合同管理辦法實施細則55080

1、頁數(shù)規(guī)章制度管理文件版本號生效日期* 集團合同管理制度編號批準：審核：編寫：1.目的：為預防和減少合同糾紛，保障公司合法權益，公司將陸續(xù)出臺相關合 同管理制度加強合同監(jiān)督管理。2.適用范圍：山西 * 集團各部門和各分、子公司，依照中華人民共和國合同 法及有關法律法規(guī)的規(guī)定，對外簽訂明確雙方權利義務的書面合同，適用本制 度。本次制訂制度適用范圍包括簽訂生產經營采購合同、項目建設合同、臨時增 補業(yè)務合同及合同檔案管理工作。3.總則：山西* 集團各部門和各分、子公司應建立健全合同管理制度，認真落 實合同管理工作。任何單位和個人不得利用合同從事違法活動，擾亂公司經營管 理秩序，損害公司利益、國家利益或

2、社會公眾利益。公司合同的管理、主辦、審 核、履行和檔案管理人員等，對合同負有保密義務，嚴禁泄露公司商業(yè)秘密。4.細則：4.1合同管理機構設置：公司的合同管理，實行集團管理部監(jiān)督，各分、子公司 具體實施管理的原則。 合同管理由主辦部門管理與專業(yè)職能部門審核相結合的原 則。4.1.1集團管理部是合同管理、監(jiān)督部門。其主要職責是：（一）擬訂、完善合同管理制度并負責組織實施。（二）對合同管理工作進行業(yè)務指導、監(jiān)督和檢查。（三）參與重大合同、重要合同的可行性研究、招標、談判和文本起草工作。（四）審核公司對外業(yè)務簽訂的合同。（五）對超出分、子公司合同簽訂額度權限的合同進行審批。（六）其他應當由合同部門承擔

3、的職責。4.1.2合同主辦部門是指經公司相關規(guī)定流程后，負責發(fā)起合同簽訂的部門。其 主要職責是：（一）牽頭組織合同的擬定。（二）依公司相關規(guī)定具體負責合同的訂立、變更和解除。（三）負責在合同簽訂后及時將合同原件移交檔案部門存檔。（四）在法律專業(yè)人員指導下起草合同文本及處理合同糾紛。（五）建立本部門的合同檔案，指定專人負責合同管理。（六）嚴格按照合同約定履行合同，防止合同糾紛的發(fā)生。（七）負責合同的變更或解除。（八）其他應由主辦部門承擔的職責。4.1.3技術支撐部門合同管理職責：（一）是指合同項目所在部門或實際負責合同履行的部門以及需要提供業(yè)務支 撐的部門。（二）負責合同技術內容審核。（三）負責

4、確認合同標的配置符合公司市場前景的需求， 未來可能會給公司帶來 良好的收益，與相關行業(yè)規(guī)定不相矛盾。4.1.4集團專職法律人員合同管理職責：（一）參與合同管理制度的制訂，提出專業(yè)建議和意見。（二）負責合同內容條款審核。（三）會同合同主辦部門參與合同糾紛、案件等處理。（四）對合同管理的相關人員進行法律知識培訓。4.2合同簽訂流程：合同主辦部門擬定合同草案后，經專業(yè)職能部門及人員審核 后，根據(jù)合同審核流程限額，提交集團管理部審批后，總經理簽字并蓋章，完成 合同簽訂。（附件 1：合同審核流程）4.2.1合同草案擬訂：（一）基本條款：合同訂立前，合同主辦部門應從以下方面對合同相對方的主 體資格、資信狀

5、況及合同內容進行調查和確認：1）合同必須以書面形式訂立，合同的格式應符合有關法律法規(guī)和規(guī)章的規(guī)定。 以傳真、電子郵件或其他網(wǎng)絡數(shù)據(jù)傳輸方式訂立的合同，應在合同成立后書面確 認或在合同中注明傳真有效等字樣。2）合同相對方的主體資格應合法，具有相應的履約能力和信用，必要時應要求 其出具資產負債表、資金證明、注冊會計師簽署的驗資報告等相關文件；合同相 對方現(xiàn)時不涉及重大經濟糾紛或重大經濟犯罪案件。3)合同相對方應具有合法營業(yè)執(zhí)照，其核載的內容應與實際相符；擬訂立合同 內容應符合合同相對方的經營范圍，涉及專營許可的，應具備相應的許可、資質 證書。4)合同相對方不是法人或擬簽約人不是法定代表人時，還應提

