企業(yè)內(nèi)部控制——采購(gòu)業(yè)務(wù)

1、企業(yè)內(nèi)部控制 米購(gòu)業(yè)務(wù)7. 3請(qǐng)購(gòu)與審批控制7. 3. 3采購(gòu)申請(qǐng)審批制度以下是某企業(yè)為了明確采購(gòu)商品或勞務(wù)的申請(qǐng)與審批規(guī)范，企業(yè)應(yīng)建立采購(gòu)審批制度。的采購(gòu)申請(qǐng)審批制度，供讀者參考。采購(gòu)申請(qǐng)審批制度第1章總則第1條目的企業(yè)為明確商品或勞務(wù)采購(gòu)的申請(qǐng)與審批規(guī)范，特制定本制度。第2條適用范圍本企業(yè)內(nèi)所有部門的請(qǐng)購(gòu)，除另有規(guī)定外，均依本制度的相關(guān)規(guī)定處理 第3條責(zé)權(quán)單位1 .采購(gòu)部負(fù)責(zé)企業(yè)所需物資的采購(gòu)工作。2 財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)采購(gòu)物資的貨款支付工作。3 物資使用部門和倉(cāng)庫(kù)部門提岀采購(gòu)申請(qǐng)。4.財(cái)務(wù)總監(jiān)、總裁根據(jù)權(quán)限審批采購(gòu)項(xiàng)目。第2章請(qǐng)購(gòu)審批規(guī)定第4條原材料或零配件的請(qǐng)購(gòu)原材料或零配件的請(qǐng)購(gòu)主要來(lái)自需求

2、部門和倉(cāng)儲(chǔ)部門。1 .需求部門請(qǐng)購(gòu)。(1) 原材料或零配件由需求部門根據(jù)采購(gòu)計(jì)劃或?qū)嶋H經(jīng)營(yíng)需要提岀請(qǐng)購(gòu)單。（2）倉(cāng)庫(kù)材料保管員接到請(qǐng)購(gòu)單后，查看材料保管卡上記錄的庫(kù)存數(shù)，將庫(kù)存數(shù)與生產(chǎn)部 門需要的數(shù)量進(jìn)行比較。（3）當(dāng)生產(chǎn)所需材料和倉(cāng)庫(kù)最低庫(kù)存量合計(jì)已超過(guò)庫(kù)存數(shù)量時(shí)，同意請(qǐng)購(gòu)。2倉(cāng)儲(chǔ)部門請(qǐng)購(gòu)。（1）倉(cāng)庫(kù)部門在庫(kù)存材料已達(dá)到最低庫(kù)存量時(shí)提出請(qǐng)購(gòu)單。（ 2）倉(cāng)庫(kù)主管簽字的請(qǐng)購(gòu)單，需要通過(guò) 2 方面的審批。采購(gòu)員審查請(qǐng)購(gòu)單， 檢查該項(xiàng)請(qǐng)購(gòu)是否在執(zhí)行后又重復(fù)提出， 以及是否存在不合理的請(qǐng)購(gòu) 品種和數(shù)量。如果采購(gòu)員認(rèn)為請(qǐng)購(gòu)單合理，則應(yīng)用所掌握的市場(chǎng)價(jià)格編制采購(gòu)預(yù)算。經(jīng)采購(gòu)員簽署同意的請(qǐng)購(gòu)單交財(cái)務(wù)部進(jìn)行審

3、核， 如果該項(xiàng)請(qǐng)購(gòu)單在經(jīng)營(yíng)目標(biāo)和采購(gòu)預(yù)算范 圍內(nèi)，財(cái)務(wù)部簽字確認(rèn)后可交采購(gòu)部門辦理采購(gòu)手續(xù)。（3）采購(gòu)部應(yīng)將處理過(guò)的請(qǐng)購(gòu)單歸納備案。第5 條 臨時(shí)性商品的請(qǐng)購(gòu)1臨時(shí)性商品的采購(gòu)申請(qǐng)由使用部門直接提出。2使用部門需要在請(qǐng)購(gòu)單上對(duì)采購(gòu)商品作出描述，解釋其目的和用途。3請(qǐng)購(gòu)單須由使用部門負(fù)責(zé)人審批同意，并須經(jīng)過(guò)財(cái)務(wù)部、財(cái)務(wù)總監(jiān)和總裁同意簽字后， 采購(gòu)部方可辦理采購(gòu)手續(xù)。第6 條 經(jīng)常性服務(wù)項(xiàng)目的請(qǐng)購(gòu)1經(jīng)常性服務(wù)項(xiàng)目指的是由同一服務(wù)機(jī)構(gòu)或企業(yè)所提供的某些經(jīng)常性服務(wù)項(xiàng)目，例如公用 事業(yè)、期刊雜志、保安等服務(wù)項(xiàng)目。2使用部門最初需要這些服務(wù)時(shí)，提出請(qǐng)購(gòu)單，由財(cái)務(wù)部、總裁進(jìn)行審核、審批。第7條 特殊服務(wù)項(xiàng)目

4、的請(qǐng)購(gòu)1. 特殊服務(wù)項(xiàng)目請(qǐng)購(gòu)是指保險(xiǎn)、廣告、法律和審計(jì)等服務(wù)采購(gòu)申請(qǐng)。2. 特殊服務(wù)項(xiàng)目請(qǐng)購(gòu)由總裁、董事會(huì)或股東大會(huì)進(jìn)行審議、批準(zhǔn)3. 審議人員參照過(guò)去的服務(wù)質(zhì)量和收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)，分析申請(qǐng)人提供的申請(qǐng)內(nèi)容，包括選定的廣告商、事務(wù)所及費(fèi)用水平等是否合理，經(jīng)總裁批準(zhǔn)后，才能對(duì)這些特殊服務(wù)項(xiàng)目進(jìn)行采購(gòu)。第8條資本支岀和租賃合同1. 資本支岀和租賃合同應(yīng)由經(jīng)辦部門提岀請(qǐng)購(gòu)，由總裁、董事會(huì)或股東大會(huì)進(jìn)行決策。2. 對(duì)于重要的、技術(shù)性較強(qiáng)的資本支岀和租賃合同，應(yīng)組織專家進(jìn)行論證，實(shí)行集體決策和審批,防止岀現(xiàn)決策失誤而造成嚴(yán)重?fù)p失。第3章請(qǐng)購(gòu)單規(guī)定第9條請(qǐng)購(gòu)單的開(kāi)列和遞送1. 請(qǐng)購(gòu)單的開(kāi)列要求有以下四點(diǎn)，具體如下

