船舶備用金使用管理規(guī)定

1、船舶備用金使用管理規(guī)定第一條 為規(guī)范船舶備用金的申領(lǐng)使用及財(cái)務(wù)管理，確保船舶高效營(yíng)運(yùn)，特 制定本規(guī) 定。第二條 公司指派專人全面負(fù)責(zé)船舶備用金的審核、 發(fā)放、使用審批等工作。 財(cái)務(wù) 部是船舶備用金的統(tǒng)計(jì)結(jié)算部門(mén)， 負(fù)責(zé)船舶備用金的具體發(fā)放的操作， 并協(xié) 助分管副總 定期匯總、 統(tǒng)計(jì)船舶備用金的使用情況， 在此基礎(chǔ)上向公司有關(guān)部門(mén) 及人員提交統(tǒng)計(jì)報(bào) 告。 船長(zhǎng)是船上備用金管理的責(zé)任人， 負(fù)責(zé)船上備用金的申請(qǐng)， 使用的審核。第三條 船舶備用金按用途的分類和請(qǐng)示要求如下：第一類：港口類（ 1 ） 安檢（復(fù)查）費(fèi)、安檢交通費(fèi)（ 2 ） 垃圾費(fèi)（ 3 ） 殘油接收證明費(fèi)（4） 護(hù)航費(fèi) - （須事前請(qǐng)示）

2、（ 5 ） 停泊費(fèi)、解系纜費(fèi)（ 6 ） 治安費(fèi)（ 7 ） 船舶港務(wù)費(fèi)（ 8 ） 貨物港務(wù)費(fèi)（必要時(shí)）（ 9 ） 船舶代理費(fèi) - （須事前請(qǐng)示）（10 ） 其他海事行政事業(yè)性收費(fèi)第二類：船員類2 ） 重油獎(jiǎng)須事前請(qǐng)示）（ 3 ） 伙食費(fèi)（4） 高溫費(fèi) - （須事前請(qǐng)示）（ 5） 節(jié)假日加餐費(fèi) - （須事前請(qǐng)示）第三類：交通費(fèi)類 （ 1 ） 簽證交通費(fèi)（ 2） 船員交通費(fèi) （船員的上、下船交通費(fèi)和船員公務(wù)交通及食宿費(fèi) ） （須事前請(qǐng)示）第四類：船舶自修類（ 1 ） 自購(gòu)物料備件費(fèi) （須事前請(qǐng)示） 第五類：香煙類（ 1） 購(gòu)香煙費(fèi) - （須事前請(qǐng)示） 第六類：招待費(fèi)類（1） 業(yè)務(wù)費(fèi) - （須事前請(qǐng)示

3、）（2） 招待費(fèi) - （須事前請(qǐng)示）使用前須請(qǐng)示的項(xiàng)目，須請(qǐng)示并經(jīng)同意，方能以備用金支付，未經(jīng)請(qǐng)示或請(qǐng)示不同意的，船長(zhǎng)不得同意開(kāi)支，凡開(kāi)支的也不得報(bào)銷；以上其它類項(xiàng)目，按實(shí) 際發(fā)生的金 額和規(guī)定程序從備用金中列支。 對(duì)于本規(guī)定中未詳盡的但確實(shí)需要發(fā) 生的項(xiàng)目，船長(zhǎng)未 經(jīng)請(qǐng)示不得先行同意支付。第四條 如下費(fèi)用不屬于船舶備用金用途范圍：船員私事借款、船員工資、 船舶外人負(fù)協(xié)修理費(fèi)用等，未經(jīng)公司同意，不能以備用金支付。第五條 船舶備用金的保管和賬務(wù)，使用情況的審核分別由公司指定船上專2 ） 重油獎(jiǎng) （須事前請(qǐng)示）責(zé)，在同一條船上不得由同一人擔(dān)任。 公司各船原則上指定二副保管備用金，由公司確并負(fù)責(zé)賬務(wù)