6、供合法、完備的 授權委托書原件。涉及代理的，對方還應提供合法、完備的代理資格證明。5)項目、工程、設計、設備或軟件的技術應先進科學，符合實際使用或應用的 要求。質量技術標準、 驗收標準和技術服務等條款應明確、 具體并具有可操作性。6)合同業(yè)務應具有較好的市場前景和需求，預計可為公司產生較好的收益；合 同內容不與相關行業(yè)規(guī)定矛盾。7)合同的價款應合理。8)商務條款應合理并符合公平性原則。9)合同的主要條款應與中標標書內容一致。10)合同標的應有詳細項目列支。11)合同金額應準確無誤，合同價款應與最終談判價格一致。12)建設工程或工程施工、監(jiān)理合同的內容應符合政府相關管理部門規(guī)定。13)其他應由主

7、辦部門調查和確認的內容。(二)合同約束條款 ：1)合同相對方：應具備增值稅一般納稅人資格。2)價格：必須以含稅價格商談合同標的，并詳細注明價外費用等情況。3)發(fā)票：必須提供增值稅專用發(fā)票。 (稅率要嚴格執(zhí)行所屬行業(yè)標準)4)交貨方式：合同中必須明確指定交貨地點及交貨方式。5)結算方式：結算方式以銀行承兌匯票為主。6)付款方式：材料(或設備)采購合同：預付款比例不超過30%，提貨款不超過 60%，驗收款不超過 90%；基建合同：預付款比例不超過 20%，按進度付款比 例不超過 75%，驗收款不超過 95%；在付款比例達到 60%之上時，開票比例至少 要達到付款同等比例。7)合同爭議的解決方式：約

8、定為交城縣人民法院8)主辦部門簽訂合同條款超出約束條款的， 必須在審核合同時向審核部門明示， 并說明原因。4.2.2合同審核：1)簽訂合同前應嚴格按照審核流程審核合同。未履行審核程序的合同，除經公 司領導事先書面授權外，不得簽字蓋章，財務部也不予辦理結算事宜。2)技術業(yè)務支撐部門審核時，應著重調查和確認基本條款中第5、12 項內容。3)財務部門應調查和確認基本條款中第 2、3、4、8 項內容及約束性條款全部內 容。4)法律專職人員應調查和確認基本條款中第 2、3、4 項內容。5)集團管理部應調查和確認基本條款中第 6、7、9、11 項內容及約束條款全部 內容。4.2.3合同審批：合同審批由各公

9、司合同主辦部門根據(jù)權限進行審批。 超出簽訂 權限的上報集團管理部，按公司有關規(guī)定執(zhí)行審批。4.2.4合同簽約：經審批后的合同，各公司負責人可以簽約并加蓋合同專用章。4.3合同的履行4.3.1依法生效的合同，應當全面認真履行。合同履行部門應接受合同管理部門 對履行情況的監(jiān)督檢查。4.3.2除各公司總經理事先授權外，合同正式簽訂前，不得實際履行合同。4.3.3合同主辦部門和履行部門不是同一部門的，兩部門應建立相應的交接手 續(xù)，并對合同的履行情況及時溝通。4.3.4公司未能按約定履行合同時，合同履行部門應及時向部門領導匯報，同時 通知合同主辦部門。合同履行部門應與對方當事人積極協(xié)商，采取必要措施，避

10、 免或減輕公司法律責任和經濟損失。4.3.5如對方當事人不履行或不全面、不適當履行合同，合同履行部門應在法定 或約定期限內以法定或約定方式向對方提出書面異議 (異議文書須事先經公司法 律專職人員審核)，同時合同履行部門應及時向部門領導匯報，盡量與對方當事 人協(xié)商，用書面形式要求其繼續(xù)履行合同。4.6.1與合同有關的談判記錄、來往函件、傳真、電話記錄、電子郵件、圖表、 聲像制品、合同文本、合同審核表及合同履行期間變更、解除手續(xù)等資料，均屬 合同相關文件的組成部分，主辦人應妥善保管并存檔。4.3.6合同履行完畢后， 合同履行部門于五日內將合同正本及第條規(guī)定的資料移 交本單位檔案部門存檔，履行部門與

