微軟Office-365文件管理解決方案

1、微軟 Office-365 文件管理解決 方案微軟 Office 365 文件管理解決方案在“互聯(lián)網(wǎng) +”的時(shí)代中，企業(yè)員工、移動(dòng)設(shè)備和企業(yè) IT 系統(tǒng)不斷生成海量的 數(shù)據(jù)。據(jù)統(tǒng)計(jì)，在企業(yè)產(chǎn)生的數(shù)據(jù)中，文檔、電子郵件、圖像、醫(yī)療記錄、保 修報(bào)告、機(jī)構(gòu)表單等非結(jié)構(gòu)化文件占據(jù)了 80%的比重。 數(shù)量龐大且形式多樣的非 結(jié)構(gòu)化內(nèi)容，對(duì)企業(yè)和組織的發(fā)展形成了新的挑戰(zhàn)。傳統(tǒng)企業(yè)的文檔管理處于 純手工和半自動(dòng)化，同時(shí)暴露了諸多問題：對(duì)文檔的創(chuàng)建過程缺乏控制； 文檔 存儲(chǔ)混亂，后期維護(hù)成本高；多格式導(dǎo)致文檔檢索困難；文檔的安全性達(dá)不到 要求；許多企業(yè)多文檔都分散在員工的移動(dòng)設(shè)備、個(gè)人電腦上，相互之間進(jìn)行 文

2、件分享時(shí)，通過郵件發(fā)送或拷貝，不夠便利，文檔版本管理也成為需要考慮 的問題。作為企業(yè)的管理者，在審批文檔的同時(shí)，如何集中、安全的存放、保護(hù)重要文 檔？員工如何查找、分享需要的文檔，如何確保文檔是最新更新的？文檔如何 更合理的分類存放？如何安全、便捷的實(shí)現(xiàn)企業(yè)資源共享與協(xié)同，成為提高企 業(yè)生產(chǎn)力的關(guān)鍵。在云計(jì)算時(shí)代，企業(yè)利用云技術(shù)獲得安全的專屬“網(wǎng)盤”服 務(wù)，成為企業(yè)文件管理的新趨勢(shì)。微軟 Office 365 文件管理解決方案，幫助創(chuàng)建新的文件管理門戶，在無需企業(yè)自行采購(gòu)和架設(shè)服務(wù)器的前提下，實(shí)現(xiàn)文件管理系統(tǒng)的高效部署，并對(duì)各類文 件安全有序的統(tǒng)一管控。員工可以使用手機(jī)、平板、 PC 等多種設(shè)

3、備，通過互聯(lián) 網(wǎng)隨時(shí)隨地的查詢和跨部門分享企業(yè)文件，促使企業(yè)各部門的協(xié)作更加透明和 高效，通過安全、便捷、高效的文件管理方式提升企業(yè)信息化水平。行業(yè)文件管理解決方案需求企業(yè)內(nèi)部資源共享與協(xié)同工作是企業(yè)發(fā)展建設(shè)的基礎(chǔ)，可以推進(jìn)跨部門、跨領(lǐng) 域的信息化協(xié)同，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)、文件在部門之間的傳遞，并實(shí)現(xiàn)文件信息的集中 管理和安全管控。新一代的文件管理解決方案為企業(yè)各個(gè)部門提供了管控中心， 方便高效地將文件、文檔等資源進(jìn)行安全管理，通過客戶端及移動(dòng)設(shè)備應(yīng)用實(shí) 現(xiàn)資源快速共享與歸檔。微軟 Office 365 文件管理解決方案幫助用戶無論何時(shí) 何地，都能輕松的共享文件并實(shí)時(shí)協(xié)作，成為最值得企業(yè)用戶信賴的文件管