4、，船長(zhǎng)負(fù)責(zé)備用金的申請(qǐng)和船上使用情況的審核。實(shí)際擔(dān)任的人員，第六條 每港開(kāi)航后船上應(yīng)立即統(tǒng)計(jì)該港備用金的使用情況。由經(jīng)辦人填寫(xiě) 費(fèi)用報(bào) 銷審批單（貼附原始單據(jù)），報(bào)船長(zhǎng)審核簽字后， 交二副做賬并在二副 處支取現(xiàn)金。二 副根據(jù)費(fèi)用報(bào)銷審批單 （附原始單據(jù)的）統(tǒng)計(jì)備用金的使用 情況，填寫(xiě)船舶備用金 港口報(bào)表 ，交船長(zhǎng)簽字后，與費(fèi)用報(bào)銷審批單 （附 原始單據(jù)的） 及時(shí)地于下一港 交公司業(yè)務(wù)人員。 經(jīng)辦人可向船長(zhǎng)申請(qǐng)預(yù)先從備用 金中預(yù)借資金辦理相關(guān)事務(wù)，經(jīng)船長(zhǎng)同 意后， 借款須寫(xiě)借條， 待事務(wù)處理完后及 時(shí)按本條規(guī)定在二副處報(bào)賬。第七條 二副在每次領(lǐng)入和支出備用金時(shí)，及時(shí)在備用金收支記錄上做好記錄。第

5、八條 對(duì)于由于航次較短，未能及時(shí)填寫(xiě)和公司未派業(yè)務(wù)人員到港口現(xiàn)場(chǎng)的情況，船上應(yīng)通知公司分管領(lǐng)導(dǎo)， 根據(jù)其指示， 在下一港口報(bào)交或郵寄到公司。 船上實(shí)際指定 的擔(dān)任備用金保管、 賬務(wù)和審核的人員不是二副和船長(zhǎng)的， 按實(shí)際 情況，由指定的人員 履行以上對(duì)應(yīng)的職責(zé)。第九條 公司分管副總在收到船舶的報(bào)表及單據(jù)后，在5 個(gè)工作日內(nèi)，應(yīng)及 時(shí)審查，并在費(fèi)用報(bào)銷審批單上簽字，及時(shí)將相關(guān)單據(jù)交財(cái)務(wù)部沖銷備用金 帳。第十條 財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)核實(shí)船舶備用金的收支情況，便于及時(shí)測(cè)算掌握船舶備 用金的需 求。分管副總當(dāng)接到船方的申領(lǐng)請(qǐng)求或根據(jù)航次的實(shí)際情況認(rèn)為有必要 給予補(bǔ)充時(shí)，應(yīng)在 核實(shí)的基礎(chǔ)上及時(shí)提供補(bǔ)充。第十一條 財(cái)

6、務(wù)部在簽發(fā)船舶備用金時(shí)， 應(yīng)記入備用金發(fā)放記錄（見(jiàn)附表）， 標(biāo) 明發(fā)放時(shí)間、金額、途徑并經(jīng)相關(guān)人員簽名，便于及時(shí)統(tǒng)計(jì)。第十二條 船舶備用金應(yīng)嚴(yán)格按規(guī)定使用，未經(jīng)公司批準(zhǔn)，不得挪作它用。第十三條 備用金的支付應(yīng)附相關(guān)單據(jù)，如發(fā)票、收據(jù)等。相關(guān)單據(jù)應(yīng)由船 上隨費(fèi) 用報(bào)銷審批單、船舶備用金港口報(bào)表寄回公司，每港的原始單據(jù)、 費(fèi)用報(bào)銷審批單、船舶備用金港口報(bào)表上的用途項(xiàng)目、金頷和時(shí)間應(yīng)該相互吻合，用途項(xiàng)目按本規(guī)定第三條的規(guī)定填寫(xiě)。第十四條船舶應(yīng)使用公司提供的報(bào)表格式，費(fèi)用報(bào)銷審批單船上用完后,應(yīng)及時(shí)向公司申請(qǐng)。任何申報(bào)的費(fèi)用報(bào)銷審批單均應(yīng)附支持憑證。第十五條 船上報(bào)銷必須憑正規(guī)發(fā)票，凡是出現(xiàn)白條的，應(yīng)

7、由船長(zhǎng)事先向公司請(qǐng)示，并由船長(zhǎng)本人親自書(shū)寫(xiě)。第十六條 填寫(xiě)費(fèi)用報(bào)銷審批單應(yīng)規(guī)范，單據(jù)張貼要美觀，白條、收據(jù)和正規(guī)發(fā)票要求分別按不同的費(fèi)用報(bào)銷審批單填寫(xiě)和粘貼；按本規(guī)定第三條不同類別的項(xiàng)目也應(yīng)分別按不同的費(fèi)用報(bào)銷審批單填寫(xiě)和粘貼。第十七條 寄給公司的報(bào)表和單據(jù)需經(jīng)辦人、審核人須親筆簽字，不得用電腦打印代替。第十八條 本規(guī)定自2009年1月1日起生效，未盡事宜，由公司討論決定。船舶備用金發(fā)放記錄表船名：編號(hào)序號(hào)日期金額收款人出納財(cái)務(wù)經(jīng)理分管領(lǐng)導(dǎo)備注123456789101112131415161718注：1、在備用金申請(qǐng)經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)同意發(fā)放，船上經(jīng)辦人領(lǐng)取現(xiàn)金或財(cái)務(wù)部岀納匯款后，由公司財(cái)務(wù)部岀納負(fù)責(zé)

