行政管理的職位認知

1、行政辦公室作為公司職能機關的中樞一、行政經(jīng)理崗位的基本職能概括的講，行政行政辦公室的主要職能就是創(chuàng)造良好的服務，即為領導的科 學決策和決策的正確執(zhí)行服務。 具體的講，其基本職能大體有五項， 即參謀職能、 協(xié)調(diào)職能、承辦職能、管理職能和督辦職能。1、參謀職能行政經(jīng)理的參謀職能大多的圍繞領導決策進行的。 主要表現(xiàn)在： 首先在決策 形成過程中， 在幫助領導全面了解基層情況、 確定工作方向和重點、 范圍及程度 上發(fā)揮參謀作用；另外在決策實施過程中，在幫助領導及時了解工作進展情況、 審時度勢、 強化控制上發(fā)揮參謀作用； 其次在決策實施過程結束后， 在幫助領導 正確總結經(jīng)驗、進行新的決策活動上發(fā)揮參謀作用

2、。2、協(xié)調(diào)職能行政行政辦公室履行協(xié)調(diào)職能， 主要是抓好縱向協(xié)調(diào)、 橫向協(xié)調(diào)和內(nèi)部協(xié)調(diào)。 所謂縱向協(xié)調(diào)，即指致全力于上下級之間關系流融洽，上令下行，下情上曉，上 下緊密配合、步調(diào)一致辭的協(xié)調(diào)工作。所謂橫向協(xié)調(diào)，即指針對安保、財務等其 它科室融洽和諧的協(xié)調(diào)工作。 內(nèi)部協(xié)調(diào)主要針對辦公室內(nèi)部各種關系的妥善安排 和指揮，保證工作效率。3、承辦職能行政經(jīng)理的承辦職能大致來自三個方面： 一是來自上級部門的， 主要是指上 級領導部門交付的事項，如工作調(diào)研、信息反饋、工作總結等，需要認真對待， 按期完成； 二是來平行部門的決策和交負的事務， 行政辦要帶領工作人員不折不 扣地去落實，負有領導、組織、指揮和管理的

3、責任；三是來自一線職工需辦理有關事項或對單位的意見建議， 按程序應先和人事部門或督察部門取得聯(lián)系， 這就 需要根據(jù)實際情況去處理。 總之， 行政辦負責人對所負責的事項要高度負責， 一 絲不茍、一辦到底，落到實處。4、管理職能管理職能主要是針對行政行政辦公室內(nèi)部而言，集中體現(xiàn)在以下兩個方面。 一是文書管理 ，重點圍繞著公文的處理與保管而需要進行的撰稿、校對、印制、 收發(fā)登記、立卷、歸檔等環(huán)節(jié)是必不可少的。行政管理對文書工作統(tǒng)一領導，統(tǒng) 一組織安排，負責督促、檢查，把好質(zhì)量關，防止濫抄亂送和形式主義。二是 事 務管理 ，行政行政辦公室作為公司中事務性管理機構， 對這個機構的運作， 應該 做到事無巨

4、細、合理統(tǒng)籌、認真操辦。如會議安排、領導用車、對處接待、辦公 用具以及為單位職工提供生活服務的有關事項， 使行政辦公室真正成為公司職能 機關的中樞。5、督辦職能督辦職能主要保證各項制度貫徹、 工作落實。 任何一項工作的有效執(zhí)行必須 要有檢查促進機制， 行政辦公室在某一方面即發(fā)揮這一作用。 具體督辦職責分為 （一）制度執(zhí)行督辦，即公司確定相關行政制度的落實；（二）常規(guī)事務督辦， 即各項安排事務的及時跟進和檢查，確保工作開展各環(huán)節(jié)時刻保持暢通；（三） 上級臨時安排的工作督辦， 針對公司階段性、 臨時性劃定的督辦項目進行工作檢 查。二、行政經(jīng)理應具備的基本素質(zhì)一名合格的行政經(jīng)理應具備哪些素質(zhì)， 總結

5、分析大致需包括品德素質(zhì)、 心理 素質(zhì)、知識素質(zhì)三個方面。1、品德素質(zhì)要求做到光明磊落， 忠實老實；服從組織，顧全大局；關心他人， 助人為樂； 公道正派，謙虛謹慎；嚴以律已，廉潔奉公。2、心理素質(zhì)主要包括穩(wěn)定的情緒、 良好的性格、 廣泛的興趣和堅強的意志。要求做到隨 和而不盲從，自信而不固執(zhí)，忍讓而不獻媚，直率而不粗暴，多思而不多疑，謹 慎而不圓滑。同時，還要從本職工作出發(fā)，不以個人愛好為取舍，培養(yǎng)廣泛的興 趣，培養(yǎng)興趣的多樣性，以適應工作需要。此外，在工作中不僅要雷厲風行的作 風，還要有善始善終的毅力； 不僅在取得成績的時候保持清醒的頭腦， 也能為顧 全大局而忍辱負重。3、知識素質(zhì)主要包括三方