11、檔案部門應建立書面交接手續(xù)。4.3.7公司建立合同動態(tài)分析制度，主辦和履行部門應定期分析合同履行情況， 及時發(fā)現(xiàn)合同履行中的問題，確保合同正常履行。4.4合同的變更和解除4.4.1合同簽訂后，經合同雙方協(xié)商一致需要變更或解除合同的，由合同履行部 門提請合同主辦部門將原合同審核表、 原合同及擬簽訂的變更或解除合同一并送 原審查部門，按原審核程序審核。但只涉及合同金額變更的，只經過財務部和法 律專職人員審核；只涉及技術條款變更的，只經過相關業(yè)務或技術部門和法律專 職人員審核。4.4.2變更、補充或解除合同，必須采用書面形式。 （雙方簽字蓋章生效）4.5合同的糾紛處理4.5.1合同履行中發(fā)生爭議時，

12、 應當在法定或約定的期限內， 采取以下方式處理：（一）自主協(xié)商解決。（二）根據(jù)合同約定的爭議解決方式解決。（三）依法向簽定地人民法院提起訴訟或申請仲裁。4.5.2為避免和減少合同糾紛案件，出現(xiàn)合同爭議時應盡量通過協(xié)商方式解決。4.5.3合同發(fā)生訴訟、仲裁等糾紛（以下簡稱糾紛）時，合同履行部門應立即將 糾紛情況報告總經理，并上報集團法律專職人員，研究解決方案。4.5.4合同糾紛的解決方案應通過集團董事長的批準。 法律專職人員負責選聘律 師，并辦理授權、出庭和相關手續(xù)。合同履行部門及（或）主辦部門應指定專人 配合法律專職人員和外聘律師處理糾紛。4.5.5合同糾紛案件結案后， 有關分子公司責任部門應

13、就糾紛案件涉及的問題進 行總結和整改。4.6合同檔案的管理4.6.2集團各分、子公司合同主辦部門應指定專人做好合同檔案管理工作，規(guī)范 屬于本部門范圍的與合同相關的檔案資料。 集團范圍內所簽合同至少保留兩份原 件，主辦部門及財務部門為原件保存部門。合同主辦部門為合同完整檔案的第一 責任人。合同執(zhí)行完成后，由合同主辦部門整理完整檔案（要求原件）移交各公 司檔案室統(tǒng)一保存。4.6.3合同檔案應包括談判記錄、 來往函件、 傳真、電話記錄、電子郵件、 圖表、 聲像制品、合同文本、合同審核表及合同履行期間變更、解除手續(xù)等資料。4.6.4合同應按公司檔案管理規(guī)定及時歸檔。4.7公司合同管理實行審批責任制。4

14、.7.1集團管理部定期對集團各分、子公司對本制度的執(zhí)行落實情況進行檢查， 并責令相關部門和人員進行整改，避免或減輕公司法律責任和經濟損失。4.7.2合同主辦、履行、審核的部門和人員， 對合同履行中出現(xiàn)的問題負有解決、 處理的責任。其中，合同主辦部門審核人是第一責任人，在合同管理方面需承擔 首要責任。4.7.3對合同管理混亂、存在糾紛隱患，影響公司正常經營活動的個人、部門或 分子公司，責令其限期整改，并追究有關人員責任。4.7.4凡有下列情況之一的， 公司應追究責任人的行政、 經濟責任； 構成犯罪的， 移交司法機關依法追究刑事責任：（一） 未經授權或超越授權范圍以公司名義對外簽訂合同的。（二） 違反合同審核程序對外簽訂合同的。（三）對所主辦的必備或重要條款未加約定、約定不清或在簽訂合同時漏填重 要內容的。（四）在合同簽訂履行過程中以權謀私、泄露商業(yè)秘密或玩忽職守的。（五）其他情況。5. 附則 本制度自印發(fā)之日起實施，集團管理部為本制度解釋部門。附件 1合同審核流程注： 1、各部門必須按照