后在維修單上簽字作為報銷憑證，相關(guān)費用由行政部按規(guī)定報銷。5、如辦公用品由于損壞或超出使用年限等情況，維修費用較高，需淘汰或新品替換，則需對于該物品進行報廢處理，填寫辦公用品報廢憑證 說明情況，并說明是直接淘汰還是需要購置新設(shè)備，該表將提交行政部， 由決定是否需進行報廢處理。十三、遺失物品管理1、公司員工應(yīng)愛護和節(jié)約的辦公用品，同時應(yīng)承擔(dān)良好保管的義務(wù)。2、如辦公物品出現(xiàn)人為遺失，應(yīng)由保管人員、使用人員及