6、面。 一是深厚的理論功底； 二是專業(yè)知識；三是寬廣的基礎知 識，如歷史知識、 自然科學知識等輔助知識， 力爭使自己成為一個知識淵博的人三、行政經(jīng)理應擁有的工作理念1、崗位認知清晰清晰的崗位認知是做好行政管理工作的首要條件， 站在公司發(fā)展全局角度充 分認識行政辦公室所要開展的各項工作， 分析、界定各項工作的重要性， 按照重 要程度逐步完成。只有做到崗位認知準確，才能保證工作有的放矢。2、預算計劃完整全面、細致的工作預算和計劃是做好行政管理工作的必要條件，計劃妥當、 預算完整對工作各環(huán)節(jié)的支撐尤為明顯， 否則必然造成工作混亂以及諸多突發(fā)問 題的產(chǎn)生，耗費工作時間和精力，影響最終結果。3、工作執(zhí)行高

7、效擁有高度的時間觀念， 保持雷厲風行的工作作風， 果斷的展開各項既定工作，把控工作開展流程各環(huán)節(jié)，嚴格要求過程為結果服務。4、工作態(tài)度嚴謹認真、嚴謹?shù)墓ぷ鲬B(tài)度能夠為行政管理工作帶來諸多保障， 能夠避免很多人 為何客觀問題；簡單的事情重復做，重復的事情做到位；堅持原則，同時加以適 當?shù)撵`活； 面對不同難題和困難局面， 都必須從全方位積極尋求解決方法， 用最 合適、妥善的方法克服困難也是我們必須保持的心態(tài)。5、工作總結全面只有總結，才有提高；沒有最好，只有更好，不管是成功了，還是失敗了，總結得失，我們才會進步。四、行政經(jīng)理應具有的工作思路行政管理工作最終把握在三個字：“精細化”。所謂精細化管理，就

8、是要按照精確、細致、深入的要求，明確職責分工，優(yōu)化業(yè)務流程，完善崗責體系，加強協(xié)調(diào)配合，避免大而化之的粗放式管理，抓住工作的薄弱環(huán)節(jié)，區(qū)別不同情況， 有針對性地采取措施，抓緊、抓細、抓實，不斷提高管理效能。1、更新觀念，提高認識“天下大事，必做于細”。一方面，行政辦公室所有人員必須牢固樹立“細節(jié)決定成敗”的意識，把重視細節(jié)作為一種素質(zhì)，一種修養(yǎng)，一種工作態(tài)度，增強工作的自覺性、及時性、細致性、有效性，力爭每項工作都嚴謹、細致、準確，要 努力實現(xiàn)“六個不讓”，即不讓領導交辦的事在這里延誤、不讓傳遞的文件在這里 中斷、不讓辦理的文件在這里積壓、 不讓各種差錯在這里發(fā)生、 不讓前來辦事的 同事在這里

9、受到冷落、不讓公司形象在這里受損。要努力做到“三個一點”，即常 規(guī)的事，思路超前一點 ; 急辦的事，步伐加快一點 ; 敏感的事，考慮周全一點。 另一方面，要戒除三種行為，即遇事怕麻煩，辦事憑經(jīng)驗，處事不冷靜；無論是 辦文、辦會還是辦事，都要增強責任意識、創(chuàng)新意識和程序意識，“不因事小而 不為，不因事雜而亂為，不因事急而盲為，不因事難而怕為”。2、明確職責，細化流程首先，要依職能辦事。行政辦公室的主要職責：履行參謀職能，為領導決策 服務；履行協(xié)調(diào)職能，為推動全局服務；履行承辦職能，為公司運轉服務；履行 管理職能，為中心工作服務；履行督辦職能，為政令暢通服務。要將行政辦公室 的各項職能逐項分解到各

10、環(huán)節(jié)、 各崗位，明確“干什么”“、怎么干”“、干得怎么樣”、 “干錯了怎么辦”，確保崗位職責精細化； 按規(guī)章辦事， 按程序運作，按規(guī)程服務， 既不越位，也不缺位，確保職權人人有、 任務個個擔、 責任人人負、事事有人干。其次，要按流程理事。要按照 程序精簡、環(huán)節(jié)順暢、責任明確、標準細化 的 基本要求，優(yōu)化行政辦公室各項工作流程。行政辦公室的核心職能是輔助決策， 要以決策的形成、實施、反饋、評估、完善為導向，抓住決策前的調(diào)查研究，決 策中的對策建議， 決策后的督查評估反饋等主要環(huán)節(jié)來設計工作流程。 同時，要 逐項建立信息調(diào)研、公文運轉、檔案管理、機要保密、安全值班、督促檢查、新 聞宣傳、會議管理、