4、理 解決方案。目前，針對(duì)文件管理的需求主要集中在以下幾個(gè)方面1、文件協(xié)同編輯文件協(xié)同編輯是企業(yè)不同部門之間普遍的溝通方式，并伴隨業(yè)務(wù)量的增長(zhǎng)而不 斷增長(zhǎng)。大中型企業(yè)運(yùn)轉(zhuǎn)的項(xiàng)目可能影響到數(shù)十個(gè)部門和分支機(jī)構(gòu)，如果各部 門之間缺少協(xié)作，項(xiàng)目失敗的可能性將大大增加。通過部署微軟 Office 365 文 件管理解決方案，企業(yè)員工通過簡(jiǎn)便直觀的工具，即可進(jìn)行跨機(jī)構(gòu)的信息溝通 和分享，優(yōu)化協(xié)作程序，實(shí)現(xiàn)跨部門文檔的實(shí)時(shí)共享、共同編輯，提升部門間 協(xié)作效率。2、移動(dòng)設(shè)備快速分享文檔在移動(dòng)時(shí)代，企業(yè)員工使用各種移動(dòng)、平板設(shè)備處理各種業(yè)務(wù)信息，由于沒有 統(tǒng)一的企業(yè)門戶，許多移動(dòng)設(shè)備的業(yè)務(wù)內(nèi)容很難實(shí)時(shí)進(jìn)行分享和

5、協(xié)作。通過使 用微軟 Office 365 文件管理解決方案構(gòu)建的安全門戶，可隨時(shí)隨地實(shí)時(shí)的分享 企業(yè)業(yè)務(wù)信息并合理的歸檔。公司各個(gè)部門的同事也可以在任何地點(diǎn)，使用移 動(dòng)設(shè)備隨時(shí)的查詢和調(diào)用。因此，跨部門間的協(xié)作變的透明和高效，大幅度提 升企業(yè)的溝通效率。3、文件集中管理微軟 Office 365 文件管理解決方案為企業(yè)客戶提供了一個(gè)文檔集中管理、集中 控制的協(xié)同工作平臺(tái)。微軟 Office 365 文件管理解決方案幫助企業(yè)用戶可以對(duì) 文檔各個(gè)周期進(jìn)行有效管控，包括創(chuàng)建、共享、分發(fā)、存儲(chǔ)、歸檔、銷毀等不 同環(huán)節(jié)進(jìn)行有效管理。解決方案提供了完整的辦公文檔生命周期管理，幫助客 戶提高文檔制作效率，

6、規(guī)范處理流程，增強(qiáng)文檔和信息的安全性，降低管理和 運(yùn)營(yíng)成本。4、保護(hù)企業(yè)數(shù)據(jù)安全在工作中，企業(yè)員工經(jīng)常會(huì)產(chǎn)生或查閱一些重要的技術(shù)文檔，信息的使用者經(jīng) 常通過電子郵件、磁盤復(fù)制或文件服務(wù)器來共享他們的文檔。這其中，創(chuàng)建和 處理機(jī)密信息、敏感數(shù)據(jù)的情況越來越多，需要企業(yè)對(duì)文件管理的需求也愈來 愈多。微軟 Office365 文件管理解決方案采用高度安全的文件存儲(chǔ)策略，企業(yè) 用戶完全可以放心地存儲(chǔ)關(guān)鍵數(shù)據(jù)和信息，微軟實(shí)行的安全策略完全符合行業(yè) 最高規(guī)范。微軟 Office 365 文件管理解決方案 在現(xiàn)行的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中，企業(yè)期望構(gòu)建安全的文件管理平臺(tái)，在無需自行采購(gòu)和 架設(shè)服務(wù)器的前提下，實(shí)現(xiàn)文件管理

7、系統(tǒng)的高效部署。通過熟悉的 Office 操作 方式，讓員工的使用習(xí)慣實(shí)現(xiàn)平滑的過渡。使用 SharePoint Online 協(xié)作平臺(tái)， 幫助企業(yè)用戶改善員工的協(xié)同辦公效率，通過加強(qiáng)內(nèi)部溝通，實(shí)現(xiàn)更加精益化 的企業(yè)管理?；?Office 365 的微軟文件管理解決方案，通過豐富、安全、便 捷的方式，為企業(yè)構(gòu)建了一個(gè)功能豐富的文件管理系統(tǒng)。微軟 Office 365 文件管理解決方案的特點(diǎn)包括以下幾個(gè)方面：1、打造企業(yè)專屬網(wǎng)盤服務(wù)各種非結(jié)構(gòu)化的文檔跨部門調(diào)用， 一直困擾著跨部門協(xié)作的員工， OneDrive for Business 為企業(yè)提供了可以在任何地方存儲(chǔ)和訪問影像文件的空間?，F(xiàn)在，