5、表所示。請(qǐng)購(gòu)單開(kāi)列要求一覽表序號(hào)內(nèi)容請(qǐng)購(gòu)經(jīng)辦人員應(yīng)依庫(kù)存量管理基準(zhǔn)、用料預(yù)算，參照庫(kù)存情況開(kāi)立請(qǐng)購(gòu)單請(qǐng)購(gòu)單分為“計(jì)劃內(nèi)采購(gòu)請(qǐng)購(gòu)單”和“計(jì)劃外采購(gòu)請(qǐng)購(gòu)單”各部門在生產(chǎn)、基建、維護(hù)中需采購(gòu)的各類物資、工具、儀器儀表、房屋裝修、維修等各項(xiàng)開(kāi) 支，都必須按“計(jì)劃內(nèi)采購(gòu)請(qǐng)購(gòu)單”和“計(jì)劃外采購(gòu)請(qǐng)購(gòu)單”所列內(nèi)容填報(bào)請(qǐng)購(gòu)單經(jīng)使用部門負(fù)責(zé)人審核后，依請(qǐng)購(gòu)核準(zhǔn)權(quán)限報(bào)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)，并根據(jù)內(nèi)部管理要求編號(hào)，送采購(gòu)部門2 需用日期相同且屬同一供應(yīng)商的統(tǒng)購(gòu)材料，請(qǐng)購(gòu)部門應(yīng)依請(qǐng)購(gòu)單附表，以一單多品方式提岀請(qǐng)購(gòu)。3緊急請(qǐng)購(gòu)時(shí)，由請(qǐng)購(gòu)部門于“請(qǐng)購(gòu)單”上注明原因，并加蓋“緊急采購(gòu)”章4材料檢驗(yàn)必須通過(guò)特定方式進(jìn)行的，請(qǐng)購(gòu)部門

6、應(yīng)于“請(qǐng)購(gòu)單”上注明要求。5物料管理部門按月依耗用狀況，并考慮庫(kù)存情況填制“請(qǐng)購(gòu)單”提出請(qǐng)購(gòu)。第 10 條 免開(kāi)請(qǐng)購(gòu)單部分1總務(wù)性用品免開(kāi)請(qǐng)購(gòu)單，并可以“總務(wù)用品申請(qǐng)單”委托總務(wù)部門辦理采購(gòu)?？倓?wù)用品 分類如下。（1）禮儀用品，如花籃和禮物等。（2）招待用品，如飲料和香煙等。（3）書報(bào)、名片、文具等。（4）打字、刻印、賬票等。2零星采購(gòu)及小額零星采購(gòu)材料項(xiàng)目。第 11 條 請(qǐng)購(gòu)事項(xiàng)的撤銷1. 請(qǐng)購(gòu)事項(xiàng)撤銷時(shí) ,原請(qǐng)購(gòu)部門應(yīng)立即通知采購(gòu)部門停止采購(gòu),同時(shí)在請(qǐng)購(gòu)單第 1、 2 聯(lián)加蓋紅色“撤銷”的標(biāo)記并注明撤銷原因。2. 采購(gòu)部門辦妥“撤銷”后 ,依下列規(guī)定辦理。（1）采購(gòu)部門在原請(qǐng)購(gòu)單上加蓋“撤

7、銷”章后,送回原請(qǐng)購(gòu)部門。（2）原“請(qǐng)購(gòu)單”已送物料管理部門待辦收料時(shí),采購(gòu)部門通知撤銷 ,物料管理部門據(jù)以將原請(qǐng)購(gòu)單退回原請(qǐng)購(gòu)部門。（3）原請(qǐng)購(gòu)單未能撤銷時(shí) ,采購(gòu)部門應(yīng)通知原請(qǐng)購(gòu)部門。第4 章 附則第 12 條 本制度經(jīng)總裁審批后自頒布之日起開(kāi)始執(zhí)行。第 13 條 本制度由采購(gòu)部負(fù)責(zé)解釋7. 3. 4采購(gòu)預(yù)算管理制度為了避免盲目采購(gòu)、控制采購(gòu)成本、保證合理采購(gòu)需求，企業(yè)應(yīng)建立采購(gòu)預(yù)算管理制度。 以下是某企業(yè)采購(gòu)預(yù)算管理制度，供讀者參考。采購(gòu)預(yù)算管理制度第1條目的為了以下目的，特制定本制度。1. 避免盲目采購(gòu)。2. 從總體上統(tǒng)籌使用資金，提高資金的使用效率。3. 確保采購(gòu)合理的需要。第2條相