8、登記此表，并交各相關(guān)人員簽字，“收款人”欄填寫(xiě)船上負(fù)責(zé)備用金現(xiàn)金管理、領(lǐng)入備用金人的姓名2、編號(hào)有四未數(shù)值組成，如“ 0801 ”表示“ 08年第1張”表，前兩位表示年，后兩位為流水號(hào)。船舶備用金港口報(bào)表船名：第航次港口：項(xiàng)目單據(jù)數(shù)金額經(jīng)辦人備注第一類：港口類第二類：船員類父 三 第類、JL 耗 領(lǐng)名量?jī)r(jià) 單上港結(jié)存本港購(gòu)入本港消耗填表人：年 月曰船長(zhǎng)：年 月曰注：1本表每港填寫(xiě)一次，一份報(bào)公司，一份自存。項(xiàng)目為每筆費(fèi)用的支付用途，如港口業(yè)務(wù)類的船舶港務(wù)費(fèi)。單據(jù)數(shù)是每筆費(fèi)用所附的發(fā)票或收據(jù)的數(shù)量。金額為每筆費(fèi)用的金額。備注為特殊說(shuō)明事項(xiàng)。2、每個(gè)港口幵航后，船上應(yīng)盡快填寫(xiě)該表。3、該表與與其對(duì)

9、應(yīng)的費(fèi)用報(bào)銷審批單及其所附相應(yīng)發(fā)票或收據(jù)應(yīng)盡快在下一港口交公司業(yè)務(wù)人員。費(fèi)用報(bào)銷審批報(bào)銷部門(mén)：年月日填單據(jù)及附件共 頁(yè)用途金額（元）備注領(lǐng)導(dǎo)審批合計(jì)金額（大寫(xiě)）原借款元應(yīng)退余款元會(huì)計(jì)主管復(fù)核出納報(bào)銷人領(lǐng)款人費(fèi)用報(bào)銷審批單用途金額（元）備注領(lǐng)導(dǎo)審批合計(jì)金額（大寫(xiě)）原借款元 應(yīng)退余款元報(bào)銷部門(mén)：年月日填單據(jù)及附件共 頁(yè)會(huì)計(jì)主管復(fù)核出納報(bào)銷人領(lǐng)款人備用金收支記錄船名：編號(hào):第部分：領(lǐng)入情況記錄上月結(jié)余本月領(lǐng)入本月總支出本月月底結(jié)余第一次第二次第三次第二部分：支出情況記錄時(shí)間港口項(xiàng)目金額記錄人時(shí)間港口項(xiàng)目金額記錄人時(shí)間港口項(xiàng)目金額記錄人時(shí)間港口項(xiàng)目金額記錄人時(shí)間港口項(xiàng)目金額記錄人時(shí)間港口項(xiàng)目金額記錄人

10、本月總支出注：1、本表由船上現(xiàn)金保管人員填寫(xiě)，一月一份，每月月底統(tǒng)計(jì)完當(dāng)月情況后，原件報(bào)公司，現(xiàn)金保管人員留存復(fù)印件；2、備用金領(lǐng)入和支岀，發(fā)生一筆記錄一筆，每記錄一筆，記錄人在“記錄人”欄中簽字；3、“項(xiàng)目”欄參看船舶備用金管理規(guī)定中第二條，對(duì)照每筆費(fèi)用填報(bào)的費(fèi)用報(bào)銷審批單，各單據(jù)填寫(xiě)的項(xiàng)目應(yīng)該一致；4、每月月底統(tǒng)計(jì)本月領(lǐng)入和支出情況，計(jì)算“本月月底結(jié)余”，直接轉(zhuǎn)入下月的“上月結(jié)余”；5、編號(hào)為年數(shù)月數(shù)，入 08年7月份記為0807; 6、“本月領(lǐng)入”欄，記錄公司每次支給船上的金額。備用金交接記錄船名：港口：填表時(shí)間：備用金現(xiàn)金類另U金額（元）備注現(xiàn)金銀行存款合計(jì)（元）未報(bào)銷票據(jù)發(fā)生的港口發(fā)生的日期金額（元）備注借出款借款人金