8、員 工可以在多臺(tái)設(shè)備上跨平臺(tái)查看、 存儲(chǔ)文字、 音頻、視頻等企業(yè)文件。 OneDrive for Business 提供卓越的便利性和安全性， 即使不在公司內(nèi)部， 在訪問權(quán)限內(nèi)， 員工在外也可以通過網(wǎng)絡(luò)查找相應(yīng)文件， Office 365 強(qiáng)大的搜索功能讓員工輕 松快速找到所需要的文件。2、構(gòu)建安全的網(wǎng)絡(luò)共享平臺(tái)企業(yè)內(nèi)部的文檔很多分散在員工個(gè)人電腦上，相互之間進(jìn)行文件分享時(shí)，通過 郵件發(fā)送或拷貝并不方便，文檔版本管理也成為需要考慮的問題。Office 365的 SharePoint Online 服務(wù)為工作人員提供超大的網(wǎng)絡(luò)存儲(chǔ)空間，員工可以將 文檔上傳到云端，分部門、級(jí)別存放，并可同步到本地

9、。在聯(lián)網(wǎng)狀態(tài)下，當(dāng)文 檔更新時(shí)可以自動(dòng)同步。在脫機(jī)狀態(tài)下，員工也能訪問文檔，修改后的內(nèi)容在 恢復(fù)網(wǎng)絡(luò)連接時(shí)，即可自動(dòng)同步。支持多人同步和協(xié)同編輯，是 Office 365 方 案的獨(dú)特優(yōu)勢(shì)。另外， Office 365 的服務(wù)具有高度安全性，通過文檔安全策略、 信息權(quán)限管理等多種手段，為信息共享、文檔管理和協(xié)作提供有力安全保障。3、信息隨時(shí)記錄在移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，企業(yè)員工需要隨時(shí)對(duì)工作內(nèi)容進(jìn)行文檔處理。在外出公干 時(shí)，需要隨時(shí)做好現(xiàn)場(chǎng)筆記。使用微軟 Office 365 文件管理解決方案，員工不 僅可以在任何移動(dòng)設(shè)備上訪問 Office 文檔，還可通過 OneNote隨時(shí)隨地記錄筆 記和現(xiàn)場(chǎng)反饋

10、，并且實(shí)時(shí)與云端同步內(nèi)容，無需擔(dān)心信息的丟失。4、文件內(nèi)容的安全存儲(chǔ)如何安全管理重要的工作文檔，一直是各大企業(yè)選用文件系統(tǒng)時(shí)關(guān)注的重點(diǎn)。 OneDrive for Business 為企業(yè)提供了可以在任何地方存儲(chǔ)和訪問重要文件的空 間，實(shí)現(xiàn)在多臺(tái)設(shè)備上跨平臺(tái)存儲(chǔ)工作文件，提供卓越的便利性和安全性。微 軟 RMS( Rights Management Services ) 能 夠 為 訂 購(gòu) Exchange Online 和 SharePoint Online 服務(wù)的企業(yè)，提供強(qiáng)大的信息權(quán)限管理能力， RMS是 基于文 件內(nèi)容的信息權(quán)限管理方案，配合傳統(tǒng)基于文件目錄的方式，為企業(yè)打造一個(gè) 完整

11、的、靈活、安全的信息權(quán)限解決方案。5、移動(dòng)的文檔掃描通過微軟 Office 365 文件管理解決方案，企業(yè)員工可將打印資料使用移動(dòng)掃描 軟件快速錄入整理成電子文檔，會(huì)議中白板上的內(nèi)容也可以快速錄入。 Office Lens 可以剪裁及強(qiáng)化處理白板和文檔的圖片，識(shí)別其中的文字，還能將圖像轉(zhuǎn) 為可編輯的 Word、PowerPoint 和 PDF文件。 Office Lens 就像是袖珍型掃描儀， 可以數(shù)字化白板或黑板上的筆記，隨時(shí)都能找到重要的文檔或名片， 并隨手涂 寫想法并拍照以供以后參考。成功案例：光寶移動(dòng)，光寶移動(dòng)遷移到 Office 365 之后，企業(yè)員工可從 Office 365的跨平臺(tái)特性中獲益。通過使用 SharePoint Online ，提供了強(qiáng)大的工作流 引擎，讓員工在任何時(shí)候(例如在工作流程審批中) ，通過無所不在的聯(lián)系人卡 片，快速與其他人進(jìn)行即時(shí)消息、音視頻會(huì)議或郵件溝通，無需在不同的應(yīng)用 之間來回切換。實(shí)現(xiàn)員工跨設(shè)備的移動(dòng)辦公