8、關(guān)定義1. 采購(gòu)預(yù)算采購(gòu)預(yù)算是采購(gòu)部門為配合企業(yè)年度銷售預(yù)測(cè)或生產(chǎn)數(shù)量，對(duì)所需原料、物料、零件、勞務(wù)等的數(shù)量及成本編制的用貨幣形式進(jìn)行具體、系統(tǒng)反映的數(shù)量計(jì)劃，利于企業(yè)整體目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)及資源的合理配置。2. 預(yù)算管理預(yù)算管理指的是企業(yè)內(nèi)部通過(guò)編制預(yù)算、執(zhí)行預(yù)算、預(yù)算差異分析和預(yù)算考核來(lái)管理企業(yè)的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)，反映企業(yè)管理的成績(jī)，保證管理政策的落實(shí)和目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)，促使企業(yè)不斷提高效率和效3. 采購(gòu)預(yù)算管理采購(gòu)預(yù)算管理是企業(yè)預(yù)算管理的一個(gè)分支，應(yīng)與預(yù)算系統(tǒng)的其他系統(tǒng)相互協(xié)調(diào)。第3條編制采購(gòu)預(yù)算1. 根據(jù)企業(yè)經(jīng)營(yíng)目標(biāo)確定采購(gòu)預(yù)算項(xiàng)目、建立預(yù)算標(biāo)準(zhǔn)，采用一定的編制方法和程序 ，將企業(yè)在未來(lái)一定時(shí)期內(nèi)應(yīng)達(dá)到的具

9、體采購(gòu)目標(biāo)以數(shù)量和貨幣的形式表現(xiàn)岀來(lái)。2. 根據(jù)企業(yè)的年度銷售計(jì)劃 , 相關(guān)使用部門 （ 生產(chǎn)部門、開(kāi)發(fā)部門、管理部門等 ）填寫本部門的“采購(gòu)預(yù)算申請(qǐng)單” ,上交采購(gòu)部。3. 采購(gòu)員匯總、整理各部門采購(gòu)預(yù)算后,編制采購(gòu)總預(yù)算 ,經(jīng)采購(gòu)經(jīng)理補(bǔ)充完善后 ,交財(cái)務(wù)部和預(yù)算管理委員會(huì)逐一核準(zhǔn) ,采購(gòu)員在此基礎(chǔ)上調(diào)整、完善采購(gòu)預(yù)算,上交總裁審批。第4 條 執(zhí)行采購(gòu)預(yù)算1. 將審批的各項(xiàng)采購(gòu)預(yù)算指標(biāo)及時(shí)下達(dá)給相關(guān)責(zé)任部門及人員,并實(shí)行預(yù)算執(zhí)行的授權(quán)。2. 在預(yù)算執(zhí)行過(guò)程中應(yīng)實(shí)行責(zé)權(quán)利相結(jié)合 ,并監(jiān)控預(yù)算執(zhí)行過(guò)程。第5 條 分析和調(diào)整采購(gòu)預(yù)算差異1. 在預(yù)算執(zhí)行過(guò)程中 ,采購(gòu)部要根據(jù)業(yè)務(wù)、 統(tǒng)計(jì)和財(cái)務(wù)部門核

10、算的實(shí)際數(shù)據(jù) ,即預(yù)算的實(shí)際執(zhí) 行結(jié)果與預(yù)算數(shù)進(jìn)行比較 ,編制預(yù)決算分析報(bào)告。2. 如果有差異 ,要分析差異產(chǎn)生的原因和責(zé)任歸屬,制定控制差異或調(diào)整預(yù)算的具體措施。第6 條 采購(gòu)預(yù)算資金控制采購(gòu)預(yù)算資金控制主要有以下四點(diǎn)要求。1. 在采購(gòu)預(yù)算資金控制中 ,必須對(duì)采購(gòu)預(yù)算資金實(shí)行責(zé)任人限額審批制度。2. 部門負(fù)責(zé)人只能在自己的限額內(nèi)進(jìn)行審批,限額以上的應(yīng)按企業(yè)請(qǐng)購(gòu)審批制度進(jìn)行辦理,嚴(yán)格控制預(yù)算外的資金支出。3. 對(duì)于預(yù)算內(nèi)的采購(gòu)項(xiàng)目 ,請(qǐng)購(gòu)部門應(yīng)嚴(yán)格按照預(yù)算執(zhí)行進(jìn)度辦理請(qǐng)購(gòu)手續(xù)。4. 對(duì)于超預(yù)算和預(yù)算外的采購(gòu)項(xiàng)目,采購(gòu)部及財(cái)務(wù)部對(duì)需求部門提出的申請(qǐng)進(jìn)行審核后,交總裁審批 ,之后再行辦理請(qǐng)購(gòu)手續(xù)。

11、第7 條 本制度由采購(gòu)部、財(cái)務(wù)部聯(lián)合制定,其修訂、解釋工作歸總經(jīng)辦所有。7. 4購(gòu)買與驗(yàn)收控制7. 4. 8采購(gòu)作業(yè)控制制度為了控制采購(gòu)過(guò)程，保證企業(yè)采購(gòu)活動(dòng)順利進(jìn)行，企業(yè)應(yīng)制定規(guī)范的采購(gòu)作業(yè)控制制度,具體示范如下。采購(gòu)作業(yè)控制制度第1章總則第1條目的明確采購(gòu)方式、采購(gòu)數(shù)量、采購(gòu)訂單、供應(yīng)商選擇等各項(xiàng)規(guī)定,確保采購(gòu)過(guò)程透明化。第2條責(zé)權(quán)單位1. 采購(gòu)部負(fù)責(zé)本制度的制定、修改、廢除等工作。2. 總裁負(fù)責(zé)本制度制定、修改、廢除等的審批。第2章采購(gòu)方式控制第3條采購(gòu)方式分類采購(gòu)方式有訂單采購(gòu)、合同訂貨、直接采購(gòu)、比質(zhì)比價(jià)采購(gòu)和緊急采購(gòu)五種方式。1. 訂單采購(gòu)采購(gòu)部根據(jù)批準(zhǔn)的請(qǐng)購(gòu)單簽發(fā)訂購(gòu)單，訂購(gòu)單上