11、投訴處理、網(wǎng)站管理等各方面工作的具體流程，做到環(huán)環(huán)相 扣、互促互進。第三，靠協(xié)調(diào)成事。 公司許多工作都歸口行政辦公室管理， 不僅要靠部門全 體同仁共同努力，還需要依靠整個公司、整個系統(tǒng)的力量。因此，行政辦公室要 正確定位，加強協(xié)作，形成協(xié)調(diào)配合、齊抓共管的工作格局。主要做好“五個協(xié)調(diào)”：一是做好與領導的協(xié)調(diào)。及時領會領導意圖，把領導安排的工作準確及時 地安排、布置、貫徹下去。二是做好與上級部門和領導機關的協(xié)調(diào)。對上級機關 的發(fā)文、通知、安排，及時向領導匯報，在當好“參謀”的前提下，及早拿出思路 和方案。三是做好與其它科室之間的協(xié)調(diào)。 在工作中， 由于各科室之間的工作側 重點和工作要求不同， 不

12、可避免的會產(chǎn)生一些不同的意見， 行政辦公室要主動做 好協(xié)調(diào)工作，本著求同存異、顧全大局的原則，及時協(xié)調(diào)解決。四是做好與系統(tǒng) 外部門之間的協(xié)調(diào)。 五是做好與全體職員關系的協(xié)調(diào)， 既讓領導放心， 又讓同事 滿意。3、完善制度，強化考核要對辦文、 辦事、辦會、督辦等行政辦公室規(guī)章制度進行修訂、 補充和完善， 形成規(guī)范化的制度體系， 堅持用制度來約束行為， 規(guī)范工作運轉， 使行政辦公室 工作切實做到有章可循、周密嚴謹。重點是要建立和完善以下三項制度：首先，建立工作日志制度。 通過建立工作日志， 提高行政辦公室人員統(tǒng)籌安 排工作的能力和科學利用時間的水平， 減少疏漏，杜絕重大失誤。 一是日常事務 日志。

13、對相關職能部門間業(yè)務聯(lián)系的工作，會議接待、參觀學習等日常事項，建 立專項日志，工作完成后，存檔備案，以備查詢。二是建立個人工作日志。每個 行政辦公室人員都建立自己的個人工作日志， 便于經(jīng)常性地了解和及時推進各自 職責范圍內(nèi)的工作。 三是建立臨時工作日志。 對領導交辦或其他科室請求協(xié)助的 臨時性工作建立臺帳，留存記錄，防止安排的工作多了，顧此失彼。其次，建立 AB 崗制度。 AB 崗工作制度是指行政辦公室在合理設置工作崗 位、完善工作職責的基礎上，在相近崗位之間，實行頂崗或互為備崗的制度。即 兩個相近崗位互為 AB 崗，當 A 崗因故不在崗時， B 崗自動頂崗，及時辦理根據(jù)工作性質(zhì)可以即時辦理的

14、一般性事務和緊急事務。 實行 AB 崗工作制一方面能夠 通過 A、B 工作人員互為備崗，保證各項工作流程順暢、無縫鏈接，防止行政辦 公室職能發(fā)揮出現(xiàn)“缺位”，另一方面，在A、B崗工作人員都在崗的情況下，A、 B 崗能夠相互把關、審核，最大限度地減少工作中差錯或低級失誤。第三，完善績效考核制度。嚴格實行“三定”（定員、定崗、定責）和目 標管理。將行政辦公室內(nèi)部劃分為文秘綜合、 文檔機要、考核督辦三個考核小類， 按各自所擔負的職責細化為日常性、階段性和臨時性任務目標，明確完成時限、 工作程序和具體要求， 實行分工負責、 量化考核， 行政經(jīng)理每個月初寫前一個月 工作總情況結和下月工作計劃， 按時向領導匯報月度工作任務完成情況， 年終匯 總，按考核情況進行評先評優(yōu)。在考核過程中，要合理確定考核標準，對能夠量 化的工作盡可能地設計量化指標， 對主觀因素較強、 不容易量化的工作， 應當設 計必要的定性評價指標?？傊?，行政辦公室的工作看似千頭萬緒、 紛亂繁雜， 實際上如果把握住工作 重點，理清工作思緒，明確工作方向