12、注明求購(gòu)商品或勞務(wù)的具體項(xiàng)目、價(jià)格、數(shù)量、交貨時(shí)間等，送交供應(yīng)商并表明購(gòu)買意愿。(2) 供應(yīng)商按照訂單上面的要求生產(chǎn)、供應(yīng)商品或勞務(wù)。(3) 在將訂單提交給供應(yīng)商之前還應(yīng)由財(cái)務(wù)部門檢查訂單的合理性。2. 合同訂貨(1) 采購(gòu)部與供應(yīng)商通過(guò)談判就采購(gòu)貨物的質(zhì)量、數(shù)量、價(jià)格水平、運(yùn)輸條件、結(jié)算方式等各項(xiàng)內(nèi)容達(dá)成一致，并且以購(gòu)銷合同的形式確定下來(lái)，購(gòu)銷雙方共同遵守。采購(gòu)員應(yīng)對(duì)每一份請(qǐng)購(gòu)單進(jìn)行審查,審查其請(qǐng)購(gòu)數(shù)量是否在控制限額的范圍內(nèi)3. 直接采購(gòu)采購(gòu)人員根據(jù)批準(zhǔn)的請(qǐng)購(gòu)單 ,就其所列貨物直接向供應(yīng)商購(gòu)買。4. 比質(zhì)比價(jià)采購(gòu)選擇三家以上的供應(yīng)商 ,就其質(zhì)量、價(jià)格、供貨期等進(jìn)行對(duì)比分析,在符合質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)的前

13、提下選擇價(jià)格最低的供應(yīng)商。5. 緊急采購(gòu)因緊急情況 ,需要以最快的速度使采購(gòu)商品或勞務(wù)到位。緊急采購(gòu)方式一般只在臨時(shí)性、突 發(fā)性情況下采用。第4 條 采購(gòu)方式選擇可以根據(jù)以下五種情況選擇合適的采購(gòu)方式。1. 根據(jù)商品或勞務(wù)的性質(zhì)及其供應(yīng)情況確定采購(gòu)方式。2. 一般商品或勞務(wù)的采購(gòu)應(yīng)采用采購(gòu)訂單或合同訂貨等方式。3. 小額零星商品或勞務(wù)的采購(gòu)可以采用直接購(gòu)買等方式。4. 重要商品或勞務(wù)的采購(gòu)以及政策性采購(gòu)等應(yīng)當(dāng)經(jīng)過(guò)決策論證和特殊的審批程序后,采用訂單采購(gòu)、合同訂貨或者比質(zhì)比價(jià)采購(gòu)方式進(jìn)行。5. 大宗原料、燃料和輔料的采購(gòu)、基建或技改項(xiàng)目主要物資的采購(gòu)以及其他金額較大的大 宗物資采購(gòu)采用比質(zhì)比價(jià)采

14、購(gòu)方式。第3 章 采購(gòu)數(shù)量控制第5 條 確定數(shù)量采購(gòu)數(shù)量應(yīng)該嚴(yán)格按照采購(gòu)計(jì)劃進(jìn)行確定。第6 條 采購(gòu)審查 第7 條 檢查請(qǐng)購(gòu)單 檢查使用商品和獲得勞務(wù)的部門負(fù)責(zé)人是否在請(qǐng)購(gòu)單上簽字同意。第8 條 成本分析1. 對(duì)于需大量采購(gòu)的原材料、 零配件等 ,必須針對(duì)各種采購(gòu)數(shù)量對(duì)成本的影響作出分析,將各種請(qǐng)購(gòu)進(jìn)行有效的歸類 ,然后利用經(jīng)濟(jì)批量法來(lái)測(cè)算成本。2. 對(duì)于請(qǐng)購(gòu)數(shù)量不大 ,或者零星采購(gòu)的商品 ,采購(gòu)批量的成本分析控制可對(duì)照資金預(yù)算來(lái)執(zhí) 行。第4 章 采購(gòu)時(shí)間控制第9 條 采購(gòu)時(shí)間包含內(nèi)容采購(gòu)時(shí)間包括請(qǐng)購(gòu)單的報(bào)送審批時(shí)間、 訂單處理時(shí)間、供應(yīng)商備貨時(shí)間、 運(yùn)貨時(shí)間、 驗(yàn)收時(shí) 間和入庫(kù)時(shí)間等。第 1

15、0 條 確定具體的采購(gòu)時(shí)間 根據(jù)請(qǐng)購(gòu)性質(zhì)和采購(gòu)方式確定具體的采購(gòu)時(shí)間。1. 現(xiàn)用現(xiàn)購(gòu)商品或勞務(wù)的采購(gòu)時(shí)間是從實(shí)際使用或需要日期算起,倒算出合理的采購(gòu)時(shí)間。2. 在以最佳成本為原則確定最佳經(jīng)濟(jì)訂貨批量的方式下,采購(gòu)時(shí)間通常是按照庫(kù)存量控制的方法來(lái)確定的。3. 以保險(xiǎn)儲(chǔ)備量和定量確定采購(gòu)時(shí)間 ,即當(dāng)某一商品達(dá)到訂貨點(diǎn)時(shí)就是采購(gòu)時(shí)間。第 11 條 采購(gòu)時(shí)間控制目的1. 對(duì)采購(gòu)時(shí)間進(jìn)行控制的目的之一是防止正常的業(yè)務(wù)活動(dòng)被推遲。2. 對(duì)采購(gòu)時(shí)間進(jìn)行控制的目的之二是防止過(guò)早地使用現(xiàn)金而形成過(guò)大的存量資產(chǎn)。第 12 條 采購(gòu)時(shí)間控制要求1. 采購(gòu)時(shí)間的控制由倉(cāng)庫(kù)管理部門運(yùn)用經(jīng)濟(jì)批量法和分析最低存貨點(diǎn)來(lái)進(jìn)行。

16、2. 當(dāng)請(qǐng)購(gòu)單已經(jīng)提出時(shí) ,采購(gòu)員應(yīng)及時(shí)處理請(qǐng)購(gòu)單 ,并將處理結(jié)果及時(shí)通知倉(cāng)庫(kù)管理部門。第 5 章 供應(yīng)商選擇第 13 條 供應(yīng)商初步評(píng)價(jià)1. 采購(gòu)部與使用部門根據(jù)企業(yè)實(shí)際需求尋找適合的供應(yīng)商,同時(shí)收集多方面的資料 ,如質(zhì)量、服務(wù)、交貨期、價(jià)格等作為篩選的依據(jù),并要求有合作意向的供應(yīng)商填寫“供應(yīng)商基本資料表”2. 采購(gòu)員對(duì) “供應(yīng)商基本資料表” 進(jìn)行初步評(píng)價(jià) ,挑選出值得進(jìn)一步評(píng)審的供應(yīng)商,填寫供應(yīng)商候選名單 ,交采購(gòu)部經(jīng)理審核。3. 選擇供應(yīng)商的標(biāo)準(zhǔn)主要有以下五點(diǎn)。(1) 供應(yīng)商應(yīng)有合法的經(jīng)營(yíng)許可證,應(yīng)有必要的資金能力。(2) 按國(guó)家 (國(guó)際 )標(biāo)準(zhǔn)建立質(zhì)量體系并已通過(guò)認(rèn)證。(3) 有良好的

17、售前、售后服務(wù)措施和服務(wù)意識(shí)。(4) 具有足夠的生產(chǎn)能力 ,能滿足本企業(yè)的經(jīng)營(yíng)需要。(5) 同等價(jià)格擇其優(yōu) ,同等質(zhì)量擇其廉 ,同價(jià)同質(zhì)擇其近。4. 采購(gòu)員在對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行初步評(píng)審時(shí) , 需確定采購(gòu)的物資是否符合政府法律法規(guī)的要求和安全要求 ,對(duì)于有毒物品、危險(xiǎn)品 ,需要求供應(yīng)商提供相關(guān)證明文件。第 14 條 供應(yīng)商現(xiàn)場(chǎng)評(píng)審1. 采購(gòu)部會(huì)同使用部門、請(qǐng)購(gòu)部門、生產(chǎn)部門、質(zhì)量管理部門、技術(shù)部門以及財(cái)務(wù)部門共 同進(jìn)行供應(yīng)商的現(xiàn)場(chǎng)評(píng)審 ,并提出相應(yīng)的意見(jiàn)和建議。2. 供應(yīng)商評(píng)價(jià)內(nèi)容主要包括以下四點(diǎn)。(1) 采購(gòu)部主要負(fù)責(zé)評(píng)價(jià)供應(yīng)商的資質(zhì)、經(jīng)營(yíng)狀況、信用等級(jí)及服務(wù)等方面。(2) 財(cái)務(wù)部主要負(fù)責(zé)評(píng)價(jià)供應(yīng)商

18、要求的付款條件等。(3) 使用部門、質(zhì)量管理部門主要負(fù)責(zé)評(píng)價(jià)供應(yīng)商提供商品的質(zhì)量。(4) 上述所有部門共同對(duì)采購(gòu)的價(jià)格、交貨時(shí)間進(jìn)行評(píng)價(jià)。3. 供應(yīng)商現(xiàn)場(chǎng)評(píng)價(jià)的適用范圍。(1) 根據(jù)所采購(gòu)物資對(duì)企業(yè)經(jīng)營(yíng)的重要程度,將采購(gòu)的商品分為關(guān)鍵、重要、普通三個(gè)級(jí)別對(duì)不同級(jí)別實(shí)行不同的控制等級(jí)。(2) 對(duì)于提供關(guān)鍵與重要材料的供應(yīng)商,必須進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)評(píng)審。(3) 對(duì)于提供普通物資的供應(yīng)商 ,無(wú)需進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)評(píng)審。(4) 對(duì)于緊急、 小額零星物質(zhì)的采購(gòu) ,由使用部門直接提出申請(qǐng) ,采購(gòu)員進(jìn)行市場(chǎng)調(diào)查后 ,直接選 擇供應(yīng)商 ,經(jīng)采購(gòu)經(jīng)理審批后 ,進(jìn)行采購(gòu)。第 15 條 供應(yīng)商質(zhì)量保證協(xié)議的簽訂1. 采購(gòu)部負(fù)責(zé)與現(xiàn)場(chǎng)評(píng)

19、審合格的關(guān)鍵、重要材料的供應(yīng)商和普通物資供應(yīng)商簽訂供應(yīng)商 質(zhì)量保證協(xié)議 。2. 供應(yīng)商質(zhì)量保證協(xié)議一式兩份 ,雙方各執(zhí)一份 ,作為供應(yīng)商提供合格物資的一種契約。第 16 條 樣件需求與供應(yīng)商送樣1. 如有樣品需求 ,由采購(gòu)員通知供應(yīng)商送交樣品 ,使用部門、 質(zhì)量管理部門等相關(guān)人員需對(duì)樣 品提出詳細(xì)的質(zhì)量要求 ,如品名、規(guī)格、包裝方式等。2. 樣品應(yīng)為供應(yīng)商正常經(jīng)營(yíng)情況下的具有代表性的商品,數(shù)量應(yīng)多于兩件。第 17 條 樣品確認(rèn)1. 樣品在送達(dá)企業(yè)后 ,由驗(yàn)收人員及使用部門完成對(duì)樣品質(zhì)量、性能、尺寸、外觀質(zhì)量等方 面的檢驗(yàn) ,并填寫“樣品簽樣試用回單” 。2. 對(duì)于經(jīng)確認(rèn)合格的樣品 , 需貼上“

20、樣品標(biāo)簽” , 并注明合格或不合格 , 標(biāo)識(shí)檢驗(yàn)狀態(tài)。3. 合格的樣件至少為兩件 ,一件返還供應(yīng)商 ,一件留在采購(gòu)部作為今后檢驗(yàn)的依據(jù)。第 18 條 確定合格供應(yīng)商的名單1. 采購(gòu)員根據(jù)現(xiàn)場(chǎng)評(píng)審結(jié)果和樣品檢查結(jié)果確定“合格供應(yīng)商名單”,對(duì)于無(wú)需進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)評(píng)審的可直接填寫“合格供應(yīng)商名單”,之后交采購(gòu)經(jīng)理審核。2. 采購(gòu)經(jīng)理審核無(wú)誤后 ,交總裁審核。3. 原則上一種商品需兩家或兩家以上的合格供應(yīng)商,以供采購(gòu)時(shí)選擇。4. 對(duì)于唯一供應(yīng)商或獨(dú)占市場(chǎng)的供應(yīng)商 , 可直接列入“合格供應(yīng)商名單” 。第 6 章 訂單的控制第 19 條 找出合適的供應(yīng)商進(jìn)行采購(gòu)選定合適的供應(yīng)商后 ,采購(gòu)員在合格的供應(yīng)商名單內(nèi)找

21、出合適的供應(yīng)商進(jìn)行采購(gòu)。第 20 條 采購(gòu)價(jià)格審核1. 采購(gòu)價(jià)格由財(cái)務(wù)部、使用部門等相關(guān)部門負(fù)責(zé)審核,經(jīng)財(cái)務(wù)總監(jiān)、總裁審批。2. 所有超過(guò)規(guī)定價(jià)格的訂購(gòu)價(jià)格必須經(jīng)過(guò)總裁的特殊審批。第 21 條 條款審核財(cái)務(wù)部門對(duì)采購(gòu)訂單進(jìn)行審核 ,特殊條款必須由法律辦公室或?qū)I(yè)法律顧問(wèn)把關(guān)。第 22 條 合同審批根據(jù)采購(gòu)授權(quán)審批制度的相關(guān)規(guī)定,報(bào)相關(guān)人員按權(quán)限進(jìn)行審批。第 23 條 登記采購(gòu)訂單1. 采購(gòu)員應(yīng)該按編號(hào)編制采購(gòu)訂單。采購(gòu)訂單一式四聯(lián),其主要作用如下。(1) 一聯(lián)提交請(qǐng)購(gòu)部門 ,以便讓請(qǐng)購(gòu)部門驗(yàn)證購(gòu)貨訂單的內(nèi)容是否符合他們的要求。(2) 一聯(lián)提交質(zhì)量管理部門 ,一聯(lián)提交倉(cāng)庫(kù)保管部門 ,作為他們?cè)谑?/p>

22、到貨物時(shí)的驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)。(3) 一聯(lián)提交財(cái)務(wù)部 ,作為入賬憑證。2. 采購(gòu)員要及時(shí)對(duì)采購(gòu)訂單歸檔 ,在每月存檔時(shí)應(yīng)檢查已處理的采購(gòu)訂單是否連續(xù)編號(hào)。3.定期匯總所有被取消和修改過(guò)的訂單,并編制報(bào)表。4. 定期匯總所有未完成的米購(gòu)申請(qǐng)，并編制報(bào)表。第7章附則第24條 本制度經(jīng)總裁審批后自頒布之日起開(kāi)始執(zhí)行。第25條本制度由采購(gòu)部負(fù)責(zé)解釋。7. 4. 9采購(gòu)驗(yàn)收管理制度通過(guò)采購(gòu)驗(yàn)收管理制度，嚴(yán)把貨物質(zhì)量關(guān)，確保有質(zhì)量問(wèn)題的貨物不進(jìn)入企業(yè)。以下是某企業(yè)的采購(gòu)驗(yàn)收管理制度，供讀者參考。采購(gòu)驗(yàn)收管理制度第1章總則第1條目的為了規(guī)范企業(yè)采購(gòu)物資的驗(yàn)收作業(yè)，確保貨物質(zhì)量，特制定本制度。第2條適用范圍凡是采購(gòu)進(jìn)入

23、企業(yè)的物資均適用本制度。第3條主管部門貨物的驗(yàn)收由質(zhì)量管理部門主導(dǎo)會(huì)同倉(cāng)儲(chǔ)部門、使用部門和采購(gòu)部共同驗(yàn)收，對(duì)收到貨物的數(shù)量和質(zhì)量進(jìn)行檢驗(yàn)。第4條基本要求1. 質(zhì)量管理部門和相關(guān)使用部門對(duì)所購(gòu)貨物或勞務(wù)等的品種、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量和其他相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行驗(yàn)收，岀具驗(yàn)收證明。2. 對(duì)于驗(yàn)收過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的異常情況，驗(yàn)收人員應(yīng)當(dāng)立即向采購(gòu)部或有關(guān)部門報(bào)告，采購(gòu)部或有關(guān)部門應(yīng)查明原因，及時(shí)處理。第2 章 實(shí)施檢驗(yàn)第5 條 收貨準(zhǔn)備1. 貨物驗(yàn)收人員在采購(gòu)部門轉(zhuǎn)來(lái)已核準(zhǔn)的“訂購(gòu)單”時(shí) ,按供應(yīng)商、貨物交貨日期分別依序排列 ,并于交貨前安排存放的庫(kù)位以方便收貨作業(yè)。2. 對(duì)于需要按重量、長(zhǎng)度、體積等計(jì)量的物資,應(yīng)借助

24、稱重儀器、檢測(cè)工具、容器等進(jìn)行試測(cè)驗(yàn)收 ,不得虛估。第6 條 貨物驗(yàn)收規(guī)范質(zhì)量管理部門應(yīng)當(dāng)就貨物的重要性及特性等,適時(shí)召集使用部門及其他有關(guān)部門,按照所需貨物制定貨物驗(yàn)收規(guī)范 ，作為采購(gòu)及驗(yàn)收的依據(jù)。第7 條 待驗(yàn)貨物處理對(duì)于已經(jīng)到貨等待驗(yàn)收的貨物 ,必須在商品的外包裝上貼上貨物標(biāo)簽并詳細(xì)注明貨號(hào)、品名、規(guī)格、數(shù)量及到貨日期 ,并且應(yīng)與已驗(yàn)收貨物的分開(kāi)儲(chǔ)存,并規(guī)劃“待驗(yàn)區(qū)”以示區(qū)分。第8 條 審核單據(jù)1. 貨物到貨后 ,貨物驗(yàn)收人員應(yīng)會(huì)同使用部門依“裝箱單” 、“訂購(gòu)單” 、“合同” 等采購(gòu)文 件核對(duì)貨物名稱、規(guī)格并清點(diǎn)數(shù)量或過(guò)磅、測(cè)量重量,并將到貨日期及實(shí)收數(shù)量填入“訂購(gòu)單”2. 驗(yàn)收人員填

25、寫驗(yàn)收?qǐng)?bào)告單并在上面簽字。第9 條 急用品驗(yàn)收緊急貨物到貨后 ,若尚未收到“請(qǐng)購(gòu)單” 。驗(yàn)收人員應(yīng)先與采購(gòu)部核對(duì),確認(rèn)無(wú)誤后 ,按收貨作業(yè)辦理。第 10 條 出具合格驗(yàn)收?qǐng)?bào)告1. 對(duì)于經(jīng)檢驗(yàn)合格的貨物 ,檢驗(yàn)人員于外包裝上貼上合格標(biāo)簽，倉(cāng)庫(kù)人員再將合格品入庫(kù)定位。2. 質(zhì)量管理部門應(yīng)當(dāng)使用按順序編號(hào)的驗(yàn)收?qǐng)?bào)告,對(duì)那些沒(méi)有對(duì)應(yīng)采購(gòu)申請(qǐng)的商品或勞務(wù)一律不得簽收。3. 質(zhì)量管理部門驗(yàn)收完畢后 , 應(yīng)當(dāng)對(duì)驗(yàn)收合格的商品或勞務(wù)編制一式多聯(lián)、預(yù)先編號(hào)的驗(yàn) 收證明 ,內(nèi)容包括供應(yīng)商名稱、收貨日期、貨物名稱、數(shù)量和質(zhì)量以及運(yùn)貨人名稱、原購(gòu)貨訂單 編號(hào)等 ,作為驗(yàn)收商品或勞務(wù)的依據(jù) , 并及時(shí)報(bào)告采購(gòu)部門和財(cái)務(wù)

26、部門。第3 章 檢驗(yàn)異常處理第 11 條 驗(yàn)收異常1. 驗(yàn)收過(guò)程中如發(fā)現(xiàn)所載的貨物與“裝箱單” 、“訂購(gòu)單”或合同所載內(nèi)容不符,應(yīng)通知辦理采購(gòu)的人員及相關(guān)部門進(jìn)行處理。2. 驗(yàn)收過(guò)程中發(fā)現(xiàn)貨物有傾覆、破損、變質(zhì)、受潮等異常情況而且達(dá)到一定程度時(shí),驗(yàn)收人員應(yīng)及時(shí)通知采購(gòu)人員聯(lián)絡(luò)公證處前來(lái)公證或通知供應(yīng)商前來(lái)處理,并盡可能維持其狀態(tài)以利于公證作業(yè)。3. 公證單位或供應(yīng)商確認(rèn)后 , 驗(yàn)收人員開(kāi)立 “索賠處理單” 呈部門負(fù)責(zé)人核實(shí)后 ,送財(cái)務(wù)部 門及采購(gòu)部門督促辦理。4. 對(duì)于驗(yàn)收不合標(biāo)準(zhǔn)的貨物 ,檢驗(yàn)人員應(yīng)貼上不合格標(biāo)簽 ,并于 “材料檢驗(yàn)報(bào)告單” 上注明不 良原因 ,經(jīng)負(fù)責(zé)人核實(shí)后通知采購(gòu)部門送回

27、貨物辦理退貨。第 12 條 超交處理1. 貨物交貨數(shù)量超過(guò)訂購(gòu)量的部分應(yīng)退回供貨商。2. 屬于自然溢余的 ,由物料管理部門在收貨時(shí)于備注欄注明自然溢余數(shù)量或重量,經(jīng)請(qǐng)購(gòu)部門主管同意后進(jìn)行收貨 ,并通知采購(gòu)人員。第 13 條 短交處理交貨數(shù)量未達(dá)到訂購(gòu)數(shù)量時(shí) ,以要求補(bǔ)足為原則 ,由驗(yàn)收人員通知采購(gòu)部門聯(lián)絡(luò)供應(yīng)商進(jìn)行處第14條退換貨作業(yè)1. 對(duì)于檢驗(yàn)不合格的貨物辦理退貨時(shí)，采購(gòu)員應(yīng)開(kāi)立“貨物交運(yùn)單”并附有關(guān)“貨物檢驗(yàn)報(bào)告單”，呈采購(gòu)經(jīng)理簽字確認(rèn)后辦理退貨。2. 需更換貨物時(shí)要與供方協(xié)商解決；需要增減貨款時(shí)要在付款前或有效承付期內(nèi)通知財(cái)務(wù)部門。3. 對(duì)于已付款但在保修期或保質(zhì)期內(nèi)岀現(xiàn)質(zhì)量問(wèn)題的貨物

28、，要負(fù)責(zé)聯(lián)系維修或索賠，索賠收入全部上繳財(cái)務(wù)部門，連同賠償物品清單及賠償原因說(shuō)明等一起上繳。第4章附則第15條 本制度由質(zhì)量管理部負(fù)責(zé)解釋和修改。第16條 本制度自頒布之日起實(shí)施執(zhí)行。7. 5采購(gòu)付款控制7. 5. 3付款控制制度下面是某企業(yè)制定的采購(gòu)付款控制制度，供讀者參考。付款控制制度第1章總則第1條為規(guī)范企業(yè)商品采購(gòu)付款業(yè)務(wù)的內(nèi)部控制管理，特制定本制度第2條本制度由采購(gòu)部制定、修改 ，報(bào)總裁審批后執(zhí)行。第3條付款控制應(yīng)遵循的法規(guī)。企業(yè)應(yīng)當(dāng)按照 中華人民共和國(guó)現(xiàn)金管理暫行條例、支付結(jié)算辦法 和內(nèi)部控制規(guī)范等規(guī) 定辦理采購(gòu)付款業(yè)務(wù)。第2章付款控制中的單據(jù)審核第4條 財(cái)務(wù)部門在辦理付款業(yè)務(wù)時(shí)

29、,應(yīng)當(dāng)對(duì)采購(gòu)發(fā)票、 結(jié)算憑證、 驗(yàn)收證明等相關(guān)憑證的真 實(shí)性、完整性、合法性及合規(guī)性進(jìn)行嚴(yán)格審核。第5 條 真實(shí)性審核1. 應(yīng)付賬款會(huì)計(jì)應(yīng)審核原始憑證是否真實(shí) ,是否存在偽造或者涂改等情況。2. 核實(shí)原始憑證所反映的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)是否發(fā)生過(guò),是否反映了經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)的本質(zhì)等。第6 條 合法性審核審核原始憑證所反映的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)是否符合國(guó)家有關(guān)法律、法規(guī)、 政策和國(guó)家統(tǒng)一會(huì)計(jì)制度的規(guī)定等。第7 條 合規(guī)性審核審核原始憑證是否符合有關(guān)規(guī)定 ,如是否符合預(yù)算、是否符合有關(guān)合同、是否符合有關(guān)審批 權(quán)限和手續(xù) , 以及是否符合單位的有關(guān)規(guī)章制度 , 有無(wú)違章亂紀(jì)、弄虛作假現(xiàn)象等。第8 條 完整性審核根據(jù)原始憑證

30、所反映的基本內(nèi)容的要求 ,審核原始憑證的內(nèi)容是否完整 ,手續(xù)是否齊備 ,應(yīng)填 寫的項(xiàng)目是否齊全 ,填寫方式、填寫形式是否正確 ,有關(guān)簽章是否具備等。第9條 除上述第 5、6、7、8條審核外 ,還應(yīng)對(duì)原始憑證的正確性進(jìn)行審核,即審核原始憑證的摘要和數(shù)字是否填寫清楚、正確,數(shù)量、單價(jià)、金額的計(jì)算有無(wú)錯(cuò)誤,大小寫金額是否相符等。第3 章 付款控制中的現(xiàn)金使用第 10 條 現(xiàn)金使用范圍1. 向個(gè)人收購(gòu)農(nóng)副產(chǎn)品和其他物資的價(jià)款。2. 結(jié)算起點(diǎn)以下的零星采購(gòu)支出價(jià)款。第 11 條 現(xiàn)金使用方法1. 采購(gòu)付款中零星采購(gòu)需要支付現(xiàn)金的, 采購(gòu)員向財(cái)務(wù)部申請(qǐng)。2. 財(cái)務(wù)部根據(jù)企業(yè)現(xiàn)金使用規(guī)定從庫(kù)存現(xiàn)金限額中支付

31、或者從開(kāi)戶銀行提取后支付。3. 財(cái)務(wù)人員不得從企業(yè)的現(xiàn)金收入中直接支付（即坐支 ）,需要坐支現(xiàn)金的需報(bào)經(jīng)開(kāi)戶銀行批準(zhǔn)。4. 因采購(gòu)地點(diǎn)不確定、交通不便等特殊情況,辦理轉(zhuǎn)賬結(jié)算不便 ,必須使用現(xiàn)金開(kāi)戶時(shí) ,應(yīng)向開(kāi)戶銀行提出書面申請(qǐng) ,由企業(yè)財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人簽字蓋章,開(kāi)戶銀行審批后 ,予以支付現(xiàn)金。第4 章 付賬控制第 12 條 采購(gòu)員在付款時(shí) , 應(yīng)經(jīng)采購(gòu)經(jīng)理、驗(yàn)收儲(chǔ)存、財(cái)務(wù)部門等部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行相應(yīng)確認(rèn) 或批準(zhǔn)。第 13 條 對(duì)于一切購(gòu)貨業(yè)務(wù) , 都應(yīng)編制購(gòu)貨訂單 ,購(gòu)貨訂單需經(jīng)過(guò)有關(guān)部門 （ 如采購(gòu)部、 生產(chǎn)部、 銷售部、總裁等 ） 簽單批準(zhǔn)。訂單副本應(yīng)及時(shí)提交財(cái)務(wù)部門。第 14 條 收到貨物并驗(yàn)收后 , 驗(yàn)收員應(yīng)編制驗(yàn)收?qǐng)?bào)告 ,驗(yàn)收?qǐng)?bào)告必須按順序編號(hào) ,驗(yàn)收?qǐng)?bào)告副 本應(yīng)及時(shí)送交采購(gòu)部和財(cái)務(wù)部。第 15 條 收到供應(yīng)商發(fā)票后 ,采購(gòu)員將供應(yīng)商發(fā)票與購(gòu)貨訂單及驗(yàn)收?qǐng)?bào)告進(jìn)行比較, 確認(rèn)貨物種類、數(shù)量、價(jià)格、折扣條件、付款金額及方式等是否相符,核對(duì)無(wú)誤后交財(cái)務(wù)部。第 16 條 財(cái)務(wù)部將收到的購(gòu)貨發(fā)票、驗(yàn)收證明、結(jié)算憑證與購(gòu)貨訂單、購(gòu)貨合同等進(jìn)行復(fù) 核,檢查其真實(shí)性、合法性、合規(guī)性和正確性。第 17 條 采購(gòu)付款實(shí)行付款憑單制。相關(guān)現(xiàn)金支